Projekthandledning. hyresgäster 30 / 06 / 2012

Projekthandledning för hyresgäster 30 / 06 / 2012 1

Innehåll 1 Introduktion 4 2 Inledning 5 3 Projektstart 3.1 Allmänt 6 3.2 Lokalprogram 6 3.3 Verksamhetsbeskrivning 6 3.4 Lokalförteckning/lokalbehov 7 3.5 Sambandskrav 7 3.6 Utredning 7 3.7 Rumsfunktionsprogram 8 3.8 Värt att tänka på 8 4 Projekteringsprocessen 4.1 Allmänt 12 4.2 Ansvarsfördelning/projekteringsprocessen 13 4.3 Projektgrupper 13 4.4 Möten under projektprocessen 13 4.5 Tidplan 13 5 Beskrivning av byggprocessens skede 5.1 Allmänt 14 5.2 Programhandlingsskedet 14 5.3 Färdigprojektering 15 5.4 Produktion 15 5.5 Arbetsmiljö 16 5.6 Miljöarbete 16 5.7 Överlämnande/etablering 16 6 Definitioner 17 2 3

introduktion inledning Introduktion Inledning siktigt uthålliga och kreativa miljöer. Akademiska Hus och hyresgästen måste därför samverka och stödja varandra. Villkoren för högre utbildning och forskning har genomgått stora förändringar under de senaste decennierna. Antalet studenter har ökat lavinartat och såväl forsknings- som utbildningsverksamhet utsätts för allt hårdare konkurrens. Detta påverkar planering och utformning av lokaler. Det är viktigt att vara lyhörd för trender och förändringar, samtidigt som lokalerna ska vara användbara under mycket lång tid. Akademiska Hus har som vision att vara världsledande på kunskapsmiljöer och arbetar, tillsammans med hyresgästerna, för att stärka Sverige som kunskaps nation. Vi strävar efter att ha ständigt aktuell kunskap inom området för att detta ska komma våra hyresgäster till godo vid planering av nya projekt. En tredjedel av Akademiska Hus lokaler är laboratorier. I laboratorier och forskningslokaler specialbyggs i princip allt. Det kan handla om extrema krav på luftfuktighet, vibrationsfrihet, ventilation eller annat. Lokalerna måste fungera perfekt för det arbete som bedrivs. De ska också vara anpassningsbara till morgondagens behov, som ofta är mycket svåra att förutsäga i forskande verksamheter. Akademiska Hus är organiserat med specialkompetens för att på alla nivåer ta hand om forskande och utbildande hyresgästers specifika behov och att inlemma dessa i generella lösningar. Inledning Många människor med skilda kompetenser medverkar normalt då en byggnad planeras, projekteras och produceras. De är alla delaktiga i slutresultatet. En förutsättning för att byggnaden ska bli bra är att lokal- och funktionsbehov tillsammans med en beskrivning av den planerade verksamheten redovisas tidigt. Detta ger underlag för Akademiska Hus och hyresgästen att successivt bedöma och besluta om hur projektet ska utformas och genomföras. För att projektprocessen skall bli effektiv och resultera i en bra och väl fungerande byggnad, måste beslut fattas i rätt ordning, i rätt tid och av rätt aktör med helhetsperspektivet som Introduktion Akademiska Hus bygger och förvaltar med utgångspunkten att lokalerna ska användas under lång tid. De ska därför kunna anpassas alltefter som hyresgästens behov ändras. Det är först och främst hyresgästernas önskemål som bestämmer vilka krav som ska gälla. Detta kan gälla storlek och utformning av rummen, inneklimat och den tekniska utrustningen. Naturligtvis ska också Akademiska Hus krav tillgodoses när det gäller att utnyttja byggrätter och att gestalta och tekniskt utforma nya byggnader. Generellt vill Akademiska Hus äga och förvalta effektiva fastig heter med god arkitektonisk och teknisk kvalitet. Ett helhetsperspektiv ger de bästa förutsättningarna för långriktmärke. Arbetet underlättas genom uppdelning av projektprocessen i olika skeden så som de redovisas i den här skriften. I stort sett varje steg i projektprocessen innebär att man ökar preciseringen av hur byggnaden ska se ut. Utformningen låses allt mer ju längre projektet framskrider och möjligheten att göra ändringar minskar. För att få en bra ekonomi i projektet och i slutändan prisvärda lokaler är det viktigt att hyresgästen redan från början är klar över hur ekonomistyrning och projektutformning samspelar med varandra. Det är lönsamt att lägga kraft i början och att arbeta fram en robust struktur som är flexibel och tål senare förändringar. Planeringstid kostar relativt lite i det tidiga skedet, medan de beslut som tas då kommer att ha stor påverkan på projektets slutkostnader. 4 5

start start KOSTNADER Projektkostnader Beskrivningen bör innehålla uppgifter om vad verksamheten gör hur verksamheten är organiserad antal anställda och vad dessa gör (t ex kontorsarbete, lab.arbete, undervisning etc) eventuell utbildningsverksamhet och dess omfattning (antal studenter, undervisningstimmar) eventuell forskningsverksamhet, dess inriktning och omfattning andra dimensionerande faktorer som t ex specialverksamhet av olika slag LOA:V, LOA:K tillsammans med icke bärande innerväggar bildar den totala lokalytan, LOA, som också brukar sammanfalla med den förhyrda lokalytan. LOA/LOA:V bildar ett ofta använt nyckeltal, svällningstal, som används för att bedöma planlösningars effektivitet. I större eller mer komplicerade projekt används ofta en särskild konsult för att göra lokalprogrammet. Det kan vara fördelaktigt att låta en specialist gå igenom verksamheten. Vinsten kan bli bättre verksamhetsanpassade lokaler och inte sällan effektiviseringar och inbesparingar av lokalarea. De olika ytbeteckningarna, dess betydelse och relationerna dem emellan redovisas på sidan 15. Planeringstid kostar relativt lite i det tidiga skedet, medan de beslut som tas då kommer att ha stor påverkan på projektets slutkostnad. Projektstart Påverkansmöjlighet projektkostnader TID eventuella utvecklingstrender utifrån verksamhetens lång siktiga utveckling andra faktorer som påverkar de tekniska kraven eller den fysiska utformningen 3.4 Lokalförteckning/lokalbehov Hyresgästen ska också ta fram en lokalförteckning. Lokalförteckningen är en förteckning över alla de rum som verksamheten anser sig behöva. Summan av de programmerade lokalytorna ger verksamhetsytan (LOA:V). Det kan vara praktiskt att organisera de olika lokaltyperna i grupper, vilket skapar en god överblick. Akademiska Hus kan tillhandahålla en enkel mall för lokalförteckningar. Till de programmerade lokalytorna kommer kommunikationsytor (LOA:K). Dessa programmeras inte, utan är beroende av vald planlösning och ska normalt vara så små som möjligt. En god idé kan vara att kombinera kommunikationsyta med verksamhetsyta i öppna utrymmen. På så vis ökas verksamhetens användbara yta och kommunikationsytorna känns luftigare. 3.5 Sambandskrav Hyresgästen ansvarar också för att beskriva verksamhetens krav på samband d v s tala om vilka lokaler som måste ligga nära varandra, respektive vilka som absolut inte får stå i förbindelse med varandra. Sambandskraven beskrivs enklast genom att man ritar upp ett enkelt schema över de lokaler man tänkt sig enligt lokalförteckningen. De behov av samband som finns mellan olika rumstyper rangordnas. Graderingar som normalt används för sambandsbehoven mellan olika rum är»samband»,»starkt samband» och»mycket starkt samband», se figuren här nedan. Naturligtvis kan sambandskraven också beskrivas i löpande text, om hyresgästen föredrar detta. 3.6 Utredning I samband med att hyresgästen utreder sitt lokalbehov och upprättar lokalprogram påbörjas ofta arbetet med att söka lokalisering för de nya lokalerna. Lösningar kan vara såväl anpassning av befintliga lokaler som uppförande av nya. Här kan Akademiska Hus genom sin långa erfarenhet och sitt stora byggnadsbestånd vara till god hjälp och tillsammans med hyresgästen testa olika ning av önskade samband mellan de olika delarna av den planerade verksamheten. Ett väl genomarbetat lokalprogram är en förutsättning för att projektet ska bli framgångsrikt! LOKALPROGRAM Exempel på sambandskrav verksamhetsbeskrivning lokalförteckning och lokalbehov sambandskrav 9 16 ENTRÉ 37 42 48 54 3.1 Allmänt Inför starten av ett projekt är det viktigt att fastighetsägare och hyresgäst avsätter tid för att diskutera igenom projektet och informera varandra om respektive organisation och rutiner. Ganska snabbt måste planeringen inriktas på att beskriva den verksamhet som ska flytta in och dess behov. Detta görs i ett lokalprogram. 3.2 Lokalprogram Lokalprogram kallas det grundläggande dokument som beskriver hyresgästens samlade behov och önskemål vad gäller de nya lokalerna. Lokalprogrammet består av en verksamhetsbeskrivning, en förteckning över lokalbehovet och en beskriv- 3.3 Verksamhetsbeskrivning Hyresgästen ansvarar för att en verksamhetsbeskrivning görs. Denna ska innehålla en kort presentation av verksamhetens idé och ändamål. Beskrivningen ska ge en bild av verksamheten utifrån den långsiktiga lokalanvändningen och får inte förväxlas med att beskriva resultat eller forskningsansökningar etc. Verksamhetsbeskrivningen kan göras enkel och kort och ska fokusera på vad verksamhetens arbete består i, hur detta utförs, samt dimensionerande uppgifter. Den ska ge en god bild av det dagliga arbetet så att alla som involveras i projektet får förståelse för verksamhetens behov när det gäller de framtida lokalernas utformning. 17 25 57 Samband Starkt samband 7 8 (+16) 1 5 Mycket starkt samband Nummer 1 57 anger positioner i lokalförteckningen 6 41 55 56 17 25 26 27 29 51 30 36 30/31 35 43 47 6 7

start alternativ. Ofta förbereder man sig tillsammans genom att studera olika referensobjekt. Detta kan göras med hjälp av ritningar och bilder på relevanta byggnader eller genom att man tillsammans besöker olika anläggningar. Akademiska Hus har stor kunskap om referensobjekt och hjälper gärna till att planera och organisera studieresor. Andra aktiviteter i det inledande skedet kan vara workshops och seminarier. I detta skede utses ofta en arkitekt för projektet. Om platsen som ska bebyggas kräver särskilda hänsyn eller om projektets omfattning eller innehåll förtjänar att belysas djupare, kan det vara lämpligt att lägga ut parallella uppdrag på olika arkitektföretag. 3.7 Rumsfunktionsprogram I samband med att arkitekten börjar skissa på de nya lokalerna är det dags för hyresgästen att upprätta ett så kallat rumsfunktionsprogram (RFP). Rumsfunktionsprogrammet är en specifikation för varje rum utifrån de övergripande funktionskraven. Förutom lokalarean (som redan angivits i lokalprogrammet) innehåller RFP olika hygieniska krav som dagsljusbehov, krav på luftmängder, temperatur etc. Den innehåller även tekniska krav för försörjning av utrustning eller information om störningar som ska tas om hand, t ex värme eller buller. Utöver specifika önskemål föranledda av verksamheten finns flera lagstiftningskrav att ta hänsyn till, bl a beträffande arbetsmiljön. Verksamhetens inrednings- och utrustningsbehov kan med fördel förtecknas i rumsfunktionsprogrammet. En enkel mall för RFP finns i Akademiska Hus mallarkiv. I RFP är det ofta stora mängder information som ska hanteras. Vid komplexa projekt och projekteringar kan mer avancerade program för rumsdatabaser användas. Det är viktigt att verksamhetens behov och önskemål är så tydliga att man med dem som utgångspunkt kan planera för optimala lokallösningar för bästa verksamhetsresultat, bästa funktion, bästa ekonomi, och bästa arbetstillfredsställelse. Fortlöpande under projektets gång förs en dialog mellan hyresgäster och övriga inblandade parter för att förtydliga och komplettera behov och önskemål. Ett så genomarbetat programunderlag som möjligt är en god förutsättning för ett framgångsrikt projekt. Möjligheten att påverka är störst i början av ett projekt. 3.8 Värt att tänka på Byggprocessen är som en stafett där det gäller att inte tappa informationen, när»pinnen» överlämnas mellan olika aktörer. Vanligen övergår ansvaret från en person eller grupp till en annan person eller grupp när projektet går från initiering/utredning till programhandling och vidare till projektering. Var noga med överföring av informationen! De»gamla» har mycket att ge de»nya». De som deltagit i de tidiga skedena kan med fördel arbeta kvar under en övergångsperiod. Detta kan innebära dubbelt arbete under en kort tid, men kan vara värdefullt för att säkra informationsöverföringen och resultera i kostnadsbesparingar i slutändan. IDENTIFIERA BEHOV LOKALPROGRAM Verksamhet Lokalbehov Samband Fastighetsägarkrav KMA UNDERLAG FRÅN TIDIGA SKEDEN PROJEKTERINGSPROCESSEN UTREDNINGSSKEDE PROJEKTERINGSSKEDE Hörsalar ENTRÉ Restaurang Gästmatsal Casesalar Datasal Studietorg Mötesplats Bibliotek Barnhörna Servicecenter Studentkår FÖRSTUDIE Tomtutredning Utredningsskiss Geoteknisk undersökning KOSTNADS- ÖVERSLAG +/ 20% BYGGNADSPROGRAM Programskiss Kravspecar med konsekvensanalyser RFP SYSTEMSKEDE Planlösningar Tekniska system Dimensioneringsprinciper DETALJPROJEKTERING Detaljstudier Ritningar Beskrivningar Dramasal Studentpentry FÖRFRÅGNINGS- UNDERLAG Lärosalar Grupprum Stilla rum Arbetsrum Sammanträde Institutionsbibliotek INSTITUTIONER INST LEDNING, ADM Serviceenheten Avfallshantering Varumottagning Fakultetskansli Pausrum Kopiering Förråd Förklaring av linjer se sid 7 BYGGNADS- PROGRAM Programskiss Teknisk kravspec KOSTNADS- UPPSKATTNING +/ 15% SYSTEM- HANDLINGAR Planlösningar Tekniska system Motiveringar Möjligheter Begränsningar SYSTEM- KALKYL +/ 10% BYGG- HANDLINGAR Ritningar AF m m Kompletterande information Akademiska Hus övriga krav BYGGHAND- LINGSKALKYL +/ 5% 8 9

PÅVERKANSMÖJLIGHET Planerings- och byggprocessen INVIGNING AKTÖRER ÄRENDE- BEREDNING UTREDNING PROGRAM- HANDLINGAR SYSTEM- HANDLINGAR BYGG- HANDLINGAR UPP- UPP- HANDLING BYGGSKEDE ETABLERING FÖLJNING FÖRVALTNING Lokalplanerare TID Lokalplanerare Förvaltare, projektledare ARKITEKT Eller annan utredare Lokalplanerare, projektsamordnare, drifting, förvaltare, VVS-handl, elhandl Projektledare ARKITEKT ENS KONSULTER Inredningsarkitekt, tele/data, AV, säkerhet, storkök KONSULTER Konstruktör, VVS, el, brand, akustik, geoteknik Projektsamordnare, drifting, förvaltare, VVS-handl, elhandl Projektledare ARKITEKT ENS KONSULTER Inredningsarkitekt, tele/data, AV, säkerhet, storkök KONSULTER Konstruktör, VVS, el, brand, akustik, geoteknik Projektsamordnare, drifting, förvaltare, VVS-handl, elhandl Projektledare ARKITEKT ENS KONSULTER Inredningsarkitekt, tele/data, AV, säkerhet, storkök KONSULTER Konstruktör, VVS, el, brand, akustik, geoteknik Projektsamordnare, drifting, förvaltare, VS-handl, elhandl, upphandlare, jurist Projektledare TILLFRÅGADE ENTREPRENÖRER Konstruktör, VVS, el, brand, akustik, geoteknik Projektsamordnare, drifting, förvaltare, VVS-handl, elhandl Projektledare BYGGLEDARE ENTREPRENÖR (BYGG) El, ventilation, VS, styr/övervakning, sprinkler, mark/schakt Projektsamordnare, drifting, förvaltare, VVS-handl, elhandl Byggledare, projektledare ENS KONSULTER Inredningsarkitekt, tele/data, AV, säkerhet, storkök ENTREPRENÖRER Inredning, tele/data, säkerhet, AV INFLYTTNING AV INREDNING OCH UTRUSTNING Projektsamordnare, lokalplanerare, ekonom, säkerhet, tele/data, miljö, inredning Byggledare, projektledare, ekonom, elhandläggare, VVS-handläggare, förvaltare, driftsingengör, drifttekniker Projektsamordnare, lokalplanerare, ekonom, säkerhet, tele/data, miljö, inredning Byggledare, projektledare, ekonom, elhandläggare, VVS-handläggare, förvaltare, driftsingengör, drifttekniker DELMÅL/DELRESULTAT DISKUSSION m 2? kr? kwh? PROGRAMUTREDNING KOSTNADSÖVERSLAG PROGRAMHANDLING Rätt rum på rätt plats KOSTNADSUPPSKATTNING PRELIMINÄRT HYRESAVTAL SAMORDNING TEKNISKA SYSTEM HYRESAVTAL DETALJERADE RITNINGAR ENTREPRENADKONTRAKT INFLYTTNING FORSKNING OCH UTBILDNING I VÄLFUNGERANDE LOKALER KOSTNADER 10 11

Projekteringsprocessen Projekteringsprocessen Projekteringsprocessen 4.1 Allmänt När projekteringsarbetet påbörjas har val av lokalalternativ gjorts och det finns som regel en arkitektskiss med kostnadsöverslag. Utifrån detta underlag har beslut tagits om det fortsatta utredningsarbetet och dess inriktning. Nästa steg blir att utarbeta ett byggnadsprogram. Projektering är den del i processen då lokalbehovet för en viss verksamhet tillsammans med valt lokaliseringsalternativ gestaltas i ett byggnadsförslag. Projekteringen ska utmynna i de underlag som behövs för att säkerställa att hyresgästens krav är tillgodosedda och för att handla upp entreprenader. Den ska också ligga till grund för myndighets- prövning och kontakter. Projekteringsprocessen kan indelas i tre olika skeden, beroende på vilken detalj nivå som projekteringen befinner sig i. Dessa är programhandlingsskede, systemhandlingsskede och bygghandlingsskede. De illustreras i den sammanfattande bilden över planerings- och byggprocessen och beskrivs mer utförligt i avsnitt 5. Senast när projekteringsprocessen startar bemannas den projektgrupp med representanter för fastighetsägare och hyresgäst som ska leda arbetet från lokalprogram till färdig byggnad. Respektive part brukar utse projektledare och därutöver bemannas gruppen med nödvändiga specialister. Akademiska Hus tillhandahåller erfarna och kvalificerade projektledare och har även specialister inom byggteknik, VVS, inköp och el. Samarbetet mellan hyresgästen och Akademiska Hus är en ömsesidig pedagogisk process där båda ger och tar information. För att få ett bra samspel är det viktigt att alla ges möjlighet att förstå vad som diskuteras. Tankar och idéer konkretiseras i form av bilder och skisser och man gör studiebesök tillsammans. Det är viktigt att skaffa sig gemensamma referenser, att skapa teamkänsla och att vara öppna för varandras idéer. Det är också viktigt att planera tid för gemensam diskussion och reflektion, främst i det inledande skedet av projekteringen. 4.2 Ansvarsfördelning/Projekteringprocessen Det är Akademiska Hus och hyresgästen som beslutar om och tar ansvar för de val som görs i projektet. Även om mindre beslut delegeras under processens gång är ansvaret ytterst dessa båda parters. Akademiska Hus anlitar en rad konsulter för att projektera själva byggnaden: arkitekt, konstruktör, vvs-projektör, brandkonsult, akustiker, landskapsarkitekt m fl. Hyresgästen anlitar vanligen inredningsarkitekt, tele/datakonsult, AV-konsult och säkerhetskonsult. Vad fastighetsägaren respektive hyresgästen ansvarar för regleras som regel i en s k gränsdragningslista. Val som görs av konsulterna gäller under förutsättning att hyresgästen och/eller Akademiska Hus godkänt dessa. Konsulternas samtliga val ska kunna motiveras på ett för hyresgästen och Akademiska Hus godtagbart sätt. Akademiska Hus ansvarar för att beslut om godkännande dokumenteras skriftligt i protokoll eller liknande. För att säkerställa att besluten överensstämmer med hyresgästens krav är det nödvändigt att denne aktivt medverkar i projektet och att erforderliga resurser frigörs för projektarbetet. Akademiska Hus projektledare leder arbetet med planeringen av de nya lokalerna. Gentemot hyresgästen är Akademiska Hus och därmed Akademiska Hus projektledare ansvarig för att dokumenterade krav och överenskommelser uppfylls. Hyresgästens projektledare ansvarar för att nödvändiga och efterfrågade uppgifter lämnas i god tid. Hyresgästen har normalt ansvar för kostnadsplanering och projektering av egen inredning och utrustning. Det är angeläget att de som projekterar inredning och utrustning påbörjar sitt arbete redan under utredningsskedet så att byggnadspåverkan kan dokumenteras och tas om hand i byggnadsprogrammet. 4.3 Projektgrupper Olika projektgrupper behövs för att genomföra ett projekt. Inom Akademiska Hus bildas bl a en projektledningsgrupp, vars ansvar är att driva projektlednings- och byggledningsarbetet från den inledande projekteringen till färdig byggnad. Hos hyresgästen bildas motsvarande grupp bestående av projektsamordnare och brukarrepresentanter som har till uppgift att formulera och bevaka brukarnas krav. Olika projekteringsgrupper och arbetsgrupper som brukargrupper, konsultgrupper eller expertgrupper genomför arbete på en mängd olika nivåer. Oavsett i vilken eller i vilka grupper som olika personer ingår så är det viktigt: Att de som ingår i resp. grupp vet vem de företräder. Att respektive företrädare känner till relevanta normer och föreskrifter, kontrollerar fakta och förankrar beslut och synpunkter gentemot den organisation som de företräder. Att respektive företrädare känner till den ansvarsoch delegationsordning som gäller för den organisation de företräder. Att förståelse finns för att projektledare och konsulter måste ha enskilda möten för teknisk samordning och att övriga då informeras genom protokoll. Att direktkontakt ibland behövs mellan hyresgäst och konsult för samråd i specialfrågor och att övriga då informeras genom protokoll. Att samtliga deltagare utvecklar sig kunskapsmässigt inom projektet för att på bästa sätt kunna bedöma olika lösningar ur ett funktions- och kostnadsperspektiv Att respektive grupp tar del av upprättade förslag och de konsekvenser dessa ger. 4.3 Möten under projekteringsprocessen För att fatta beslut och sprida information så effektivt som möjligt hålls normalt olika typer av möten under projektprocessen. Möten kan delas upp i A-, B-, C- och D-möten. A-möte är Akademiska Hus och hyresgästens beslutsmöte B-möte är Akademiska Hus, hyresgästens och projekteringsgruppens besluts- och diskussionsmöte C-möte är projekteringsgruppens samordningsmöte. Mötet syftar främst till att samordna och gemensamt lösa problem för projekteringsgruppen samt till att bereda frågor som ska beslutas i B-möte. D-möte behandlar frågor som är av den art och omfattning att de inte bör behandlas vid C-möte. Mötena anpassas så att kvalificerade deltagare kallas in när de aktuella frågorna ska behandlas. Som tidigare nämnts bildas olika arbets- och styrgrupper även på hyresgästsidan. Mötesprotokoll är viktiga för att dokumentera de beslut som fattas och för information om hur projektet framskrider. Protokoll ska därför distribueras omgående efter att möten ägt rum. 4.4 Tidplan Varje projekt har en s k huvudtidplan. Huvudtidplanen är ett hjälpmedel för att grafiskt beskriva arbetsgången i projektet. Den måste noggrant diskuteras och förankras hos projektets deltagare. Det är viktigt att alla ser projektets huvudtidplan som den gemensamma planeringen av projektets olika skeden och är överens om de deltider då viktiga beslut och aktiviteter måste vara klara. Huvudtidplanen ska upprättas tidigt och bl a ange när godkännande för olika deletapper måste lämnas. Huvudtidplanen bryts ofta ner i mer detaljerade tidplaner bl a beroende på projektets storlek och kritiska aktiviteter. I tidplanen ska det finnas utrymme att informera berörda. Planen ska beakta att hyresgäster kan behöva tid för att hantera och diskutera projektet internt i sin organisation. Tidpunkter för evakuering, inredning och utrustning av lokalerna, inflyttning och inflyttningsinformation ska också skrivas in i planen. 12 13

Beskrivning av byggprocessens skeden Beskrivning av byggprocessens skeden Beskrivning av byggprocessens skeden Enligt Svensk Standard SS 02 10 53 gäller: 5.1 Allmänt Byggprocessen delas in i tre skeden för projektering: programhandlingsskede, systemhandlingsskede och bygghandlingsskede, samt tre skeden för uppförande av byggnad: upphandling, byggskede och överlämnande respektive etablering för hyresgästen. 5.2 Programhandlingsskedet I programhandlingsskedet, som också är en fördjupning av utredningsskedet omarbetas hyresgästens och Akademiska Hus underlag till tidiga lösningar och funktionskrav med konsekvensbeskrivningar. I detta skede fattas de grundläggande beslut som avgör byggnadens storlek, tekniska standard och utformning. Arbetet med att identifiera och analysera de eventuella risker för hälsa och säkerhet som kan vara förknippade med byggnadens uppförande, dess förvaltning och framtida rivning eller kundens verksamhet ska påbörjas redan i programhandlingsskedet. Vid det första projekteringsmötet är det viktigt att de medverkande har klart för sig vilket ansvar och vilka befogenheter de har i det fortsatta arbetet. Projektledaren är sammankallande till mötet och dess ordförande. Som tidigare angivits är lokalprogrammet en viktig förutsättning för ett byggprojekt. Det är Behov Krav Konsekvens Beslut Byggnadsprogram i programhandlingsskedet som funktionskraven i RFP:n börjar bearbetas konkret och översättas till specificerade tekniska krav. Dessa ligger till grund för de tekniska system- och detaljlösningar som successivt utvecklas senare i projektet. Det är viktigt att hyresgästen under programhandlingsarbetet ges information om vilka konsekvenser ett ställt krav innebär. Ett visst sambandskrav kan exempelvis innebära oönskade låsningar, ett krav avseende luftfuktighet kan exempelvis få stora kostnads- och förvaltningskonsekvenser. Information om kostnader kan ge hyresgästen anledning att se över sina behov och eventuellt ändra sina krav, vilka i sin tur ger nya konsekvenser som analyseras tillsammans med hyresgästen o s v. När byggnadsprogrammet är klart ska hyresgästens krav vara utredda, konsekvensbedömda och omformulerade i lösningar alternativt LOA (V) Lokalarea Verksamhet LOA (P) Lokalarea Personal och lokalvård LOA (K) Lokalarea Horisontell kommuniktion LOA (B) Lokalarea Garage ÖVA Övrig area Driftutrymmen Allmän kommunikation OKA Omslutande konstruktioner LOA (V+P) tekniska funktionskrav inför den fortsatta projekteringen. Om något av kraven har konsekvenser som inte kan accepteras måste byggnadens utformning, kravnivå eller båda delarna omprövas. Konsekvenserna av vissa funktionskrav kan vara svåra att bedöma genom enbart ritningar eller beskrivningar. Det kan behövas en tydlig visualisering för att förankra projektet hos de medarbetare som är berörda. I sådana fall kan det vara lämpligt att bygga ett testrum i full skala. Man får möjlighet att testa olika utformningar, vilket kan ge ekonomiska, funktionella eller miljömässiga fördelar i slutändan. I programhandlingsskedet arbetar arkitekten in hyresgästens lokalförteckning i en föreslagen byggnadsvolym. Med ytterligare precisering definieras så småningom byggnadens totala yta BTA, vilken omfattar hela byggnaden, inklusive ytterväggar. Vid projektering brukar man prata om svällning eller svällningstal. Svällning avser den ökning av yta som uppstår vid ökad detaljering i ritningar och planering. T ex uppstår en svällning av den programmerade lokalytan när arkitekten förbinder de önskade utrymmena med korridorer och entréer. Denna yta bildar LOA:K. De olika areabegreppen används bl a vid kontraktsskrivning och för att bilda olika relations- och nyckeltal avseende byggnadens effektivitet. Areabegreppen finns definierade i SS 02 10 53. Programhandlingarna är en sammanfattning av förutsättningarna för ett projekt och utgör det samlade underlaget inför beslut om fortsatt projektering. Programhandlingarna utgör det viktigaste underlaget för fastighetsägarens kontakter och samråd med hyresgäster, myndigheter och kommuner. De bildar underlag för fortsatt projektering och för en uppskattning av kostnaderna för de nya lokalerna. Programhandlingsskedet förutsätter ett fortsatt nära och intensivt samarbete mellan Akademiska Hus och hyresgästen, under ledning av projektledaren. LOA ÖVA BRA Atemp BTA 14 15

Beskrivning av byggprocessens skeden definitioner 5.3 Färdigprojektering Färdigprojekteringen inleds med systemhandlingsskedet. I detta skede preciseras anpassningen av verksamhetens behov i föreslagen byggnad och de tekniska installationssystemens utformning och förläggning fastställs. Även projektets miljöplan och arbetsmiljöplan läggs fast i detta skede. Handlingarna används som underlag för den sista, men största delen av projekteringsarbetet, den som avser bygghandlingarna. Bygghandlingarna är de utförandeanvisningar som entreprenörerna använder för att bygga. De utgör normalt kontraktshandlingar och är viktiga för att reglera eventuella tvister som kan ha med utförandet att göra. I slutet av systemhandlingsskedet och igenom hela bygghandlingsskedet ökar projektets kostnader snabbt, medan möjligheterna till ändringar minskar drastiskt. Om det är nödvändigt går ändringar oftast att genomföra. Man ska dock veta att dessa kan bli mycket dyra, att de normalt orsakar förseningar och att risken för fel ökar eftersom de ingående handlingarna i projektet blivit många och överblicken försämras. I de fall det har påverkan på byggnadens utförande arbetas hyresgästens inrednings- och utrustningsplaner in i systemoch bygghandlingarna. Det är därför viktigt att inrednings- och utrustningshandlingarna har arbetats fram så att de kan ingå i underlaget och förutsättningarna för byggnadens projektering. Projekteringen delas in i flera skeden, se illustrationen på mittuppslaget. Handlingar från de olika skedena används för information och granskning av projektets olika aktörer. Samtliga avvikelser från tidigare skede ska dokumenteras och konsekvensbeskrivs om så är nödvändigt. Efter varje skede kan man göra allt noggrannare kostnadsbedömningar och överenskommelser mellan Akademiska Hus och hyresgästen utformas allt skarpare. 5.4 Produktion När bygget väl satt igång är möjligheterna att förändra ytterst små eller åtminstone mycket kostsamma. Förändringar innebär normalt även stora risker för att kvaliteten och tidplanen spricker. Det är lämpligt att de som så småningom ska flytta in får göra studiebesök på arbetsplatsen. Erfarenheten visar att byggnadsarbetarnas engagemang ökar om de vet vad byggnaden ska användas till och känner till den verksamhet som ska flytta in. Detta i sin tur ökar möjligheterna för ett väl utfört arbete och en god slutprodukt. 5.5 Arbetsmiljö Arbetsmiljöarbetet är ett gemensamt uppdrag för Akademiska Hus, hyresgäst och brukare för att förebygga ohälsa och olycksfall och för att uppnå en god arbetsmiljö. Varje arbetsgivare har ansvar för att den egna personalen kan utföra sitt arbete utan risk bl a genom att tillhandahålla relevant utbildning/träning, personlig skyddsutrustning etc. Arbetsgivaren skall också ordna så att medarbetarens arbetsplats är säker och ändamålsenlig. Den enskilde medarbetaren ska ges möjlighet att påverka utformningen av sin arbetsplats. Förutsättningar för att uppnå en god arbetsmiljö läggs redan då hyresgästen beskriver verksamhetens arbete och de krav som måste ställas på de nya lokalernas utformning, funktionssamband och övriga egenskaper. I byggnader där flera arbetsgivare samtidigt bedriver verksamhet, t ex vid ombyggnader eller där flera arbetsgivare hyr arbetsplatser/lokaler i samma byggnad, måste arbetsmiljöarbetet samordnas mellan samtliga berörda. Vid ombyggnationer när hyresgästen väljer att sitta kvar i lokalerna är det av största vikt att hyresgästen aktivt deltar i planeringen och samordningen av den gemensamma arbetsmiljön. Initiativet för att sådant samarbete kommer till stånd ligger enligt lagen på den arbetsgivare som har rådighet (är dominerande) över arbetsplatsen/byggnaden. Rådigheten kan variera över tiden beroende på vilken verksamhet som bedrivs i byggnaden. Akademiska Hus har normalt rådigheten över byggnaden under ny-, till- och ombyggnadsperioder och hyresgästen har normalt rådighet under förvaltningsskedet och vid smärre byggnadsarbeten. I byggnadsprojekt ska särskilda handläggare för arbetsmiljösamordning utses. Detta ska ske dels för projektering (BAS-P), dels för utförande (BAS-U). Akademiska Hus projektledare kan utses till BAS-P och ska då tillsammans med hyresgästen upprätta ett arbetsmiljöprogram där identifierade arbetsmiljörisker i byggande, förvaltning och avveckling finns dokumenterade. Utifrån arbetsmiljöprogrammet ska en arbetsmiljöplan för projekteringen upprättas. I byggskedet brukar Akademiska Hus överlåta samordningen till entreprenören och då blir det entreprenörens byggarbetsmiljösamordnare som har ansvaret. 5.6 Miljöarbete Akademiska Hus är miljöcertifierat enligt ISO 1400 och uppfyller därmed tillämpliga lagar, förordningar och andra krav. Akademiska Hus eftersträvar energieffektiva lösningar för såväl byggande, ägande och brukande av fastigheter. Akademiska Hus har beslutat följa klassningsystem Miljöbyggnad - ett svenskt system för att certifiera byggnader inom energi, inneklimat och material för att värna om människors hälsa och vår miljö. Akademiska Hus verkar för att likvärdig miljösyn tillämpas av hyresgäster, leverantörer och övriga samarbetspartners. Verksamhet som hyresgäst bedriver omfattas normalt inte av Akademiska Hus miljöarbete. I de fall då hyresgästens verksamhet direkt eller indirekt har betydelse för byggprojektet eller för Akademiska Hus miljöarbete ska hänsyn tas detta. Hyresgästens miljörelaterade önskemål ska i sådana fall arbetas in i projektets miljöprogram. Innan detta sker analyserar projektets konsulter konsekvenserna av önskemålen och informerar både Akademiska Hus och hyresgästen. 5.7 Överlämnande/Etablering När de nya lokalerna är klara lämnar Akademiska Hus över dessa till hyresgästen som ska etablera sig med inredning och utrustning innan de slutliga användarna kan ta lokalerna i besittning. Akademiska Hus projektledare ska samtidigt lämna över den färdiga byggnaden till den egna organisationens förvaltning. För att detta ska gå så smidigt som möjligt måste projektledarna från Akademiska Hus respektive hyresgästen i god tid planera för överlämnande, etablering och inflyttning. Man kan behöva klarlägga tider, hisskapacitet, ytskydd, i vilken ordning inflyttning ska ske etc. Det är tyvärr inte ovanligt med stölder vid inflyttning och överlämnande av lokaler. Det är många personer involverade och alla känner inte varandra personligen. Särskild planering kan därför behöva göras så att inflyttningen kan ske säkert. Det kan vara lämpligt att inför etableringen bilda en»akutgrupp» som hjälp och snabb hantering av akuta frågeställningar, vilket kan vara frågor som berör lås, data/tele, hiss. Innan projektet avslutas bör projektgrupperna planera och avsätta tid för uppföljningsmöten. Detta är viktigt för att reda ut eventuella ouppklarade frågor och ta vara på möjligheterna till erfarenhetsåterföring i kommande projekt. Ombud Chef på Akademiska Hus eller liknande. Fastighetsägare I detta dokument Akademiska Hus. Definitioner För att underlätta förståelsen av Akademiska Hus projekthandledning för hyresgäster förklaras här innebörden av branschspecifika termer och begrepp. Hyresgäst Universitet/högskola eller den som tecknar hyreskontrakt, i många fall byggnads- eller lokalavdelningen. Brukare Personal och studenter inom institution, avdelning eller liknande, den som använder lokalerna, med»andrahands»-kontrakt. Planritning Ritningar visande byggnaden och dess ingående delar eller ytor såsom byggnadsstomme, lokaltyper och disposition, el- och vvsinstallationer etc. Svällningstal Kvoten mellan olika areatyper, olika areatypers svällningstal ger nyckel tal för den aktuella byggnaden vilka kan jämföras med andra och ge uppfattning om yteffektivitet etc, se kap 3.3. 16 17

Projekthandledning för HYRESGÄSTER, AKADEMISKA HUS AB Syfte och innehåll: I denna publikation presenteras kortfattat det arbete och de processer som normalt förekommer i ett projekt. Den riktar sig främst till Akademiska Hus hyresgäster. Dokumentägare: Akademiska Hus/Tomas Hallén Projektgrupp: Akademiska Hus/Mats Franzon, Ingrid Gustavsson och Britt-Mari Grafström. Distribution: Akademiska Hus Får kopieras i delar med angivande av källa. Akademiska Hus Box 483 Stampgatan 14 401 27 Göteborg Telefon: 031-63 24 00 akademiskahus.se info@ akademiskahus.se