Följebrev till Proposition 2: SFS medlemsavgift och budget

P2 Följebrev till Proposition 2: SFS medlemsavgift och budget 2019-2020 Inledning I följebrevet redovisas styrelsens förslag till medlemsavgift 2019-2020, preliminär avgift och budget 2019-2020. Därefter kommenteras styrelsens övervägande kring övergången till budget, medlemsavgiften, intäkterna, kostnaderna, resultatet och investeringsbudgeten. Avslutningsvis finns sju bilagor: Budget Notförteckning som förklarar intäkt- och kostnadsställena i budgeten, Konkretisering av budgeten, SFS fasta och rörliga kostnader kopplat till verksamheten, Prognoser för kommande två år, Ekonomisk ram 2018-2019 Månadsuppföljningarna. Nytt för i år är att SFSFUM har beslutat om att SFS ska ha en budget istället för som tidigare år en ekonomisk ram. Ännu en nyhet är att styrelsen har valt att lyfta ut organisationens investeringar samt tillfälliga satsningar från driftbudgeten till en investeringsbudget. Medlemsavgiften för 2019-2020 Styrelsens föreslagna medlemsavgift för verksamhetsåret 2019/2020 är 6 kronor samt preliminär medlemsavgift för verksamhetsåret 2020/2021 är 6 kronor. Budget istället för ekonomisk ram Till fullmäktige 2019 ska styrelsen, för första gången sedan 2013, presentera en budget istället för en ekonomisk ram. De senaste åren har fullmäktige i stor utsträckning beslutat om budget trots formuleringen i stadgan om ekonomisk ram. I praktiken skiljer det sig därför årets process inte hur den ekonomiska propositionen har 1

behandlats av fullmäktige de senaste åren, men förhoppningen är nu att ramverket för vad som beslutas hänger ihop med vad som i praktiken beslutas om. En budget kan se ut på flera olika sätt. Styrelsen har, efter att ha diskuterat det internt och med medlemskårerna, valt att lägga fram en budget där fullmäktige beslutar om respektive kostnadsställe. Kostnadsställena är uppdelade efter kostnadsbärarna (alltså vilka som utför verksamheten) samt de större evenemangen (fullmäktige och medlemsaktiviteter). Eftersom en budget endast är en prognos föreslår styrelsen att fullmäktige fastställer en procentsats av de totala kostnaderna som styrelsen alltid har rätt att omfördela mellan kostnadsställena. Detta för att ge en flexibilitet till verksamheten om något oväntat skulle inträffa. Styrelsen föreslår att den procentsatsen är 5 %. Det kan uppstå händelser där styrelsen behöver omfördela större summor men det kommer då kräva mer förankring och diskussion med medlemskårerna. All omfördelning ska självklart ske på ett transparent sätt och rapporteras till medlemskårerna. Skillnaden om omfördelningen är över eller under 5 % blir i vilken utsträckning det behöver göras, och att fullmäktige genom beslutet inte automatisk anser att en omfördelning under 5 % går emot medlemskårernas beslut om budget. I budgetprocessen som föreslås har styrelsen ansvar för att konkretisera budgeten. En konkretisering av budgeten redovisas i bilaga 2, som en information för fullmäktige. Fullmäktige beslutar inte om den konkretiserade budgeten utan enbart om budgeten, det vill säga intäkterna och kostnadsställena utifrån en aggregerad nivå, se bilaga 1. SFS kostnader kan i väldigt stor utsträckning hänföras till fasta kostnader kopplade till arvoden, löner och hyror. I den föreslagna budgeten finns dock ett visst utrymme för satsningar. Dessa beskrivs i propositionen för att motivera styrelsens avvägande att föreslå respektive kostnadsnivå för varje kostnadsställe. Styrelsens föreslår följande tillvägagångssätt för att yrka på specifika delar av SFS verksamhet och budget. Om ni vill ändra på något i den konkretiserade budgeten är det lättaste sättet att yrka på P1 SFS verksamhet om det nämns där, eller skriver en övrig motion om den specifika aktiviteten. Styrelsen hjälper gärna till att skriva motionen om det behövs. Om en medlemskår vill kan den parallellt motionera på budgeten för att motsvarande förändring sker i budgeten. Sker det inga förändringar i budgeten kommer nästkommande styrelse behöva se över den konkretiserade budgeten för att den ska spegla fullmäktiges beslut.

Vid lägre kostnader för verksamheten, utan andra beslut om vad som ska tas bort inom verksamheten, kommer nästa styrelse behöva prioritera mellan de olika satsningarna. Utöver detta lyfter styrelsen ut, större tillfälliga investeringar i en investeringsbudget. Fullmäktige ska ha möjlighet att besluta enskilt om dessa ska genomföras eller inte samt få garantier för att pengarna inte används till andra saker under året. Kommentarer till medlemsavgiften SFS styrelse föreslår en oförändrad medlemsavgift om 6 kr per helårsstudent för verksamhetsåret 2019-2020, som är i linje med den preliminära medlemsavgiften som fullmäktige beslutade om 2018. Antalet helårsstudenter har fortsatt att minska, från förra verksamhetsåret till i år. Gefle studentkår, Studentkåren vid Konstnärliga Fakulteten i Malmö och Lundaekonomerna har valt att gå ur SFS, vilket betyder att SFS tappar 11 700 helårsstudenter. I nuläget representerar SFS 251 500 helårsstudenter. Kommentarer till intäkterna Medlemsintäkterna SFS tappar medlemsintäkter om cirka 70 000 kr i jämförelse med årets ekonomiska ram. Det är andra året i rad som organisationen tappar medlemsintäkter. Styrelse ser allvarligt på den uppkomna situationen och arbetar med att få fler medlemskårer att ansluta sig. Samtidigt så har SFS, över tiden, en relativ konstant nivå på antalet representerade helårsstudenter. Statsbidraget I budgeten så har SFS räknat upp statsbidraget med 50 000 kr. Bidraget brukar höjas med ca 40 000 kr men för i år fick organisationen en höjning om 100 000 kr. Eftersom vi har en övergångsregering så är statsbidraget för år 2019 oförändrat för SFS del, men det kan komma att ändras när vi har en regering på plats, i samband med ändringsbudgeten på våren. Årets studentstad Årets studentstad brukar sponsra SFSFUM med cirka 200 000 kr. Dessa pengar används till för att täcka SFSFUM centrala kostnader för att arrangera mötet. Det kan vara svårt för mindre städer om de blir utnämnda till årets studentstad att sponsra SFS med 200 000 kr. Därför föreslår styrelsen ett intervall för sponsringen om 100 000 kr - 200 000 kr. I budgeten är 100 000 kr budgeterat som en intäkt. Notera att kostnaderna som är kopplade till dessa intäkter är budgeterade på SFS. Detta innebär att om det inte går att lösa intäkterna kommer SFS stå för kostnaderna och inte påverka värdkåren.

Ny intäktskälla Under verksamhetsåret finns det möjlighet för en potentiell externfinansierad utredning avseende yrkeshögskolestuderande. Detta projekt finns inte med i budgeten. Om fullmäktige beslutar att SFS ska genomföra utredningen, kommer den att vara helt självfinansierat och ska inte påverka SFS resultat. För mer information om projektet se beskrivningen i SFS verksamhet 2019/2020. Kommentarer till kostnaderna SFS ekonomi har under de senaste åren stabiliserats, samtidigt som organisationen har minskat som ett led i den omorganisation som genomfördes under de senaste åren. Detta tillsammans med att ekonomiuppföljningen blivit bättre, gör att ekonomin nu är i ett läge där vi kan styra organisationen långsiktigt. Dessa förutsättningar innebär att organisationen kan fortsätta i nuvarande omfattning utan neddragningar, samtidigt som det finns ett visst utrymme för satsningar på verksamheten. I tidigare ekonomiska propositioner har det inte funnits utrymme för styrelsen att göra särskilda satsningar eller genomföra oplanerad verksamhet utanför de fasta kostnaderna. I årets förslag finns det i större utsträckning utrymme för kostnader som inte är direkt kopplade till lön, arvode och hyra, som i SFS fall kan ses som fasta kostnader. Kansliet Kansliet har ökade kostnader i förhållande till årets budget. Det beror främst på ökade lönekostnader, utbildningssatsningar och att SFS själva får betala boendet under Almedalsveckan. Kansliet tillsammans med presidiet gör utbildningssatsningar för att utveckla SFS påverkansarbete, som ett led i arbetet med den omorganisationen som genomfördes för ett par år sedan. Satsningen beräknas kosta 75 000 kr. Dessutom planeras teambuildning med extern konsult samt uppföljning, stöd för ledningsgruppen och individuellt stöd om behov uppkommer till en beräknad kostnad om 87 000 kr. Presidiet Presidiet har ökade kostnader i förhållandet till årets budget. Det beror främst på att arvodet höjs på grund av att basbeloppet höjs 1 januari 2019 och på de satsningar som kansliet tillsammans med presidiet planerar att genomföra under kommande verksamhetsår, se ovan kansliet. Styrelsen Styrelsen har också ökade kostnader i jämförelse med årets budget. Det handlar om att i styrelsearbetet behövs det ett extra fysiskt

styrelsemöte för att hinna med uppgifterna som ingår i styrelsens ansvarsområden. Styrelsen föreslår dessutom ett kostnadsläge som gör det möjligt för styrelsen att ha fria medel att besluta om under verksamhetsårets gång. I dagsläget finns det inga medel styrelsen kan använda för att starta projekt eller ta beslut som är kostnadsdrivande under innevarande verksamhetsår, utan att det samtidigt skapats utrymme genom lägre kostnader på andra platser i budgeten. Inom styrelsens kostnadsställe finns även budgetutrymme för att arbetet med SFS 100 år ska kunna ta på sig kostnader under nästa verksamhetsår, till exempel fysiska möten för en kommitté. Internationell verksamhet Budgeten är i princip oförändrad utifrån verksamheten. Den enda förändringen är att avgiften till European Students Union (ESU) är lägre, eftersom den hänger ihop med SFS omsättning som nu är lägre. Medlemsaktiviteter Under fullmäktige 2017 togs SFS Bootcamp bort från de ekonomiska ramarna i samband med större nedskärningar i de ekonomiska ramarna och samt SFS verksamhet 17/18. Bootcamp var ett möte i början på verksamhetsåret som hade som syfte att introducera organisationen, aktuella frågor samt ge möjlighet för medlemskårerna att träffas tidigt under verksamhetsåret. Styrelsen har under detta verksamhetsår upplevt att ett introducerande möte behövs för att säkerställa medlemskårernas arbete i SFS samt lägga en bra grund för årets arbete tillsammans. Därför föreslår styrelsen en ökning för kostnadsstället medlemsaktiviteter så att styrelsen och kansliet kan ta fram en ny aktivitet som möter dessa behov. SFSFUM Budgeten är i princip oförändrad utifrån verksamheten. Den endaförändringen är att det är lägre kostnader för VoteIT. Doktorrandkommittén Styrelsen föreslår en utökad budget eftersom det finns höga ambitioner i kommittén, samtidigt som vår förhoppning är att de föreslagna förändringarna för kommittén gör att de i större utsträckning kan utföra sin verksamhet och därmed använda sina budgeterade medel. Valberedningen Valberedningens budget är mindre än förra året. Det beror på att beredningen anser att ramen är något stor idag och att det dessutom

går att se över hur hearings streamas, vilket skulle innebära lägre kostnader. Kvalitétskommittén Kvalitétskommittén har fått en utökad budget. Främst handlar det om att de pengarna som de har fått extra i år för att genomföra en utbildning kvarstår för kommande år. Dessutom är det budgeterat för ytterligare ett fysiskt möte. Fortsatt arbetet med att hålla nere kostnaderna SFS kommer även fortsättningsvis att arbeta med att hålla nere organisationens kostnader samt att hitta samarbetspartners som kan finansiera aktiviteter som organisationen genomför. Några exempel på detta är att SFS har även för kommande verksamhetsår lyckats få finansiering av ett frukostseminarium under Almedalsveckan samt kommer ha ett samarbete med Folkuniversitet vilket ger tillgång till kostnadsfria utbildningar och lokaler. Vidare har SFS också varit med att ta initiativ till att skapa ett nätverk för ideella organisationer med små kanslier. Förhoppningarna att vi inom nätverket kan hitta samarbeten och samverkan som kan leda till lägre kostnader. Kommentarer till resultatet Styrelsen föreslår en budget med negativt resultat på 93 000 kronor. SFS ska eftersträva ett nollresultat, samtidigt är detta en budget. Det vill säga uppskattade kostnader som visserligen bygger på tidigare års faktiska kostnader. Det ska tilläggas att SFS budgeterar enligt försiktighetsprincipen på alla kostnadsställen förutom styrelsen. Detta innebär att vi budgeterar efter högsta möjliga utfall på kostnaderna, och att det i verkligheten med största sannolikhet kommer bli lägre. Då vi är en liten organisation så budgeterar vi till exempel inte för frånvaro från kansliet som sker i alla typer av organisationer, tex vid vård av barn. Organisationen försöker dessutom alltid ha lägre kostnader än vad som är budgeterat om det är möjligt utan att det påverkar kvaliteten i arbetet. Resultatet kommer att påverka SFS egna kapital negativt. Resultatet för SFS budget 2019-2020 är ett underskott om 93 000 kronor, motsvarande två procent av omsättningen. Utöver detta kommer även kostnaderna i investeringsbudgeten påverka det egna kapitalet. Dessa medel har dock sparats in under de senaste åren, bland annat genom att medel för IT-miljön var budgeterade i den ekonomiska ramen för årets verksamhetsår. Kommentarer till investeringsbudgeten Organisationens investeringar påverkar det egna kapitalet negativt. Det vill säga investeringarna finansieras från det egna kapitalet,

vilket betyder att ju mer investeringar som organisationen gör, desto mindre eget kapital. Modernisera SFS IT-miljö I investeringsbudgeten så finns projektet att modernisera SFS ITmiljö, som bland annat innehåller en ny hemsida. Det påbörjades redan under detta verksamhetsår men har inte genererat några kostnader, vilket innebär att kostnaderna flyttas fram till kommande verksamhetsår. Projektet kommer inte att påverka det egna kapitalet eftersom SFS har budgeterat för hela projektet i år. Konsekvensen kommer att bli att SFS gör ett överskott om motsvarande belopp, 300 000 kr, vilket kommer att påverka SFS egna kapitalet positivt med motsvarande belopp. Nya mobiler SFS behöver köpa tre stycken nya mobiler. Mobilerna börjar att bli gamla och slitna, de är från år 2015. Kostnaden kommer att påverka det egna kapitalet negativt. En guide till SFS Medlemskårerna har framfört önskemål om informationsmaterial kring hur SFS som organisation funkar. Styrelsen föreslår därför att, organisationen projektanställer en person en månad för att ta fram detta material, som kommer att göras tillgänglig till medlemskårer. Kostnaden kommer att påverka det egna kapitalet negativt. Bilagorna till budgeten 2019-2020 Till följebrevet bifogas följande bilagor, bilaga 1 Budget 2019-2020 och notförteckning, bilaga 2 Konkretiserad budget 2019-2020, bilaga 3 SFS fasta och rörliga kostnader kopplat till verksamheten, bilaga 4 SFS prognoser 2020-2022, bilaga 5 ekonomisk ram 2018-2019 och bilaga 6 månadsuppföljningarna.

Förslag till beslut Styrelsen föreslår fullmäktige att fastställa SFS medlemsavgift för verksamhetsåret 2019/2020 till sex (6) kronor per helårsstudent inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt doktorand omräknat till heltidsekvivalent inom kårens verksamhetsområde. att fastställa SFS preliminära medlemsavgift för verksamhetsåret 2020/2021 till sex (6) kronor per helårsstudent inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt doktorand omräknat till heltidsekvivalent inom kårens verksamhetsområde. att anta SFS budget 2019-2020. att anta SFS investeringsbudget 2019-2020. att fastställa att SFS styrelse har rätt att flytta kostnader mellan kostnadsställena i SFS budget, motsvarande 5 % av de totala kostnaderna.

Budget 2019-2020 Styrelsens föreslagna budget 2019-2020 Alla siffror är i tusental och avrundade. Intäkter Medlemsavgift 1509 Stadsbidrag 4430 Årets studentstad 100 SUMMA 6039 Kostnader Kansliet 3819 Presidiet 1448 Styrelsen 250 Internationell verksamhet 205 Medlemsaktiviteter 148 SFSFUM 128 Doktorandkommittén 50 Valberedning 41 SQC 45 SUMMA 6134 RESULTAT -95 Investeringsbudget Modernisera SFS IT-miljö 300 Inköp av mobiler 21 "En guide till SFS" 40 SUMMA 361