KAROLINSKA INSTITUTET Institutionen för Lärande, Informatik, Management och Etik Medical Management Centrum Programmet för Medicinsk informatik Vårdens organisation och ledning, 4p Ht 2005 Kursledare: Monica Nyström RättInfo Att effektivisera informationsflödet i en forskningsgrupp Fredrik Brolin Neda Farzad Aki Tuuliainen Marie Törnkvist Projektarbete Problemanalys och kravspecifikation Handledare: Christina Granberg, Lennart Sandberg
Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Bakgrund... 3 Problembeskrivning, alt problemavgränsningar... 4 Syfte och mål... 5 Metod... 5 Restriktioner och krav på en lösning... 6 Diskussion... 9 Referenser... 11 2
RättInfo Bakgrund Sektionen för Rättspsykiatri är en forskningsavdelning som skapades för ca: tio år sedan på initiativ av Rättsmedicinalverket och Karolinska Institutet. Rättsmedicinalverket ansvarar för den utredande rättspsykiatrin och är en av de få myndigheter i landet som utöver ordinarie verksamhet också har till uppgift att bedriva forskning och utvecklingsarbete. Sektionen för Rättspsykiatri är belägen i samma byggnad som Rättspsykiatriska avdelningen i Stockholm, och flera av medarbetarna är också verksamma inom den rättspsykiatriska utredningsverksamheten. Forskningen som de bedriver på Rättspsykiatriska avdelningen fokuserar på frågor som ligger i gränslandet mellan psykiatri och juridik. Ett tema är olika typer av psykiska störningar; hur yttrar de sig och hur kan man förstå kopplingen mellan psykisk störning och antisocialt beteende? Hur kan man identifiera patienter i riskzon? Hur påverkas störningen/beteendet om missbruk finns med i bilden? Ett annat tema är vårdorganisationen; vad krävs för att vårda patienter med psykisk störning och/eller missbruk och/eller antisocialitet? Vad avgör om patienterna stannar kvar i vården? Hur förebygger man våld på vårdavdelningar? Slutligen bedriver de forskning om barnets situation i rättsväsendet; hur anpassar man utredningsmetodiken om brottsoffret är ett barn? Vad ska utredas och vem ska göra det? Vår uppgift var att utveckla ett kommunikations- och informationsstöd för ett projekt som bedrivs av en mindre forskargrupp på Rättspsykiatriska avdelningen. På rättpsykiatriska avdelningen i Stockholm (RPA-S) läggs det in ca 350 patienter varje år. Dessa patienter genomgår en undersökning för att sedan beroende på resultatet antingen läggas in för ytterligare vård eller fängelse. Hela RPA-S finansieras av KI och Rättsmedicinalverket. Deras mål med projektet är att samla in information om 450 patienter under 3 års tid och sedan göra en uppföljning efter 6 år. Just nu är det 6 personer som leder projektet tillsammans men man räknar med att det under projektets gång kommer att tillkomma ytterligare ca 10 personer. Sammanlagt är det ca 15 personer som är involverade, gruppen består av läkare, jurister, sjuksköterskor, psykologer, rättsläkare osv. 3
RPA-S Vård 350 Pat. Fängelse Sektionen för Rättspsykiatri 450 pat./3år Schematisk bild över projektet Problembeskrivning, alt problemavgränsningar I informationen om projektet presenterades en rad olika problem. Såsom att : - Alla som jobbar på sektionen har sina huvudanställningar på olika håll och ses därför ganska sällan. Mycket av kommunikationen måste således ske via dator och telefon. - Den e-post som skickas mellan medlemmarna i gruppen kommer ofta bort eller förblir olästa. Detta på grund av att de använder samma brevlåda för alla projekt som bedrivs samt för privata ärenden. - Begränsningar i administrativa resurser. Det finns ingen sekreterare utan bara en forskningsassistent som bidrar med det mesta vilket leder till att hon blir väldigt överbelastad. - Det krävs mycket samordning i projektet eftersom det är stora mängder data som ska samlas in från olika patientgrupper. - Det finns ingen samhörighet mellan gruppmedlemmarna och gruppen är enligt chefen löst hållen. - Gruppmedlemmarna blir inmatade med data istället för att söka informationen själva vilket leder till att informationen inte alltid läses. - För närvarande använder de sig av mailsystemen Outlook och Eudora där informationen skickas ostrukturerat mellan medlemmarna. - De brukar lägga ut protokollen på servern som man enbart kan komma åt när man är där. Detta blir ett stort problem eftersom dom som bor utanför Stockholm inte har möjlighet att närvara vid alla mötestillfällen. 4
Informationsflödet i dagsläget Största problemet i dagsläget är just kommunikationen inom den mindre gruppen som leder projektet (6 personer). Eftersom personerna sitter på olika håll så kan det lätt hända att en grupp gör en sak som en annan grupp inte vet om vilket kan leda till problem senare. Det bästa vore om all information läggs ut på ett och samma ställe, där medlemmarna i gruppen sedan kan hämta den när så behövs. Detta kommer leda till att alla i gruppen går in självmant och uppdaterar sig om vad som pågår i projektet. Önskat informationsflöde Syfte och mål Vår projektuppgift går ut på att försöka effektivisera och förbättra flödet av meddelanden och annan väsentlig information mellan medlemmar i en forskargrupp. Dessutom försöka få varje individ som arbetar i gruppen att själv hålla sig uppdaterad med vad som händer i projektgruppen. Metod Vi blev tilldelade en uppgift från kursansvariga som gav en kort beskrivning om ett projekt som bedrivs på rättspsykiatriska avdelningen på Huddinge sjukhus. Utifrån denna information valde vi att inrikta oss på de problem som berör informationsflödet inom forskargruppen. Vi 5
kände dock att det behövdes en utförligare beskrivning om projektet och började först med att söka på nätet. Alla våra gruppmedlemmar var eniga från allra första början om att vi skulle utgå från ett system som vi använde när vi studerade på Institutionen för Data och systemvetenskap i Kista. Detta system heter First Class och har en rad olika funktioner. Vi tyckte däremot inte att det var nödvändigt att utnyttja alla de funktioner som ingår i det systemet men det kändes i alla fall som en bra början. Vi tittade dessutom närmare på tre andra system; Reflex, Marratech och Projektplatsen. Ett möte med kontaktpersonen för projektet gav en klarare bild av hur organisationen ser ut i dagsläget och vad vi behövde fokusera oss mer på. Vi lyssnade till de önskemål som fanns inom den mindre projektgruppen och formade en ny idé som verkade lämplig för just detta avseende. Det visade sig att det som behövdes just här var ett smidigt och enkelt sätt att omdirigera information till ett och samma ställe. Samt att göra det enkelt att komma åt information var man än befinner sig, dvs en webbaserad kommunikationsplattform. När vi kommit underfund med vad denna projektgrupp behövde fortsatte vi med att fundera över hur man kunde utveckla ett generellt system för forskargrupper i största allmänhet. Vi kom fram till att den här typen av system kan bli för dyrt för en sådan liten grupp och kanske passar bättre för större forskargrupper. Man skulle också kunna tänka sig att systemet kan delas mellan flera forskargrupper. Slutligen föll tankarna på vad man som beställare bör tänka på innan man tar beslutet om att köpa ett sådant här system. Samt vad man ska tänka på vid implementering och hur man som ansvarig får de anställda att förstå sig på och använda systemet. Restriktioner och krav på en lösning Med hjälp av resultaten från diskussionen med kontaktpersonen kom vi fram ett antal krav som det tänkta systemet ska uppfylla. Det ska gå att använda systemet oavsett var man befinner sig. Många anställda i projektet arbetar när de har tid och kan då befinna sig antingen på arbetsplatsen, hemma eller ute hos någon organisation som är knuten till projektet. Detta innebär att systemet måste vara tillgängligt från alla datorer som är anslutna till Internet samt att det ska vara tillgängligt under dygnets alla timmar. Det bör inte behöva installeras programvara på klientdatorerna för att kunna logga in i systemet eftersom detta avlastar administrationen avsevärt. Ett webbaserat system är därför det bästa valet för att uppfylla dessa krav. Man kan också välja ett system som tillåter uppkoppling både med en specialprogramvara (klient för systemet) samt ett enklare webbläge. Klientprogramvaran kan då installeras hos de användare som har behov av mer avancerade funktioner. Efter att man har kopplat upp sig mot systemet ska man mötas upp av ett skrivbord. På detta skrivbord ska det finnas olika mappar där dokument som rör forskningsprojektet publiceras. Vid behov ska det gå att skapa nya mappar samt ändra på upplägget av existerande. Det ska också gå att ställa in behörighet på mapparna så att bara vissa av projektmedlemmarna kan läsa dokument, men inte ändra i dem och så vidare. Administratören av systemet ska kunna gå in och rätta till eventuella felpubliceringar, återställa raderade dokument samt på ett enkelt sätt styra behörigheten i systemet. 6
Alla inloggade användare ska kunna se vilka som är uppkopplade till systemet just för tillfället. De ska kunna skicka meddelanden till varandra och på så vis föra ett direktsamtal i systemet. Videokonferensfunktion behövs inte utan det räcker med bara textmeddelanden. Det ska kännas roligt att använda systemet. Därför ska personalen uppmuntras att även använda det för sociala aktiviteter, t.ex. skicka små roliga bilder till varandra så att grupptillhörigheten bland projektmedlemmarna stärks. Vidare ska inte systemet göras alltför låst med tanke på behörigheter. Det ska vara en form av frihet under ansvar som råder i systemet. Detta för att personalen inte ska känna sig tvingade och därför avstå från att använda systemet. På marknaden finns det ett flertal konferenssystem som uppfyller ovanstående krav. Denna typ av programvara benämns även grupprogramvara. Eftersom vi hade tidigare använt konferenssystemet FirstClass under kurserna DSV så föll det sig naturligt att titta närmare på det. FirstClass är ett kommunikationsmedel som innebär att personer som kommunicerar med varandra inte behöver vara på samma plats och kommunikationen är inte heller bunden till en viss tid. Man kan sitta hemma och göra ett inlägg i en konferens på morgonen och sedan kan annan projektmedlem läsa det på eftermiddagen från valfri dator. Det finns två sätt att komma åt FirstClass, dels via ett program (klient) som installeras på datorn och dels via ett webbgränssnitt, som kan nås från valfri Internetansluten dator. Nedanstående bilder visar hur det ser ut när man arbetar i FirstClass: Skrivbordet i FirstClass På skrivbordet kan man lägga upp mappar i vilka man sedan publicerar meddelanden och dokument. Man ser tydligt när nya meddelanden har publicerats genom att det då kommer upp en röd flagga vid mappen. När man är uppkopplad får man också höra en ljudsignal när nya meddelanden publiceras. 7
En mapp i FirstClass I en mapp kan man lägga upp undermappar alltefter behov. Det är dock viktigt att betona att man innan man börjar arbeta med systemet kommer fram till en gemensam grundstruktur hur mappar ska skapas. Detta bör ske i samband med utbildningen av systemet så att alla får ta del av informationen innan man sätter igång med att arbeta i det nya systemet. Uppkopplade användare I systemet finns det en katalog över alla registrerade användare. Det går också lätt att se vilka som är uppkopplade till systemet vid tillfället. Från dessa listor kan man skicka privata meddelanden till andra användare. Varje användare har också möjlighet att lägga in en presentation på sig själv. Presentation 8
Direktsamtal Med hjälp av direktsamtalsfunktionen går det bra att chatta direkt med en eller flera andra användare som är uppkopplade till systemet. Diskussion Innan implementering behöver man ta hänsyn till ett antal parametrar: Förankra projektet hos ledningen. Man behöver kontrollera med ledningen att det nya systemet uppfyller organisationens krav och inte strider emot till exempel existerande beslut om vilka system som ska användas inom organisationen. Existerande IT infrastruktur. Man behöver ta hänsyn till att det tänkta systemet är kompatibelt med de andra system som redan finns inom organisationen. Man behöver också kontrollera ifall det behöver köpas in ny hårdvara och hur IT säkerheten påverkas. Utifrån dessa kriterier behöver man ta beslut om det nya systemet ska drivas internt inom organisationen eller om man ska ta hjälp av ett annat företag som ska sköta driften externt. Detta arbete bör göras tillsammans med organisationens IT ansvariga. Göra en kostnadsanalys. Man behöver ta med i beräkningen att det inte bara handlar om att köpa en mjukvara utan också att det kan behöva köpas in en ny server där systemet ska köras. Vidare ska man ta hänsyn till att det kommer att uppstå en driftskostnad oavsett om man väljer att sköta systemet inom organisationen eller att lägga ut driften på en extern part. När kostnaden presenteras inom organisationen finns det en risk att någon tar på sig arbetet att utveckla ett system på egen hand till en lägre kostnad än man tror. Resultatet av det blir att systemet inte kan kommunicera med några andra system och att det bara är en person som känner till hur systemet fungerar. Samarbete mellan forskargrupper. Ifall man redan från början undersöker om flera forskargrupper har samma behov av system så kan man gå ihop, bestämma och beställa ett system tillsammans. På så vis kan man dela på totalkostnaden och göra en riktig upphandling där man har möjlighet att välja från flera olika system. 9
Redan lagrad information. Hur ska den information som redan har producerats inom forskningsgruppen flyttas in i det nya systemet. Vem ska göra arbetet? Man behöver ta reda på om informationen som ska läggas upp är sekretessbelagt eller kan komma bli det. Kan systemet hantera denna typ av information. Ska man köra igång med det nya systemet vid ett visst datum eller ska man behålla det gamla arbetssättet ett tag parallellt. Efter implementering: Det finns ett antal problem med att implementera nya system i organisationer som tidigare har arbetat på ett annat sätt. Det kommer att krävas en viss utbildning i det nya systemet. Är denna undermålig och användaren känner att denne inte har fått grepp om det kan det ses mer som en börda än ett hjälpmedel. Vilket leder till att det man försökte råda bot på kan istället förvärras. Därför är det viktigt att man tar den tid det krävs för att få alla i gruppen att känna sig hemma med systemet. Användarna kan också av ren rutin fortsätta använda det gamla systemet för det har alltid fungerat för mig. De ser inte att helheten av informationsflödet förbättras med den nya plattformen, de ser bara vad de själva arbetar med. Det krävs att man som ansvarig för systemet förklarar vad man försöker uppnå och hur det kommer förbättra användarens vardag. Dessutom skall man säkerställa att de som använder systemet vet vilken typ av information systemet är avsedd för. Man skall t.ex. inte lägga upp information som kräver högre säkerhet än vad systemet är lämpat för. Har man bara en professionell inställning till förändring och får rätt utbildning innan man börjar använda systemet kommer det säkerligen ses som ett hjälpmedel och ett verktyg i arbetet. 10
Referenser http://www.neurotec.ki.se/forenpsy/elements/index_se.html http://www.neurotec.ki.se/forenpsy/elements/research/index_se.html http://www.rmv.se/rp/forsknings_och_utvecklingsarbete.html http://www.projektplatsen.se/ http://www.vasa.abo.fi/pf/itguide/guider/marratech/delta.htm http://www.skane.se/upload/webbplatser/utvecklingscentrum/dokument/lathund%20reflex.pdf 11