: Plats och tid Svea hund, den, kl. 08.30-10.30 Beslutande Övriga närvarande Christer Yrjas (C), ordförande Carina Persson (L), förste vice ordförande Anders Throbäck (S), andre vice ordförande Ewa Carnbrand (M) Lena Eriksson (C) ersätter Sven Gunnarsson (MP) Per Skoog (S) ersätter Sara Anheden (S) Skolchef Bengt Persson Tillförordnad verksamhetschef Elisabet Andersson Nämndsekreterare Anna Silver Förbundschef Sydöstra Skånes samordningsförbund Bengt Persson Rektor Kastanjeskolan Mats Tevérus Utses att justera Anders Throbäck (S) Justerade paragrafer 66-74 Justeringens plats Kansliet, 29 juni 2018 och tid Underskrifter Sekreterare Anna Silver Ordförande Justerare Christer Yrjas (C) Anders Throbäck (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 29 juni 2018 Datum då anslaget tas ned 23 juli 2018 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, Gustafs torg 16, Tomelilla Underskrift Anna Silver 1
: Ärenden vid dagens sammanträde med 66 Dialoger och informationsärenden 2018 67 Retroaktiv avgiftskontroll för förskola och fritidshem 68 Revidering av delegeringsregler gällande familjenämnden 69 Samverksansavtal gällande vuxenutbildning och yrkesvux Sydöstra Skåne 70 Revisionssvar gällande granskning av kommunens styrning samt uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare 71 Statistik fattade beslut barn och familj (IFO) 72 Redovisning av anmälningsärenden familjenämndens arbetsutskott 73 Redovisning av anmälningsärenden 74 Attestförteckning Barn och utbildning 2
Fn 66 Dnr FN 2018/2 Dialoger och informationsärenden 2018 s beslut lägger informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Information från Barn och utbildning Skolchef Bengt Persson presenterar den nya rektorn för Kastanjeskolan Mats Tivérus som ge en kort information om sina tidigare erfarenheter samt planering av sitt arbete på skolan framöver. Skolchef Bengt Persson informerar om den pågående rekryteringen av biträdande rektor till Kastanjeskolan som påbörjats i samband med att tjänsten som rektor blivit tillsatt. Skolchef Bengt Persson informerar om att betygsresultat för årskurs nio. 32% av eleverna saknar godkänt betyg i matematik. För dessa kommer lovskola att erbjudas under sommarlovet. I årskurs åtta är det färre elever med godkänt betyg i matematik och för dessa elever kommer extra insatser att sättas in under kommande läsår. Ekonomisk uppföljning Barn och utbildning Ekonom Adnan Elkaz informerar om prognosen för Barn och utbildning som i maj visar ett underskott på -0,4 mkr. Årets prognos är ett underskott motsvarande -4,0 mkr. Eventuella åtgärder som inköps- och vikariestopp kan bromsa underskottet och få ner resultatet till -3,0 mkr. Information från Individ- och familjeomsorgen Tillförordnad verksamhetschef Elisabet Andersson informerar om personalomsättningen på Individ och familjeomsorgen. På barn och familj har några socialsekreterare sagt upp sig och vikarier tas in under sommaren. I det stora hela är arbetsmiljön på Ifo förbättrad och anställda upplever stämningen på avdelningen mycket bättre än tidigare. Ett rekryteringsföretag kommer att användas för rekrytering av enhetschef till barn och familj då det varit lågt intresse för tjänsten. 3
Fn 66 forts. Ekonomisk uppföljning Individ- och familjeomsorgen Ekonom Adnan Elkaz informerar om prognosen för Individ och familj som i maj visar ett underskott på -3,6 mkr. Årets prognos är ett underskott motsvarande -6,9 mkr. Presentation av Finsam Förbundschef för Sydöstra Skånes samordningsförbund Bengt Persson presenterar Finsam som är en organisation för samverkan mellan myndigheter. Finsam har under 2017 och första delen av 2018 finansierat Samverkansresurs som är en metodutveckling för AF i samarbete med FK och vården, samt en del av Ungdomsspanarna som är en del av ESFprojektet Ung Sluss som skedde i samverkan mellan Sjöbo, Simrishamn, Tomelilla och Ystad. Finsam har även finansierat behovskartläggningen av ett mini-maria. Rapport avseende gemensam Mariamottagning i Sydöstra Skåne Tillförordnad verksamhetschef Elisabet Andersson presenterar rapporten för behovskartläggningen av mini-maria. För att få en så bred och djup bild som möjligt av hur behovet ser ut så har projektledaren träffat ungdomar och unga vuxna som skulle kunna vara aktuella för en Mariamottagning samt träffat olika verksamheter för att ta reda på om behovet redan täcks. Projektledaren har i rapporten kommit fram till att det finns ett behov av en Mariamottagning i sydöstra Skåne. Avrapportering gällande arbetsmiljön på IFO Tillförordnad verksamhetschef Elisabet Andersson informerar om resultatet av den senaste enkätundersökningen som genomförts anonymt hos de anställda på avdelningen. Arbete och försörjning samt vuxen visar ett genomgående positivt resultat. På barn och familj är resultatet inte lika positivt men bättre än i tidigare genomförda undersökningar. Samarbetet med Öppenvården är förbättrat. 4
Fn 66 forts. Ordförandebeslut huvudmannens plan för studie och yrkesvägledning - SYV-plan s ordförande Christer Yrjas beslutade den 12 juni med stöd av kap. 6 39 Kommunallagen att å familjenämndens vägnar upphäva beslut om åtteremittering gällande SYV-planen och lägga informationen till handlingarna. Brösarps skolutvecklingsgrupp Christer Yrjas (C) informerar om att en tredelad projektplan för Ur och skur verksamhet på Brösarps skola kommer att presenteras i augusti. Den nya naturprofilen lockar nya intresserade elever till skolan och en liten styrgrupp kommer att ha täta möten för att driva frågan framåt. 5
Fn 67 Dnr FN 2018/55 Retroaktiv avgiftskontroll för förskola och fritidshem s beslut ger Barn och utbildning i uppgift att löpande genomföra avgiftskontroll för förskola och fritidshem. Ärendebeskrivning Det är en rättvisefråga att alla betalar rätt avgift för plats i förskola och fritidshem och bidrar till kommunens inkomster på lika villkor. Därför önskar Barn och utbildning att Tomelilla kommun genomför kontroll av avgiften. De uppgifter som lämnats till kommunen av vårdnadshavare jämförs med taxerade inkomster hos Skatteverket för aktuellt år. Avgiften beräknas annars enbart på vårdnadshavarnas egna inlämnade uppgifter. Om kontrollen visar att fel barnomsorgsavgift betalts, kommer en justering att ske. Om för låg avgift betalats skickas en retroaktiv faktura. Om vårdnadshavaren betalt för mycket görs en utbetalning. Gränsen för reglering är 600 kr per år vilket överensstämmer med de 50 kronor per månad som kommunen har som regel idag. Utbetalning och krav kommer för första gången att regleras under hösten 2018. Avgiftskontrollerna genomförs med två års fördröjning eftersom Skatteverkets uppgifter inte finns tillgängliga tidigare, detta betyder att avgiftskontrollen i år gäller 2016:s taxerade inkomster. Den avgift som vårdnadshavare betalar löpande per månad kommer vara en preliminär avgift. Förvaltningens förslag till beslut ger Barn och utbildning i uppgift att löpande genomföra avgiftskontroll för förskola och fritidshem. 6
Fn 68 forts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, biträdande skolchef Ulrika Ahrlin, handlingsid: Fn 2018.1069. Fnau 115/2018, handlingsid: Fn 2018.1788. Tidigare behandling s arbetsutskott 115/2018: ger Barn och utbildning i uppgift att löpande genomföra avgiftskontroll för förskola och fritidshem. Beslutet skickas till: Skolchef Bengt Persson Ekonom Adnan Elkaz 7
Fn 68 Dnr FN 2014/109 Revidering av delegeringsregler gällande familjenämnden s beslut beslutar revidera delegeringsregler för familjenämnden i enlighet med bilaga, handlingsid: Fn 2018.1578. Ärendebeskrivning EU:s dataskyddsförordning (GDPR) träder i kraft den 25 maj 2018. Mycket i förordningen påminner om de regler som finns i nuvarande personuppgiftslagen (PuL) som upphör gälla när förordningen träder i kraft. GDPR gäller för alla myndigheter, företag och organisationer som behandlar personuppgifter. Då varje nämnd utgör en myndighet i kommunen är också varje nämnd personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker i nämndens verksamhet. För att hanteringen ska bli smidig föreslås nämnden delegera vissa ansvarsområden till verksamheten. Ett nytt kapitel med rubriken personuppgiftsbehandling föreslås läggas till i nämndens delegeringsregler. Ansvar för nämndens registerförteckning föreslås läggas på kommunchef medan huvuddelen av resterande delegation läggs på verksamhetschef. Sedan den 1 januari 2018 har en ny kommunallag trätt i kraft och den 1 juli 2018 kommer en ny förvaltningslag att träda i kraft. Redaktionella ändringar har gjorts för att justera hänvisning till lagrum i delegeringsreglerna i de fall hänvisningen gäller kommunallag och förvaltningslag så att dessa hänvisar till aktuell lagstiftning. Förvaltningens förslag till beslut beslutar revidera delegeringsregler för familjenämnden i enlighet med bilaga, handlingsid: Fn 2018.1578. 8
Fn 68 forts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Karl Mohlin, handlingsid: Fn 2018.1583. Bilaga Delegeringsregler för familjenämnden GDPR-revidering, nämndsekreterare Karl Mohlin, handlingsid: Fn 2018.1578. Fnau 116/2018, handlingsid: Fn 2018.1790. Tidigare behandling s arbetsutskott 116/2018: beslutar revidera delegeringsregler för familjenämnden i enlighet med bilaga, handlingsid: Fn 2018.1578. Beslutet skickas till: 9
Fn 69 Dnr FN 2018/62 Samverksansavtal gällande vuxenutbildning och yrkesvux Sydöstra Skåne s beslut uppdrar åt förvaltningen att ingå samverkansavtal med kommunerna i Sydöstra Skåne bestående av Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Ystad och Tomelilla gällande vuxenutbildning och yrkesinriktad vuxenutbildning med tillägg om förstärkt underlag samt återkoppling vid nästa sammanträde. Ärendebeskrivning Ett samverkansorgan för vuxenutbildningen i sydöstra Skåne skapas bestående av en vuxenutbildningsansvarig från respektive kommun. Målsättningen är att gemensamt stärka och utveckla hela Sydöstra Skåne till en attraktiv region i samverkan med näringsliv och arbetsliv genom att skapa en gemensam vuxenutbildning utifrån behov och efterfrågan samt att skapa ett gemensamt utbildningsutbud i kommunerna för yrkesinriktad vuxenutbildning. Förvaltningens förslag till beslut uppdrar åt förvaltningen att ingå samverkansavtal med kommunerna i Sydöstra Skåne bestående av Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Ystad och Tomelilla gällande vuxenutbildning och yrkesinriktad vuxenutbildning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, 2018-06-12 Samverkansavtal vuxenutbildningen Sydöstra Skåne, handlingsid: Fn 2018.1732. Bilaga till samverkansavtal för vuxenutbildning, handlingsid: Fn 2018.1733. Bilaga 2 till Samverkansavtal för vuxenutbildning, handlingsid: Fn 2018.1734. Tilläggsavtal yrkesvux Sydöstra Skåne, handlingsid: Fn 2018.1735. 10
Fn 69 forts. Förslag till beslut under sammanträdet Christer Yrjas (C) föreslår familjenämnden besluta i enlighet med förvaltningens förslag med tillägget om förstärkt underlag samt återkoppling vid nästa sammanträde. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att familjenämndens arbetsutskott beslutar i enlighet med Christer Yrjas förslag. Beslutet skickas till: Skolchef Bengt Persson 11
Fn 70 Dnr FN 2018/52 Revisionssvar gällande granskning av kommunens styrning samt uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare s beslut antar förvaltningens förslag till svarsskrivelse och skickar densamma till revisionen. Ärendebeskrivning Tomelillas revisorer har granskat kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare. Granskningen har utförts av EY som lämnat en rapport. EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun granskat huruvida kommunstyrelsen och nämnderna har en ändamålsenlig styrning och uppföljning över verksamheter som bedrivs av annan än kommunen. Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsen och nämndernas styrning och uppföljning över verksamheter som bedrivs av annan än kommunen fungerar i olika grad. Kommunstyrelsen visar på flest brister vad gäller styrning och uppföljning. Denna bedömning grundas på att avtalen med de privata utförarna dels inte reglerar hur kommunstyrelsen ska styra och följa upp den avtalade verksamheten dels att avtalen inte säkrar allmänhetens insyn i verksamheten. Vidare har det inte skett någon uppföljning av verksamheterna, förutom avseende städbolaget. Vi kan konstatera att det enbart är vård- och omsorgsnämnden som har utarbetat en plan för uppföljning för 2018. Vi anser att det är en brist att varken kommunstyrelsen eller familjenämnden har utarbetat en plan enlig kommunfullmäktiges program. 12
Fn 70 forts. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen och familjenämnden att säkerställa: - att en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp utarbetas, - att det genomförs tillräckliga uppföljningar av kvaliteten av utförarens tjänst, samt - att det sker en tillräcklig återrapportering avseende privata utförare. Därutöver rekommenderar vi kommunstyrelsen att: - säkerställa att framtida avtal garanterar möjligheten till insyn, styrning och uppföljning. Revisorerna önskar kommunstyrelsens och nämndernas skriftliga svar framfört senast 2018-10-30. Förvaltningens förslag till svarsskrivelse Individ och familjeverksamheten har ingen verksamhet som bedrivs av privata utförare och därmed inget behov av en plan för uppföljning i nuläget. I det fall någon verksamhet framöver skulle bedrivas av privat utförare skall de rekommendationer som utarbetats i rapporten beaktas och följas. Förvaltningens förslag till beslut antar förvaltningens förslag till svarsskrivelse och skickar densamma till revisionen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, tillförordnad verksamhetschef Elisabet Andersson, handlingsid: Fn 2018.1807. Missiv Granskning av kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare, handlingsid: Fn 2018.1533. Revisionsrapport Granskning av kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare, handlingsid: Fn 2018.1534. Beslutet skickas till: 13
Revisionen 14
Fn 71 Dnr FN 2017/39 Statistik fattade beslut barn och familj (IFO) s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Tillförordnad verksamhetschef Elisabeth Andersson presenterar statistik från Individ och familjeomsorgen gällande fattade beslut för feb till maj 2018 gällande barn och familj. Förvaltningens förslag till beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, handlingsid: Fn 2018.1719. Statistik fattade beslut feb -maj 2018, administrativ assistent Camilla Ohlsson, handlingid: Fn 20185.1691. Fnau 129/2018, handlingsid: Fn 2018.1803. Tidigare behandling s arbetsutskott 129/2018: beslutar lägga informationen till handlingarna. Beslutet skickas till: Tillförordnad verksamhetschef Elisabeth Andersson 15
Fn 72 Dnr FN 2018/1 Redovisning av anmälningsärenden familjenämndens arbetsutskott s beslut lägger redovisning av anmälningsärenden till handlingarna. Ärendebeskrivning Kostnader för familjehem under maj månad 2018: 28 barn har bott i familjehem till en kostnad av 512 348 kronor fördelat enligt följande: Arvode: 312 504 kronor Omkostnadsersättning: 101 656 kronor Personalkostnad: 99 188 kronor 6 ensamkommande barn har bott i familjehem. Dessa kostnader är inte medräknade då kommunen erhåller kostnadstäckning för dessa från Migrationsverket. Familjehem 21 barn från 17 familjer är placerade i 19 familjehem Särskild förordnad vårdnadshavare: 7 barn från fem familjer placerade i 6 familjer Jourfamilj: 1 barn placerat i jourhem. Ensamkommande barn i familjehem/jourhem: 6 barn från fem familjer placerade i 4 familjehem. 16
Fn 72 forts. Kostnader för institutionsplaceringar under maj månad 2018: Barn: 680 618 kronor Vuxna: 37 200 kronor Kostnader för extern öppenvård maj 2018: Barn: 17 710 kronor Domar och beslut maj 2018 Dom den 22 maj från Malmö förvaltningsrätt, mål 12603-17, gällande bistånd enligt 4 kap. 1 Socialtjänstlagen. Förvaltningsrätten avslår överklagandet. Förvaltningens förslag till beslut lägger redovisning av anmälningsärenden till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Karl Mohlin, handlingsid: Fn 2018.1683. Kostnader för familjehem under maj 2018, administrativ assistent Camilla Olsson, handlingsid: Fn 2018.1687. Fnau 128/2018, handlingsid: Fn 2018.1802. Tidigare behandling s arbetsutskott 128/2018: lägger redovisning av anmälningsärenden till handlingarna. Beslutet skickas till: 17
Fn 73 Dnr FN 2018/1 Redovisning av anmälningsärenden s beslut lägger redovisningen till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Beslut den 25 april 2018 från Kommunstyrelsens arbetsutskott, KS 2016/94, Äskande om tilläggsanslag för projekt fältassistenter. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att bevilja tilläggsanslag om 450 tkr ur kommunstyrelsens buffert för oförutsett för projekt fältassistenter under perioden 2018-08-18 till 2018-12-31. 2. Beslut den 9 maj 2018 från Kommunstyrelsen, KS 2016/417, Fördjupningsuppdrag budget 2018. Kommunstyrelsen beslutar lägga informationen från familjenämnden till handlingarna. Kommunstyrelsen beslutar att nämnderna ska bevaka och följa de handlingsplaner som tas fram på grund av prognostiserat underskott för 2018. 3. Beslut den 23 maj 2018 från Skolinspektionen, dnr 411-2018:4083, handlingsid: Fn 2018.1532. Uppföljning om Skolinspektionens beslut om att lämna anmälan till Tomelilla kommuns klagomålshantering, dnr 411-2018:4083, ärendet avslutas. 4. Beslut den 24 maj 2018 från Skolinspektionen, dnr 41-2018:213, handlingsid: Fn 2018.1547. Skolinspektionen beslutar att Tomelilla kommun ska vidta åtgärder om att motverka kränkande behandling vid Kastanjeskolan. 5. Beslut den 29 maj 2018 från Migrationsverket, dnr 7.4.3-2018-12428, handlingsid: Fn 2018.1596. Migrationsverket avslår ansökan om statlig ersättning för försörjningsstöd för ensamkommande unga. 18
Fn 73 forts. 6. Beslut den 31 maj 2018 från Arbetsmiljöverket, dnr 2017/005508, handlingsid: Fn 2018.1625. Arbetsmiljöverket anser att ställda krav har uppfyllts gällande tillsyn av arbetsmiljön för socialsekreterare. 7. Beslut den 11 juni 2018 från Barn och elevombudet, handlingsid: Fn 2018.1698. Barn och elevombudet beslutar att Tomelilla kommun ska betala 20.000kr i skadestånd till elev för kränkande behandling senast 6 juli 2018. 8. Beslut den 11 juni 2018 från Österlenregionens miljöförbund, dnr HAL 2017.3107, handlingsid: Fn 2018.1720. Österlenregionens miljöförbund beslutar att Tomelilla kommun ska vidta åtgärder gällande brister vid tillsyn på Utsiktens förskola i Brösarp. 9. Ärenden på familjenämndens arbetsutskott 2018-05-16 85-87 omedelbar justering 2018-05-16 88-110 normal justering 2018-06-04 111 omedelbar justering 2018-06-04 112-129 normal justering Förvaltningens förslag till beslut lägger redovisningen till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, handlingsid: Fn 2018.1808. 19
Fn 74 Dnr FN 2018/63 Attestförteckning Barn och utbildning s beslut beslutar anta attestförteckning gällande barn och utbildning enligt bilaga, handlingsid Fn 2018.1846. Ärendebeskrivning Attestreglementet antogs av kommunfullmäktige den 2018-02-12, Kf 8 och började gälla från den 23 februari 2018. Attestreglementet är en del av kommunens internkontrollarbete. Reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Avser både kostnader inklusive löner och intäkter. En lista med attestanter (roller) och beloppsgränser ska antas årligen av respektive nämnd, på så vis får vi med automatik en årlig dokumenterad revision. ansvarar för att årligen, lämpligen i samband med beslut om internbudget, fatta beslut om alla attestanter samt deras respektive beloppsgränser. Förvaltningens förslag till beslut beslutar anta attestförteckning gällande barn och utbildning enligt bilaga, handlingsid Fn 2018.1846. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, ekonom Adnan Elkaz, handlingsid: Fn 2018.1918. Attestförteckning Barn och utbildning, handlingsid: Fn 2018.1846. Beslutet skickas till: Skolchef Bengt Persson 20