Handledning till Ansökan Urban II Göteborg och Sammanställning av kostnadsbudget (Fjärde reviderade versionen april 2005) Detta är en handledning till ansökningsblanketten för URBAN II Göteborg. Läs noga igenom anvisningarna i samband med att ansökningsblanketten fylls i. Nedan följer ett par allmänna riktlinjer för ansökningar till URBAN II Göteborg: 1. Enskilda företag kan inte söka medel från URBAN II-programmet. Dessa hänvisas istället till kontakt med stödberättigade partners. 2. De projekt som finansieras av strukturfonderna skall som allmän regel genomföras inom det geografiska URBAN II-området. Ansökningsblanketten kan hämtas på Internet: www.urban2.org. För att ansökan skall kunna beredas måste den vara komplett med bifogade bilagor (t.ex. medfinansieringsintyg från samtliga finansiärer). Ansökan sänds till Urbansekretariatet, Göteborgs Stad, 404 82 Göteborg. Urban II EU:s STRUKTURFONDER GÖTEBORGS STAD
Handledning till ansökan Ansökningsblanketten gäller för perioden 2000-2006. I blankettens budget och finansieringsplan är tre år förtryckta. Ange vilka år ansökan avser. Utrymmet i informationsrutorna kan i vissa fall kännas otillräckligt. Skulle utrymmet inte räcka så lämna informationen i separat bilaga och ange bilagenumret i informationsrutan. 1. Allmänna uppgifter a) Ange projektet namn. b) Ange projektets start och slutdatum. Detta har stor betydelse då det är inom denna tidsperiod som kostnader anses som stödberättigade vid rekvisition av strukturfondsmedel. Kostnader som uppkommer före eller efter denna period är inte stödberättigade. Slutredovisning av projektet skall ske inom projekttiden. c) Ange vilket belopp som söks från EU:s strukturfonder d) Programkomplementet består av två insatsområden med en åtgärd per insatsområde enligt följande: Insatsområde 1 Tillvarata och utveckla mänskliga resurser Åtgärd 1.1 Studiemotivation, utbildningsnivå, sysselsättning och egenförsörjning Insatsområde 2 Höja Urbanområdets attraktivitet och status Åtgärd 2.1 Ekonomisk, social och kulturell infrastruktur Ange insatsområde och åtgärd. e) Ange vilka delar av Urbanområdet som geografiskt kommer att beröras av projektets insatser. f) Ange om EU-stöd har sökts eller erhållits från annat EU-program. OBS! att ett projekt kan endast få stöd från ett EU-program för en och samma insats. g) Fyll i det antal bilagor som bifogas. Observera att bilagorna i den översta rutan på sidan 16 i ansökningsblanketten är obligatoriska. Utrymmet i informationsrutorna kan i vissa fall kännas otillräckligt. Skulle utrymmet inte räcka till var vänlig komplettera med bilagor som numreras utifrån respektive fråga. 2. Uppgifter om den sökande a) Ange namnet på den som söker projektet. Detta kan t.ex. vara stadsdelar, myndigheter eller föreningar. Enskilda företag kan inte ansöka om stöd från URBAN II, företag hänvisas istället till partnerskap som är stödberättigade. b) Ange sökandens organisationsnummer. Ett organisationsnummer krävs för att ansöka om stöd från URBAN II. c) Sökandens adressuppgifter. d) Sökandens juridiska status, t.ex. stadsdelsnämnd, kommunalt bolag, VGR, myndighet, ekonomisk- eller ideell förening. 3. Underskrift Behörig firmatecknare (den som har rätt att teckna avtal) för sökande skall skriva under ansökan. OBS! Underskriften innebär också att firmatecknaren godkänner att information om projektet får publiceras på internet. Enligt 10 Personuppgiftslagen (1998:204) får personuppgifter behandlas bara om den registrerade har lämnat sitt samtycke. Med personuppgifter menas all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. 2
4. Behörig firmatecknare Ange vem/vilka som är behörig firmatecknare samt bifoga dokument som styrker detta genom t.ex. registreringsbevis, föreningsstadgar eller motsvarande. 5. Utbetalning av stödet Ange hur strukturfondsstödet skall utbetalas. Utbetalning av strukturfondsmedel kan endast ske till sökande (den juridiska personen) och denne ska stå som ansvarig för det post- eller bankgironummer eller bankkonto som anges. Om medlen skall utbetalas via bankkonto måste också bankens namn anges. Utbetalning av strukturfondsmedel sker efter att projektägaren lämnat in en rekvisition om utbetalning av upparbetade kostnader. Rekvisition av medel ska ske minst var tredje månad. Vad som gäller kommer att framgå av beslut från Strukturfondsdelegationen. 6. Mervärdesskatt Ange om sökanden är momsregistrerad eller inte. Är sökanden inte momsregistrerad ska intyg om detta bifogas från skattemyndigheten. Det innebär att om sökanden inte är momsregistrerad och inte får lyfta moms i ordinarie verksamhet får kostnaderna i kostnadsbudgeten tas upp inklusive moms. Om sökanden är momsregistrerad och får lyfta moms i ordinarie verksamhet ska budgetering av projektets kostnader göras exklusive moms. Observera att även om den övriga verksamheten är skattepliktig, behöver inte projektet vara det. Därför är det av högsta vikt att stödmottagaren kontaktar Skattemyndigheten för att avgöra om projektet medför skatteskyldighet eller ej. 7. Projektledare och kontaktpersoner OBS! om namnen inte är klara vid ansökningstillfället skall detta kompletteras senast en (1) månad efter beslut i strukturfondsdelegationen. a) Ange projektledarens namn, adress, e-postadress samt fax-, mobil- och telefonnummer. Om det finns någon annan kontaktperson, istället för projektledaren, som praktiskt kommer att svara för projektets genomförande ange i så fall uppgifter för den personen. b) Ange namn, adress, e-postadress samt fax-, mobil- och telefonnummer för den person som ansvarar för praktisk hantering av ekonomiredovisning, rekvisitioner, verifikationer och så vidare. c) Ange revisionsbolag, revisorns namn, adress, e-postadress samt fax-, mobil- och telefonnummer. Ange dessutom om revisorn är godkänd eller auktoriserad av revisorsnämnden eller godkänd av KomRev. Det är ett krav att vid kalenderårets slut samt vid slutredovisning av projektet ha ett revisorsintyg som är undertecknat av en godkänd eller auktoriserad revisor av revisorsnämnden eller godkänd av KomRev. Revisorskostnaden är stödberättigad och ska ingå i projektets kostnadsbudget. 8. Följer ni lagen om offentlig upphandling i detta projekt? Lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller vid upphandling som görs av statliga-, kommunalaoch andra myndigheter samt beslutande församlingar i kommuner och landsting. Observera att även andra aktörer såsom bolag, föreningar, samfälligheter, stiftelser med flera kan utgöra så kallade upphandlande enheter och omfattas av lagen. Det finns inte några generella regler för när upphandling skall göras, men som allmän riktlinje kan man säga att många aktörer kan tillämpa direktupphandling för kostnader upp till ca två basbelopp. Informationen i denna handledning kan enbart betraktas som en vägledning. För vidare information hänvisas till Lag (1992:1528) om offentlig upphandling eller till Nämnden för offentlig upphandling (hemsida www.nou.se). I den mån upphandlingsunderlag för genomförd eller påbörjad upphandling finns vid ansökningstidpunkten skall detta bifogas ansökan. Genomförs upphandling vid senare tillfälle skall upphandlingsunderlaget lämnas in i samband med rekvisition. 3
9. Har ni tagit del av handledningen till ansökningsblanketten? Det är viktigt att ta del av hela handledningen i samband med att ansökningsblanketten fylls i. 10. Projektets syfte och mål a) Projektets syfte - vad syftar projektet till? b) Projektets mål - vad ska projektet uppnå för resultat? c) Projektets målgrupp? Förväntat resultat - Indikatorer 11. Indikatorer Indikatorerna är kopplade till vilka mål som ska uppnås med åtgärderna och med URBAN IIprogrammet i sin helhet. I programkomplementet anges programmets kärnindikatorer, aktivitetsindikatorer och resultatindikatorer. Välj den/de indikatorer ur varje kategori som bäst stämmer överens med projektets innehåll och förväntade resultat. Observera att en del aktivitets- och resultatindikatorer kräver en angivelse av antal deltagare som är kvinnor, ungdomar och har utländsk bakgrund. 12. Utgångsläge för indikatorer För att kunna mäta hur indikatorerna utvecklas måste ett utgångsläge fastställas. En sådan beskrivning varierar mellan projekten och det är därför av stor betydelse att redan innan projektstart analysera det aktuella projektets förutsättningar. Beskriv utgångsläget vid projektstart. Det viktiga är att man med hjälp av utgångsläget kan mäta och följa upp hur indikatorerna påverkas i och med projektets genomförande. Ange endast utgångsläge för de indikatorer som valts under "11. Indikatorer". 13. Plan för uppföljning av indikatorer Beskriv hur de indikatorer som angetts i ruta 11 skall mätas och följas upp. Sker uppföljning i form av intervjuer, enkäter eller statistik? När och hur skall detta genomföras och av vem? Förväntat resultat - Horisontella mål 14. Beskriv projektets konsekvenser för jämställdheten mellan kvinnor och män Att sträva efter en ökad jämställdhet mellan kvinnor och män är ett viktigt horisontellt mål i URBAN II programmet. Beskriv hur projektet påverkar jämställdheten mellan kvinnor och män exempelvis hur många kvinnor respektive män projektet riktar sig till, hur kommer projektet att rätta till en idag eventuellt rådande snedfördelning mellan könen. Om utrymmet i ansökan inte räcker går det bra att fortsätta på ett separat papper och lägga som bilaga till ansökan. 15. Beskriv projektets konsekvenser för miljön URBAN II-programmet ska så långt som möjligt leva upp till en hållbar utveckling. Beskriv hur projektet påverkar miljön, till exempel genom transporter (om projektet handlar om ökad arbetspendling, gör en bedömning av hur den ökade pendlingen påverkar miljön), energiförbrukning, vattenföroreningar, miljöcertifiering, ny teknik m.m. 4
16. Vilka insatser kommer att göras för att främja integrationen? Beskriv hur projektet medverkar till en ökad integration i utbildning, arbetsliv och kulturliv. 17. Vilka insatser kommer att göras för att främja IT-utvecklingen? Beskriv hur projektet bidrar till att förbättra tillgången till informationsteknologin. 18. Andra förväntade resultat och resultatspridning Ange andra förväntade resultat (kvalitativa) av projektet som ej är direkt mätbara. Ange även hur man planerar att sprida information om projektets resultat, och när under projektets genomförande 19. Tid- och aktivitetsplan för projektet Ange vilka aktiviteter projektet kommer att utföra samt under vilka perioder dessa kommer att bedrivas. Ange också projektstart och slutdatum. Välj en sådan detaljnivå att det går att följa projektets olika delar. Det räcker att specificera perioderna för olika aktiviteter med exempelvis år och månad eller år och kvartal. Start- och slutdatum för projektet skall dock alltid anges med år - månad - dag. 20. Utförlig projektbeskrivning Projektbeskrivningen skall innehålla beskrivning av följande punkter: Projektets innehåll Vad ska göras i projektet för att uppnå syfte och mål? Bakgrund och nulägesbeskrivning Beskriv nuläget statistiskt eller kvalitativt och hur projektet kommer att påverka/förändra situationen Nyskapande I vilken grad är projektet nyskapande och i vilken grad kompletterar det befintliga insatser eller nuvarande arbetssätt/metoder? Avgränsning från ordinarie verksamhet Ange hur projektet skiljer sig från sökandens ordinarie verksamhet. Projektorganisation Redogör för projektets organisation med befattningar, ev. styrgrupper, referensgrupper och deras sammansättning. Ange även hur projektets ekonomiadministration kommer att hanteras. Observera att jämn könsfördelning och integrationsaspekter bör beaktas vid fastställandet av projektorganisationen. Eventuell koppling till andra projekt Samarbetspartners Samarbetspartners i projektet och ansvarsfördelningen mellan dem. Konkurrenssituationen Projekt inom URBAN II Göteborg får ej snedvrida konkurrensen genom att exempelvis gynna ett enskilt eller en mindre grupp av företag. Beskriv hur projektet påverkar konkurrenssituationen. Långsiktighet Beskriv långsiktigheten i projektet. Hur verksamheten skall drivas vidare efter projekttiden och hur urfasningen av den offentliga finansieringen sker under projekttiden. 5
Handledning till kostnadsbudget Sammanställning av kostnadsbudget Erfarenheten från tidigare strukturfondsprogram visar att följande punkter kan vara bra att tänka på innan ett projektbeslut fattas; 1. Vikten av att en projektbudget är tydlig och väl genomtänkt får aldrig underskattas. De frågor som inte ställs i början uppkommer oftast i ett senare skede. Det är därför bra om samtliga underlag och avtal etc. behandlas under beredningsfasen. 2. Det är en nödvändighet att en ekonomi- och redovisningskunnig person knyts till projektet och att den personen också deltar vid informationsmöten som genomförs efter varje beslutstillfälle. 3. Det är viktigt att alla eventuella förändringar inom budgeten är förankrade hos respektive handläggare på beredningssekretariatet för URBAN II Göteborg eftersom det bara är beviljade kostnader som är stödberättigande. 4. För samtliga kostnader som redovisas i projektet gäller att de skall ha uppkommit i samband med förberedelse eller genomförande av projektet. 5. Samtliga kostnader som redovisas i projektet skall kunna styrkas med verifikationer. Sammanställningen av kostnadsbudgeten visar projektets budgeterade kostnader årsvis fördelade. Kostnadsslagen finns specificerade i bilagan med detaljerad kostnadsbudget. Denna bilaga måste bifogas ansökan för att ärendet skall kunna beredas. Börja med att fylla i beloppen för de olika kostnadsslagen, årsvis fördelade från bilagan. Summera sedan de totala bokförda kostnaderna med de totala direktfinansierade kostnaderna för att erhålla total projektkostnad. 21. Kostnadsslag Projektbudgeten är indelad i ett antal kostnadsslag. Kostnaderna i projektet kan uppstå dels hos projektägaren och dels hos annan än projektägaren (medfinansiärer). Dessa två typer av kostnader kommer att bokföras på mer än ett ställe, men gentemot URBAN II kommer de att redovisas tillsammans. Det är dock mycket viktigt att projektägaren vid redovisningen har skillnaden mellan dessa kostnader klar för sig. Den förra typen medför behov av likvida medel hos projektägaren och svarar således mot medfinansiering i form av reda pengar. Till den typen av medfinansiering hör t ex bidraget från respektive fond. Bidraget från fonden kan således aldrig överstiga denna typ av kostnader. Den senare typen leder inte till några behov av likvida medel hos projektägaren utan svarar mot medfinansiering in natura från övriga medfinansiärer. Vid inköp till projektet som bokförs och betalas av annan än projektägaren skall kostnaden verifieras med fakturakopior och betalningsbevis. Alternativt krävs att en oberoende och kvalificerad värderingsman gör en värdering och upprättar ett intyg med den uppskattade gåvans värde i kronor. Samtliga kostnader skall redovisas under något av nedanstående kostnadsslag; Bokförda kostnader: a) Egen personal inkl sociala avgifter b) Externa tjänster c) Lokalkostnader d) Investeringar e) Indirekta kostnader f) Övriga kostnader Direktfinansierade kostnader (in natura): g) Deltagarersättning h) Egen arbetsinsats i) Ideellt arbete j) Direktfinansierad lokal k) Övriga kostnader Kostnadsslagen och hur beräkningsunderlagen skall användas beskrivs nedan. Redan här bör dock poängteras att även beräkningsunderlagen skall fyllas i. 6
22. Finansiering Offentlig finansiering a) Nationell offentlig finansiär - likvida medel Med nationell offentlig finansiering avses likvida medel som projektet erhåller från svenska offentliga organ. Detta kan exempelvis vara Länsstyrelse, Landsting, Länsarbetsnämnd, stadsdelar/kommun och Högskola/Universitet. Samtliga finansiärer måste ha fattat beslut om medfinansiering av projektet innan ansökan är komplett. Man kan antingen använda medfinansieringsintyget (finns speciell blankett) eller skriftliga beslut från respektive medfinansiär. På medfinansieringsintyget/förbindelsen ska det även specificeras i vilken form medfinansieringen sker (kontanta medel, egen arbetsinsats etc.). Skriv in namnet på den offentliga finansiären, bilagans nummer med medfinansieringsintyg. b) Nationell offentlig finansiär - In natura finansiering Direktfinansiering är sådan finansiering av projektet som motsvaras av en kostnad som belastar projektet. Dessa finansieringar och kostnader bör inte finnas med i projektets bokföring. Exempel på offentlig direktfinansiering är APR, arbetsinsatser från kommuner etc. Observera att man måste ange både vem som är medfinansiär och i vilken form medfinansieringen sker, t.ex. eget arbete, lokal eller annat. Beslut eller intyg om medfinansiering skall bifogas. Summera den offentliga finansieringen för varje år och för in summan på total nationell offentlig finansiering. c) EU Strukturfond Strukturfondsfinansieringen bygger på storleken på den totala nationella finansieringen. Strukturfondsfinansieringen utgör följande procentsatser av den totala finansieringen exklusive ideellt arbete och projektintäkter: Åtgärd max %-sats 1:1 32,6 % 2:1 26 % Exempel: Medfinansieringsgrad 32,6 % Total kostnadsbudget 3.000.000 kr varav: Privat finansiering 500.000 kr Offentlig finansiering 2.500.000 kr EU strukturfondsfinansiering Nationell finansiering 32,6 % av 3.000.000 kr = 978.000 kr 67,4 % av 3.000.000 kr = 2.022.000 kr OBS: Bidraget från EU kan aldrig överstiga projektets totala bokförda kostnader. 7
d) Privat medfinansiering - likvida medel Denna finansiering består av kontant finansiering från en privat medfinansiär eller eventuella projektintäkter. e) Privat medfinansiering - In natura finansiering Direktfinansiering är sådan finansiering av projektet som motsvaras av en kostnad som belastar projektet. Dessa finansieringar och kostnader bör inte finnas med i projektets bokföring. Exempel på privat direktfinansiering är ideellt arbete och materiella gåvor. 23. Beräkningsunderlag per år Beräkningsunderlaget följer sammanställningen för kostnadsbudgeten. Nedan görs en genomgång av kostnadsslagen. Kostnadsslaget definieras och beskrivs först generellt vad gäller regler och avgränsningar. Sedan specificeras vad som skall redovisas i beräkningsunderlaget och vad som eventuellt skall bifogas ansökan. Beräkningsunderlag bör upprättas för varje år, om inte kostnadsbudgeten är densamma för flera år. Samtliga kostnader anges exkl. moms. Undantag gäller för projektägare som inte är momsredovisningsskyldiga. För dessa utgör även momsen en stödberättigande kostnad under förutsättning att intyg från lokala skattemyndigheten bifogats som styrker att projektägaren inte är momsredovisningsskyldig. a) Egen personal Definition: lönekostnader inkl sociala avgifter för personal anställd och avlönad av projektet. Inom detta kostnadsslag skall redovisas såväl projektanställd personal som personal anställd sedan tidigare som avdelas för arbete i projektet och som skall betalas av projektet. Observera att kostnaden för personal anställd av annan än projektägaren och vars arbete utgör medfinansiering i projektet inte skall redovisas här. Detta gäller även i de fall projektägaren själv medfinansierar projektet med personalkostnader och inte avser att täcka dessa kostnader med likvida medel från projektet. All personal som inte är anställd för att enbart arbeta i projektet, skall redovisa sin arbetade tid. Av tidsredovisningen skall framgå hur många timmar man arbetat per dag, huvudsakliga arbetsuppgifter och den timkostnad man beräknar kostnaden på. Vid beräkning av timkostnaden kan månadslönen inkl semesterersättning och sociala avgifter fördelas på 165 timmar per månad. Någon schablonbokning av lön enligt budgeterad sysselsättningsgrad godtas inte som stödberättigande kostnad i projektet, utan det är den verkliga kostnaden med tidsredovisningen som grund som är stödberättigande. Lönespecifikation eller anställningsavtal som visar aktuell lön skall bifogas för att verifiera kostnaden. Personal Namnge de som skall arbeta i projektet i den mån detta är känt vid ansökningstillfället. Är de ej kända kan person A, B, C osv. anges. Månadslön Månadslönen exklusive sociala avgifter skall anges baserad på heltidsarbete. Sociala avgifter m.m. Ange den procentsats som används för sociala avgifter och semesterersättning. 8
Sysselsättningsgrad Om sysselsättningsgraden för en och samma person varierar över åren bör varje år redovisas för sig. I annat fall kan kolumnen längst till höger användas för att visa en ev. uppräkning av kostnaden för resp. år till följd av t.ex. löneökning. Traktamenten m.m. Ange uppskattade traktamenten, övertidsersättningar m.m. per månad. Antal månader Ange anställningens/arbetets längd för det år beräkningsunderlaget avser. Total kostnad Beräkna den totala kostnaden för varje anställd. Att bifoga: - lönespecifikation/anställningsbevis för redan anställd personal - intyg att sedan tidigare anställd personal avdelas för att arbeta i projektet (se särskild mall) alternativt tjänstledighetsintyg. b) Externa tjänster Definition: Köpta tjänster som faktureras och betalas av projektet. Anlitar projektet konsulter ska kostnaderna för dessa budgeteras och redovisas här. Fakturor för konsultkostnader bör vara tydligt preciserade så att det framgår vad kostnaden används för och hur många timmar eller dagar arbetet omfattar. Vid underentreprenad gäller följande; Underentreprenad som ökar kostnaderna utan att tillföra något motsvarande värde berättigar inte till stöd. Underentreprenörskontrakt med mellanhänder eller konsulter där betalningen definieras som en procentuell andel av insatsens totalkostnad berättigar i princip inte till stöd. För närmare information, kontakta beredningssekretariatet. Lagen om offentlig upphandling (LOU) ska tillämpas av dem som omfattas av lagen. I den mån upphandlingsunderlag finns vid ansökningstidpunkten ska detta bifogas ansökan, i annat fall bifogas underlaget vid första rekvisitionen av medel. Det finns inte några generella regler för när upphandling ska göras, men som allmän riktlinje kan man säga att för många aktörer kan direktupphandling tillämpas för kostnader upp till två basbelopp. Det ska dock observeras att detta enbart kan betraktas som en vägledning. För ytterligare information hänvisas till lag (1992:1528) om offentlig upphandling. Beräknat antal timmar/dagar Uppskatta och ange antal timmar eller dagar. Tim-/dagskostnad Ange uppskattad kostnad. Total kostnad Beräkna den totala kostnaden per typ av tjänst. 9
c) Lokalkostnader Definition: Kostnader för en sådan lokal där hela eller delar av projektet drivs och som är avgränsad för projektet i både tid och rum. Lokalkostnader kan uppstå på flera olika sätt: 1) Projektägaren kan hyra en lokal enbart för projektverksamheten. 2) Projektägaren hyr lokaler och kan avsätta en del av dessa för projektets räkning. 3) Projektägaren kan avsätta en del av sina egna lokaler för projektets räkning. Till detta kommer projektets kostnader för el, vatten, lokalvård etc. 1) Om en lokal hyrs enbart för projektets verksamhet ska hyresvärden, hyreskostnaden och hyresperioden anges för beräkning av totalhyran. Hyresavtalet ska bifogas. 2) Om projektägaren hyr en större lokal och en del av denna avsätts enbart för projektets verksamhet, är den andel av hyreskostnaden stödberättigade som motsvarar den yta som projektet nyttjar. Ett hyresavtal mellan projektet och projektägaren ska upprättas, kostnaden per kvadratmeter ska beräknas och den yta projektet nyttjar ska anges. Hyreskostnaden verifieras med det hyresavtal som avser hela lokalen. 3) Om en del av den egna lokalen avsätts för projektets verksamhet ska de verkliga kostnaderna för fastigheten som helhet visas. Denna kostnad fördelas sedan med hänsyn till den yta projektet nyttjar. Ett hyresavtal mellan projektet och projektägaren ska upprättas, kostnaden per kvadratmeter ska beräknas och den yta projektet nyttjar ska anges. Stödberättigande kostnader är driftskostnader, såsom uppvärmning, städning m.m. Observera att räntor och avskrivningar inte är stödberättigande och således inte får ingå i beräkningsunderlaget. d) Investeringar Definition: Kostnader för inköp av sådan utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk, d v s som inte är av karaktären förbrukningsmaterial. Investeringar är stödberättigande i regionala fonden. Investeringar Ange investeringsobjekt. Beräknat investeringsdatum Ange den tidpunkt investeringen beräknas göras. Inköpspris Ange inköpspris exkl. moms. Beräkna total investeringskostnad. 10
Begagnad utrustning Kostnader för inköp av begagnad utrustning är stödberättigande under förutsättning att nedanstående villkor är uppfyllda: 1) Säljaren av utrustningen har lämnat ett intyg om utrustningens ursprung och styrker att den inte inköpts någon gång under de senaste sju åren med hjälp av nationellt bidrag eller strukturfondsmedel. 2) Priset på den begagnade utrustningen får inte överstiga marknadsvärdet och måste vara lägre än kostnaden för liknande ny utrustning. 3) Utrustningen måste ha de tekniska egenskaper som behövs för insatsen och uppfyller tillämpliga normer och standarder. Lagen om offentlig upphandling (1992:1528) ska tillämpas av dem som omfattas av lagen. I den mån underlag finns vid ansökningstidpunkten ska detta bifogas ansökan. Inköp av bebyggd eller obebyggd fastighet omfattas också av särskilda regler vilka redogörs för nedan. Obebyggd fastighet Inköp av obebyggd fastighet, d v s mark, är stödberättigande om följande tre villkor är uppfyllda; 1) Det finns en direkt koppling mellan markinköpet och syftet med den medfinansierade projektet. 2) Markinköpets andel av de totala stödberättigade kostnaderna överstiger inte 10 % (med undantag för insatser för miljöskydd). 3) En oberoende behörig värderingsman eller ett behörigt officiellt organ har utfärdat ett intyg som bekräftar att inköpspriset inte överstiger marknadsvärdet. För insatser för miljöskydd måste alla nedanstående villkor uppfyllas för att utgiften ska berättiga till bidrag; 1) Inköpet kräver ett positivt beslut från förvaltningsmyndigheten. 2) Tiden som marken ska användas för det avsedda ändamålet är bestämd i beslutet. 3) Marken är inte avsedd för jordbruk. Detta villkor gäller utom i vederbörligen motiverade fall som godtagits av förvaltningsmyndigheten. 4) Inköpet görs av en offentlig organisation eller ett organ som regleras av offentlig lagstiftning eller på dess vägnar. Bebyggd fastighet Inköp av en bebyggd fastighet berättigar till stöd från strukturfonderna om det finns en direkt koppling mellan inköpet och målen för det aktuella projektet och följande villkor är uppfyllda: En oberoende behörig värderingsman eller ett behörigt officiellt organ har utfärdat ett intyg som fastställer att priset inte överstiger marknadsvärdet. Efter besiktning ska också intygas antingen att byggnaden uppfyller det nationella regelverket eller om detta inte är fallet på vilken punkt den inte uppfyller regelverket och att stödmottagaren kommer att åtgärda detta i samband med att insatsen genomförs. Byggnaden har under de senaste tio åren inte fått nationella bidrag eller gemenskapsbidrag som skulle innebära en stöddubblering om strukturfonderna medfinansierar inköpet. Fastigheten ska användas för det ändamål och under den period som beslutats av förvaltningsmyndigheten. Byggnaden ska endast användas i överensstämmelse med projektets syfte. Särskilt gäller att byggnaden bara får inhysa offentlig administration om en sådan användning berättigar till stöd enligt bestämmelserna i den berörda strukturfonden. 11
e) Indirekta kostnader Definition: Kostnader som inte direkt och i sin helhet kan hänföras till projektet men som är väsentliga för dess genomförande. Indirekta kostnader berättigar endast i undantagsfall till stöd. Om strukturfondsdelegationen godkänner indirekta kostnader som berättigade till stöd i det enskilda projektet, ska samtliga kostnader som ingår i underlaget verifieras med huvudboken. Kostnaderna fördelas sedan och förs in i beräkningsunderlaget. f) Övriga kostnader Definition: Övriga kostnader som projektet kommer att ha, t ex telefon, porto, resor, logi, leasing etc. Leasing För leasing gäller följande regler för att kostnaden ska berättiga till stöd: Leasingtagaren ska vara den direkta mottagaren av stöd. De leasingavgifter som projektägaren betalar till leasinggivaren ska styrkas med kvitterade fakturor eller bokföringsunderlag med motsvarande värde. För leasingkontrakt med en återköpsklausul eller med en bestämmelse om kortare leasingperiod än livslängden hos den tillgång som avtalet avser får det maximala beloppet som berättigar till stöd från strukturfonderna inte överstiga marknadsvärdet för den leasade tillgången. Övriga kostnader som hör samman med leasingkontraktet (skatt, leasinggivarens marginal, räntefinansieringskostnader, indirekta kostnader, försäkringsavgifter etc.) är inte stödberättigade. Finansiella utgifter Skuldräntor, avgifter för finansiella transaktioner, valutaväxlingsavgifter och kursförluster samt andra rent finansiella utgifter berättigar inte till medfinansiering från strukturfonderna. Bankavgifter för konton är stödberättigande om ett specifikt konto öppnas för projektets genomförande. Rådgivning Kostnader för juridisk rådgivning, inskrivningsavgifter, kostnader för teknisk eller ekonomisk expertis samt bokförings- eller revisionskostnader är stödberättigande om de är direkt kopplade till projektet och nödvändiga för dess genomförande. Böter, påminnelseavgifter m.m. Böter, straffavgifter och rättegångskostnader är inte stödberättigande. 12
g) Deltagarersättning Definition: Ersättning från a-kassa, försäkringskassa, länsarbetsnämnd eller liknande, till den enskilde. Denna kostnad svarar till 100 % mot offentlig medfinansiering in natura. Med deltagarersättning avses olika former av offentlig medfinansiering av projekt med arbetsmarknadspolitiska åtgärder, exempelvis APR eller OTA. Fyll i vilken typ av deltagarersättning som avses, ange hur många personer som ersättningen är tänkt att omfatta samt beräkna det totala beloppet. Detta belopp redovisas även som offentlig medfinansiering in natura. Vid redovisningen ska dessa kostnader styrkas med utdrag från personernas a-kassor. Ta gärna kontakt med respektive a-kassa i ett tidigt skede. Observera att medfinansieringsintyg krävs även här. h) Egen arbetsinsats Definition: Lönekostnader för personal anställd utanför projektet. Svarar till 100 % mot medfinansiering in natura. Egen arbetsinsats utförs av offentligt eller privat anställd och alltid inom ramen för den befintliga anställningen. (Till skillnad från ideellt arbete som alltid utförs av privatpersoner och som alltid är privat finansiering.) Egen arbetsinsats kan vara offentlig eller privat beroende på vem som är arbetsgivare. Det förs således in dels som en kostnad i den nedre delen av kostnadstabellen och som direktfinansiering (in natura) i form av egen arbetsinsats, privat eller offentlig. Kostnaden och finansieringen utgörs alltid av den faktiska lönekostnaden med påslag för sociala avgifter, semesterersättning m.m. Personal Namnge de som ska arbeta i projektet i den mån detta är känt vid ansökningstillfället. Är de ej kända kan person A, B, C osv. anges. Månadslönen Månadslönen exklusive sociala avgifter ska anges baserad på heltidsarbete. Sociala avgifter m.m. Ange den procentsats som används för sociala avgifter och semesterersättning. Sysselsättningsgrad Om sysselsättningsgraden för en och samma person varierar över åren bör varje år redovisas för sig. Traktamenten m.m. Ange uppskattade traktamenten, övertidsersättningar m.m. per månad. 13
Antal månader Ange anställningens/arbetets längd för det år beräkningsunderlaget avser. Total kostnad Beräkna den totala kostnaden för varje anställd. Att bifoga: - lönespecifikation/anställningsbevis för redan anställd personal - intyg att sedan tidigare anställd personal avdelas för att arbeta i projektet (se särskild mall) alternativt tjänstledighetsintyg. Eget arbete ska tidsredovisas, dvs dagbok ska föras över utförda arbetsuppgifter, samt antal arbetade timmar i projektet. Denna tidsredovisning undertecknad av arbetsledaren ska bifogas vid rekvisition av strukturfondsmedel. i) Ideellt arbete Definition: Fiktiv lönekostnad för arbete som utförts av privatpersoner. Denna kostnad svarar till 100 % mot privat medfinansiering in natura. Med ideellt arbete menas att man tar upp en lönekostnad för personer som arbetar oavlönat i projektet. Detta kostnadsslag motsvaras alltid av privat medfinansiering in natura. Namn Ange namn på de personer som ska arbeta ideellt. Är de ej kända kan person A, B, C osv. anges. Timkostnad Timkostnaden ska motsvara en skälig verklig kostnad, maximalt 165 kr per timme. Antal timmar Ange antal timmar respektive person beräknas arbeta i projektet samt beräkna totalkostnaden. Att bifoga: Personerna ska föra dagbok över utförda arbetsuppgifter samt antal arbetade timmar i projektet. Denna redovisning, underskriven av arbetsledare, ska sedan bifogas rekvisitionen. 14
j) Direktfinansierad lokal Definition: Kostnader för en sådan lokal där hela eller delar av projektet drivs och som är avgränsad för projektet i både tid och rum. Denna kostnad svarar till 100 % mot medfinansiering in natura. Lokalkostnader kan uppstå på flera olika sätt: 1) Projektägaren eller någon annan medfinansiär kan hyra en lokal enbart för projektverksamheten. 2) Projektägaren eller någon annan medfinansiär hyr lokaler och kan avsätta en del av dessa för projektets räkning. 3) Projektägaren eller någon annan medfinansiär kan avsätta en del av sina egna lokaler för projektets räkning. Till detta kommer projektets kostnader för el, vatten, lokalvård etc. 1) Om en lokal hyrs enbart för projektets verksamhet ska hyresvärden, hyreskostnaden och hyresperioden anges för beräkning av totalhyran. Hyresavtalet ska bifogas. 2) Om projektägaren eller någon annan medfinansiär hyr en större lokal och en del av denna avsätts enbart för projektets verksamhet, är den andel av hyreskostnaden stödberättigande som motsvarar den yta projektet nyttjar. Hyresavtalet ska bifogas, kostnaden per kvadratmeter ska beräknas och den yta projektet nyttjar ska anges. 3) Om en del av den egna lokalen avsätts för projektets verksamhet ska de verkliga kostnaderna för fastigheten som helhet visas. Denna kostnad fördelas sedan med hänsyn till den yta projektet nyttjar. Ett hyresavtal mellan projektet och medfinansiären ska upprättas, kostnaden per kvadratmeter ska beräknas och den yta projektet nyttjar ska anges. Stödberättigande kostnader är driftskostnader, såsom uppvärmning, städning m.m. Observera att räntor och avskrivningar inte är stödberättigande och således inte får ingå i beräkningsunderlaget. k) Övriga kostnader Övriga kostnader som finansieras in natura avser gåvor där medfinansiär skänker exempelvis material. Dessa ska värderas och intygas av oberoende och kvalificerad värderingsman. Dessa kostnader svarar till 100 % mot medfinansiering in natura. 15