MÖTESKALLELSE Möteskallelse Måndagen den 21.1.2019 kl.18.00, Hercules-kabinettet Beslutande Ordinarie ledamöter Personliga ersättare Sebastian Holmgård, ordförande Sauli Isokoski, viceordförande Erik Nyberg Ida-Marie Jungell Kristina Saari Kenneth Huumarsalo Maria A. Nygård Aykut Saka Tauno Markkula Christer Tonberg Gunni-May Granholm Marja Eriksson Hans Vikman Marina Johansson-Sundqvist Övriga deltagare Peter Boström, stadsstyrelsens ordförande Kristina Stenman, stadsdirektör Jaana Silander, stadsstyrelsens representant Brita Brännbacka-Brunell, bildningsnämndens ordförande Jan Levander, bildningsdirektör Leif Storbjörk, biblioteksdirektör Carola Sundqvist, museichef Marja-Leena Hyytinen, kultursekreterare Wiivi Nortunen, ungdomsfullmäktiges representant Ärenden Enligt bifogade föredragningslista. Enligt uppdrag: Sebastian Holmgård ordförande
MÖTESKALLELSE 1/2019 1 Sammanträdets lagenliga sammankallande och beslutförhet... 1 2 Protokolljustering... 2 3 Val av sekreterare för år 2019... 3 4 Anmälningsärenden... 4 5 Ramarna för budget 2020 och ekonomiplan åren 2020-2022... 5 - Bilaga 5: Stadsbibliotekets serviceproduktion under senare tid, öppettider och personalstyrka... 7 6 Stadsbibliotekets öppethållning sommaren 2019... 10 7 Stadsbiblioteket firar 20 år i huset under Runebergsveckan 2019... 11 8 Val av kulturpristagare år 2019... 12 - Bilaga 8: Tidigare års kulturpristagare... 13 9 Förhöjning av avgifter vid Jakobstads museum... 14
Föredragningslista Sida 1 1 SAMMANTRÄDETS LAGENLIGA SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET
Föredragningslista Sida 2 2 PROTOKOLLJUSTERING Protokolljusterarna väljs bland de närvarande ledamöterna.
Föredragningslista Sida 3 Dnr JSTAD/56/2019 3 VAL AV SEKRETERARE FÖR ÅR 2019 Kultursektionen väljer sekreterare bland sektionens enhetschefer för ett år i taget. Under år 2018 var det museichef Carola Sundqvist som var protokollförare, sektionens sekreterare. (Föredragande tjänsteman, Leif Storbjörk, kan inte fungera som sekreterare.) Förslag Föredragande tjänsteman, biblioteksdirektören: Att kultursektionen väljer kultursekreterare Marja-Leena Hyytinen till sekreterare för år 2019.
Föredragningslista Sida 4 4 ANMÄLNINGSÄRENDEN Kulturbyrån: Runebergsveckan 2 9.2.2019: Sagor, lögner och drömmar. Kalevaladagen 28.2.2019. Muséet: Kundenkät och förnyelse av basutställning i Malmska gården. Ansökan om statsandelar. Förslag Föredragande tjänsteman, biblioteksdirektören: Antecknas för kännedom.
Föredragningslista Sida 5 Dnr JSTAD/43/2019 5 RAMARNA FÖR BUDGET 2020 OCH EKONOMIPLAN ÅREN 2020-2022 Enligt verksamhetsstadga för bildningsväsendet i staden Jakobstad ankommer det på Kultursektionen enligt 6 bland annat följande: Kultursektionens uppgift är att leda, utveckla och koordinera stadens allmänna kulturverksamhet och dess biblioteks-, musei- och arkivväsen. 2. övervaka att enheterna har behövliga och ändamålsenliga utrymmen för verksamheten 5. besluta om allmänna regler för nyttjande av biblioteket och museerna och om principer för fastställande av avgifter 6. besluta om öppethållningstider för biblioteket och museerna samt om principer för tillfälligt upplåtande av utrymmen Det faktum att Kultursektionen inte disponerar en egen budget hindrar inte Kultursektionen från att ta ansvar för de underlydande enheternas utveckling och deras tilldelning av budgetmedel inom Bildningsnämndens totala budget. Tvärtom, redan det faktum att det finns en Kultursektion betyder samtidigt att det finns ett uppdrag att värna om underlydande enheternas utveckling. Verksamhetsförutsättningarna för biblioteksväsendet i staden Jakobstad är numera långt ifrån de optimala, och det ser tyvärr ut att bli bara sämre. Detta trots att staden har ett nyligen godkänt kulturpolitiskt program och trots att biblioteksverksamhet, enligt Staden Jakobstads strategi 2017-2025, hör till kärnfunktionerna. Biblioteksdirektören har gjort en kort genomgång av biblioteksväsendets strukturella utveckling under de senaste 30 åren, vilken bifogas som bilaga. Bilaga 5: Stadsbibliotekets serviceproduktion under senare tid, öppettider och personalstyrka Det finns skäl att redan nu, i dagsläget och inför kommande budget och ekonomiplan, börja diskutera bibliotekets öppettider, allmänna servicenivå och personalstyrkans storlek. Kultursektionen torde kunna omfatta ett förslag, en kraftig uppmaning om att nedskärningen av personalresurserna vid stadsbiblioteket genast måste upphöra och att befattningar som blir lediga vid pensioneringar eller på annat sätt är lediga eller blir lediga, ska kunna besättas inom rimlig tid, naturligtvis med beaktande av staden övergripande personalpolitiska målsättningar, till den del de kan anses vara rimliga mot bakgrunden av att biblioteksväsendet under de senaste tio åren redan tvingats minska antalet årsverken med närmare 30%. Ett verkligt stålbad. Trots detta har utvecklingsarbetet hållits i gång och stadsbibli-
Föredragningslista Sida 6 oteket har producerat god service för våra användare. Användarenkäter styrker detta påstående. Personalens åldersstruktur är nu sådan att pensioneringar i år och inom de närmaste åren sannolikt snabbt och drastiskt kommer att öka på nedskärningstakten om inget görs. Biblioteksdirektören: Kultursektionen diskuterar ärendet och beslutar sända bildningsnämnden en kraftig uppmaning om att nedskärningen av personalresurserna vid stadsbiblioteket genast måste upphöra och att befattningar vid stadsbiblioteket som blir lediga vid pensioneringar, eller som på annat sätt är eller blir lediga, ska kunna besättas inom rimlig tid. Detta bör beaktas i ramarna för budget 2020 och ekonomiplan åren 2020 2022. Om inget juridiskt hinder föreligger får bildningsnämnden därför gärna omgående ta beslutet i ärendet BN 21.6.2018 70 till ny prövning för att kunna fatta ett positivt beslut där nämnden beviljar biblioteksdirektören rätt att lediganslå och besätta en bibliotekariebefattning. Förslag Föredragande tjänsteman, biblioteksdirektören: Torde godkännas.
5 Bilaga 5: Stadsbibliotekets serviceproduktion under senare tid, öppettider och personalstyrka Sida 7 STADSBIBLIOTEKETS SERVICEPRODUKTION UNDER SENARE TID, ÖPPETTIDER OCH PERSONALSTYRKA Verksamheten vid stadens biblioteksväsende är i ständig utveckling. Ny teknik har tagits i bruk så fort som det funnits möjlighet till att göra det i praktiken. 12.4.1994 var startdatum för när stadsbiblioteket började sköta utlåningen med hjälp av datorer. De allmänna kommunala biblioteken i Finland var tidigt ute med att införa sökdatorer med internetuppkoppling för biblioteksanvändarna. Det österbottniska biblioteksnätverket Fredrika var en föregångare genom att redan år 1995 lägga ut sin gemensamma katalog på webben. E-böcker över nätet kunde man få vid Stadsbiblioteket i Jakobstad redan år 2006. Biblioteksväsendet i Jakobstad var geografiskt som mest utspritt när det förutom huvudbiblioteket fanns mindre verksamhetspunkter s.k. anstaltsbibliotek eller patientbibliotek vid Östanlid, Malmska sjukhuset och vid Hälsovårdscentralen. För att handha driften av verksamheten vid de mindre verksamhetspunkterna fanns av stadsbiblioteket anställd personal att tillgå. Därtill fanns utspridda boksamlingar på flera andra vårdenheter/ålderdomshem. Sommaren 2016 avslutades verksamheten med anstaltsbibliotek/patientbibliotek. Vår dåvarande samarbetspartner sade upp avtalet. De återstående samlingarna införlivades, till den del de var användbara, i de ordinarie samlingarna vid huvudbiblioteket. Boken kommer verksamheten finns kvar och nya verksamhetsformer håller som bäst på att utvecklas, så att stadsbiblioteket ännu bättre kan täcka upp läsbehoven för de som är förhindrade att besöka huvudbiblioteket. År 2008 hade stadens biblioteksväsende under dåvarande omständigheter 20,22 årsverken till förfogande. År 2013 hade biblioteket rätt till 17,5 årsverken. Enligt budgeten 2019 kommer vi att ha personalresurserna 14,7 årsverken till förfogande för att driva hela verksamheten. Biblioteket är öppet från kl. 10.00 till kl. 20.00 fyra dagar i veckan och fredagar kl. 10-17, lördagar kl. 10 14. Söndagar är biblioteket stängt men tidningsläsesalen är öppen. Sommartid har biblioteket något förkortade öppettider. Personalen jobbar i regel i två skift. Morgonskiftet och kvällsskiftet. Personalen arbetar även utanför huset inom ramen för samarbetet med stadens utbildningsenheter. Biblioteksverksamhet, hör enligt Staden Jakobstads strategi 2017-2025, till kärnfunktionerna. Biblioteksverksamhet är lagstadgad kommunal verksamhet för vilken staden får statsbidrag. Stadsbiblioteket i Jakobstad flyttade från hyrda utrymmen på Rådhusgatan 3 till egna utrymmen, det av staden inköpta och renoverade bibliotekshuset, f.d. Depositafastigheten på Runebergsgatan 12. Stadsbidraget för inköp och renovering, byggkostnader med mera uppgick till 45%. Invigningsfest för det nya biblioteket ordnades 5.2.1999. Det nya bibliotekshuset är betydligt större än de tidigare hyrda utrymmena. Lån/invånare i Jakobstad ( plock ur nationell biblioteksstatistik) 1988 : 16,8 (19982 inv) 1999: 18,4 (19730 inv)
5 Bilaga 5: Stadsbibliotekets serviceproduktion under senare tid, öppettider och personalstyrka Sida 8 2000: 18,9 (19636 inv) 2008: 17,74 (19667 inv) 2012: 17,09 (19684 inv) 2015: 15,99 (19436 inv) ( E.lånen och hämtningar från databaser statistikförs skilt) 2017: 13,71 (19379 inv) ( E-lånen och hämtningar från databaser statistikförs skilt) Personalstyrkan har under de senaste tio åren skurits ned från 20,22 till 14,7 personarbetsår vilket är en minskning med nära 30%. Ett verkligt stålbad. Trots detta har utvecklingsarbetet hållits i gång och stadsbiblioteket har producerat god service för våra användare. Användarenkäter styrker detta påstående. Personalstyrkan är minimerad och personalens åldersstruktur är sådan att pensioneringar inom de närmaste åren sannolikt snabbt och drastiskt kommer att öka på nedskärningstakten. Den nya bibliotekslagen som trädde ikraft 1.1.2017 betonar själva bibliotekshusets betydelse för verksamheten. Här några nyckeltal från stadens bokslut, gällande biblioteksverksamhet: Antal deltagare vid ordnade evenemang och användarutbildningar (uppgifterna finns även i den nationella biblioteksstatistiken) : BS 2014: 3801 deltagare BS 2015: 4878 deltagare BS 2016: 3678 deltagare BS 2017: 5019 deltagare I detta sammanhang kan även noteras att antalet biblioteksbesökare år 2017 var 141591. Mycket har ändrats i serviceutbudet och serviceproduktionen under de senaste åren, men om minskningen av personalstyrkan tillåts fortsätta i nuvarande takt kommer vinsten från biblioteksutvecklingen tyvärr inte att ge utslag i bättre nyckeltal. Bildningsnämnden har på senare tid två gånger sagt nej till kultursektionens förslag om att ge biblioteksdirektören lov att lediganslå och besätta en bibliotekariebefattning. ( BN 9.11.2017 83 och BN 21.6.2018 70 ) För att klara av de senaste nedskärningarna och inför utsikten att drabbas av ytterligare nedskärningar på personalsidan är det skäl att redan nu börja diskutera vilken del av verksamheten vi ska skära ner på. Biblioteksverksamhet bör bedrivas med tillräcklig med personal. Bibliotekslagen ger oss ett stort uppdrag och förutsätter att vi har tillräckligt med lämplig personal för uppdraget. Lag om allmänna bibliotek 1492/2016. Det står i lagens 17 att: Allmänna bibliotek ska ha tillräckligt många anställda med utbildning inom biblioteks- och informationsområdet och tillräckligt många andra anställda. Av den som arbetar med sakkunniguppgifter krävs lämplig högskoleexamen, om inte något annat följer av uppgifternas art.
5 Bilaga 5: Stadsbibliotekets serviceproduktion under senare tid, öppettider och personalstyrka Sida 9 Av den som leder det kommunala biblioteksväsendet krävs för tjänsten eller uppgiften lämplig högre högskoleexamen, ledarförmåga och god förtrogenhet med bibliotekens uppgifter och verksamhet. Ordet tillräckligt ska här stämmas av mot det breda uppdrag för biblioteksväsendet som lagen ger kommunerna skyldighet att ordna med. Som biblioteksdirektör med ansvar för förverkligandet av biblioteksverksamheten i staden Jakobstad och som beredare av det ärende som denna text är en bilaga till, ser jag som min plikt att börja säga ifrån. Personalen räcker inte till vid Stadsbiblioteket i Jakobstad. Antingen måste vi få slut på nedskärningarna eller så måste vi börja skära ner på servicenivån radikalt. Det kan nu vara läge att fundera på att se över öppettiderna. Vilka försämringar är beslutsfattarna beredda att ta? Kan vi t.ex. Förkorta torsdagens öppettider så att den blir som fredag, dvs. vi stänger kl 17.00. Sluta med lördagsöppet. (regelbundet lördagsöppet har det varit sedan år 1999) Stänga tidigare på dagarna Öppna senare på dagarna Stänga hela biblioteket under juli månad (det gjorde vi senast sommaren 1995) Alla dessa dåliga och destruktiva förslag skulle vara som ett undantag och bara tillsvidare under en bestämd tid. Följdverkningarna skulle ändå vara nästan katastrofala för biblioteksverksamheten och för staden som helhet. Man hoppas vi aldrig behöver genomföra något av detta. Man hoppas på större förståelse för bibliotekets verksamhetsförutsättningar. Biblioteksdirektören hoppas på att få anställa ny personal på befattningar som är lediga och blir lediga. Frågan om huruvida något eller några av dessa försämringsförslag ovan är i strid med bibliotekslagen överlåter biblioteksdirektören till stadens jurister att vid behov närmare reda ut. Meröppet bibliotek (öppet utan personal, inloggning med kort) fungerar inte speciellt bra för Stadsbiblioteket i Jakobstad. Redan en liten inbrytning på det området kräver omfattande investeringar i fastigheten. Jakobstad 11.1.2019 Leif Storbjörk Biblioteksdirektör
Föredragningslista Sida 10 Dnr JSTAD/45/2019 6 STADSBIBLIOTEKETS ÖPPETHÅLLNING SOMMAREN 2019 Det ankommer på kultursektionen att ta ställning till stadsbibliotekets öppethållning överlag. Några viktiga tidigare principbeslut är Kulturnämndens beslut 22.4.2009 24 och Kultursektionens beslut 28.11.2013 57, och inför varje sommar görs beslut om innevarande års sommaröppethållning. Budgeten för 2019 tillåter inga förbättringar i ökad öppethållning sommartid, och för att förenhetliga de förkortade öppettiderna under sommaren är det motiverat att fortsättningsvis gå in för att måndag till torsdag är det öppet till kl. 18.00. På allmänhetens begäran och för att stadens skolor börjar så tidigt i augusti är det motiverat att gå över till öppethållning enligt vintertidsschema redan från 12.8.2019. (schemabyte i augusti utgår från hela veckor med start måndag) Biblioteksdirektören: Öppettiderna under sommaren 2019 blir sålunda följande: 1.6. 11.8.2019 (sommartid) Biblioteket: må-to 10-18, fre 10-17 Tidningsläsesalen: må-to 10-18, fre 10-17, lö 10-14, sö 12-14. Sommaröppettiderna vid stadsbiblioteket år 2019 övergår till ordinarie vintertid fr.o.m. 12.8.2019. Förslag Föredragande tjänsteman, biblioteksdirektören: Torde godkännas.
Föredragningslista Sida 11 Dnr JSTAD/46/2019 7 STADSBIBLIOTEKET FIRAR 20 ÅR I HUSET UNDER RUNEBERGSVECKAN 2019 5.2.1999 invigdes det nya bibliotekshuset. Det har nu snart gått 20 år sedan dess. Firandet i år går mest i arbetets tecken, men en del evenemang kommer att genomföras. Vi uppmärksammar dessutom jubiléet med att ta i bruk våra förnyade lånekort. För att händelsen ska få bra genomslagskraft är det motiverat att kostnadsfritt tillåta utbyte av gamla och slitna lånekort till nya lånekort under vecka 6, dvs. 4 9.2.2019. Här skulle vi göra en liten avvikelse från gällande regelverk. Enligt gällande regelverk är det första lånekortet alltid gratis. Har det personliga lånekortet försvunnit eller förstörts kostar det 3,50 euro att få ett nytt. Vi har i dagsläget gett ut 47.000 lånekort sedan 12.4.1994 när biblioteket övergick till att sköta lånerutinerna med datorer. I samband med ibruktagandet av det nya bibliotekssystemet Mikromarc år 2018 och med beaktande av GDPR-lagstiftning har vi rensat låntagarregistret på så sätt att låntagare som inte använt sitt lånekort under de senaste tio åren har avlägsnats ur registret. (Biblioteksdirektörens beslut 54/2018). Helt nya låntagarkort är alltid bättre än gamla och slitna när man ska låna. Genom att göra en kampanj under vecka 6 kan vi förhoppningsvis få bort en del gamla och slitna lånekort, vilket underlättar de dagliga rutinerna för alla parter. Biblioteksdirektören: Kultursektionen besluter godkänna att Stadsbiblioteket firar 20 år i huset under Runebergsveckan på ovan beskrivet sätt. Förslag Föredragande tjänsteman, biblioteksdirektören: Torde godkännas
Föredragningslista Sida 12 Dnr JSTAD/71/2019 8 VAL AV KULTURPRISTAGARE ÅR 2019 Bilaga 8: Tidigare års kulturpristagare Sedan 1990 har kulturnämnden, sedermera kultursektionen, i Jakobstad delat ut ett kulturpris. Syftet med kulturpriset är att uppmärksamma det viktiga och mångsidiga (och ofta frivilliga) arbete som görs inom stadens olika kultursektorer, samt att peka på kulturens betydelse för staden och dess invånare. Priset kan tilldelas en person, förening eller evenemang/projekt. Kulturpriset består av en summa om 1 000 och utdelas under Runebergsveckan. 2019 blir utdelningen i samband med Runebergsfesten, söndag 3.2 i Schaumansalen. Kultursekreteraren: diskuterar och väljer kulturpristagare 2019. Förslag Föredragande tjänsteman, biblioteksdirektören: Torde godkännas.
8 Bilaga 8: Tidigare års kulturpristagare Sida 13 Tidigare års kulturpristagare: 1990 Piotr Gebala / Musik 1991 Olavi Tiala / Byggnadskultur 1992 Wava Stürmer / Litteraur 1993 Ralf Hoikkanen / Kulturkritik & presentation 1994 Dreadline / Rockmusik 1995 Anna-Liisa Finnilä / Hemslöjd 1996 Pentti Konqvist & Föreningen Nanoq / Museiverksamhet 1997 Eino & Orvokki Rantala / Recitation/Dans 1998 1999 Föreningen Barnfesttanterna / Barnkultur 2000 Sven Svanbäck / Bildkonst 2001 Aarre Hautamäki / Populärmusik 2002 Pietarsaaren Näyttämö / Tor Wenman / Teaterverksamhet 2003 Finn Jakobstad rf. / Jakobs Dagar 2004 Jan Backman / Traditionsbåtbygge 2005 Mirjam Jouppi / Finsk lokalkultur, sång & teater 2006 After Eight / Ungdomsverksamhet 2007 Konsertföreningen / Klassisk musik 2008 Maire ja Guy Rökman / Frivilligt kulturarbete 2009 Kim Venna / Julsymbolerna Tro, hopp och kärlek 2010 Talonpojat / Frivilligt kulturarbete 2011 Jakobstadsnejdens guider r.f. / Hembygdsarbete/ marknadsföring av Jakobstad som en kulturstad 2012 Jakobstads När-Tv / Frivilligt kulturellt arbete,traditionsbevarande 2013 K-G Olin / Omfattande finlandssvenskt litterärt arbete 2014 Jakobstads Sångarbröder / Körsång 2015 Heikki Nikula / Musik och traditionsbevarande 2016 Nada-Nord rf. 2017 Jakarte 2018 Dan Lönnqvist / Engagemang inom orgel-, kyrko- och körmusik.
Föredragningslista Sida 14 Dnr JSTAD/58/2019 9 FÖRHÖJNING AV AVGIFTER VID JAKOBSTADS MUSEUM Jakobstads museums guidningsavgifter har fastslagits 2011 och 2016. Vid en genomgång ser vi att avgifterna inte till alla delar täcker kostnaderna längre och en jämförelse med andra motsvarande museer visar att våra avgifter är lägre än medeltalet. Därför föreslår vi nu en förhöjning av guidningsavgifterna enligt förslaget nedan. Guidningsavgifter ny tidigare Grupper inom arbetstid 30 20 Grupper utom arbetstid 50 40 Stadens personal (TYHYgrupper) 30 20 Skolklasser (även andra stadiets) och daghemsgrupper från Jakobstad har fritt inträde och betalar ingen guidningsavgift. Jakobstads museum har hittills uppburit hyra för utställningsutrymmena i Tobaksmagasinet men inte för utställningsutrymmet i Malmska gården. Däremot har museet uppburit hyra vid användning av Malmska gårdens sal kvällstid för till exempel konserter. Vårt förslag är nu att museet också ska uppbära hyra för den så kallade matsalen när den används av utställare. Hyresavgifter ny tidigare Tobaksmagasinet/ rum/månad 200 200 Malmska gården salen/4 timmar 120 120 Malmska gården utställning i matsalen/2 månader 75 0 De nya avgifterna tas i bruk den 1.3.2019. Förslag Föredragande tjänsteman, biblioteksdirektören: Avgifterna ändras enligt förslaget