Valnämnden 2014-08-20 1 Ärendelista Sid nr Justering... 4 22 Kommunala bud i RKL-valet... 5 23 Ekonomisk delårsrapport 2... 7 24 Valkansliet informerar... 9 25 Vallokaler i RKL-valet... 10 26 Förtidsröstningsställen i RKL-valet... 11 27 Behörighet kvittera ut förtidsröster i RKL-valet... 12 28 Övriga frågor... 13
Valnämnden 2014-08-20 2 Tid Plats Onsdag 20 augusti Kommunarkivets sammanträdesrum ande Mikael Gäfvert (M) Petra Ebbing (M) Ulla Grelsson(FP) Anette Nordstedt (MP) Mats Lindblad(C) Stefan Aronson(S) Per-Olov Andréasson (S) Lena Olofsson(S) Lars-Olov Högström (S) Ordförande Ersättare Rodney Engström(M) Sune Uhlin(KD) Maha Alhaddad(S) From 24 Övriga Ingela Åberg Sekreterare
Valnämnden 2014-08-20 3 Protokollet omfar 22-28 Justeras Mikael Gäfvert Ordförande Ingela Åberg Sekreterare Lars-Olov Högström Justerare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Valnämnden Justeringsdatum Anslagsdatum 2014-08-20 2014-08-20 2014- Protokollet finns tillgängligt på Internet (www.sundsvall.se) eller hos Addera stab rum 259 Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande 2014- Ingela Åberg
Valnämnden 2014-08-20 4 Justering Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Lars-Olof Högström med Lena Olofsson som ersättare
Valnämnden 2014-08-20 5 VN-2014-00015 22 Kommunala bud i RKL-valet Valnämnden beslutar utse kommunala bud enligt lista Bakgrund Valnämnden utsåg kommunala bud på nämndsmötet 13 april, 11, dnr VN-2014-00007. Inför RKL-valen har behov av byta ut några utav dessa uppkommit därför föreslår valkansliet nämnden utse kommunala bud enligt nedan reviderad lista inför RKL-valen. Det kommunala budet fungerar också som röstmottagare vid den institutionsröstning som planeras ske. I samråd med verksamhetsansvariga har överenskommelser gjorts av vilka ställen som ska ha institutionsröstning och vilka institutioner som får besök av det kommunala budet. Allmänhet som önskar nyttja det kommunala budet får anmäla sig till valkansliet och får då besök av budet när det är i närområdet. Information om detta annonseras i dagspressen samt finns tillgängligt på sundsvall.se närmare valtillfällena. Kommunala bud i RKL valen 2014 Dessa kommer även fungera som röstmottagare vid institutioner Rut Eriksson Hans Engqvist Mats Lindholm Kerstin Selin Helene Olofsson Özlem Türe Joel Rankila Henrik Selander Caj Sundberg Norea Lindqvist
Valnämnden 2014-08-20 6 Jonny Westberg Ronnie Hellberg Johan Pettersson Evelina Rasu
Valnämnden 2014-08-20 7 VN-2014-00016 23 Ekonomisk delårsrapport 2 Valnämnden beslutar godkänna delårsrapport för valnämnden, samt överlämna den till koncernstaben senast den 10 september Bakgrund Under 2014 har valnämnden uppdraget genomföra två val. Europaparlamentet den 25 maj med förtidsröstningsperioden 7 maj 25 maj är genomförd där uppföljning är gjord för framtagande av underlag för viss justering inför RKL-valen. Vissa av dessa insatser kommer innebära extra kostnader men bedöms rymmas inom de ekonomiska ramarna för 2014. Inga avvikelser från prognosen vid granskning av utfallet per augusti 2014. Endast vissa utav kostnaderna för EP-valet är redovisade i delårsrapporten det mesta kommer redovisas efter RKL-valet avslutats. I juni har dock arvoden för röstmottagare betalas ut för uppdraget i maj. I oktober månad kommer de största kostnaderna ligga. Närmast har valnämnden genomföra valen till riksdag, kommunoch landstingsfullmäktige den 14 september med förtidsröstningsperioden 27 augusti 14 september. Nämnden ska också genomföra aktiviteter så de övergripande målen för verksamheten kan uppnås. Valnämnden har tre övergripande mål för sin verksamhet: Ekonomi i balans Nöjda brukare Hög säkerhet i valprocessen (valhemligheten) Med ekonomi i balans avses nämnden skall genomföra sina uppgifter på ett sådant sätt den årliga budgeten för verksamheten
Valnämnden 2014-08-20 8 hålls. Måluppfyllelsen redovisas årligen i årsredovisningen. För verksamhetsåret 2014 bedöms valnämnden hålla sin budget. Under valet är det många olika aktörer som samarbetar med valnämnden. Med nöjda brukare menas de röstberättigade ska få god information om valprocessen och röstmottagare ska uppfa valnämnden som en god samarbetspartner. Ett av nämndens uppdrag är informera väljarna om var, när och hur de kan rösta och kommunisera ut detta med hjälp av kommunwebben samt annonsering i lokalpressen, vid två val under 2014, enligt beslutad kommunikationsplan. Med hög säkerhet i valprocessen menas inga fel skall uppstå i samband med valen och valhemligheten kan garanteras. För detta mål skall uppnås har nämnden arbetat med tydliga rutiner och utbildning av röstmottagarna i syfte säkra deras kompetens. Inför dessa två val kommer 318st.röstmottagare rekryteras samt utbildas. Utöver dessa rekryterar nämnden även rösträknare som har i uppdrag förstärka upp rösträkningen på valnen på de större valdistrikten. Dessa instrueras på plats i vallokalen. Fyra utbildningstillfällen är genomförda under maj månad, där samtliga röstmottagare utbildades valdistriktvis. I utvärderingen av genomfört EP-val framkom behovet av ett informationstillfälle för ordförande samt vice ordförande inför RKL-valen, dessa kallas till en informationsträff den 26 augusti för genomgång inför RKL-valen. Valkansliet föreslår valnämnden besluta godkänna delårsrapport 2 samt överlämna den till koncernstaben senast den 10 september 2014. Bilaga Valnämndens delårsrapport 2
Valnämnden 2014-08-20 9 24 Valkansliet informerar Valnämnden beslutar notera informationen
Valnämnden 2014-08-20 10 25 Vallokaler i RKL-valet Valnämnden beslutar notera informationen Bakgrund Utvärderingen av EP-valet visade några utav de lokaler som användes inte fungerade tillfredställande och har därför bytt ut dessa. Valkansliet föreslår därför nämnden notera den reviderade föreslagna listan.
Valnämnden 2014-08-20 11 26 Förtidsröstningsställen i RKL-valet Valnämnden beslutar notera informationen förtidsröstning ska ske vid stadsbibliotekets huvudbibliotek, samt vid närbiblioteken, förtidsröstning ska ske vid Mittuniversitetets bibliotek, Bystugan Liden, Selångers fotbollsklubb, kommunhusets reception, Sundsvalls sjukhus, Galleria In samt i Birsta City extra förtidsröstning på valdagen ska ske i Järkvissle och i Anundgård, kansliet får i uppdrag komplettera med andra röstningsställen vid behov Bakgrund Under våren byggdes Granloholms bibliotek om och kunde därför inte användas vid förtidsröstningen till EP valet. Överenskommelse för hantering av förtidsröstning vid EP valet avtalades därför med Granloholms fritidsgård, centrumvillan och erse biblioteket vid förtidsröstningen. Ombyggnationen är färdig inför RKL-valen och biblioteket kan då åter användas som förtidsröstningsställe. I EP-valet hölls förtidsröstningen i Liden i Handelsbanken lokaler, då de endast kommer ha öppet två dagar per vecka under förtidsröstningsperioden i RKL-valen skedde ett byte till Bystugan i Liden i samråd med nämnden.
Valnämnden 2014-08-20 12 VN-2014-00017 27 Behörighet kvittera ut förtidsröster i RKLvalet Valnämnden beslutar nedanstående personer ges fullmakt ta emot/kvittera förtidsröster i RKL-valet 2014. Bakgrund Posten har ändrat bestämmelser angående de förtidsröster som kommer till valnämnden. Dessa hämtas personligen på postens företagscenter. Följande personer ges fullmakt ta emot/kvittera förtidsröster i samband med förtidsröstningen i RKL-valet: Caj Sundberg Addera Kontorsservice Anders Uhlan Addera Kontorsservice Rut Eriksson Valnämndens kansli Ingela Åberg Valnämndens sekreterare
Valnämnden 2014-08-20 13 28 Övriga frågor Valnämnden beslutar notera informationen Bakgrund