2008-05-20 1 (9) Kommunledningskontoret INKÖPSPOLICY Fastställd av kommunfullmäktige 2003-04-28 Reviderad 2006-12-18 Reviderad 2008-05-20 o:\styrdokument\policydokument\personalpolitik\inköpspolicy revidering.doc
2 (9) Övergripande regler All upphandling ska ske affärsmässigt och med utnyttjande av konkurrens mellan olika leverantörer, så att våra resurser används effektivt. Planering och god framförhållning ska vara regel för alla som har ett ansvar för inköp av varor, tjänster och entreprenader i verksamheten. Förvaltningarna ska eftersträva att samordna sina inköp genom särskilt utsedda inköpssamordnare. Alla som gör inköp ska vara väl förtrogna med de regler och riktlinjer som finns, veta vilka ramavtal som finns och hur inköpsorganisationen arbetar. Länsgemensamma upphandlingar och gemensamma upphandlingar genom Kalmar kommun ska utnyttjas så långt det är möjligt Kommunen ska vara trogen mot ingångna ramavtal. Lagen om offentlig upphandling Lagen om offentlig upphandlig, LOU, trädde i kraft 1994-01-01 och ersatte tidigare kommunala upphandlingsreglementet. Grundtankarna i lagen är desamma som i tidigare regelverk. Upphandlande enhet ska: utnyttja befintlig utländsk och svensk konkurrens vara affärsmässig i sitt agerande samt behandla anbudsgivare och anbud objektivt Med upphandlande enhet menas kommunen och bolag, där kommunen äger mer än 50 %. LOU har inneburit stora förändringar för inköpsarbetet: upphandlingsreglerna är tvingande mot tidigare frivilliga regelverk upphandlingsbestämmelser är betydligt mer detaljerade publiceringsreglerna är mer omfattande betydligt längre anbudstider gäller bestämmelser finns om vissa standards annorlunda upphandlingsformer bl a innebärande begränsning av möjligheter till förhandling med leverantörer/entreprenörer gäller kriterierna för val av anbudsgivare och anbud är mer preciserade regler finns om överprövning och skadestånd upphandlingsregler gäller även för kommunala bolag inom den offentliga förvaltningen och för bolag med koncession Överprövning och skadestånd (Kap 7 i LOU) Nämnden för offentlig upphandling (NOU) utövar tillsyn över den offentliga upphandlingen enligt lagen. Enligt lagen ska den leverantör/entreprenör som anser att han lidit eller riskerar att lida skada under pågående upphandling ha rätt att vända sig till Länsrätten för
3 (9) att säkerställa sin rätt. Det innebär att den rätt som en kommunmedlem tidigare haft att via kommunbesvär (laglighetsprövning) besvära sig över ett upphandlingsbeslut har upphört. Leverantör som anser sig ha lidit skada vid en upphandling kan väcka talan om skadestånd vid Allmän domstol inom ett år från den dag då beslut om leverantör- /entreprenör fattats. Dessutom ger lagen om otillbörligt upphandlingsbeteende (SFS 1994:615) såväl ett företag som konkurrensverket rätten att anmäla en upphandling för prövning i Marknadsdomstol. Inköpssamordning i Kalmar län Borgholm, Emmaboda, Torsås, Mörbylånga och Kalmar kommuner samarbetar i vissa inköpsfrågor. Med kommunernas totala inköpsvolymer som grund gör Kalmar kommun genom dess inköpsavdelning, upphandlingar och upprättar förslag till avtal med berörda leverantörer. Respektive kommun eller nämnd kan sedan anta eller förkasta dessa avtal. I vissa upphandlingar samarbetar alla kommunerna i länet via länsgemensamma upphandlingar. Mörbylånga kommun, både vid egen upphandling och i samarbete med Borgholm, Emmaboda, Torsås, Mörbylånga och Kalmar kommuner kräver att leverantörer som har egen personal har tecknat kollektivavtal. I Mörbylånga kommun är planeringssekreteraren på kommunledningskontoret, som också är central inköpssamordnare, kommunens kontaktperson mot Kalmar kommuns inköpsavdelning. Upphandling över tröskelvärden Tröskelvärden För upphandling över vissa beloppsgränser, sk tröskelvärden gäller betydligt större formkrav, t ex regler om annonsering i Europa. Därför sköts sådana upphandlingar i huvudsak av Kalmar kommuns inköpsavdelning. Om en förvaltning väljer att själv sköta en upphandling över tröskelvärdena ska det ske i samråd med kommunens centrala inköpssamordnare. EU:s tröskelvärden har höjts enligt följande (SKL cirkulär 08:2): Klassiska sektorn Varor Tjänster Bygg och anläggningsarbeten (entreprenader) Försörjningssektorn Varor Tjänster Bygg och anläggningsarbeten (entreprenader) 211 000 euro 211 000 euro 5 278 000 euro 422 000 euro 422 000 euro 5 278 000euro
4 (9) Med försörjningssektorn avses verksamheter som tillhandahåller allmänheten VA, el, gas eller värme via fasta nät. Alla ovan beräknade belopp är beräknade exklusive mervärdeskatt. De värden som beräknas för kontroll av tröskelvärdet uppnås ska avrundas nedåt till närmaste tusental kronor. Undantag från krav på annonsering För upphandling av vissa tjänster gäller inte alla procedurregler t ex gäller inte de omfattande publiceringsreglerna. För dessa tjänster gäller i stället samma regler som för upphandling under tröskelvärdena: Utbildning Hotell- och restaurangtjänster Hälso- och sjukvård samt socialtjänst Tjänster inom kultur, fritids- och idrottsverksamhet Juridiska tjänster Arbetsförmedling, till personalvård knutna tjänster Andra tjänster Beräkning av tröskelvärden För avtal/kontrakt som avser leasing, hyra, hyrköp eller köp av varor och som löper på bestämd tid upp till 12 månader ska värdet beräknas till kostnaden för avtalet/kontraktet under denna tid. För avtal/kontrakt som löper på längre tid ska värdet beräknas till den totala kostnaden inklusive varans uppskattade restvärde. Om avtalet löper på obestämd tid ska värdet beräknas till månadskostnaden x 48. Eventuella options- och förlängningsklausuler ska räknas med i avtals- /kontraktsvärdet so om de utnyttjas. Det innebär att om ett avtal/kontrakt tecknats på 2 år med rätt att ytterligare förlänga detsamma under 1 år utgår tröskelvärdet det 3 åriga värdet av avtalet/kontraktet. En upphandling får inte delas upp i syfte att kringgå tröskelvärdena. Upphandling under tröskelvärdena (Kap 6 i LOU) Reglerna för upphandling under tröskelvärdena liknar de äldre reglerna i upphandlingsreglementet. Under tröskelvärdena gäller inte samma omfattande procedurregler som i större upphandlingar, t ex gäller inte kraven på annonsering i Europa eller kraven på tidsfrister o dyl. Vid upphandling under tröskelvärdena tillåts två olika upphandlingsförfaranden. Förenklad upphandling Urvalsupphandling Direktupphandling
5 (9) Förenklad upphandling definition Förenklad upphandling ska tillämpas i normalfall och innebär bl a att möjligheter att förhandla med leverantörer enligt tidigare förhandlingsupphandling kvarstår. Anbud ska infordras genom annonsering i elektronisk databas eller på annat sätt som leder till effektiv konkurrens. Om det i undantagsfall bara finns en leverantör ska skriftligt anbud ändå infordras. Alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna skriftliga anbud, alternativt elektroniskt om tekniska förutsättningar avseende sekretess och övrigt medger detta. Upphandlande enhet får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Det ska framgå av förfrågningsunderlaget om anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Förfrågningsunderlag för bygg- och anläggningsentreprenader ska, där det så är möjligt, upprättas enligt branschspecifik standard. Det ska dock alltid framgå av förfrågningsunderlaget att lagen om offentlig upphandling gäller för upphandlingen. Krav som får ställas på leverantör Den upphandlande enheten har enligt Lagen om offentlig upphandling rätt att ställa vissa krav på en leverantör, t ex att leverantören inte har skatte- och avgiftsskulder. Innan ett skriftligt anbud antas ska den upphandlande enheten där kontrollera vissa registreringar och om leverantören är fri från skatte- och sociala avgiftsskulder. För begäran om upplysning om momsregistrering och inbetalning av skatter och avgifter finns en särkskild blankett: Begäran om upplysning Offentlig upphandling (RSV 4820) som kan rekvireras från den centrala inköpssamordnaren. Urvalsupphandling definition Urvalsupphandling är ett selektivt förfarande. Motsvarigheten över tröskelvärdena är selektiv upphandling. Båda formerna är ett tvåstegsförfarande där kommunen först annonserar upphandlingen i en elektronisk databas (obligatorisk) och anger i annonsen vilka krav som ställs på leverantören. Därefter kommer den normala anbudsprocessen. Urvalsmetodiken är inte angiven i LOU men ska dokumenteras. Direktupphandling definition Direktupphandling sker genom köp eller beställning. Direktupphandling ska endast användas i undantagsfall. Vår inköpspolicy är att vi i normalfallet ska använda förenklad upphandling. Finns flera tänkbara leverantörer bör dessa ges tillfälle att inkomma med anbud i en förenklad upphandling. Direktupphandling kan tillåtas i följande fall:
6 (9) Då upphandling måste ske av brådskande eller synnerliga skäl Avtal inte är tecknat för aktuell vara/tjänst, en eller få leverantörer Då upphandlingen representerar ett ringa värde. Även om man gör en direktupphandling bör man jämföra priser. Observera att brådskande skäl inte är giltigt om kommunen själ har orsakat brådskan genom slarv. Det kräv en allvarlig händelse, typ stulen eller förstörd materiel som snabbt måste ersättas! Beloppsgräns för direktupphandling Direktupphandling utan infordran av skriftliga anbud är tillåten: Vid upphandling av varor upp till sju basbelopp, per år Vid upphandling av tjänster upp till tio basbelopp, per år Vid upphandling av byggentreprenader upp till tio basbelopp, per år En upphandling får inte delas upp i delupphandlingar i syfte att komma under årets beloppsgräns för direktupphandling. Beloppsgränserna är en absolut övre gräns som du inte får överstiga när du ska göra en direktupphandling. Den enskilda förvaltningen kan förändra beloppsgränsen till lägre belopp. Öppning av anbud Försändelser med anbud ska så snart som möjligt efter anbudstidens utgång öppnas vid en förrättning, där minst två av den upphandlande enheten utsedda personer ska delta. Det kan vara lämpligt att vänta t ex en till två dagar efter anbudstidens utgång. Välj gärna en tisdag som sista anbudsdag och öppna på torsdag så undviks helgdagar i görligaste mån. Ansvarig nämnd utser de personer som får öppna anbud på förslag från respektive förvaltning. Dessa bör utses tillsammans med attesttanter. Följande rutiner ska följas: När anbud inkommer ska de diarieföras. Dnr och datum skrivs på kuverten som inte öppnas. Lägg även ett exemplar av anbudsförfrågan i akten. Kontroller ankomstdatum Öppna alla anbud vid ett och samma tillfälle Numrera och datera anbuden Paginera och signera alla handlingar Upprätta öppningsprotokoll/anbudsförteckning på särskild blankett. Protokollet ska skrivas under av dem som deltagit i öppnandet. Notera särskilt de anbud som kommit in för sent (även dessa ska registreras och får inte återsändas till leverantören)
7 (9) Prövning av anbud Den upphandlande enheten ska göra utvärdering i två steg. En kvalificeringsfas därefter en bedömningsfas Vid värdering av anbud ska den upphandlande enheten anta antingen : Det anbud som har det lägsta priset eller Det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn till samtliga omständigheter som pris, driftkostnader, miljöpåverkan, funktion, kvalitet, service, livslängd mm Vilken metod som används styrs av formuleringen i anbudsförfrågan. Skriv som regel att det ekonomiskt mest föredelaktiga alternativet med hänsyn till de uppräknade omständigheterna (utan inbördes rangordning) kommer att väljas. Observera att bara kriterier som anges i förfrågningsunderlaget får beaktas! Om endast lästa pris anges som kriterium måste lägsta anbud väljas oavsett produktens kvalité, leveranstider, närhet till leverantören eller dylikt. Den upphandlande enheten får förkasta anbud som de anser vara orimligt lågt men först sedan enheten begärt en förklaring och inte fått tillfredsställande svar. Förklaringen ska begäras skriftligt. De ytterligare regler som gäller för en leverantör kan eller ska uteslutas från en upphandling anges i LOU, kap 6 9-11. Sekretess vid anbud Lämnade anbud omfattas av sekretessregler till dess att anbud antagits (detta pga att det annars vore möjligt för konkurrenter att före anbudstidens utgång få information om andras bud genom att åberopa offentlighetsprincipen. Utöver ansökningar och anbud gäller också sekretess för följande handlingar och uppgifter * Förfrågningsunderlaget fram till utskicket * Vilka man vänt sig till (sändlista) * Öppningsprotokoll * Vilka som lämnat anbud * Selekterings-/utvärderingsprotokoll med tillhörande material, förhandlingsinnehåll etc * Beslut om val av leverantör Sekretessen gäller fram till dess avtal slutits (undantag: förfrågningsunderlaget) därefter är handlingarna offentliga. Avtal har slutits när bägge parter har undertecknat överenskommelsen inte när nämnden/tjänstemannen har beslutat vilken leverantör som ska få avtalet. Med tanke på den starka sekretessen bör inga handlingar sändas ut inför sammanträdet och allt material samlas in efter sammanträdet. Ingen information får lämnas till pressen eller andra anbudsgivare förrän avtal är slutet, dvs undertecknat av bägge parter.
8 (9) Dokumentation m m Då ett anbud antagits gäller: Anbudsgivare vars anbud inte antagits ska snarast underrättas Förfrågningsunderlag, anbud, öppningsprotokoll, anbudsförteckning, dokumenterade motiv för val av leverantör, ska diarieföras och förvaras på ett betryggande sätt Alla handlingar i ett upphandlingsärende ska sparas under avtalstiden alternativt enligt reglerna i arkivlagen/reglementet Den centrala inköpssamordnaren ska informera så att inköpskatalogen kan hållas aktuell Inköpsorganisation All upphandling i kommunen ska samordnas så långt det är möjligt och praktiskt genomförbart. För att kunna samordna och styra inköp ska det finnas en tydlig organisation med namn på de personer som ingår i arbetet med att samordna förvaltningarnas inköp. Central inköpssamordnare Är planeringssekreteraren på kommunledningskontoret. Ansvarar för Samordning av inköpsgruppen Upprättande av en centralt sammanställd avtalsförteckning Inköpspolicy och inköpsrutiner Utbildning och information Kontakter med Regionförbundet i Kalmar län och Inköpsavdelningen i Kalmar kommun Inköpsansvariga Är den person/personer som handlägger det enskilda inköpsärendet inom förvaltningen Ansvarar för att Upphandling görs enligt lagen och lokala riktlinjer Lokal inköpssamordnare konsulteras vid behov och då avtal inte finns Definitioner och begrepp Upphandling: köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, byggnadsentreprenader eller tjänster. Begreppet är synonymt med inköp. Ramavtal: avropsavtal som ingås med en eller flera leverantörer och syftar till att reglera alla villkor för avrop under en viss period. Alla i kommunen/bolaget ska göra beställningar enligt avtalet.
9 (9) De ramavtal som upprättas mellan Mörbylånga kommun och dess leverantörer omfattar vanligtvis det huvudsakliga behovet av en vara eller tjänst. I avtalet kan skrivas in att kommunen förebehåller sig rätten att på prov testa produkter från andra leverantörer under kortare tid eller att separat upphandling kan ske vid större projekt. Oavsett dessa förbehåll har Mörbylånga kommun i ett avtal förbundit sig att köpa det huvudsakliga behovet under en bestämd tidsperiod. Avsteg från detta kan innebära en minskad trovärdighet vid nästa upphandling eller i värsta fall skadeståndsanspråk. Avrop: = beställning från en leverantör som kommunen har ramavtal med räknas inte som en upphandling eller ett inköp i LOU:s mening. Leverantör: den som tillhandahåller varor och tjänster även om han inte i det särskilda fallet varit den som levererat. Öppen upphandling: upphandling där alla leverantörer får lämna anbud. Gäller vid värden över tröskelvärdena. Selektiv upphandling: upphandling där vissa leverantörer inbjuds att lämna anbud och där förhandling sker med en eller flera anbudsgivare under tröskelvärdena. Förhandlad upphandling: upphandling där vissa leverantörer inbjuds att lämna anbud och där förhandling sker med en eller flera anbudsgivare under tröskelvärdena. Förenklad upphandling: upphandling där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och tar upp förhandling med en eller flera av dem. Urvalsupphandling: motsvarigheten över tröskelvärdena är selektiv upphandling Direktupphandling: upphandling där en leverantör inbjuds att lämna anbud.