Sidan 1 av 14 Plats och tid Kommunens hus, kommunalrådets rum, Grästorp, kl 13.00 15.10 Beslutande Ordinarie Kent Larsson (M) Göran Enström (S) Per Götell (L) Kent Hansson (M) Maria Toll (C) Svante Classon (C) Jens Persson (S) Närvaro/Frånvaro N/F Tjänstgörande ersättare N N N N N N N Övriga deltagande Sven Karlsson, ekonomichef Ingrid Everhag, kommunsekreterare Osman Biberic, nämndsekreterare Ann Fransson, sekreterare Paragrafer 12-16 17-18 9-19 9-19 Utses att justera Per Götell (L) Tid och plats för justering Medborgarkontoret, 2017-02-27, kl 09.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 9-19 Ann Fransson Ordförande Justerande Kent Larsson (M) Per Götell (L)
Sidan 2 av 14 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Anslaget sätts upp 2017-02-27 Anslaget tas ner 2017-03-21 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret, Grästorp Ann Fransson
Sidan 3 av 14 Innehållsförteckning 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Redovisning av synpunktshanteringen Pågående och planerade investeringsobjekt Redovisning av verksamhetens verksamhetsplan 2017, allmän verksamhet och teknisk verksamhet Årsredovisning 2016, allmän verksamhet Årsredovisning 2016, teknisk verksamhet Redovisning av internkontroll 2016 för allmän verksamhet Kontrollplan 2017 för allmän verksamhet Kontrollplan 2017 för teknisk verksamhet Regler för bidrag till enskilda vägar inom Grästorps kommun Motion angående informationsskylt vid rastplats Viggen Arbetsmiljö - Brandskydd
Sidan 4 av 14 Au 9 Dnr 9/2017 Redovisning av synpunktshanteringen s beslut beslutar att godkänna redovisningen och lägga redovisningen till handlingarna. Inkomna synpunkter Kommunledningsgruppen har beslutat om synpunktshantering i Grästorps kommun. Inkomna synpunkter ska redovisas två gånger om året till kommunstyrelsen. har vid samtliga sammanträden en redovisning av nyinkomna synpunkter till Grästorps kommun. Vid dagens sammanträde redovisas ärende 42-56. Även ärende 40 redovisas, ärendet var med vid förra redovisningen men var så nyinkommet att svaret inte hann komma med på redovisningen.
Sidan 5 av 14 Au 10 Dnr 23/2017 Pågående och planerade investeringsprojekt s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Projektavstämning 2017-02-06 Tekniske chefen redovisar pågående och planerade investeringsobjekt. Tekniska verksamheten Teknisk chef
Sidan 6 av 14 Au 11 Dnr 237/2016 Dnr 238/2016 Redovisning av verksamhetens verksamhetsplan 2017, allmän och teknisk verksamhet s beslut beslutar att bordlägga ärendet till allmänna utskottets sammanträde 2016-03-13. Övergripande verksamhetsplan allmän verksamhet Övergripande verksamhetsplan teknisk verksamhet Redovisning av allmän och teknisk verksamhets verksamhetsplaner för 2017. De flesta aktiviteter på enhetsnivå finns i kommunens planeringsoch uppföljningssystem Stratsys.
Sidan 7 av 14 Au 12 Dnr 46/2017 Årsredovisning allmän verksamhet s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att godkänna upprättat förslag till årsredovisning, med de kompletteringar gällande ekonomisk redovisning som redovisas vid allmänna utskottets sammanträde, för allmän verksamhet. Årsredovisning 2016, allmän verksamhet Årsredovisning allmän verksamhet är en sammanfattning av verksamheten inom allmän verksamhet under 2016. Kommunstyrelsen
Sidan 8 av 14 Au 13 Dnr 46/2017 Årsredovisning teknisk verksamhet s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att godkänna upprättat förslag till årsredovisning, med de kompletteringar gällande ekonomisk redovisning som redovisas vid allmänna utskottets sammanträde, för teknisk verksamhet. Årsredovisning 2016, teknisk verksamhet Årsredovisning teknisk verksamhet är en sammanfattning av verksamheten inom teknisk verksamhet under 2016. Kommunstyrelsen
Sidan 9 av 14 Au 14 Dnr 48/2016 Redovisning av intern kontroll för 2016, allmän verksamhet s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att godkänna internkontroll för 2016, allmän verksamhet, men önskar att ett förtydligande presenteras av verksamheten vid kommunstyrelsens sammanträde 2017-03-08 om vilka resultat som inte blivit godkända vid kontrollerna. Ärendets tidigare behandling 2016-02-22, 13 Kommunstyrelsen 2016-03-09, 50 Intern kontroll 2016, allmän verksamhet Enligt reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen årligen fastställa kontrollplan. Planen ska redovisa hur kommunstyrelsen avser att organisera uppföljningen av att fastställda reglementen och anvisningar följs. Valet av granskningsobjekt ska motiveras utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Kontrollsystemet utgår från att respektive verksamhet och kommunstyrelsen ska inventera sina rutiner. Den beskriver hur internkontrollen för respektive rutin är utformad och vem som ska genomföra kontrollen. För varje år upprättar kommunstyrelsen och miljö- och byggnadsnämnden en kontrollplan för det kommande årets kontroller genom att välja ut några av rutinerna. Kommunstyrelsen ska dessutom följa kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs göras. Kommunchef Kommunstyrelsen
Sidan 10 av 14 Au 15 Dnr 44/2017 Kontrollplan 2017, allmän verksamhet s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att kontrollera Bostadsanpassning att regler för bidrag följs Leverantörsfaktura Utanordning/Attest att de som beslutsattesterat har rätt att göra det Arvoden att utbetalning sker enligt arvodesreglerna Synpunkter/klagomål att uppföljning sker Verksamhetsplan att verksamhetsplaner revideras och efterlevs Avgång att avgång rapporteras inom allmän verksamhets område. Internkontroll, lista med processer och kontrollmoment för allmän verksamhet. Enligt reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen årligen fastställa kontrollplan. Planen ska redovisa hur kommunstyrelsen avser att organisera uppföljningen av att fastställda reglementen och anvisningar följs. Valet av granskningsobjekt ska motiveras utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Kontrollsystemet utgår från att respektive verksamhet och kommunstyrelsen ska inventera sina rutiner. Den beskriver hur internkontrollen för respektive rutin är utformad och vem som ska genomföra kontrollen. För varje år upprättar kommunstyrelsen och miljö- och byggnadsnämnden en kontrollplan för det kommande årets kontroller genom att välja ut några av rutinerna. Kommunstyrelsen ska dessutom följa kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs göras. Kommunstyrelsen
Sidan 11 av 14 Au 16 Dnr 50/2017 Kontrollplan 2017, teknisk verksamhet s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att kontrollera Anlitande av externa konsulter, entreprenörer och hantverkare att avtal upprättas att till Internkontrollplan 2018 skall Vägbidrag finnas med Internkontroll, lista med processer och kontrollmoment för teknisk verksamhet. Enligt reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen årligen fastställa kontrollplan. Planen ska redovisa hur kommunstyrelsen avser att organisera uppföljningen av att fastställda reglementen och anvisningar följs. Valet av granskningsobjekt ska motiveras utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Kontrollsystemet utgår från att respektive verksamhet och kommunstyrelsen ska inventera sina rutiner. Den beskriver hur internkontrollen för respektive rutin är utformad och vem som ska genomföra kontrollen. För varje år upprättar kommunstyrelsen och miljö- och byggnadsnämnden en kontrollplan för det kommande årets kontroller genom att välja ut några av rutinerna. Kommunstyrelsen ska dessutom följa kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs göras. Kommunstyrelsen Efter kommunstyrelsen exp till: Kvalitetstrateg
Sidan 12 av 14 Au 17 Dnr 45/2017 Regler för bidrag till enskilda vägar inom Grästorps kommun s beslut beslutar att återremittera ärendet till verksamheten. Gällande Bidragsregler för enskilda vägar Förslag till Regler för bidrag till enskilda vägar inom Grästorps kommun Sveriges vägnät består av cirka 9 850 mil statliga vägar, 4 100 mil kommunala gator och vägar och cirka 43 000 mil enskilda vägar. En del enskilda vägar får statsbidrag. En stor andel av de enskilda vägarna är skogsbilvägar som i många fall inte är öppna för allmän motorfordonstrafik. Cirka 7 700 mil enskilda vägar får statsbidrag, reglerat enligt förordningen (1989:891) om statsbidrag till för enskild väghållning. Av Sveriges 290 kommuner betalar vissa ut bidrag efter beslut i kommunfullmäktige. De bidragsregler för enskilda vägar som i dagsläget är gällande är av äldre datum och det är nödvändigt att anta nya regler. I förslaget har en avvägning gjorts mellan å enda sidan intresset att stödja väghållare och å andra sidan intresset att hålla nere kommunens kostnader, då nuvarande regler medför att det ibland betalas ut mycket låga belopp, som ändå kräver samma administration. Teknisk verksamhet
Sidan 13 av 14 Au 18 Dnr 145/2017 Motion angående informationsskylt vid rastplats Viggen s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att en dialog skall föras med NSG om en gemensam skyltning vid rastplats Viggen som hänvisar till Grästorps samhälle. Ärendets tidigare behandling Kommunfullmäktige 2016-04-25, 30 Kommunstyrelsen 2016-05-25, 131 Motion angående informationsskylt vid rastplats Viggen Kopia på avtal med Inceptum Media AB Ritning information del 1 Ritning information den 2 Bild Informationsskylt Kopia avtal med Inceptum Media AB och Grästorps kommun Samtliga informationsskyltar till Grästorp kommer att förnyas då de är i dåligt skick. Informationsskyltar har tagits fram av företaget Inceptum Media tillsammans med Kommunikatör Margaretha Valdemarsdotter. Skyltarna kommer att vara placerade vid Viggen, vid Tre älgar och vid rastplatsen vid Flakeberg. Skyltarna beställdes i januari 2017 och nu håller på att produceras. De kommer att sättas upp under våren 2017. På skyltarna kommer det finnas information om var besökare kan finna Bibliotek, Camping, Elljusspår, Fornminnen, Fritidsområde, Golfbana, Hotell, Informationstavlor, sevärdheter, Ishall, Järnvägsstation, Kyrka, Motionsspår, Museum, Parkering, Restauranger, Ridning, Simhall, Sportanläggning, Utsiktspunkter, Vandrarhem, Vindskydd och Skubbet motionsspår. Kommunstyrelsen
Sidan 14 av 14 Au 19 Dnr 70/2017 Arbetsmiljö - Brandskydd s beslut beslutar att uppmana teknisk verksamhet, att till nästa möte med allmänna utskottet 2017-03-15, redovisa hur det systematiska brandskyddsarbetet genomförs. Kommunalråd Kent Larsson har på SmåKoms möte diskuterat vikten av rutiner när det gäller brandskydd och brandskyddskontroller. Brandskyddsombud kan också vara en hjälp. Även på Trygga Hems möte har brandskydd och olika nya tekniska lösningar diskuterats. Samarbetsmöjligheter kan finnas med Trygga Hem gällande olika tekniklösningar för brandskydd. Bland annat har Riksbyggen en elektronisk kontrollapp som påminner om kvartalskontroller. Teknisk verksamhet