UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN FÖRVALTNINGSAVDELNIN GEN Handläggare: Ingrid Olon Telefon: 08-508 33810 ingrid.olon@utbildning.tockholm.e Till Utbildningnämnden 2007-02-15 DNR 07-041/246:1 SID 1 (9) 2008-06-24 Avdelningorganiation i en ny utbildningförvaltning Förlag till belut Förvaltningen förelår att utbildningnämnden belutar följande 1. Förlaget till avdelningorganiation inom utbildningförvaltningen från den 1 juli 2007 godkänn. Thoma Peron Direktör Sammanfattning Kommunfulläktige har i amband med budget för 2007 belutat att överföra anvaret för förkolekla, grundkola, obligatorik ärkola och kolbarnomorg från taddelnämnderna till utbildningnämnden. Kommuntyrelen har därefter belutat att ge utbildningnämnden i uppdrag att kyndamt påbörja arbetet med att kapa en ny utbildningförvaltning. I detta ärende förelå övergripande organiationprinciper och avdelningorganiation för en ny, amlad utbildningförvaltning från den 1 juli 2007. Detaljorganiation beluta, i näta teg, av förvaltningchefen enligt delegationordningen. De förelagna avdelningarna är: Avdelning för förkolekla, grundkola, obligatorik ärkola, kolbarnomorg (inkl. S:t Örjan) Avdelning för gymnaiekola och gymnaieärkola Avdelning för vuxenutbildning inkl. komvux, ärvux och fi Avdelning för enkilda och fritående verkamheter inkl. interkommunala erättningar Avdelning för elevhäla, modermål, IT, media, bibliotektöd Avdelning för tadgemenamma frågor inkl. intagning/mottagning, inpektion, kvalitet, utvärdering Avdelning för ekonomi och lokaler Avdelning för peronalfrågor Avdelning för adminitration inkl. IT-drift, ervice, arkiv, regitratur, info Box 22049, 104 22 Stockholm. Telefon 08-50833000. Fax 08-50833809 regitrator@utbildning.tockholm.e Beökadre Hantverkargatan 2 F www.tockholm.e
SID 2 (9) Ärendet beredning Detta ärende har utarbetat inom överföringprojektet amordning/ekretariatfunktion. Ärendet har dikuterat i tyrgruppen. Samverkan har kett inom den ärkilda, tadgemenamma, förvaltninggrupp om hanterar frågor kring överföring av grundkolan, ärkolan och kolbarnomorgen. Bakgrund Kommunfullmäktige belutade i amband med budget för 2007 med inriktning för 2008 och 2009 att anvaret för förkolekla, kolbarnomorg, grundkola amt obligatorik ärkola överför från taddelnämnderna till utbildningnämnden den 1 juli 2007. Fullmäktige belutade ockå att organiationen vid utbildningförvaltningen kulle utreda och att en ny organiation kulle införa från och med den 1 juli 2007. En utredning om överföring av grundkolan, ärkolan och kolbarnomorgen till utbildningnämnden 1 - i fortättningen kallad överföringutredningen har identifierat frågor om berör av den organiatorika förändringen och förelagit en organiation amt en preliminär dimenionering av utbildningnämnden nya förvaltning. Staddirektören har uppdragit till direktören för utbildningförvaltningen att leda arbetet i taden med att överföra anvaret från taddelnämnderna till utbildningnämnden. I uppdraget poängtera att det är en omfattande förändringproce och att det är angeläget att äkertälla att kommunfullmäktige mål för förändringen genomför. Vikten av att genomföra de effektivieringar om fullmäktige belutat om i amband med organiationförändringen poängtera ockå. Det täll krav på en förvaltningorganiation om är effektiv och ändamålenlig amt äkrar uppföljning av verkamheten mål och vidmakthåller en tark ekonomityrning. Löften om tärkt valfrihet för enkilda i kombination med kolorna ökade lokala anvartagande täller ockå ärkilda krav på uppföljning av kvalitet och reurutnyttjande. I tadledningkontoret underlag till belut i kommuntyrelen om överföring av anvaret från taddelnämnderna till utbildningnämnden, förorda att utbildningfrågorna organiera i en förvaltning under utbildningnämnden. Samordningvinterna med en förvaltning bedöm överväga tänkbara nackdelar. Förvaltningen förlag Förändringorganiation Arbetet med truktur ytem - kultur (organiationfaen) genomför i en ärkild förändringorganiation. Denna betår av en tadövergripande tyrgrupp, en projektgrupp amt operativa referengrupper och arbetgrupper. Styrgruppen uppgift är att hjälpa förvaltningchefen i övergripande avvägningar och bedömningar i frågor om är gemenamma mellan utbildningförvaltningen och andra förvaltningar, främt tadledning- 1 Utredning av Anette Holm; Solving, Bohlin & Strömberg, på uppdrag av taddirektören. (18 december 2006).
SID 3 (9) kontoret och taddelarna. Projektgruppen leder det operativa förändringarbetet. Ordförande i projektgruppen är projektledaren. Projektgruppen betår därutöver av ordföranden i referengrupperna och en amordning/ekretariatfunktion. Referengrupperna om betår av medarbetare från berörda organiationer i taden - tar fram underlag och bidrar i förändringarbetet. Några av referengrupperna har arbetgrupper till itt förfogande. Regelbundna möten håll med berörda chefer i taden. Det finn ockå en ärkild organiation för kommunikation om förändringarbetet. Arbetet i förändringorganiationen går ucceivt över i genomförandefaen och överför då till ordinarie organiation. Detta kommer att ke vid olika tillfällen för olika områden. Övergripande organiationprinciper Det finn ett antal utgångpunkter för förlaget till organiation för den nya utbildningförvaltningen. Dea organiationprinciper utgår från taden tyrprinciper och den anvarfördelning för kolväendet om taten har belutat om. Organiationen är inte ett mål i ig, utan ett medel för att nå mål. Olika uppdrag och mål kan därför behöva olika organiation. I förlaget till avdelningorganiation har följande principer balanerat mot förvaltningen olika uppdrag. En organiation utveckla ucceivt, vilket gör att det kan behöva juteringar efter hand. Princip 1: Mål- och reultattyrning tillämpa i en decentralierad organiation. Skolorna och dera verkamhet är utgångpunkt för organiationen. Skolorna ka, inom belutade ramar, ha en betydande jälvtändighet att organiera, genomföra, utvärdera och utveckla verkamheten ( helhetanvar ). Antalet organiatorika nivåer minimera. Befogenheterna och anvaret roll- och anvarfördelningen mellan aktörerna - ka förtydliga i delegationordning och andra dokument, om ta fram under våren 2007. Princip 2: Så tor del om möjligt av de av kommunfullmäktige belutade ekonomika chablonerna ka fördela till kolorna. Överenkommeler om förväntade pretationer och kolorna övriga åtaganden gör och koppla till reurtilldelningen. Skolorna erbjud tjänter, men belutar jälva om de behöv och var de ka köpa. Så kallade fria nyttigheter undvik. Princip 3: Den gemenamma adminitrationen ka omfatta trategik ledning och myndighetutövning, de olika tödfunktioner om kolor efterfrågar amt de funktioner om det demokratika ytemet belutar om. Princip 4: Föräldrar/elever ka å långt det är möjligt ha möjlighet att välja kola. Detta gäller även elever med funktionhinder. Princip 5: Lika villkor för kommunala och andra anordnare ka efterträva, å långt om regelverket medger.
SID 4 (9) Princip 6: Kvalitetarbetet inkluive tyrning och uppföljning fokuerar på eleverna kunkaputveckling utifrån fattällda mål. Dialogen mellan olika intreenter och ytemnivåer förtärk, likom reultatanalyen. Chefer och medarbetare trävan att fördjupa ig i hur man kan förbättra undervining och underlätta lärande ka uppmuntra. Princip 7: En tor förvaltning täller extra krav på tydlig anvarfördelning och en väl utvecklad ekonomik tyrning. Princip 8: Det ka finna rutiner och ytem om gör att förflyttningar mellan kolor, tadier, kolformer m.m. kan göra utan att övergångproblem upptår. Princip 9: Ledarkapet är viktigt för en enhet reultat. Det ka därför finna tydliga förväntningar på cheferna om följ upp regelbundet. Tidbegränade förordnanden tillämpa för chefer. Det ka finna goda möjligheter till ledarutveckling, töd vid behov och dylikt. Princip 10: Det ka finna goda möjligheter för medarbetarna att utveckla i in yrkeroll och att byta arbetplat. Fler karriärvägar kapa för lärarna. Det ka finna möjligheter att delta i nätverk, möteplater, utvecklingarbeten och liknande inom taden. Princip 11: Organiationen, och förändringarna i den, ka känneteckna av öppenhet, möjlighet till delaktighet och uppmuntran till kreativitet. Belutproceer ka göra tydliga och kända. Alla förvänta bidra till förändringarbete utifrån ina förutättningar. Princip 12: Information är något om ka göra tillgängligt. Cheferna har ett övergripande anvar för informationpridning. Medarbetarna har ett anvar för att kaffa ig information. Princip 13: Egenregiverkamheten organiera i avdelningar utifrån elever/tuderande ålder. Princip 14: Hanteringen av enkilda förkolor och fritående kolor amla i en eparat avdelning. Princip 15: Belut i enkilda elevärenden ka fatta utifrån tadgemenamma kriterier och principer. Princip 16: Det bör finna en amarbetorganiation mellan taddelar och fackförvaltning om kan hantera frågor och ärenden om berör hela kolväendet (dv. inkluive förkoleverkamheten). Avdelningar I det följande förelå att följande nio avdelningar inrätta inom utbildningförvaltningen från den 1 juli 2007:
SID 5 (9) 1. Avdelning för förkolekla, grundkola, obligatorik ärkola, kolbarnomorg 2. Avdelning för gymnaiekola och gymnaieärkola 3. Avdelning för vuxenutbildning med komvux, ärvux, fi och KY 4. Avdelning för enkilda och fritående verkamheter inkluive interkommunala erättningar 5. Avdelning för elevhäla, modermål, IT, media, bibliotektöd 6. Avdelning för tadgemenamma frågor inkluive intagning/mottagning, inpektion, kvalitet, utvärdering 7. Avdelning för ekonomi och lokaler 8. Avdelning för peronalfrågor 9. Avdelning för adminitration inkluive IT-drift, ervice, arkiv, regitratur, info Förlaget utgår, förutom de övergripande organiationprinciperna, från överföringutredningen amt från den befintliga utbildningförvaltningen organiation. Överföringutredningen bedömningar kring dimenionering, och i vi utträckning förlagen till organiation, utgår från den tillkommande verkamheten. Utredningen förlag behöver därför komplettera med bedömningar om dimenionering och organiation utifrån den nya helhet om kapa genom överflyttningen. Detta innebär t.ex. att via funktioner om finn i nuvarande utbildningförvaltningen kan avveckla eller rationaliera, att funktioner om är gemenamma för flera kolformer behöver amordna organiatorikt och att nya frågor om lämplig organiation upptår (antal organiationnivåer, vuxenutbildningen, vilka funktioner om kan upphandla etc). 1. Grundkoleavdelningen inkluive förkolekla, obligatorik ärkola och kolbarnomorg (Gr-avdelningen) I denna avdelning amla egenregin inom det obligatorika kolväendet och kolbarnomorgen, dv. en tor del av den tillkommande verkamheten. Till avdelningen för S:t Örjan kolor och Öterholmkolan, vilka är grundkolor om redan tillhör nuvarande utbildningförvaltningen organiation. Avdelningen bygger på principen om avdelningar utifrån eleverna ålder. Överföringutredningen förelår att det inom en grundkoleavdelning finn ytterligare en ytemnivå; regioner med regionchefer och en adminitration kopplad till denna. Det är utifrån organiationprinciperna tvekamt att inrätta en ådan nivå. Även SLK: ärende till KS uttrycker tvekamhet till en ådan organiering. Däremot behöver grundkoleavdelningen arbete organiera å att avdelningledningen kan ha regelbundna kontakter med och arbetleda de ca 120 rektorerna. Exakt hur avdelningen interna organiation ka e ut bör beluta enare, när avdelningledningen fått möjlighet att ta tällning till frågan. Utgångpunkten i förändringarbetet är tillvidare att avdelningen och en eventuell geografik uppdelning av arbetledningen utgör en organiatorik nivå. Det innebär att avdelningchefen och de biträdande dito tillamman varar för ledningen och att den adminitration om finn på avdelningen är gemenam för hela avdelningen. Avdelningledningen är amlad på en plat. Detta hindrar naturligtvi inte att man inom avdelningen har möten, amordnar verkamhet m.m. inom regioner/ditrikt/områden där å är lämpligt.
SID 6 (9) 2. Gymnaieavdelningen inkluive gymnaieärkolan (Gy-avdelningen) Gymnaieavdelningen är dagen utbildningavdelning, när ekonomi-, peronal- och ITfunktionerna amt vuxenutbildningen fört till andra avdelningar. Avdelningen uppdrag är att driva de kommunala gymnaiekolorna. Avdelningen omfattning inkluive antal enheter motiverar att den led av en avdelningchef och en biträdande avdelningchef. Gymnaieavdelningen följer principen om avdelningar utifrån eleverna ålder. 3. Vuxenutbildningavdelningen med komvux, ärvux, fi och KY (Vux-avdelningen) Vux-avdelningen ka vara för utbildning för vuxna. Den innehåller åväl betällarfunktionen om de funktioner om behöv för att de tuderande ka kunna välja att bedriva in utbildning ho olika utförare (entreprenörer och egenregienheter). Här finn ockå den myndighetutövning om kräv, uppföljning och utvärdering amt övergripande planering- och utvecklingfrågor. Förlaget innebär att de funktioner om idag är delade på olika avdelningar och enheter amla. När tyrningen av vuxenutbildningen utveckla mot att vara mot de tuderande val amt upphandling och/eller auktoriation är det naturligt att amla alla funktioner inom vuxenutbildningen i en egen avdelning. Då kapa goda möjligheter för nabba anpaningar till förändringar inom t.ex. arbetmarknad och de tuderande behov, likom för att finna en å effektiv adminitration om möjligt. Avdelningchefen varar för att utförarna garantera lika behandling, oavett huvudman. Även detta förlag bygger på avdelningar utifrån ålder. 4. Enkilda/fritående-avdelningen inkluive interkommunala erättningar (EF-avdelningen) Detta är en förtärkning av dagen enhet för enkilt driven och fritående verkamhet inom förvaltningavdelningen. Till avdelningen för tillynfunktionen för enkilt drivna förkolor, vilket gör att klagomålhanteringen kan förtärka. Deutom utöka ambitionen i kontakter och amverkan med fritående kolor, likom i att följa upp eleverna och kolorna pretationer. Ett annat motiv till att göra EF-enheten till en avdelning är att den organiatorikt ka finna på amma nivå om de tre övriga driftavdelningarna. Det bör leda till goda förutättningar för att erbjuda lika villkor mellan kommunala och enkilda/fritående anordnare. 5. Uppdragavdelningen (Upp-avdelningen) Den nuvarande intäktfinanierade avdelningen, om äljer tjänter inom elevhäla, modermål, media, bibliotektöd m.m. kvartår tillvidare. Anvaret för S:t Örjan kolor för till Grundkoleavdelningen, för att kunna ha nära amverkan med övriga grundkolor och andra ärkilda undervininggrupper. 6. Kvalitetavdelningen (K-avdelningen) Avdelningen övergripande funktioner är inpektion, gemenamt kvalitet- och utvecklingarbete och belut om intagning och om mottagande i ärkolan. Avdelningen innehåller i huvudak de delar av förvaltningavdelningen om kvartår efter att funktioner
SID 7 (9) flyttat till Grundkolavdelningen, Vux-avdelningen, EF-avdelningen och Adminitrativa avdelningen. Kvalitetavdelningen hanterar frågor om ka vara fritående från driftavdelningarna, främt för att äkertälla lika villkor för olika anordnare, likvärdighet i individbelut och oberoende i förhållande till driften. Avdelningen bygger vid efterfrågan från enheter och avdelningar eller efter belut av de politika organen upp en projektorganiation för att hantera utvecklingprojekt, fortbildning/kompetenutveckling o dyl. Det är viktigt att ådana atningar gör i en tillfällig organiation, om hela tiden kan anpaa till förändringar i behov och förutättningar. 7. Ekonomi- och lokalavdelningen (EL-avdelningen) Avdelningen varar för planering och uppföljning, ekonomityrning, controller, redovining, upphandling- och avknoppningtöd amt lokalhanteringen. I en tor förvaltning är det naturligt att tyrningfrågor får en framträdande roll. Ekonomityrningen kommer att vara viktig för att garantera en god huhållning. Dea frågor lyft fram i KS-ärendet. Ekonomifunktionerna bör därför amla till en ammanhållen avdelning. Därmed ingår avdelningchefen i förvaltningen ledninggrupp. De aktuella kraven på avveckling av lokaler motiverar att lokalfunktionen centraliera och koppla till ekonomifunktionen. 8. Peronalavdelningen (P-avdelningen) Denna avdelning anvarar för PA-töd, lönehantering, penionhandläggning och chefrekrytering/-utveckling, och innebär en utökning av dagen peronalenhet till följd av en kraftigt ökad volym antällda. Över hälften av egenregin driftkotnader gäller peronal. Policy och riktlinjer på peronalområdet har tor betydele för cheferna och medarbetarna dagliga arbete. Detta leder till att det bör bilda en peronalavdelning och att denna finn repreenterad i ledninggruppen. Staden förvänta att fatta belut om eventuell erviceförvaltning mm under våren 2007. Detta belut får konekvener för hur lönefunktionen ka bygga upp. 9. Adminitrativa avdelningen (A-avdelningen) Avdelningen betår av befintlig IT-enhet och delar av enheten för information och intagning (regitratur/arkiv/nämndekretariat, förvaltningervice och information). Om det kommande arbetet med organiationen leder till att via delar amla i en tadgemenam erviceförvaltning eller att nämnden belutar om avknoppning och dylikt kan avdelningar behöva lå amman.
SID 8 (9) Övrigt om organiation I förändringarbetet kommer frågor om chefrekrytering, chefförordnanden, chefutveckling, chefåterkoppling m.m. att utreda. Utgångpunkten i det arbetet är gamla utbildningförvaltningen chefprogram och det ärkilda utvecklingprojekt för ledarkap inom kolan om bedrivit i taden de enate åren. Sytem och rutiner för kvalitetarbetet i taden kolväende kommer att e över och jutera utifrån nya organiatorika förutättningar. I den överynen integrera frågor om tidigare uppföljning av eleverna kunkaputveckling m.m. Den nya utbildningförvaltningen ka utöver den interna organiationen ha formalierade kontakter med omvärlden. Det gäller åväl med arbetlivet, myndigheter, organiationer, univeritet och högkolor inkluive forkningen om med andra delar av taden. För att kunna hantera frågor om är gemenamma för flera förvaltningar fortätter de.k. 19-grupperna. Dea är beredande, inte belutande. Pga. andra organiationförändringar blir de 15-grupper och förändringarbetet får utvia inom vilka områden om amverkanorganiationen behöv. Det kommer att finna många frågor om är gemenamma för hela kolväendet. Ska utbildningnämnden bereda policyfrågor och liknande även för förkoleverkamheten finn behov av en amverkangrupp inom det området. I överföringutredningen förelå att repektive rektor ka ha anvaret för kontakterna med ocialtjänt och förkola. Efter dikuioner i taden förelår förvaltningen att denna anvarfördelning utveckla något. Rektor bör ha anvar för amarbetet med ocialtjänt och förkola när det gäller de enkilda individerna. När det gäller övergripande amarbetfrågor om t.ex. amarbetformer och trategika frågor, bör repektive avdelningchef ha anvaret. Detta bör ockå gälla amarbete med poli och landting. Repektive avdelningchef bör kartlägga vem om är amverkanpart i taddelarna. I det fortatta arbetet kommer frågan om det finn delar av adminitrationen om kan upphandla eller avknoppa att utreda ytterligare. Skolorna och rektorerna behov av olika typer av töd och timulan kan komma att påverka adminitrationen uppdrag och volym över tid. Förvaltningen ledninggrupp kommer utifrån detta förlag att betå av förvaltningchef och nio avdelningchefer. Dock kan mötetrukturen e olika ut för olika kategorier av frågor. Gruppen kan ockå komplettera med biträdande avdelningchefer. För att förtärka förvaltningledningen inrätta en funktion om biträdande förvaltningchef, något om förorda åväl av överföringutredningen om av SLK. Denna funktion koppla till en av avdelningcheferna. Förlag till belut Utbildningförvaltningen förelår att utbildningnämnden fattäller den avdelningorganiation om förelå i detta tjänteutlåtande. Den nya organiationen ka gälla från den 1 juli 2007. En funktion om biträdande förvaltningchef inrätta.
SID 9 (9) Underlag 1. Kommunfullmäktige budget för 2007 med inriktning för 2008 och 2009 2. Solving Bohlin & Strömberg: Rapporten Överföring av grundkolan, ärkolan och kolbarnomorgen till utbildningnämnden. Anette Holm den 18 december 2006. 3. Staddirektören uppdrag den 20 december 2006 till direktören för utbildningförvaltningen angående ny organiation för pedagogika verkamheter 4. Stadledningkontoret tjänteutlåtande till Kommuntyrelen Överföring av grundkolan, ärkolan och kolbarnomorgen till utbildningnämnden Organiationförlag Förvaltningchef Adminitrativ avdelning Kvalitetavdelning Peronalavdelning Uppdragavdelning Ekonomiavdelning Avdelning enkilt driven och fritående verkamhet Vuxenutbildningavdelning Gymnaieavdelning Grundkoleavdelning