DNR: KS2017/87/06. Upphandling av dokument- och ärendehanteringssystem - drift- och servicenämnden KS2017/87/ (2) Kommunstyrelsen

TJÄNSTESKRIVELSE Datum DNR: KS2017/87/06 Sida 2018-05-08 1 (2) Kommunstyrelsen Upphandling av dokumentoch ärendehanteringssystem - drift- och servicenämnden KS2017/87/06 Förslag till beslut 1. Sunne kommun godkänner, som samverkande part i den gemensamma driftsoch servicenämnden den redovisade inriktningen för krav och kriterier inför upphandling av dokumentoch ärendehanteringssystem och är fortsatt intresserade av att delta i upphandlingen och samverka kring drift och förvaltning i enlighet med föreslagen finansieringsmodell. 2. Sunne kommun anser att det är rimligt att man kan avstå medverkan efter upphandling om kostnaden blir 10 % högre än nuvarande kostnad, som är 240 tkr per år, då det inte finns budgeterade medel för en sådan fördyring. 3. Sunne kommun förordar att driftsoch servicenämnden åtar sig uppdraget att tillhandahålla dokumentoch ärendehanteringssystem med tillhörande tjänster i form av förvaltning, drift och support till samverkande parter inom nämnden. 4. Sunne kommun ser det som nödvändigt att löpande uppgradera systemet för att inte ligga mer än max 2 versioner bakom av systemleverantören senast levererad version. Nya versioner ska finnas först i en testmiljö som därför ska ingå i upphandlingen.. Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Verksamhetsstöd 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Verksamhetsstöd Kvarngatan 4 0565-160 06 direkt gunilla.nystrom@sunne.se 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne Page 1 of 30 0565-160 01 fax

Sida 2 (2) Sammanfattning av ärendet Karlstad kommun har genom driftsoch servicenämnden erbjudit övriga samverkande parter i nämnden att delta i upphandling inför nytt dokumentoch ärendehanteringssystem. Genom att upphandla i den gemensamma nämndens namn finns möjlighet att samverka kring andra tjänster så som drift och förvaltning. Kommunstyrelsen har 2017-03-21 förklarat sitt intresse för att delta i den gemensamma upphandlingen genom drift- och servicenämnden. Slutgiltigt förslag skall lämnas senast 15 juni 2018. Utredning av ärendet En förutsättning för att samverka på det sätt som beskrivs är att en tillräckligt stor andel av nämndens parter säger ja till förslaget och att driftsoch servicenämnden sedan formellt accepterar att ta åt sig uppdraget. Kvartal 1 har samtliga parter förutom Hammarö kommun sagt ja att delta i en sådan samverkan under förutsättning att man får ta del av de driftsoch förvaltningskostnader som presenteras av Karlstad kommun och att upphandlingsunderlaget godkänns. De parter som accepterar och godkänner översända underlag och har för avsikt att delta i upphandlingen kommer att få information i juni om vilka uppgifter som behöver kompletteras. Genomförandetid hos respektive part skall planeras. En gemensam bild av genomförandet är viktig för att undvika missförstånd och felaktiga förväntningar. Beslutsunderlag Kommunchefens tjänsteskrivelse, 2018-05-09 Underlag för slutligt ställningstagande inför upphandling (DSN-2016-14) Kommunstyrelsen, 2017-03-21 86 Berit Westergren Kommunchef Gunilla Nyström Kommunsekreterare Beslutet skickas till: marie.edwinson@karlstad.se Page 2 of 30

Från: Marie Edwinson <marie.edwinson@karlstad.se> Skickat: den 2 maj 2018 21:40 Till: Anna Bryntesson; Annett Laurin; anneva.karlsson@saffle.se; Catrin Marsell; cecilia.hurtig@kil.se; Cecilia Sjödén; Christina Olsson; Erika Norqvist; Gunilla Nyström; Johnny Lövgren; Lennart Aronsson; Maj-Britt Westlund; Maritha Lundström; Peter Eskebrink; Sandra Norsell Kopia: Carina Wiberg; kommunledningskontoret; Linda Moss; Gunnar Kartman; Nils Safferson; christina.lech@torsby.se; asa.sjolin@liv.se; johan.akerman@arvika.se; marcus.liniver@kristinehamn.se; Lina Bryske-Morin; Rakel Salomonsson; Susanne Jonsson Ämne: Underlag för slutligt ställningstagande inför upphandling (DSN-2016-14) Bifogade filer: 1. Underlag slutligt beslut för samverkande parter 180427.pdf; 2. Skakrav inför upphandling nytt dokumentoch ärendehanteringssystem.pdf; 3. Utvärderingsmodell inför upphandling nytt dokumentoch ärendehanteringssystem.pdf; 4. Designdokument v1.1 inför upphandling av dokumentoch ärendehanteringssystem.docx; 5. Finansieringsmodell inför upphandling av dokumentoch ärendehanteringssystem.xlsx; 6. Förslag till beslutstext inför upphandling dokumentoch ärendehanteringssystem.docx Hej alla kontaktpersoner, Översänder underlag för varje samverkande parts slutliga ställningstagande om att delta i upphandling av nytt dokumentoch ärendehanteringssystem inom ramen för den gemensamma driftsoch servicenämnden. Jag skickar underlaget direkt till er som kontaktpersoner så får ni se till att skicka det vidare internt för registrering på aktuellt ärende i respektive organisation. Jag har försökt sammanfatta förutsättningarna i dokumentet Underlag slutligt beslut. Där framgår att vi vill ha era svar senast den 15 juni. Skulle tro att de flesta har sina kommunstyrelsemöten tidigt i juni så det finns möjlighet att hantera på juni-mötet. Hör gärna av er snarast om detta inte fungerar. Följande dokument bifogas: 1. Underlag slutligt beslut samverkande parter 180427 2. Skakrav inför upphandling 3. Utvärderingsmodell inför upphandling 4. Designdokument som beskriver teknisk miljö 5. Finansieringsmodell inför upphandling 6. Förslag till beslutstext Ni har alla genom ert första beslut redan sagt ja till att delta i upphandlingen så det beslut ni nu behöver ta handlar om att godkänna inriktningen utifrån den krav och kriterier som redovisas samt ta ställning till om ni är fortsatt intresserade av att delta utifrån den kostnadsfördelning som anges i finansieringsmodellen. Samtliga parter som avser att delta bör redan nu även besluta att man förordar driftsoch servicenämnden att åta sig uppdraget, eftersom det är så samverkansavtalet är utformat. Page 3 of 30

I bifogat förslag till beslutsformulering finns förslag på dessa formuleringar. Om ni bestämmer er för att inte delta vill vi ha ett beslut som tydligt anger att ni avstår från fortsatt deltagande i upphandlingen. När vi fått alla svar och ser hur många som är intresserade av att vara med har vi underlag för att ta ställning till om det är aktuellt att samverka inom ramen för driftsoch servicenämnden. Det är bara att höra av sig om något är oklart. Vänliga hälsningar Marie Marie Edwinson stadsjurist/projektledare Kommunledningskontoret Karlstads kommun 651 84 Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 E-post: marie.edwinson@karlstad.se Telefon: 054-540 10 15 Mobil: 070-683 49 09 Webb: karlstad.se Page 4 of 30

of 30 DNR: KS2017/87/06

FINANSIERINGSMODELL FÖR NYTT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERINGS NS maj 2018 Fördelningsnyckel Kommunstorlek Exempel Startkostnad Licens och UH kostnader 4 300 000 6 år 716 667 per år Systemdrifts kostnader Licenskostnader (avrundat och preliminärt uppskattat) Förvaltning kostnader VM Arbetsplats/telef on/resor/utb Utvecklings kostnader 550 000 720 000 1 500 000 200 000 200 000 Redundant drift Från leverantör 2 st förvaltare Första året 1 Projektledare och 1 Förvaltare övriga kostnader förvaltare Gemensam pott Page 13 of 30

Projektledare intern IT Införande kostnader 6 månader 20 % 700 ksek 70 ksek Engångskostnad 70 ksek Page 14 of 30

of 30 DNR: KS2017/87/06

SSYSTEM Antal kommuner Total kostnad 30% 70% 3 170 000 951 000 2 219 000 15 Page 16 of 30

Arvika Eda Filipstad Forshaga Grums Hagfors Karlstad Kil Kristinehamn Munkfors Storfors Sunne Säffle Torsby Årjäng Page 17 of 30

of 30 DNR: KS2017/87/06

30% 70% fördelat lika per kommun fördelat efter storlek Page 19 of 30

951 000 2 219 000 Procentuellt invånare Totalkostnad för ingående 63 400 219 317 9,9% 282 717 63 400 71 770 3,2% 135 170 63 400 92 259 4,2% 155 659 63 400 96 392 4,3% 159 792 63 400 76 290 3,4% 139 690 63 400 100 315 4,5% 163 715 63 400 759 266 34,2% 822 666 63 400 99 330 4,5% 162 730 63 400 207 675 9,4% 271 075 63 400 31 466 1,4% 94 866 63 400 34 058 1,5% 97 458 63 400 113 009 5,1% 176 409 63 400 131 595 5,9% 194 995 63 400 102 436 4,6% 165 836 63 400 83 824 3,8% 147 224 Page 20 of 30

951 000 2 219 000 100% 3 170 000 Page 21 of 30

Begrepp Systemdriftskostnader Kort begreppsbeskrivning Kostnader för drift av system, support, underhåll och servicefönster - beredskap - Testmiljö Kalkylen är baserad på en redundant lösning som ger möjlighet att underhålla driftsmiljön, och genomföra servicefönster under drift - om systemet medger detta. Licenser Kostnad för Licenser, och Support och Underhållsavtal Kapitaltjänstkostnad Förvaltningkostnader VM (Vidmakthållande) Arbetsplats - telefon/resor/ utbildningskostnader Utvecklingskostnader Finansiella kostnader relaterade till investering Kostnader för Förvaltning och Utveckling av Ärendehanteringssystemet Kostnader för arbetsplats/telefon/utbildning/nätverksträffar och resor för förvaltare Kostnader för utveckling av nya funktioner/tjänster. Vilka utvecklingsaktiviteter som genomförs beslutas av förvaltningsorganisationen Övrigt Total kostnad Övriga kostnader som inte innefattas under annat Samtliga kostnader för att erbjuda Tjänsten Ärendehanteringssystem Page 22 of 30

Kommentarer Beställningskompetens, Ekonomi- och administrationsstöd, IT -säkerhet, Incidenthantering, Ändringshantering, Test- utvecklingsmiljö, Infrastruktur, nät och kommunikation, Behörighet och åtkomst hantering Utifrån leverantör, uppskattad och preliminär kostnad Personalkostnader, utbildning, resor, kostnader relaterade till förvaltningsaktiviteter - Kalkylen är beräknad för 2 st förvaltare Kostnader för utveckling nya funktioner/tjänster i system och hantering av önskemål om ny funktionalitet. Här kan projektkostnader ingå. Ex. konto/provisionering idp etc Page 23 of 30

Hela Värmland Befolkning Hela Värmland Exkl. Hammarö och LIV Kommun Totalt Kommun Totalt Arvika 26 054 Arvika 26 054 Eda 8 526 Eda 8 526 Filipstad 10 960 Filipstad 10 960 Forshaga 11 451 Forshaga 11 451 Grums 9 063 Grums 9 063 Hagfors 11 917 Hagfors 11 917 Hammarö 15 725 Hammarö 15 725 Karlstad 90 198 Karlstad 90 198 Kil 11 800 Kil 11 800 Kristinehamn 24 671 Kristinehamn 24 671 Munkfors 3 738 Munkfors 3 738 Storfors 4 046 Storfors 4 046 Sunne 13 425 Sunne 13 425 Säffle 15 633 Säffle 15 633 Torsby 12 169 Torsby 12 169 Årjäng 9 958 Årjäng 9 958 Värmlands län 279 334 Värmlands län Exkl. Hammarö 263 609 Page 24 of 30

Hela Värmland + LIV Exkl. Hammarö Procent Kommun + LIV Totalt Procent 9,9% Arvika 26 054 7,4% 3,2% Eda 8 526 2,4% 4,2% Filipstad 10 960 3,1% 4,3% Forshaga 11 451 3,2% 3,4% Grums 9 063 2,6% 4,5% Hagfors 11 917 3,4% Hammarö 15 725 34,2% Karlstad 90 198 25,5% 4,5% Kil 11 800 3,3% 9,4% Kristinehamn 24 671 7,0% 1,4% Munkfors 3 738 1,1% 1,5% Storfors 4 046 1,1% 5,1% Sunne 13 425 3,8% 5,9% Säffle 15 633 4,4% 4,6% Torsby 12 169 3,4% 3,8% Årjäng 9 958 2,8% 100,0% LIV 90 198 25,5% Med LIV exkl. Hammarö 353 807 100,0% Page 25 of 30

Prisberäkning för Systemdrifttjänst Prisberäkning för Systemdrifttjänst Nytt ÄHS redundant miljö PPROD Priser med d 2018-04-05 Nytt ÄHS TEST miljö Teknisk tjänst Antal a' pris/år Pris/år Kommentar Teknisk tjänst Antal Server:Virtuell - CPU 20,0 900 18 000 Server:Virtuell - CPU 10,0 Server:Virtuell - RAM 32,0 1 400 44 800 Server:Virtuell - RAM 16,0 Server:Fysisk - CPU 1 500 0 Server:Fysisk - CPU Server:Fysisk - RAM 4 000 0 Server:Fysisk - RAM Server:Fysisk Appliance 1 500 0 Server:Fysisk Appliance Lagring&Backup:Lagring 1 460,0 30 43 800 Lagring&Backup:Lagring 730,0 Lagring&Backup:Backup 4 818,0 12 57 816 Lagring&Backup:Backup 2 409,0 Integration:Baseline 24 000 0 Integration:Baseline Integration:Snapshot Connector 1 000 0 Integration:Snapshot Connector Integration:FTP 1 000 0 Integration:FTP Integration:LDAP 5 000 0 Integration:LDAP Integration:Webservice 700 0 Integration:Webservice Applikation:Paketerad 6 500 0 Applikation:Paketerad Applikation:SSO 3 000 0 Applikation:SSO Web:HTTP 1,0 900 900 Web:HTTP Web:HTTPS 1,0 2 000 2 000 Web:HTTPS Databas:SQL 10,0 1 500 15 000 Databas:SQL 5,0 Databas:SQLDelad 1 0 Databas:SQLDelad Databas:Oracle 4 0 Databas:Oracle Databas:mySQL 1 000 0 Databas:mySQL Domino:Dedicerad 30 000 0 Domino:Dedicerad Domino:Delad 35 000 0 Domino:Delad Åtkomst:VPN - System 1,0 1 000 1 000 Åtkomst:VPN - System 1,0 Åtkomst:Slutanvändaråtkomst Portal 1,0 6 000 6 000 Åtkomst:Slutanvändaråtkomst Portal 1,0 Åtkomst:Leverantörsåtkomst 1,0 400 400 Åtkomst:Leverantörsåtkomst 1,0 Tilläggskostnad:Tilläggskostnad 1 0 Tilläggskostnad:Tilläggskostnad VDC? Nej 189 716 SEK/år VDC? Nej Page 26 of 30

Tillägg Taktiskt tillägg (VM) 3,0 53 757 Taktiskt tillägg (VM) 3,0 Operativt tillägg 3,08% 95 048 Operativt tillägg 1,58% Tillägg Totalt 338 521 SEK/år Totalt Not empty 28 210 SEK/mån Not empty Kommentar Redundant PROD milj App/WEB 2*(2 CPU + 4 GB) + 320 GB disk SQL DB 2*(2 CPU + 12 GB) + 1140 GB disk Total kostnad redundant PROD miljö 338 521 Total kostnad TEST miljö 199516 538 037 Kommentar App/web 2 CPU + 4 GB + 160 GB disk SQL DB 2 CPU + 12 GB RAM + 570 GB disk Page 27 of 30

Priser med d 2018-04-05 a' pris/år Pris/år Kommentar 900 9 000 1 400 22 400 1 500 0 4 000 0 1 500 0 30 21 900 12 28 908 24 000 0 1 000 0 1 000 0 5 000 0 700 0 6 500 0 3 000 0 900 2 000 1 500 7 500 1 0 4 0 1 000 0 30 000 0 35 000 0 1 000 1 000 6 000 6 000 400 400 1 0 97 108 SEK/år Page 28 of 30

53 757 48 651 199 516 SEK/år 16 626 SEK/mån Page 29 of 30

Sid 1(1) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Karlstad 2018-04-30 Marie Edwinson, 054-540 10 15, 070-6834909 marie.edwinson@karlstad.se Deltagande parter i driftsoch servicenämnden Förslag till beslutstext inför ställningstagande kring fortsatt deltagande i upphandling av dokumentoch ärendehanteringssystem 1. X kommun/landstinget i Värmland godkänner, som samverkande part i den gemensamma driftsoch servicenämnden den redovisade inriktningen för krav och kriterier inför upphandling av dokumentoch ärendehanteringssystem och, är fortsatt intresserade av att delta i upphandlingen och samverka kring drift och förvaltning i enlighet med föreslagen finansieringsmodell. 2. Kommunen förordar att driftsoch servicenämnden åtar sig uppdraget att tillhandahålla dokumentoch ärendehanteringssystem med tillhörande tjänster i form av förvaltning, drift och support till samverkande parter inom nämnden. Karlstads kommun Webbplats karlstad.se E-post karlstadskommun@karlstad.se Organisationsnr 212000-1850 Postadress Karlstads kommun 651 84 Karlstad Besöksadress Kontaktcenter Västra Torggatan 26 Telefon 054-540 00 00 Page 30 of 30 Fax 054-18 34 10 Bankgiro 405-2213