Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset 11 april 2017 kl. 08:30-12.00 Beslutande Lars Rosander, C Åke Nilsson, KD Åke Bergh, M Rosie Folkesson, S Tomas Söreling, S Övriga deltagande Lars Rönnlund, kommunchef 87, 89 Lars Lundgren 87 Britt Idensjö, sekreterare Utses att justera Rosie Folkesson Underskrifter Paragrafer 87-95 Sekreterare Ordförande Justerande. Britt Idensjö. Lars Rosander. Rosie Folkesson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslags uppsättande 2017-04-12 Datum för anslags nedtagande 2017-05-06 Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Britt Idensjö 1
Ärendelista Val av protokolljusterare samt godkännande av dagordning 87 Lägesrapport vattenfrågor 88 Motion från Lizette Wästerlund och Mikael Lång, båda S, om barn- och ungdomsperspektiv 2016/132 89 Möte med styrgruppen för LUPP 90 Granskning av upphandling Hultsfreds kommun 2017/44 91 Ombudgetering Mimerparken 2017/59 92 Förslag till reviderad folkhälsoplan - förlängd svarstid 2017/40 93 Regional ANDT-strategi - förslag 2017/60 94 Årsredovisning och revisionsberättelse för Samordningsförbundet 2016 2017/62 95 Anmälningsärenden 2017 2017/4 2
KSAU 87/2017 Dnr 2017/ Lägesrapport vattenfrågor Beslut Arbetsutskottet har mottagit informationen och ärendet får återkomma när nödvattenplanen är klar. Avdelningschef Lars Lundgren, VA och renhållning informerar om vattenläget i kommunen. En nödvattenplan är under framtagande och kommer att presenteras framöver. På kommunens hemsida finns information om hur man kan spara vatten: http://osk.hultsfred.se/kategori/invanare/vatten-avlopp-invanare/sparavatten/. Kommunchefen har tidigare fått uppdrag av arbetsutskottet 215/2016 att se över hanteringen av vattenfrågor vilket nu sköts av avdelningschefen. Avdelningschefen 3
1(2) KSAU 88/2017 Dnr 2016/132 003 Motion från Lizette Wästerlund och Mikael Lång, båda S, om barn- och ungdomsperspektiv Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslår kommunfullmäktige anse motionen besvarad genom följande: 1. Styrgruppen för LUPP får ett uppdrag att ta fram förslag på hur dialoger mellan förtroendevalda och unga kan genomföras samt att kommunstyrelsens arbetsutskott bjuds in till kommande ungdomsforum. 2. Med anledning av att barnkonventionen blir lag från 1 januari 2018 föreslås att styrgruppen för LUPP bevakar motionens intentioner vad gäller policy och beaktande i beslut. En avrapportering föreslås ske till kommunstyrelsens arbetsutskott senast juni 2018. Sammanfattning Motion om barn- och ungdomsperspektiv har tagits fram där förslag om att barnkonventionen ska beaktas i beslut samt ta fram en policy för barn och ungdomar. Fullmäktigeledamöterna Lizette Wästerlund och Mikael Lång, båda S, har 2016-10-11 lämnat in en motion om barn- och ungdomsperspektiv. I motionen noteras att med tanke på att FN:s barnkonvention kommer bli svensk lag den 1 januari 2018 så ligger det även på Hultsfreds kommun att säkerställa barns och ungdomars intressen i kommunala frågor. I motionen yrkas därför att kommunen tar fram en barn- och ungdomspolicy för att säkerställa att barns och ungdomars perspektiv alltid tas tillvara och beaktas i beslut, såväl på politisk nivå som på tjänstemannanivå. Vidare föreslås att kommunen inrättar ett forum där barn och unga regelbundet får möjlighet att delta i diskussion och uttrycka sina åsikter. Kommunfullmäktige remitterade motionen till kommunstyrelsen för beredning. Arbetsutskottet beslutade /2016-11- att ge kommunkansliet i uppdrag att ta fram ett förslag till svar på motionen. 4
2(2) Kommunicering har skett med Lizette Wästerlund via telefon och Mikael Lång via mejl för att säkerställa motionens intentioner. Kommunkansliet har lämnat förslag till svar på motionen. Det lämnas med förslag till beslut enligt följande: Med anledning av att barnkonventionen blir lag från 1 januari 2018 föreslås invänta vilken påverkan och effekt den kommer att få ute i kommunerna. Detta gäller då motionens punkter om att ta fram en policy och hur barn och ungdomars perspektiv. Vad gäller dialog mellan förtroendevalda och unga föreslås att detta arbete kan påbörjas direkt om fullmäktige väljer att så ska ske. Där föreslås då att styrgruppen för LUPP får uppdraget att komma med förslag på hur detta skulle kunna ske. Motion från Lizette Wästerlund och Mikael Lång, båda S Kommunfullmäktige 103/2016 Kommunstyrelsens arbetsutskott 221/2016 Tjänsteskrivelse från kommunkansliet 2017-04-03 Kommunfullmäktige 5
KSAU 89/2017 Möte med styrgruppen för LUPP Beslut Arbetsutskottet beslutar att möte med styrgruppen för LUPP ska ske kontinuerligt. Arbetsutskottet har tidigare beslutat att bjuda in styrgruppen för LUPP. På mötet deltar ordförande Per-Inge Pettersson, Lennart Eklund, Tommy Svensson Pöder och Susanne Svenson. Styrgruppen redogör för olika arbetsinsatser och samverkan mellan kommunstyrelsen genom kultur och fritid, socialnämnden samt barn- och utbildningsnämnden. Efter ungdomsforum har de punkter som man tog med sig delats upp och arbete pågår med att se över möjligheterna att genomföra dem. Det var bland annat gratis busskort, psykisk ohälsa, föreläsning av brottsoffer, satsa på e-sport, börja senare på skoldagen, prao högstadiet, fler aktiviteter på Metropol och tydligare information vid händelser på skolan. På mötet föreslås att arbetsutskottet gärna ser att det sker kontinuerliga möten med styrgruppen och att även få inbjudan till ungdomsforum. Kommunstyrelsens arbetsutskott /2017 Styrgruppen för LUPP 6
1(2) KSAU 90/2017 Dnr 2017/44 Granskning av upphandling Hultsfreds kommun Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna förslaget till svar på revisionsrapporten. Sammanfattning Ekonomikontoret lämnar förslag till svar på granskning av upphandlingsverksamheten. De förtroendevalda revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av upphandlingsverksamheten. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. KSAU beslutade 65/2017 att ge uppdrag till ekonomikontoret att återkomma med förslag till yttrande senast 15 maj 2017. Kommentarer till rapportens bedömning mot kontrollmål 1. Revisionens skriver: Vi bedömer att det delvis finns en ändamålsenlig styrning och organisation inom kommunstyrelsen för upphandlings- och inköpsfrågor. Det saknas tydlig styrning avseende avtalsuppföljning och dokumentation av direktupphandlingar. Kommentar: Kommunfullmäktige antog 2015-03-30 upphandlingspolicy, riktlinjer för upphandling samt riktlinjer för direktupphandling. I riktlinjerna framgår att dokumentation av direktupphandlingar ska ske dels genom det digitala upphandlingsverktyget och dels i blanketten för direktupphandling. För att förtydliga vilka riktlinjer och rutiner som ska följas vid direktupphandling kommer ekonomikontoret att skicka ut information till berörda. Dessutom ska policy, riktlinjer samt blankett för att dokumentera direktupphandling göras mer tillgänglig på intranätet och kommunens hemsida. Uppföljning av direktupphandlingar ska göras av kommunens inköpssamordnare och inköpscentralen två gånger per år. 7
2(2) Avgörande för uppföljning är att dokumentation av direktupphandlingar görs. 2. Revisionen skriver: Vi bedömer att avtalet med Västerviks kommun i huvudsak följs. Dock har det enligt uppgift inte gjorts en utvärdering av samverkan. Kommentar: Utvärdering sker fyra gånger per år i referensgruppens möten. 3. Revisionen skriver: Vi har granskat tre upphandlingar med inriktning på formalia i upphandlingsprocessen. Utifrån granskningen av dokumenten så bedömer vi att upphandlingarna genomförs på ett ändamålsenligt sätt. Dock dokumenteras inte samtliga direktupphandlingar i enlighet med LOU och kommunens riktlinjer. Kommentar: Se kommentar under kontrollmål 1. 4. Revisionen skriver: Uppföljning av upphandlingar behöver systematiseras och ansvar behöver förtydligas. Kommentar: Uppföljning av pris, kvalitet och kvantitet görs löpande vid attest av fakturor. En gång om året görs kontroll av leverantörstrohet där det kontrolleras om avtal finns med de leverantörer kommunen gör inköp från. För att följa upp avtalstrohet behöver dock kontroll göras av vilka varor/tjänster som köps in från varje leverantör. Ekonomikontoret föreslår att stickprovskontroller av avtalstrohet görs två gånger per år. Upphandling av e-handelssystem genomförs under våren 2017 av samverkande kommuner inom upphandling. När e-handelssystem införs kommer större möjligheter att finnas för att följa upp avtalstroheten. Revisorernas granskning av upphandling Hultsfreds kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott 65/2017 Kommunstyrelsen 8
KSAU 91/2017 Dnr 2017/59 Ombudgetering Mimerparken Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att investeringsprojektet Mimerparken, med en budget på 2 500 tkr, tidigareläggs till hösten 2017 istället för som planerat 2018. Sammanfattning Tidigareläggning av iordningsställande av Mimerparken i Hultsfred. Investeringsprojektet Mimerparken med ambitionen att försköna gamla Hagadalsparken genom planteringar, nya vattenspeglar, uppsnyggning av bäcken, vattenmiljöåtgärder, ny belysning med mera ligger i investeringsbudgeten 2018. Projektering har skett under hösten 2016 och våren 2017 och är i princip klar för att gå ut på upphandling. Projektering har kunnat ske tidigare än planerat genom arbetet med Hultsfreds makeover. Vidare finns det en möjlighet att under 2017 söka LOVA-bidrag för vattenmiljöåtgärderna som är planerade och en ansökan är inskickad till Länsstyrelsen. Om ett sådant bidrag beviljas kan det även möjliggöra att nuvarande budget på 2 500 tkr även räcker till upprustning av befintliga broar, räcken och att andra materialval kan användas för att försköna ytterligare i parken. Det finns även en stor efterfrågan på att åtgärder i projektet Hultsfreds makeover påbörjas så snart som möjligt för att fortsätta det försköningsarbete som påbörjats genom bl.a. boendet i Mimerhuset. Mimerparken är då det naturliga nästa steget. ÖSK begär därför att investeringsbudget för projektet tidigareläggs till 2017 istället för 2018. Tjänsteskrivelse om ombudgetering Kommunstyrelsen 9
KSAU 92/2017 Dnr 2017/40 019 Förslag till reviderad folkhälsoplan - förlängd svarstid Beslut Arbetsutskottet beslutar om förlängd svarstid till 30 augusti istället för som tidigare 15 maj för reviderade folkhälsoplanen. Bakgrund Under 2016 har en ny folkhälsoplan framtagits av folkhälsosamordnare och en arbetsgrupp med representanter från barn- och utbildningsförvaltningen, socialförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltning. Folkhälsoplanen innefattar ett fokuserat arbete på tre delmål utifrån de nationella målområden för folkhälsa i Sverige. Folkhälsoplanen följer också den folkhälsopolitiska planen för Kalmar län. Tidigare beslut Arbetsutskottet har tidigare beslutat översända förslaget på remiss till nämnder, bolag och förbund med svarstid senast 15 maj 2017. Önskemål har framfört från barn- och utbildningschef Per Theorin och socialnämndens ordförande Per-Inge Pettersson om att få förlängd svarstid för att eventuellt kunna göra ett gemensamt yttrande. Regional ANDT-strategi Med mycket kort svarstid har en regional ANDT-strategi skickats till kommunen vilken nu är ute på snabbremiss hos nämnderna. Även denna kan ses som ett underlag till den lokala folkhälsoplanen. Dock ska yttrande över den regionala planen sändas in så snart som möjligt i maj. Detta kommer att ske i kommunstyrelsen 9 maj. Till dess ska arbetsutskottet ha fått in underlag för att kunna lämna ett förslag till kommunstyrelsen 9 maj. Förslag om förlängd svarstid Berörda 10
KSAU 93/2017 Dnr 2017/60 Regional ANDT-strategi - förslag Beslut Arbetsutskottet beslutar att ärendet får återkomma när det är aktuellt för yttrande. Inlämningstiden för yttrande över Regional ANDT-strategi till arbetsutskottet är 24 april 2017. Med mycket kort svarstid har en regional ANDT-strategi skickats till kommunen vilken nu är ute på snabbremiss hos nämnderna. Även denna kan ses som ett underlag till den lokala folkhälsoplanen. Dock ska yttrande över den regionala planen sändas in så snart som möjligt i maj. Detta kommer att ske i kommunstyrelsen 9 maj. Till dess ska arbetsutskottet ha fått in underlag för att kunna lämna ett förslag. Remiss över regional ANDT-strategi Berörda förvaltningar 11
KSAU 94/2017 Dnr 2017/62 Årsredovisning och revisionsberättelse för Samordningsförbundet 2016 Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att för Hultsfreds kommun del godkänna årsredovisningen för 2016 samt att bevilja ansvarsfrihet för 2016. Sammanfattning Godkännande av årsredovisning samt beviljande av ansvarsfrihet för samordningsförbundet. Samordningsförbundet i Kalmar län har, i enlighet med lagen om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser (FinsamL) översänt årsredovisning för 2016, granskning av årsredovisning 2016 samt revisionsberättelse för 2016 till förbundsmedlemmarna. Förbundsmedlemmarna ska var för sig pröva frågan om årsredovisningen kan godkännas och om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet. När frågan om ansvarsfrihet har prövats ska samordningsförbundet få information om detta. Årsredovisning och revisionsberättelse för Samordningsförbundet 2016 Kommunstyrelsen 12
KSAU 95/2017 Anmälningsärenden 1. Bostadsförsörjningsplan Vimmerby kommun 2. Kallelse till föreningsstämma med Coompanion Kalmar län 3. Beslut från Högsby kommun om förlängning infrastrukturkansliet 4. Information om bibliotekets flytt 5. Nya företag 6. Migrationsverket informerar om brandskydd i lägenheter 13