Redovisning av genomförd intern kontroll 2011 Tekniska kontoret Beskrivning av det interna kontrollsystemet Tekniska nämndens arbete med intern kontroll samordnas av stabschef, Susanne Dingle. Av tekniska nämndens plan för intern kontroll framgår kontrollmoment, metoder, vem som ansvarar för respektive kontroll samt till vilken chef rapportering ska ske. Redovisning av genomförd intern kontroll under året Rutin/system som granskats Avvikelse Kontrollmoment Åtgärd/kommentar Tidplan Ansvarig God redovisningssed Inga avvikelser Kontroll att periodiseringar sker 2011-03-31 2011-06-30 2011-12-28 Kvartal EFH/ representation Inga avvikelser - kontering - momsbelopp - syfte och deltagare Stickprovskontroll Tekniska kontoret har föreslagit KLK att skapa systemstöd ( flagga i EFH vid kontering på konto 5870 ). Halvår Attestförteckning Inga avvikelser Aktuell attestlista finns Löpande Löpande Upphandling/inköp Inga avvikelse Kontrollera att det finns gällande avtal vid inköp och beställning. Stickprovskontroll Kvartal Marie Tick
Rutin/system som granskats Avvikelse Kontrollmoment Åtgärd/kommentar Tidplan Ansvarig Avtalshantering Inga avvikelse Undertecknande av avtal sker i enlighet med gällande delegation. Stickprovskontroll Kvartal Marie Tick Dokumenthantering Ärenden ej kompletta, handlingar saknas, Ärende- och handlingstyper hanteras i enlighet med dokumenthanteringsplan. Saknade handlingar återsökta. Fortsatt utbildning och information till handläggarna. Halvår Marie Tick Slutredovisning av investeringsprojekt Inga avvikelse att slutredovisade projekt är aktiverade, samt i förekommande fall, tillägg till hyresavtal är upprättade och debiterade. Pågående investeringar har granskats löpande. Aktivering av avslutade projekt har skett löpande under året. Löpande Margret Welander Hyresfakturering FastNet Inga avvikelser - hyresregister är komplett - debitering av rätt hyra. - betalningar/påminnelse och krav Avstämning FastNet/Agresso Månad
Rutin/system som granskats Avvikelse Kontrollmoment Åtgärd/kommentar Tidplan Ansvarig Personalrapportering Inga avvikelser rapporterad frånvaro. Kontroll att rätt person får rätt lön.(avdrag/ tillägg) Analyslista kontrollerad. Månad Barbro Hallås Följsamhet till kommunens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete Inga avvikelser Att kommunens arbetssätt inom arbetsmiljöområdet följs när det gäller att upprätta rutiner, undersöka/kartlägga, risk, årlig handlingsplan, uppföljning, konsekvens vid planerade förändringar Handlingsplan har upprättats. IT-utrustning (bildskärmar, tangentbord) har uppgraderats. Ergonomiska åtgärder har gemomförts (stolar, bord m.m.) Ljudmiljön har kartlagts. Åtgärdsplan ska utarbetas. Halvår Skyddsrond Inga avvikelser Att process vid skyddsrond är ändamålsenligt när det gäller t ex åtgärder, ansvarsfördelning Skyddsrond genomförd 2011-05-03 2011-05-30 År
Intern kontrollplan 2012 Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Kontrollmetod Rapportering till Risk- och Motivering till risk- och väsentlighet s EFH/ Representation - kontering - momsbelopp - syfte och deltagare Redovisningsekonom 2 ggr/år Stickprov Stabschef Risk 3 Summa 5 Kategori A Upphandling/ inköp Kontrollera att det finns gällande avtal vid inköp och beställning. Registrator 4 ggr/år lista från leverantörsreskontra Förvaltningschef Risk 2 Dokumenthanteri ng Alla ärende- och handlingstyper hanteras i enlighet med dokumenthanteringsplanen Registrator 2 ggr/år Stickprov av handläggarnas handläggning Stabschef Risk 2
Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Kontrollmetod Rapportering till Risk och Motivering till risk- och Följsamhet till kommunens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete Skyddsrond Att kommunens arbetssätt inom arbetsmiljöområdet följs när det gäller att upprätta rutiner, undersöka/ kartlägga, risk, årlig handlingsplan, uppföljning, konsekvensbedömn ing vid planerade förändringar Att process vid skyddsrond är ändamålsenligt när det gäller t ex åtgärder, ansvarsfördelning Personalredogörare Personalredogörare 2 ggr/år Bedömning av arbetssätt jämfört med kommunens riktlinjer 1 ggr/år Bedömning av process Förvaltningschef Risk 2 Förvaltningschef Risk 2
Övriga rutiner Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Kontrollmetod Rapportering till Risk och Motivering till risk- och God redovisningssed Kontroll att periodiseringar sker Redovisningsekonom 4 ggr/år Bokföringslista Stabschef Risk 2 Väsentlighet 1 Attestförteckning Aktuell attestlista finns Redovisningsekonom Löpande Kontroll att attestförteckningen uppdateras Förvaltningschef Risk 1 Avtalshantering Undertecknande av avtal sker i enlighet med gällande delegation Registrator 4 ggr/år Stickprov Stabschef Risk 1 Personalrapporter ing rapporterad frånvaro Kontroll att rätt person får rätt lön (avdrag/tillägg) Personalredogörare 1 ggr/månad Kontrollera att uppgifterna stämmer (analyslista) Stabschef Risk 1
Motivering till risk- och Vattenförsörjning, avfallshantering och anläggningsunderhåll är exempel på områden inom tekniska nämndens verksamhet där eventuella fel kan få allvarliga konsekvenser i form av personskada, ekonomisk skada eller förtroendeskada. Uppföljning av mål gällande vattenkvalitet, avfallshantering och underhåll av anläggningar sker i samband med (kvartals)bokslut. Tekniska nämndens plan för intern kontroll innehåller i huvudsak administrativa kontrollmoment med möjlig/sannolik risk och med kännbara eller allvarliga konsekvenser för ekonomi, finansiell rapportering eller efterlevnad av tillämpliga lagar. Risk- och analysen nedan är baserad på stabens kännedom om rutiner och system. Kategori A En komplicerad administrativ rutin som ska följas av många tjänstemän (inte bara administrativ personal). Stor risk för fel. Väsentligt att följa momslagstiftning och interna riktlinjer för representation. Det finns en risk att interna riktlinjer inte alltid är kända/följs, vilket kan få vissa (mindre) ekonomiska konsekvenser. Det finns en risk att interna riktlinjer inte alltid är kända/följs, vilket kan få negativa konsekvenser för personal och ekonomi. Kommentarer: Risk och väsentlighet anges för respektive rutin, process m.m. enligt följande: Risk Osannolik 0 Mindre sannolik 1 Möjlig 2 Sannolik 3 Väsentlighet Försumbar 0 Lindrig 1 Kännbar 2 Allvarlig 3