Bilaga 1 Kravprofil. Riktlinjer för rekrytering. inom Linköpings kommun

Bilaga 1 Kravprofil Riktlinjer för rekrytering inom Linköpings kommun

Bilaga 1 Kravprofil 2

Bakgrund Enligt Linköpings kommuns personalpolitiska program ska personalansvarig chef ha tillgång till professionellt stöd i arbetet med att trygga personal- och kompetensförsörjningen. Mot denna bakgrund har kommungemensamma riktlinjer för rekrytering arbetats fram som ska fungera som hjälpmedel i rekryteringsprocessen. Med hjälp av metoden kompetensbaserad rekrytering och genom gemensamma definitioner av olika kompetenser som finns i en kompetensmodell skapas tydlighet och samsyn i organisationen. Rekryteringsprocessen innefattar många olika moment och i och med detta även många olika frågor att ta ställning till. Misslyckade rekryteringar innebär höga kostnader. En väl genomförd rekryteringsprocess är därför en lönsam investering, som ökar möjligheten att rekrytera rätt person. Mål Arbetsgivare, medarbetare och arbetssökande skall uppleva att rekryteringsprocessen i Linköpings kommun är effektiv och rättvis. Riktlinjerna skall vara ett hjälpmedel för att kvalitetssäkra rekryteringsprocessens olika moment och därmed öka möjligheten att rätt person anställs till den aktuella tjänsten. Rekryteringsprocessen Rekryteringsprocessen innefattar tre faser; förberedelsefasen, sökfasen samt informations- och introduktionsfasen. Rekryteringsprocessen för medarbetare och chefer innehåller i stort sett samma moment, men det bör påpekas att det kan finnas vissa skillnader i genomförandet. Stöddokumenten Kompetensmodell, Kravprofil, Intervjuguide, Referensguide, Checklista, Ledarskapsprofil och Introduktion finns att tillgå för att underlätta rekryteringsarbetet. Inför varje rekrytering görs en bedömning vad som är relevant för den aktuella rekryteringen. Ansvar Det yttersta ansvaret vid rekrytering av medarbetare ligger hos närmaste chef. Vid rekrytering av högre tjänstemän som har nämndens ordförande som närmast överordnad, ligger ansvaret hos denne. Utvärdering Utvärdering av rekryteringsprocessen sker varje år. Ansvarig för utvärderingen är kommunens personaldirektör. 3

Bilaga 1 Kravprofil Rekryteringsprocess För att få stöd i rekryteringsprocessen finns riktlinjer för rekrytering och ett antal stöddokument, som är kopplade till olika steg i processen (se modell nedan). Vid rekrytering av medarbetare och chefer inom Linköpings kommun ser rekryteringsprocessen i stort sett lika ut. Skillnad kan dock vara att man vid rekrytering av chefer använder någon form av personbedömning och en andra intervju. Ansvarig för rekryteringsarbetet är närmast överordnad chef. Vid rekrytering av medarbetare är ambitionen att personalsekreterare ska medverka. Vid rekrytering av chefer ska personalchef eller HR-konsult medverka. Identifiering Arbetsgrupp utses av rekryteringsbehov Uppdragsbeskrivning och kravprofil tas fram Verksamheten informeras Förberedelsefas Sökfas Annonsering Urval II Information till de sökande Urval I Behandling av ansökan Referenstagning Information och introduktionsfas Information till/ möte med Beslut Information till berörda parter Introduktion och uppföljning 4

Förberedelsefas Identifiering av rekryteringsbehov Regelbundna genomgångar bör ske i respektive ledningsgrupp avseende nyrekrytering av medarbetare. Ansvarig chef/personalhandläggare är föredragande. Då en tjänst blir ledig genomförs en behovsanalys som innebär att man tar ställning till om tjänsten behöver återbesättas eller om arbetet kan omorganiseras. Om arbetsplatsen genomfört en kompetensinventering använd gärna denna som underlag. I Linköpings kommun har kommunstyrelsen 1997-11-18, 602 beslutat om obligatorisk prövning av alla vakanta kommunala tillsvidaretjänster. Varje anställningsmyndighet avgör i samråd med kommunstyrelsens delegat i vakansprövningsfrågor om bristyrkesgrupper finns som kan undantas från vakansprövning. Berörda fackliga organisationer ska i ett tidigt skede informeras och sedan kontinuerligt underrättas om rekryteringsarbetet. Innan anställningen upphör bör respektive chef ha ett avgångssamtal med medarbetaren som även berör hur det fortsatta rekryteringsarbetet kommer att bedrivas och medarbetarens roll i detta. Detta begränsas huvudsakligen till diskussioner om kravprofilen. Arbetsgrupp En arbetsgrupp med uppgift att leda och genomföra rekryteringsarbetet utses. Chef är sammankallande och ansvarar för att arbetsgruppen får erforderlig information under rekryteringsprocessens alla skeden. I arbetsgruppen bör det ingå representanter från verksamheten. Den avgående medarbetaren bör dock ej ingå i denna grupp. Mångfalds- och jämställdhetsaspekten ska beaktas vid sammansättning av arbetsgruppen. Uppdragsbeskrivning och kravprofil Arbetsgruppen tar fram en uppdragsbeskrivning och en kravprofil (se bilaga 1) för tjänsten. Vid rekrytering av chefer ska Linköpings kommun ledarskapsprofil användas (se bilaga 2). Detta är en mycket viktig del av rekryteringsprocessen eftersom den styr de följande stegen och effektiviserar hela urvalsprocessen. I samband med att uppdragsbeskrivning och kravprofil tas fram fastställer även arbetsgruppen en realistisk tidplan där såväl intervjuer och uppföljningsträffar som slutbehandling i ledningsgrupp läggs in. Lönenivån för befattningen diskuteras och tillträdesdatum fastställs. När olika rekryteringskanaler diskuteras är det viktigt att ha ett brett perspektiv för att nå de flesta och bästa. Uppdragsbeskrivningen baseras på att arbetsuppgifternas karaktär, ansvarsområden, utveckling och förändringsområden ligger till grund för kravprofilen. När arbetsuppgifterna diskuteras bör man ha framtiden i fokus och ta hänsyn till att arbetsuppgifterna påverkas av att vi lever i ett mångkulturellt samhälle. Utifrån denna diskussion kan den befintliga uppdragsbeskrivningen behöva uppdateras. Innehållet i kravprofilen ska fokusera på formell kompetens, erfarenhetskrav, kunskapskrav och personliga kompetenser. 5

Kompetensmodell Till stöd vid framtagandet av personliga kompetenser i kravprofil, har en kompetensmodell med definitioner till varje kompetens arbetats fram. Kompetensmodellen kan ses som ett sorts smörgåsbord, från vilken man väljer de kompetenser en yrkeskategori eller befattning kräver. För de flesta arbeten brukar det räcka med mellan 4 8 kompetenser (totalt), beroende på arbetets komplexitet. Dessutom kan kompetenserna rangordnas sinsemellan för att underlätta bedömning av de sökande. Ett bra sätt kan vara en uppdelning mellan de kompetenser som bedöms vara nödvändiga och de som är önskvärda. En nödvändig kompetens är en kompetens utan vilken arbetet inte kan utföras på ett tillfredställande sätt och en önskvärd kompetens förbättrar eller berikar funktionen. Kompetenserna utgör en del av kravprofilen, (utöver formell kompetens, erfarenhetskrav och kunskapskrav) och på- verkar annonsformuleringen. En kompetensbaserad intervjuguide och referensguide skrivs sedan utifrån kravprofilen. Kompetensmodellen är indelad i följande rubriker: personliga förmågor, sociala färdigheter och intellektuella färdigheter. Personliga förmågor Personlig mognad: Är känslomässigt stabil, har självinsikt och är trygg i sig själv. Ser relationer i sitt rätta perspektiv och skiljer på det personliga och professionella. Förhåller sig på ett sätt som är anpassat till situationen. Självgående: Tar ansvar för sin uppgift. Strukturerar själv sitt angreppssätt och driver sina processer vidare. Integritet: Har väl grundade och tydliga värderingar och förmåga att tänka begreppsmässigt på frågor ur ett etiskt perspektiv. Styrs av etik och värderingar i avgörande situationer i arbetet. Stresstålig: Är lugn, stabil och kontrollerad i stressituationer. Behåller ett realistiskt perspektiv på situationer och fokuserar på rätt saker när det händer mycket runt omkring. Strukturerad: Planerar arbetet i förväg. Organiserar och prioriterar aktiviteter på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller deadlines. Energisk: Har förmåga att arbeta hårt och lägga ned tid, energi och engagemang i sitt arbete. Flexibel: Har lätt för att anpassa sig till ändrade omständigheter. Kan snabbt ändra sitt synsätt och förhållningssätt och ser möjligheterna i förändringar. Beslutsam: Fattar snabba beslut och agerar utifrån dessa, trots begränsad information eller svåra omständigheter. Visar omdöme under tidspress. Uthållig: Förblir motiverad och effektiv trots bakslag och besvikelser. Arbetar på tills projekt är avslutade eller resultat uppnådda. Prestationsorienterad: Sätter upp höga mål för sig själv och arbetar hårt för att uppnå dem. Är motiverad och jobbfokuserad och söker aktivt utmaningar. Sociala färdigheter Social säkerhet: Har en realistisk tro på sin egen förmåga. Är medveten om sina styrkor och svagheter, visar mod i svåra situationer, tar snabbt itu med konflikter eller opposition. Står för det som sagt och vågar säga ifrån. Samarbetsförmåga: Kan och vill arbeta bra med andra människor. Relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt Relationsskapande: Är utåtriktad och socialt aktiv i yrkesmässiga sammanhang. Skapar kontakter och underhåller relationer. Serviceinriktad: Är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i sitt bemötande. Har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger sig för att leverera lösningar. Empatisk förmåga: Har förmåga att sätta sig in i någon annans perspektiv eller situation utan att ta över personens känslor. Muntlig kommunikation: Talar klart, välformulerat och engagerat i enskilda möten och små och stora grupper. Kommunicerar på 6

ett tydligt sätt och säkerställer att budskap når fram, att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Övertygande: Är duktig på att påverka och övertyga andra. Får andra att anpassa sin åsikt eller beteende. Mångfaldsmedveten: Förmåga att se och ta tillvara olikheter. Förstår hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar en själv och andra. Har förmåga att ta med detta i beräkningen när beslut fattas och handlingssätt väljs. Engagemang och tillit: Tillför entusiasm, energi och lust i arbetet. Kan skapa delaktighet och samsyn kring verksamheten. Påverkar såväl diskussioners inriktning som andra personers motivation. Känner stolthet för sitt jobb. Lyhördhet: Talar med, lyssnar till och ser medarbetarnas alla nivåer. Har förmåga att se kundernas och medarbetarnas olika behov. Är lyhörd för idéer, tillåter misslyckande, ger både beröm och kritik. Skapar forum där diskussioner kan föras. Inser betydelsen av sammanhållning i gruppen. Visar förtroende och litar på medarbetarnas kompetens. Kreativ och förändringsorienterad: Drivs av en vilja att se möjligheterna till förbättringar både för den egna verksamheten, för sig själv och för kunden/brukaren. Har förmåga att snabbt kunna anpassa sig till nya eller förändrade krav och förutsättningar. Har hög tolerans mot osäkerhet. Intellektuella färdigheter Kvalitetsmedveten: Är noggrann och väl medveten om mål och kvalitetsstandard och lägger ner stor vikt vid att man lever upp till dessa. Initiativtagande: Tar gärna initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat. Problemlösande strategisk analysförmåga: Ser sammanhang och prioriterar rätt frågor. Analyserar komplexa frågor, bryter ner dem i sina beståndsdelar och löser dem. Ser på sakers långsiktiga betydelse och vidare konsekvenser samt anpassar sina handlingar till detta. Har förmågan att se verksamheten i ett helhetsperspektiv, kan koppla ihop helheter och delar, framtid och nutid. Numerisk analytisk förmåga: Förstår numeriska underlag. Löser numeriska uppgifter snabbt och korrekt. Språklig analytisk förmåga: Förstår komplicerade språkliga underlag, både talade och skrivna. Producerar egna dokument av hög kvalitet. Specialistkunskap: Förstår de fackmässiga aspekterna av arbetet särskilt bra. Underhåller kontinuerligt sin specialistkunskap och är en kunskapsresurs för andra. Affärsmässig: Förstår och tillämpar affärsmässiga principer. Fokuserar på kostnader, intäkter, vinst, marknader och vad som kan ge störst avkastning. Mål- och resultatorienterad: Drivs av en vilja att arbeta målinriktat och att åstadkomma resultat. Sätter upp tydliga mål för sin verksamhet och kommunicerar dem med sina medarbetare. Håller tidplanen, slutför sina åtaganden och följer upp resultat. Verksamheten informeras Berörda medarbetare informeras om att ett rekryteringsarbete ska påbörjas och hur det kommer att gå till. Ansvarig är närmaste chef. 7

Sökfas Annonsering Annonsformuleringen bör utgå från framtagen uppdragsbeskrivning och kravprofil för tjänsten, så att det tydligt framgår vad det är för person man söker och vilka kompetenser man bedömer nödvändiga respektive önskvärda. Linköpings kommun använder en standardiserad kommungemensam utformning av annonser. Det är också av största vikt att enhetens specifika profil framgår, för att visa vad som är unikt för arbetsplatsen och för god marknadsföring. Behandling av ansökan Inkommande ansökningshandlingar diarieförs/registreras. Bekräftelsebrev om mottagen ansökan, samt information om hur det fortsatta arbetet ska bedrivas skickas löpande till de sökande. Urval I Arbetsgruppen läser och gallrar bland ansökningshandlingarna. Utifrån kravprofilen görs en bedömning av vilka som bör kallas till Urval II. Information till de sökande Sökande som ska kallas till Urval II kontaktas och informeras om att de erhåller resersättning enligt gällande reseavtal. Ersättning för förlorad arbetstid ersätts ej. Sökande ombeds ta med intyg och betyg i original till intervjutillfället. Ej tänkbara kandidater informeras om att vederbörande inte är aktuell för tjänsten. Kandidater kan hänvisas till att lägga in en öppen intresseanmälan i kommunens CV-databas som återfinns på vår hemsida. Urval II Vid urval II används intervjuer och referenstagning, men kan också kompletteras med test. Intervju Lämplig intervjugrupp utses som förbereder relevanta frågor baserad på den framtagna kravprofilen. Samtliga intervjupersoner får samma grundfrågor och professionella förhållningssätt. Till stöd för detta finns dokumentet intervjuguide (se bilaga 3). Referenstagning Under intervjun efterfrågas referenspersoner. Frågorna till referenten fokuserar på om sökande har den kompetens som efterfrågas för den aktuella tjänsten. Till stöd för detta har en referensguide (se bilaga 4) tagits fram. En sammanställning av intrycken från referenstagningen görs som redovisas i arbetsgruppen. 8

Test Olika typer av test kan användas, exempelvis personlighetstest eller begåvningstest. Personlighetstest mäter psykologiska egenskaper eller personlighetsfaktorer. Genom ett personlighetstest kan vi få en bild av den testades personlighet. Ett personlighetstest talar inte om vilka som har en bättre eller en sämre personlighet. Begåvningstest mäter psykologiska egenskaper eller begåvningsfaktorer. Man talar i forskningen om en generell begåvningsfaktor (G-faktorn) som kan definieras som: Problemlösningsförmåga Att snabbt kunna sätta sig in i nya situationer och förstå samt hantera dem Analytisk/logisk förmåga Slutledningsförmåga Förmåga att finna nya vägar Vid tillsättning av tjänster till chefs- eller arbetsledande befattning ska samtliga slutkandidater genomgå någon form av personbedömning som ett komplement i rekryteringsprocessen. Respektive anställningsmyndighet ansvarar dock själva för när det ska användas och vilken typ av test som ska användas. Linköpings kommun har tagit fram tilläggsanvisningar för testanvändare samt sammanställning över de testinstrument som finns att tillgå (se bilaga 5). Inom Linköpings kommun ska: god testanvändning främjas de testades behov och rättigheter respekteras testanvändningen inte strida mot diskrimineringslagarna test används för ändamålet kvalificerad personal De som beslutar om och/eller beställer en testning har ansvaret för att de test som används inom Linköpings kommun används i enlighet med ovanstående punkter, oavsett om testen används av interna - eller externa personer (konsulter). Diskrimineringslagarna som är tillämpliga vid testanvändning är: Jämställdhetslagen, 1991:433 Lagen om åtgärder mot diskriminering i arbetslivet på grund av etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, 1999:130 Lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder, 1999:132 Lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning, 1999:133 Oavsett val av urvalsmetod/-metoder redovisas resultaten till arbetsgruppen som sedan enas om en eller flera slutkandidater. Ytterligare intervjuer kan bli aktuella. Information till/möte med Den eller de kandidater som valts ut för vidare diskussion som ett resultat efter vald rekryteringsmetod presenteras för berörd ledningsgrupp om detta inte redan har skett. En första kandidat till befattningen utses. Är det fler kandidater så rangordnas dessa. Beslut Chef ansvarar för överenskommelse om lön och andra anställningsvillkor. Slutkandidaterna kontaktas och informeras om det slutliga resultatet. MBL-förhandling sker vid chefstillsättning, dock ej vid tillsättning av medarbetare. 9

Information och introduktionsfas Information till berörda parter När beslut är fattat om anställning av ny medarbetare informeras omedelbart berörda medarbetare samt om så är befogat övriga nyckelpersoner inom organisationen. Övriga sökanden informeras. Introduktion och uppföljning Chefen ansvarar ytterst för att introduktionen förbereds och genomförs. Till stöd för detta har Linköpings kommun tagit fram ett dokument Introduktionsprogram för medarbetare samt Kommungemensam chefsintroduktion. Referensförteckning Lindelöw Danielsson, Malin (2003), Kompetensbaserad rekrytering, intervjuteknik och testning, Natur och Kultur, Stockholm. Löfgren Eva (2005), Mångfaldsorienterad rekrytering, Diversity Support. 10

Bilaga 1 Kravprofil Arbetsplats Namn på ansvarig rekryterare Datum Kravprofilen består av fyra olika delar; formell kompetens, erfarenhetskrav, kunskapskrav och personliga kompetenser se kompetensmodell Nedanstående delar har bedömts vara betydelsefulla för att fungera väl i en roll som Formell kompetens Erfarenhetskrav Kunskapskrav Personliga kompetenser (4-8 stycken) Nödvändiga kompetenser Önskvärda kompetenser 11

Bilaga 2 Linköpings kommuns ledarskapsprofil Linköpings kommuns ledarskapsprofil Linköpings kommun behöver bra ledare med dokumenterad förmåga att framgångsrikt leda och utveckla verksamhet och personal. Kommunens ledare är nyckelpersoner i arbetet med att förnya och utveckla verksamheten samt förbättra resultaten till gagn för Linköpings kommuns invånare. Engagerat ledarskap För att skapa en kultur som sätter kunden i främsta rummet krävs ett personligt, aktivt och synligt engagemang från varje ledare. Ledarskapets viktigaste uppgift är att ange riktningen för verksamheten och skapa förutsättningar för medarbetaren samt att i dialog med dem definiera och följa upp målen. Det finns ett antal förmågor och färdigheter som kännetecknar en bra ledare. Oavsett inom vilken anställningsmyndighet ledare finns är följande kompetenskriterier utgångspunkt för de bedömningar som görs. Kompetenserna utgör en del av kravprofilen (formell kompetens, erfarenhetskrav och kunskapskrav). För enskilda chefstjänster ställs som regel unika krav för den aktuella tjänsten. Några av kompetenserna kan vara högre viktade än andra för att komplettera sammansättningen i en eventuell ledningsgrupp. Linköpings kommuns ledarskapsprofil används vid identifikation, rekrytering och utveckling av ledare. Personlig mognad: Är känslomässigt stabil, har självinsikt och är trygg i sig själv. Ser relationer i sitt rätta perspektiv och skiljer på det personliga och professionella. Förhåller sig på ett sätt som är anpassat till situationen. Samarbetsförmåga: Arbetar bra med andra människor. Relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt. Lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Engagemang och tillit: Tillför entusiasm, energi och lust i arbetet. Kan skapa delaktighet i samsyn kring verksamheten. Får medarbetare att växa genom att: vara lyhörd för andras idéer, tillåta misslyckande, visa förtroende och lita på och nyttja medarbetarnas kompetens. Kreativ och förändringsorienterad: Drivs av en vilja att se möjligheterna till förbättringar både för den egna verksamheten, sig själv och för kunden/brukaren. Har förmåga att snabbt kunna anpassa dig till nya eller förändrade krav och förutsättningar. Har hög tolerans mot osäkerhet. Mål- och resultatorienterad: Drivs av en vilja att arbeta målinriktat och att åstadkomma resultat. Sätter upp tydliga mål för sin verksamhet och kommunicerar dem med sina medarbetare. Håller tidplanen, slutför sina åtaganden och följer upp resultat. Mångfaldsmedveten: Förmåga att se och ta tillvara olikheter. Förstår hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar en själv och andra. Har förmåga att ta med detta i beräkningen när beslut fattas och handlingssätt väljs. Problemlösande strategisk analysförmåga: Ser sammanhang och prioriterar rätt frågor. Analyserar komplexa problem, bryter ner dem i sina beståndsdelar och löser dem. Ser på sakers långsiktiga betydelse och vidare konsekvenser samt anpassar sina handlingar därefter. Har förmågan att se verksamheten i ett helhetsperspektiv, kan koppla ihop helhet och delar, framtid och nutid. 12

13

Bilaga 3 Intervjuguide Intervjuguide Innan intervju Fastställ roller inom intervjugruppen. Vem ställer vilka frågor? Vem antecknar? Vem berättar om verksamheten? Presentation Berätta om tjänsten, organisationen, din egen och andra närvarandes roll i rekryteringen. Ställ inte diskriminerande frågor. Exempel på diskriminerande frågor kan vara de som rör etnicitet, sexuell läggning, religion eller frågor kring graviditet. Det är inte förbjudet att ställa frågor kring dessa ämnen. Du måste dock kunna motivera varför du ställer dem och vara medveten om att inte ställa dem på ett sätt som kan uppfattas som kränkande. Under intervju Inledande frågor Vad lockade dig att söka vår utannonserade tjänst som...? Beskriva din arbetslivserfarenhet som är relevant för tjänsten? Beskriva kortfattat vem du är som person. Frågor kopplade till kravprofilen Välj ut några personliga kompetenser från kravprofilen som känns extra relevanta för tjänsten. Nedan följer förslag på intervjufrågor kopplade till kompetensmodellen. Personliga förmågor Personlig mognad: Vad har du för socialt nätverk (familj, vänner, föreningsliv etc.)? Vad har du för utvecklingsområden (något som du kan utveckla eller bli bättre på)? Självgående: Hur strukturerar du en arbetsdag och prioriterar mellan olika frågor? Vad har du för ansvar eller åtaganden i ditt arbete? (Hur förhåller du dig till detta?) Hur mycket anser du att du behöver stämma av, fråga eller rapportera för att driva dina frågor vidare? Har du någon gång tagit saker och ting i egna händer och satt igång något eller sett till att något blev avslutat? (Varför gjorde du det? Är det typiskt för dig?) Integritet: Hur agerar du i nya sociala situationer? Hur öppen är du att dela med dig av dig själv? (Har du fått återkoppling på detta?) Stresstålig: Berätta om när du senast hade väldigt mycket att göra. (Varför blev det så? Hur löste du det? Är det typiskt för dig?) Strukturerad: Berätta om ett tillfälle när du hade mycket att göra. (Hur lade du upp arbetet då? Hur gick det? Vad tyckte andra om det?) Vad har du för tidsramar och deadlines i ditt nuvarande arbete? (Hur tycker du att det fungerar att hålla dessa? Vad gör det att det blir svårt ibland?) Energisk: På vilket sätt försöker du att utvecklas och lära dig nya saker? Vad får dig att tappa sugen på jobbet? (Hur hanterar du det när det inträffar?) Flexibel: Tycker du att du är mer eller mindre flexibel än andra? (På vilket sätt visar det sig? Vilka är fördelarna med ditt sätt att vara? Finns det några begränsningar?) Berätta om ett tillfälle när du varit tvungen att förändra ditt synsätt eller arbetssätt. (Är du i efterhand nöjd med resultatet?) Beslutsam: Berätta om ett tillfälle du behövt fatta ett snabbt beslut? (Hur tänkte du? Hur gick du tillväga? Hur blev resultatet?) Uthållig: Vad är viktigt för att du ska trivas på jobbet? Vad motiverar dig i ditt arbete? Vad får dig att tappa motivationen i arbetet? (Hur hanterar du det när det inträffar?) Berätta om något som gjort dig väldigt besviken. (Hur agerade du? Vad har det lett till?) Prestationsorienterad: Berätta om de mål du satt upp för dig själv (eller grupp/enhet/organisation). (Tycker du de är försiktiga eller ambitiösa? Är det här typiskt för dig?) På vilket sätt försöker du utvecklas och lära dig nya saker? (Finns det något annat du skulle vilja utveckla men inte gör? Finns det något som hindrar dig?) 14

Sociala färdigheter Social säkerhet: Vilken är den mest pressade situation du har mött i ditt arbetsliv? Samarbetsförmåga: Vilken roll har du oftast i de grupper du ingår i? Vad har du fått för feedback på ditt sätt att samarbeta med andra? Berätta om en situation när relationerna skurit sig. (Vad var det som hände? Hur löste det sig?) I vilka situationer på jobbet behöver du övertyga eller påverka? Relationsskapande: Vad gör du för att underhålla dina yrkesmässiga kontakter? (Finns det något som du skulle kunna bli bättre på i detta sammanhang?) Berätta om en situation när du behövt skapa nya kontakter. (Hur gick du till väga? Hur gick det?) Serviceinriktad: Hur arbetar du för att hålla en hög servicenivå och få nöjda kunder? Hur agerar du när du möter kunder som är arga eller irriterade? Empatisk förmåga: Berätta om ditt intresse för människor? Berätta om ett tillfälle när du bemötte en kund/boende/elev på ett professionellt sätt? Hur ser du på balansen mellan en människa i kris och dig själv? Muntlig kommunikation: Vad anser du är viktigt vid muntlig kommunikation? (Vad har du fått för återkoppling på ditt eget sätt att kommunicera?) Övertygande: I vilka situationer på arbetet behöver du övertyga eller påverka andra? (Hur brukar du gå tillväga?) Berätta om någon gång när du inte alls fått som du velat. (Vad var det som hände? Hur agerade du? Vad lärde du dig?) Beskriv när du senast lyckades övertyga någon om en sak som var viktig för dig. (Hur gick du tillväga? Är det så du brukar göra när du försöker påverka andra?) Mångfaldsmedveten: Vad betyder mångfald för dig? Har du erfarenhet av att arbeta i grupper där deltagarna har olika bakgrund, ålder, kön och erfarenheter? (Hur uppfattade du det? Vad har du lärt dig av det?) Kan du berätta om dina erfarenheter från att ha kontakt med människor från andra kulturer? (Vad har du lärt dig av det?) Har det hänt att du själv tillhört minoriteten eller varit främmande i något sammanhang? (Hur uppfattade du det? Hur agerade du i den situationen? Vad ledde det till?) Har du erfarenhet av att tidigare arbetat med jämställdhetsfrågor i din verksamhet? (Vad handlade det om? Vad blev resultatet?) Engagemang och tillit: Hur motiverar du andra i din omgivning? Beskriv när du senast lyckades övertyga någon om en sak som var viktig för dig. (Hur gick du tillväga? Är det så du brukar göra när du försöker påverka andra?) Lyhördhet: Brukar andra komma till dig för att få hjälp? (I vilken typ av frågor? Varför kommer de till dig?) När försökte du senast påverka en grupp i en viss fråga? (Vad gällde det? Hur gjorde du? Hur gick det?) Hur fångar du upp signaler du får från dina medarbetare? (Vad gör du av informationen?) Beskriv hur du brukar gå tillväga när du ger feedback till medarbetare? Kreativ och förändringsorienterad: I vilka sammanhang brukar du komma med nya lösningar eller idéer? Berätta om en situation när du kom på något väldigt bra. (På vilket sätt var ditt förslag nytt? Var fick du din idé från? Har du haft möjlighet att förverkliga förslaget?) Berätta om ett tillfälle när du varit tvungen att förändra ditt synsätt eller arbetssätt. (Hur reagerade du? Är du i efterhand nöjd med resultatet?) Intellektuella färdigheter Kvalitetsmedveten: Vad finns det för kvalitetstänkande i din nuvarande organisation? (Vad måste du göra för att leva upp till det?) Har du någon gång känt att du varit tvungen att kompromissa med kvaliteten? (Varför blev det så? Hur agerade du i den situationen?) Initiativtagande: Beskriv en situation när du tagit initiativet och agerat för att uppnå något nytt? (Berätta om resultatet!) Problemlösande strategisk analysförmåga: Kan du berätta om ett komplext problem du brottas med? (Hur gjorde du för att komma fram till en lösning? Var samlade du information? Vilken är din styrka i sådana här sammanhang? Vilken är din begränsning?) När var du senast tvungen att analysera en större mängd information? (Vad gällde det? Hur gick du tillväga?) Vad ser du som de huvudsakliga utmaningarna för din verksamhet i ett kortare perspektiv? (Hur tycker du att ni ska bemöta detta?) Numerisk analytisk förmåga: Utvärderas lämpligen genom begåvningstest. Språklig analytisk förmåga: Utvärderas lämpligen genom begåvningstest eller arbetsprover. Specialistkunskap: Hur håller du dig uppdaterad om vad som händer inom ditt område? (Anser du att det är tillräckligt för att hänga med?) Brukar andra i din omgivning komma till dig för att be om råd eller information på grund av din specialistkunskap. (Vad brukar det gälla? Brukar du kunna svara på deras frågor. Vad gör du om du inte har svaren?) Affärsmässig: Vad har du för erfarenhet av att tänka affärsmässigt? Vilket resultat som du uppnått har gett dig mest tillfredsställelse? (Har du fått några kommentarer från andra om ditt sätt att engagera dig i den affärsmässiga sidan av verksamheten?) Hur ska du hålla en hög servicenivå och få nöjda kunder? (Hur hanteras besvärliga kunder? Vad kan göra dig arg?) Mål- och resultatorienterad: Vad har du för erfarenhet av affärsmässigt tänkande? Vilket resultat som du har uppnått har gett dig mest tillfredsställelse? Ser du dig som mer eller mindre driven än andra? (Hur märker du det? Har andra kommenterat detta?) 15

Bilaga 3 Intervjuguide forts. Avslutande och praktiska frågor Vad tycker du om att göra när du inte är på jobbet? Varför ska vi välja just dig som vår nya...? (Vad kan du bidra med?) Vilket löneanspråk har du? När skulle du kunna tillträda tjänsten om det blir aktuellt? Vill du ha ersättning för utlägg för resan? (Be om kontonummer, biljetter eller antal mil). Har du några frågor till oss? Beskriv det fortsatta rekryteringsförfarandet och när besked kan lämnas. Be om referenser, är dessa vidtalade kan vi kontakta dem? Varje anställningsmyndighet bör överväga att för vissa tjänster, som ur säkerhetssynpunkt bedöms känsliga, av de sökande begära utdrag ur polisens belastningsregister. Det kan vara lämpligt att begära kreditupplysning på sökande till tjänster med ekonomiskt ansvar. Efter intervju Var objektiv och kom ihåg att ge samma information till samtliga sökande. Ge däremot INTE någon bedömning/feedback på intervjupersonens prestation. Efter avslutad intervju påbörjas arbete med referenstagning och eventuell personlig bedömning. 16

17 Bilaga 1 Kravprofil

Bilaga 4 Referensguide Referensguide Referentens namn Referentens nuvarande befattning Telefonnummer Referens för Befattning kandidaten är aktuell för Datum för samtal Presentera dig själv, organisationen och befattningen personen är aktuell för. Inledande frågor Har du blivit informerad om att jag kanske skulle ringa? Hur känner du kandidaten? Hur länge har ni arbetat tillsammans? Vad hade ni för yrkesmässigt förhållande (till exempel chef/under ordnad eller huvudprojektledare/projektledare)? Berätta om kandidatens arbetsuppgifter (delaktighet, projekt, ansvar, mandat, ledaruppdrag). Har ni haft (har) en privat relation utöver ert samarbete, om ja på vilket sätt? Har du på annat sätt kunnat följa personen, om ja på vilket sätt? Beskriv hur du uppfattar personen (be referensen förklara vad hon eller han menar med ord och generaliseringar. Be om exempel på beteenden). Vad har utmärkt personen jämfört med andra medarbetare i samma typ av position (Be om konkreta exempel på personens förhållningssätt i jämförelse med andra). Hur väl har personen presterat under den tid ni har arbetat tillsammans? Välj ut någon eller några kompetenser från kravprofilen som känns extra relevant för tjänsten (exempel samarbetsförmåga) och ställ frågor kring dem (se förslag nedan): Personliga förmågor Personlig mognad: Vad har kandidaten för socialt nätverk (familj, vänner, föreningsliv etc.)? Beskriv personens främsta ledaregenskaper? (Hur ser du på henne/honom i en ledarroll?) Självgående: Har kandidaten något speciellt ansvar eller åtaganden i sitt arbete? (Hur förhåller han/hon till detta?) Hur mycket anser du att kandidaten bör stämma av, fråga eller rapportera för att driva sina frågor vidare? Integritet: Hur agerar kandidaten i nya sociala situationer? Hur öppen är kandidaten att dela med sig av sig själv? (Hur märks detta?) Stresstålig: Berätta om hur kandidaten reagerar när han/hon har väldigt mycket att göra. Strukturerad: Beskriv vilka tidsramar och deadlines i kandidaten har i sitt nuvarande arbete? (Hur tycker du att det fungerar att hålla dessa? Vad gör det att det blir svårt ibland?) Energisk: Hur går kandidaten till väga för att utvecklas och lära sig nya saker? Vad får kandidaten att tappa sugen på jobbet? (Hur hanterar han/hon det när det inträffar?) Flexibel: Upplever du att kandidaten är mer eller mindre flexibel än andra? (På vilket sätt visar det sig? Vilka är fördelarna med 18

19

Bilaga 4 Referensguide forts. hans/hennes sätt att vara? Finns det några begränsningar?) Hur agerar kandidaten när han/hon är tvingad att förändra sitt synsätt eller arbetssätt. Beslutsam: Berätta hur kandidaten går tillväga när han/hon behöver fatta snabba beslut? (Hur blir resultatet?) Uthållig: Vad händer om kandidaten möter motstånd? (Hur agerar hon/han då? Vad beror det på?) Prestationsorienterad: Vad är din uppfattning om hur kandidaten arbetar med att sätta upp mål för sig själv (eller grupp/enhet/ organisation). (Upplever du målen som försiktiga eller ambitiösa? Är detta typiskt för kandidaten?) På vilket sätt arbetar kandidaten för att utvecklas och lära sig nya saker? Sociala färdigheter Social säkerhet: Hur agerar kandidaten i pressade situationer? Vilken är kandidatens styrka i sådana här sammanhang? Vilken är kandidatens begränsning? Samarbetsförmåga: Hur upplever du personens förmåga att samarbeta med andra? Relationsskapande: Hur arbetar kandidaten för att underhålla dina yrkesmässiga kontakter? (Finns det något som du skulle kunna bli bättre på i detta sammanhang?) Serviceinriktad: Hur arbetar kandidaten för att nå hög servicenivå och få nöjda kunder? Hur agerar kandidaten när han/hon möter kunder som är arga eller irriterade? Empatisk förmåga: Berätta om kandidatens intresse för människor? (Hur visar sig detta i kandidatens arbete?) Hur upplever du att kandidaten klarar balansen mellan en person i kris och sitt eget liv? Muntlig kommunikation: Beskriv hur kandidaten kommunicerar med andra i sin omgivning? Vilken är kandidatens styrka i sådana här sammanhang? Vilken är kandidatens begränsning? Övertygande: Berätta hur kandidaten går tillväga när han/hon ska övertyga någon annan om en viss sak/ståndpunkt. Hur agerar kandidaten när han/hon inte alls får som han/hon vill. (Vad hände? Löste det sig?) Mångfaldsmedveten: Berätta om kandidatens erfarenhet från att ha arbetat i grupper där deltagarna har olika bakgrund, ålder, kön och erfarenhet. (Vad blev det för resultat?) Kan du berätta om hans/hennes erfarenhet av att ha kontakt med människor från olika kulturer? Har kandidaten erfarenhet av att arbeta med jämställdhetsfrågor? (I vilken utsträckning? Vad blev resultatet?) Engagemang och tillit: Hur motiverar kandidaten andra i sin omgivning? (Får med sig folk?) Lyhördhet: Brukar andra komma till kandidaten för att få hjälp? (I vilken typ av frågor? Hur uppfattar du att kandidatens förmåga att fånga upp signaler från sina medarbetare? Beskriv hur kandidaten kommunicerar med andra i sin omgivning. Upplevs hans/hennes sätt att kommunicera som tydligt? Beskriv hur kandidaten brukar gå tillväga när han/hon ger feedback till sina medarbetare? Kreativ och förändringsorienterad: I vilka sammanhang brukar kandidaten komma med nya lösningar eller idéer? Kan du beskriva personens förmåga att anpassa sig till nya/förändrade krav och förutsättningar? 20