Delårsrapport 2 Barn- och utbildningsnämnden Jan - aug 2015
Innehållsförteckning Verksamhetens måluppföljning... 3 Styrkort... 4 Analys... 5 Samhälle 5 Service 7 Medarbetare 9 Ekonomi 13 Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 2(16)
Verksamhetens måluppföljning Skolan i Luleå är i många avseenden en nationell förebild, inom många områden ligger elevers resultat över riksgenomsnittet. Förhoppningen är att de goda resultaten kommer att kvarstå länge än. Resultaten ligger kvar på en hög nivå. Stora utmaningar är dock att alla elever ska lyckas i skolan och nå så långt som möjligt i sin kunskapsutveckling. Ett omfattande arbete måste fortsätta för att utjämna skillnader i resultat som t ex beror på föräldrars utbildningsbakgrund och om man är utrikesfödd. Det finns skillnader i resultat mellan skolor och inom skolor, utmaningen är att säkerställa en likvärdig skola.en av de viktigaste resurserna för att barn och elever ska lyckas i skolan är alla de pedagoger som arbetar i Luleå förskolor och skolor. Inom nämndes ansvarsområde arbetas intensivt med strategisk kompetensförsörjning. Samverkan med andra förvaltningar inom ramen för programarbetet sker för att alla barn och unga ska nå så långt som möjligt i sin kunskapsutveckling. Förvaltningen bidrar och medverkar i arbetet med lokala utvecklingsplaner och arbetet kommer att intensifieras under året. Det pågår aktiviteter för att ge en värdeskapande service med god tillgänglighet. Framförallt inom området som handlar om fysisk tillgänglighet, tillgänglighet via information och kommunikation och tillgänglig verksamhet. Det systematiska kvalitetsarbetet är väl utvecklat inom barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde. I det arbetet ingår att följa resultat, göra analyser och återkoppla till verksamma och medborgare om hur det går för skolan i Luleå. Inom barn- och utbildningsförvaltningen arbetar samtliga verksamheter aktivt med att skapa förutsättningar för hälsofrämjande arbetsplatser och införliva värdegrunden i det dagliga arbetet. Verksamheten organiserar arbete med syfte att främja en hållbar arbetsmiljö och för att stärka den kollegiala samverkan. Samtidigt pågår långsiktig planering för en hållbar skolstruktur och för att säkra framtida kompetensförsörjning. Det finns behov av att fortsätta arbeta med ledarförsörjning och ledarutveckling i både kortare och längre perspektiv för att förbättra chefers förutsättningar för att utöva gott ledarskap. Totalt för förvaltningen prognostiseras att verksamheten kommer att bedrivas nätt och jämnt inom ram innevarande år. Däremot är det fortsatt stora variationer mellan skolformerna. Förskolan och gymnasieskolan bedömer att resultatet blir större än noll medan läget för grundskolan är fortsatt ansträngt. För gymnasieskolans del är det den interkommunala verksamheten som även i år väger upp rektorernas utmaningar att anpassa organisationen till den kraftiga volymminskning som skett de senaste åren. Även skolskjutsverksamheten signalerar ett underskott vid årets slut pga ett nytt bussavtal som beräknas medföra fördyringar. Den negativa prognosen innevarande år för grundskolan ska ses i ljuset av en positiv resultatutveckling i jämförelse med föregående år. Utifrån ett intensivt arbete bl a i form av effektiva resultatdialoger mellan stab, rektor och verksamhetschef planeras en budget i balans from nästa år. Förskolechefer och rektorer arbetar vidare med åtgärdsplaner för att komma tillrätta med underskotten. Förvaltningen vidtar flera åtgärder för att nå högre effektivitet i resursfördelning och -användning både på lång sikt och innevarande år. En ny resursfördelningsmodell med månadsvis avstämning är sedan tidigare införd i för- och grundskolan och omfattar nu även gymnasie- och särskolan. Det är en stor utmaning för rektorer och förskolechefer att möta barn- och elevfluktuationer och planera långsiktigt. Förvaltningen jobbar vidare med att utveckla en olik fördelning för likvärdighet. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 3(16)
Styrkort SAMHÄLLE KS Målområden Nämndsmål Mål för att: Genomföra programmens intentioner i koncernövergripande samverkan Mål för att: Alla barn och unga i Luleå ska nå så långt som möjligt i sin kunskapsutveckling Alla förskolor och skolor ska utveckla samverkan med övriga förvaltningar där barn, elever och föräldrar är delaktiga. Andelen elever som är behöriga till gymnasieskolan ska öka med 2 procentenheter eller mer. Andelen elever som inte röker, inte druckit alkohol, aldrig använt narkotika ska öka med 2 procentenheter eller mer. Genomströmningen i gymnasieskolan ska öka med 2 procentenheter eller mer. Mål för att: Bygga för 10 000 fler Aktivt bidra och medverka i arbetet med lokala utvecklingsplaner för stadsdelar/stadsnära byar/samlande byar i syfte att koncentrera kommunala resurser. SERVICE KS Målområden Nämndsmål Mål för att: Ge en värdeskapande service med god tillgänglighet Professionella arbetssätt och metoder utvecklas och kvalitetssäkras med modern teknik i alla verksamheter. Medborgarnas nöjdhet med skolan i Luleå ska öka. Mål för att: Skapa förutsättningar för att följa och jämföra resultat av utförd service Skolans resurser ska användas effektivt och fördelas så att alla barn och unga ges likvärdiga och jämställda förutsättningar. MEDARBETARE KS Målområden Nämndsmål Mål för att: Chefer ska ges rätt förutsättningar för att utöva gott ledarskap Varje chef ska genomföra aktiviteter för att vara en attraktiv arbetsgivare som bidrar till att säkra kompetensförsörjning och en effektiv rekryteringsprocess. Aktiviteter ska initieras för att nå strävansmålet med 25 direkt underställda medarbetare. Mål för att: Ge förutsättningar för hälsofrämjande arbetsplatser Alla verksamheter inom skolan i Luleå ska utarbeta former och arbetssätt för kollegial samverkan. Varje chef ska organisera och utveckla arbetssätt i syfte att förebygga stress. Varje chef ska anordna aktiviteter med fokus på värdegrund i det dagliga arbetet. EKONOMI KS Målområden Nämndsmål Mål för att: Bedriva verksamheten inom angivna kommunbidrag (nämnder) och ekonomiska mål (bolag) Mål för att: Frigöra resurser genom effektiviseringsåtgärder Verksamhetens resultatet ska vara minst noll. Lokalkostnadernas andel av skolans ram ska inte öka. Köptrohet inom alla verksamheter, samt 100 % köptrohet mot ramavtal. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 4(16)
Analys SAMHÄLLE Nämnd-/Bolagsmål Alla förskolor och skolor ska utveckla samverkan med övriga förvaltningar där barn, elever och föräldrar är delaktiga. Andelen elever som är behöriga till gymnasieskolan ska öka med 2 procentenheter eller mer. Analys Förskolan och skolan bidrar i arbetet på olika sätt. Det är framför allt i samverkan med socialförvaltningen som arbetet har haft sin bas, t ex genom planering och genomförande av tidiga insatser för barn och familjer och erbjudande av olika föräldrastödinsatser. Arbetet med en gemensam plan för föräldrastöd pågår. De olika erbjudandeverksamheterna; Föräldrasupporten, Växhuset, Föräldrautbildningar osv behöver systematiseras, synkroniseras och verksamheternas målgrupper tydliggöras. Förskolor har tagit initiativ till eller bjudits in till olika samverkansprojekt inom samhällsbyggnadsområdet där barnen har fått göra sina röster hörda och med ord och bilder beskriva hur en plats kan se ut. Förskolan och skolan kan också bidra till arbetet att i samverkan med andra förvaltningar utveckla t ex medborgardialoger kring önskvärd utveckling i närsamhället. Vi-6 intentionen börjar synas i form av nya samarbetsytor och att de gamla ytorna utvecklas. Samarbetsformer med olika förvaltingar behöver utvecklas vidare då det fortfarande är hänger på personliga kontakter som har etablerats. Kulturskolan i samverkan med Fritidsförvaltningen bygger i samverkan med elevråden upp forum och arenor för fortsatt samarbete mellan skolorna. Andelen elever som är behöriga till gymnasieskolan kommer att minska jämfört med föregående år. Därmed kommer målet inte att nås vid årets slut. Sett över tid har skolan i Luleå under ett flertal år haft en positiv resultatutveckling som sedan 2007 ökat från 88 % till 93 % 2014. Läsåret 2014/2015 ses en liten marginell nedgång då 92 % av våra elever var behöriga till gymnasiet. Viktiga förutsättningar för den positiva resultatutvecklingen i Luleå kommuns skolor har varit det systematiska kvalitetsarbetet med analys av kunskapsresultaten på alla nivåer och arbetet med att ge elever i behov av stöd och flerspråkiga elever det som de har rätt till och behöver. Trots förbättrade resultat under ett flertal år så är det dock fortfarande många elever som inte når målen i alla ämnen. Vid en jämförelse av kunskapsresultaten råder stora skillnader mellan skolorna. I resultatsammanställningarna framstår de socioekonomiska faktorerna som betydelsefulla för vilka resultat en skola uppnår. Vi har idag elever som kommer från andra länder och som varit en mycket kort tid i Sverige, elever som inte vi kunnat ge alla de förutsättningar som de behövt för sitt lärande tex studiehandledning, elever i svår psykisk ohälsa, elever som inte vistas i skolan och elever med svåra funktionshinder och multihandikapp. Kompetensen kring elever med neuropsykiatriska funktionshinder måste stärkas. Inkluderade och individanpassade lärmiljöer måste säkerställas så att alla elever ges förutsättningar att nå så långt som möjligt i sin kunskapsutveckling. Lokala elevhälsoteam finns på alla 7-9 - skolor och det lokala elevhälsoarbetet har utvecklats med tydliga rutiner och en tydlig ansvarsfördelning. Ett gott samarbete med den Centrala elevhälsan pågår och en strategisk plan för en samlad elevhälsa är framtagen som en viktig plattform för arbetet. Elevhälsans uppdrag att verka främst hälsofrämjande tydliggörs, liksom relationen mellan lokal och central elevhälsa. Utifrån den strategiska planen ansvarar varje rektor nu för framtagande av en lokal handlingsplan, vilken ska ge förutsättningar för nödvändig systematik i arbetet med elever i behov av stöd. Dessa stödjande funktioner är avgörande för hur vi ska lyckas med alla våra elever! Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 5(16)
Nämnd-/Bolagsmål forts Andelen elever som är behöriga till gymnasieskolan ska öka med 2 procentenheter eller mer. Andelen elever som inte röker, inte druckit alkohol, aldrig använt narkotika ska öka med 2 procentenheter eller mer. Genomströmningen i gymnasieskolan ska öka med 2 procentenheter eller mer. Aktivt bidra och medverka i arbetet med lokala utvecklingsplaner för stadsdelar/stadsnära byar/samlande byar i syfte att koncentrera kommunala resurser. Analys Ett Flerspråkcentrum är under uppbyggnad och kommer att utgöra ett viktigt stöd i arbetet med att utveckla hela förvaltningens/kommunens flerspråkskompetens. Studiehandledning på modersmål är ett stort och mycket angeläget utvecklingsområde som måste prioriteras för att att öka måluppfyllelsen för flerspråkiga elever! Språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt måste utvecklas inom alla BUF:s verksamhetsområden. Vi behöver också intensifiera samarbetet med övriga förvaltningar. Ett gott exempel på detta är arbetet med Vi 6 för att alla elever ska ges möjligheter att lyckas. I september kommer en första workshop att äga rum då alla 6 förvaltningar deltar. Målsättningen med samarbetet är att utveckla en systematik för att följa barn och unga och identifiera behoven och utveckla främjande och förebyggande tidiga insatser. De förebyggande aktiviteterna fortsätter planenligt. Under hösten kommer drogvaneundersökningen att genomföras varför effekterna i dagsläget inte kan kommenteras. Som en fingervisning om trenden visar LUPP-undersökningen (Lokal uppföljning av ungdomspolitiken) på minskat nyttjande av alkohol och tobak medan narkotikaanvändningen ligger stabilt. Mätningen, som genomfördes 2014, omfattar åk 8 och år 2 på gymnasiet. Luleå Gymnasieskola saknar statistik för genomströmning, men vissa undersökningar tyder på att den inte är tillfredsställande. Så ser det också ut för uppföljning av andel elever som nådde gymnasieexamen 2014. I Luleå gymnasieskola var siffran 86,4 %, att jämföra med rikssiffran på 89,1%. I Luleå nådde 82,5% yrkesexamen medan andelen i riket var 85% och när det gäller högskoleförberedande examen så var siffrorna 88% mot 91,9%.Arbete kvarstår för att nå detta mål. Ett starkt fokus i arbetet är ett minska elevers frånvaro och ständigt förbättra elevers lärande genom ett starkt fokus på kunskapsresultat. Barn- och utbildningsförvaltningen har varit med i arbetet med att ta fram förslag till direktiv för lokal utvecklingsplan för Hertsön, Bensbyn och Råneå och är även med i framtagandet av direktiv för centrums utvecklingsplan. Representanter från förvaltningen är även med i utvecklingsplan för Råneå samt Hertsön. Prioriterat är att rektorer och förskolechefer känner till arbetet och för ut detsamma i verksamheten. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 6(16)
SERVICE Nämnd-/Bolagsmål Professionella arbetssätt och metoder utvecklas och kvalitetssäkras med modern teknik i alla verksamheter. Medborgarnas nöjdhet med skolan i Luleå ska öka. Analys I förskolorna och skolorna pågår ett intensivt arbete för att utveckla digitalisering, både i ett pedagogiskt- och ett administrativt perspektiv. Dock råder det olikheter mellan skolformer och mellan enskilda förskole- och skolenheter i både förutsättningar och kompetens att utveckla och kvalitetssäkra arbetsätt med modern teknik. Dialogen med hemmen och informationen till dessa är ett utvecklingsområde i förskolan i Sverige. IKT-baserade verktyg är hjälpmedel för förskolorna att nå vårdnadshavarna med information. Många av dagens föräldrar lever ett liv där de har förväntningar på att bli uppdaterade och nås av information relativt enkelt varför detta är ett utvecklingsområde. Många förskolor har börjat blogga om sin verksamhet, vilket många vårdnadshavare tycker är bra. Andra vårdnadshavare önskar istället få information den traditionella vägen, muntligt och skriftligt. Alla dessa informationskanaler är aktiva på förskolorna. Luleå Kommun har lärplattformen EdWise. Det kan vara svårt att få vissa vårdnadshavarna delaktiga i denna plattform och även viss personal. Då sker informationen via månadsbrev. Ett stort antal förskolechefer påpekar att det pågår stora kompetensutvecklingsinsatser vad gäller IKT. Även om många förskolor är på gång med EdWise och bloggar är kommunikation med hemmen med hjälp av IKT-baserade verktyg ett utvecklingsområde. I grundskolan f-6 pågår arbete med digitalisering. Den stora frågan är utrustning, framförallt att skapa ekonomiska förutsättningar för likvärdighet inom digitalisering. Områden eller enskilda enheter skapar egna förutsättningar inom egen ram eller genom externfinansierade projekt för att bygga upp såväl teknisk plattform som kompetens. Andra enheter har svårt att hitta möjligheter att bygga upp en digitaliserad miljö som motsvarar dagens krav. Långsiktiga förutsättningar samt likvärdigheten är utvecklingsområden. Samtliga 7-9 - skolor omfattas nu av 1:1-satsningen, dvs en dator/elev. Stora skillnader råder dock i kompetensutveckling mellan de olika skolorna, där framförallt de första 1.1-skolor har genomgått en kontinuerlig kompetensutveckling. Där använder sig elever och lärare dagligen av olika digitala verktyg. Genomförandet av 1.1-satsningen för samtliga 7-9-skolor har dock lagt grunden för att likvärdigheten mellan skolorna ska öka men det krävs kompetensutveckling både till rektorerna och pedagogerna. Arbetet är dock påbörjat. Utvecklingsarbetet "Att leda i och för förändring" är en del i arbetet med att stärka rektor i arbetet med att utveckla lärandet genom digitaliseringen. Ytterligare ett arbete som påbörjats är att omhänderta skolchefens direktiv "En digital agenda - strategier för skolutveckling och lärande" - ett arbete som påbörjats och ska genomföras under hösten. Resultatet ska sedan analyseras och förslag till åtgärder ska presenteras i en rapport. Även i gymnasieskolan pågår digitaliseringen. 1:1 satsning är genomförd och förstärkning av viss specialutrustning pågår inom framförallt yrkesprogrammen. Inom förvaltningsstaben pågår ett intensivt arbete för att utveckla arbetssätt och metoder med modern teknik. Mycket arbete kvarstår dock. Nöjd Kund-enkäten för verksamhet förskola fick en lägre svarsfrekvens i år jämfört med förra året. Antalet svar var ca 700 färre. Positivt är att ett antal förskolor fått alla vårdnadshavare att besvara enkäten. Negativt att ett stort antal förskolor har en låg svarsfrekvens. De traditionella informationskanalerna, dagliga möten månadsbrev föräldramöten föräldraråd utvecklingssamtal, syns inte ge tillräcklig information till hemmen. Nöjd Kund-enkäten visar att det finns utvecklingspotential på detta område. Många förskolor har också tagit ett samlat grepp kring informations-svårigheterna Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 7(16)
Nämnd-/Bolagsmål Skolans resurser ska användas effektivt och fördelas så att alla barn och unga ges likvärdiga och jämställda förutsättningar. Analys och söker olika lösningar. På ett stort antal förskolor har de startat eller sk starta en blogg för att ge kontinuerlig information till vårdnadshavarna. Årets enkäter i grundskolan f-6 är ännu inte genomförda, men ett mål är att öka vårdnadshavares deltagande för att få en mer rättvisande bild av deras uppfattning. För att utveckla medborgarnas nöjdhet behövs arenor för samråd där resultat och analyser är grunden för beslut om aktiviteter i verksamheten. Enheterna beskriver att de samverkar med vårdnadshavare och elever i olika former som utvecklingssamtal, föräldraråd, skolenhetsråd, fritidsråd och elevråd. Att tydliggöra roller och förväntan ökar tilliten. I enkätsammanställning för grundskola åk 7-9 av "Elevers upplevelser av skolan" lå 2014/2015 kan utläsas att eleverna trivs i skolan och känner sig trygga (95 %) och 71 % anser att lärarna tar hänsyn till deras åsikter och 85,7 % att de får den hjälp som de behöver. 76,7 % tycker att de vet vad de ska kunna och lika många anser att de får veta hur det går för dem i skolan. Resultatet visar också att elevernas lust att lära samt intresset för matematik är mycket lågt. Endast 51,3 % tycker att matematik är intressant. 52 % av eleverna i åk 8 tycker inte att skolan gör dem nyfikna och skapar lust så att de vill lära sig mera. Ett omfattande analysarbete har genomförts för att rätt åtgärder ska kunna vidtas. Formativ bedömning, varierad undervisning, digitala verktyg, elevinflytande och ett entreprenöriellt lärande prioriteras som viktiga framgångsfaktorer Det sker en rad aktiviteter på såväl skolenhetsnivå som på huvudmannanivå för att utveckla resursfördelningen. Det gäller både ekonomisk resursfördelning och personell- och verksamhetsmässig resursfördelning. En översyn och förändring av hur de ekonomiska resurserna ska fördelas pågår och kommer att ge elever med utländsk bakgrund och elever med lågutbildade föräldrar bättre förutsättningar. Genom att skapa en större delaktighet vid bemanningsplanering och budgetarbete och involvera rektorerna i arbetet så kan elevernas behov och rättigheter tillgodoses på ett bättre sätt. I grundskolan 7-9 ger IKT-satsningen i form av 1:1 för eleverna på högstadiet likvärdiga förutsättningar vad gäller tillgången till digitala verktyg. En ny organisation av hur vi via Flerspråkscentrat ska möta våra nyanlända elever håller på att byggas upp som ska ge alla elever likvärdiga förutsättningar och möta varje enskild elevs olika behov. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 8(16)
MEDARBETARE Nämnd-/Bolagsmål Varje chef ska genomföra aktiviteter för att vara en attraktiv arbetsgivare som bidrar till att säkra kompetensförsörjning och en effektiv rekryteringsprocess. Aktiviteter ska initieras för att nå strävansmålet med 25 direkt underställda medarbetare. Alla verksamheter inom skolan i Luleå ska utarbeta former och arbetssätt för kollegial samverkan. Varje chef ska organisera och utveckla arbetssätt i syfte att förebygga stress. Varje chef ska anordna aktiviteter med fokus på värdegrund i det dagliga arbetet. Analys Chefer inom barn- och utbildningsförvaltningen arbetar kontinuerligt med aktiviteter för att vara en attraktiv arbetsgivare och målet anses delvis uppnått. Områden som prioriterats är fortsatt implementering av värdegrunden, arbete för en hållbar arbetsmiljö och ett gott bemötande av vikarier. För att säkerställa framtida rekrytering av nya lärare är det angeläget med ett bra bemötande av lärar- och förskollärarstudenter i den verksamhetsförlagda utbildningen. Luleå kommun deltar nu också i SKL:s nätverk Män i förskolan, med syfte att långsiktigt bredd rekryteringen till förskolan. För att vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare lyfts kompetensutvecklingsinsatser och hälsofrämjande arbetsplatser fram som särskilt viktiga. Arbetet med att utveckla och effektivisera bemanningsplanering och rekryterringsprocess har fortsatt i dialog med verksamheten. Förvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan har inför 2016 kompletteras med en rekryteringsplan, en kompetensutvecklingsplan och en marknadsföringsplan. Syftet är att tydliggöra förvaltningens riktning och aktiviteter för att säkra framtida kompetensförsörjning. Chefers förutsättningar är ett fortsatt prioriterat område inom förvaltningen. Aktiviteter har påbörjats för att skapa förutsättningar för en hållbar arbetsmiljö för förvaltningens chefer, exempelvis genom arbete för att införa ett anpassat flextidsavtal. Chefers förutsättningar ingår också som en naturlig del i arbetet med Framtidens skola. Förvaltningsövergripande aktiviteter för att nå strävansmålet med 25 direkt underställda medarbetare har planerats för men ännu inte påbörjats, vilket innebär att målet inte är uppnått. Samtliga verksamheter har byggt upp strukturer där medarbetare möts regelbundet och det finns en medveten vilja att utveckla den kollegiala samverkan. Exempel på former för kollegial samverkan är gemensamma kompetensutvecklingssatsningar, nätverk, reflektionsgrupper och samrättning av nationella prov. Nya former för kollegial samverkan syns också mellan verksamhetsformerna förskola, förskoleklass, fritidshem och skola; en kultur av "lärknytis" i ett röda tråden-perspektiv. Specialpedagoger och förstelärare arbetar mer med kollegial handledning och en mer organiserad metod att arbeta med varandras lärande växer fram på enheterna. Det finns fortfarande vissa utmaningar exempelvis geografiska avstånd, små enheters sårbarhet vid medarbetares frånvaro och skapande av tydlig struktur, vilket gör att målet anses påbörjat men ännu inte uppnått. Samtliga verksamheter har påbörjat aktiviteter för att organisera arbetet så att medarbetares upplevelse av stress ska minska och i ett framtidsperspektiv främja en hållbar arbetsmiljö. Viktiga forum för att arbeta med frågan, för alla verksamhetsområden, är inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet och genom facklig samverkan. På de enskilda arbetsplatserna lyfts frågan i samband med arbetsplatsträffar och i lokalt samverkansforum, medan frågan på verksamhetsnivå hanteras både i ett medarbetar- och chefsperspektiv vid teamträffar, arbetsgrupper och i VÖS. Exempel på konkreta aktiviteter för att förebygga stress är förtydligande av struktur, ansvar och arbetsrutiner t ex genom utvecklade årshjul och handlingsplaner. Viktiga verktyg för att förvaltningsövergripande arbeta i syfte att förebygga stress är bemanningsplanering och organisationsutveckling. Aktiviteter med fokus på värdegrunden har implementerats i förvaltningens kontinuerliga arbete och målet anses uppnått. Varje chef anordnar aktiviteter i det dagliga arbetet, där några exempel är medarbetarsamtal med värdegrunden som utgångspunkt, dialog i personalgruppen och värdegrundsövningar. PRIO; ett utvecklingsarbete som drivs av SKL för att höja kunskapsresultaten i den svenska skolan, lyfts som en god möjlighet till att utveckla skolans interna processer och främja en medskapande organisation. Det krävs ett medvetet arbete för att värdegrunden även i fortsättningen ska upplevas som en naturlig del i det dagliga arbetet. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 9(16)
Antal anställda Antalet tillsvidareanställda medarbetare i barn- och förvaltningen har ökat något samtidigt som antalet visstidanställda medarbetare har minskat. Att andelen visstidsanställningar har minskat kan delvis förklaras med att fler lärare och förskollärare har fått legitimation och har kunnat anställas tillsvidare. Antalet visstidsanställda medarbetare förväntas öka de närmaste åren med anledning av kommande pensionsavgångar i relation till legitimationskravet och brist på legitimerade lärare i vissa behörigheter. Antal anställda Januari 2015 April 2015 Augusti 2015 Tillsvidare 2324 2352 2402 Viss tid 325 327 183 Sjukfrånvaro Statistik för perioden januari-augusti 2015 visar att den totala sjukfrånvaron i förvaltningen (5,6%) fortfarande är högre än föregående år (4,8 %), men lägre än för Luleå kommun totalt (6,6%). Sedan mätningen i april 2015 har sjukfrånvaron minskat inom alla verksamhetsområden. Medarbetare i åldersgruppen 50 år och äldre står fortfarande för den största ökningen av sjukfrånvaro och det är förskolan (5,3 %) samt serviceenheten (4,92 %) som har den högsta totala sjukfrånvaron. Lägst total sjukfrånvaro under samma period hade grundskolan 7-9 med mindre än 2 %. Det löpande förebyggande- och hälsofrämjande arbetet pågår inom samtliga verksamhetsområden. Barn- och utbildningsförvaltningen sjukfrånvaro (%) jan - aug 2015, jämförelseperiod jan-aug 2014 Total sjukfrånvaro Sjukfrånvaro Kvinnor Män Ålder Ålder Ålder > 59 dagar <= 29 år 30-49 år >= 50 år 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 4,8 5,6 36,8 40,9 5 6,1 3,8 3,3 3,9 4,1 4,3 4,8 5,4 6,4 Barn- och utbildningsförvaltningens frisknärvaro (%) jan-aug 2015, jämförelseperiod jan - aug 2014 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro Frisknärvaro 0 dagar 1-7 dagar >= 8 dagar 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 52,41 48,04 24,63 26,17 22,96 25,43 77,00 74,60 Strategisk kompetensförsörjning Under våren 2015 har förvaltningen arbetat fram en målbild för Framtidens skola. Beslut om målbilden fattades i barn- och utbildningsnämnden i april och i kommunfullmäktige i juni. Medarbetares synpunkter och frågor om Framtidens skola har samlats in, sammanställts och kommer att ligga till grund för det fortsatta arbetet. Förvaltningens strategiska kompetensförsörjningsplan har färdigställts inför 2016 och kompletterats med en rekryteringsplan, en kompetensutvecklingsplan och en marknadsföringsplan. Syftet är att tydliggöra förvaltningens riktning och aktiviteter för att säkra framtida kompetensförsörjning. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 10(16)
Information om förvaltningens kompetensförsörjningsplan för 2016 lämnas till barn- och utbildningsnämnden i september 2015. Förvaltningens satsning på karriärtjänster fortsätter och efter den senaste rekryteringsomgången finns nu 93 förstelärare och 2 lektorer i Luleås skolor. Syftet med karriärtjänsterna är höja attraktiviteten i läraryrket och öka utvecklingen i skolans olika ämnesområden. Karriärtjänsterna ska också stimulera och inspirera medarbetare till nya positiva utmaningar i sin karriär som lärare. Det nya digitala kompetensregistreringsverktyget, KOLL, håller på att införas i förvaltningen. I det första steget registreras den pedagogiska personalens legitimation och behörighet i systemet. KOLL kan i framtiden användas som ett digitalt verktyg i bemanningsplanering. Bemanning inför läsår 2015-16 Bemanningsplanering är den process där förvaltningens verksamheter bemannas med rätt behörighet och kompetens för att tillgodose verksamhetens behov. Bemanningsplaneringen pågår kontinuerligt över hela läsåret och är som mest intensiv under våren då den övergripande planeringen inför kommande läsår förhandlas och verkställs. Förvaltningen har sedan 2014 en gemensam arbetsrutin för bemanningsplanering. Det ökar möjligheten till samverkan mellan förvaltningens olika verksamheter och effektiviserar bemanningsprocessen. Arbetsmiljöarbetet är en naturlig del i bemanningsplaneringen och syftar till att skapa en hälsosam arbetsmiljö för alla medarbetare. Varje chef planerar bemanningen inför läsåret med målet att skapa en hållbar och hälsofrämjande arbetssituation för alla medarbetare och goda förutsättningar för kollegial samverkan. Inom förskolan kunde samtliga behov av förskollärare inför hösten 2015 tillsättas med legitimerad personal. Det har funnits ett positivt intresse för lärartjänsterna som annonserats och majoriteten har kunnat tillsättas av behöriga och legitimerade lärare. Till tjänster som yrkeslärare, speciallärare, modersmålslärare, lärare särskola samt lärare i språk och slöjd har det dock varit svårare att rekrytera behöriga och legitimerade lärare. Förvaltningsövergripande syntes vissa tendenser i bemanningsplaneringen inför läsåret 2015/16, behovet av personal var något större än föregående läsår och i större utsträckning än tidigare erbjöds heltids- och tillsvidareanställningar. Ökningen av antalet externa annonser beror delvis på pensionsavgångar inom lärarkåren, men också på regelverket kring lärarlegitimation. Många lärare hade under läsåret 2014/15 tidsbegränsade anställningar enligt Skollagen på grund av att de inte fått sin lärarlegitimation utfärdad av Skolverket eller var obehöriga för ämne alt. årskurs. När en tidsbegränsad anställning upphör är arbetsgivaren ålagd att söka efter legitimerad lärare, vilket görs genom extern annonsering. Arbetet med att utveckla förvaltningens bemanningsenhet, som försörjer verksamheten med korttidsvikarier 1-14 dagar, fortsätter. Samtliga verksamheter arbetar med att minska antalet beställningar med planerad frånvaro som orsak, för att frigöra fler vikarier vid sjukdom och vård av barn. Samtidigt arbetar bemanningsenheten löpande med att rekrytera nya vikarier. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 11(16)
Bemanningsenheten 2015 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Totalt antal vikariebeställningar 2560 3670 3100 2358 2548 1892 86 1290 varav Tillsatta 70,6% 53,7% 64,4% 76,1% 68,4% 74,3% 91,9% 78,4% Antal: 1808 1970 1997 1794 1743 1406 79 1012 Avslagna 24,8% 42,3% 30,3% 18,7% 26,8% 21,0% 2,3% 15,8% Antal: 634 1552 939 440 682 397 2 204 Avbeställda 4,3% 4,0% 5,3% 5,2% 4,7% 4,7% 5,8% 5,8% Antal: 111 148 163 124 121 89 5 74 Övrigt 0,3% 0,0% 0,0% 0,1% Antal: 7 0 1 2 Frånvaroorsak Oplanerad frånvaro 51,0% 61,3% 53,6% 46,7% 43,2% 32,8% 25,6% 45,6% Planerad frånvaro 49,0% 38,7% 46,4% 53,3% 56,8% 67,2% 74,5% 54,4% Antal aktiva korttidsvikarier _ 453 420 449 474 514 514 554 Arbetsmiljö Arbetsmiljöverket genomförde under våren 2015 inspektioner på 14 av kommunens skolor. Resultatet visar att 13 av de inspekterade skolorna har fått krav på arbetsmiljöåtgärder. Skolorna ska redovisa åtgärdsplan till arbetsmiljöverket under hösten 2015. Gemensamma nämnare för inspektionerna är krav på kartläggning av arbetsbelastningen, vikariesituationen samt förutsättningar för elever med behov av särskilt stöd. Verksamheten arbetar nu vidare med åtgärdsplanering. Vid läsårets start passar det bra att informera och påminna alla medarbetare om rökfri arbetstid. Samtliga av förvaltningens chefer har under augusti fått ta del av Luleå kommuns bildspel angående rökfri arbetstid tillsammans med en uppmaning om att lyfta frågan på arbetsplatsträff eller liknande. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 12(16)
EKONOMI Nämnd-/Bolagsmål Verksamhetens resultat ska vara minst noll. Lokalkostnadernas andel av skolans ram ska inte öka. Köptrohet inom alla verksamheter, samt 100 % köptrohet mot ramavtal. Analys Totalt för förvaltningen prognostiseras att verksamheten kommer att bedrivas nätt och jämnt inom ram innevarande år. Däremot är det fortsatt stora variationer mellan skolformerna. Se vidare analys nedan. Nettohyrorna uppgår till ca 206 Mkr vilket motsvarar 12,8% av förvaltningens totala ram. Det innebär att måluppfyllelsen är påbörjad men att resultatet återstår att se eftersom investeringstakten och dess konsekvenser inte går att avläsa ännu. Målet är framtaget för att särskilt följa att resurser inte omfördelas från kärnverksamheten för att finansiera nya lokaler i samband med volymtillväxt. Nämnden förutsätter att konsekvenser av investeringar som sker för att möta den demografiska ökningen ska finansieras med utökad budgetram. Behovet av lokaler kommer att öka under kommande planperiod, och därmed ökade hyreskostnader för förvaltningen, vilket inte inryms i nuvarande budgetram. Köptroheten mot kommunens ramavtal mätt i antal fakturor, uppgår till 88% motsvarande 106 Mkr. Förskolan och staben utgör goda exempel med höga köptrohetsiffror. Däremot uppvisar grundskolan och gymnasieskolan inte tillfredställande köptrohet. För att förbättra resultatet och komma närmare målet är en viktig del att inköpen sker enligt fastställd inköpspolicy och rutiner; endast utsedda beställare ska göra inköpen. Dessa har kompetensen om vilka ramavtal som är aktuella. Arbetet fortsätter att förbättra måluppfyllelsen. Antalet ramavtal ska öka samtidigt som innehållet i befintliga avtal behöver förbättras och behovsanpassas. Kontaktpersoner på förskolor och skolor är utsedda för att öka kvaliteten i processen, liksom att skåpservice ska införas i högre utsträckning. Utbildning sker löpande för såväl inköpsadministratörer som budgetansvariga rektorer m fl. Inköpsrutinen utvecklas och kundanpassas för att öka tids- och kostnadseffektiviteten. Driftsredovisning Periodens resultat Nämnden uppvisar ett litet överskott för perioden, 4 396 tkr eller knappt en halv procent av periodens budget. Resultatet är relativt oförändrat i jämförelse med föregående delårsuppföljning (efter korrigering med lönerevisionen). Orsaken till överskottet hänförs framförallt till förskolan och gymnasieskolan. Dessa överskott väger upp grundskolans fortsatta underskott mot budget. Grundskolans underskott beror på att rektorerna fortsatt redovisar avvikelse mot tilldelade resurser, men deras resultat har förbättrats kraftigt i jämförelse med föregående år. Även gymnasieskolans rektorer uppvisar underbalans för perioden, vilken dock uppvägs av det interkommunala nettot. Orsaken till gymnasierektorernas underskott är att anpassningen av organisationen till den fortsatta demografiska elevminskningen och minskade ram tar tid. Elevströmmarna styr kompetensbehovet och genom att dessa är svåra att prognostisera blir det problem att ligga i fas med den minskade ramen. Åtgärder pågår på alla nivåer för att klara verksamheten inom ekonomisk ram. Prognos Totalt för förvaltningen prognostiseras att verksamheten kommer att bedrivas nätt och jämnt inom ram innevarande år. Däremot är det fortsatt stora variationer mellan skolformerna. Förskolan och gymnasieskolan bedömer att resultatet blir större än noll medan läget för grundskolan är fortsatt ansträngt. För gymnasieskolans del är det den interkommunala verksamheten som även i år väger upp rektorernas utmaningar att anpassa organisationen till den kraftiga volymminskning som skett de Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 13(16)
senaste åren. Även skolskjutsverksamheten signalerar ett underskott vid årets slut pga ett nytt bussavtal som beräknas medföra fördyringar. Det faktum att den beräknade kostnaden av detta avtal inte redovisats ännu förklarar varför periodens samlade överskott för förvaltningen minskar till ett nollresultat vid årets slut. Resultaträkning, tkr Perioden Prognos Verksamhetens intäkter 101 795 105 295 Verksamhetens kostnader -1 173 463-1 722 861 Kapitalkostnader -16 244-21 000 Nettokostnader -1 087 912-1 638 566 Kommunbidrag 1 092 307 1 638 461 15 000 10 000 5 000 0-5 000 Budgetavvikelse 2015 - jämförelse med 2014 (tkr) 2014 jan feb mars apr maj jun jul aug sep okt nov dec Resultat 4 395-105 -10 000 Den negativa prognosen innevarande år för grundskolan ska ses i ljuset av en positiv resultatutveckling i jämförelse med föregående år. Utifrån ett intensivt arbete bl a i form av effektiva resultatdialoger mellan stab, rektor och verksamhetschef planeras en budget i balans from nästa år. Förskolechefer och rektorer arbetar vidare med åtgärdsplaner för att komma tillrätta med underskotten. Redovisning per verksamhet (Tkr) P eriodens resultat Årsprognos Budget Period Budget Utfall Avvikelse Avvikelse Nämnden 1 666 1 111 1 202-91 0 Förvaltningsstaben 87 638 58 425 57 280 1 146 0 Serviceenheten 110 487 73 658 74 053-395 -4 020 - Gemensamt 5 164 3 443 3 852-410 -400 - Vaktmästarservice 19 974 13 316 12 952 364-400 - Skoltransporter 33 639 22 426 22 550-124 -3 000 - Måltidsservice 51 710 34 473 34 699-225 -220 Förskola 455 862 303 908 298 593 5 315 4 025 - Gemensamma resurser 468 844 312 563 309 422 3 141 5 525 - Förskolechefer -125-83 -2 576 2 493-1 460 - Försk.chefer intraprenader 0 0 26-26 -75 - Friskolor 31 500 21 000 21 330-330 -5 - Barnomsorgsavgifter -44 357-29 572-29 609 38 40 Grundskola 733 764 489 176 493 723-4 547-3 610 - Gemensamma resurser 651 966 434 644 431 000 3 644 3 335 - Rektorer F-6 0 0 2 156-2 156-2 980 - Rektorer 7-9 0 0 1 687-1 687-1 395 - Rektorer Särskolan 0 0 2 787-2 787-2 545 - Rektorer intraprenader 0 0 664-664 -560 - Friskolor 65 928 43 952 44 036-84 0 - Skolbarnsomsorgs avgifter -30 200-20 133-20 133 0 1 905 Flerspråkscentrum 18 668 12 446 13 968-1 522-2 000 Central Elevhälsa 0 0-847 847 630 Kulturskola + Miljöskola 27 401 18 268 18 404-137 0 Gymnasieskolan 249 044 166 029 163 062 2 967 3 500 - Gemensamma resurser 202 776 135 184 132 353 2 831 1 500 - Rektorer 0 0 3 689-3 689-3 200 - Friskolor+ NFTC 32 590 21 727 21 173 554 500 -Interkommunalt netto -5 100-3 400-4 832 1 432 3 000 - Gymnasiesärskolan 18 778 12 518 10 679 1 839 1 700 Total 1 638 461 1 092 307 1 087 912 4 396-105 Förvaltningen vidtar flera åtgärder för att nå högre effektivitet i resursfördelning och -användning både på lång sikt och innevarande år. En ny resursfördelningsmodell med månadsvis avstämning är sedan tidigare införd i föroch grundskolan och omfattar nu även gymnasie- och särskolan. Det är en stor utmaning för rektorer och förskolechefer att möta barn- och elevfluktuationer och planera långsiktigt. Förvaltningen jobbar vidare med att utveckla en olik fördelning för likvärdighet. Rektorer och förskolechefer arbetar vidare med åtgärdsplaner för att komma tillrätta med underskotten. För att säkerställa fortsatt hållbar ekonomisk utveckling krävs ett nära samarbete mellan stab och verksamhet, då det gäller kompetensförsörjning och bemanningsplanering. En pågående översyn av elevpengen ska också bidra till kvalitetssäkringen av analyserna. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 14(16)
Investeringsredovisning Barn- och utbildningsnämndens investeringsbudget Perioden Prognos Nettoinvestering 9 660 14 500 Årsbudget 22 500 Avvikelse 8 000 Under 2015 har barn- och utbildningsförvaltningen utökat sin investeringsbudget för IT för att digitalisera grundskolan åk 7-9 samt gymnasieskolan. Investeringsmedlen har använts för investeringar i s.k. skoldatorer enligt 1:1 principen. Prognostiserat överskott beror på ombudgeterade investeringsmedel för IT. De senaste årens återhållsamhet när det gäller investeringar i form av inredning och verksamhetsutrustning märks tydligt i verksamheterna. Luleå kommun har dessutom på grund av överklagningar i avtalsprocessen saknat avtal för att köpa skolmöbler under några år. Under hösten 2014 blev inköpsavtalet klar, vilket medfört att inköp av beslutade investeringar sedan 2012 pågår. Under 2015 har som tidigare år, arbetsmiljöåtgärder, myndighetskrav och enskilda personers funktionsnedsättningar prioriterats. Hittills har dominerande åtgärder främst varit inriktade mot ljudreduktion och tillgänglighetsåtgärder för barn och elever. Några exempel är: tillgänglighetsanpassningar på Boskataskolan. Ljudreducerande åtgärder på Sundets förskola, Uddens förskola samt Boskataskolan. De medel som finns till förfogande för arbetsmiljöåtgärder bedöms som tillräckliga för året. Bygginvesteringar- beslutas i Stadsbyggnadsnämnden och redovisas som lokalkostnader Ett växande Luleå innebär behov av fler förskolor och skolor, både i befintliga och nya bostadsområden. Barn- och utbildningsförvaltningen är i ett läge när befolkningsprognosen visar att antalet barn i åldern 0 18 år beräknas öka med + 1 948 t o m 2024. En positiv ökning som dock medför stora utmaningar för förvaltningen och Luleå Kommun. Investeringsnivån höjs, och omfattar både förbättringar i befintliga lokaler och utökningar med nya förskoleavdelningar och en ny grundskola på Kronan. Alla byggprojekt (nybyggnationer, större lokalåtgärder, utemiljöåtgärder och lokalanpassningar) sker i Stadsbyggnadsförvaltningens regi och i samverkan med BUF. Redovisning sker i Stadsbyggnadsförvaltningens delårsrapporter och verksamhetsberättelser. Konsekvenser av dessa investeringar syns som hyreskostnader för Barn- och utbildningsförvaltningen. Nettohyror 2015 efter överföring till fritidsförvaltningen är ca 206 300 tkr vilket motsvarar knappt 13,0 % (12,8%) av förvaltningens totala ram. En strategi för BUN s lokalplanering är att lokalernas andel av kommunbidraget inte ska överstiga 13 %. Behovet av lokaler kommer att öka under kommande planperiod, och därmed ökade hyreskostnader för förvaltningen, vilket inte inryms i nuvarande budgetram. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 15(16)
Några exempel på byggprojekt som är beställda av BUF och pågår: Tallkronanskolan - projektering av byggnaden pågår, liksom förslag till färgsättning och inredning samt utemiljöns utformning. Förskolor - projektering pågår i Centrum och på Hällbacken. Detaljplanearbetet för ny förskola i Gammelstad pågår. I centrum pågår byggnation och beräknas bli klart slutet november 2015. Förskola/kombiskola på Hällbacken beräknas bli klar till hösten 2017. Några exempel på pågående och åtgärdade utemiljöer under 2015: Prioriterade åtgärder i form av högre staket och grindar samt utomhusbelysning sker 2015. Björkskataskolans innergård kompletteras med växtlighet, klar i september 2015 Vintergatan, Munkeberg, Jämtögården, Måttsund och Vitå förskolor har fått nya staket. Utemiljön på Munkebergskolan, Älven, Hägern och Vitå förskola planeras. Hedskolan har kompletterats med lekutrustning från Miljöskolan. Samtliga åtgärder bedöms vara klara hösten 2015. Förplanering av nya staket på inhyrd anläggning, Kallkällans förskola pågår. Kök - aktuella projekt Skolkök: Ängskolans kök byggs om och beräknas vara klara i november 2015. Förskolekök: Påbörjat projektering av kök på Ormberget och Dungens förskolor Akuta och nödvändiga åtgärder i Örnässkolans kök (ett av förvaltningens två produktionskök) är utförda. Renovering av Antnäs och Älvens förskolekök är klara. Nytt kök och matsal på Furuparksskolan färdigställdes vintern 2015. Åtgärder i övrigt: Åtgärder i förvaltningskontoret samt i norra hamnmagasinet är genomförda. Den verksamhet som haft kontor i hamnmagasinet har flyttat tillbaka till förvaltningskontoret och istället har flerspråkscentrum som samlade verksamhet, flyttat dit. Barn- och utbildningsnämnd, Underlag för uppföljning period 2 2015 16(16)