Verksamhetsutveckling och digitalisering med invånaren i fokus Bygg- och miljökontoret
Bygg- och miljönämnden Bygg- och miljökontoret Bygg- och miljöchef Sara Helmersson Stab Enhetschef Ulrika Isgård Bygglovenheten Enhetschef Anna Keskitalo Miljö- och hälsoskyddsenheten Enhetschef Carl Wesslén GIS-, Mätnings- och kartenheten Enhetschef Martin Karlsson Livsmedelsenheten Enhetschef Per Nilsson
Identifierade behov 2010 Öka rättssäkerheten för invånaren Öka invånarnas nöjdhet och mervärdet i vår leverans Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren Jobba med den interna kulturen avseende avvikelser Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya) Arbeta systematisk med verksamhetsutveckling
Granskning Rättssäkerhet Tillståndsprocess 2012-05-01 Ärendeutdelning ansökan/anmälan Granskning ansökan/anmälan Fastställande om intern samverkan Öka rättssäkerheten för invånaren Resultat: rätt andel rätt i överinstanser Är ärendet komplett? Ja Besked om fullständig ansökan/anmälan Nej Begäran om komplettering Ja Inkommer Nej Metod: Skapa ett kvalitetssystem och förbättra det (ISO 9001, Lean, Agile) Behov av platsbesök Nej Ja Platsbesök Beslut om avvisning samt debitering Engagera medarbetarna i arbetet Behov av yttrande Ja Hörande av sakägare FoU-grupp Nej Beredning av beslut alt. tjänsteyttrande Separat process Kommunicering om det inte är obehövligt Avser endast delegationsbeslut Beslutsinstans Nämnd Separat process Nämndprocess Inkommen överklagan Delegation Delegationsbeslut Separata processer Expediering av beslut (underrättelse) Debitering
Invånarnas nöjdhet Öka invånarnas nöjdhet med vår leverans Resultat: bättre HL-tider och NKI Metod: Processanalys baserad på faktiskt data, Lean och agila metoder, Värdskapsarbete Tät uppföljning i realtid och månadsvis 60 50 40 30 20 10 HL-tid median HL-tid medel 0 Feb Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan
Är vi tillgängliga för invånaren? Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren Resultat: ökad andel ärenden via e- tjänster, NKI samt svarstider Metod: Helt igenom digital handläggning. (Men även Torsdagsöppet och Bygglov/VA-bussen ) Enkäter efter varje beslut i realtid Procent 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% Andel e-ansökningar PBL Andel e- ansökningar Mål (andel e- ansökningar) 20,0% Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan Feb
Älska avvikelser Jobba med den interna kulturen Resultat: ökat antal rapporterade avvikelser Metod: Infört (2010) strukturerad metod för rapportering och hantering av avvikelser. Upprepade workshops kring detta med medarbetarna 300 250 200 150 100 50 0 Rapporterade avvikelser/föbrättringsförslag
Attraktiv arbetsgivare Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya) Resultat: Många studiebesök från andra kommuner (gott rykte) Metod Mobilt arbete Automation (mindre belastning) Personliga (individuella) mål Feedback i realtid I framkant med ny teknologi
Digitalisering som verktyg
Dagens kommunala lösning för informationsflöden
Hämtar information Lämnar information Ett smartare infoflöde Dela ut data Hjälp invånaren att göra rätt
Vår digitala handläggning
Framtiden handlar om relationer & informationsflöden Samverka med invånarna i kommunens ITmiljö Automation: flera av de processer som idag utförs manuellt i en föråldrad förvaltningsstruktur kan utföras i automatiserade processer Möten: vi möter invånaren i en interaktiv miljö i realtid men även i verkligheten i närmiljö
Utveckling Bygglov 60 50 40 30 HL-tid median Antal årsarbetare 51 50 HL-tid medel 57 44 3000 2500 2000 1500 Antal beslut om bygglov 2000 1830 1710 2680 20 10 22 25 24 23 10,5 10,5 14,5 12 1000 500 0 2012 2013 2014 2015 0 2012 2013 2014 2015
Utveckling Miljöbalken Antal beslutade ärenden 150 Handläggningstider 800 600 400 200 0 2012 2013 2014 2015 2016 100 50 0 2012 2013 2014 2015 2016 Antal årsarbetare HL-tid median HL-tid medel
Verksamhetsutveckling och digitalisering med invånaren i fokus Bygg- och miljökontoret
Bygg- och miljönämnden Bygg- och miljökontoret Bygg- och miljöchef Sara Helmersson Stab Enhetschef Ulrika Isgård Bygglovenheten Enhetschef Anna Keskitalo Miljö- och hälsoskyddsenheten Enhetschef Carl Wesslén GIS-, Mätnings- och kartenheten Enhetschef Martin Karlsson Livsmedelsenheten Enhetschef Per Nilsson
Identifierade behov 2010 Öka rättssäkerheten för invånaren Öka invånarnas nöjdhet och mervärdet i vår leverans Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren Jobba med den interna kulturen avseende avvikelser Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya) Arbeta systematisk med verksamhetsutveckling
Granskning Rättssäkerhet Tillståndsprocess 2012-05-01 Ärendeutdelning ansökan/anmälan Granskning ansökan/anmälan Fastställande om intern samverkan Öka rättssäkerheten för invånaren Resultat: rätt andel rätt i överinstanser Är ärendet komplett? Ja Besked om fullständig ansökan/anmälan Nej Begäran om komplettering Ja Inkommer Nej Metod: Skapa ett kvalitetssystem och förbättra det (ISO 9001, Lean, Agile) Behov av platsbesök Nej Ja Platsbesök Beslut om avvisning samt debitering Engagera medarbetarna i arbetet Behov av yttrande Ja Hörande av sakägare FoU-grupp Nej Beredning av beslut alt. tjänsteyttrande Separat process Kommunicering om det inte är obehövligt Avser endast delegationsbeslut Beslutsinstans Nämnd Separat process Nämndprocess Inkommen överklagan Delegation Delegationsbeslut Separata processer Expediering av beslut (underrättelse) Debitering
Invånarnas nöjdhet Öka invånarnas nöjdhet med vår leverans Resultat: bättre HL-tider och NKI Metod: Processanalys baserad på faktiskt data, Lean och agila metoder, Värdskapsarbete Tät uppföljning i realtid och månadsvis 60 50 40 30 20 10 HL-tid median HL-tid medel 0 Feb Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan
Är vi tillgängliga för invånaren? Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren Resultat: ökad andel ärenden via e- tjänster, NKI samt svarstider Metod: Helt igenom digital handläggning. (Men även Torsdagsöppet och Bygglov/VA-bussen ) Enkäter efter varje beslut i realtid Procent 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% Andel e-ansökningar PBL Andel e- ansökningar Mål (andel e- ansökningar) 20,0% Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan Feb
Älska avvikelser Jobba med den interna kulturen Resultat: ökat antal rapporterade avvikelser Metod: Infört (2010) strukturerad metod för rapportering och hantering av avvikelser. Upprepade workshops kring detta med medarbetarna 300 250 200 150 100 50 0 Rapporterade avvikelser/föbrättringsförslag
Attraktiv arbetsgivare Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya) Resultat: Många studiebesök från andra kommuner (gott rykte) Metod Mobilt arbete Automation (mindre belastning) Personliga (individuella) mål Feedback i realtid I framkant med ny teknologi
Digitalisering som verktyg
Dagens kommunala lösning för informationsflöden
Hämtar information Lämnar information Ett smartare infoflöde Dela ut data Hjälp invånaren att göra rätt
Vår digitala handläggning
Framtiden handlar om relationer & informationsflöden Samverka med invånarna i kommunens ITmiljö Automation: flera av de processer som idag utförs manuellt i en föråldrad förvaltningsstruktur kan utföras i automatiserade processer Möten: vi möter invånaren i en interaktiv miljö i realtid men även i verkligheten i närmiljö
Utveckling Bygglov 60 50 40 30 HL-tid median Antal årsarbetare 51 50 HL-tid medel 57 44 3000 2500 2000 1500 Antal beslut om bygglov 2000 1830 1710 2680 20 10 22 25 24 23 10,5 10,5 14,5 12 1000 500 0 2012 2013 2014 2015 0 2012 2013 2014 2015
Utveckling Miljöbalken Antal beslutade ärenden 150 Handläggningstider 800 600 400 200 0 2012 2013 2014 2015 2016 100 50 0 2012 2013 2014 2015 2016 Antal årsarbetare HL-tid median HL-tid medel