ABCD Arvika kommun Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13 201211 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the
ABCD Arvika kommun Leverantörsfakturarutin 2011-10-13 Innehåll 1. Sammanfattning 2. Bakgrund 3. Syfte 4. Avgränsning 5. Revisionskriterier 6. Ansvarig nämnd 7. Metod 8. Projektorganisation 9. Granskning 9.1 Regelverk 9.1.1 Lagstiftning 9.1.2 Interna regelverk 9.2 Ekonomisystem 9.3 Fakturaflödet 9.4 Ankomstregistrering 9.4.1 Fakturor via posten 9.4.2 Elektroniska fakturor 9.5 Fördelning 9.6 Mottagninsgattest 9.7 Beslutsattest 9.8 Bokföring/Periodisering 9.9 Betalning 9.10 Krediteringar 9.11 Intern kontrollgranskning 10. KPMGs slutsatser 1 2 2 2 2 3 3 3 4 4 4 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10
1. Sammanfattning Vi har av Arvika kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens leverantörsfakturarutin. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. Inom leverantörsfakturarutinen hanteras årligen ett mycket betydande antal dokument. Handläggningen har stor betydelse för flera viktiga aspekter av den interna kontrollen i kommunen. Syftet med granskningen har varit att bedöma om rutinen för handläggning av leverantörsfakturor uppfyller kraven på god intern kontroll avseende rättvisande redovisning och rapportering, ändamålsenlig och effektiv handläggning samt efterlevnad av lag, reglementen och andra styrande dokument. Vi har därför översiktligt kartlagt rutinen från ankomsten av en faktura till dess betalning. Nedanstående figur ger en översiktlig bild över flödet. Vår övergripande bedömning är att rutinen fungerar på ett ändamålsenligt och betryggande sätt. Vi har heller inte iakttagit några direkta brister i själva fakturaflödet. Däremot finns det brister i tillsynen av den interna kontrollen. I kommunen finns det upprättat en tillsynsplan för hur den interna kontrollen ska ske. Vi har gått igenom tillsynsplanen och bedömer att de områden och de kontrollmoment som granskas är relevanta. Sammantaget bör granskning enligt tillsynsplanen ge kommunen ett bra underlag för att uppnå en god intern kontroll. Under året har emellertid tillsynsplanen bara följts under den första delen av året. Från juni månad och framåt har ingen granskning enligt tillsynsplanen skett. Det finns praktiska skäl till detta men det är ändå inte acceptabelt. Det kan leda till brister i den interna kontrollen vilket kan leda till felaktigheter i redovisningen och/eller felaktiga inköp och utbetalningar. Vid vår granskning har vi även iakttagit ett moment där det är möjligt att effektivisera hanteringen. Det gäller vid arkiveringen av fakturor i pappersform. Här sker märkning med verifikationsnummer på själva pappersfakturan samtidigt som uppgiften framgår av den elektroniska fakturakopian och av den lista som tas ut efter att fakturorna skannats och preliminärbokförts. Detta är inte nödvändigt och momentet kan om så önskas tas bort. En annan möjlig förbättring skulle vara att en större del av fakturorna periodiseras korrekt redan vid första bokföringen. På så vis skulle de mer tidsödande manuella korrigeringarna kunna minskas. 1
2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av Arvika kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens leverantörsfakturarutin. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. Inom leverantörsfakturarutinen hanteras årligen ett mycket betydande antal dokument. Handläggningen har stor betydelse för flera viktiga aspekter av den interna kontrollen i kommunen. Arvika kommuns revisorer har i sin risk- och väsentlighetsprövning gjort bedömningen att en granskning av denna omfattande och kommunövergripande rutin skall genomföras. Syftet med granskningen har varit att bedöma om rutinen för handläggning av leverantörsfakturor uppfyller kraven på god intern kontroll avseende rättvisande redovisning och rapportering, ändamålsenlig och effektiv handläggning samt efterlevnad av lag, reglementen och andra styrande dokument. Vi har därför att översiktligt kartlagt rutinen från ankomsten av en faktura till dess betalning. Väsentliga moment som bl a innefattar kontrollaspekter på fullständighet, riktighet och godkännande utgör Ankomstregistrering, inskanning Bokföring Riktighetskontroller Godkännande/attest Periodisering (bokföring i rätt period) Betalningsrutin Bevakning av krediteringar 4. Avgränsning Granskningen har omfattat fakturahandläggningen under 2011. Granskningen har syftat till att pröva kommunens rutiner, inte primärt till att hitta enskilda felaktiga fakturor. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Lag 2
Föreskrifter Interna regelverk och policys 6. Ansvarig nämnd 7. Metod Granskningen har avsett kommunstyrelsen. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Kartläggning av fakturaflöde Användning av befintliga, inbyggda kontroller för registeranalys Stickprov på fakturor 8. Projektorganisation Granskningen har utförts av Peter Rosengren godkänd revisor, under ledning av Anders Naeslund, certifierad kommunal yrkesrevisor. 3
9. Granskning 9.1 Regelverk 9.1.1 Lagstiftning Lagstiftning på området är främst Lagen om kommunal redovisnings krav på den löpande bokföringen och årsredovisning och Kommunallagens krav på god ekonomisk hushållning och god intern kontroll. Området berörs även av lagstiftning kring offentlighet och sekretess. 9.1.2 Interna regelverk Arvika kommun har antagit Reglemente för ekonomiska transaktioner (antaget 2009). Dessutom finns en Rutin för beslutsattest (framtagen 2011). Utöver detta finns även en attestförteckning vilken antas årligen eller oftare vid behov. 9.1.2.1 Reglemente för ekonomiska transaktioner I reglementet slås fast att målsättningen är att undvika avsiktliga eller oavsiktliga fel och därigenom säkerställa att de transaktioner som bokförs är korrekta med avseende på prestation, villkor, bokföring och beslut. Det slås även fast att Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för uppföljning, kontroll och utvärdering av reglementet. Verksamhetschefer har ansvar inom respektive verksamhetsområde för att aktuell attestförteckning finns upprättad samt för att attestansvariga är informerade om reglerna och dess innebörd. Attestansvariga har som ansvar att tillämpa fastställda anvisningar samt att rapportera eventuella brister i dem. Reglementet tar även upp vilka kontroller som ska utföras, vem som ska utföra kontrollen och vilka krav som ska ställas på kontrollernas utformning. Det finns även anvisningar hur olika roller; verksamhetschefer, beslutsattestanter och mottagningsattestanter ska tillämpa reglementet. 9.1.2.2 Rutin för beslutsattest Rutinen tar upp hur attestförteckningen ska upprättas, antas och hållas uppdaterad. Det nämns även vem som kan eller bör utses till beslutsattestant. Det nämns även att attestförteckningen ska vara antagen i Kommunstyrelsen och diarieförd. 9.2 Ekonomisystem Arvika kommun använder ekonomisystemet Economa. Fakturahanteringssystemet IoF är en integrerad del i det övriga redovisningssystemet. Hela redovisningssystemet inklusive 4
fakturahanteringssystem är utvecklat av Aditro. Kommunen kan själva påverka vissa användardelar i systemet men gör inget som berör systemets funktionalitet. I fakturahanteringssystemet finns det möjlighet att skriva in kommentarer, såsom frågor eller förtydliganden, avseende aktuell faktura. Vid vår granskning har vi sett att detta utnyttjas i stor utsträckning. Vid vår granskning hade 20-25 % av fakturorna i vårt urval någon form av notering. Systemet skickar även ut automatiska påminnelser till de personer som har kvar obetalda fakturor i sina inkorgar. Personalen gör sedan en månatlig uppföljning av detta. 9.3 Fakturaflödet Vi har vid vår granskning följt en fakturas väg från ankomst till betalning. Nedanstående figur ger en översiktlig bild över viktiga moment i flödet. Figuren är något schematisk och i vissa fall sker två moment samtidigt. I andra fall kan flödet avbrytas och en kreditering eller liknande sker från leverantör. Vi har dock valt att redovisa granskningen utifrån ovanstående figur. I vår granskning har kontroll av de olika momenten utförts på ett 70-tal fakturor bokförda i början av november. Arvika kommun tar emot cirka 900 fakturor per vecka till ett värde av ungefär 10 650 000 kr, inklusive moms. 9.4 Ankomstregistrering Arvika kommun får dels fakturor via vanlig post och dels fakturor elektroniskt, så kallade e- fakturor. Processen är till största delen likartad men det skiljer sig åt en del i ankomstregistreringen. Nedan redogörs för respektive process. 5
9.4.1 Fakturor via posten En hel del leverantörer skickar fortfarande ut sina fakturor. De kommer då med den vanliga posten och vid sorteringen läggs alla inkommande fakturor för sig. De tas sedan om hand av personal från ekonomiavdelningen som öppnar posten och ankomststämplar samtliga fakturor. I samband med det kontrolleras fakturan så att den tillhör Arvika kommun och att det finns en känd mottagare. I de fall då mottagare saknas eller om det verkar vara fel mottagare kontaktas leverantören. Då erhålls i de flesta fall mottagare. Grundar sig fakturan på en underliggande rekvisition begärs även denna in. Skulle leverantören sakna information om mottagare kan inte kommunen godkänna fakturan vilken då skickas tillbaka till leverantören. Leverantören brukar då ta fram en ny faktura med efterfrågade uppgifter. När postmottagaren säkerställt att fakturan har en mottagare i kommunen skannas fakturorna in. De kan då tas om hand i fakturasystemet. Här måste då personal ta varje inskannad faktura och skriva in fakturanr, belopp, datum, mottagare och leverantörens bank/plusgiro. I samband med det erhåller fakturan ett verifikationsnummer i en särskild nummerserie och fakturan bokas upp i ett försystem till huvudboken. I samband med detta skickas fakturan vidare till ansvarig mottagare. När inskannade fakturor förts in tas en så kallad buntlista ut. Den är en lista över alla registrerade fakturor sorterade i verifikationsnummerordning. Inskannade fakturor stämplas därefter med sitt verifikationsnummer. Buntlistan skrivs ut och läggs ihop med de inskannade fakturorna som hör till buntlistan och sparas i arkivkartonger i arkivet. 9.4.2 Elektroniska fakturor Arvika kommun får e-fakturor från ett antal av de större leverantörerna. De leverantörerna finns då inlagda i systemet med bank/plusgiro, organisationsnummer, adress med mera och fakturasystemet känner av de fakturorna. E-fakturor hämtas i fil en gång per dag. Om fakturan är korrekt med mottagare och annat sker registrering automatiskt. Fakturan får ett verifikationsnummer i en särskild nummerserie och bokas upp i försystemet till huvudboken. Samtidigt skickas fakturan till ansvarig mottagare. Det händer ibland att e-fakturorna inte läses in som de ska. De hamnar då i en särskild mapp där de kan kontrolleras med avseende på vilket fel det är. Vissa fel kan kommunen själva korrigera och de kan sedan hämtas upp nästkommande dag. Det händer dock att detta inte hjälper eller att felet inte kan åtgärdas. Då skrivs fakturan ut och skannas istället in. Vid vissa tillfällen har det varit problem med en särskild leverantörs fakturor. Då har kontakt tagits med leverantören för att lösa problemet. 9.4.3 KPMGs bedömning Vi bedömer att momentet fungerar på ett tillfredsställande sätt. Vid vår granskning har vi även iakttagit ett moment där det är möjligt att effektivisera hanteringen. Det gäller vid arkiveringen av fakturor i pappersform. Här sker märkning med verifikationsnummer på själva pappersfakturan samtidigt som uppgiften framgår av den elektroniska fakturakopian och av den lista som tas ut 6
efter att fakturorna skannats och preliminärbokförts. Detta är inte nödvändigt och momentet kan om så önskas tas bort. 9.5 Fördelning Samtliga fakturor som inkommer till Arvika kommun skall ha en namngiven mottagare eller ett mottagningsnummer. För e-fakturor är detta regel. För pappersfakturor kan det ibland saknas men som nämnts ovan begärs då en ny faktura med mottagare in från leverantören. Mottagare och mottagningsnummer är upprättat i enlighet med kommunens organisation i olika ansvarsområden. När en faktura konstaterats vara korrekt skickas den automatiskt till sin ansvarige mottagare. 9.5.1 KPMGs bedömning Vi bedömer att momentet fungerar på ett tillfredsställande sätt. 9.6 Mottagningsattest Arvika kommun har upprättat ett Reglemente för ekonomiska transaktioner (antaget 2009). Enligt reglementet avser mottagningsattest kontroll av att vara eller tjänst har mottagits. Denna attest intygar att kommunen tillgodogjorts det som beställts, att leverans har skett eller att prestation har utförts. Det är till mottagningsattestanten som fakturan går när den har registrerats och fått ett verifikationsnummer. Mottagare är i normalfallet en enhetschef eller motsvarande i 7
organisationen. Det händer att fakturor kommer till fel mottagare. Denne skickar då vidare fakturan till rätt mottagare. Om det inte framgår skickas fakturan tillbaka till ekonomiavdelningen som skickar den rätt eller kontaktar leverantör för mer information. Mottagningsattestanten är i normalfallet även den som konterar fakturan. Mottagaren gör i flera fall noteringar om fakturan som förtydligar vad det avser, vem som har begärt inköpet eller varför konteringen ser ut som den gör. När fakturan är godkänd går den till beslutsattestanten. 9.6.1 KPMGs bedömning Vi bedömer att momentet fungerar på ett tillfredsställande sätt. 9.7 Beslutsattest I kommunens reglemente för ekonomiska transaktioner framhålls att det är beslutsattestanten som har det övergripande ansvaret för den ekonomiska transaktionen. Beslutsattestanten ska ha insikt och kunskap om verksamheten eller projektet. Beslutsattestanten behöver i normalfallet inte utföra några direkta kontroller av levererad vara eller tjänst. Det ska mottagningsattestanten ha utfört. Detsamma gäller konteringen. Beslutsattestanten har dock möjlighet att ändra konteringen vid behov. Vid vår granskning har vi även kunnat konstatera att beslutsattestanten i flera fall ställer frågor om fakturan till mottagningsattestanten via noteringar i systemet innan den godkänns för betalning. I samband med beslutsattesten godkänns samtidigt fakturan för betalning. Dessutom bokas fakturan bort från försystemet och bokföring sker i huvudboken. 9.7.1 KPMGs bedömning Vi bedömer att momentet fungerar på ett tillfredsställande sätt. 9.8 Bokföring/Periodisering 8
I samband med att beslutsattest sker bokföring av fakturan in i huvudboken. Skulle det upptäckas att fel bokföring skett måste en manuell bokföringsorder upprättas för korrigering. Samma sak gäller vid periodiseringar. Fakturorna skall normalt sett periodiseras redan vid första konteringen. Det sker dock inte alltid varför manuella korrigeringar måste ske i efterhand. Periodiseringen innebär att kostnaden bokförs i den period dit den är hänförlig. Det kan även innebära att kostnaden fördelas över flera perioder. 9.8.1 KPMGs bedömning Vi bedömer att momentet fungerar på ett tillfredsställande sätt. En möjlig förbättring skulle vara att en större del av fakturorna periodiseras korrekt redan vid första bokföringen. På så vis skull de mer tidsödande manuella korrigeringarna kunna minskas. 9.9 Betalning I Arvika kommun innebär beslutsattesten att fakturan godkänns för betalning. Den skickas då till bank- eller plusgirot för betalningsbevakning. Därefter sker betalning på inskrivet datum eller, om det är passerat, omedelbart. Under perioden fram till betalningsdatum finns det möjlighet att via bank- eller plusgirot stoppa betalningen. Det finns även möjlighet att få information om vilka betalningar som är väntande. 9.9.1 KPMGs bedömning Vi bedömer att momentet fungerar på ett tillfredsställande sätt. 9.10 Krediteringar Det händer tämligen ofta att leverantörer skickar krediteringar av hela eller delar av fakturor. De hanteras i princip på samma sätt som en vanlig leverantörsfaktura. Efter beslutsattest skickas även kreditfakturan till plus- eller bankgiro där den reducerar betalningen till leverantörerna. 9
Någon enstaka gång händer det att den ursprungliga fakturan redan betalats och det kommer inga nya från leverantören. Krediteringen stannar då hos bank- eller plusgirot där den kvarstår i ett år. Varje kvartal får kommunen listor därifrån och då framgår om det finns oreglerade krediteringar. Dessa kan då plockas ur systemet och kunden kontaktas för en manuell reglering av kreditbeloppet. 9.10.1 KPMGs bedömning Vi bedömer att momentet fungerar på ett tillfredsställande sätt. 9.11 Intern kontrollgranskning Kommunen har i enlighet med sitt Reglemente för ekonomiska transaktioner upprättat en tillsynsplan för hur den interna kontrollen ska ske. Det är ekonomiavdelningen som ansvarar för fakturagranskning och efterlevnad av reglementet och för fortlöpande statistik som rapporteras till ekonomichefen. Tillsynsplanen ska, enligt reglementet, upprättas så att granskning sker där stor risk och väsentliga belopp finns. För 2011 har en tillsynsplan upprättas där viss stickprovsgranskning ska ske månatligen. Granskningen sker på olika områden och omfattar olika kontrollmoment. Granskningsområden kan vara representation, investeringar, moms, förfallna fakturor, särskilda slag m.m. De moment som kontrolleras kan vara attester, kontering, momsavdrag, f-skattsedel m.m. I de fall granskningen uppmärksammar några svagheter i rutinen sker utbildning av berörda personer. Under 2011 har granskning enligt tillsynsplanen skett till och med maj. Därefter finns ingen dokumenterad granskning. Enligt ansvarig personal beror det dels på tidsbrist men även på att de personer som tidigare utfört granskningen slutat sin tjänst eller inte varit tillgängliga. I de fallen är det inte alltid möjligt att ersätta den personen med någon annan som har rätt kompetens för att utföra granskningen. 9.11.1 KPMGs bedömning Vi bedömer att den tillsynsplan som finns är relevant för området. Som nämnts ovan har granskning enligt tillsynsplanen endast skett till och med maj. Det är inte acceptabelt och innebär en risk för att det finns oupptäckta brister i den interna kontrollen. 10. KPMGs slutsatser Vi har vid vår granskning följt rutinen kring leverantörsfakturor i Arvika kommun. Det har skett genom intervjuer med berörd personal, stickprovsgranskning av fakturor samt uppföljning av den interna kontrollgranskning som sker. Vår övergripande bedömning är att rutinen fungerar på ett ändamålsenligt och betryggande sätt. Vi har heller inte iakttagit några direkta brister i själva fakturaflödet. Däremot finns det brister i tillsynen av den interna kontrollen. 10
I kommunen finns det upprättat en tillsynsplan för hur den interna kontrollen ska ske. Vi har gått igenom tillsynsplanen och bedömer att de områden och de kontrollmoment som granskas är relevanta. Sammantaget bör granskning enligt tillsynsplanen ge kommunen ett bra underlag för att uppnå en god intern kontroll. Under året har emellertid tillsynsplanen bara följts under den första delen av året. Från juni månad och framåt har ingen granskning enligt tillsynsplanen skett. Det finns praktiska skäl till detta men det är ändå inte acceptabelt. Det kan leda till brister i den interna kontrollen vilket kan leda till felaktigheter i redovisningen och/eller felaktiga inköp och utbetalningar. Vid vår granskning har vi även iakttagit ett moment där det är möjligt att effektivisera hanteringen. Det gäller vid arkiveringen av fakturor i pappersform. Här sker märkning med verifikationsnummer på själva pappersfakturan samtidigt som uppgiften framgår av den elektroniska fakturakopian och av den lista som tas ut efter att fakturorna skannats och preliminärbokförts. Detta är inte nödvändigt och momentet kan om så önskas tas bort. En annan möjlig förbättring skulle vara att en större del av fakturorna periodiseras korrekt redan vid första bokföringen. På så vis skull de mer tidsödande manuella korrigeringarna kunna minskas. KPMG, dag som ovan Anders Naeslund Certifierad kommunal yrkesrevisor Peter Rosengren Godkänd revisor 11