LÖNEBILDNING ANALYS AV VERKSAMHETSBEHOV Arbetsgivarens verksamhetsår RESULTAT UTVECKLINGSSAMTAL
Analys av verksamhetsår Verksamhetsanalys 1. Nuläget 1.1 Vad sker i föreningens omvärld? a. Förändringar i medlemsunderlaget b. Konkurrenter som vinner mark c. Omvärldens syn på verksamheten d. Nya krav från samhället e. Nya krav från sponsorer/finansiärer f. Annat? 1.2 Vad sker i den egna föreningen? a. Hur har verksamheten utvecklats? b. Hur är resultatet av fastställda mål? c. Är medlemmarna nöjda/missnöjda? d. Den ekonomiska situationen? e. Hur fungerar kansli/personal? f. Annat? 1.3 Styrkor? a. Stark verksamhetsidé b. Engagerad personal 1.4 Svagheter? a. Andra verksamheter lockar b. Nya krav från samhälle eller lagstiftning c. Behov av att förnya verksamheten 1.5 Vilka hot? a. Vikande antal medlemmar b. Svårt rekrytera frivilliga c. Inneffektiv organisation d. Generationsskifte e. Ekonomin är svag f. Behov av nya finansieringssätt g. Annat? 1.6 Vilka möjligheter? a. Stort intresse från medlemmar och omvärlden b. Ändamålet i lokal media www.ideella.se
Verksamhetsplan Syfte Så konkret som möjligt beskriva de åtgärder som krävs för att nå uppsatta mål. Verksamhetsplanen ska svara på frågorna När? (något ska genomföras), Vad? (som ska göras) och Ansvarig? (vem som är ansvarig för att aktiviteten genomförs) Varför verksamhetsplanering? Är ett hjälpmedel för att nå uppsatta mål Är underlag för kontroll och analys Är underlag för kontinuerlig information Underlättar kontakterna med yttervärlden Är nödvändig för den fortlöpande detaljplaneringen Är ibland ett krav från kommunerna Exempel på verksamhetsplan; Datum Aktivitet Ansvarig Jan 7 12 16 25 Styrelsemöte Planeringsmöte aktivitet X våren Ledarmöte Trivselkväll Ordförande Sektionsordförande Sektionsordförande Utskott för medlemsvård Verksamhetsplanen är övergripande och kan behöva brytas ner på detaljnivå, se exempel; Detaljplan nr. Datum Aktivitet: Mål: Vem? Gör vad? När? Hur? Kostnad?
Utvecklingssamtal Vad är utvecklingssamtal Chef och medarbetare genomför årligen ett utvecklingssamtal om hur medarbetaren kan utvecklas i sin yrkesroll och samtidigt bidra till organisationens övergripande mål. Organisationen har ett ansvar att genomföra utvecklingsinsatser av medarbetaren, och att förutsättningar ges så att det som planeras kan genomföras. Utvecklingssamtalet är ett samtal som exempelvis mål, krav och förväntningar, framtidsvisioner, behov av kompetensutveckling på kort och lång sikt, individuella mål, arbetsmiljö, uppföljning av tidigare överenskommelser. Förberedelser, exempel Boka tid med varje medarbetare individuellt Gå igenom eventuellt tidigare överenskommelser Fundera igenom vad du vill uppnå med samtalet Avsätt tillräckligt med tid för samtalet
Förslag till hållpunkter för utvecklingssamtalet Syftet med ett utvecklingssamtal är att fokusera på de anställdas möjligheter att utveckla verksamheten. I samtalet berörs organisationens uppdrag, visioner, mål, strategier och värdegrund och lönepolicy. Vidare behandlas exempelvis utvärdering av arbetsprestationer och resultatuppföljning, utbildningsbehov, arbetsplanering och arbetsmiljöfrågor. 1 Medarbetarens syn på arbetet och arbetsförhållandena - Vad har hänt sedan föregående utvecklingssamtal? - Är organisationens uppdrag, visioner, mål, strategier, värdegrund och lönepolicy känd? - Hur ser du som medarbetare på din arbetssituation/på dina arbetsinsatser? - Vad fungerar bra/mindre bra? - Vad tycker du sämst/bäst om i arbetet? - Hur upplever du arbetsklimatet på din enhet/avdelning/organisation? - Finns det något i ditt privatliv som påverkar arbetet som du vill att din chef ska känna till. 2 Hur ser du som medarbetare på din chef? - Får du tillräckligt med information från din chef? - Får du tillräckligt med återkoppling på det du gör från din chef? - Vilka förväntningar har du på din chef? 3 Chefens syn på dig som medarbetare - Hur tycker du som chef att medarbetaren sköter sitt arbete? - Vilka är medarbetarens styrkor och förbättringsområden? - Har de mål som formulerades under tidigare utvecklingssamtal uppnåtts? 4 Framtidsvisioner utvecklingsbehov - Hur ser du på din egen framtid/utveckling inom organisationen? - Önskemål om förändring? - Behövs några konkreta insatser för att du ska klara dina nuvarande eller framtida arbetsuppgifter bättre?
5 Sammanfattning - Vad har vi kommit överens om? - Utbildnings-/utvecklingsplaner på kort och lång sikt? - Medarbetarens ambitioner, önskemål etc - Chefens synpunkter, önskemål, eventuella krav etc Uppföljning Båda parter har ansvaret för att följa upp och påminna varandra om gjorda överenskommelser. Uppföljning bör ske kontinuerligt. Resultat Resultatsamtal I resultatsamtalet följer chef och medarbetare upp hur väl medarbetaren uppfyllt målen och medarbetarens bidrag till verksamhetens utveckling. Eventuella skiljaktiga meningar klaras ut. Medarbetaren ges tillfälle att ge sin syn på sin lön och löneutveckling. Försäkra dig om att du har en bra bild av medarbetarens arbetsuppgifter, utveckling och resultat. Inhämta vid behov underlag från andra, t ex projektledare eller andra chefer. Har medarbetaren bidragit till organisationens övergripande mål? Har medarbetaren uppnått sina egna mål? Vad har fungerat bra/mindre bra? Vilka är medarbetaren styrkor/svagheter? Vilka förbättringar vill du se? Finns behov av utbildning, handledning, eller annat stöd för att förbättra arbetsresultatet kommande år?
Lönebildning Lönerevision Regleringen av hur lönerevisionen ska gå till finns i kollektivavtalen. Läs därför noga igenom ditt kollektivavtal. Om organisationen är bunden av kollektivavtal Vilka möjligheter och begränsningar finns i ditt löneavtal? Vid individuell lönesättning baseras medarbetarens lön på arbetsuppgifternas ansvar och svårighetsgrad samt medarbetarens arbetsresultat och prestation i förhållande till verksamhetsmålen. Även marknadskrafterna kan påverka lönesättningen. Vilken tidpunkt har avtalats för lönerevisionen? Vilka omfattas av lönerevisionen? Finns bestämmelser om hur mycket lönerna ska öka för fackets medlemmar sammantaget eller gäller lokal lönebildning där hela löneökningsutrymmet bestäms lokalt? Finns det någon minsta garanterad löneökning för fackets medlemmar? Finns avtalad lägsta månadslön? Ska lönen förhandlas med facket eller sätter arbetsgivaren lön efter lönesamtal? Hur ska löneprocessen ske? Vilka tider måste jag uppfylla enligt förhandlingsordningen?
Checklista Lönesamtal En dialog om medarbetarens lön i förhållande till arbetsresultat, måluppfyllelse och bidrag till verksamhetens utveckling Detta samtal hålls innan beslut fattas om ny lön. Kom överens med medarbetaren om tid och plats i god tid innan samtalet. Klargör syftet med samtalet så att medarbetaren har rätt förväntningar och kan förbereda sig. Dela gärna ut ett frågeformulär där medarbetaren får göra en självskattning av måluppfyllelse, arbetsprestation, bidrag till verksamhetens utveckling och hur väl lönekriterierna uppfyllts. Försäkra dig om att du har en bra bild av medarbetarens arbetsuppgifter, utveckling och resultat. Inhämta vid behov underlag från andra, t ex projektledare eller andra chefer. - Har medarbetaren bidragit till organisationens övergripande mål? - Har medarbetaren uppnått sina egna mål? - Vad har fungerat bra/mindre bra? - Vilka är medarbetaren styrkor/svagheter? - Vilka förbättringar vill du se? - Finns behov av utbildning, handledning, eller annat stöd för att förbättra arbetsresultatet kommande år? Ligger lönen på en rätt nivå i förhållande till andra medarbetare? Tänk igenom vilka frågor och vilka reaktioner du kan tänkas få. För en dialog med medarbetaren om utveckling, måluppfyllelse och arbetsresultat under året. Förklara sambandet mellan arbetsprestation, lön och utveckling. Diskutera förväntningar på lön och löneutveckling, från både medarbetaren och chefen. Fastna inte i detaljer. Var ärlig och tydlig och stå för din bedömning. Bedöm prestationen, inte personen. Möjligheten att sätta rätt lön ökar om underlaget för samtalet är bra och både chef och medarbetare är öppna och ärliga. Om förutsättningar som tidigare inte var kända kommer upp i samtalet måste chefen vara beredd att ompröva sitt löneförslag. Avsluta med tidsplan för löneprocessen. När ges slutligt besked om lönen?
Besked om lön Detta samtal hålls när den nya lönen är fastställd och då chefen ger medarbetaren besked om den nya lönen. Fundera igenom hur du ska lägga upp samtalet. Meddela gärna den nya lönen först och motivera därefter. Det ger medarbetaren ökad möjlighet att relatera informationen till utfallet. Stöd dig på fakta som arbetsgivarens lönepolicy, lönestruktur och lönekriterier och medarbetarens prestation och måluppfyllelse. Förklara lönen utifrån medarbetarens måluppfyllelse, utveckling och arbetsinsats och hur väl lönekriterierna uppfyllts. Gör inga jämförelser med andras löner eller prestationer. Var ärlig och tydlig. Ta ditt ansvar, våga stå för beslutet. Skyll inte på andra. Upprätta en handlingsplan vid låg eller ingen löneökning. Avsluta lönesamtalet med att ge besked om från vilket datum den nya lönen gäller och när den kommer att betalas ut. Utvärdera löneprocessen och hur väl samtalen fungerade i syfte att få en ännu bättre löneprocess kommande år.