TOMELILLA KOMMUN Familjenämnden

Transkript

1 : Plats och tid Tryde 1303, den, kl Beslutande Christer Yrjas (C), ordförande Anders Albäck (FP), 1:e vice ordförande, Daniel Persson (M) Sven Gunnarsson (MP) Anders Throbäck (S), 2:e vice ordförande Linda Ekelund (V), ersättare för Sara Anheden (S) Lena Eriksson (C), ersättare för Tina Malm (SD) Maria Överling (FP), ersättare för Anders Albäck Övriga närvarande Se sidan 2 Utses att justera Linda Ekelund (V) Justerade paragrafer Justeringens plats Kommunkansliet den 7 maj 2015 och tid Underskrifter Sekreterare Pamela Lindqvist Ordförande Justerare Christer Yrjas (C) Linda Ekelund (V) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 07 maj 2015 Datum då anslaget tas ned 01 juni 2015 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, kommunhuset, Gustafs Torg 16 Underskrift Pamela Lindqvist 1

2 : Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare Maria Överling (FP), Ewa Carnbrand (M) Fatlum Avdullahu (C) Per Skoog (S) Tjänstemän Pamela Lindqvist, nämndsekreterare Veronica Nilsson, nämndsekreterare Jonas Åkesson, skolchef Elisabet Andersson, socialchef Irene Arvidsson, utvecklingsledare Håkan Lindberg, ekonom Karin Arvidsson, ekonom Patrik Sjöholm, lärare 46 Ärenden vid dagens sammanträde med 45 Ändringar i föredragningslistan 46 Dialoger 47 Redovisning av uppdrag att utreda och analysera behovet av administrativt stöd till rektorer 48 Förslag till intern kontrollplan 2015 Barn och utbildning 49 Förslag till intern kontrollplan 2015 Stöd och lärande 50 Redovisning av anmälningsärenden från arbetsutskottet, Fnau Redovisning av anmälningsärenden 52 Redovisning av delegeringsbeslut 53 Överflyttning av vårdnad från särskilt förordnad vårdnadshavare till föräldrarna enligt 6 kap. 10 FB - Sekretess 54 Val av ledamot och ersättare till tillgänglighetsrådet 2

3 FN 45 Dnr FN Ändringar i föredragningslistan s beslut beslutar i enlighet med nedan förslag. Ärendebeskrivning Ordförande Christer Yrjas (C) föreslår följande ändring i föredragningslistan: Beslutsärende - Val av ledamot och ersättare till tillgänglighetsrådet läggs till. 3

4 FN 46 Dnr FN 2015/2 Dialoger s beslut Ärendebeskrivning genom för idag dialoger enligt följande. Information från Stöd och lärande Socialchef Elisabet Andersson informerar om att PwC påbörjat genomlysningen av IFO. Resultatet kommer att slutrapporteras i slutet av nästa vecka. Situationen på IFO är fortsatt mycket ansträngd och nya Lex Sarah anmälningar är på gång. Nämnden beslutar att bjuda in den nya IFO-chefen till nästa nämnd för att presentera sig. Movare läggs ner till sommaren, då samverkan inte fungerat så som det varit tänkt. Idag är fyra ungdomar aktuella i projektet. Försörjningsstöd mars 2015 Socialchef Elisabet Andersson informerar om att siffrorna för mars ligger över budgetstrecket. Detta beror troligen på att februari månad var kort och att alla ansökningar inte hann behandlas innan månadsskiftet, vilket medfört att det spillt över till mars. Ekonomisk uppföljning Stöd och lärande Ekonom Håkan Lindberg informerar om ekonomin för Stöd och lärande. HVB barn fortsätter att uppvisa negativt resultat och svårigheter att rekrytera personal har medfört extrakostnader för inhyrd personal. Prognosen för året ligger på -500 tkr. 4

5 FN 46 forts. Information från Barn och utbildning Skolchef Jonas Åkesson informerar om att ansökningstiden för tjänsten som utvecklingsledare för gymnasiefrågor mm gick ut igår. Rekrytering av ny förskolechef på Ängens förskola ska påbörjas och förvaltningen överväger att göra en intern rekrytering då bedömningen är att det finns personal i verksamheten som bör få chansen att gå vidare. En eventuell intern rekrytering har ännu inte diskuterats med facket. Delar av nämndens ledamöter påtalar att de föredrar att se en extern rekrytering där lovande befintlig personal aktivt uppmanas att söka tjänsten. Nämnden anser att det är viktigt att fackets inställning till intern eller extern rekrytering beaktas. Revisionen håller på att granska det kommunala aktivitetsansvaret för ungdomar och en revision gällande intern kontroll har avisterats. Ekonomisk uppföljning Barn och utbildning Ekonom Karin Arvidsson informerar om ekonomin för Barn och utbildning. Lokalkostnaderna är ännu inte klara och det har tecknats avtal om ett avgångsvederlag, vilket inte finns medräknat i budget. Kostnaderna för tilläggsbelopp kommer troligen att bli högre än budgeterat då det flyttat in barn till kommunen som har mycket stora behov av särskilt stöd. SKA-rapport - enkätsvar Utvecklingsledare Irene Arvidsson informerar om den årliga enkäten som går ut till elever, vårdnadshavare och personal. Enkäten mäter de mjuka värdena inom skolan. Alarmerande är att maten får dåligt resultat. Nämnden beslutar att skicka en skrivelse till kommunstyrelsens arbetsutskott med önskemål om en handlingsplan då kosten är viktig för att eleverna ska kunna prestera. Ett annat område som uppvisar svaga siffror är arbetsro på fritidshemmen. Skolchef Jonas Åkesson informerar om att förvaltningen har planerat att lyfta upp fritidshemmen mer på agendan än vad som tidigare varit fallet. 5

6 FN 46 forts. Redovisning SAM-enkät Skolchef Jonas Åkesson informerar om att det varje år görs en arbetsmiljöenkät som fylls i av personal, rektorer och skyddsombud. I år var det inget område som stack ut. Nämnden beslutar att bordlägga ärendet till sammanträdet i maj då skolchefen återkommer med en kort sammanfattning. Prognos barnantal samt lokalbehov Skolchef Jonas Åkesson informerar om hur prognosen ser ut avseende antal barn i förskolorna och framtida lokalbehov. Problemen finns i tätorten där vi i dagsläget har behov av ytterligare en avdelning. Hittills har detta lösts genom överinskrivningar, vilket inte är en hållbar lösning och synpunkter har kommit från både arbetsmiljöverket och Ystad-Österlenregionens miljöförbund. Regeringen har aviserat att den vill se minskade barngrupper och då blir behovet två avdelningar. Då det i nuläget inte finns besked gällande eventuella användbara lokaler är det svårt att göra en plan för hur och när samt till vilka kostnader. Välagården hade kunnat vara ett alternativ men beslut i detta är ännu inte klart. Sven Gunnarsson (MP) tar med sig frågan till investeringsberedningen. Presentation Digilys Patrik Sjöholm presenterar analysverktyget Digilys. Verktyget har utarbetats av Helsingborg och Landskrona och projektet drivs numera av SKL där Tomelilla är med som pilotkommun. Tomelilla börjar arbeta med verktyget under hösten 2015 och tanken är att samtliga skolor ska vara i full gång till våren Två av våra förstelärare håller på att gå utbildning till analysledare. 6

7 FN 47 Dnr FN 2014/82 Redovisning av uppdrag att utreda och analysera behovet av administrativt stöd till rektorer s beslut anser uppdraget att utreda och analysera behovet av administrativt stöd till rektorer besvarat med skolchefens redovisning. uppdrar åt skolchefen att under våren 2016 utreda vilka möjligheter som finns för att underlätta vikarieanskaffning för förskolechefer och rektorer. Kvalitet på vikarier, arbetsinsats för vikarieanskaffning samt ekonomi ska tas i beaktande i utredningen. Ärendebeskrivning Skolchef Jonas Åkesson har den 9 april lämnat tjänsteskrivelse med följande lydelse: Revisionen har den 26 augusti 2014 avgett en revisionsrapport angående grundskolans personal samt uppföljning av tidigare granskning. Med anledning av revisionsrapporten gav familjenämnden den 24 september 2014 skolchef Jonas Åkesson i uppdrag att utreda och analysera vilken sorts administrativt stöd det är som verkligen behövs för rektorerna och hur dessa behov på bästa sätt ska åtgärdas. Vid revisionens intervjuer av rektorerna identifierades nedan beskrivna stödområden. Efter ytterligare en intervjugenomgång utförd av förvaltningen själv specificerades behovet inom varje område. Se kommentarer efter respektive område. Rektors adminsitrativa stöd Beställning av städmaterial Idag är det förskolechef och rektor som beställer städmaterial såsom toalettpapper och städartiklar. 7

8 FN 47 forts. Kosten På någon enhet är det förskolechef som gör livsmedelsbeställningar. På flera enheter bekostas delar av kökspersonalen av skolpengen vilket innebär merarbete i personalplanering samt minskad pedagogisk kompetens till barnen och eleverna. Viss materialanskaffning till köket ligger hos förskolechef/rektor såsom tallrikar och bestick. Angående beställning av städmaterial och livsmedel så kommer denna tjänst att köpas in från kostenheten från och med den 13:e april Efter enskilda intervjuer med förskolechefer och rektorer kunde konstateras att det totala behovet för samtliga förskolor och skolor uppgår till 20 % i veckan. Parallellt pågår översyn kring tydliggörande av ekonomi och ansvar i matsalssituationen. Önskvärt är att ha ett portionspris där allt ingår dvs. matoch personalkostnad. Översynen sker i dialog med Vård- och Omsorg för att försöka ha likvärdighet i förvaltningen kring likartade områden. För Barn och Utbildnings del sker det också i samband med skolpengsöversynen. Återkoppling sker i samband med skolpengsrapportering. Vikarieanskaffning Vikarieanskaffning är en tidskrävande uppgift för förskolechef och rektor eller till den personal de delegerat uppgiften till. Tar tid från pedagogiskt arbete. I samband med diskussion kring vikarieanskaffning har bl.a. frågan om vikariepool kommit upp. Här finns inget tydligt ställningstagande än utan diskussion pågår. Ämnet är värt att följa upp framöver. Dokumentation vid elevhälsoärenden Dokumentering av elevhälsoärenden är tidskrävande såsom protokollskrivning och diarieföring. Diskussion pågår hur dokumentationen kan bli effektivare. Schemaläggning Schemaläggning är tidskrävande vid uppstart av termin inom både förskola och skola. 8

9 FN 47 forts. Här konstateras att det är tidskrävande men svårt att delegera till någon annan än person som känner till enhetens personal och verksamhet. Mail Det stora antalet mail som strömmar in varje dag är tidskrävande och kan periodvis vara ett stort problem. Området har berörts men har för tillfället inte något stort fokus. Förvaltningens förslag till beslut anser uppdraget att utreda och analysera behovet av administrativt stöd till rektorer besvarat med skolchefens redovisning. uppdrar åt skolchefen att under våren 2016 utreda vilka möjligheter som finns för att underlätta vikarieanskaffning för förskolechefer och rektorer. Kvalitet på vikarier, arbetsinsats för vikarieanskaffning samt ekonomi ska tas i beaktande i utredningen. Tidigare behandling s arbetsutskott 59/2015: anser uppdraget att utreda och analysera behovet av administrativt stöd till rektorer besvarat med skolchefens redovisning. uppdrar åt skolchefen att under våren 2016 utreda vilka möjligheter som finns för att underlätta vikarieanskaffning för förskolechefer och rektorer. Kvalitet på vikarier, arbetsinsats för vikarieanskaffning samt ekonomi ska tas i beaktande i utredningen. 9

10 FN 47 forts. s arbetsutskott 135/2014: beslutar att lägga rapporten till handlingarna samt uppdra åt skolchef att utreda och analysera vilken sorts administrativt stöd det är som verkligen behövs för rektorerna och hur dessa behov på bästa sätt ska åtgärdas samt tillse att rutinerna för de årskursövergångarna där det saknas tydliga rutiner får en tydligare form genom t.ex. en processbeskrivning för att tydliggöra processerna för föräldrar och personal som inte regelbundet upplever eller arbetat med övergångarna. Skolchefen ska redovisa uppdraget för familjenämnden för beslut vid nämndens sammanträde i januari /2014: beslutar att lägga rapporten till handlingarna samt uppdra åt skolchef att utreda och analysera vilken sorts administrativt stöd det är som verkligen behövs för rektorerna och hur dessa behov på bästa sätt ska åtgärdas samt tillse att rutinerna för de årskursövergångarna där det saknas tydliga rutiner får en tydligare form genom t.ex. en processbeskrivning för att tydliggöra processerna för föräldrar och personal som inte regelbundet upplever eller arbetat med övergångarna. Skolchefen ska redovisa uppdraget för familjenämnden för beslut vid nämndens sammanträde i januari Beslutet skickas till: Skolchef Jonas Åkesson Revisionen 10

11 FN 48 Dnr FN 2015/36 Förslag till intern kontrollplan 2015 Barn och utbildning s beslut beslutar anta intern kontrollplan 2015 för Barn och utbildning Ärendebeskrivning Skolchef Jonas Åkesson har den 21 april 2015 lämnat tjänsteskrivelse med följande lydelse: Enligt reglemente för internkontroll har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna förvaltningskontrollen inom respektive verksamhetsområde. Målet med internkontrollen är: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Trygga kommunens tillgångar Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Minimera risker Skydda förtroendevalda och anställda från oberättigade misstankar I kontrollplanen 2015 för Barn och utbildning föreslås följande områden ingå: o o Årscykel gällande rapporteringsärenden till familjenämnden Uppföljning av avtalshantering 11

12 FN 48 forts. Förvaltningens förslag till beslut beslutar anta intern kontrollplan 2015 för Barn och utbildning Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 12

13 FN 49 Dnr FN 2015/36 Förslag till intern kontrollplan 2015 Stöd och lärande s beslut beslutar anta intern kontrollplan 2015 för Stöd och lärande Ärendebeskrivning Socialchef Elisabet Andersson har den 21 april 2015 lämnat tjänsteskrivelse med följande lydelse: Enligt reglemente för internkontroll har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna förvaltningskontrollen inom respektive verksamhetsområde. Målet med internkontrollen är: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Trygga kommunens tillgångar Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Minimera risker Skydda förtroendevalda och anställda från oberättigade misstankar I kontrollplanen 2015 för Stöd och lärande föreslås följande områden ingå: o o o Uppföljning av HVB- placeringar barn Uppföljning av försörjningsstödsärenden Uppföljning av avtalshantering Förvaltningens förslag till beslut beslutar anta intern kontrollplan 2015 för Stöd och lärande Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 13

14 FN 50 Dnr FN 2015/1 Redovisning av anmälningsärenden från arbetsutskottet, Fnau 78 s beslut beslutar att lägga redovisningen av anmälningsärenden till handlingarna. Ärendebeskrivning Kostnader för familjehem under mars månad barn har bott i familjehem till en kostnad av kronor fördelat enligt följande: Arvoden: kronor Personalomkostnader: kronor Omkostnadsersättning: kronor I dessa kostnader ingår ej kostnader för ensamkommande barn då kommunen erhåller full kostnadstäckning för dessa från Migrationsverket. Familjehem: 25 barn från 16 familjer placerade i 20 familjehem Särskild förordnad vårdnadshavare: 4 barn från 3 familjer placerade i 3 familjer Jourfamiljehem: 1 barn från 1 familj placerad i 1 jourfamiljehem Ensamkommande barn i familjehem: 5 barn från 4 familjer placerade i 3 familjehem Kostnader för institutionsplaceringar under mars månad 2015 Barn: kronor Vuxna: kronor Kostnader för extern öppenvård under mars månad 2015 Barn: Vuxna:

15 FN 50 forts. Domar Dom den 10 februari 2015 från Förvaltningsrätten i Malmö, mål nr , gällande bistånd enligt socialtjänstlagen. Förvaltningsrätten avslår överklagandet. Dom den 26 februari 2015 från Förvaltningsrätten i Malmö, mål nr , gällande bistånd enligt socialtjänstlagen. Förvaltningsrätten upphäver det överklagade beslutet och visar målet åter för fortsatt handläggning. Dom den 3 mars 2015 från Förvaltningsrätten i Malmö, mål nr , gällande bistånd enligt socialtjänstlagen. Förvaltningsrätten avslår överklagandet. Dom den 3 mars 2015 från Förvaltningsrätten i Malmö, mål nr , gällande bistånd enligt socialtjänstlagen. Förvaltningsrätten avslår överklagandet. Dom den 10 mars 2015 från Förvaltningsrätten i Malmö, mål nr , gällande bistånd enligt socialtjänstlagen. Förvaltningsrätten avslår överklagandet. Dom den 10 mars 2015 från Förvaltningsrätten i Malmö, mål nr , gällande bistånd enligt socialtjänstlagen. Förvaltningsrätten avslår överklagandet. Dom den 10 mars 2015 från Förvaltningsrätten i Malmö, mål nr , gällande bistånd enligt socialtjänstlagen. Förvaltningsrätten avslår överklagandet. Förvaltningens förslag till beslut s arbetsutskott beslutar att lägga redovisningen av anmälningsärenden till handlingarna. Tidigare behandling s arbetsutskott 78/2015: s arbetsutskott beslutar att lägga redovisningen av anmälningsärenden till handlingarna. 15

16 FN 51 Dnr FN 2015/1 Redovisning av anmälningsärenden s beslut beslutar att lägga redovisningen av anmälningsärenden till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Utbetalningsmeddelande den 24 mars 2015 från Skolverket, dnr 2014:547, gällande statsbidrag för maxtaxa inom förskolan, fritidshemmet och annan pedagogisk verksamhet för mars Utbetalningen i mars 2015 för Tomelilla kommun är på kronor. Ytterligare en utbetalning avseende bidragsåret 2015 kommer att göras under vecka Protokollsutdrag den 30 mars från kommunfullmäktige, Kf 27/2015, angående förslag till ändring i reglemente för familjenämnden. Kommunfullmäktige beslutar att avslå kommunstyrelsens förslag angående ändring i reglementet för familjenämnden. 3. Beslut den 31 mars från Skolverket, dnr : , angående statsbidrag till skolhuvudmän som inrättar karriärsteg för lärare 2015/16. Tomelilla kommun beviljas statsbidrag med kronor (motsvarande 13 förstelärare). Statsbidraget avser perioden Beslut den 8 april 2015 från länsstyrelsen Skåne, dnr , gällande statsbidrag till verksamhet med personligt ombud. Länsstyrelsen familjenämnden i Tomelilla kommun medel för två tjänster som personligt ombud för år 2015 med kronor per heltidsanställt ombud, totalt kronor. 5. Protokoll den 9 april 2015 från familjenämndens utskott för gymnasie-, vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsfrågor, Fnugva

17 FN 51 forts. 6. Protokoll den 15 april 2015 från familjenämndens arbetsutskott, Fnau Protokoll den 15 april 2015 från familjenämndens arbetsutskott, Fnau Förvaltningens förslag till beslut beslutar att lägga redovisningen av anmälningsärenden till handlingarna. 17

18 FN 52 Dnr FN 2015/16 Redovisning av delegeringsbeslut s beslut beslutar att lägga redovisningen av delegeringsbesluten till handlingarna. Ärendebeskrivning Redovisning av delegeringsbeslut under tiden 1-31 mars Barn och utbildning 7.1 Inskrivning av barn enligt barnomsorgskö Förskoleverksamhet/pedagogisk omsorg 6 Skolbarnomsorg 4 Fristående/interkommunal förskoleverksamhet 3 Fristående/interkommunal skolbarnomsorg Avstängning av plats inom barnomsorgen Förskoleverksamhet 2 Skolbarnomsorg 1 Individ och familjeomsorgen Delegeringsbeslut från Individ och familjeomsorgen under tiden 1-31 mars Förvaltningens förslag till beslut beslutar att lägga redovisningen av delegeringsbesluten till handlingarna. 18

19 FN 54 Dnr FN 2015/40 Val av ledamot och ersättare till tillgänglighetsrådet s beslut beslutar att välja Lena Eriksson (C) till ledamot och Linda Ekelund (V) till ersättare i tillgänglighetsrådet. Ärendebeskrivning har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att utse en ledamot och en ersättare till tillgänglighetsrådet. Förslag till beslut under sammanträdet Christer Yrjas (C) föreslår att Lena Eriksson (C) väljs till ledamot och Linda Ekelund (V) till ersättare i tillgänglighetsrådet. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att nämnden beslutar i enlighet med Christer Yrjas förslag. Beslutet skickas till: Tillgänglighetsstrateg Gun-Inger Eriksson Lena Eriksson (C) Linda Ekelund (V) 19