Tjänsteskrivelse 1(1) -9-7 MYN AL - Handläggare Johanna Eklind Myndighetsnämnden srapport januari-augusti Sammanfattning Myndighetsnämnden redovisar för perioden januari-augusti ett överskott om 1 3 tkr. För perioden januari-augusti har mindre investeringar gjorts, övervägande på kontorsytor. en för helåret är ett underskott om 5 tkr vilket bygger på att kostnad för bostadsanpassningsbidrag beräknas bli 1 mnkr dyrare än budget Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 1 augusti, inklusive bilaga 1: srapport januari - augusti Samhällsbyggnadsförvaltningen förslag till beslut Myndighetsnämnden godkänner srapport januari - augusti enligt bilaga 1. Eleonore Åkerlund Förvaltningschef samhällsbyggnad Beslutet skickas till Kommunstyrelsen
Bilaga 1 srapport jan-aug Myndighetsnämnden -9-7 Reviderad -9-13 Sammanfattning Det har varit fortsatt högt tryck på bygglovsektionen under delåret; antalet ansökningar är fler i år jämfört med samma period föregående år. Trots detta har man lyckats att hålla handläggningstiden kortare än målnivån, vilket är en bra insats. Det finns sedan maj en vakans, då rekrytering av en fast tjänst som bygglovhandläggare inte slutade med anställning. Ny rekrytering ska påbörjas i september. Vi kommer också under resten av året få fortsatt hjälp av konsult i vissa tillsynsärenden på byggsidan samt en halvtidstjänst för administration. Tyvärr har det varit hög andel vakanta tjänster och sjukskrivningar på miljösidan under delåret. Därför har mycket tid lagts på att rekrytera ny personal och vi har lyckats locka tillbaka flera av våra tidigare medarbetare, vilket vi är nöjda med. Tre tjänster har vid slutet av delåret tillsats för miljötillsynen och andelen tillsynstimmar förväntas därmed öka under resten av året. Rekrytering av ny bygg- och miljöchef har pågått sedan våren och tillträds i november. Två handläggare på avdelningen har under tre månader delat på rollen som tillförordnad bygg- och miljöchef vilket resulterat i att arbetstiden för ordinarie arbetsuppgifter minskat på dessa tjänster. Detta medför bland annat att livsmedelstillsynen som vanligtvis är fördelad på två tjänster har haltat och vi når inte upp till målnivån. Bedömningen är dock att vi bör kunna öka andelen tillsynstimmar under resten av året, och därmed presentera en betydligt högre siffra vid årets slut. Under delåret har vi haft flera tidskrävande ärenden som resulterat i förbud, förelägganden samt åtalsanmälningar. Andelen inkomna kundtjänstärenden har varit hög. Utfallet för Myndighetsnämnden efter den sista augusti är ett överskott om 1 3 tkr. en för helåret är ett underskott om 5 tkr vilket bygger på att kostnad för bostadsanpassningsbidrag beräknas bli 1 mnkr dyrare än budget, personalkostnad är låg jämfört mot budget på grund av vakanser och beräknas generera ett överskott om 5 tkr för helåret.
Resultatredovisning Nämndens resultat avgörs delvis genom mätning av en rad styrmått. Styrmåtten kopplar an till ett antal nämndmål som i sin tur kopplar an mot kommunfullmäktiges mål. Genom att mäta hur pass väl vi uppfyller målnivån för respektive styrmått får vi en bild av hur vi, procentuellt sett, når upp till nämndmålet. Följande figurer används för att symbolisera resultatet. En glad figur med grön bakgrund symboliserar att vi nått målvärdet med 9-, en neutral figur med gul bakgrund står för att vi nått målet med 5-95 och en ledsen figur med en röd bakgrund indikerar att vi uppnått -. Uppnått 9- Måttet Måttet 5-95 - är inte är mätt Målnivå mätt men saknar målnivå Överst i varje illustration presenteras nämndmålet och den uppnådda andelen de senaste tre åren. Detta för att det ska vara lättare att följa trenden för måluppfyllelsen. I den streckade stapeln längst till höger, bredvid delårets resultat, presenteras en prognos för helåret. Syftet är att visa vilket resultat vi förväntar oss vid årets slut. Längre ner i respektive illustration, i rutorna under nämndmålet, redogörs för varje styrmått och dess resultat de senaste tre åren i förhållande till målnivån. Observera att ett styrmåtts målnivå kan se olika ut från år till år. Resultatet presenteras i den enhet som styrmåttet normalt mäts i, till exempel index, stycken etc till skillnad mot nämndmålet som presenteras i procent uppnått av målvärdet. Exempel: Nämndmål Styrmått* Index 9 7 5 3 1 17 * Periodiserad målnivå för delåret Styrmått 9 7 5 3 1 uppnått 9 7 5 3 1 17 Styrmått stycken 9 7 5 3 1 1 17 1 17 I vissa fall, där det lämpar sig, har målnivåerna periodiserats för delår januari-augusti för att ge en rättvisare bild av nuläget. Fall där det lämpar sig är exempelvis där det rör sig om ett visst antal inspektionsbesök som ska genomföras under året, eller en viss mängd asfalt som ska läggas. Att man vid delåret inte hunnit uppfylla det mål som finns för hela året kan ses som självklart, då endast 7 av året har gått. Målnivån för delåret januari-augusti ligger alltså på 7 av den ordinarie målnivån som är för helåret. De styrmått vars målnivåer har periodiserats är markerade med en stjärna (*). Efter varje illustration följer analys och åtgärder kopplade till nämndmålet och dess resultat. Mått som inte är mätta visualiseras genom en grå stapel. I fall då ett styrmått är mätt men saknar målnivå så visualiseras detta av en vit stapel med ett kryss. Andel uppnådd måluppfyllelse (under nämndmålet) går då inte att avgöra. Även detta visualiseras genom en grå stapel. (1)
Medborgar-/brukarperspektiv (nämndmål 1.1 -.) et tillsynsbesök kommer under året inte att nå den målnivå som planerades för innevarande år. Detta på grund av omprioriteringar men framförallt på grund av att flera föräldraledigheter och vakanta tjänster påverkat resultatet. Vi ser ett positivt resultat när det gäller handläggningstider för bygglov och när det gäller kundnöjdheten generellt så ligger vi kvar på samma nivå som förra året. Nämndmål 1.1 Myndighetsnämndens ärenden beslutas på ett rättssäkert sätt och utifrån likartade bedömningskriterier. uppnått 9 7 5 3 1 17 Styrmått 1.1.1 Andel korrekt handläggning enligt fastställda rutiner vid internrevision. 9 7 5 3 1 17 Analys och åtgärder - nämndmål 1.1 Någon internrevision är ännu inte gjord under. Utanför en regelrätt revision finns en rutin att granska rutiner. Nämnden väljer utifrån rapporteringen av delegeringsbeslut ut ärenden där de vill ha djupare kunskap om handläggningsrutinen. Detta bidrar till granskning av rutiner, om de är korrekta, om de följs och om personalen har kunskap om dem. 3 (1)
Nämndmål 1. Karlskoga kommun har en effektiv myndighetsutövning. uppnått 9 7 5 3 1 17 Styrmått 1..1 Handläggningstid för bygglov utan avvikelser från detaljplan och utan tekniskt samråd. (antal veckor). 1 1 1 17 Styrmått 1.. Handläggningstid för bygglov med liten avvikelse (krävs grannhörande) från detaljplan och utan tekniskt samråd. (antal veckor 1 1 1 17 Styrmått 1..3 Andel anmälningar av värmepump där handläggningstiden är 5 dagar eller mindre (ej luftvärmepump) (). 9 7 5 3 1 17 Styrmått 1.. Handläggningstid för parkeringstillstånd för rörelsehindrad (antal dagar). 1 1 1 17 Styrmått 1..5* Andel genomförd planerad miljötillsyn (). 9 7 5 3 1 17 Styrmått 1..* Andel genomförd planerad livsmedelstillsyn (). 9 7 * Periodiserad * Periodiserad målnivå för 5 målnivå för delåret 3 delåret 1 17 Styrmåtten fortsätter på nästa sida. (1)
Styrmått 1..7 Andel inventerade avlopp av de som har slamtömning och är kända av bygg- och miljökontoret (). 9 7 5 3 1 17 Styrmått 1.. Handläggningstid för stadigvarande serveringstillstånd (veckor). 9 7 5 3 1 Styrmått 1..9 Handläggningstid för tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap (veckor). 1 1 17 1 17 1 Analys och åtgärder - nämndmål 1. Handläggningstiden för bygglov, både med och utan avvikelse från detaljplan minskar stadigt vilket också är förväntat då personalstyrkan nu i det närmaste är fulltalig och stabil. Gällande värmepumpar har handläggningstiden minskat igen efter en tillsynes tillfällig ökning beroende på ett fåtal krångligare ärenden under 17. Handläggningstiden för parkeringstillstånd är fortsatt låg och kundnöjdheten är också mycket hög. Gällande planerad miljötillsyn har hög andel icke arbetsrelaterad sjukdomsfrånvaro, vakanta tjänster och upplärning av nya kollegor tagit tid från handläggningen varvid målnivån inte kan nås under delåret. Inventeringen av avlopp har genomförts under delåret, fler objekt ska inventeras under hösten men vi uppfyller redan nu målnivån med marginal. Resultatet av handläggning av serveringstillstånd visar på en effektiv handläggning. 5 (1)
Nämndmål 1.3 Karlskoga kommun är ett rent och estetiskt tilltalande samhälle. uppnått 9 7 5 3 1 17 Styrmått 1.3.1 dagar från anmälan till platsbesök av nedskräpning (dagar) Styrmått 1.3. dagar från anmälningstillfälle till fordonsvrak flyttas (dagar) Styrmått 1.3.3 arbetsdagar från anmälan till platsbesök av ovårdad tomt (dagar) 9 7 5 3 1 1 17 9 7 5 3 1 1 17 1 17 1 1 1 17 Analys och åtgärder - nämndmål 1.3 Resultaten gällande flytt av fordonsvrak och nedskräpning visar på goda rutiner och det märks också ute i vår kommun då det oftast är rent och fritt från fordonsvrak eller annan större nedskräpning. Lagstiftningen styr hur snabbt ett fordsonvrak får flyttas och där ligger vi precis i linje med lagstiftningen. Två ärenden finns registrerade under året som gäller platsbesök av ovårdad tomt, platsbesök på det ena ärendet gjordes efter 3 dagar och på det andra ärendet efter 51 dagar. Vi ser att det finns ett behov av en rutin för att säkerställa att anmälningsdatum finns med i alla ärenden, för att fler ärenden ska tas med i mätningen. (1)
Nämndmål.1 Det ska vara enkelt att komma i kontakt med myndighetsnämndens verksamheter och man ska mötas av ett korrekt och trevligt bemötande. uppnått 9 7 5 3 1 17 Styrmått.1.1 Andel brukare som är nöjda med myndighetsnämndens verksamhet som helhet (). 9 7 5 3 1 17 Styrmått.1. Andel frågor i SKL:s webbgranskning som kan få sitt svar via hemsidan (). Styrmått.1. Andel brukare sin upplever ett gott bemötande vid kontakt med myndighetsnämndens verksamhet (). 9 7 5 3 1 17 Styrmått.1.3 Andel brukare som får svar från Bygg- och miljökotoret på frågor via ServiceCenter inom arbetsdagar. 9 7 5 3 1 17 9 7 5 3 1 17 Analys och åtgärder - nämndmål.1 Efter en stadigt uppåtgående trend kan vi nu se att resultaten verkar ha stabiliserat sig på en nivå runt. Det gör att vi kan behöva se över målnivåerna. Vi kommer fotsätta följa utvecklingen i de enkäter som skickas ut under året för att vidta åtgärder om det visar sig att resultaten sjunker. Frågor som kommer in till bygg- och miljökontoret via ServiceCenter hanteras i olika system beroende på ärendets omfattning. Av den anledningen har vi inte kunnat mäta svarstiden på de ärenden som kommer in den vägen och styrmåttet behöver ses över för att hitta ett bra sätt att mäta detta. Underlaget för webbgranskningen som gått över till att kommunerna själva ansvarar för genomförandet, tillhandahölls tidigare av SKL. I år genomförs ingen webbgranskning alls, då SKL ska se över underlaget och utvärdera de tidigare mätningarna som genomförts för att se på vilket sätt de ska genomföras framöver. 7 (1)
Nämndmål. Myndighetsnämndens verksamheter utvecklas kontinuerligt genom ständiga förbättringar. Styrmått..1 avslutade utvecklingsprojekt som redovisas för Myndighetsnämnden varav tre ingår i internkontrollen uppnått 9 7 5 3 1 17 5 5 35 3 5 15 5 1 17 Analys och åtgärder - nämndmål. I avvaktan på att den nya bygg- och miljöchefen tillträder tjänsten i november sker inga större förändringar i arbetssättet. Detta innebär att vi får vänta på att nämndens uppföljning av projekt utvecklas till den nya chefen och den relativt nya kvalitetsledaren får ta fram ett nytt och fungerande arbetssätt under 19. (1)
Nämndmål 3.1 Främjande och förebyggande insatser bidrar till att barn och ungas livsvillkor och levnadsvanor förbättras. uppnått 9 7 5 3 1 17 Styrmått 3.1.1 Andel barn och unga från skolår 7 som aldrig druckit alkohol Styrmått 3.1. Andel barn och unga från skolår 7 som aldrig använt tobaksvaror 9 7 5 3 1 17 9 7 5 3 1 17 Analys och åtgärder - nämndmål 3.1 Resultatet visar på att stor andel av sjuorna inte provat alkohol. Detta stämmer väl överens med vad man sett nationellt där trenden är att alkoholdelbuten kommer senare och att många undomar anser att det inte är coolt att dricka alkohol. Styrmått som berör andelen barn och unga från skolår sju som aldrig använt tobaksvaror, är inte medräknat i den totala måluppfyllelsen för nämndmålet, då nollmätning gjordes 17 och det styrmåttet inte har någon målnivå för delåret. 9 (1)
Nämndmål 3. Ökning av kontrollköp för att försvåra för ungdomar att få tillgång till öl, tobak och receptfria läkemedel. Styrmått 3..1 Andel kontrollköp av öl, tobak och receptfria läkemedel som uppfyller kraven på ålderskontroll () 9 7 5 3 1 17 uppnått 9 7 5 3 1 17 Analys och åtgärder - nämndmål 3. Nollmätning gjordes 17 och inga nya målnivåer är satta för styrmåttet till delåret. (1)
Utvecklingsperspektiv (nämndmål 5.1) Myndighetsnämnden har tidigare år haft goda resultat gällande nöjdhet hos företagare. Inget resultat för året. Nämndmål 5.1 Näringslivet är nöjda med myndighetsnämndens kvalitet och service. Styrmått 5.1.1 Hur nöjda företagare är med handläggningen av bygglov (index). Index 9 7 5 3 Styrmått 5.1. Hur nöjda företagare är med handläggningen av serveringstillstånd (index). Index 9 7 5 3 1 17 1 17 uppnått 9 7 5 3 Styrmått 5.1. Hur nöjda företagare är med handläggningen av ärenden enligt miljöbalken (index). Index 9 7 5 3 1 17 1 17 Styrmått 5.1.3 Hur nöjda företagare är med handläggningen av ärenden enligt livsmedelslagen (index). Index 9 7 5 3 1 17 Analys och åtgärder - nämndmål 5.1 Resultaten för 17 redovisades från Business Region Örebro och Insikt i maj. Inga resultat för har inkommit. Vi kan med utgångspunkt från 17 års resultat konstatera att vi för bygglov och miljöärenden inte riktigt når upp till nämndens satta målnivåer, men i jämförelse med redovisade siffror för regionen så ligger bygglov mycket bra till. Målnivåerna behöver ses över. Gällande livsmedel och serveringstillstånd saknas målnivåer för men vi kan se att resultaten är bättre än för de övriga två styrmåtten. I jämförelse med regionen som helhet kan vi se att vi ligger ungefär i samma nivå, men att vi sticker ut något på serveringstillstånden där vi har ett högre resultat än regionen som helhet. 11 (1)
Driftredovisning Driftredovisning (tkr) jan-aug 17 Bokslut 17 Utfall jan-aug Budget Avvikelse Kostnader 7 1 11 7 1 13 15 3-5 *varav personal 1 7 3 33 11 333 5 Intäkter -3-9 - 5-7 19-7 19 Nettokostnader 9 9 13 951 51-5 Nettobudget 97 9 5 5 3 51 51 Resultat i förhållande till budget 1 133 1 1 3-5 -5 Nettokostnad per verksamhet Nämnd/ledning och stab 1 75 5 13 199 Sektion Bygglov 17 1 7 7 Sektion Bostadsanpassning 1 3 71 1 73 3-1 Sektion Tillsyn 1 1 137 1 11 1 59 9 5 Trafik 15 5 7 33 33 Summa nettokostnader 9 9 13 9 9 951 51-5 Kommentarer till driftredovisning Utfallet för Myndighetsnämnden efter den sista augusti är ett överskott om 1 3 tkr. en för helåret är ett underskott om 5 tkr vilket bygger på att kostnad för bostadsanpassningsbidrag beräknas bli 1 mnkr dyrare än budget, personalkostnad är låg jämfört mot budget på grund av vakanser och beräknas generera ett överskott om 5 tkr för helåret. Resultatet inom sektion bostadsanpassning är efter augusti ett underskott om 35 tkr jämfört mot budget, kostnad för utbetalda bostadsanpassningsbidrag för Karlskoga var efter augusti 1 tkr, vilket överstiger årsbudgeten som är 1 tkr. Sektion bygglov redovisar ett överskott om 5 tkr efter augusti då intäktsnivån överstiger budget för perioden. Även inom sektion tillsyn redovisas ett överskott efter augusti, om 1 51 tkr. Det positiva resultatet inom sektion tillsyn beror dels på att fakturering av tillsynsavgifter görs för helår samt att vakanser och tjänstledigheter funnit under året. 1 (1)
Uppföljning av treårsbudget Period 17 19 Redovisning (tkr) Ingående balans 17-19 Resultat i förhållande till budget 57-5 Kommentarer treårsbudget Nämnden går in i den nya treårsperioden med ett överskott om 135 tkr från föregående treårsperiod. Resultatet för 17 var ett överskott om 1 tkr. för året är ett negativt resultat om 5 tkr. Kostnad för utbetalda bostadsanpassningsbidrag beräknas bli 1 mnkr högre än budget. Under året har flertaler vakanser funnits vilket beräknas generera ett överskott om 5 tkr. Investeringskostnader Investeringar (tkr) Utfall jan-aug Budget Avvikelse Överförs till nästa år Investeringar 5 5 Summa investeringar 5 5 Kommentarer till investeringar Under hösten kommer kontorsytor ses över samt möbler köpas in för att få fler arbetsplatser. 13 (1)
Internkontroll Beslut om års internkontroll beslutas av myndighetsnämnden på nämndens sammanträde den 13 september. Resultatet av interkontrollen kommer att redovisas i samband med årsberättelsen för. Nyckeltal Nyckeltalen redovisas i årsrapporten 1 (1)