Servicenämnden handlingar 2014-06-09
HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Servicenämnden 2014-05-28 1(1) Box 153 301 05 Halmstad Tfn: 035 13 70 00 E-post: servicenamnden@halmstad.se Plats: Torsgatan 1 Sammanträdesdatum 2014-06-09 Tid: 13:00 lunch och gruppmöten från 12:00 Ordförande: Svein Henriksen Sekreterare: Gunni S Heland 1 2 Val av protokollsjusterare Godkännande av dagordning *3 SE 2014/0012 Delårsrapport 2014 *4 SE 2014/0119 Remiss - Motion om friskvård och arbetsmiljö 5 SE 2014/0025 Anmälningsärende SE 2014 6 SE 2014/0016 Information Upphandlingar Kontaktcenter Förebygga hot mot förtroendevalda Information från Måltidsservice Miljöcertifiering Med solen i tanken Information från ledardagen 22/5 Planering 2015
1(2) Tjänsteskrivelse 2014-05-28 Diarienummer: SE 2014/0012 Version: Beslutsorgan: Servicenämnden Enhet: Servicekontoret Christel Rehmark E-post: christel.rehmark@halmstad.se Telefon: 035-13 67 68 Delårsrapport 1 Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsrapport januari-april Sammanfattning Föreligger av servicekontoret upprättad delårsrapport, som baseras på utfall januari april 2014. Förvaltningens föreslår att servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens ekonomiska delårsrapport januari-april. Delårsrapporten är upprättad enligt direktiv från Stadskontoret och i enlighet med kommunens ekonomistyrningsprinciper. Ärendet har beretts av förvaltningens ekonomer tillsammans med budgetansvariga enhets- och områdeschefer. Prognos för helåret redovisar en budgetavvikelse på -2 590 tkr gentemot den av kommunfullmäktige fastställda ramen. Ärendet Uppdrag Delårsrapport 1 sammanställs och rapporteras in till kommunstyrelsen i enlighet med anvisningar från Stadskontoret. Uppföljning till Servicenämnden sker på enhetsnivå, medan uppföljning till kommunstyrelsen sker på verksamhetsnivå. Delårsrapporten ger information till Servicenämnden om verksamheternas ekonomiska läge. Verksamheter med sluten redovisning skall över år redovisa ett nollresultat. 1
Bakgrund I enlighet med Ekonomistyrningsprinciper, fastställda av kommunfullmäktige 2005-06- 16, 92, ska uppföljning av budgeten ske vid 9 tillfällen per år, varav tre redovisas för kommunfullmäktige. Redovisning till kommunfullmäktige skall ske per den 30:e april och per den 31:e augusti, samt vid bokslut. För Servicekontoret Roger Weman Förvaltningschef Christel Rehmark Administrativ chef 2
Mål - Delårsrapport 2014 (Servicenämnden inkl. underliggande) Målområden Verksamhetsmål Kommentar Ansvarig Mätetal Målområde: Bygga och bo Energisparande IT 2014-05-07 Energisparfunktionerna på våra ITarbetsplatser är igång sedan i slutet av 2012, arbetet med att trimma inställningar fortsätter. Detsamma gäller virtualiseringsgrad, tunna klienter och införandet av "grönare" IT-produkter som alternativ. Lars Nilsander Virtualiseringsgrad i serverrum. Sparad energi i % per dygn, basår 2012 Målområde: Demokrati och dialog Telefonväxeln ska erbjuda snabb service. 2014-05-03 Tillgängligheten mäts dagligen och ligger just nu över 90%. I årets början hade vi tekniska problem med införande av nytt hänvisningssystem men dessa har åtgärdats. Catarina Eriksson, Johnny Dahlin Andel samtal till Halmstads kommuns televäxel som besvaras inom 25 sekunder. Bra bemötande i telefonväxeln. 2014-05-01 Vi är anmälda till SM i telefoni 2014, under den kommer vårt bemötande och service att mätas. Ämnet service och bemötande genomsyrar hela vår organisation. Catarina Eriksson, Johnny Dahlin Quality index Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i utveckling av servicenämndens verksamhetsområden. 2014-05-06 Arbetet med städ- och matråd fortsätter. Samverkan med skolorna och deras rektorer ska öka. Roger Weman Antal dialogmöten med allmänheten. Andel återkopplade synpunkter från invånare i Halmstads kommun. Andel (%) positiva synpunkter Målområde: Miljö och energi Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen ska öka 2014-05-09 Under året har största delen av beställda fordon varit Etanol eller Biogasdrivna fordon. Vi ser att fler och fler fosilbränsle drivna fordon byts ut till fordon med förnyelsebart bränsle. Michael Elofsson Andel av nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med biogas Alla nyanskaffade fordon inom servicenämndens verksamhetsområde ska drivas med biogas sida 1 av 5 (2014-05-27)
Målområden Verksamhetsmål Kommentar Ansvarig Mätetal Andel undantag från beställande nämnder avseende krav på fordon med förnybart bränsle Andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs av förnybara bränslen Andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs med biogas Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad Erbjuda prova på platser 2014-05-01 Prova-på platser har anmälts till Arbetsmarknadsenheten som kontinuerligt placerar ungdomar men också långtidsarbetslösa för 3 månaders praktik som följs av 3 månaders anställning via AME. Förvaltningen förväntas uppnå målet. Gunni Heland, Joakim Lindh, Mehzabeen Kamruddin, Catarina Eriksson, Johnny Dahlin Antal prova påplatser Erbjuda platser för Sommarkraft 2014-05-05 Arbetsmarknadsenheten har fått utökat antal platser för sommarkraft. Servicekontoret har anmält ett ungefärligt antal. Gunni Heland Antal platser som anmälts till Sommarkraft Erbjuda praktikplatser för gymnasieelever 2014-05-03 Praktikplater för gymnasieelever erbjuds när det är möjligt. Förfrågningar kommer främst från måltidsområdet men också från IT. Antalet förväntas uppnås. Roger Weman, Lars Nilsander, Joakim Lindh, Mehzabeen Kamruddin, Catarina Eriksson, Johnny Dahlin Antal erbjudna praktikplatser för gymnasieelever Målområde: Omsorg och stöd Öka mängden mat lagad från grunden. Joakim Lindh Andelen mat lagad från grunden Socialstyrelsens NKIundersökning ska påvisa nöjdare kunder. 2014-05-09 Gäller senaste mätningen 2013. Ingen ny mätning gjord 2014 än. Joakim Lindh Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen Målområde: Resor och trafik Minska tjänsteresor i Servicekontorets verksamheter. 2014-05-03 Ruttoptimeringen kommer att börja provköras under våren, men utökade uppdrag drar med sig fler och längre resor. Målområdet behöver omformuleras för att påvisa effektiviseringar. Roger Weman Andel körda mil inom servicekontoret (basår 2011=100 %) sida 2 av 5 (2014-05-27)
Målområden Verksamhetsmål Kommentar Ansvarig Mätetal Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa Andelen lokalt producerat kött (inom 15 mils radie) som köps in ska kunna redovisas 2014. 2014-05-09 Förutsättningar att följa upp saknas, men försök att skapa dem pågår. Joakim Lindh Andel Svenskt producerade livsmedel ska mätas 2014 (basår) 2014-05-09 Kommer att mätas under året (Basår 2014) Joakim Lindh Andel Svenskt producerade livsmedel ska mätas 2014 (Basår) Minst 27% av de livsmedel som måltidsservice köper in ska vara ekologiskt producerade år 2014. Joakim Lindh Andel ekologiskt producerade livsmedel Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar Öka antalet kravcertifierade kök på grund- och gymnasieskolor Joakim Lindh Öka antalet krav-certifierade kök på grund- och gymnasieskolor Giftfrimiljö för barn och ungdomar 2014-05-07 Servicekontoret deltar i kommungemensamma projektet. Inventering av riskmiljöer skall påbörjas 2014 Roger Weman, Christel Rehmark Bereda arbetstillfällen för ungdomar Kunskap om jämställdhetsarbete och mångfald ska öka och arbetet utifrån kommunens riktlinjer förbättras. 2014-05-05 Förvaltningen erbjuder ungdomar plats i olika former och räknar med att uppfylla målet. 2014-05-06 Förvaltningen ökar kunskaperna om jämställdhet och mångfald successivt och genom flera olika aktiviteter. Ett exempel är att många arbetsplatser har valt att ta upp frågor om respekt och bemötande i sina handlingsplaner utifrån medarbetarenkätens resultat. Nästa enkät genomförs 2015, därför får två av mätetalen inte något utfall 2014. Rutiner för arbetet utifrån den europeiska deklarationen för jämställdhet (CMER) har inte tydliggjorts i kommunen. Servicekontoret kommer att bevaka kommunens övergripande arbete och undersöka vilka rutiner som kan tillämpas i våra verksamheter. Fördelningen av anställda per kön följs upp i personalredovisningen. Andelen kvinnor är lägre, både för tillsvidare- och visstidsanställda. Kvinnors sysselsättingsgrad har ökat. Även mätetalen antal nyanställda respektive andel medarbetare av underrepresenterat kön visar en positiv utveckling. Serviceteamen utvecklas och planering pågår för att utöka antalet team. Roger Weman, Gunni Heland Gunni Heland Antal prova-påplatser, praktikplatser och sommarjobb (sommarkraft) Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering Genomsnittsbetyg på frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" (SE enkät 2014 och 2016, HK enkät 2015) Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (Servicekontorets egen medarbetarenkät 2014 och 2016, kommunens enkät 2015) sida 3 av 5 (2014-05-27)
Målområden Verksamhetsmål Kommentar Ansvarig Mätetal Antal nyanställda av underrepresenterat kön. Antal serviceteam Andel anställda av underrepresenterat kön. Ett Halmstad tillgängligt för alla Roger Weman Antal aktiviteter för tillgänglighetsökning Nämndens/ styrelsens mål I samverkan med övriga förvaltningar minska skadorna på kommunens fordon Roger Weman, Michael Elofsson Service och bemötande 2014-05-07 IT-Service pratar kontinuerligt om serviceoch bemötande, vilket återspeglas i de mätningar vi gör vad gäller nöjd-kundindex. KOS, Städ- och Måltidsservice diskuterar service och bemötande på varje APT. Roger Weman NöjdKundIndex Städservice NöjdKundIndex ITservice NöjdKundindex Kontorsservice NöjdKundindex Måltidsservice Uppföljning av Nämndens verksamhetsområden 2014-05-06 Pågår fortlöpande enligt instruktion Roger Weman Antal genomförda kvalitetskontroller och/eller stickprov inom städ och måltidsservice Minska matsvinnet inom Måltidsservice Roger Weman, Joakim Lindh %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grundoch gymnaiseskolor (snitt för hela verksamheten) SE egen verksamhet största möjliga mån välja ekologiska varor, etiskt och miljömärkta varor 2014-05-02 Genomförd på frukt och kaffe. Miljömärkta produkter ska prioriteras där så är möjligt. Roger Weman Andel ekologiska och/eller etiskt märkta varor av SE inköp för eget bruk Andelen kemprodukter som uppfyller krav enligt Miljöstyrningsrådets ska öka (Städ) Minska korttidsfrånvaro 2014-05-05 Servicekontoret arbetar aktivt med hälsofrämjande åtgärder. Mätetalet för korttidsfrånvaro tas fram en gång per år, tendensen jämfört med de fyra första månaderna 2013 är en minskning men Gunni Heland Sjukdagar/ anställd korttidsfrånvaro Antal hälsoinspiratörer sida 4 av 5 (2014-05-27)
Målområden Verksamhetsmål Kommentar Ansvarig Mätetal prognosen är osäker. Den totala sjukfrånvaron är något högre än samma period förra året (se personalredovisningen). Nöjd medarbetarindex kommer att mätas 2015. Index för nöjd medarbetare Servicekontorets enkät 2014, Halmstads kommun 2015 och SE 2016 Kartläggning av transporter som kontorsservice kan samordna via postrundan inom kommunen. 2014-05-03 Kartläggningen är påbörjad, vi hjälper till med att köra bäddset för Hemvårdsförvaltningen och har kontakt med Kulturförvaltningen med att hjälpa dem med konst och böcker. Michael Elofsson, Christel Rehmark, Johnny Dahlin Årligen öka samordningsgraden för transporter via Samordnad varudistribution 2014-05-09 Felaktigheter i räknemodell 2013 skapade orealistiska målvärden 2014. Jämfört med basår 2012 så ökar samordningsgraden årligen. Målet uppnått. Michael Elofsson Samordningsgrad (basår 2012 hade 50%) Redovisa utsläpp från kommunens fordon och maskiner 2014-05-09 Sker 2014 i takt med införandet av KomMa, FRIDA och montering av mätpuckar. Michael Elofsson Utsläpp koldioxid (antal ton), basår 2014 Minskning av utsläpp (%), basår 2014 Öka antalet tillagningskök (2013 hade vi 28 st av totalt 48 kök) 2014-05-07 Osäkert om det finns fler kök som med (små) egna medel kan ställas om. Resurser kan behövas utifrån för att nå upp till målet. Joakim Lindh Antal tillagningskök ska öka Miljöcertifiering av hela Servicekontoret Strategisk kompetensförsörjning 2014-05-06 Mätning av andelen individuella utvecklingsplaner görs 2015. Arbetet med att tydliggöra arbetsgivarens förväntningar pågår. Roger Weman Gunni Heland Andel individuella utvecklingsplaner. Redovisa Fordonsbokslut till beställarna Michael Elofsson Andel fordon av totala fordonsflottan som omfattats av ett fordonsbokslut Andelen köttvaror i Måltidsservice regi ska mätas och utvecklingen ska följas 2014-05-09 Basår 2014 Joakim Lindh Undersöka möjligheterna till CSR-projekt Joakim Lindh sida 5 av 5 (2014-05-27)
Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Visstid Städservice 186 166 4 Måltidsservice 160 144 0 IT-service 44 44 4 Kontorsservice 18 17 1 Adm, ledn, Kommuntransport 14 14 1 April 2014 andel visstid (%) April 2013 andel visstid (%) Totalt 422 385 10 2 3 Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt April 2014 andel kvinnor (%) April 2013 andel kvinnor (%) Totalt 346 76 422 82 % 83 % Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt April 2014 andel kvinnor (%) April 2013 andel kvinnor (%) Totalt 4 6 10 40 % 45 % Timavlönad personal Antal timmar April 2013 April 2014 Antal timmar Årsarbetare tillsvidare Heltidstjänster Heltidstjänster Totalt 15 785 24 15 812 24
Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) April 2013 April 2014 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 88 % 99 % 90 % 89 % 99 % 91 % Sjukfrånvaro Sjukdagar i snitt 2014 2013 Kvinnor Män Totalt Totalt Städservice 6,62 8,20 6,73 6,61 Måltidsservice 7,66 0,80 7,23 6,65 IT-service 2,79 4,03 3,91 3,86 Kontorsservice 1,94 1,5 1,74 1,95 Adm, ledning, kommuntransport 0 0 0 0 Totalt 6,72 3,78 6,19 6,0 Kort- och långtidssjukfrånvaro Andel sjukdagar 14 dagar eller mindre Andel sjukdagar mer än 14 dagar Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 30 % 47 % 32 % 70 % 53 % 68 % Servicenämnden, Delårsrapport 1-2014 2(6)
Ekonomisk redovisning Servicenämnden, Delårsrapport 1-2014 3(6)
Nyckeltal Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Nyckeltal Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Utfall 2011 Servicekontorets kundnöjdhet 84,2 % Servicekontorets intäktsfinasieringsgrad 102 % Produktivitet Städ (m²/tim) 330,9 329,1 327,4 Produktivitet måltid (mat lagad från grunden) 93,5% 93% 91% Produktivitet IT(andel av inkomna ärenden som avhjälps vid första kontakten) 55,7% 51% 55% Städ och måltidsservice samt kontorsservice kommer att göra sin kundenkät i sept-okt 2014. Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten Nyckeltal Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Utfall 2011 Andel intäkter i förhållande till anslag 98,5 % 99,2 % 99,1 % Intäkt i snitt per internfaktura 58 397 kr 39 500 kr 29 455 kr Intäkt i snitt per externfaktura 13 294 kr 15 818 kr 10 962 kr Telefoni: antal besvarade samtal under 30 sekunder 74 % 80 % Telefoni: årskostnad för telefoni/anställd 169 kr 2 965 kr 2 021 kr Postservice: Totalkostnad per hämtställe 3 684 kr 10 254 kr 11 689,5 kr Verksamhetsservice: Totalkostnad per anställd 2 014 kr 5 824 kr 10 366,5 kr Servicenämnden, Delårsrapport 1-2014 4(6)
Nyckeltal Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Utfall 2011 Rådhusreception: Totalkostnad per anställd 1 144kr 4 414kr 5 382,2kr Rådhusreception: Totalkostnad per besökare 48 kr 86 kr 55,6 kr Tryckeriet: Totalkostnad per order 1 461 kr 1 992 kr 1 746 kr Städ: Antal städobjekt totalt hela verksamheten 319 st 308 st 307 st Städ: Antal städobjekt per anställd 1,69 st 1,64 st 1,64 st Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) 330,9 m²/h 329,1 m²/h 327,4 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - BUF skolor 266,6 m²/h 275,8 m²/h 275,4 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - Förskolor 162,7 m²/h 160,5 m²/h 166,8 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - UAF 356,4 m²/h 362,5 m²/h 344,1 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - Övriga förvaltningar 351,5 m²/h 351,8 m²/h 346,4 m²/h Städ: Antal städmaskiner/person 1,11 st 1,08 st 1,18 st Måltid: Antal serverade portioner / anställd / månad 1 530 st 1 534 st 1 517 st Servicenämnden, Delårsrapport 1-2014 5(6)
Nyckeltal Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Utfall 2011 Måltid: Overheadkostnader i % av omsättningen 7,3 % 7,3 % 8,1 % Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden - grundskola 26,77 kr 26,3 kr 25,1 kr Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden - särskilda boenden (exkl transportkostnad) 109,5 kr 107 kr 107 kr Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden - Portionsförpackad mat (exkl transportkostnad) 49,5 kr 48,5 kr 48,5 kr IT: Antal datorer (i kommunens regi) per anställd ITtekniker 253 st 213 st 201 st IT: Antal ärenden per ITtekniker per månad 80 st 77 st 73 st IT: Andel virtualiserade servrar (%) 73 % 70 % 60 % IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%) 55,7 % 51 % 55 % IT: % av tid tillgänglig hemsida (www.halmstad.se) 99,88 % 99,79 % 99,84 % Kommuntransport: Genomsnittligt användande av kommunens tjänstebilar (snitt mil/fordon) Servicenämnden, Delårsrapport 1-2014 6(6)
1(4) Tjänsteskrivelse 2014-05-02 Diarienummer: SE 2014/0119 Version: Beslutsorgan: Kommunfullmäktige Enhet: Gunni S Heland E-post: Telefon: Remiss - Motion om friskvård och arbetsmiljö För besvarande senast 2014-06-15 med angivande av 14/764 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta förvaltningens förslag till yttrande och sända det vidare till kommunfullmäktige. Sammanfattning Motionen om friskvård och arbetsmiljö har sänts på remiss till nämnderna. Servicekontoret delar stadskontorets uppfattning att det bedrivs ett strategiskt arbete med hälsofrämjande åtgärder, både på kommungemensam nivå och inom förvaltningen. Servicekontoret har mycket samarbete med företagshälsovården och genomför många aktiviteter. Några aktiviteter är på arbetstid t ex på APT, friskvårdsdag eller i projektform. Det finns ett utbud av fritidsaktiviteter med subventioner, både individuella och i grupp. Nämndens verksamhetsplanering stödjer detta arbete. Förvaltningens och verksamheternas insatser finansieras både av egna medel och via ett centralt anslag. Det bygger på att verksamheterna har olika behov. Det innebär olikheter i friskvårdssatsningarna som kan innebära en otydlighet i att kommunen som arbetsgivare satsar på hälsofrågor. Sammanfattningsvis är servicekontorets kommentarer till motionens att-satser följande: HR-riktlinje med sikte efter 2014 håller på att tas fram, stödmaterial och verktyg för utvärdering t ex nyckeltal kommer. En långsiktig strategi för hälsofrämjande insatser och ett hållbart arbetsliv finns, verksamhetsplaneringen utgår från den. Medarbetare får redan idag stöd för regelbundna aktiviteter, ett friskvårdsbidrag skulle kunna stärka bilden av Halmstads kommun som en attraktiv arbetsgivare och stimulera medarbetarens ansvar för sin egen hälsa. 1
Ärendet Uppdrag Kommunfullmäktige har i 36 (A 2013/0542) beslutat att återremittera ärende om motion om friskvård och arbetsmiljö. Ärendet har beretts av stadskontoret som föreslagit att avslå motionen med motiveringen att intentionerna i motionen redan uppfylls idag via ett strategiskt och systematiskt arbete med hälso- och arbetsmiljömål. Motionärerna lyfter fram problematiken om ökade sjuktal inom vissa yrkesgrupper. Vänsterpartiet och socialdemokraterna yrkar därför att kommunfullmäktige beslutar: Att en förnyad HR-policy tas fram samt att arbetet med hälsobokslut systematiseras Att en heltäckande strategi tas fram för stöd till friskvård och hälsofrämjande insatser, med flera förmåner i enlighet med motionen. Att ett förslag till friskvårdsersättning tas fram som ger alla anställda rätt till regelbundna fysiska aktiviteter. Bakgrund Stadskontoret har i sin tjänsteskrivelse redovisat svar på motionen och föreslagit att den ska avslås. Kommunfullmäktige har inte tagit ställning utan ärendet har återremitterats enligt 5 kap 36 Kommunallagen om minoritetsåterremiss. Inom Halmstads kommun är målet att hälso- och arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del av verksamhetens vardag och utveckling. Som stöd i detta finns en personalpolitisk riktlinje, Human Resources riktning vision 2020. Arbetet med att förnya den pågår. För att få en bred förankring involveras chefer, medarbetare och fackliga organisationer. Uppföljningen, ett förenklat hälsobokslut ges i kommunens års-, delårs- och personalredovisning. Även det omarbetas just nu för att få fram relevanta nyckeltal. Varje förvaltning tar fram hälso- och arbetsmiljömål i sin verksamhetsplanering och redovisning, lyfter fram mål per verksamhet och medarbetare. Finansieringen ligger såväl på den egna förvaltningen och via en möjlighet att få centralt anslag. Övriga förmåner för medarbetare i Halmstads kommun är en omfattande företagshälsovård, tillgång till ett livsstilsprogram på nätet, förmånliga träningsmöjligheter på olika gym, även gratis i Rådhuset. Hälsoinspiratörer fungerar som ett nätverk i några förvaltningar och har ett uppdrag att sprida hälsomedvetande i organisationen. Personalföreningen Hjärtat arrangerar aktiviteter till låga priser. Arbetsgivare i omvärlden erbjuder i hög grad friskvårdsbidrag, en satsning som bland annat bidrar till att locka personal, skapa en attraktiv arbetsgivare. Insatsen ger inte garanterade hälsoeffekter, ett strategiskt arbete med bland annat satsning på 2
hälsofrämjande ledarskap förväntas bidra i högre utsträckning. Andra faktorer för att skapa en hälsosam kultur på arbetsplatser kan vara rökfri arbetstid, fysisk aktivitet på arbetstid etc. Analys, förslag och motivering Servicekontoret har samma uppfattning som stadskontoret att ett omfattande strategiskt arbete med arbetsmiljö och hälsofrämjande åtgärder pågår. Det gäller både kommunens satsningar och servicenämndens/förvaltningens eget engagemang. Möjligen har vi delat upp arbetet med HR riktning Vision 2020 alltför mycket i detaljer. Hållbar utveckling i Vision 2020 handlar i HR-arbetet om att bidra till ett långsiktigt hållbart arbetsliv. Alla områden i riktlinjen bidrar till detta. Inom servicekontoret pågår ett ständigt arbete med hälsofrämjande åtgärder. Alla verksamheter har erbjudanden om fritidsaktiviteter. Det handlar både om att ge möjlighet att prova på något nytt och att stimulera medvetenhet och regelbundenhet i medarbetarnas ansvar för sin hälsa. Det finns aktiviteter i grupp men också möjlighet att göra individuella val. Hälsoinspiratörerna bidrar också med fritidsaktiviteter: fysiska, sociala, kulturella och utbildande. Aktiviteter på arbetstid erbjuds till viss del, t ex på APT, i friskvårdsdagar eller som projekt. Förvaltningen som helhet och de flesta verksamheterna har haft minskande sjuktal. Trots allt detta frågar medarbetare ibland varför friskvårdsbidraget togs bort. I rekrytering är det viktigt att visa att vi satsar på hållbarhet och ett friskvårdsbidrag kan ha ett symbolvärde, bidra till att locka medarbetare. Det synliggör också att Halmstads kommun förväntar sig att alla medarbetare värnar om sin hälsa. Texten i HR riktning Vision 2020 är tydlig Vi förväntar oss att du som medarbetare tar ansvar för din egen hälsa och också är uppmärksam på hur dina arbetskamrater mår. Det handlar alltså inte endast om arbetsgivarens ansvar men ett friskvårdsbidrag kan bidra till att lyfta fram frågan. I HR riktning Vision 2020 finns formuleringen Vi arbetar för en god hälsa genom att erbjuda dig olika former av hälsofrämjande och förebyggande insatser. Hälsosatsningar bör också behovsanpassas, alla verksamheter kan inte använda samma metod för att stimulera sina medarbetare. Flera projekt som servicekontoret har genomfört och fortfarande genomför tillsammans med företagshälsovården startar med en inventering enskilt eller i grupp. Det kan innebära olikheter i friskvårdssatsningarna men också att chefer och andra ser varje medarbetare och, om möjligt, bidrar till en bättre hälsa. Sammanfattningsvis är servicekontorets kommentarer till motionens att-satser följande: HR-riktlinje med sikte efter 2014 håller på att tas fram, stödmaterial och verktyg för utvärdering t ex nyckeltal kommer. En långsiktig strategi för hälsofrämjande insatser och ett hållbart arbetsliv finns, verksamhetsplaneringen utgår från den. Medarbetare får redan idag stöd för regelbundna aktiviteter, ett friskvårdsbidrag skulle kunna stärka bilden av Halmstads kommun som en attraktiv arbetsgivare och stimulera medarbetarens ansvar för sin egen hälsa. 3
Ärendets beredning Inom kommunen Stadskontoret har berett ärendet. Inom servicekontoret har förvaltningschef och verksamhetschefer diskuterat motionen. HR-funktionen har sammanställt förvaltningens svar på remisen. Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet redovisas i servicekontorets samverkansgrupp 2014-05-12 För Servicekontoret Roger Weman Förvaltningschef Gunni S Heland HR-utvecklare 4
HALMSTADS KOMMUN Kommunfullmäktige Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2014-04-15 KF 36 KS 2013/0542 Motion om friskvård och arbetsmiljö Beslut Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet till nämnderna i kommunen. Ärende Ulla Winblad (S), Mariann Norell (V) och Kristina Johansson (S) har lämnat in en motion om friskvård och arbetsmiljö, De vill se att Halmstads kommun som arbetsgivare tar ett större ansvar i denna fråga. Halmstads kommun arbetar systematiskt med hälso- och arbetsmiljömål med tillhörande aktiviteter i nämnder och styrelsers verksamhetsplaner. Målen ska vara behovsstyrda och utgå från kommunens vision och personalpolitiska program. Inom Halmstads kommun pågår ett arbete med att förankra ett hälsostrategiskt arbetssätt på ledningsnivå. Nästa steg är att implementera (inspirera och motivera) ett hälsostrategiskt arbetssätt hos medarbetarna. Till stöd för förvaltningar och bolag finns det via företagshälsovården kompetensresurser för information och utbildning i hälsostrategiskt arbetssätt. Därutöver erbjuds kommunens medarbetare rabatter vid olika gym och gratis träning i Rådhusets gym. Personalföreningen Hjärtat arrangerar egna aktiviteter till exempel körsång, quiz-kvällar, personalkvällar, resor med mera. De erbjuder också olika subventionerade biljetter till kultur- och idrottsevenemang med mera. Varje förvaltning och bolag avsätter medel till hälsofrämjande aktiviteter inom ordinarie budget samt att varje förvaltning tilldelas centrala medel till hälsofrämjande aktiviteter. Projektet Träning på arbetstid inom hemvårdsförvaltningen är ett exempel. Arbetet med att ta fram en förnyad personalpolitisk riktlinje och arbetet med ny modell för personalredovisning/personalnyckeltal pågår. Stadskontoret gör bedömningen att det finns en långsiktig strategi kring hälsa och arbetsmiljö inom Halmstads kommun. Att fastställa hur sjukfrånvaron påverkas av olika insatser tar tid vilket innebär att effekten av genomförda aktiviteter måste följas under flera år framåt. Ärendets beredning Kommunstyrelsens protokoll 2014-03-25, 101. Kommunstyrelsens personalutskott 2014-03-11, 17. Ärendet har beretts av stadskontorets HR-avdelning.
Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att motionen anses vara besvarad. Yrkanden m m Kristina Johansson (S) yrkar, med stöd av Mariann Norell (V) och Tony Stané (S), i första hand att motionen ska återremitteras till samtliga nämnder och i andra hand bifall till motionen. Jenny Axelsson (C) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Ordföranden (M) yttrar sig. Beslutsgång Ordföranden (M) ställer proposition på om ärendet avgörs i dag eller återremitteras i enlighet med respektive Kristina Johanssons (S) m.fl:s förstahandsyrkande och finner att ärendet skall avgöras idag. Votering begärs! Följande voteringsproposition godkänns: "Den som anser att ärendet skall avgöras idag röstar ja och den som anser att ärendet skall återremitteras i enlighet med Kristina Johanssons (S) m.fl:s förstahandsyrkande röstar nej." Vid omröstningen avges 38 ja-röster och 33 nej-röster; allt enligt voteringslista 36.. Kommunfullmäktige beslutar därmed - med hänvisning till kommunallagens regler (5 kap. 36 ) om minoritetsåterremiss - att ärendet skall återremitteras. Vid protokollet Kai Sällström Justerat 2014-04-16 Ordförande Justerare Ann-Charlotte Westlund Sven Jägervall Catrin Isaksson
1(4) Tjänsteskrivelse 2014-02-07 Diarienummer: KS 2013/0542 Version: 1,0 Beslutsorgan: KF Stadskontoret Marita Lindau E-post: marita.lindau@halmstad.se Telefon: 035-19 29 96 Motion om friskvård och arbetsmiljö Förslag till beslut Kommunstyrelsens personalutskott föreslår att kommunfullmäktige beslutar att avslå motionen om friskvård och arbetsmiljö. Sammanfattning Ulla Winblad (S), Mariann Norell (V) och Krissi Johansson (S) har lämnat in en motion om friskvård och arbetsmiljö, se bilaga 2 och vill se att Halmstads kommun som arbetsgivare tar ett större ansvar i denna fråga. Halmstads kommun arbetar systematiskt med hälso- och arbetsmiljömål med tillhörande aktiviteter i nämnder och styrelsers verksamhetsplaner. Målen ska vara behovsstyrda och utgå från kommunens vision och personalpolitiska program. Inom Halmstads kommun pågår ett arbete med att förankra ett hälsostrategiskt arbetssätt på ledningsnivå. Nästa steg är att implementera (inspirera och motivera) ett hälsostrategiskt arbetssätt hos medarbetarna. Till stöd för förvaltningar och bolag finns det via företagshälsovården kompetensresurser för information och utbildning i hälsostrategiskt arbetssätt. Därutöver erbjuds kommunens medarbetare rabatter vid olika gym och gratis träning i Rådhusets gym. Personalföreningen Hjärtat arrangerar egna aktiviteter till exempel körsång, quiz-kvällar, personalkvällar, resor med mera. De erbjuder också olika subventionerade biljetter till kultur- och idrottsevenemang med mera. Varje förvaltning och bolag avsätter medel till hälsofrämjande aktiviteter inom ordinarie budget samt att varje förvaltning tilldelas centrala medel till hälsofrämjande aktiviter. Projektet Träning på arbetstid inom hemvårdsförvaltningen är ett exempel. Arbetet med att ta fram en förnyad personalpolitisk riktlinje och arbetet med ny modell för personalredovisning/personalnyckeltal pågår. 1
Stadskontoret gör bedömningen att det finns en långsiktig strategi kring hälsa och arbetsmiljö inom Halmstads kommun. Att fastställa hur sjukfrånvaron påverkas av olika insatser tar tid vilket innebär att effekten av genomförda aktiviteter måste följas under flera år framåt. Ärendet Uppdrag Kommunstyrelsens har beslutat att remittera motionen om friskvård och arbetsmiljö till stadskontoret för handläggning. Bakgrund Ulla Winblad (S), Mariann Norell (V) och Krissi Johansson (S) har lämnat in en motion om friskvård och arbetsmiljö. Motionärerna lyfter fram problematiken om ökade sjuktal inom vissa yrkesgrupper. Vänsterpartiet och socialdemokraterna yrkar därför att kommunfullmäktige beslutar: Att en förnyad HR-policy tas fram samt att arbetet med hälsobokslut systematiseras Att en heltäckande strategi tas fram för stöd till friskvård och hälsofrämjande insatser, med flera förmåner i enlighet med motionen. Att ett förslag till friskvårdsersättning tas fram som ger alla anställda rätt till regelbundna fysiska aktiviteter. Analys, förslag och motivering Halmstads kommuns personalpolitiska riktlinje, Human Resources riktning vision 2020, antogs av kommunfullmäktige 2009 och gäller under åren 2010-2014. Arbetet med en förnyad personalpolitisk riktlinje har startat och involverar både chefer, medarbetare och fackliga organisationer. Sedan 2009 har Halmstads kommun presenterat ett antal personalnyckeltal i kommunens års-, delårs- och personalredovisning. Behovet av att se över nyckeltalen har framförts och en arbetsgrupp har fått i uppdrag och arbetat fram förslag på ny modell för personalredovisning och förslag på nya nyckeltal. Från och med 2011 tilldelas varje förvaltning inom Halmstads kommun medel om 200 kronor per tillsvidare- och visstidsanställd. Förvaltningarna får fördela medlen efter verksamhetens behov, insatserna behöver inte omfatta alla medarbetare. Förvaltningarna kan fokusera på vissa enheter, yrkesgrupper, åldersgrupper etc. Målet ska vara att arbeta med en långsiktig och genomtänkt strategi kring hälsa på arbetsplatsen. 2
Halmstads kommun erbjuder därutöver: Hälsofrämjande och förebyggande insatser på organisation, grupp och individnivå via kommunens företagshälsovård (enligt den ambitionshöjning som tidigare beslutats i KS) Prenumeration till den webbaserade hälsoapplikationen Formgivaren. Formgivaren är ett livsstilsprogram som bland annat erbjuder hälsoanalys med feedback, hälsoartiklar och hälstester samt verktyg och funktioner för hälsoinspiratörer och chefer. Dessutom läggs varje månad, här ett nytt nummer av tidningen Hälsoinspiratören. Kommunrabatter vid olika gym, SATS, Träningskompaniet, Friskis & Svettis och ACTIC. Personalföreningen Hjärtat arrangerar egna aktiviteter till exempel körsång, quiz-kvällar, personalkvällar, resor med mera. De erbjuder också olika subventionerade biljetter till kultur- och idrottsevenemang med mera. Möjlighet till träning i Rådhusets gym som är öppet för alla kommunanställda. Träningen är helt gratis och företagshälsovårdens ergonomer/sjukgymnaster instruera innan träning. Utbildade hälsoinspiratörer inom flera förvaltningar. Rökfri arbetstid. Varje förvaltning och bolag avsätter därutöver medel till hälsofrämjande aktiviteter inom ordinarie budget. Enligt beslut i kommunstyrelsens personalutskott (KS 2013/0274) ska varje förvaltning i sin verksamhetsplan presentera hälso- och arbetsmiljömål med aktiviteter inom ordinarie budget, med centrala medel och via företagshälsovården. Uppföljning av genomförda insatser sker i verksamhetsberättelsen året efter. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs en gång per år. En stor majoritet av arbetsgivare erbjuder friskvårdsbidrag till gymkort etc. Ur attraktivitetsavseende är detta en bra satsning men fakta visar att en hög andel som erbjuds friskvårdsbidraget inte utnyttjar detta. För att förbättra hälsokulturen i en organisation behövs ledningens stöd, en inledande behovsanalys, en hälsoprocess som synkroniseras med verksamheten i övrigt och regelbunden uppföljning. Till detta kan läggas insatser för ett hälsofrämjande ledarskap 1. Dessutom kan en hälsosam kultur stödja individens hälsoförbättring genom att erbjuda riktad fysisk aktivitetet på arbetstid, införa rökförbud på arbetsplatsen osv. Inom Halmstads kommun är målet att hälso- och arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del av verksamhetens vardag och utveckling. Arbetet ska bedrivas på både kort och lång sikt. Målet är att förena en väl fungerande verksamhet med ett långsiktigt hållbart arbetsliv. 1 Källa: Goetzel RZ och Ozminkowski RJ. The health and cost benefits of work site health-promotion programs. Annual Review of Public Health. 3
För att skapa hållbara resultat ska man planera insatserna utifrån uppsatta mål. Målen ska vara behovsstyrda och utgå från kommunens vision och personalpolitiska program. Steg två är att förankra ett hälsostrategiskt arbetssätt på ledningsnivå. Steg tre är att implementera (inspirera och motivera) ett hälsostrategiskt arbetssätt hos medarbetarna. Till stöd för förvaltningar och bolag ska det via företagshälsovården finnas kompetensresurser för information och utbildning i hälsostrategiskt arbetssätt. Stadskontoret gör bedömningen; att det pågår ett arbete med en förnyad personalpolitisk riktlinje att det pågår ett arbete med en ny modell för personalredovisning att det finns en långsiktig strategi kring hälsa och arbetsmiljö inom Halmstads kommun Att fastställa hur sjukfrånvaron påverkas av olika insatser tar tid vilket innebär att effekten av genomförda aktiviteter måste följas under flera år framåt. Stadskontoret föreslår därför att motionen om friskvård och arbetsmiljö avslås. Konsekvenser Att avslå motionen innebär inga förändringar av Halmstads kommuns sätt att arbeta med frågan om motion, friskvård och arbetsmiljö. Ärendets beredning Inom kommunen Stadskontoret har berett ärendet. Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet kommer att behandlas i Cesam den 24 mars 2014. Lista över bilagor 1. Protokollsutdrag KS 29 2. Motion om friskvård och arbetsmiljö För Stadskontoret Fredrik Geijer Kommunchef Karin Åhström Personalchef 4
1(1) Tjänsteskrivelse 2014-05-27 Diarienummer: SE 2014/0025 Version: Beslutsorgan: Enhet: Gunni Heland, Christel Rehmark E-post: Telefon: Anmälningsärende 2014-06-09 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att lägga anmälningsärendet till handlingarna. Ärendet Kommunrevisorernas revisionsberättelse för år 2013, KF 32 1