Med stöd av 6 arkivlagen (1990:782) och 6 kap 2 2p Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1) fastställer Stockholms tingsrätt följande ARKIVBESKRIVNING STOCKHOLMS TINGSRÄTT att gälla fr.o.m. 04-05-01 Tingsrättens organisation och arbetsuppgifter Stockholms tingsrätt bildades vid tingsrättsreformen den 1 januari 1971. Domsagan omfattar Stockholms kommun, men för vissa mål och ärenden är hela landet upptagningsområde. Stockholms tingsrätt består av 11 dömande avdelningar. Avdelningarna benämnda 2,3,4,6,7,9,10 är i huvudsak tvistemålsavdelningar och har adress Fleminggatan 14. De fyra brottmålsavdelningarna 11,12, 13 och 14 är inrymda i Rådhuset. Målens fördelning på de olika avdelningarna framgår närmare av tingsrättens arbetsordning. De administrativa funktionerna vid Stockholms tingsrätt är sedan första januari år 2004 uppdelade i en personal/ekonomienhet, en IT-enhet samt en serviceenhet. I serviceenheten ingår aktuariekontoret, kassan, arkivet, biblioteket, växeln, distributionscentralen samt lokalvården. Dessutom finns ett sekretariat knutet till lagmannen samt en ledningsgrupp. Se vidare bifogade organisationsscheman, bilaga 1a och 1b. Tingsrättens huvuduppgift är rättsskipning inriktad på brottmål och tvistemål. Därtill har även knutits vissa uppgifter av rent rättsvårdande karaktär. Verksamheten regleras främst av rättegångsbalkens regler samt processuella bestämmelser i äktenskapsbalken, föräldrabalken, utsökningsbalken m.m. Handläggningen av mål och ärenden regleras även av förordningen (1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol. 1
Enligt särskilda bestämmelser är tingsrätten på följande sätt specialdomstol: Avdelning 10 fungerar som fastighetsdomstol för Stockholms län, se lagen (1969:246) om domstolar i fastighetsmål. Avdelning 4 fungerar som sjörättsdomstol för mål enligt 21 kap. sjölagen (1994:1009), se förordningen (1975:931) om sjörättsdomstolar. Avdelning 9 fungerar som miljödomstol enligt miljöbalken för Stockholms-, Uppsala-, Gotlands- och Västmanlands län samt för delar av Gävleborgs-, Jämtlands-, Dalarnas-, Södermanlands-, Örebro-, Västra Götalands- och Östergötlands län, se förordningen (1998:1323) om miljödomstolarnas domkretsar. Sedan den 1 januari 1994 prövar tingsrätten överklaganden av beslut från kronofogdemyndigheten i Stockholms län, se 18 kap 1 utsökningsbalken. Tingsrätten handlägger därutöver specialmål såsom konkurrens- och marknadsföringsmål på avdelning 4, patenträttsliga mål på avdelning 7 samt tryckfrihets- och yttrandefrihetsrättsliga mål på avdelning 6. Tingsrättens rättsvård avser ett stort antal ärenden av skiftande karaktär: Domstolsärenden, se lagen (1996:242) om domstolsärenden. Exempel på sådana är adoption, dödande av förkommen handling och ärenden enligt lagen (1976:206) om felparkeringsavgift. Konkursärenden, se konkurslagen (1987:672). Ärenden rörande borgerlig vigsel, se förordningen (1987:1019) med närmare föreskrifter om vigsel som förrättas av domare eller särskilt förordnad vigselförrättare. Rättsskipning och rättsvård som upphört vid tingsrätten Till utgången av år 1991 förekom en särskild summarisk process benämnd lagsökning, betalningsföreläggande och handräckning. Verksamheten flyttade därefter över till kronofogdemyndigheten. Arkivmaterialet förvaras fortfarande vid tingsrätten. Till utgången av juni 1995 förekom även förmynderskapsärenden enligt närmare bestämmelser i föräldrabalken. Ärendetypen utgick den 1 juli 1995, då huvuddelen av funktionerna överfördes till överförmyndarna och länsstyrelsen. Tingsrättens kvarvarande handläggning av förmynderskapsfrågor sker därefter som domstolsärenden. Till utgången av år 1998 fanns även en vattendomstol vid tingsrätten. Denna 2
ersattes sedan av miljödomstolen. Till utgången av år 2001 fanns vid tingsrätten en speciell ärendeavdelning benämnd avdelning 1. Denna bestod av en sjöfartsregisterenhet, en inskrivningsenhet samt en bouppteckningsenhet. Sjöfartsregisterenheten upphörde 2001-12-01 och verksamheten flyttades över till sjöfartsverket i Norrköping. Arkivet har överlämnats till den övertagande myndigheten. Inskrivningsenheten upphörde 2001-05-28 och verksamheten flyttades över till inskrivningsmyndigheten vid Norrtälje tingsrätt. Arkivet har levererats till en nyöppnad nationell depå vid landsarkivet i Härnösand. Bouppteckningsenheten upphörde 2001-06-30 och verksamheten flyttades över till skatteförvaltningen. Arkivet har levererats till Stockholms stadsarkiv. Arkivering och registrering av viktigare typer av handlingar Mål som inkommer till tingsrätten registreras av aktuariekontoren antingen som brott-, tviste- eller fastighetsdomstolsmål, -B-, T- och F-mål. Alla handlingar i ett mål förs sedan samman till en akt som innehåller såväl inkomna som av tingsrätten upprättade handlingar. Inkomna handlingar kan t.ex. vara stämningsansökningar och andra skrifter från parterna. Även handlingar från andra myndigheter förekommer, t.ex. polismyndighetens förundersökningsprotokoll i brottmål samt belastningsregisterutdrag. Exempel på upprättade handlingar är protokoll, kallelser och förelägganden av olika slag samt tingsrättens domar och beslut. Även handlingar i domstolsärenden samt flertalet övriga ärenden, såsom konkursärenden, registreras av aktuariekontoren och förs samman i akter. Kronologiska dagböcker förs för mål och ärenden. I dessa registreras de handlingar som successivt tillförs akten. Vigselprotokoll sammanförs i en speciell kronologisk serie och binds in. Domar och särskilt uppsatta beslut binds årligen in i domböcker. Från och med år 2000 binds även beslut som inte har satts upp särskilt in i speciella böcker. 3
Hos tingsrätten förvarade arkiv Förutom det egna arkivet förvarar tingsrätten i centralarkivet: Stockholms rådhusrätts arkiv ca.1961-1970 Magistratens och samfällda rådhusrättens arkiv 1911-1964. Södertörns tingsrätt - fastighetsdomstolen 1972-1976. På avdelning 9, miljödomstolen förvaras äldre vattendomstolsmaterial från: Österbygdens vattendomstol 1919-1971 Söderbygdens vattendomstol 1920-1959 Mellanbygdens vattendomstol 1919-1932 Södertörns vattendomstol 1972-1976 Vattendomstolen vid Stockholms tingsrätt 1976-1998 Sökingångar till arkivmaterialet Varje avdelning på tingsrätten är från arkivsynpunkt en egen arkivbildare, och handlingarna hålls separerade från varandra. Undantag är vissa gemensamma register. Tingsrätten använder det av Domstolsverket framtagna mål- och ärendehanteringssystemet MÅHS för registrering av samtliga förekommande mål och ärenden vid de dömande avdelningarna. Registreringen sker i två separata databaser för brottmål respektive tvistemål. På avdelning 9, miljödomstolen, används sedan oktober år 2003 det av Domstolsverket framtagna mål- och ärendehanteringssystemet VERA. Tidigare användes ett särskilt internt framtaget diarieföringssystem för miljödomstolens mål och ärenden. Administrativa ärenden diarieförs sedan år 1996 med stöd av dataprogrammet ÄHS. Huvuddelen av diarieföringen sker vid lagmannens sekretariat. Tidigare fördes manuellt diarium och till detta saknas hjälpregister. Tvistemål, konkurser samt ärenden kan återsökas i MÅHS-databasen fram till fem år efter avgörandeåret. Därefter gallras uppgifterna och tas ut på papper i form av alfabetiska sökregister. I centralarkivet finns även alfabetiska sökregister för samtliga år innan MÅHS infördes. Uppgifterna i MÅHSdatabasen för brottmål lagras i två år efter avgörandeåret och gallras därefter. Inga sökregister tas ut. Och inga sökregister finns för tidigare år. Samtliga arkivhandlingarna ordnas systematiskt i en arkivförteckning. 4
Gallringsregler Gallring sker med stöd av riksarkivets beslut och föreskrifter. Lokala gallringsbeslut är tagna med stöd av riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6). De viktigaste gallringsföreskrifterna är RA-MS 1998:56 och 1998:57 med ändringar år 1999. Dessa föreskrifter styr tingsrättens gallring av materialet i mål- och ärendeakter. Gallringstiden är fem år efter avgörandeår för materialet i brottmålsakterna och tio år för övriga akter. Uppgifter ur automatiserade register gallras med stöd av förordningen (2001:639) om registerföring vid allmänna domstolar med hjälp av automatisk databehandling. Gallringstiden är två år efter avgörandeår för brottmål och fem år för övriga mål och ärenden. Förekommande gallringsbeslut ingår som bilagor till arkivförteckningen. Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess Tingsrättens arkiverade handlingar är allmänna handlingar. Dessa är med ett fåtal undantag offentliga. Uppgifter om förekommande sekretess framgår i domar och beslut samt av notering på dagboksblad respektive aktomslag. Ansvar Lagmannen är arkivansvarig för myndigheten. För tingsrättens centralarkiv ansvarar arkivarien. Inom varje avdelning finns ett närarkiv. För närarkivet ansvarar kansliföreståndaren. För arkivhandlingar rörande mål och ärenden om rikets säkerhet ansvarar chefsrådmannen på avdelning 13. 5