SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

m "')\.'(U ''> KOMMUNSTRYRELSENS AU l' o Sammanträdesdatum.~ TRANAS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2015-12-01 Sida 18(35) 283 Dnr 645/14 Uppföljning kvalitetskontrollplan 2015 för kommunledningsförvaltningen Kommunstyrelsen beslutade 2015-01-20 4 att godkänna kvalitetskontrollplan 2015 för kommunledningsförvaltningen med tillägget att "Motioner och medborgarförslag besvaras inom ett år", läggs till som en tredje kvalitetskontrollpunkt. Granskningsansvarig är kansli och personalchef. Kommunstyrelsen beslutade även att alla råd och avdelningar som ligger under kommunstyrelsen ska kallas till kommunstyrelsen för att återrapportera sina respektive verksamheter. Ett schema för detta har tagits fram och har påbörjats under hösten 2015. Följande punkter har granskats: 1.1 Tydliggöra rutiner för och återrapportering av delegation 1.2 Uppföljning av löne- och medarbetarsamtal 1.3 Uppföljning av motioner och medborgarförslag Enligt uppföljningen pågår förbättringsarbete inom alla tre områden. Förslag är att revidering av delegationsrutinen är med som en punkt i kvalitetskontrollplanen 2016 för kommunledningsförvaltningen. På dagens sammanträde diskuterar ledamöterna att alla tre punkter borde stå med i kvalitetskontrollplanen 2016 för kommunledningsförvallningen. Planen för 2016 håller på ah tas fram och kommer att presenteras för kommunstyrelsen i januari. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna uppföljningen av kvalitetskontrollplan 2015 för kommunledningsförvaltningen. Expedieras till Kommunstyrelsen lutdragsbestyrkande ;i

o TRANAS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Datum Vår beteckning 2015-11-20 dnr 645/14-6 Er beteckning Uppföljning kvalitetskontrollplan 2015 för kommunledningsförvaltningen Kommunfullmäktige beslutade 2008-03-31 86 att fastställa Reglemente för intern kvalitetskontroll. Av reglementet för kvalitetskontroll framgår att varje nämnd har skyldighet att löpande följa upp kvalitetskontrollen inom nämndens verksamhet. Nämnden skall senast januari månad varje år anta en särskild plan för innevarande års granskning/uppföljning av kvalitetskontrollen med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Kommunstyrelsen beslutade 2015-01-20 4 att godkänna kvalitetskontrollplan 2015 för kommunledningsförvaltningen med tillägget att "Motioner och medborgarförslag besvaras inom ett år", läggs till som en tredje kvalitetskontrollpunkt. Granskningsansvarig är kansli- och personalchef. Kommunstyrelsen beslutade även att alla råd och avdelningar som ligger under kommunstyrelsen ska kallas till kommunstyrelsen för att återrapportera sina respektive verksamheter. 1.1 Tydliggöra rutiner för och återrapportering av delegation Att alla medarbetare återrapporterar vad som utförts på delegation samt att rutiner är tydliga och enkla att hitta för detta arbete. Uppföljning 2015-11-19 I dagsläget finns två olika rutiner gällande återrapportering av delegationsbeslut. Den ena rutinen är beslutad av kommunstyrelsen 2003 (dnr 8/03). Den andra rutinen gäller enbart för personalärenden och är beslutad av kommunstyrelsen 2006 (dm 53/06). Återrapportering av vad som utförts på delegation följs inte fullt ut. I dagsläget är det endast kommunchef och kansli- och personalchefen som återrapporterar sina delegationsbeslut till kommunstyrelsen. Rutinerna för återrapportering är till viss del tydliga men upplevs inte enkla att hitta. Detta kan vara en anledning till att rutinen inte följs. Kansli- och personalavdelningen föreslår att en revidering ska göras av nuvarande rutin samt att en ny mall som ska fyllas i tas fram. Alla beslut som fattas på delegation ska återrapporteras till den som gett delegationen om inte annat är beslutat. Återrapportering görs enligt fastställd mall som gäller för alla inom förvaltningen. Återrapportering till kommunstyrelsen ska protokollföras. Förslag är att revidering av delegationsrutinen är med som en punkt i kvalitetskontrollplan 2016 för kommunledningsförvaltningen. 1.2 Uppföljning av löne- och medarbetarsamtal Att löne- och medarbetarsamtal utförs samt kvalitetssäkras genom registrering i lönesystemet av medarbetare och chef. Uppföljning 2015-11-19 Av 57 tillsvidareanställda på kommunledningsförvaltningen så har 45 stycken registrerat att de haft medarbetarsamtal i lönesystemet. 51 stycken har haft lönesamtal. Kansli- och personalavdelningen tfn 0140-68100 57382 Tranås fax 0140-17650 www.tranas.se

lir TRANÅS KOMMUN ~ KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Statistik över vilka som inte har registrerat medarbetarsamtal och lönesamtal i lönesystemet: Dataavdelningen: O Repro/växel/arkiv: 1 saknar medarbetarsamtal och lönesamtal Ekonomi: 6 st saknar lönesamtal, 4 st saknar både medarbetarsamtal och lönesamtal Kansli- och personal: 2 st saknar medarbetarsamtal och lönesamtal Samhällsskydd och beredskap: O För att kvalitetsäkra att registrering sker i lönesystemet så utför kansli- och personalavdelningen vissa åtgärder. En åtgärd är att chefer som har medarbetare som inte registrerat löne- och medarbetarsamtal i lönesystemet kontaktas per telefon för uppföljning. 1.2 Uppföljning av motioner och medborgarförslag Att motioner och medborgarförslag besvaras inom ett år. Uppföljning 2015-11-19 Medborgarförslag 2013 32 inkomna, 2 obesvarade 2014 34 inkomna, 1 obesvarad 2015-11-19 47 inkomna, 35 obesvarade Motioner 2013 25 inkomna, 4 obesvarade 2014 17 inkomna, 8 obesvarade 2015-11-19 25 inkomna, 17 obesvarade Det kan konstateras att medborgarförslag har en lite snabbare handläggningstid än motioner. Kommunledningsförvaltningen har under 2015 registrerat och följt upp ärenden i Konled, vilket har förenklat uppföljningen av handläggningstiderna. Det är dock värt att notera att Tranås kommun så småningom kommer att börja arbeta i det nya ledningssystemet vilket ytterligare kommer att förbättra ärendehanteringen i detta avseende. Kommunfullmäktige beslutade 2015-10-05 199 att handläggningstiden för motioner som tas upp av kommunfullmäktige skall vara slutförda inom 6 månader om inga skäl föreligger, att samtliga motioner som handlagts/remitterats av kommunfullmäktige skall redovisas till fullmäktige vid halv- och helårsskifte samt att beslutade åtgärder i beslutade motioner genomförs. I samband med detta beslut har kommunsekreteraren fått i uppdrag av koncernledningen att ta fram rutiner för handläggningen av motioner och medborgarförslag.

mtranås KOMMUN - KOMMUNLEDNINGSFÖRVAl NINGE Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut att godkänna uppföljningen av kvalitetskontrollplan 2015 för kommunledningsförvaltningen För kommunledningsförvaltningen s~sonj.,

o TRANAS KOMMUN TRANAs KOMMUN KL-FörvaltniDgen Ank.40J~:,Q.J.U. Dnr.. ~.lj.5.jh:i.: 3. Kvalitetskontrollplan 2015, för Kommunledningsförvaltningen Dm: Datum: Handläggare: Verksamhetsansvarig: 2014 11-05 Rosie Marie Fors, Kommunledningsförvaltningen Kommunledningsförvaltningens ledningsgrupp (KLF Lg) Inledning 2008-03-31 beslutade och fastställde kommunfullmäktige Reglemente för intern kvalitetskontroll enligt 86 av 2008 03-31.Av reglementet för kvalitetskontroll framgår att varje nämnd har skyldighet att löpande följa upp kvalitetskontrollen inom nämndens verksamhet. Nämnden skall senast januari månad varje år anta en särskild plan för innevarande års granskning/uppföljning av kvalitetskontrollen med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. I kvalitetskontrollplan 2015, för kommunledningsförvaltningen ingår: ~ Vad som skall granskas under året 2015 ~ Vilka eventuella regler och anvisningar som berörs ~ Vem som är ansvarig för granskningen '" När granskningen skall rapporteras Planen skall överlämnas till kommunstyrelsen senast 2015-01 31. Interna kvalitetskontrollpunkter 1.1 TydUggöra rutiner tör och återrapportering av delegation Att alla medarbetare återrapporterar vad som utförts på delegation samt att rutiner är tydliga och enkla att hitta för detta arbete. Regler och anvisningar Anvisningar och regler finns men kan uppfattas svåra att hitta och otydliga. Granskningsansvarig Kansli- & personalchef Avropporteringstidpunkt Kommunchef avrapporterar till kommunstyrelsen senast december 2015 Tranås Kommun AN VAR TYDLIGHET RESPEKT KREATIVIT~T

ANSVAI "\ TYDL IGHE=T RESPEKT KREATIVITET TRANÅS KOMMUN 1.2 Uppföljning av löne- och medarbetarsamtal Att löne och medarbetarsamtal utförs samt kvalitetssäkras genom registrering i lönesystemet av medarbetare och chef. Regler och anvisningar Anvisningar finns. Granskningsansvarig Kansli och personalchef Avrapporteringstidpunkt Kommunchef avrapporterar till kommunstyrelsen senast december 2015. Löpande sker uppföljning vid varje budgetuppföljning och redovisas till kommunstyrelsen. 1.3 Uppföljning av motioner och medborgarförslag Att motioner och medborgarförslag besvaras inom ett år. Regler och anvisningar Anvisningar finns. Granskningsansvarig Kansli och personalchef Avrapporteringstidpunkt Kommunchef avrapporterar till kommunstyrelsen senast december 2015. Löpande sker uppföljning 4 ggr per år till kommunfullmäktige.

... ~ uslerar-:-;gn - I -,-- I I ' -... - SAMMANTRÄDESPROTOKOLL @)' ~:: TRANAs KOMMUN 2015-01-20, KOMMUNSTYRElSEN 5ammantradesdatum Sida 8 ( 9J 4 Dnr 645/14 Kvalitetskontrollplan 2015 för Kommunledningsförvaltningen. ksau 5 2008-03-31 beslutade och fastställde kommunfullmäktige Reglemente för intern kvalitetskontroll enligt 86 av 2008-03-31 Av reglementet för kvalitetskontroll framgår att varje nämnd har skyldighet att löpande följa upp kvalitetskontrollen inom nämndens verksamhet. Nämnden skall senast januari månad varje år anta en särskild plan för innevarande års granskning/uppföljning av kvalitetskontrollen med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning Interna kvalitetskontrollpunkter för 2015 1,1 Tydliggöra rutiner för och återrapportering av delegation Granskningsansvarig är kansli- och personalchef 1,2 Uppföljning av löne- och medarbetarsamtal Granskningsansvarig är kansli- och personalavdelningen Kommunchef avrapporterar till kommunstyrelsen senast december 2015 Under kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde föreslår Mats Antonsson (KD) att även obehandlade motioner och medborgariörslag bör ingå i kvalitetskontrollplanen Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen besluta att godkänna kvalitetskontrollplan 2015 för kommunledningsförvaltningen med tillägget att "Motioner och medborgariörslag besvaras inom ett år", läggs till som en tredje kvalitetskontrollpunkt. Granskningsansvarig är kansli- och personalchef På kommunstyrelsens sammanträde yrkar Mikael Stenqvist (S) bifall till arbetsutskottets förslag med tillägget att alla råd och avdelningar som ligger under kommunstyrelsen ska komma till kommunstyrelsen och återrapportera sina respektive verksamheter Kommunstyrelsen beslutar att godkänna kvalitetskontrollplan 2015 för kommunledningsförvaltningen med tillägget att "Motioner och medborgarförslag besvaras inom ett år", läggs till som en tredje kvalitetskontrollpunkt. Granskningsansvarig är kansli- och personalchef ~alla rad och avdelningar som ligger under kommunstyrelsen ska kallas till kommunstyrelsen för att återrapportera sina respektive verksamheter

m Sammantradesdatum TRANAs KOMMUN 2015-01-20 Sida 9 (19) KOMMUNSTYRELSEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 Dnr645/14 Expedieras 1III Roger Weslman Kommunlednrngsförvallnrngen Ekonomiavdelningen Kansli-och personalavdelningen Diarrel,lust rares'slgn l ---- U drag bestyrkande

'f:l~'?:f SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantradesdatum 8 I~~ I TRANAs KOMMUN 2015-01-13 Sida 8 (15) KOMMUNSTRYRELSENS AU 5 Dnr 645/14 Kvalitetskontrollplan 2015 för Kommunledningsförvaltningen 2008-03-31 beslutade och fastställde kommunfullmäktige Reglemen te för intern kvalitetskontroll enligt 86 av 2008-03-31. Av reglementet för kvalitetskontroll framgår alt varje nämnd har skyldighet alt löpande följa upp kvalitetskontrollen inom nämndens verksamhet. Nämnden skall senast januari månad varje år anta en särskild plan för innevarande års granskning/uppföljning av kvalitetskontrollen med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Interna kvalitetskontrollpunkter för 2015: 1 1 Tydliggöra rutiner för och återrapportering av delegation Granskningsansvarig är kansli- och personalchef. 1.2 Uppföljning av löne- och medarbetarsamtal Granskningsansvarig är kansli- och personalavdelningen. Kommunchef avrapporterar till kommunstyrelsen senast december 2015 Under kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde föreslår Mats Antonsson (KD) att även obehandlade motioner och medborgarförslag bör ingå i kvalitetskontrollplanen. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna kvalitetskontrollplan 2015 för kommunledningsförvaltningen med tillägget att "Motioner och medborgarförslag besvaras inom ett år", läggs till som en tredje kvalitetskontrollpunkt. Granskningsansvarig är kansli- och personalchef. Expedieras 'iii Kommunslyreisen I Uldrogsbestyrkande

TRANÅS KOMMUN 1.2 Uppföljning av löne- och medarbetarsamtal Att löne- och medarbetarsamtal utförs samt kvalitetssäkras genom registrering i lönesystemet av medarbetare och chef. Regler och anvisningar Anvisningar finns. Granskningsansvarig Kansli- och personalavdelningen. Avrapporteringstidpunkt Kommunchef avrapporterar till kommunstyrelsen senast december 2015. Löpande sker uppföljning vid varje budgetuppföljning och redovisas till kommunstyrelsen.