1(11) Plats och tid Överförmyndarkansliet ANC, Arvika kl. 09.00-12.00 Beslutande Birgitta Eklund (S) ordförande Arne Persson (Hela Edas Lista) Patric Carlsson (V) ersättare för Bengt Nilsson (KD) Övriga närvarande Marie Claesson, överförmyndarhandläggare Maria Gerhardsen, överförmyndarhandläggare Helena Fryklund, överförmyndarhandläggare Håkan Jivesand (S) ordförande Arvikas överförmyndarnämnd 24-25, 27-28 Per-Olov Olander (C) ledamot Arvikas överförmyndarnämnd 24-25, 27-28 Eva Ryman (S) ledamot Arvikas överförmyndarnämnd 24-25, 27-28 Kari Back (M) ledamot Arvikas överförmyndarnämnd 24-25, 27-28 Johan Åkerman, sekreterare Arvikas överförmyndarnämnd 24-25, 27-28 Anna Wikstrand, biträdande kommundirektör Arvika kommun 28 Anna Elmqvist, sekreterare Edas överförmyndarnämnd Justerare Patric Carlsson (V) Justeringens plats och tid Utskottskansliet tisdag 29 maj kl. 09.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 24-31 Anna Elmqvist Ordförande Birgitta Eklund (S) Justerare Patric Carlsson (V) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Överförmyndarnämnden Datum då anslaget sätts upp 2018-05-30 Datum då anslaget tas ned 2018-06-20 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Anna Elmqvist
2(11) Överförmyndarnämnden Innehållsförteckning 24 Information...3 25 Utbildning...4 26 Uppföljning...5 27 Dnr KS 2017-286 Gemensam översyn av delegationsordning och reglemente i Arvika och Eda...6 28 Översyn och analys av överförmyndarverksamheten...7 29 Dnr KS 2018-178 Beslut om styrdokument, dataskyddsombud och delegering enligt Dataskyddslagstiftningen (GDPR)...8 30 Redovisning av delegationsbeslut...10 31 Individärenden...11
3(11) 24 Information Kansliet har funnit en mängd äldre ansökningar om godmanskap, som inte har blivit skickade till Tingsrätten. Dessa är nu inskickade, men kansliet saknar möjlighet att hantera den mängd förelägganden som kommer från Tingsrätten. Kansliet håller på att ta fram en rutin kring hantering av personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) Länsträff i Karlstad: fokus på ställföreträdarskap för underåriga framtida utmaningar med ett ökat antal komplicerade och komplexa ärenden Överförmyndarnämnden har tagit del av informationen.
4(11) 25 Utbildning Sveriges överförmyndare (FSÖ) håller studiedagar i Gävle den 30 maj 1 juni 2018. Kansliet har fått god respons på den handbok för ställföreträdare som skickats till samtliga nuvarande ställföreträdare. Med handboken följer även en webbaserad utbildning. Överförmyndarnämnden har tagit del av informationen.
5(11) 26 Uppföljning Sammanfattning Den ekonomiska uppföljningen efter april 2018 visar att nämnden ligger inom budgetram. Köp av tjänst från Arvika om 113,3 tkr är redovisat för första kvartalet. Bidrag på 5 000 kr till Arvika-Eda god man förening är utbetalat. Beslutsunderlag Ekonomi- och verksamhetsuppföljning efter april 2018 Överförmyndarnämndens beslut Överförmyndarnämnden har tagit del av ekonomi- och verksamhetsuppföljning efter april 2018 för nämndens verksamhetsområde.
6(11) 27 Dnr KS 2017-286 Gemensam översyn av delegationsordning och reglemente i Arvika och Eda Sammanfattning Kommunfullmäktige i Eda och Arvika kommuner har tagit ett viljeinriktningsbeslut om att inrätta en gemensam överförmyndarnämnd. Inför kommande sammanslagning ska en översyn göras av respektive kommuns delegationsordning och reglemente, i syfte att förenkla sammanslagningsprocessen. Beslutsunderlag Överförmyndarnämndens reglemente, Eda kommun Överförmyndarnämndens delegationsordning, Eda kommun Överförmyndarnämndens reglemente, Arvika kommun Överförmyndarnämndens delegationsordning, Arvika kommun Överförmyndarnämndens beslut Granskning av delegationsordning och reglemente pågår, och översynen fortsätter vid nämndsammanträdet i juni.
7(11) 28 Översyn och analys av överförmyndarverksamheten En genomlysning av överförmyndarverksamheten har genomförts i Arvika kommun. Översynen visar att både nämnden och verksamheten har god kompetens inom lagstiftning och handläggning, och deltar i utbildningar på området. Det råder brist på gode män och förvaltare. En kommunikationsplan för rekrytering planeras då det är svårt att rekrytera till uppdraget som god man/förvaltare. De senaste två åren har en ny rutin för årsräkningar införts. Rutinen ställer högre men rimliga krav på gode män. Granskningen tar därmed mer tid i anspråk än tidigare. I princip tar granskningen nästan ett årsarbete i anspråk, men förhoppningen är att allt eftersom kvaliteten på årsräkningarna blir bättre, så ska granskningen underlättas. En tillfällig resurs har ordnat med arkivvården. Arbetet med att samordna arkivet har kommit långt men det återstår vissa delar. Genomförd flödesanalys visar en generell ökning av antal ärenden. Den visar också mycket rörelse i pågående ärenden. Det finns en eftersläpning av årsräkningar, som är svår att komma till rätta med p.g.a. hög arbetsbelastning. Riksnittet för antal ärenden per handläggare under 2017 var 165 st. Arvika och Eda har 3,8 handläggare, vilket ger 215 ärenden per handläggare. Överförmyndarnämnden har tagit del av informationen.
8(11) 29 Dnr KS 2018-178 Beslut om styrdokument, dataskyddsombud och delegering enligt Dataskyddslagstiftningen (GDPR) Sammanfattning Den 25 maj 2018 träder Dataskyddsförordningen i kraft. Förordningen har som syfte att skapa enhetliga dataskyddsregler i hela Europa, och skydda enskilda personer mot kränkning av den personliga integriteten vid behandling av personuppgifter. Dataskyddsförordningen ersätter nuvarande lagstiftning på området. Som personuppgiftsansvarig har överförmyndarnämnden det yttersta ansvaret för att lagstiftning följs, och att den registrerades uppgifter behandlas korrekt. Arbete pågår med att säkerställa att nämnden efterlever kraven i Dataskyddsförordningen. För att ge vägledning i hur dataskyddsarbetet ska bedrivas i Eda kommun, har en riktlinje tagits fram för godkännande i nämnder och styrelser. Nämnden ska även utse ett dataskyddsombud, som ska fungera som kunskapsstöd och självständigt granska att nämnden behandlar personuppgifter på ett korrekt sätt. Beslutsunderlag Riktlinjer för hantering av personuppgifter enligt Dataskyddslagstiftningen Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse 2018-05-14 Överförmyndarnämndens beslut 1. Riktlinjer för hantering av personuppgifter enligt Dataskyddslagstiftningen antas. 2. Kommunchef får i uppdrag att utse nämndens dataskyddsombud för perioden 2018-05-25-2018-12-31. 3. Ett nytt beslut om dataskyddsombud från och med 1 januari 2019 tas under hösten 2018. 4. Rätten att underteckna personuppgiftsbiträdesavtal delegeras till kommunchef, med möjlighet att vidaredelegera. 5. Förvaltningen får i uppdrag att utreda ytterligare behov av eventuell förändring av delegationsordningen med anledning av införandet av dataskyddsförordningen.
9(11) Beslutet expedieras till Kommunchef Överförmyndarnämndens kansli
10(11) 30 Redovisning av delegationsbeslut Överförmyndarnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän enligt en delegeringsordning som överförmyndarnämnden har antagit. Beslut som är fattade med stöd av delegation skall redovisas till överförmyndarnämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden kan ompröva eller fastställa besluten. Däremot står det fritt att återkalla lämnad delegering. Lista över delegationsbeslut under perioden 2018-04-25 2018-05-22 redovisas på sammanträdet. Överförmyndarnämnden har tagit del av redovisade delegationsbeslut.
11(11) 31 Individärenden Inget att rapportera.