Yttrande om förslag till ny investeringspolicy

Tjänsteskrivelse 2015-02-06 Handläggare: Ulrika Lundgren FHN 2015.0033 Folkhälsonämnden Yttrande om förslag till ny investeringspolicy Sammanfattning Kommunstyrelsens ledningskontor har tagit fram en sammanhållen skrivelse kring investeringar. Förslag till policy innefattar både beslutsprocessen kring investeringsbudgeten som ekonomiska frågor kring avskrivningar, frågor om investering kontra driftkostnad, nedre beloppsgräns för en investering samt gällande lagstiftning och rekommendationer kring investeringar i anläggningstillgångar. Kommunstyrelsen fattade beslut den 24 november 2014, KS 242, KS 2014.0196, om att skicka förslag till investeringspolicy på remiss till samtliga nämnder. Detta innebär att Folkhälsonämnden har getts tillfälle att yttra sig. Folkhälsonämnden stödjer ett enhetligt regelverk och att definitionerna kring investeringar tydliggörs som helhet. Några förtydliganden i policyn föreslås. Framför allt kring driftkonsekvenser av beslutade investeringar samt föreslagen beloppsändring för inköp av investeringar. Detta behöver det ses över och konsekvensbeskrivas om hur en växling av investeringsmedel till drift kan genomföras innan policyn träder i kraft. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 februari 2015 Kommunstyrelsens protokoll 242 den 24 november 2014 Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 7 november 2014 (KS 2014.0196) Bakgrund Folkhälsonämnden har efter beslut i kommunstyrelsen i Karlskoga getts tillfälle att yttra sig över en ny investeringspolicy som ska gälla för värdkommunen Karlskoga kommun.

2015-02-06 2 (3) Beskrivning av yttrande från folkhälsonämnden Generella synpunkter En policy ska ange kommunens grundläggande förhållningssätt och vägledande principer som leder mot de handlingar som troligast ger önskat resultat. En policy bör vara relativt kort och ange principiella ställningstaganden i en viss fråga och kan kompletteras av föreskrifter. Folkhälsonämnden stödjer ett enhetligt regelverk kring investeringar och att definitionerna kring investeringar tydliggörs som helhet. Bilaga 1 5 i förslag till investeringspolicy är mer av kunskapskaraktär och kanske därför kan finnas som en riktlinje och som en del av en policy. Specifika synpunkter Några förtydliganden önskas i investeringspolicyn. Beslutsprocessen kring investeringar Sid 2 Fastighetsägare Samhällsbyggnadsnämnden, SBN, förvaltar kommunens byggnader och är hyresvärd i förhållande till övriga nämnder. SBN ansvarar för investeringar i om, ny och tillbyggnader. Respektive nämnd ansvarar för investeringar i inventarier som behövs för verksamheten. 1. I samband med investeringsbeslut för om, ny eller tillbyggnader måste även ett förslag på kostnader för investeringar för verksamheten tas fram. Detta för att i ett investeringsbeslut om exvis flytt av en skola, kunna beräkna den totala kostnaden för satsningen. Det finns en risk att den egna nämndens investeringar hamnar inom ramen för den befintliga investeringsbudgeten och där inte denna kostnad kunnat beräknas. I texten framgår att innan Samhällsbyggnadsnämnden, SBN, som fastighetsägare, investerar i byggnader som påverkar driftkostnad hos annan nämnd måste SBN samverka med berörd nämnd så beslut kan fattas om den totala driftkostnaden. 2. Detta behöver tydligt dokumenteras i det beslut som tas i samband med investeringen. Hur stor driftkostnad som kommer att tillkomma på hyreskostnaden samt hur eventuell kompensation kommer att ges till andra nämnder i samband med investeringsbeslutet. Detta måste vara klargjort innan en investering beslutas och genomförs. 3. För Folkhälsonämndens verksamheter är hyreskostnaden inräknat i det pris köpande nämnder betalar för kost och städ vilket gör att ökade hyreskostnader, som en konsekvens av investering, belastar dem. 4. Detta medför att en köpande nämnd behöver kunna ta ställning till en eventuell investering i fastigheter som ger ökade driftkostnader. 2

2015-02-06 3 (3) Investeringar i anläggningstillgångar Sid 5 Beloppsgräns för investering Som investering räknas endast inköp som överstiger ett halvt prisbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring (1962:381). För 2014 motsvarar det 22 200 kronor. 1. Ska förslaget att öka beloppsgränsen från 10 000 kronor till ett halvt prisbasbelopp, motsvarande 22 200 kronor, måste en växling göras mellan nämndens investerings- och driftbudget. 2. Folkhälsonämnden har i dagsläget beviljade investeringsmedel för storköksutrustning, städutrustning, möbler och IT-utrustning. Flera av de planerade investeringar skulle med ökad beloppsgräns komma att hanteras som en driftkostnad och öka kostnaderna för kost- och städverksamheten. 3. En växling mellan investerings- och driftbudget måste därför göras mellan Folkhälsonämnden och köpande nämnder. Sid 5 Inköp av persondatorer, läsplattor och liknande teknisk utrustning 1. Läsplattor redovisas redan som en driftkostnad, men inköp av datorer har redovisats som investering, se kommentar ovan. Sid 5 Investering kontra underhåll 2. Se kommentar sid 2, punkt 1 4. Konsekvensbeskrivning Ekonomiska konsekvenser Investeringar som görs ska vara kostnadseffektiva, positiva för kommunens tillväxt och hållbara över tid. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden antar yttrandet och överlämnar det till kommunstyrelsen för vidare bearbetning. Ulrika Lundgren Förvaltningschef Madelene Hedström Ekonom Expedieras till: KS diarium Redovisningschefen 3

Investeringspolicy 2014-11-07 KS 2014.0196 Handläggare: Per Nordin, Ekonomiavdelningen Kommunstyrelsen Investeringspolicy 1 Beslutsprocessen kring investeringar Beslutsprocessen Kommunfullmäktige (KF) fattar varje år beslut om investeringsbudget enligt en styrmodell som beslutats av Karlskoga kommun. KF följer årligen upp investeringsbudgeten via redovisning i delårs- och årsredovisningen. Om en nämnd ett år inte har utnyttjat investeringsutrymmet ska KF fatta beslut om att det outnyttjade beloppet ska flyttas över till nästa år. Det ska avse större investeringsprojekt om 5 miljoner kr eller högre. Om en nämnd ett år har överskridit sitt investeringsutrymme, utan att KF fattat något nytt beslut, ska KF fatta beslut om investeringsutrymmet för nästa år ska reduceras med motsvarande belopp. Om en nämnd behöver göra en större investering som inte varit planerad ska KF fatta ett nytt beslut. I samband med att KF fattar beslut om investeringsbudget ska KF samtidigt fatta beslut om hur investeringarna ska finansieras (egenfinansiering eller lån) i kassaflödesbudgeten. Större investeringsprojekt om 5 miljoner kr eller högre ska vid projektets slut avrapporteras till KF. KF kan besluta om avrapportering även vid lägre belopp. KF kan även fatta beslut om att projektet löpande ska rapporteras med visst intervall. Mindre investeringsprojekt ska vid projektets slut avrapporteras till respektive nämnd. Nämnden kan även fatta beslut om att projektet löpande ska rapporteras med visst intervall. c:\temp\ulun9ttmvf.docx

Tjänsteskrivelse 2 (16) Större projekt Med större projekt avses projekt större än 5 miljoner kr. För större investeringsprojekt ska det finnas uppgift om vem som är operativt ansvarig för projektet samt vem som är ansvarig för uppföljning mot KF eller respektive nämnd. Större projekt ska avrapporteras till KF vid projektets slut eller annan tidsintervall som KF beslutat om. Före beslut om en investering ska det finnas en investeringskalkyl som beskriver investeringsutgiften, förändringar av driftskostnader, förändringar av kapitaltjänstkostnader samt en tidsram. Om möjligt ska det även finnas en lönsamhetskalkyl avseende ekonomin eller verksamhetsmässiga förbättringar. Den som är operativt ansvarig ansvarar även för att upphandlingsenheten kopplas in i god tid för att säkerställa att upphandling sker i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Fastighetsägare I Karlskoga kommun är det samhällsbyggnadsnämnden (SBN) som förvaltar kommunens byggnader och är hyresvärd i förhållande till övriga nämnder. Därav följer att det är SBN som ansvarar för investeringar i om-, ny-, och tillbyggnader i byggnaderna men respektive nämnd som ansvarar för investeringar i inventarier som behövs för verksamheten. Innan SBN investerar i byggnader som påverkar driftskostnad hos annan nämnd måste SBN samverka med berörd nämnd så beslut kan fattas om den totala driftskostnaden. Kommunen ska inte göra investeringar i en hyrd byggnad. Det är då fastighetsägaren som ska stå för investeringen. Detta kan i sin tur istället medföra en ökad hyra för kommunen. 2 Ekonomi Avskrivningar Investeringar i sig påverkar inte nämndernas driftskostnader. Det är de årliga avskrivningarna på gjorda investeringar samt den beräknade internräntan som belastar nämndernas driftskostnad. Försäljning av anläggningstillgångar Om en anläggningstillgång avyttras och tillgången har ett kvarvarande bokfört värde medför det att en realisationsvinstberäkning ska göras. Om tillgången redan är fullt avskriven medför detta ingen realisationsvinstberäkning utan intäkten hanteras som en driftsintäkt hos respektive nämnd.

Tjänsteskrivelse 3 (16) Vinst eller förlust vid realisationsvinstberäkningen hanteras via finansförvaltningen. Investering eller driftskostnad av ett inköp Reglerna kring vad som är en investering styrs av lagar och rekommendationer. Det föreligger därför ingen valfrihet av budgetskäl att klassa inköpet som en investering eller en driftskostnad. Regler kring investeringar För redovisning av anläggningstillgångar, avskrivningar, nedskrivningar, utrangeringar med mera måste hänsyn tas till gällande lagstiftning och de rekommendationer med mera som Rådet för kommunal redovisning (RKR) ger ut. Lagstiftning, rekommendationer och god redovisningssed är över tid föränderligt. Ekonomiavdelning ansvarar för att följa dessa förändringar och se till att redovisning av anläggningstillgångar utgår från aktuellt regelverk samt att hantera gränsdragningar, avskrivningstider och andra bedömningsfrågor kring anläggningstillgångar. Den lagregel som styr hanteringen av anläggningstillgångar återfinns i: Kapitel 6 i lag (1997:614) om kommunal redovisning (LKR) Rekommendationer och informationer från RKR som särskilt ska beaktas avseende anläggningstillgångar (aktuella våren 2014): Rekommendationer RKR 6.2 Redovisning av bidrag till infrastrukturella investeringar RKR 11.4 Materiella anläggningstillgångar RKR 12.1 Redovisning av immateriella tillgångar RKR 18 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar RKR 19 Nedskrivningar Information Korttidsinventarier och inventarier av mindre värde (december 2009) Idéskrift Avskrivningar avgränsning, värdering och nyttjandeperioder för immateriella och materiella anläggningstillgångar (utgiven av RKR december 2009) Begreppsförklaring Avskrivningar: Årlig driftskostnad för gjorda investeringar Internränta: internränta visar finansieringskostnaden för investeringar. Den används för investeringar på byggnader och mark.

Tjänsteskrivelse 4 (16) Kapitalkostnad: avskrivningar och internränta Korttidsinventarier: de inköp som inte ska räknas som investeringar utan som driftskostnad (inköp av mindre värde och med en livslängd under tre år) Driftskostnad: avskrivningar, internränta, inköp av korttidsinventarier samt övriga kostnader som inte är investeringar. 3 Investeringar i anläggningstillgångar Förändring till komponentavskrivning För aktiebolag har Bokföringsnämnden år 2012 gett ut allmänna råd om att övergång ska ske till komponentavskrivningar för till exempel byggnader. I december 2013 kom även RKS med rekommendationer för kommunerna. Viktiga delar, komponenter, i anläggningstillgångar kan behöva ersättas regelbundet men med olika tidsintervall. Det kan exempelvis gälla pumpar, styrutrustning, doseringsutrustning mm i reningsverk, idrottsplatser, gator och vägar. Ett annat exempel på materiell anläggningstillgångar där viktiga komponenter kan behöva särskiljas är byggnader. Byggnaden har normalt ett flertal betydande komponenter såsom stomme, stammar, fasad, tak, hissar, ventilationsutrustning och liknande. Dessa komponenter har vanligtvis väsentligt olika nyttjandeperioder och byts därför ut med olika tidsintervall i takt med sin förbrukning. Eftersom avskrivningarna ska spegla hur tillgångars värde och/eller servicepotential successivt förbrukas, måste skillnader, i förbrukning och nyttjandeperioder av betydande komponenter i en materiell anläggningstillgångs, beaktas. Förväntas skillnaden i förbrukningen av en materiell anläggningstillgångs betydande komponenter vara väsentlig, ska tillgången delas upp på dessa. Respektive komponent ska skrivas av separat. Återanskaffning av komponent redovisas som anskaffning av ny anläggningstillgång och eventuellt kvarvarande redovisat värde för den ersatta enheten kostnadsförs. Återanskaffningen av komponenter kommer i förlängningen att innebära att driftskostnaderna minskar och investeringsutgifterna ökar. Kommande tillämpningen av detta måste ske i samförstånd mellan ekonomiavdelningen och i första hand SBN. Övergången från driftskostnad till investeringsutgift måste arbetas in i kommunens måloch budgetprocess.

Tjänsteskrivelse 5 (16) Beloppsgräns för investering Som investering räknas endast inköp som överstiger ett halvt prisbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring (1962:381). För 2014 motsvarar det 22 200 kr. Läs mer under avsnitt Korttidsinventarier i bilaga 1. Inköp av persondatorer, läsplattor och liknande teknisk utrustning Inköp av persondatorer ska inte hanteras som en investering utan löpande kostnadsföras vid inköpen. Avskrivningstiden för datorer har tidigare varit tre år. Den tekniska utvecklingen har medfört att denna typ av utrustning har en allt kortare nyttjandetid. Verksamhetsspecifika system, som inte har karaktär av persondatorer, samt servrar med mera som IT-avdelningen använder för drift av kommunens system ska även fortsättningsvis hanteras som investeringar. Investering kontra underhåll Utgifter för ändringsarbeten på eller i en byggnad som man normalt får räkna med i en verksamhet (verksamhetsanpassningar), som till exempel att ta upp nya fönster- och dörröppningar samt att flytta en innervägg och inredning i samband med omdisponering av lokaler, betraktas som reparation och underhåll och hanteras som en driftskostnad. Inventarier med naturligt samband eller som led i en större investering Om olika inköp har ett naturligt samband kan dessa betraktas som en investering även om varje enskilt belopp understiger ett halvt prisbasbelopp. Det samma gäller även om inköpen kan ses som en del i en större investering, till exempel inredning av en helt ny avdelning. Leasing De leasingkontrakt kommunen har för till exempel personbilar och kontorsmaskiner får avse en period av högst tre år. Överstiger tiden tre år jämställs redovisningsmässigt tillgången som en inköpt anläggningstillgång och måste hanteras via balansräkningen med avskrivningar. Bilagor Anvisningar om anläggningstillgångar, bilaga 1. Anvisningar om inventarier, bilaga 2. Anvisningar om byggnader, mark och fast egendom, bilaga 3. Anvisningar om korttidsinventarier, bilaga 4. RKR:s förslag om avskrivningstider, bilaga 5. Detta dokument ersätter KF 57 1995.065.260 KF 9 1994.387.054

Tjänsteskrivelse 6 (16) Bilaga 1 Generellt om anläggningstillgångar 1 Allmänt Avskrivningar används i redovisningen för att fördela utgiften för en anläggningstillgång över tillgångens nyttjandeperiod. Motivet är att ge en rättvisande bild av kommunens förbrukning för respektive redovisningsperiod. De regelverk och rekommendationer som upprättas innehåller med nödvändighet generaliseringar och förenklingar. Klassificering av vad som är tillgång, fastställande av en nyttjandeperiod och val av avskrivningsmetod är frågor som många gånger lämnar utrymme för olika bedömningar. Vid ställningstagande i sådana frågor bör den lösning väljas som ger en så rättvisande bild som möjligt av kommunens verksamhet. Det finns ett antal frågor inom redovisning av materiella tillgångar där det inte finns självklara svar eller gränsdragningar. Exempel på sådana bedömningsfrågor är avgränsningen mellan investeringar och reparationer/underhåll, synen på när inköp av inventarier kan ses sammantaget som ett naturligt samband, om tillkommande utgifter ska aktiveras som standardhöjning eller ses som en kostnad, om nedskrivningsbehov föreligger med mera. Den ledstjärna man bör sträva mot i den kommunala redovisningen är att ge en rättvisande resultatredovisning. De grundläggande principer som bör styra vid svåra bedömningar är konsekvensprincipen och försiktighetsprincipen. Vid gränsdragningsproblem är det extra viktigt att tillämpningen av regelverket inte förändras från år till år. På så sätt undviks tvära kast i kostnadsredovisningen och det går att analysera utvecklingen över tiden. Försiktighetsprincipen innebär att en restriktiv hållning intas vid värdering av balansposter. Tillgångar ska inte överskattas och skulder ska inte underskattas. En extremt försiktig hållning bör emellertid undvikas, då det får resultateffekter vilka inte är i linje med strävan att ge en rättvisande bild. Kommuner ska i första hand följa den kommunala redovisningslagen och rekommendationer utgivna av RKR. I de fall normgivning saknas från RKR kan vägledning hämtas från annan normgivning. Av intresse kan vara årsredovisningslagen och inkomstskattelagen, liksom vissa råd, vägledningar och uttalanden från Bokföringsnämnden, Skatteverket och det nedlagda Redovisningsrådet.

Tjänsteskrivelse 7 (16) 2 Definitioner om anläggningstillgångar Anläggningstillgång En anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Det är således inte tillgången i sig som är avgörande för klassificeringen utan istället syftet med anskaffningen. Någon bestämd tidsgräns för begreppet stadigvarande kan inte anges. Omsättningstillgång Med omsättningstillgång avses tillgång som inte är anläggningstillgång. Genom att syftet med innehavet är styrande för klassificeringen av en tillgång ska vissa fastigheter behandlas som en omsättningstillgång. Detta gäller bland annat exploateringsverksamhet, det vill säga mark som bearbetas och iordningställs för försäljning till bostads- eller industriändamål. 3 Definitioner om redovisningsbegrepp Aktivera en utgift Att aktivera en utgift innebär att utgiften för att köpa en anläggningstillgång delas upp som en kostnad i driftsredovisningen under till exempel 10 års tid. Att kostnadsföra Att kostnadsföra innebär att kostnaden för till exempel en reparation eller inköp av en korttidsinventarie i sin helhet blir en kostnad i driftsredovisningen samma år.

Tjänsteskrivelse 8 (16) Bilaga 2 Inventarier 1 Allmänt om inventarier Anskaffningsvärde Inventarien värderas till anskaffningsvärdet. Med anskaffningsvärdet avses samtliga utgifter för tillgångens förvärv eller tillverkning för de utgifter som nedlagts för att bringa tillgången till dess tillstånd och plats på balansdagen. I anskaffningsvärdet ska till exempel inräknas inköpspris, frakt, tull, hemkörning, försäkring, provision, spedition, anpassningsåtgärder till exempel montering och ledningsdragning, projektering, provkörning Om ett bidrag ska hänföras till en investering ska inkomsten intäktsföras på ett sätt som återspeglar investeringens avskrivningstid. Inkomsten bokförs som en skuld när kommunen får den. Enligt matchningsprincipen intäktsförs sedan inkomsten successivt i takt med att investeringsobjektet skrivs av. Någon reducering av anskaffningsvärdet ska alltså inte ske. Utgifter efter anskaffning Utgifter som lagts ned efter anskaffningen ska aktiveras om de höjer standarden på inventariet. Generellt gäller att utgifter, för att behålla ett inventarium i användbart skick, betraktas som underhåll och kostnadsförs. Förändras inventariens karaktär eller användningsområde räknas nedlagd utgift som investering och aktiveras. Byte Om en inventarie lämnas i inbyte vid anskaffning av ny inventarie ska avyttringen respektive anskaffningen anses ha skett till verkligt värde, även om annat framgår av överlåtelsehandlingen. Som verkligt värde avses som regel försäljningsvärdet med avdrag för beräknade utgifter vid försäljningen. 2 Definitioner om inventarier Inventarier Med inventarier avses materiell anläggningstillgång som inte utgör del av fast egendom eller byggnad. Lös egendom Civilrättsligt skiljer sig fastighetsbegreppet något för det som i redovisningen ska anses vara fast egendom. Bland annat utgör mark- och byggnadsinventarier samt anslutningsavgifter civilrättsligt fast egendom men ska i redovisningen behandlas som lös egendom.

Tjänsteskrivelse 9 (16) Lös egendom markinventarier Markinventarier är sådan anordning som är uppförda på marken men inte i byggnad och som används tillsammans med vissa maskiner eller andra inventarier. Till markinventarier hänförs även stängsel samt yttre ledningar (el, VA, gas) som inte är avsedda för en på fastigheten uppförd byggnads allmänna användning. Lös egendom byggnadsinventarier De delar och tillbehör i en byggnad som är avsedda att direkt tjäna byggnadens användning för rörelseändamål utgör inventarier och ska följa avskrivningsplanen för inventarier. Exempel på byggnadsinventarier är ledningar för vatten, avlopp och elektricitet för verksamheten samt speciella värme- och ventilationsanläggningar. Exemplet ventilationsanläggningar räknas endast som byggnadsinventarier om verksamheten ställer speciella krav på sådana. Ventilationsanläggning för byggnadens allmänna funktion räknas inte som byggnadsinventarier utan ingår i byggnadsvärdet. En ledning kan vara både byggnad och byggnadsinventarie. Om det är en ledning för byggnadens allmänna användning blir det en byggnad och annars inventarie. Om minst 75 % av anskaffningsvärdet för ledningen hänförs till verksamheten räknas hela ledningen som byggnadsinventarier och tvärtom. Understiger båda användningarna 75 % sker en proportionalisering. Lös egendom anslutningsavgifter och anläggningsbidrag Som lös egendom räknas även de utgifter för anläggningsbidrag och anslutningsavgifter som fastighetsägare erlagt för nyttighet knuten till fastigheten, till exempel el, VA, fjärrvärme, kabel-tv och liknade. I redovisningen ska dessa tillgångar värderas och redovisas enligt reglerna för maskiner och inventarier.

Tjänsteskrivelse 10 (16) Byggnader, mark och fast egendom 1 Allmänt om byggnader, mark och fast egendom Bilaga 3 Anskaffningsvärde Byggnader och fast egendom värderas till anskaffningsvärdet. Med anskaffningsvärdet avses samtliga utgifter för tillgångens förvärv eller tillverkning som nedlagts för att bringa tillgången till dess tillstånd och plats på balansdagen. I anskaffningsvärdet ska även inräknas utgifter för värdehöjande förbättringar av tillgången. I anskaffningsvärdet ska till exempel inräknas inköpspris, stämpelskatt, projektering, ritningar, bygglovsavgifter samt entreprenad- och mäklararvoden. Om ett bidrag ska hänföras till en investering ska inkomsten intäktsföras på ett sätt som återspeglar investeringens avskrivningstid. Inkomsten bokförs som en skuld när kommunen får den. Enligt matchningsprincipen intäktsförs sedan inkomsten successivt i takt med att investeringsobjektet skrivs av. Någon reducering av anskaffningsvärdet ska alltså inte ske. Om flera olika alternativ projekteras inför en anskaffning ska de utgifter som hänför sig till de förkastade alternativen inräknas i anskaffningsvärdet för den tillgång som anskaffas om detta inte leder till ett onormalt högt anskaffningsvärde. Dessa kostnader ska då inte ingå i anskaffningsvärdet utan redovisas som en driftskostnad. Då bebyggd fastighet anskaffas ska en uppdelning ske av anskaffningsvärdet mellan mark och byggnad. Denna fördelning ska ske genom en proportionering av köpeskillingen efter taxerat markrespektive byggnadsvärde. Om industritillbehör ingår i köpet ska detta värde räknas av innan proportioneringen sker. Utgifter efter anskaffning Utgifter för förbättring av byggnad och markanläggning ska aktiveras om de varaktigt höjer värdet på tillgången. Huvudregeln är att utgifter för att behålla en byggnad eller markanläggning i det skick den befann sig då den var ny betraktas som reparation eller underhåll och ska kostnadsföras det år kostnaden uppstod. Undantag från huvudregeln är väsentliga utbyten av bärande delar av en byggnad, till exempel grund, ytterväggar och bjälklag som betraktas som ombyggnad och aktiveras. Som ombyggnad räknas även åtgärder som innebär att en byggnads karaktär eller användningsområde förändras.

Tjänsteskrivelse 11 (16) Dock ska utgifter för ändringsarbeten på byggnad, som normalt kan påräknas i en verksamhet, som upptagande av nya fönster- och dörröppningar samt flyttning av innerväggar och inredning i samband med omdisponering av lokaler betraktas som reparation och underhåll och kostnadsföras. Om den åtgärd som vidtas samtidigt har karaktär av reparation eller underhåll men även värdehöjande åtgärder, till exempel utbyte av ett förslitet plastgolv mot ett parkettgolv, ska ett belopp motsvarande utgiften för utbyte till nytt golv kostnadsföras och överskjutande del aktiveras. Extern räntekostnad Kostnad för ränta på lån vid större projekt ska inte aktiveras. Byte Vid byte av fastighet ska anskaffningsvärdet bestämmas till bruttobelopp enligt punkten Anskaffningsvärde ovan. Investeringar på annans fastighet Kommunen ska inte göra någon investering i en hyrd byggnad. Det är fastighetsägaren som ska stå för investeringen. Detta kan då medföra en ökad hyra för kommunen. Utrangering En utrangering innebär att till exempel en byggnad rivs. Då ska kvarvarande bokfört värde på byggnaden kostnadsföras. Om rivningen sker för att möjliggöra nybyggnad ska utgifterna för rivningen anses vara en del av nybyggnationen och läggas till den nya byggnadens anskaffningsvärde. I övriga fall ska rivningskostnaden bokföras som en driftskostnad. 2 Definitioner om byggnader, mark och fast egendom Fast egendom Fast egendom är jord. Jord omfattar mark som i sin tur är indelade i fastigheter. Fastigheter består av mark och byggnader. I begreppet mark ingår markanläggning och tomträtt och i begreppet byggnad ingår byggnadstillbehör och byggnad på ofri grund. Fast egendom mark Med mark avses själva råmarken som sådan. Till mark hänförs även vattentäckta områden och på rot stående träd och andra växer.

Tjänsteskrivelse 12 (16) Fast egendom markanläggning Till markanläggning hänförs åtgärder som vidtagits i syfte att göra mark plan eller fast genom exempelvis röjning, schaktning, rivning av byggnad eller annat som tidigare funnits på marken, om inte åtgärden kan hänföras till byggnad. Till markanläggning hänförs även planteringar, parker, gator, vägar, körplaner, parkeringsplatser, fotbollsplaner och liknade samt, i den mån anordningen inte hänför sig till byggnad, brunnar, källare, tunnlar och liknande. Fast egendom byggnad Med begreppet byggnad avses själva byggnadsstommen, dvs grund, väggar, bjälklag, tak och liknande. Till byggnad hänförs även utgift för rivning av äldre byggnad, om rivningen skett i relativt nära anslutning till uppförandet och den nya byggnaden (normalt inom fem år). Fast egendom byggnadstillbehör Två förutsättningar för att ett föremål ska betraktas som byggnadstillbehör. För det första att byggnaden ska vara försedd med föremålet. För det andra att föremålet ska vara ägnat till stadigvarande bruk för byggnadens allmänna användning. Det innebär att föremålet ska vara till nytta oavsett vem som äger eller nyttjar byggnaden. Exempel är hiss, ledstång, ledning för vatten, värme och el, ventilationsanläggning, värmepanna, markis och brandredskap.

Tjänsteskrivelse 13 (16) Korttidsinventarier 1 Allmänt om korttidsinventarier Bilaga 4 En viktig princip inom redovisningen är väsentlighetsprincipen, dvs. redovisningen ska fokuseras på väsentligheter. Aktivering av anskaffade tillgångar innebär krav på administration genom att tillgångarna ska registreras i anläggningsregister, värderas och skrivas av. Med hänvisning till väsentlighetsprincipen finns det därför rationella skäl att inte aktivera obetydliga belopp utan direkt kostnadsföra dessa i samband med anskaffningen. En annan viktig princip är att redovisningen ska vara rättvisande, dvs. den ska ge en adekvat bild av kommunens finansiella utveckling och ställning. Denna princip kan sägas vara begränsande när det gäller att bedöma vad som är väsentligt belopp, då gränsen inte får sättas så högt att redovisningen inte ger en rätt visande bild Praxis innebär att inventarier som kan antas ha en ekonomisk livslängd om högst 3 år i allmänhet inte aktiveras och därmed inte blir föremål för avskrivningar utan kostnadsförs i sin helhet i samband med anskaffningen. Detsamma gäller inventarier av mindre värde. Skattemässigt accepteras att korttidsinventarier och inventarier av mindre värde kostnadsförs direkt i samband med anskaffningen. De är direkt avdragsgilla vid beräkningen av underlaget för inkomstskatt. Med mindre värde avses skattemässigt att anskaffningsvärdet, exklusive avdragsgill moms, understiger ett halvt prisbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring (1962:381). Enligt RKR finns det skäl att med hänvisning till väsentlighetsprincipen inte aktivera korttidsinventarier och inventarier av mindre värde. Det är dock viktigt att kravet på rättvisande bild tillgodoses genom att beloppsgränserna inte sätts för högt eller varaktighetstiden för lång. För anskaffningar av inventarier som har ett naturligt samband eller som kan anses ingå som ett led i en större inventarieinvestering bör bedömningen av vad som ska räknas som inventarier av mindre värde göras utifrån inventariernas sammanlagda anskaffningsvärde. Vidare är det viktigt att samma belopp gäller för samtliga nämnder inom kommunen. Man kan följaktligen inte tillämpa olika belopp i olika nämnder, oavsett om skillnaden i ekonomisk omslutning är betydande.

Tjänsteskrivelse 14 (16) 2 Definitioner om korttidsinventarier Korttidsinventarier Vissa inventarier undantas från att redovisas som anläggningstillgång. Dessa kostnadsförs istället vid anskaffningstillfället. Detta gäller inventarier som underkastas hastig förbrukning och som i normalfallet har en nyttjandeperiod understigande tre år och inventarier med ett anskaffningsvärde som understiger ett halvt basbelopp exklusive moms (för 2014 motsvarar det 22 000 kr).

Tjänsteskrivelse 15 (16) Bilaga 5 Förslag på avskrivningstider från RKR:s skrivelse Avskrivningar (december 2009) Grupp Exempel på objekt inom gruppen Avskrivningstid Immateriella tillgångar Mark Verksamhetsfastigheter av bättre kvalitet Verksamhetsfastigheter av sämre kvalitet Fastigheter för affärsverksamhet Fastigheter för affärsverksamhet Fastigheter för affärsverksamhet Publika fastigheter Publika fastigheter Publika fastigheter System/plattformsutveckling, programvara och systemlicenser Kommunalhus, sjukhus, barnstugor, skolor, ålderdomshem, simhallar, sporthallar, ishallar Industribyggnader, förrådsbyggnader, temporära byggnader, baracker Stationsbyggnader, parkeringshus, hallar, master 3-5 år Obegränsad livslängd 33-50 år 10-33 år 20-33 år Markanläggningar Vatten- och avloppsledningar, kaj, stenbryggor 33-50 år Markanläggningar Anordningar för fjärrvärme, industrispår, parkeringsplatser, markarbeten Naturreservat, parker, kulturreservat Markanläggningar Trafikleder, planteringar, belysningsanläggningar Markanläggningar Konstgräsmatta 20-33 år Obegränsad livslängd 20-33 år 10-15 år Fastigheter för annan verksamhet Bostadshus 20-33 år Övriga fastigheter Exploateringsmark som ej ska avyttras Obegränsad livslängd Övriga fastigheter Civilförsvarsanläggningar 20-33 år

Tjänsteskrivelse 16 (16) Grupp Exempel på objekt inom gruppen Avskrivningstid Maskiner Maskinstegar, slussportar, pråmar 20-33 år Maskiner Ismaskiner, plogar, maskinell utrustning för avfallshantering, mobilkranar, elektriska motorer, traktorgrävmaskiner, maskiner för storkök 10-20 år Maskiner Inventarier Inventarier Mikrovågsugnar, symaskiner, gräsklippare, golvvårdsmaskiner, maskiner för verkstäder Möbler och inredningsartiklar med måttligt slitage, larmutrustning, hjälpmedel, vårdutrustning, klimatanläggning, datakommunikationsutrustning Möbler och inredningsartiklar med större slitage, enklare vårdutrustning 5-10 år 10-20 år 5-10 år Inventarier Persondatorer 3-5 år * Inventarier Medicinteknisk utrustning 5-10 år Bilar och andra transportmedel Brand- och räddningsfordon, större bussar 10-20 år Bilar och andra transportmedel Förbättringsutgifter på fastigheter ej ägda av kommunen Konst Mindre bussar, sopfordon, personbilar, släpvagnar Ombyggnationer, lokalanpassningar Tavlor, skulpturer Övriga maskiner och inventarier Pontoner, lekställningar, trafiksignaler 15-20 år Övriga maskiner och inventarier Maskinell utrustning för avloppshantering, insläppssystem, övervakningssystem och biljettautomater till parkeringsplatser 5-10 år 5-10 år Allmänt gäller att avskrivningstiden ej får överskrida kontraktstiden Obegränsad livslängd 5-15 år * alternativt direkt kostnadsföring