TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ulrick Hultman 2018-03-16 KS 2018/0162 0480-45 00 28 Kommunstyrelsen Svar på revisorernas granskningsrapport av Kalmar kommuns inköpsprocess Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta kommunledningskontorets yttrande som sitt och överlämna det till kommunens revisorer som svar på granskningsrapporten av inköpsprocessen. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har EY genomfört en granskning av inköpsprocessen i kommunstyrelsen och servicenämnden. Syftet med granskningen har varit att bedöma kommunstyrelsens och servicenämndens styrning, ledning och uppföljning av inköpsprocessen. Sammanfattningsvis konstaterar revisorerna följande: Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen kan stärka sin styrning, kontroll och uppföljning av kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet. Revisorerna redovisar sju iakttagelser som grund för sin bedömning och lämnar åtta rekommendationer som man vill ha svar på. Sju av rekommendationerna är riktade mot kommunstyrelsen och en rekommendation är riktad mot servicenämnden. Yttrande Utifrån de av revisorerna identifierade förbättringsområdena redovisas nedan svar, och i förekommande fall åtgärd, i anslutning till respektive rekommendation. 1. Rekommendation: Föreslå kommunfullmäktige att besluta om en upphandlingspolicy som tydliggör mål, vision och ansvarsfördelning för upphandlingsverksamheten. Kommunledningskontoret Kontorsledning Tel 0480-45 00 00 vx Fax ulrick.hultman@kalmar.se
KS 2018/0162 2 (4) Svar: Kommunfullmäktige fattade i december 2017 beslut om en ny upphandlingspolicy som innehåller mål och vision för upphandlingsverksamheten. I revisionsrapporten påtalas att ansvarsfördelningen mellan servicenämnden och kommunstyrelsen bör tydliggöras. I oktober 2017 fattade kommunstyrelsens arbetsutskott beslut att skicka ett parlamentariskt framtaget förslag på ny organisation inför mandatperioden 2019-2022 på remiss till kommunala nämnder och majoritetsägda bolag. I förslaget ingår att upphandlingsenheten förs från serviceförvaltningen till kommunledningskontoret. Som en konsekvens av den genomförda granskningen föreslås i organisationsutredningen att överföringen av upphandlingsenheten genomförs redan fr.o.m. 1 april 2018 så att både ansvar och samordning hamnar på samma nämnd och förvaltning. Utöver detta behöver en översyn göras kring ansvarsfördelningen och hur denna beskrivs i reglemente och rutiner speciellt mellan kommunstyrelsen och övriga nämnder. 2. Rekommendation: Besluta om riktlinjer för direktupphandling. Svar: Det finns en handledning i verksamhetshandboken för direktupphandling som är beslutad av kommundirektören. I revisionsrapporten påtalas att kommunstyrelsen inte beslutat om några riktlinjer för direktupphandling. Handledningen för direktupphandling är en del av den processbeskrivning som finns i verksamhetshandboken för inköp och upphandling. I både upphandlingspolicy och processbeskrivningen för inköp och upphandling framgår att upprättade avtal skall användas i första hand innan direktupphandling kan bli aktuellt. Handledningen kommer att uppdateras och tas upp för beslut i kommunstyrelsen. 3. Rekommendation: Se över möjligheten att inför varje verksamhetsår överlämna kommunens upphandlingsbehov till kommunens inköpsenhet. Svar: I revisionsrapporten påtalas möjligheten att underlätta planeringen för upphandlingsenheten genom att låta övriga nämnder lämna in nämndens aktuella upphandlingsbehov för kommande verksamhetsbehov. Ett uppdrag kommer att ges där syftet är att komplettera aktuella rutiner och anvisningar så att detta blir en del i nämndernas årliga arbete med internbudget och verksamhetsplan. 4. Rekommendation: Inom arbetet med intern kontroll överväga risker som kan kopplas till inköps- och upphandlingsprocessen. Svar: Utöver reglemente för intern kontroll finns en framtagen riktlinje för intern kontroll. Respektive nämnd skall identifiera riskerna utifrån kommunens ledningsprocesser, huvudprocesser, stödprocesser och fem riskkategorier (omvärldsrisk, verksamhetsrisk, legal risk, IT-risk och risker i rapportering). Det är flera nämnder som inte identifierat upphandlings- och inköpsprocessen som en risk och därmed inte identifierat några kontrollmoment. Ett uppdrag kommer att ges där respektive nämnd skall se över sina riskbedömningar och sina internkontrollplaner/kontrollmoment med avseende på upphandlingsoch inköpsrutiner.
KS 2018/0162 3 (4) 5. Rekommendation: Säkerställa att direktupphandlingar dokumenteras i enlighet med gällande lagstiftning. 6. Rekommendation: Säkerställa att inköp som överskrider det lagstadgade tröskelvärdet konkurrensutsätts i enlighet med gällande lagstiftning. Svar rekommendation 5 och 6: De genomförda stickprovskontrollerna i revisionen visar att efterlevnaden av rutiner och regelverk måste förbättras. För att uppnå detta kommer förvaltningarnas ledningsgrupper att samlas för utbildning/genomgång av aktuella rutiner och regelverk. I förvaltningarna är det flera medarbetare (chefer, projektledare, uppdragstagare m.fl.) som berörs och behöver känna till aktuella rutiner och regelverk. En planering kommer att ske för att genomföra utbildningar före dessa medarbetare (eventuellt även s.k. NANO-utbildningar) samt även säkerställa så att berörda nyanställda får information/utbildning om aktuella rutiner och regelverk inom området. Nämnderna har i sina delegationsordningar olika formuleringar inom upphandlings- och inköpsområdet. En översyn kommer att genomföras för att få en enhetlig hantering av delegationer inom upphandlingsområdet. 7. Rekommendation: Stärka återrapporteringen avseende inköp- och upphandlingsprocessen. Svar: I verksamhetshandboken finns en process för inköp och upphandling men processen saknar beskrivningar för hur en återkommande uppföljning och rapportering av processen skall ske. Ett uppdrag kommer att ges där processen för inköp och upphandling kompletteras med rutin/anvisning för återkoppling till kommunstyrelsen. 8. Rekommendation: Säkerställa att servicenämnden lever upp till uppdraget att samordna kommunens upphandlingar. Svar: Denna rekommendation är riktad till servicenämnden och servicenämnden har vid sitt möte den 28 februari svarat att ett uppdrag bör ges där beskrivning och ansvarsfördelning tas fram för upphandlingsenheten i relation till vilket upphandlingsarbete som sker på andra förvaltningar. Denna åtgärd krävs även efter en överföring av upphandlingsenheten till kommunstyrelsen (se rekommendation nr 1 ovan). Svaren ovan är framtagna i samarbete mellan förvaltningschefen för kommunledningskontoret, upphandlingschefen på serviceförvaltningen, strategen för ekologisk hållbarhet på kommunledningskontoret och verksamhetsutvecklaren på kommunledningskontoret. Utifrån rekommendationerna och svaren kommer arbete fortsätta med följande åtgärder och aktiviteter. 1. En översyn skall göras kring ansvarsfördelningen för inköp och upphandling och hur denna beskrivs i reglemente och rutiner speciellt mellan kommunstyrelsen och övriga nämnder. 2. Handledningen för direktupphandling uppdateras till en riktlinje och beslutas i kommunstyrelsen. 3. Ett uppdrag ges där syftet är att komplettera aktuella rutiner och anvisningar så att lämnande av upphandlingsbehov för kommande
KS 2018/0162 4 (4) verksamhetsår blir en del i nämndernas årliga arbete med internbudget och verksamhetsplan. 4. Ett uppdrag ges där respektive nämnd skall se över sina riskbedömningar och sina internkontrollplaner/kontrollmoment med avseende på upphandlings- och inköpsrutiner. 5. Förvaltningarnas ledningsgrupper kommer att samlas för utbildning/genomgång av aktuella rutiner och regelverk inom området. 6. En planering kommer att ske för att genomföra utbildningar (eventuellt även s.k. NANO-utbildningar) för berörda medarbetare. 7. Ett arbete kommer att genomföras för att säkerställa så att berörda nyanställda får information/utbildning om aktuella rutiner och regelverk inom området. 8. En översyn kommer att genomföras för att få en enhetlig hantering av delegationer inom upphandlingsområdet. 9. Ett uppdrag kommer att ges där processen för inköp och upphandling kompletteras med rutin/anvisning för återkoppling till kommunstyrelsen. 10. Ett uppdrag kommer att ges där upphandlingsenhetens roll, uppgifter och ansvar förtydligas och där en ansvarsfördelning tas fram i relation till vilket upphandlingsarbete som sker på andra förvaltningar. En arbetsgrupp är bildad för att arbeta vidare med, och hålla ihop genomförandet av, ovanstående åtgärder och aktiviteter. Arbetsgruppen består initialt av förvaltningschefen på kommunledningskontoret, upphandlingschefen, chefen för projektenheten, fastighetschefen och verksamhetsutvecklaren på kommunledningskontoret. Ulrick Hultman Verksamhetsutvecklare Bilagor Granskningsrapport Protokollsutdrag servicenämnden
UTDRAG 1 (2) Sammanträdesdatum 2018-02-28 Servicenämnden 16 Revision - Granskning av kommunens inköpsprocess Dnr SFN 2018/0065 Handlingar Förvaltningens skrivelse 2018-02-19 Granskning av inköpsprocessen Bakgrund Ernst & Young AB har på uppdrag av Kalmar kommuns förtroendevalda revisorer granskat kommunstyrelsen och servicenämnden. Granskningen syftar till att bedöma kommunstyrelsens och servicenämndens styrning, ledning och uppföljning av inköpsprocessen. Efter granskningen rekommenderar revisorerna servicenämnden att säkerställa att de lever upp till uppdraget att samordna kommunens upphandlingar. Yttrande I förslag till ny organisation 2019 2022 flyttas servicenämndens ansvar för upphandling till kommunstyrelsen. I revisionsrapporten görs tolkningen av gällande reglemente att alla upphandlingar ska samordnas av upphandlingseneheten. Om reglementet uppfattas så och överförs till kommunstyrelsen så finns det ändå behov av att förtydliga eftersom många upphandlingar i dagsläget inte samordnas av upphandlingsenheten på serviceförvaltningen, exempelvis fastighets- och infrastrukturupphandlingar. Ett uppdrag bör därför ges där beskrivning och ansvarsfördelning tas fram för upphandlingsenheten i relation till vilket upphandlingsarbete som sker på andra förvaltningar. Överläggning Efter att revisionen presenterats av Kristina Lindstedt ajourneras mötet. När mötet återupptas yrkar Johanna Petersson (C) bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg: - Servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att revidera sin interna kontrollplan för att på ett bättre sätt säkerställa uppföljningen i Anslaget på kommunens anslagstavla den 9 mars 2018
2 (2) Servicenämnden UTDRAG Beslut Sammanträdesdatum 2018-02-28 förvaltningens inköpsprocess. Den reviderade kontrollplanen ska presenteras senast under april månads nämndsammanträde. Servicenämnden beslutar att anta förvaltningens yttrande och överlämna det till kommunens revisorer samt kommunstyrelsen. Servicenämnden ger också förvaltningen i uppdrag att revidera sin interna kontrollplan för att på ett bättre sätt säkerställa uppföljningen i förvaltningens inköpsprocess. Den reviderade kontrollplanen ska presenteras för servicenämnden senast under april månads nämnsammanträde. Sekreterare Marcus Kindahl Justeras Johanna Petersson ordförande Elsa Berg