Sammanträdeshandlingar

SOLLENTUNA KOMMUN Sammanträdeshandlingar Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott 2015-09-21

SOLLENTUNA KOMMUN Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott Kallelse Sidan 1 av 2 Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott kallas till sammanträde Tid: 2015-09-21 kl 8:30 Plats: Helenelund Informationsärenden 1. Upprop 2. Justering 3. Godkännande av dagordning 4. Förvaltningsinformation Dnr 2015/0004 VON 2015/0028 VON 2015/0029 VON 2015/0006 VON Noteringar Beslutsärenden Dnr 5. Tertialuppföljning 2 - verksamhet och 2015/0187 VON kvalitet 6. Vård- och omsorgsnämndens delårsrapport 2015 Tertial 2 7. Avtalsförlängning Bergkälla särskilt boende 8. Revidering av vård- och omsorgsnämndens delegationsordning 2014/0025 VON 2015/0264 VON 2015/0136 VON Noteringar Informationsärenden 9. Övriga frågor Dnr 2015/0005 VON Noteringar

Sidan 2 av 2 2015-09-21 Anna-Lena Johansson (FP) Ordförande Alexandra Algodin Sekreterare De handlingar som sänds ut tillsammans med denna kallelse är ett urval av de handlingar som finns i respektive ärende. Den som önskar ta del av det fullständiga beslutsunderlaget kan kontakta vård- och omsorgskontoret. Till sammanträdet förutsätts att utsända handlingar har lästs samt att berörd handläggare kontaktats vid eventuella frågor.

SOLLENTUNA KOMMUN Tjänsteutlåtande Vård- och omsorgskontoret 2015-08-24 Anna Larsson Sidan 1 av 2 Dnr 2015/0187 VON-12 Diariekod: 719 Vård- och omsorgsnämnden Tertialuppföljning 2 - verksamhet och kvalitet Förslag till beslut Vård- och omsorgskontoret föreslår att vård- och omsorgsnämnden beslutar följande: l. Vård- och omsorgsnämnden noterar framtagen Tertialrapport 2, år 2015. Sammanfattning Som en del i den systematiska uppföljningen har vård- och omsorgskontoret genomfört en uppföljning inom områdena hemtjänst, särskilt boende, korttidsboende och dagverksamhet samt bostad med särskild service och daglig verksamhet. Uppföljningen har genomförts via webbenkät och information ur olika ITsystem. Syftet är att dels följa att utförarna följer de överenskommelser som träffats i avtal, dels att fa underlagför jämförelser mellan verksamheterna samt att följa utvecklingen över tid. I den här uppföljnigen är även dagverksamhet för äldre är redovisade. Uppföljningen genomförs tre gånger per år. Det här är den andra. Bakgrund Som en del i den systematiska uppföljningen har vård- och omsorgskontoret så kallade tertialuppföljningar av verksamhet och kvalitet inom områdena hemtjänst, särskilt boende, korttidsboende och dagverksamhet för äldre samt bostad med särskild service och daglig verksamhet för personer med funktionsnedsättning. Syftet med tertialuppföljningen är dels att följa upp olika områden i de avtal som ingåtts med utförarna, dels att ge underlagför jämförelser mellan olika utförare samt att stimulera till utveckling. Avsikten är att Tertialrapporten ska vara en slags delrapport där periodens utveckling och uppföljning summeras. Ambitionen är att resultatet ska ge ett användbart underlag för vård- och omsorgsnämndens prioriteringar, kontorets uppföljningsplanering och utveckling av avtal. Uppföljningen har genomförts med hjälp av webbenkät och information ur olika IT-system. Materialet har sammanställts och kompletterats med kontorets bedömningar och kommentarer. Rapporten kommer att skickas till Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Tjänsteutlåtande samtliga utförare med eventuellt krav om handlingsplan om brister upptäckts. 2015-08-24 Dnr 2015/0187 VON-12 Sidan 2 av 2 För tertialuppföljning 2 så har uppföljnigen delvis inriktat sig på områdena systematiskt kvalitetsarbete, underleverantörer, rehabiliteringsinsatser samt uppföljning av tidsregistrering i hemtjänstens tidmätningssystem Phoniro Care. Vård- och omsorgskontoret konstaterar att allt för stor del av tiden registreras manuellt i tidmätningssystemet Phoniro Care. Kontoret kommer under hösten att titta djupare i detta och genomfora kontinuerliga uppföljningar. Kontoret kan även se att trots dokumenterade rutiner för hur verksamheterna meddelar kommunen om förändringar angående verksamhetschef att det Finns flera oanmälda förändringar i vårt adressregister. Karin Proos Förvaltningschef Anna Larsson Kvalitetsansvarig Bilagor: 1. Tertialrapport 2, år 2015 - Verksamhet och kvalitet i: Hemtjänst Särskilt boende och korttidsboende Dagverksamhet Bostad med särskild service Daglig verksamhet Beslutsexpidiering: Akt

2015-09-14 Dnr: 2015/0187 Tertialrapport 2 Maj till och med augusti 2015 Verksamhet och kvalitet i: Hemtjänst Särskilt boende och korttidsboende Dagverksamhet Bostad med särskild service Daglig verksamhet SOLLENTUNA KOMMUN Vård- och omsorgskontoret www.sollentuna.se

Innehållsförteckning 1 Inledning 4 2 Fokusområden 4 3 Hemtjänst 5 3.1 Registrerad tid hos kund 5 3.2 Vård- och omsorgskontorets uppföljningar 7 3.3 Externa uppföljningar 7 4 Särskilt boende och korttidsboende 7 4.1 Utförare entreprenad LOU 7 4.2 Utförare LO V 7 4.3 Rehabiliteringsinsatser 7 4.4 Samverkan g 4.5 Vård- och omsorgskontorets uppföljningar 8 4.6 Externa uppföljningar 8 5 Dagverksamhet 9 6 Bostad med särskild service 9 6.1 Utförare entreprenad LOU 9 6.2 Utförare LO V 9 6.3 Rehabiliteringsinsatser 9 6.4 Samverkan 9 6.5 Externa uppföljningar 10 7 Daglig verksamhet 10 7.1 Externa uppföljningar 10 8 Underleverantörer 10 9 Systematiskt kvalitetsarbete 11 10 Information 11 11 Synpunkter och klagomål 12 11.1 Hemtjänst 12 11.2 Särskilt boende och korttidsboende 13 11.3 Dagverksamhet 13 11.4 Bostad med särskild service 13 I 1.5 Daglig verksamhet 14 12 Avvikelser 14 12.1 Lex Sarah 14 12.2 Lex Maria 15

12.3 Ärenden hos patientnämnden 15 13 Kontroll av finansiell ställning samt skatter och sociala avgifter 15 Bilaga 1 16 Utförare som inte besvarat tertialenkäten 16 Bilaga 2 17 Utförare och avtalstid 17 Sidan 3 av 20

1 Inledning Tertialuppföljningen är en del i den systematiska uppföljningen av verksamhet och kvalitet. Syftet är dels att följa upp olika områden i de avtal som ingåtts med utförarna, dels att ge underlag för att jämföra olika utförare och stimulera till utveckling i verksamheterna. Resultatet utgör underlag för nämndens prioriteringar, kontorets uppföljningsplanering samt utveckling av avtal. Det är också en del av det arbetet som avdelningen avtal och uppföljning gör för att nå kommunens övergripande mål "Sollentuna 2019 - Sveriges mest attraktiva kommun". Tertialuppföljning sker via webbenkät och analys av kommunens egna data för hemtjänst, särskilt boende och korttidsboende, dagverksamhet, bostad med särskild service samt daglig verksamhet. Vissa uppgifter kommer att inhämtas vid varje tertialuppföljning, t.ex. avseende synpunkter och klagomål, lex Maria och lex Sarah. Rapporten genomförs tre gånger per år. Det här är den andra. 2 Fokusområden Fokusområden för den här rapporten är systematiskt kvalitetsarbete, underleverantörer, information, rehabilitering samt uppföljning av tidsregistrering i hemtjänstens tidmätningssystem. I webbenkäterna har frågor också ställts kring områdena miljö, vårdhygien samt mat och måltider, dessa utgör alla underlagförandra uppföljningar/utredningar som kontoret gör och svaren redovisas inte i denna rapport. I den här rapporten är även dagverksamhet för äldre redovisade. Andel svar sammantaget för samtliga verksamheter är 73 % vilket är en ökning jämfört med tertialuppföljning 1 där 62 % svarade. 100 T _ 90 TI T2 * Dagverksamhet omfattades inte av TI.

3 Hemtjänst Målet med hemtjänsten är att underlätta så att äldre personer kan leva ett självständigt liv och att göra det möjligt att bo kvar hemma. Hjälpen anpassas efter behov. Tabellen nedan visar en ökning av antal personer med hemtjänst, samt antal ersatta timmar. Vård- och omsorgskontoret har varit medvetna om att denna ökning varit på väg. Antal personer med hemtjänst 1 203 1 540 Antal ersatta timmar 34 500 51 551 T1 T2 Hemtjänsten upphandlas enligt LOV. Vård- och omsorgsnämnden har avtal med 26 hemtjänstutpörare (se bilaga 2 för mer information). Under andra tertialen har tre nya utförare godkänts. Svanen hemtjänst AB, ADB vård och hemtjänst och Veroma har tilldelats skriftliga varningar på grund av bristande rapportering i tidsregistreringssystemet. Avtalet med Veroma har efter upprepade varningar hävts. 3.1 Registrerad tid hos kund Utförarna far betalt för utförd tid och de ska registrera den utförda tiden i systemet Phoniro Care. Tidsregistrering kan göras på flera sätt, men bör huvudsakligen göras genom in- och utloggning på plats hemma hos kunden. Vård- och omsorgskontoret anser att 80 procent av besöken eller mer bör registreras på detta sätt. Eftersom vissa insatser, t.ex. ledsagning, kan avslutas på annan plats än i kundens bostad är det även möjligt att manuellt efterregistrera tid i systemet. Det kan även vara nödvändigt om t.ex. internetuppkopplingen inte skulle fungera elierom telefonen skulle gå sönder. Om personal råkar logga fel insatstyp kan det också vara nödvändigt att rätta registreringen manuellt i efterhand. En nackdel med manuellt registrerad tid är att det då inte går att styrka att utföraren verkligen har varit på plats hos kunden. I tabellen nedan är andelen in- och utloggningar hemma hos kund korrekt utförda kvittenser färgkodade enligt följande intervall. Här redovisas också andel registreringar inom respektive intervall. Intervall Grön markering 100-80 % 20% Gul markering 79-50 % 50% Röd markering 49-0 % 30% Andel utförare inom intervallet Vård- och omsorgskontoret har under perioden gjort en del tekniska förändringar som påverkat utförarna. Det har skett ett byte från JAVA-telefoni till Android under maj och juni månad. Successivt har även kvittensknapparna för tidsregistrering hos kund ersatts med NFC-etiketter, detta kan under några dagar ha gjort att de manuella registreringarna ökat något hos utförarna. Sidan 5 av 20

*/ Phoniro Care är AB SOLOM inlagda områdesvis och redovisas därför även så i tabellen ovan. Det som ska beaktas i detta resultat är de tekniska förändringar som beskrivits ovan samt att tre av de fyra redovisade månaderna är under sommarperiod vilket kan bidra till ökat antal vikarier. Vård- och omsorgskontoret konstaterar att allt för stor del av tiden registreras manuellt. Endast AB Adela omsorg och Kristinas Omtanke AB har under samtliga månader registrerat 80 procent eller mer av registreringarna/tiden på plats hemma hos kund. De stora skillnaderna mellan de olika utförarna kan svårligen skyllas på

tekniken. Kontoret kommer under hösten att titta djupare i detta, både tillbakablickar för att se trender över tid och kontinuerlig uppföljning. Varningar kommer att utfärdas till de som inte uppfyller kraven. 3.2 Vård-och omsorgskontorets uppföljningar I Tertialrapport 1 redovisades uppgifter om anhöriganställningar. Det har under tertial två gjorts en fördjupad uppföljning. Denna kommer att sammanställas i slutet av året. 3.3 Externa uppföljningar Real Omsorg i Stor Stockholm AB uppger att de har haft extern uppföljning. Det gällde en avtalsuppföljning gjord av Tyresö kommun. Enligt utföraren bedömdes det att verksamheten fungerade väl. 4 Särskilt boende och korttidsboende Ett särskilt boende är till för dem som inte längre kan få behovet av omsorg, trygghet och säkerhet tillgodosett i det egna hemmet. Korttidsplatser erbjuds till äldre personer i Sollentuna kommun och fungeratexempelvis som ett stöd innan hemgång efter en sjukhusvistelse, avlastning eller som växelvård. Särskilt boende upphandlas enligt LOU och LOV (för mer information se bilaga 2). Den som beviljas ett särskilt boende har möjlighet att välja mellan samtliga särskilda boende n/utföra re som nämnden har avtal med. Kunden vet oftast inte om verksamheten är upphandlad enligt LOU eller LOV. Det som är viktigast för att det ska finnas en verklig valfrihet är att det finns en mångfald av utförare, boenden och inriktningar samt att utbudet är större än efterfrågan. Korttidsboende upphandlas endast enligt LOU. 4.1 Utförare entreprenad LOU Vård- och omsorgsnämnden har entreprenadavtal med sex utförare avseende drift av elva särskilda boenden för äldre. Det finns totalt 263 omvårdnadsplatser och 215 demensplatser i särskilt boende. Det finns det 49 korttidsplaster i Sollentuna kommun som är fördelade mellan Nytorps korttidsboende som har 40 platser och delar av Soltorps äldreboende som har nio korttidsplatser för personer med demenssjukdom. 4.2 Utförare LOV Under tertialen har fyra nya ansökningar inkommit. Vardaga Äldreomsorg AB, (Rotsunda Strand i Sollentuna kommun), Opalen AB, (Äldreboende Grönskogen i Sundbyberg) och Edsby Slott AB, (Gästhemmet Edsby Slott i Upplands Väsby) har godkänts och en ansökan från Frösunda är ännu inte färdigbehandlad. 4.3 Rehabiliteringsinsatser I tabellen nedan redovisas en sammanställning av frågor kring rehabiliteringspersonal. Varje verksamhet ska tillgodose behovet av rehabiliteringspersonal i verksamheten. På en del särskilda boenden ingår det i utförarens uppdrag att själv tillhandahålla all Sidan 7 av 20

nödvändig rehabiliteringspersonal och andra särskilda boenden har rätt att kostnadsfritt nyttja rehabiliteringspersonal som tillhandahålls av AB SOLOM (f.d. Äldrerehab). Utöver detta har utförare rätt att vid behov ta in egna/andra resurser i sitt rehabiliteringsarbete. Notera att endast verksamheterna som svarat finns redovisade. Verksamhet Antal Genomsnittstid Timmar per platser per månad angett plats och i timmar månad Bergkälla 58 85 1,5 Gillbogården 26 40 1,5 Lenalundsgården 48 103 2,2 Minerva 20 24 1,2 Norrgården 46 64 1,4 Ribbingsbacke 48 206 4,3 Rådans äldreboende 48 144 3,0 Ulrikas gård 60 200 3.3 Soltorps äldreboende inkl. korttidsplatser 30 240 8,0 Nytorps korttidsboende 40 200 5,0 Den genomsnittliga tiden per månad och boendeplats som verksamheterna har rehabiliteringspersonal tillgänglig har en stor spridning. Att korttidsboendena har flest antal timmar är naturligt. Under hösten kommer en uppföljning av f.d. Äldrerehab att genomföras och då kommer fördelningen av rehabiliteringsresurser att följas upp närmare. 4.4 Samverkan Samtliga svarande särskilda boenden uppger att det förekommer samverkan med frivilligorganisationer, väntjänst, studiesamfund eller liknande inom verksamheten. 4.5 Vård- och omsorgskontorets uppföljningar Vård- och omsorgskontoret har under perioden genomfört uppföljning inför förlängning av avtal på Bergkälla, Rådans äldreboende, Ulrikas gård och Gabriels gård. Uppföljningarna, som visar att verksamheterna bedrivs i enlighet med avtal, kommer att redovisas för nämnden i samband med beslut om huruvida förlängningsoptionerna ska utnyttjas, alternativt nytt avtal ska tecknas. Samtliga särskilda boenden och korttidsboenden har fått ett uppföljande besök gällande eventuella åtgärder efter 2014 års avtalsuppföljning. 4.6 Externa uppföljningar Under perioden har Bergkälla haft extern tillsyn av Arbetsmiljö verket gällande systematiskt arbetsmiljöarbete. I maj gjordes ett besök och efter det även ett uppföljningsbesök. Uppföljningen visade att verksamheten uppfyller Arbetsmiljö verkets krav.

5 Dagverksamhet Dagverksamhet kan erbjudas äldre personer som har funktionsnedsättning och personer med demenssjukdomar. Syftet med dagverksamheten är att underlätta för den enskilde att bo kvar hemma samt att ha kontakter med andra. Dagverksamhet kan också erbjudas som avlastningförpersoner som vårdar en närstående i hemmet. Dagverksamheten omfattar social samvaro och omsorg. Omfattningen av vistelsen anpassas efter förmåga, behov och önskemål. Sollentuna kommun har 76 kunder i dagverksamhet. Vård- och omsorgsnämnden har avtal med två utförare AB SOLOM driver fyra dagverksamheter och Eveo driver en dagverksamhet. 6 Bostad med särskild service Bostad med särskild service, gruppbostad eller servicebostad, kan erbjudas de personer som har en funktionsnedsättning som hindrar deras förmåga att bo i en vanlig lägenhet. Bostad med särskild service upphandlas enligt LOU och LOV. Den som beviljas bostad med särskild service har möjlighet att välja mellan samtliga boenden/utförare som nämnden har avtal med. Kunden vet oftast inte om verksamheten är upphandlad enligt LOU eller LOV. Det som är viktgast för att det skafinnasen verklig valfrihet är att det finns en mångfald av utförare, boenden och inriktningar samt att utbudet är större än efterfrågan. 6.1 Utförare entreprenad LOU Vård- och omsorgsnämnden har avtal med sex utförare avseende driften av 19 verksamheter för bostad med särskild service. Det finns totalt 114 platser i Sollentuna kommun. 6.2 Utförare LOV Två utförare är godkända enligt LOV. Under perioden har inga nya ansökningar inkommit. 6.3 Rehabiliteringsinsatser Frågorna i tertialuppföljningen undersöker i hur stor utsträckning det finns rehabiliteringspersonal tillgänglig i verksamheterna. Två av de 13 svarande verksamheterna uppger att de har rehabiliteringspersonal tillgänglig i verksamheten varje månad. Rotsundagårdsvägen har rehabiliteringspersonal tillgänglig fem timmar per månad och Stupvägen fyra timmar per månad. 6.4 Samverkan Samtliga verksamheter uppger att det förekommer samverkan med frivilligorganisationer, väntjänst, studiesamfund eller liknande. Sidan 9 av 20

6.5 Externa uppföljningar Av de svarande uppger Soldatvägen och Lantgårds vägen att de har haft extern uppföljning. Vid båda tillfällena genomfördes de av Inspektionen för vård och omsorg (IVO). På Soldatvägen var det en uppföljning av tidigare besök och omfattades av områdena dokumentation, bemanning och omvårdnad. På Lantgårdsvägen gjordes uppföljningen inom områdena lokal, personal, utbildning, kompetensutveckling, självbestämmande och delaktighet, genomförandeplan, dokumentation och begränsningsåtgärder. Här beskrivs att det skett en positiv utveckling gällande dokumentation, självbestämmande, delaktighet samt begränsningsåtgärder jämfört med föregående besök av IVO. Den slutliga rapporten är ännu inte verksamheten till hända. 7 Daglig verksamhet Daglig verksamhet kan beviljas till den som på grund av sin funktionsnedsättning inte kan arbeta. Syftet är att erbjuda en meningsfull vardag. Daglig verksamhet upphandlas enligt LOV. Idag finns avtal med tio utförare om drift av 33 dagliga verksamheter. Under perioden har det inte inkommit några ansökningar om daglig verksamhet. 7.1 Externa uppföljningar Enigma Omsorg AB Smedjan uppger att de haft extern uppföljning. Uppföljningen berörde området dokumentation och genomfördes av Stockholms stad. Enligt verksamheten visade uppföljningen att de har en bra dokumentation. 8 Underleverantörer Utförare i Sollentuna kommun får använda sig av underleverantörer för att fullfölja sitt uppdrag. Nedan redovisas andel utförare/verksamheter som använder respektive inte använder sig av underleverantörer. Notera att data är grundat på de svarande utförarna eller verksamheterna. Andel utan underleverantör Andel med underleverantör

Totalt använder knappt sex procent av de svarande utförarna underleverantörer. Det är i huvudsak hemtjänsten som använder sig av underleverantörer, 16 procent av de svarande anger att de har underleverantörer. Det som underleverantören vanligtvis levererar är matlådor inom hemtjänsten, Deluxe Living har avtal med Matfabriken i Sala AB, Humana Hemtjänst med Trekanten och Irmas hemtjänst har avtal med Basilika och Frejas. På särskilt boende uppger Ribbingsbacke att de använder Care Team (sjuksköterskejour natt, vid akut personal brist) som underleverantör. 9 Systematiskt kvalitetsarbete På frågan om utföraren regelbundet genomför uppföljningar av verksamheten som riktar sig till kund och/eller anhörig så anger samtliga svarande verksamheter utom ett särskilt boende, Ribbingsbacke, att de regelbundet genomför egna uppföljningar inom området. Nedan redovisas hur ofta uppföljningarna görs per år. a 5 eller fler gånger per år 3-4 gånger per år 1-2 gånger per år Utförarnas eget systematiska kvalitetsarbete är en del av grunden för vård- och omsorgskontorets uppföljningar. Det behövs ytterligare kartläggning av egenkontroll för att se hur uppföljningarna görs, vad de ger för resultat och vad det är som leder till faktiska förbättringar i verksamheten. 10 Information I resultatet från "Vad tycker de äldre om äldreomsorgen?", är information en av de fem indikatorer där andel positiva svar är lägst i Sollentuna kommun. I tertialuppföljningen så har frågor ställts om utföraren/verksamheten har dokumenterade rutiner för hur de informerar boende/kund om tillfälliga eller permanenta förändringar i verksamheten. Utförarna/verksamheterna har svarat att 84 procent har rutiner för hur de meddelar boende/kund om förändringar. Sidan 11 av 20

Den andra frågan som ställs är om de har dokumenterade rutinerförhur de meddelar kommunen tillfälliga eller permanenta förändringar gällande verksamhetschef. Här svarade 94 procent att de har rutinerförhur de meddelar kommunen. Det som kan vara värt att notera är att trots att en stor del av utförarna/verksamheterna har dokumenterade rutiner för hur de informerar framkommer relativt många synpunkter och klagomål inom detta område. Kontoret kan även se att trots att nästan alla har dokumenterade rutiner för hur de meddelar kommunen om förändringar angående verksamhetschef finns det flera oanmälda förändringar i kontorets adressregister. 11 Synpunkter och klagomål Utföraren är skyldig att ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet (SOSFS 2011:9). Synpunkts- och klagomålshantering är ett kvalitetsverktyg vars syfte är att snabbt rätta till fel och brister samt utveckla och förbättra kvalitet och service. I enlighet med avtalet ska utföraren ha rutiner för klagomålshantering. Kunder och deras närstående ska alltid veta till vem de ska vända sig för att på ett enkelt sätt lämna synpunkter på utförarens verksamhet. Den enskilde ska fa svar inom sju dagar eller om hanteringen av klagomålet inte kan lösas inom sju dagar fa besked om när svar kan ges. Att en utförare har tagit emot många synpunkter och klagomål är per definition inte dåligt, liksom att inga synpunkter och klagomål är definition på att en utförare är bra. Det som spelar in kan t.ex. vara om utföraren har väl fungerande och kända rutiner för synpunkts- och klagomålshantering. Det är viktigt att inte dra förhastade slutsatser utifrån statistiken. I tabellerna som följer visas resultat från tertialuppföljning I (TI) och tertialuppföljning 2 (T2). 11.1 Hemtjänst Av de svarande utförarna uppger 37 % att de har mottagit synpunkter och klagomål under andra tertialen. I stapeldiagrammet nedan redovisas inom vilka områden.