SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Gemensamma nämnden FM 2013-12-17 1 (1) Plats och tid Skånehuset 13:15 Beslutande Leif Rülf Leif G Nilsson Ersättare Gunnar Elvingsson Cecilia Eklund Övriga närvarande Stefan Bengtsson P-O Blomqvist Håkan Nilsson Peter Lindgren Leif Persson Peter Zerpe Ann-Margret Hampe Gunilla Juhlin Henrik Stagnell Utses att justera Leif G Nilsson Justeringens tid och plats Kansli & samordning Sekreterare... Paragrafer Gunnel Olsson 23-29 Ordförande Leif Rülf Justerare Leif G Nilsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag. Styrelse/Nämnd Gemensamma nämnden FM 2013-12-17 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kansli & samordning Underskrift... Gunnel Olsson
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Gemensamma nämnden 2013-12-17 GN 23 Informationsärenden Änr GN 2013/17 Tillägg med en bilaga till Gemensamma nämndens avtal enligt bilaga - presenteras av Stefan Bengtsson. Handlingsplan AV-utrustningsavtalet presenteras av Peter Lindgren Besked idag 2013-12-17 att Kammarrätten avslår AB Bäckaskog Media överklagan, vilket innebär att Gemensamma nämnden kan tckna avtal med Lovenbright Systemintegration AB om 10 dagar (2013-12-27) Säkerhetsplan upplägg presenteras av Peter Zerpe Flyttfrågor redogjordes av Stefan Bengtsson. Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Gemensamma nämnden 2013-12-17 GN 24 Redovisning av delegeringsbeslut Änr GN 2013/18 Beslut Godkänna och lägga redovisningarna till handlingarna. FM organisationens förslag till Gemensamma nämnden Godkänna och lägga redovisningarna till handlingarna. Redovisning av delegeringsbeslut till Gemensamma nämnden Tilldelning av FM leverantör Tilldelning av Bokningssystem Komplettering av delegeringsbeslut ovan Tilldelning av Bokningssystem, Fischer & Kern A/S Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Gemensamma nämnden 2013-12-17 GN 25 Anställning av internservicepersonal från Region Skåne Änr GN 2013/23 Beslut Anställa Sara N Cardling, Zandra Malmberg, Bengt Andersson, Oskar Åkesson och Anders Nordqvist fr o m 2014-02-01 vid Internserviceenheten i Kristianstad kommun. Sammanfattning Kristianstads kommun och Region Skåne har kommit överens via separat avtal om att genomföra en personalövergång från Region Skåne till Kristinastad Kommun med placering i Internserviceenheten under GN fr o m 2014-02-01. Receptionisterna Sara N Cardling och Zandra Malmberg IS teknikerna Bengt Andersson och Oskar Åkesson Vaktmästare Anders Nordqvist De har accepterat anställningserbjudandet från Kristianstad kommun. FM organisationens förslag till Gemensamma nämnden Anställa Sara N Cardling, Zandra Malmberg, Bengt Andersson, Oskar Åkesson och Anders Nordqvist fr o m 2014-02-01 vid Internserviceenheten i Kristianstad kommun. Beslutsunderlag FM enhetens tjänsteutlåtande 2013-12-04 Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (2) Gemensamma nämnden 2013-12-17 GN 26 Inrättande av Husråd i kommun- och regionhuset Änr GN 2013/25 Beslut Tillsätta från Kristianstads kommun kommunledningskontor Koncernstödsavdelningschefen som Huschef och Internservicechefen som representant i Husrådet. Att ge uppdrag åt Huschefen att organisera och starta upp Husrådet i Rådhus Skåne senast 2014-02-28. Sammanfattning Husrådet får till uppgift att göra fortlöpande avstämningar av arbetsplatsgemensamma frågor för alla med kommun- och regionhuset som arbetsplats. Husrådet är ett organ som ligger utanför arbetsmiljö- /skyddsorganisationen. Den gemensamma nämnden blir mottagare av de behov som kräver en utveckling av den gemensamma arbetsplatsen. Husrådet föreslås få följande sammansättning; En representant för gemensamma nämnden som Huschef En representant för vardera förvaltning i kommunen respektive regionen som har verksamhet i huset Representanter från huvudskyddsombud för kommun-och regionhuset Samordningsansvarig för arbetsmiljöfrågor på det gemensamma arbetsstället En representant från fastighetsförvaltaren En representant från Intern Service Minst en av förvaltningsrepresentanterna från kommunen respektive regionen ska ha HR-kompetens. Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (2) Gemensamma nämnden 2013-12-17 Arbetsformer och uppbyggnad av husrådets verksamhet i övrigt överlämnas till ett första konstituerande möte. FM organsationens förslag till Gemensamma nämnden Tillsätta från Kristianstads kommun kommunledningskontor Koncernstödsavdelningschefen som Huschef och Internservicechefen som representant i Husrådet. Att ge uppdrag åt Huschefen att organisera och starta upp Husrådet i Rådhus Skåne senast 2014-02-28. Beslutsunderlag FM enhetens tjänsteutlåtande 2013-12-04 Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (2) Gemensamma nämnden 2013-12-17 GN 27 Sammanträdesdagar för Gemensamma nämnden 2014 Änr GN 2013/26 Beslut Godkänna sammanträdesdagar för Gemensamma nämnden för 2014. Sammanfattning Underlag för Gemensamma nämndens sammanträdesdagar för 2014. Förslag till Gemensamma nämnden Följande sammanträdesdagar föreslås för Gemensamma nämnden för 2014 Klockan Utskick av kallelse 2014-02-13 kl 15.00 2014-02-06 2014-04-30 kl 13.15 2014-04-23 2014-06-18 kl 13.15 2014-06-11 2014-09-25 kl 13.15 2014-09-18 2014-12-12 kl 13.15 2014-12-05 Gemensamma nämndens ordförande kan besluta om ändrade mötestider och extra möten senast en vecka innan aktuell mötestid. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 2014-12-04 Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (2) Gemensamma nämnden 2013-12-17 Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (5) Gemensamma nämnden FM 2013-12-17 GN 28 Verksamhetsplan och budget för 2014 Änr GN 2013/27 Beslut Besluta godkänna verksamhetsplan med budgetram för Gemensamma nämnden 2014. Ärendet Övergripande mål Under 2014 skall den gemensamma nämnden för fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster (GN) och Facility Management organisation (FM) planera, förbereda, införa FM verksamheten samt lämna avtalad FM service för hyresgästerna i Rådhus Skåne under 2014. Delmål under 2014 1. Bemanna en permanent FM organisation 2014-02-01 2. Genomför inflyttning av inventarier och hyresgäster senast 2014-03-31 3. Slutför funktionsbeskrivningarna med regelverk 4. Fakturera hyresgästerna enligt en betalningsmodell 5. Lämna service enligt avtal till hyresgästerna 6. Genomför kvartalsvis uppföljning av levererad service, kostnader, antal hyresgäster mm Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (5) Gemensamma nämnden FM 2013-12-17 7. Utvärdera den fasta servicekostnaden och justera den fasta servicekostnaderna som är avtalad med hyresgästerna samt sätt den fasta servicekostnaden för 2015 före 2014-11-01 Organisation Gemensamma nämnden för fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster nämnden skall bestå av minst 2 ledamöter och 2 ersättare Innebärande att en ledamot och en ersättare utses av respektive part. valbarhetsvillkoren skall vara uppfyllda (d v s ledamot skall vara folkbokförd i Kristianstads kommun och fyllda 18 år) Kristianstads kommun (i egenskap av värdkommun) utser ordförande och vice ordförande, vice ordförande efter förslag från Region Skåne Kristianstads kommun Ordförande Leif Rülf ersättare Gunnar Elvingsson Region Skåne Vice ordförande Leif G Nilsson ersättare Cecilia Eklund Facility Management organisation (FM) FM organisationen ligger under Gemensamma nämnden för fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster men organisatoriskt som en Internserviceenhet under kommunledningskontoret med följande bemanning En arbetsledare 4 st receptionister 3st IS tekniker 3st Vaktmästare 3st Kopieringstekniker Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (5) Gemensamma nämnden FM 2013-12-17 Förslag på budgetram för gemensamma nämnden 2014 Poster kostnad kr Intäkter kr 1. Personal och adm. kostnader 6000 a) 2. Inventarier kostnader 7766 a) 3. FM tjänster 3333 a) 4.Personal och administrationskostnader 1800 b) 5. Utgifter tryckeriet 3400 b) 6. Arbetsplatskostnader tryckeriet 150 b) Summa 22449 22449 Intäkter a) Intäktssidan skall balansera kostnadssidan enligt följande 2600kr x 671 arbetsplatser b) Intäktssidan skall balansera kostnadssidan genom priser/kopia som kommer att var oförändrade under 2014 Detalj budget Utarbetas genom Kommunledningskontorets ekonomicontrollerenhet under januari månad detta redovisas tillsammans med årsredovisning för 2013 på Gemensamma nämndes möte 140213 Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (5) Gemensamma nämnden FM 2013-12-17 Förklaring till budgetposterna 1. Personal och administration FM 1 st arbetsledare 4st Receptionister 3st IS tekniker 3st Vaktmästare 3st Kopieringstekniker Köpta tjänster av Ekonomi, HR mm Kompetensutveckling av personalen 2. Inventarierkostnader Alla kostnader för inventarier som Rådhus Skåne har inrett med. 3. FM tjänster kostnader Alla kostnader för de FM tjänsterna som levereras i Rådhus Skåne 4. Personal och administration Tryckeriet 3st Kopieringstekniker Köpta tjänster av Ekonomi, HR mm Kompetensutveckling av personalen Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (5) Gemensamma nämnden FM 2013-12-17 5. Utgifter tryckeriet Alla kostnader utom personal för tryckeriet så som papper, maskiner och serviceavtal mm 6. Arbetsplatskostnader tryckeriet Tryckeriet i Skånehuset kommer att belastas med en arbetsplatskostnad på 50 000 kr/person. Sammanfattning Förslaget beskriver förslag på verksamhetsplan och budgetram för gemensamma nämnden under 2014. FM organisationens förslag till Gemensamma nämnden Besluta godkänna verksamhetsplan med budgetram för Gemensamma nämnden 2014. Beslutsunderlag FM-enhetens tjänsteutlåtande 2013-12-04 Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Gemensamma nämnden FM 2013-12-17 GN 29 Nästa sammanträde Beslut Nästa sammanträde med Gemensamma nämnden - torsdagen den 13 februari 2014 klockan 15.00 på Bånken. Justerarens signatur