Verksamhetsberättelse Administrativt stöd Godkänd av kommunstyrelsen 2014-03-14
INNEHÅLL SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD 3 POLITISKT FASTSTÄLLDA MÅL 3 SAMMANSTÄLLNING AV MÅLUPPFYLLELSE 4 DRIFTREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 4 RESULTATRÄKNING, SEKTORN TOTALT 5 INVESTERINGSREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 5 LEDNING 6 BESKRIVNING 6 EKONOMI 6 KANSLI 7 UPPDRAG 7 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 7 INFORMATIONSMÅTT 7 EKONOMI 7 MÅLUPPFYLLELSE 7 EKONOMI OCH UPPHANDLING 8 UPPDRAG 8 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 8 INFORMATIONSMÅTT 8 EKONOMI 8 MÅLUPPFYLLELSE 8 PERSONAL 10 UPPDRAG 10 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 10 INFORMATIONSMÅTT 10 EKONOMI 10 MÅLUPPFYLLELSE 11 MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD 12 UPPDRAG 12 INFORMATIONSMÅTT 12 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 12 EKONOMI 12 MÅLUPPFYLLELSE 13 BILAGA 1: INVESTERINGSREDOVISNING PER PROJEKT
SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Kommundirektör/Sektorschef Karina Djurner Kansli/ stöd till politiska beredningar Ekonomi och upphandling Personal Miljöoch hälsoskydd Funktionschef Lena Magnusson Funktionschef Bo Ekström Funktionschef Anders Pettersson Funktionschef Lars Wilke Sektorn tillhandahåller service till den politiska organisationen, till förvaltningen samt till medborgare och övriga externa intressenter. Sektorns arbetsuppgifter omfattar kansli, ekonomi och upphandling, personaladministration samt miljö- och hälsoskydd. Sektorn styrs av reglementen, lagar, avtal, policyer och beslut från kommunstyrelse samt kommunfullmäktige. POLITISKT FASTSTÄLLDA MÅL Kommunstyrelsen har fastställt prioriterade verksamhetsmål för samtliga verksamheter. Målen ingår i verksamhetsplanen. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 3 -
SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD SAMMANSTÄLLNING AV MÅLUPPFYLLELSE = Målet är uppnått = Målet har inte uppnåtts = Målet är delvis uppnått Kansli Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Ekonomi- och upphandling Ekonomi Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning. Upphandling Professionella upphandlingar och god tillgänglighet till ramavtalen bidrar till effektiv resursutnyttjande. Information från funktionen uppfattas som tydlig och servicen är professionell. Personal Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Miljö- och hälsoskydd Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare, funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. Fem av sektorns sju mål bedöms vara uppfyllda. Målet med att kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning anses vara delvis uppnått då avsteg från vissa rekommendationer gjorts. Inom miljö- och hälsoskydd har vissa handläggningstider varit längre än uppsatta mål. Samtidigt visar enkätundersökningen på en hög nöjdhetsgrad vilket innebär att målet bedöms som delvis uppnått. DRIFTREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 2014 Verksamhet, tkr Ledning 11 904 11 770-134 7 833 9 806 Kansli 9 147 9 303 156 9 288 9 160 Ekonomi och upphandling 11 624 12 509 885 10 009 12 207 Personal 17 787 18 240 453 18 048 18 266 Miljö- och hälsoskydd 3 585 3 962 377 3 651 3 969 Nettokostnad 54 047 55 784 1 737 48 830 53 408 Sektorn redovisar ett överskott på 1,7 mkr vilket framför allt beror på lägre personalkostnader till följd av tjänstledigheter och vakanta tjänster. Underskottet inom ledning beror på en ej budgeterad kostnad för utredning av tågsträcka mellan Göteborg och Borås. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 4 -
SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD RESULTATRÄKNING, SEKTORN TOTALT 2011 Belopp i tkr Taxor och avgifter 2 278 2 147 2 083 2 400 Hyror och arrende 0 0 0 0 Bidrag 0 0 39 0 Fsg av verksamhet 2 119 2 045 1 187 1 582 Övriga intäkter 107 428 104 0 Summa intäkter 4 504 4 619 3 414 3 982 Personalkostnader 36 748 38 268 34 767 39 911 Avskrivn, internränta 261 622 644 360 Övriga kostnader 21 542 14 559 13 269 19 495 Summa kostnader 58 551 53 449 48 681 59 766 Nettokostnader 54 047 48 830 45 267 55 784 ram 55 784 48 071 45 677 55 784 1 737-759 410 Sektorns intäkter visar på en marginell minskning jämfört med föregående år. Detta förklaras av att före detta säkerhetschefens lön under hela bokfördes på sektorn och sedan internfakturerades teknik och försörjningsstöd där budgeten fanns. Detta har endast skett under två månader år. Till skillnad från år har dock intäkter inkommit till följd av försäljning av upphandlingstjänster då upphandling under året överfördes till sektorn. Kostnaderna har ökat med knappt tio procent jämfört med år. Detta förklaras av års tillfälliga budget anslag för till exempel grönytor och miljöledningssystem. Kostnadsökningen beror också på att upphandling överfördes till sektorn under året. Personalkostnaderna har minskat jämfört med föregående år vilket förklaras av vakanta tjänster och tjänstledigheter. Att kapitalkostnaderna är lägre beror på att de investeringar som avser kommunens utdatasystem är helt avskrivna. INVESTERINGSREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 2014 Verksamhet, tkr Ledning 99 31 353 31 254 164 2 730 Kansli 0 0 0 0 0 Ekonomi 8 0-8 11 297 0 Personal 0 150 150 0 0 Miljö- och hälsoskydd 0 0 0 49 0 Nettoutgift 108 31 503 31 396 11 510 2 730 Sektorns investeringsutgifter uppgår till 0,1 mkr vilket motsvarar en positiv budgetavvikelse på 31,4 mkr. Detta beror på ett antal olika faktorer som medför att det planerade inköpet av vindkraftverk inte kunde slutföras i år. Större delen av anslaget för konstnärlig utsmyckning kvarstår på grund av tidsförskjutningar. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 5 -
SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Ledning LEDNING BESKRIVNING Kommunledningen består av kommundirektören, som är kommunens högsta tjänsteman. Kommundirektören är även sektorschef för sektorn för administrativt stöd. Under funktionen budgeteras dessutom förbundsavgifter, medel för förvaltningsgemensamma utredningar m.m. EKONOMI 2014 Ledning, tkr Intäkt 147 0 147 1 035 0 Kostnad 12 052 11 770-282 8 869 9 806 Netto 11 904 11 770-134 7 833 9 806 avvikelser Underskottet på 0,1 mkr förklaras främst av en ej budgeterad kostnad på 1,3 mkr för utredning av tågsträcka mellan Göteborg och Borås. Samtidigt har de tillfälliga budgetanslagen för Leanprojekt, e-tjänster och kontaktcenter inte använts fullt ut. Jämförelse med föregående år Nettokostnaden är drygt 4 mkr högre än föregående år vilket i huvudsak beror på års tillfälliga utredningsanslag och kostnaden för utredning av tågsträckan enligt ovan. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 6 -
SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Kansli KANSLI UPPDRAG Kansliet styrs huvudsakligen av lagar, avtal, policyer, reglementen samt av kommunstyrelsens verksamhetsmål. Kansliet ska fullgöra förvaltningens uppgifter vad avser post och diarium, ärendehantering, centralarkiv, allmänna val, information samt svara för sekreterarskap för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, revisorer, pensionärsråd, rådet för funktionshinderfrågor och kommundelsstämmor. I uppdraget ingår också administrativt stöd till kommunfullmäktiges fasta och tillfälliga beredningar. Kansliet ansvarar för intern konsultation/utbildning i juridiska frågor till sektorerna samt samordning av strukturerna i kommunens långtidsplanering, ärendehantering och gemensamma administrativa rutiner. SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Målet bedöms vara uppfyllt. INFORMATIONSMÅTT 2011 Antal diarieförda ärenden 1 035 970 911 950 EKONOMI 2014 Kansli, tkr Intäkt 79 0 79 70 0 Kostnad 9 225 9 303 78 9 358 9 160 Netto 9 147 9 303 156 9 288 9 160 avvikelser Överskottet på 0,2 mkr förklaras av tillfälligt vakanta tjänster. n bedöms vara av tillfällig karaktär då samtliga tjänster nu är tillsatta. Jämförelse med föregående år Årets resultat innebär en förbättring jämfört med föregående år. Detta beror på att det i års resultat ingick en engångskostnad för införandet av dokument- och ärendehanteringssystemet Platina. MÅLUPPFYLLELSE Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Information från funktionen ska Nöjd medborgarindex avseende kommunens 8,8* 8,3 0,5 8,3 uppfattas som webbplats (betyg 1- tydlig och servicen 10) ska vara professionell. * Indikatorn utgår från Sveriges kommuner och landstings undersökning Information till alla som görs varje år. Utfallet var ett index på 88 vilket är omräknat till 8,8. Målet bedöms vara uppfyllt. Nöjd medborgarindex avseende kommunens webbplats har ökat både jämfört med budget och jämfört med föregående år. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 7 -
SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Ekonomi och upphandling EKONOMI OCH UPPHANDLING UPPDRAG Funktionen består av ekonomi, redovisning samt upphandling och är kommunens enhet för ekonomiska frågor avseende löpande redovisning, budget/plan och finansförvaltning. Utöver löpande arbete stödjer funktionen kommunstyrelsen och förvaltningens ledning och verksamhet i ekonomiska frågor. Funktionen upprättar månads- och delårsrapporter, årsbokslut samt sammanställer kommunens förvaltningsberättelse. Uppdraget för upphandling är samordning och genomförande av i första hand kommunens sektorsövergripande upphandlingar och tecknande av ramavtal. Funktionen ger även stöd i sektorsspecifika upphandlingar samt handlägger kommunens försäkringar. SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Samtliga mål bedöms vara helt eller delvis uppfyllda. Resultatet av den årliga chefsenkäten visar på att information och service är av hög kvalitet. Kommunens revisorer har bedömt att redovisningen är korrekt. Dock följs inte alla rekommendationer. Ramavtalstroheten fortsätter att öka. INFORMATIONSMÅTT 2011 Antal leverantörsfakturor 54 075 53 496 53 623 54 000 Varav helt elektroniska, EDI mm 0 0 0 3 000 Ekonomiska rapporter till KS 6 6 6 6 Antal ramavtal 600 500 500 500 Antal ramavtalsområden* 167 135 135 135 * Nya ramavtalsområden skapas genom identifiering och upphandling av ännu ej upphandlade varu- och tjänsteområden. EKONOMI 2014 Ekonomi och upphandling, tkr Intäkt 1 433 1 432 1 1 119 1 432 Kostnad 13 058 13 941 883 13 537 13 639 Netto 11 624 12 509 885 12 418 12 207 * I tabellen ovan ingår upphandling även i bokslut med 2 409 tkr netto för att kunna göra en bättre jämförelse. avvikelser Funktionen redovisar ett överskott på 0,9 mkr. Detta förklaras främst av lägre personalkostnader till följd av en vakant tjänst samt föräldraledigheter. Även konsultkostnaderna är lägre än budgeterat vilket beror på lägre behov och att verksamheterna fått betala vissa delar av utvecklingen av kommunens utdatasystem. Jämförelse med föregående år Årets nettokostnad är cirka 0,8 mkr lägre än föregående år. Detta förklaras främst av att en tjänst varit helt vakant under samt att de investeringar som avser kommunens utdatasystem är helt avskrivna vilket innebär lägre kapitalkostnader än föregående år. Intäkterna har ökat jämfört med vilket beror på att priset för ekonomitjänster gentemot VA och avfall har räknats upp samt att HEAB från och med år betalar för upphandlingstjänster. MÅLUPPFYLLELSE VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 8 -
SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Ekonomi och upphandling Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Ekonomi Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Jag får bra service av personalen på ekonomifunktionen (%)* Jag får ett vänligt bemötande av personalen på ekonomifunktionen (%)* Den information jag får är av hög kvalitet (%)* Personalen är tillgänglig när jag behöver hjälp (%)* 96 97 1 96 97 97 0 96 97 97 0 94 95 97 2 95 Kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning. Antal revisionsanmärkningar 0 0 0 0 Upphandling Professionella upphandlingar och god tillgänglighet till ramavtalen bidrar till effektivt resursutnyttjande. Ramavtalstrohet (%) 94 90 4 92 Information från funktionen uppfattas som tydlig och servicen är professionell. Den information jag får är av hög kvalitet (%) * 85 75 10 91 * Enligt chefsenkät & Resultatet av den årliga chefsenkäten visar på att information och service är av hög kvalitet. Kommunens revisorer har bedömt att redovisningen är korrekt. Dock följs inte samtliga rekommendationer, vilket redovisas i årsredovisningen. Kontinuerlig utbildning i kommunens beställningssystem och certifiering av beställare har fortsatt bidragit till ökad beställarkompetens och ökad ramavtalstrohet. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 9 -
SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Personal PERSONAL UPPDRAG Personalfunktionen är kommunens centrala resurs för personalfrågor. Huvuduppgifterna är att genom ett konsultativt arbetssätt stödja chefer i personalfrågor men även se till att kommunen som arbetsgivare följer lagar, avtal och policyer inom området samt följer upp och kontrollerar bland annat sjukfrånvaron. Funktionen arbetar även med strategiska personalfrågor som ledarutveckling och kompetensförsörjning. Till arbetsuppgifterna hör även kommuncentrala förhandlingar och samordning av löneöversynen i kommunen. Funktionen ansvarar för all lönehantering, pensionshantering och personalstatistik av olika slag. Den förebyggande personalvårdsenheten Oasen ingår som en del av personalfunktionen. Oasen har två huvuduppgifter; dels att arbeta med att förebygga ohälsa, dels att arbeta med verksamhetsutveckling och arbetslagsutveckling. Oasen arbetar även med rehabilitering av medarbetare i nära samarbete med personalspecialisterna. SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Resultatet av den årliga chefsenkäten indikerar att målet är uppfyllt. INFORMATIONSMÅTT 2011 Antal löneutbetalningar per år 47 008 48 442 46 739 47 000 EKONOMI 2014 Personal, tkr Intäkt 467 150 317 524 150 Kostnad 18 254 18 390 136 18 572 18 416 Netto 17 787 18 240 453 18 048 18 266 avvikelser Överskottet på 0,5 mkr beror framför allt på lägre personalkostnader till följd av vakanta tjänster samt tjänstledigheter. Jämförelse med föregående år Nettokostnaden är knappt 0,3 mkr lägre än föregående år vilket främst förklaras av att tjänster varit vakanta i större utsträckning i år. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 10 -
SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Personal MÅLUPPFYLLELSE Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Jag får bra service av personalen på personalfunktionen (%)* * Enligt chefsenkät Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Jag får ett vänligt bemötande av personalen på personalfunktionen (%)* Den information jag får är av hög kvalitet (%)* Personalen ät tillgänglig när jag behöver hjälp (%)* Målet är uppfyllt. Chefsenkäten visar på ett gott resultat. 96 95 1 92 96 95 1 93 97 95 2 93 96 95 1 90 VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 11 -
SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Miljö- och hälsoskydd MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD UPPDRAG Miljö- och bygglovsnämnden är lokal tillsynsmyndighet enligt miljöbalken, livsmedelslagen samt smittskyddslagen och ska uppmärksamt följa utvecklingen i kommunen, delta i samhällsplanering, lämna allmänheten råd och upplysningar, vara kommunens främsta rådgivare och sakkunnig när det gäller miljö- och hälsoskyddsfrågor och livsmedelskontroll samt smittskyddsfrågor. Miljö- och hälsoskydd utför tillsyn på uppdrag av miljö- och bygglovsnämnden. De flesta beslut av rutinkaraktär har delegerats till miljö- och hälsoskydds handläggare. Miljö- och bygglovsnämnden fastställer årligen en tillsynsplan för verksamheten enligt miljöbalken och livsmedelslagen. Det görs en prioritering med utgångspunkt från lagstiftningens krav, miljöoch hälsoskyddssituationen i kommunen och nationella och lokala miljömål. Genom inspektioner, provtagningar, samtal och rådgivning bedrivs tillsyn hos olika verksamheter runt om i kommunen. Detta berör industrier, livsmedelsförsäljning, restauranger, bostäder, anläggningar för vattenförsörjning och avloppsrening med mera. Arbetet syftar till att förhindra uppkomst av olägenheter som kan vara skadliga för människors hälsa eller miljön. INFORMATIONSMÅTT Antal årsarbetare Antal inspektioner och uppföljande återbesök Antal delegationsbeslut 2011 9 10 9 10 696 585 551 600 594 581 718 650 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Målet bedöms vara delvis uppfyllt. Handläggningstiden för avloppstillstånd har i många fall tagit längre tid vilket bland annat beror på ett ökat antal ansökningar. Samtidigt visar enkätundersökningen på ett gott resultat. EKONOMI 2014 Miljö- och hälsoskydd, tkr Intäkt 2 378 2 400-22 2 185 2 470 Kostnad 5 962 6 362 400 5 836 6 439 Netto 3 585 3 962 377 3 651 3 969 avvikelser Miljö- och hälsoskydd redovisar ett överskott på 0,4 mkr på grund av föräldraledigheter. Intäkterna för tillsyn är ca 0,1 mkr lägre än budget. Det beror på att föräldraledigheterna har inneburit att omfattningen av tillsyn varit något lägre. Jämförelse med föregående år Resultatet är på ungefär samma nivå som föregående år. Intäkterna är något högre vilket förklaras av att miljö- och hälsoskydd tagit över tillsynen av försäljning gällande tobak, folköl och receptfria läkemedel. Kostnadsökningen beror i huvudsak på löneökningar enligt plan. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 12 -
SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Miljö- och hälsoskydd MÅLUPPFYLLELSE Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Resultat av enkätundersökning 77 nöjda % I Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare, funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. Handläggningstid, antal dagar, avloppstillstånd Handläggningstid, antal dagar, bergvärmepump Handläggningstid, antal dagar, livsmedel, registrering ny verksamhet 20 <14 6 14 7 <14 7 8 8 <7 1 8 Handläggningstiden för avloppstillstånd har i många fall tagit längre tid. Detta beror främst på ökat antal ansökningar som en följd av avloppsinventeringen. Dessa ärenden är ofta mer komplicerade än vid nyinstallation. I övrigt har miljö- och hälsoskydd haft god måluppfyllelse. Enkätundersökningen, som genomförts för första gången, visar att 77 procent av dem som haft ett ärende hos kontoret var nöjda med kontakt och handläggning. Tillsynen bedöms ha skett enligt lagstiftningens intensioner. Den tillsynsplan som miljö- och bygglovsnämnden fastställer årligen styr arbetet. Avgift tas ut enligt taxa fastställd av kommunfullmäktige för tillstånd, godkännande och dispenser samt tillsynsåtgärder. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 13 -
INVESTERINGSREDOVISNING BOKSLUT SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Projektkod Benämning Utfall avvikelse P=Pågående/A=Av slutat Förslag Ombudgetering till 2014 (Belopp i tkr) Inkomst Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift Kommentarer till avvikelse IA01 Konstnärlig utsmyckning 2 480 0 0 2 480 P 2 400 Tidsförskjutningar IA80 Kontorsinventarier enligt plan 170 0 0 170 P 170 Ombudgeteras till teknik och försörjningsstöd för inventarier Råda säteri IA81 Serverbyte enligt plan 150 0 0 150 A IA20 Vindkraftverk 28 703 108 0 28 595 A Ett antal faktorer har medfört att det planerade inköpet inte kunde slutföras Summa inkomster/utgifter 0 31 503 0 108 0 31 395 2 570 Summa netto för sektorn 31 503 108 31 395 Sida 1(1) Bilaga 1