Konsekvensbeskrivning vid förändringsarbete enligt AFS 21:1 8
Arbetsgång vid utförande av konsekvensbeskrivning 1. När ändringar i verksamheten planeras ska arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall. 2. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. 3. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. 4. Konsekvensbeskrivningen skall presenteras i samverkan och finnas med som bilaga till protokoll. (Ersätter MBL-förhandling enligt 11 och 19). 5. I rutinen Konsekvensbeskrivning avseende arbetsmiljön som följer på nästkommande sidor får du som ansvarig vägledning och råd för genomförande av konsekvensbeskrivning. 6. Du kan vända dig till personalkonsulterna och personalenheten för ytterligare information, råd och stöd. Bilagor: 1. Konsekvensbeskrivning avseende arbetsmiljön 2. Förändringar detta kan underlätta för individen 3. Blankett bedömning av risk vid förändring
Bilaga 1 Konsekvensbeskrivning avseende arbetsmiljön Bedömning av risker AFS 21:1* 8 : När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. 1. Riskbedömningen ska göras i planeringsskedet d.v.s. innan ändringarna genomförts. 2. Ändringar kan handla om personalneddragningar, nya arbetstider och arbetsmetoder, andra organisationsförändringar, om- och nybyggnation samt ny maskinell utrustning. Det ska alltså handla om ändringar som inte är en del av det dagliga, löpande arbetet. 3. Av AFS 21:1 4 framgår att arbetsgivaren ska ge arbetstagarna, skyddsombuden och elevskyddsombuden möjlighet att medverka i arbetet med riskbedömning. 4. Konsekvensbedömningen ska innehålla uppgifter om: - vilka ändringarna är - var ändringen ska genomföras - vilka arbetsgrupper som påverkas av ändringarna (grupper, yrken mm) - vilka risker för ohälsa eller olycksfall som dessa arbetstagare eller andra utanför den aktuella arbetsgruppen kommer att utsättas för 5. Följande generella arbetsmiljörisker ska bedömas, fler kan läggas till: - arbetsmängd - arbetsinnehåll - den sociala kontakten - stressfaktorn - utsatthet för våld och hot - arbetslokalernas anpassning för verksamheten Ange om arbetsmiljön förändras. Antingen kan situationen bli bättre eller vara oförändrad efter förändringen. Om arbetsmiljöproblem uppstår ska riskerna bedömas som allvarliga eller inte allvarliga. Åtgärdsplanen ska ge svar på följande frågor: Vilka åtgärder ska genomföras? När ska åtgärderna vara genomförda? Vem ser till att åtgärderna genomförs? 6. Mer information om riskbedömning kan fås genom Arbetsmiljöverkets broschyr Riskbedömning inför ändringar i verksamheten. Denna broschyr finns tillgänglig på Arbetsmiljöverkets hemsida. * AFS 21:1 är Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete
Bilaga 2 Förändringar detta kan underlätta för individen och arbetsplatsen Alla förändringar påverkar människor - ibland positivt, ibland negativt. Hur genomgripande förändringen är och i vilken livssituation människan befinner sig har stor betydelse, men hur en förändring genomförs har en avgörande inverkan på individens välbefinnande och hälsa. Följande synpunkter på genomförande är till för att underlätta för individen och för att behålla effektiviteten på arbetsplatserna. Arbetsmiljöverket påpekar att det ska göras en konsekvensanalys innan förändringen genomförs. Analysen ska handla om vilka effekter förändringen får. Fokus ska ligga på arbetsmiljön och personalens hälsa (se vidare punkt 7). Sammanfattning rekommendationer Hur blir det för mig? Detta är vanligen den första frågan de flesta ställer vid en förändring och helst vill ha besvarad så fort som möjligt. För att en förändring ska gå så smärtfritt som möjligt behövs följande: Tydlig, upprepad information om mål och tänkbara konsekvenser för verksamheten och medarbetares arbetsuppgifter. Chefer som är tillgängliga. Socialt stöd. Möjlighet till aktiv medverkan i förändringsarbetet. Individuell planering - utvecklingssamtal - personlig handlingsplan som följs upp Kunskap om hur förändringar brukar påverka arbetsklimat, reaktioner hos medarbetare och i arbetsgrupper Att förändringen får kosta personella stödresurser och är väl förberedd. Som stöd och hjälp till arbetsgivaren kan företagshälsovården anlitas. Om chefens egen situation ska förändras kan också personalenheten konsulteras. Före förändringen 1. Avsikten med förändringen Beslutsfattarna måste tydligt förklara varför förändringen ska genomföras. Vad vill man uppnå med förändringen? Vad har fungerat bra hittills? Vad har inte fungerat så bra? Vilka omvärldsfaktorer måste man ta hänsyn till? Vilka konsekvenser får förändringen för medarbetaren och verksamheten? Syftet med förändringen måste informeras om tydligt och upprepat.
2. En handlingsplan för genomförandet Handlingsplanen ska innefatta: vilka som kommer att beröras (ev. varsel), varför förändringen görs, information, när i tid olika moment kommer att genomföras, stödinsatser, hur människor ska kunna känna sig delaktiga, stödinsatser före - under och efter genomförandet, vad förändringen kommer att kosta i pengar och i insatser av olika funktioner. 3. Information Varför? Informationen ska syfta till att göra människor delaktiga förklara och berätta vad som är på gång berätta om vilka beslut som fattats skingra ovisshet undvika rykten och missförstånd undvika energibortfall När? vara överens om hur ofta. Ju osäkrare situation desto oftare. En gång/vecka vid samma tidpunkt kan underlätta. Information både före, under och efter en förändring. aldrig på en fredag (alla har inte någon att prata med över helgen) Hur? skriftlig muntlig upprepning Bäst är en kombination av skriftlig och muntlig information. Skriftlig - alla har fått samma information, muntlig - ge möjlighet till dialog, klara ut eventuella missförstånd. Hur informationen uppfattas kan kontrolleras på några olika sätt: skriftlig information läses igenom av några kritiska personer före ett utskick muntlig information. Genom att fråga mottagaren Hur uppfattade du det jag sagt? får budskapets sändare klarhet i hur budskapet mottagits. Av vem? trovärdig person. För att uppfattas som trovärdig av omgivningen måste informatören lämna exakt samma information vem han/hon än möter. Kunna stå för det man sagt och handla därefter. Till vilka? samtliga anställda Ingen information är också information. 4. Delaktighet Ju mer delaktig en person är i en förändring desto lättare kan det vara att acceptera den. Dessutom kan många konstruktiva förslag komma fram. På vilket sätt kan de anställda göras delaktiga i förändringsprocessen? Hur kan de delta i formulerandet av problem, olika alternativ till lösningar och genomförande?
5. Kunskap om hur förändringar påverkar människor Alla som på något sätt är berörda av en förändring bör få kunskap om hur förändringar brukar påverka arbetsklimat, vanliga reaktioner hos individer och grupper. Företagshälsovården är lämplig samarbetspartner. 6. Socialt stöd Delaktighet, information, kunskap om förändringar är tre viktiga hörnpelare. Utöver detta kommer: att cheferna är tillgängliga - någon som vågar dela vardagen och stå för besluten samt ge möjlighet till dialog att se till att arbetskamrater ges tillfälle att diskutera och stötta varandra att det finns andra stödpersoner hos vilka man kan dela sin oro för framtiden. Ex på sådana är företagshälsovårdens personal, personalkonsult, fackliga representanter, Arbetsförmedlingen att det finns en plan för vilka stödinsatser som kan användas t ex byte av arbete, avtalspension, möjligheter till studier, olika ekonomiska ersättningar att de chefer som kommer att meddela individen beslut om förändring av något slag upplever sig trygga i detta uppdrag 7. Personalhantering och personalutveckling Dessa insatser är utöver de som används i vardagsarbetet: Personalnämnden har avsatt en viss summa per år till kommunens hälsostrategi Vägar till häsla. Från den tillhörande verktygsboken kan man ansöka medel om det krävs något extra för att en individ ska kunna gå vidare i livet. Det är OK att beställa fler tjänster från företagshälsovården (utöver budget) när det gäller t.ex stödsamtal i samband med förändringar. För de som avslutar sin anställning finns möjlighet att göra en personprofilanalys, Thomasanalysen De grupper som varslats tillfrågas om man vill ha särskild ålderspension (gäller efter fyllda 6 år). Vid uppsägningar Hur själva uppsägningen går till kommer individen aldrig att glömma. Därför ska förberedelserna och själva samtalet vara väl genomtänkta. a) vem ska genomföra uppsägningssamtalet? b) behöver genomföraren få en utbildning i hur man sköter detta samtal? c) en chef som själv är berörd (= står inför en egen förändring där framtiden inte är löst) ska inte genomföra dessa samtal d) samtalet ska ske i lugn och ro utan störningar. Aldrig på en fredag. e) i själva samtalet ska det tydligt klargöras om uppsägningens grunder för att förhindra individualisering av problem, redovisas de åtgärder som kan underlätta att hitta ett annat arbete, lämnas namn och tider till stödpersoner samt en ny tid för nästa samtal med chefen, eftersom det dyker upp nya tankar och funderingar senare.
Efter förändringen Uppföljning av verksamheten och individen Om en konsekvensanalys är gjord av både politiker och respektive förvaltning blir det enkelt att följa upp förändringen både för arbetsgrupper och för individer. Individen: följa upp individen via ett samtal relativt kort tid efter förändringen. Vilka behov har de som arbetar kvar? Vad kan få dem att vilja stanna på arbetsplatsen efter genomförd förändring? Stämma av i en dialog och genomföra de satsningar man gemensamt kommer fram till.
Riskbedömning och åtgärdsplan för arbetsmiljön Planerad förändring: Närvarande: Enhet: Datum: KONSEKVENS om ohälsa eller skada inträffar SANNOLIKHET för ohälsa eller skada 1=Inte alls sannolikt (t.ex. en gång per 1 år) 1=Ingen/mycket liten 2=Lite sannolikt (t.ex. en gång om året) 2=Liten (t.ex. skada utan sjukskrivning) 3=Rätt så sannolikt (t.ex. en gång i månaden) 3=Kännbar (t.ex. kortare sjukskrivning, 1-14 dgr) 4=Sannolikt (t.ex. en gång i veckan) 4=Allvarlig (t.ex. längre sjukskrivning, 15-299 dgr) 5= Mycket sannolikt (t.ex. en gång per dygn) 5=Mycket allvarlig (t.ex. >3 dagars sjukskrivning, invaliditet, dödsfall) RISK (KxS=R) 1-2=Försumbar risk. Inga ytterligare åtgärder. 3-6=Låg/acceptabel risk. Ev. ingen åtgärd. 8-12=Medel/hög risk. Åtgärdas. 15-25=Mycket hög risk. Åtgärdas omedelbart. Arbetsplats Problemområde/arbetsmoment/risk Vad beror problemet/risken på? Konsekvens Sannolikhet Risk (KxS=R) Åtgärd Vad ska göras? Hur ska det göras? Utförare Klart när Uppföljning Risk efter åtgärd Underskrift chef Underskrift