Planeringsavdelningen Yvonne Andersson PROMEMORIA 2017-05-31 SLU ID: SLU.ua.2017.1.1.2-2183 Syfte och målgrupp Kvalitetsdialoger ska genomföras hösten 2017 mellan utbildningsnämnd (UN) och programnämnd (PN) om utbildning på grund- och avancerad nivå, och mellan rektor och fakultetsnämnd (FN) när det gäller utbildning på forskarnivå. Prorektor företräder UN respektive rektor i dialogerna. Syftet med denna promemoria är att lämna anvisningar för hur verksamheten ska förbereda dialogerna. Målgruppen är programnämnder och fakultetsnämnder samt övriga medarbetare och studenter som deltar i den här delen av kvalitetsarbetet. Postadress: Box 7070, 750 07 Uppsala Besöksadress: Almas allé 8 Org nr: 202100-2817 www.slu.se Tel: 018-67 10 00 (vx) yvonne.andersson@slu.se
Innehåll 1 Inledning... 2 1.1 Rapport med nulägesanalys... 2 1.2 Arbetsmaterial i processen... 2 2 Viktiga datum... 3 3 Instruktion för underlag till nulägesanalysen... 3 3.1 Excelmall... 3 3.2 Nyckeltal... 3 3.3 Generella och specifika frågor... 3 3.4 Att bedöma och besvara... 4 3.5 En process med delaktighet... 4 3.6 Utvärdering av frågor och underlag... 5 4 Instruktion för disposition av rapporten... 5 4.1 Omfattning... 6 4.2 Nulägesanalys... 6 4.3 Arbetets genomförande... 6 4.4 Förslag på åtgärder för utveckling av kvaliteten i utbildningen... 6 1 Inledning Inför kvalitetsdialogerna sep-okt 2017 förväntas fakultetsnämnder och programnämnder lämna in dels en kort rapport om utbildningen, dels ett mer detaljerat underlag. Sluss kommer att beredas tillfälle att lämna sin kommentar till respektive rapport. Till varje dialog finns således tre handlingar om den aktuella utbildningen: rapporten, Sluss kommentar till rapporten samt det detaljerade underlaget. 1.1 Rapport med nulägesanalys Rapporten, och Sluss kommentar till rapporten, blir den huvudsakliga handlingen vid kvalitetsdialogen. Rapportens ska vara kortfattad och inkludera: En nulägesanalys en kort analys av programmet/området som benämns nulägesanalys för att inte blandas ihop med tidigare självvärderingar som varit mer omfattande. En SWOT-analys ingår här. En kommentar om hur processen genomförts och vilka som bidragit. Förslag på åtgärder för utveckling av kvaliteten i utbildningen. 1.2 Arbetsmaterial i processen I underlaget till nulägesanalysen ska ett antal frågor per område och kvalitetsstandard besvaras. Detta material är tänkt att användas i fakultetsnämnders och programnämnders egen analys, förankring och involvering av verksamheten samt 2/6
vid utarbetande av rapporten. Underlaget kommer att finnas med som bakgrundsmaterial vid dialogerna men kommer inte att behandlas särskilt vid mötet om inte behov uppstår. 2 Viktiga datum 31 maj Instruktioner och mallar skickas till FN och PN 31 augusti Rapport och underlag lämnas in av FN och PN 1 sep Rapporter för kommentar skickas till Sluss 12 sep Sluss lämnar in sina kommentarer 19 sep Kvalitetsdialogerna påbörjas 3 Instruktion för underlag till nulägesanalysen Excelmallar för underlagen om forskarutbildning (FU) respektive grundutbildning (GU) har tagits fram. I filerna finns en kortfattad instruktion för hur de ska användas. Mer utförlig information lämnas nedan. 3.1 Excelmall I pilotomgången har vi valt att arbeta i excel, som en enkel lösning. Vi har inte lagt tid på att utveckla verktyget innan vi testat och utvärderat metoden med frågeformulär. Nästa år planeras att vi ska ha någon form av databas- eller webblösning som blir mer lätthanterlig både att fylla i och att analysera. 3.2 Nyckeltal Även två filer med nyckeltal bifogas, en för FU och en för GU. Det finns ingen specifik koppling mellan alla nyckeltal och frågorna som ska besvaras. Nyckeltalen inkluderas som bakgrundsinformation till de som arbetar med frågorna. Nyckeltalen kan både vara underlag i egen analys och hjälpa verksamheten att få en (samma) bild av utbildningen ur olika aspekter. 3.3 Generella och specifika frågor I underlaget finns ett antal frågor per kvalitetsområde och standard. För forskarutbildningen som har kvalitetsområde fyra i pilotprojektet är antalet frågor relativt litet men för grundutbildningsprogrammen är det fler frågor att besvara. För att begränsa antalet frågor har vi strukit några av dem som ursprungligen var med och detta kan ha medfört att till synes självklara frågor inte ställs nu. Frågorna är av både generell och programspecifik karaktär. Vissa saker har FN eller PN inte mandat att styra eller förändra utan ansvaret ligger hos en annan del av organisationen. Tanken är dock att FN och PN ändå ska svara även på de generella frågorna, ur sitt perspektiv. Svaren kan ge värdefull information till kvalitetsarbetet, om hur sådana saker fungerar eller inte fungerar ur nämndernas perspektiv. Ansvaret för vissa frågor ligger inom universitetsadministrationen och avdelningarna där kommer också att genomföra kvalitetsdialoger under hösten. 3/6
3.4 Att bedöma och besvara Utvärderingens övergripande syfte är att säkerställa att SLU uppnår den standard/kvalitet som fastställts ibland annat regler och riktlinjer det vill säga att den kvaliteten uppnås. Vägen dit kan se olika ut. Utvärderingen syftar inte till att dokumentera hur vägen ser ut, däremot att med hjälp av frågorna identifiera var vi inte uppfyller standarden. Kunskap om hur måste finnas i verksamheten för att kunna göra en bra bedömning och ett eventuellt åtgärdsförslag. Hur kan också kommenteras kort i motiveringen till bedömningen. Frågorna ska besvaras genom att ange bedömd status enligt tre alternativ: tillfredsställande, tveksam eller utveckling behövs. Frågorna är formulerade på lite olika sätt, en del snarare som ja- och nej-frågor till exempel. Därför är svarsalternativen inte alltid självklara rent språkligt, men vi hoppas att ni trots det kan besvara alla frågor med något av de tre alternativen. 3.5 En process med delaktighet Det är många som medverkar i och påverkar hur utbildningen genomförs och de som ska inkluderas i kvalitetsarbetet på ett bra sätt illustreras i bilderna nedan. Kvalitetssäkringsprocess, FU Kursansvariga Lärare Studierektor Fakultetsnämnd, FUN Kvalitetsdialoger Rektor 4/6
Kvalitetssäkringsprocess, GU Kursansvariga Prefekter Studierektorer GU-ansvariga Programstudierektorer Administratörer Lärare Studenter Programnämnd, PN Kvalitetsdialoger UN I pilotprojektet har vi varken en optimal tidpunkt eller tidsrymd för en omfattande process. Samtidigt är det centralt med förankring och utrymme att arbeta med frågorna i många fora i verksamheten för att kvalitetsarbetet ska få avsedd effekt. Ansvariga för processen vid respektive FN eller PN får hantera detta på bästa sätt utifrån förutsättningarna i år och villkoren för processen kommer att utvärderas som en del i pilotprojektet. Hur man har arbetat och vilka som bidragit till slutsatser och rapport kommer att vara en fråga vid dialogen. När det gäller de fakultetsgemensamma institutionerna uppmanas respektive fakultet att samordna arbetet gentemot institutionerna både vad avser eventuella frågor m.m. till dem och tidsplanen för arbetet. 3.6 Utvärdering av frågor och underlag I slutet av året kommer hela pilotprojektet att utvärderas. I de mallar som ska fyllas i nu finns en kolumn för kommentarer till den utvärderingen. Det går bra att notera synpunkter och förslag redan nu. Om ni skickar in de kommentarerna i augusti kommer vi dock inte att behandla informationen innan utvärderingen görs senare i höst. Innan den utvärderingen kommer ni att få möjlighet att samlat skicka in era synpunkter. 4 Instruktion för disposition av rapporten En word-fil för disposition av rapporten har tagits fram. I filen finns instruktioner för hur den ska användas. Rapporten, och Sluss kommentar till rapporten, blir den huvudsakliga handlingen vid kvalitetsdialogen. 5/6
4.1 Omfattning Rapportens ska vara kortfattad och omfatta maximalt fem A4-sidor som inkluderar följande: En nulägesanalys där en SWOT-analys ingår. En kommentar om hur processen genomförts och vilka som bidragit. Förslag på åtgärder för utveckling av kvaliteten i utbildningen. 4.2 Nulägesanalys Den kortfattade analysen av programmet/området benämns nulägesanalys för att inte blandas ihop med tidigare självvärderingar som varit mer omfattande. Summeringen per kvalitetsområde från excel-filen används som stomme i analysen och en enkel SWOT-analys inkluderas. 4.3 Arbetets genomförande Här beskrivs hur ni arbetat med underlag, rapport och förankring i verksamheten samt vilka som medverkat. 4.4 Förslag på åtgärder för utveckling av kvaliteten i utbildningen. Här lämnas förslag på de viktigaste åtgärderna, i prioritetsordning, för att utveckla kvaliteten i utbildningen. Förslagen kan vara åtgärder som genomförs på kort sikt (ca ett år) eller lång sikt (tre till sex år). Önskad effekt samt en bedömning av tidsaxel och eventuellt resursbehov ska lämnas för varje förslag. Utgångspunkten är att åtgärderna ska kunna genomföras inom ordinarie anslagsram. Efter dialogernas genomförande beslutas vilka åtgärder som ska genomföras. Handlingsplaner för genomförandet tas fram i detta skede. 6/6