Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2017-03-09 Plats och tid: Trosa kommunhus, kl 18.00 20.10 ande ledamöter: Inte tjänstgörande ersättare: Lena Isoz (M) ordförande Carl-Gustaf Lidbaum (L) 1:e vice ordförande Kjell G Johansson (S) Zeth Nyström (M) Astrid Gustavsson (C) Inger Lager (S) Daniel Tukia (MP) Ulf Hagstedt (M) Eva Skansgård (M) Joel Öhman (M) Björn Jaconelli (KD) Övriga närvarande: Cecilia Högberg, produktionschef Johan Eklind, kulturchef Petter Björkman, fritidschef Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset 2017-03-13 Underskrifter: Nadja Furuberget Skog, sekreterare Paragrafer 1-10 Lena Isoz, ordförande Inger Lager, justerande Anslag/bevis Organ: Kultur- och fritidsnämnden 1-10 Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande 2017-03-09 2017-03-14 2017-04-05 Förvaringsplats för protokollet: Trosa kommunhus Underskrift: Nadja Furuberget Skog
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(14) Innehållsförteckning 1 Godkännande av dagordningen 2 Bokslut 2016 för kultur- och fritidsnämnden KFN 2017/5 3 Redovisning utförd internkontroll 2016 KFN 2016/8 4 Internkontrollplan 2017 KFN 2017/6 5 Projekt Vagnhärad, utegym KFN 2017/7 6 Uppdrag namnförslag Folkets hus KFN 2017/9 7 Uppföljning tjänstekoncessioner KFN 2017/8 8 Delegationsbeslut KFN 2017/1 9 Övriga anmälningsärenden KFN 2017/2 10 Val av justerare KFN 2015/6
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 3(14) 1 Godkännande av dagordningen Föredragningslistan kompletteras med följande ärende: Val av justerare Ärendet hanteras efter ärende 9 på föredragningslistan
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 4(14) 2 KFN 2017/5 Bokslut 2016 för kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till bokslut för 2016. Ärendet Årets resultat uppgår till ett överskott om ca 650 tkr. Nämnden redovisar ett överskott från sin egen verksamhet om 200 tkr, där 100 tkr är outnyttjad buffert och ca 100 tkr är hänförligt till beslut om färre sammanträden och därmed lägre arvodeskostnader. Produktionschefen redovisar ett överskott om ca 125 tkr som främst är hänförligt till lägre kostnader. Fritidsgårdarna redovisar ett överskott om ca 150 tkr som en följd av högre intäkter än budgeterat, biblioteken redovisar ett överskott om ca 50 tkr, allmän kulturen lämnar ett överskott om ca 120 tkr som en följd av högre intäkter än budgetrat. Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är tjänstekoncessionsupphandling Trosa camping och havsbad, beslut om att köpa Folkets hus och sälja societetshuset, beslut om att driva Trosa kvarn fullt ut i egen regi, systematisk och strukturerad modell för uppföljning av våra tjänstekoncessioner och fler sommarlovsaktiviteter genom kommunens bidrag från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Det fortsatta utvecklingsarbetet kommer bland annat att handla om fortsatt satsning på prioriterade grupper utifrån bibliotekslagen, projektet bibliotek utan gränser genomförs, utveckla arbetet i kommunens samrådsgrupp där vi gemensamt stöttar kommunens ungdomar, byggnation av en skate- och cykelpark och kommunens tredje utomhusgym, fortsatt arbete för förbättringar på våra anläggningar, livaktig verksamhet i våra kulturlokaler genom ökat samarbete med föreningsliv och andra aktörer samt försök med öppen kulturskola. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-03-01 Bokslut 2016 kultur- och fritidsnämnden Kopia till Kommunstyrelsen
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(14) 3 KFN 2016/8 Redovisning av utförd internkontroll 2016 Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av 2016 års utförda internkontroll. Ärendet Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25. Kontroll av 20 rutiner/ moment har genomförts och en kontroll redovisas med anmärkning. Punkten rör problem med värme och ventilation på Trosa bibliotek. Fortsatt utredning krävs då genomförda åtgärder i ventilationssystemet inte fullt ut löst problemen. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-03-01 Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2016 Kopia till Kommunstyrelsen
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 6(14) 4 KFN 2017/6 Internkontrollplan Kultur- och fritidsnämnden godkänner 2017 års internkontrollplan. Ärendet Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Internkontrollen avseende 2016 är genomförd och visade på få anmärkningar. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment inom områdena personal, delegering och personuppgiftslagstiftning. För andra året i rad utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att tvinga oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är uppdraget, tjänstemottagare, stöld/skadegörelse, upphandling, information och kommunikation, personal, arbetsmiljö fysisk, arbetsmiljö psykisk, mutor och jäv och slutligen ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar. Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 17 risker har identifierats och förts in i internkontrollplanen för 2016 att jämföra med 20 föregående år. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-03-01
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(14) 5 KFN 2017/7 Projekt Vagnhärad, utegym 1. Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret får i uppdrag att gå vidare med nödvändiga åtgärder för placering av Vagnhärads utegym bredvid Lekpark Safiren. 2. Kultur och fritidsnämnden godkänner inriktningen för investeringsprojektet Utegym Vagnhärad. Ärendet I gällande budget har investeringsmedel avsatts för projekten Skolgården Hedeby/Fornby, Trafiksäkerhet utanför Safiren, Lekpark Safiren samt Utegym Vagnhärad. Projekten samordnas för genomförande under 2017. Trosa kommun har i nuläget anlagt två utegym. Ett vid Vitalisskolan och motionsspåret samt ett vid pensionärernas hus. Nu ska det tredje utegymmet anläggas. Placeringen var utpekad till Vagnhärad och olika alternativ har prövats. Kontoret föreslår Kultur- och fritidsnämnden att fatta beslut om att gymmet placeras bredvid lekplatsen mitt emot Safiren då det är en placering som kan komma många till del. Föreslagen utrustningstyp innebär att det även blir en tredje version/ variant av gym. Teknik- och servicenämnden fattar beslut om upphandlingen och genomförandet. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-01-24 Kartbild Safiren lekplats och gym Kopia till Teknik- och servicenämnden
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(14) 6 KFN 2017/9 Uppdrag namnförslag Folkets hus Kultur-, fritid, teknik- och servicekontoret får i uppdrag att genomföra erforderliga aktiviteter för framtagande av namnförslag för Folkets hus. Ärendet Under hösten 2016 fattades beslut om att köpa Folkets hus av Folkets hus föreningen som önskade sälja fastigheten. I samband med köpet fattades även beslut om att avsätta investeringsmedel under tre år. Investeringsmedlen har dels avsatts för rent fastighetstekniska åtgärder, så som behövd ommålning av fasaden, men även för förbättring av lokalens funktionalitet och allmänna status och uttryck. Vidare kommer den yttre miljön att förbättras och göras mer välkomnande. Anpassning och utveckling av lokalen kommer att ske i dialog med hyresgäster, nuvarande och kommande nyttjare av lokalen då en målsättning är att öka nyttjandet av lokalen genom t.ex. ökad funktionellitet och en mer inbjudande miljö. Sammantaget innebär det att fastigheten kommer att genomgå en omfattande förändring och transformation. Inför detta kan det finnas ett värde att genomföra aktiviteter, skapa engagemang och medvetenhet om detta via en uppmaning om att inkomma med namnförslag. Kontoret föreslår att uppdraget genomförs på samma sätt som inför namngivningen av Vagnhärads bibliotek Navet. Se bifogade underlag. Efter genomförda aktiviteter ställer kontoret samman de mest framträdande förslagen och vilket presenteras för nämnden för beslut i maj. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-03-01 Anslag namntävling Vad ska det nya biblioteket heta
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 9(14) 7 KFN 2017/8 Uppföljning tjänstekoncessioner 1. Samtliga entreprenörer ska lämna komplettering av uppföljningen till kulturoch fritidsnämnden med tydligare beskrivningar under rubriken statusbeskrivning i uppföljningsdokumentet. Kompletteringen ska lämnas senast 2017-04-13. 2. Kultur- och fritidsnämnden begär att få återrapportering av genomförd kundmätning för gästhamnen vid två tillfällen under 2017. Återrapportering ska ske till nämndens sammanträden 15 juni 2017 och 28 september 2017. 3. Entreprenören för gästhamnen ska lämna komplettering av uppföljningen till kultur- och fritidsnämnden med särskild beskrivning kring varför ingen dokumentation av skyddsronder har skett under 2016 samt tydligare beskrivning av planen för miljöarbete. Kompletteringen ska lämnas senast 2017-04-13. 4. Kultur- och fritidsnämnden begär att få återrapportering av genomförd kundmätning för Kråmö vid två tillfällen under 2017. Återrapportering ska ske till nämndens sammanträden 15 juni 2017 och 28 september 2017. 5. Entreprenören för Kråmö ska lämna komplettering av uppföljningen till kultur- och fritidsnämnden med särskild beskrivning kring varför ingen dokumentation av skyddsronder har skett under 2016 samt tydligare beskrivning av planen för miljöarbete. Kompletteringen ska lämnas senast 2017-04-13. 6. Kultur och fritidsnämnden återremitterar uppföljningspunkten arbete enligt skötselplan i uppföljningen av Kråmö till förvaltningen för vidare uppföljning. Uppföljningen ska presenteras vid nämndens nästa sammanträde 2017-05- 04. Ärendet Kultur- och fritidsnämnden har sedan år 2013 upphandlat driften av Simhallen Safiren, Trosa gästhamn, Kråmö stugby och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner. En tjänstekoncession är en sorts upphandling men vi köper inte en tjänst eller en vara. Det upphandlas att någon skall utföra en tjänst åt kommunen som de får betala för men de får också chansen att tjäna pengar på att genomföra tjänsten. Entreprenören ska stå för riskerna och ges möjligheten tjäna pengarna.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 10(14) I själva upphandlingen av en tjänstekoncession vinner entreprenören inte på lägsta pris eller motsatt att man är beredd att betala mest utan man vinner på sina idéer. T.ex. öppettider, service och tillgänglighet, nya verksamheter, event, idéer för utveckling samt de investeringsåtaganden som entreprenören är beredd att åta sig. I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året, för att säkerställa att allt fungerar som det ska och att avtalet följs mellan parterna. Uppföljningsmötena kompletteras här med uppföljning enligt framtagen modell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet med verksamhetsutveckling, investeringar etc. Detta är första året uppföljning sker enligt modellen vilket innebär att eventuella kompletteringar och utvecklingsområden identifieras vid sammanträde och i fortsatt dialog med entreprenörerna. Entreprenörerna har själva fyllt i uppföljningsdokumenten som presenteras. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-03-01 Uppföljning Tjänstekoncessioner Safiren 2016 Data uppföljning 2016 Safiren Uppföljning Tjänstekoncessioner Gästhamnen 2016 Uppföljning Tjänstekoncessioner Kråmö 2016 Förslag till beslut på sammanträdet Lena Isoz (M): 1. Samtliga entreprenörer ska lämna komplettering av uppföljningen till kulturoch fritidsnämnden med tydligare beskrivningar under rubriken statusbeskrivning i uppföljningsdokumentet. Kompletteringen ska lämnas senast 2017-04-13. 2. Kultur- och fritidsnämnden begär att få återrapportering av genomförd kundmätning för gästhamnen vid två tillfällen under 2017. Återrapportering ska ske till nämndens sammanträden 15 juni 2017 och 28 september 2017. 3. Entreprenören för gästhamnen ska lämna komplettering av uppföljningen till kultur- och fritidsnämnden med särskild beskrivning kring varför ingen dokumentation av skyddsronder har skett under 2016 samt tydligare beskrivning av planen för miljöarbete. Kompletteringen ska lämnas senast 2017-04-13. 4. Kultur- och fritidsnämnden begär att få återrapportering av genomförd kundmätning för Kråmö vid två tillfällen under 2017. Återrapportering ska ske till nämndens sammanträden 15 juni 2017 och 28 september 2017.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11(14) 5. Entreprenören för Kråmö ska lämna komplettering av uppföljningen till kultur- och fritidsnämnden med särskild beskrivning kring varför ingen dokumentation av skyddsronder har skett under 2016 samt tydligare beskrivning av planen för miljöarbete. Kompletteringen ska lämnas senast 2017-04-13. 6. Kultur och fritidsnämnden återremitterar uppföljningspunkten arbete enligt skötselplan i uppföljningen av Kråmö till förvaltningen för vidare uppföljning. Uppföljningen ska presenteras vid nämndens nästa sammanträde 2017-05- 04. sgång Ordföranden frågar nämnden om de kan fatta beslut enligt Lena Isoz (M) förslag och finner att en enig nämnd beslutar enligt Lena Isoz (M) förslag. Kopia till Entreprenör Safiren Entreprenör Gästhamnen Entreprenör Kråmö
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 12(14) 8 KFN 2017/1 Delegationsbeslut Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut: Löpnr/ Dnr Punkt i del. ordning Ärende och beslut Datum för beslut Delegat, titel 2.2 Tjänstledighet gitarrlärare 160901-170616 160920 Johan Eklind 2.2 Gitarrlärarvikariat 15% 160901-170616 160921 Johan Eklind 1.8 Nytt bibliotekssystemavtal, 48 månader 161212 Johan Eklind 2.2 Projektkoordinator, kulturlokaler 50% 170109-171231 2.2 Projektkoordinator, KUR-projekt Entré utan trösklar 20% 170109-171231 161219 Johan Eklind 161219 Johan Eklind 2.2 Entledigande av teaterlärare 161125 Johan Eklind 2.2 Teaterlärare 7,5% 170109-tillsvidare 161219 Johan Eklind 2.2 Föräldraledighet bleckblåslärare 170109-170609 161207 Johan Eklind 2.2 Bleckblåsvikarie 60% 170109-170616 161219 Johan Eklind 2.2 Tjänstledighet danslärare 170109-170616 161222 Johan Eklind 2.2 Danslärarvikarie 35% 170201-170813 170125 Johan Eklind 2.2 Klassorkestervikarie 10% 170109-170616 2.2 Musiklärare KUR-projekt öppen kulturskola 20% 170101-171231 2.2 Musiklärare KUR-projekt öppen kulturskola 20% 170101-171231 2.2 Föräldraledighet Bibliotekarie 170401-171031 2.2 Biblioteksassistentvikarie 30% 170317-171028 170117 Johan Eklind 170207 Johan Eklind 170207 Johan Eklind 170120 Johan Eklind 170210 Johan Eklind 1.1 Inställd nämnd 25/1 2017-01-17 Lena Isoz ordf. 9 KFN 2017/2
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 13(14) Övriga anmälningsärenden Kultur- och fritidsnämnden noterar till protokollet att de har tagit del av anmälningsärendena Ärendet Kommunfullmäktige 2016-11-30 102. Revidering av budget 2017 för Trosa kommun Teknik- och servicenämnden 2017-02-02 4. Startbeslut projekt Vagnhärad
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 14(14) 10 KFN 2015/6 Val av justerare Kultur- och fritidsnämnden väljer Inger Lager att justera protokollet jämte ordförande.