Fysik- & astronomibiblioteket Styrgruppen Protokoll Sammanträde nr 2008:1 2008-02-20 Närvarande ledamöter Leif Jönsson, professor, ordförande, Fys. institutionen Kristina Lindgren, bibliotekarie, sekreterare Lars Montelius, prefekt, Fysiska institutionen, fr.o.m. 5 Ingemar Lundström, univ. lektor, Inst. för astronomi Leif Lönnblad, professor, Inst. för teoretisk fysik Adjungerad: Britt-Marie Hansson, Ekonom, Fys. Inst. fr.o.m. 5 Frånvarande ledamöter Ärende Dnr Beslut 1 Mötets öppnande Mötet öppnas 2 Dagordningens godkännande 2 Dagordningen godkänns 3 Utseende av justeringsperson 3 Styrgruppen utser Leif Lönnblad 4 Protokoll från föregående sammanträde 4 Protokollet godkänns och läggs till handlingarna 5 Meddelande 5 Rapport från biblioteksnämnden NFAK Nämndens uppdrag (bilaga 1) Fakultetens uppdrag till biblioteksenheterna inom Nfak (bilaga 2) Förslag till nya fördelningsprinciper (bilaga 3) Diskussion och beslut Leif rapporterar från Biblioteksnämndens senaste möte. Nämndens förslag till nya fördelningsprinciper som ska gälla fr.o.m. 2009 diskuteras. Styrgruppens förslag är att biblioteksnämnden förutom de modeller nämnden redan föreslagit som alternativ, även undersöker en model där förutom HÅS ingår antal forskarstuderande. 6 Ekonomi Bokslut 2007 (bilaga 4) Budget 2008 (bilaga 5) 6 Bokslut och budget godkänns. 7 Personalfrågor 7 Kristina Lindgren kommer att vara föräldraledig fr.o.m. 10 mars. Cajsa Andersson går in som vikarie under tiden. 8 LUP status och framtid 8 Statistik på inlagda poster i LUs publikationsdatabas redovisades. Tidsbrist tillät endast kort diskussion om framtida strategier. 9 Övrigt 8 Inget övrigt 10 Nästa möte 10 Styrgruppen sammankallas vid behov 11 Mötets avslutande 11 Mötet avslutas Ordförande Leif Jönsson Sekreterare Justeras
Kristina Lindgren Leif Lönnblad
FÖRSLAG 07-09-14 Naturvetenskapliga fakulteten Biblioteksnämnden Precisering av biblioteksnämndens uppdrag I fakultetens beslut att inrätta en biblioteksorganisation (MN A9 104/2001) ges biblioteksnämnden i uppdrag att inkomma med förslag till en precisering av nämndens uppgifter. Nämnden föreslår följaktligen att den skall: Ha ett ordinarie möte per termin samt ytterligare möten vid behov. Fördela resurser från fakulteten till respektive fakultetsbibliotek. Inhämta och granska en budget för respektive fakultetsbibliotek samt sammanställa dessa. Inhämta och granska ett halvårs- respektive helårsbokslut för respektive fakultetsbibliotek samt sammanställa dessa. Göra en verksamhetsberättelse och en verksamhetsplan för, och i samverkan med, respektive fakultetsbibliotek samt sammanställa dessa i ett för fakulteten gemensamt dokument. På anmodan överlämna bokslut och övrig efterfrågad information till biblioteksdirektionen. Utse representanter i SEM-gruppen och biblioteksrådet. Ur befintlig bibliotekspersonal utse en samordnare, som har till uppgift att informera från arbetsgrupper samt att sammankalla biblioteksföreståndarna till informationsmöten. Agera för att fakultetens krav på biblioteksenheterna uppfylls.
Bilaga 2 Fakultetens uppdrag till biblioteksenheterna inom Naturvetenskaplig fakultet Institution som har biblioteksenhet gemensam med annan institution och/eller annan fakultet ska samverka. Varje biblioteksenhet skall: säkerställa att aktuellt bestånd av monografier och periodika (böcker och tidskrifter) katalogiseras och registreras i lokal katalog (OPAC). vara öppet, bemannat och tillgängligt för användare inom och utom universitetet minst 30 h/vecka under terminstid. Utanför terminstid kan öppethållandet vara reducerat. fjärrlån IN till användare knutna till respektive biblioteksenhet samt fjärrlån UT från egen samling till andra bibliotek. tillse att relevanta bibliografiska databaser och e-tidskrifter köps in och synliggörs. ha en egen uppdaterad hemsida. tillhandahålla läsplatser, datorer med tillgång till LUB-nätverkets elektroniska tjänster samt utskriftsmöjligheter. bestå av minst två bibliotekarier varav en bibliotekschef med budget- och personalansvar. Vidare skall ämneskunnig personal knytas till biblioteket. svara för personalens kompetensutveckling och deltagande i LUB-nätverket. vara ett kostnadsställe. Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader skall kunna utläsas ur redovisningen. bevaka att budgeterade medel från fakulteten används för biblioteksverksamheten. ledas av en styrgrupp bestående av prefekten/erna eller den/de som prefekten sätter i sitt ställe samt bibliotekschefen.
Fördelning av biblioteksmedel 2008 Budget 2008 Biblioteken i budget 2008 7 014 000 Biologiska biblioteket 1 784 000 Katalogisering 570 000 Fysiska biblioteket 1 114 000 Biblioteksdirektionen 257 000 Geobiblioteket 1 009 000 Friköp av tjänst 60 000 Kemicentrums bibliotek 1 189 000 Reserv 50 000 Matematiska biblioteket 981 000 Totalt att fördela 6 077 000 6 077 000 Att fördela med lön som bas 3 038 500 Att fördela med studenter som bas 3 038 200 Fördelning utan minibelopp Fördelning med minibelopp 900 000 930 000 950 000 1 000 000 Andel HÅS HÅS Andel lön Lön Totalt Biologiska biblioteket 32,2% 978 397 35,0% 1 062 260 2 040 657 2 022 581 1 994 207 1 975 291 1 928 002 Fysiska biblioteket 17,3% 525 661 18,3% 555 134 1 080 794 1 072 560 1 057 514 1 047 483 1 022 405 Geobiblioteket 16,1% 489 199 13,4% 405 944 895 142 900 000 930 000 950 000 1 000 000 Kemicentrums bibliotek 15,4% 467 929 24,5% 745 040 1 212 969 1 181 859 1 165 279 1 154 226 1 126 593 Matematiska biblioteket 19,0% 577 315 8,9% 269 819 847 134 900 000 930 000 950 000 1 000 000 Från andra institutioner 2006: Från annan fakultet 2006: Biologiska biblioteket 1 150 000 0 Fysiska biblioteket 753 000 1 052 000 Geobiblioteket 100 000 592 000 Kemicentrums bibliotek 89 000 778 000 Matematiska biblioteket 499 000 780 000 6 076 696 6 077 000 6 077 000 6 077 000 6 077 000
UPPFÖLJNING BIBLIOTEKET 2007 HUVUDBIBLIOTEKET Katalogisering Fysik Teoretisk fysik Astronomi Hela biblioteket Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet 156131 00300, 301 Aktivitet Aktivitet 156142-00 001 N-fak 156142-00 002 T-fak Summerat 156142-00 400 156142-00 200 156142-00 100 Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Fakultetsmedel 1 091 000 1 093 059 700 000 700 000 1 791 000 1 793 059 475 000 500 000 2 266 000 2 293 059 Bidrag till hyra LTH 0 0 0 Omfördelning fak medel -380 005-379 880-245 482-245 484-625 487-625 364 484 885 485 806 57 001 56 982 83 601 83 575 0 999 Fjärrlån 15 251 8 637 9 749 5 522 25 000 14 159 25 000 14 159 Övriga intäkter 3 050 976 1 950 624 5 000 1 600 5 000 1 600 Bidrag från institutionerna 0 800 000 801 000 325 010 275 000 1 369 399 1 369 625 2 494 409 2 445 625 Summa intäkter 729 296 722 792 466 217 460 662 1 195 513 1 183 454 475 000 500 000 1 284 885 1 286 806 382 011 331 982 1 453 000 1 453 200 4 790 409 4 755 442 99% 99% 99% 100% 87% 100% 99% Löner 585 255 515 627 374 136 345 700 959 392 861 327 460 000 490 533 190 000 58 462 44 805 34 744 176 000 186 766 1 830 197 1 631 832 Hyra 400 000 455 706 275 000 275 000 917 000 917 000 1 592 000 1 647 706 Univ. O. Områdes 100 664 92 243 64 351 58 983 165 015 151 226 36 714 33 660 7 706 7 064 209 435 191 950 Inst. Gem 12 876 14 599 8 231 9 332 21 107 23 931 34 136 33 445 55 243 57 376 Avskrivn. Inredning 1 503 961 2 464 47 028 44 564 47 028 47 028 Tidskrifter & böcker 5 895 3 962 9 857 550 000 532 236 49 500 28 540 330 000 480 025 929 500 1 050 658 Fjärrlån 18 301 13 415 11 699 8 577 30 000 21 992 30 000 21 992 Div. Omkostnader 12 201 27 358 7 799 13 749 20 000 41 107 15 000 4 731 30 000 36 479 5 000 6 309 30 000 728 100 000 89 354 Summa kostnader 729 297 670 640 466 216 441 264 1 195 514 1 111 904 475 000 495 264 1 287 878 1 194 552 382 011 351 657 1 453 000 1 584 519 4 793 403 4 737 896 92% 95% 93% 104% 93% 92% 109% 99% Resultat 52 152 19 398 71 550 4 736 92 254-19 675-131 319 17 546 Utgående kapital -22 972-35 749-58 721 8 143 7 867-16 976-50 584-110 271 2008-02-08 Britt-Marie Hansson
BUDGET BIBLIOTEKET 2008 Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet 156142-00 001 156142-00 002 156142-00 400 156142-00 301 156142-00 300 156142-00 200 156142-00 100 63% 15% 22% Huvudbibl Katalogisering Fys inst bibliotek Fysik Teor fys bibl Astronomi bibl Hela biblio- Varav Natfak Tekn fak hela natfak Natfak Tekn fak hela Nat fak Natfak teksverks. Natfak Tekn fak Fakultetsmedel 1 114 000 700 000 1 814 000 1 814 000 570 000 2 384 000 1 684 000 700 000 Omfördelning fak medel -360 321-226 414-586 735-586 735 237 812 226 414 464 226 54 048 68 461 0 0 0 Fjärrlån 12 282 7 718 20 000 20 000 20 000 12 282 7 718 Bidrag från institutionerna 240 000 560 000 800 000 321 532 1 389 839 2 511 371 1 951 371 560 000 Summa intäkter 765 961 481 304 1 247 265 1 247 265 570 000 477 812 786 414 1 264 226 375 580 1 458 300 4 915 371 3 647 653 1 267 718 Löner 592 474 372 291 964 765 964 765 555 000 37 267 15 971 53 238 46 080 181 300 1 800 383 1 412 121 388 262 Lokalkostnader 150 000 350 000 500 000 275 000 917 000 1 692 000 1 342 000 350 000 Univ. O. Områdes 113 304 71 196 184 500 184 500 3 150 7 350 10 500 195 000 116 454 78 546 Inst. Gem 29 477 18 523 48 000 48 000 900 2 100 3 000 51 000 30 377 20 623 Avskrivn. Inredning 13 500 31 500 45 000 45 000 13 500 31 500 Tidskrifter & böcker 262 495 354 993 617 488 49 500 330 000 996 988 641 995 354 993 Fjärrlån 15 353 9 647 25 000 25 000 25 000 15 353 9 647 Div. Omkostnader 15 353 9 647 25 000 25 000 15 000 10 500 24 500 35 000 5 000 30 000 110 000 75 853 34 147 Summa kostnader 765 961 481 304 1 247 265 1 247 265 570 000 477 812 786 414 1 264 226 375 580 1 458 300 4 915 371 3 647 653 1 267 718 61,41% 39,00% 30% 70%