Uppdaterad 2005-09-07 Lathund för studenter vid inläggning av uppsatser i Xerxes Xerxes: http://theses.lub.lu.se/undergrad/ INLÄGGNING AV UPPSATS I XERXES 1. Inloggning Gå in i Publicera i Xerxes i menyn till vänster och välj alternativet Login as author. Använd din StiL-identitet med lösenord. Har du problem med StiL-identiteten ska du vända dig till Student i Lund: www.student.lu.se Första gången du loggar in i Xerxes måste du registrera dig. För att därefter komma till inläggningsformuläret klickar du på Publishing area. Uppe till höger finns en navigationshjälp som visar var du är i inläggningsprocessen. Fetstil markerar var du är. Du kan alltid gå tillbaka till tidigare arbetssteg, genom att klicka på en rubrik i navigationshjälpen. Exempel: Start >> The publication >> Its author(s) >> Its subject >> Upload 2. Lägg in en ny uppsats / Redigera en redan inlagd uppsats Välj add a new document för att lägga in en ny uppsats i Xerxes. Om du vill kan du även redigera det du tidigare lagt in, men som ännu inte publicerats. Dessa hittar du under alternativen In preparation eller Submitted längst ner på sidan. Välj edit för att kunna redigera dem. Du behöver alltså inte skicka submit din beskrivning och uppsats till granskning direkt, utan kan återkomma flera gånger och redigera den information du matat in.
Samtliga medförfattare, till en uppsats som registrerats i Xerxes kan logga in med sina StiL-identiteter och göra redigeringar. 3. Beskrivning av uppsatsen Många av de uppgifter som ska läggas in i formuläret kan du kopiera och klistra in från din uppsatsfil. Du måste då vara medveten om att oönskade radbrytningar från den ursprungliga texten kan följa med. Det kan även bli problem med vissa tecken vid kopiering. Vi rekommenderar därför att du skriver om citattecken ( ), apostrofer ( ), tankestreck ( ) och liknande tecken istället för att kopiera in dem i formuläret. Publication type: Välj uppsatsnivå på uppsatsen ifrån listan. Title: Skriv titel på uppsatsen enligt mönstret: Huvudtitel : undertitel Date published: Ange året då uppsatsen är klar. Exempel: 2005 Document language: Välj språket som uppsatsen är skriven på från listan. Description or abstract: Lägg in en beskrivning av innehållet i din uppsats. Supervisor: Ange din handledares namn enligt följande mönster: Efternamn, Förnamn Om du har flera handledare anges detta på följande sätt: Efternamn1, Förnamn1; Efternamn2, Förnamn2 Publisher: Välj från listan den institution eller avdelning där du har skrivit uppsatsen. Keywords: Ange minst tre nyckelord. Tänk på följande: Nyckelord är avsedda för att hjälpa framtida sökare att hitta relevant information. Nyckelorden bör helst vara på svenska och engelska (Är uppsatsen skriven på annat språk bör du ange nyckelord på samma språk som uppsatsens). Välj i första hand nyckelord som redan används i Xerxes. Titta på liknande arbeten och se
vilka termer som förekommer. Du kan också titta på vilka ämnes-/nyckelord som används i andra databaser som Libris och Uppsök. En tumregel är att nyckelorden skrivs i plural obestämd form (exempel: kvinnor). Abstrakta termer böjs inte (exempel: feminism eller idrottspsykologi). Namn på personer bör skrivas med efternamnet först följt av komma och förnamn (exempel: Foucault, Michel eller Vygotskij, Lev Semenovic). Titta i Libris för att se hur namnen stavas där. Skriv in ett nyckelord per rad (alternativt en fras). Sätt inte ut skiljetecken mellan nyckelorden (om de inte ingår i frasen). Klicka på Save när du är klar. Om du har missat att fylla i något av de obligatoriska fälten markeras dessa med röda pilar. Du kan inte gå vidare förrän fälten är ifyllda och du har klickat på Save igen. När dina uppgifter sparats kommer du till en sammanfattning av de uppgifter som lagts in. Vill du ändra något kan du välja pilen Back (glöm inte att klicka på Save om du gör ändringar), annars fortsätter du med pilen Next. 4. Författarinformation Personen som har loggat in som author är alltid förhandsvald som författare. Om du har skrivit uppsatsen ensam fortsätter du direkt med Next-pilen. Om det finns en eller flera medförfattare till uppsatsen, väljer du Add author. Du letar lättast fram din medförfattare lättast genom User name (StiL-identiteten) eller Social security number (personnummer). Att söka upp medförfattare via för- och efternamn kan medföra att du får flera träffar. Det är då viktigt att du väljer rätt person. När du hittat din medförfattare måste du, om personen inte redan har registrerat sig i Xerxes vid ett tidigare tillfälle, välja alternativet register. Därefter kan du välja Add this person. Ibland hittar man inte medförfattarna i registret och då får man använda sig av alternativet register author not in directory. När du lagt till uppsatsens medförfattare, kan du även ändra den
ordning namnen presenteras i. Därefter går du vidare med Nextpilen. 5. Ämnesklassifikation I Xerxes används klassifikationer för att sortera uppsatserna ämnesvis. Uppsatserna kan därmed bläddras fram i en hierarkisk ämnesstruktur. En ämnesklassifikation ska beskriva innehållet i uppsatsen (observera att ämnesklassifikationen inte behöver vara detsamma som den institution du har läst på eller kursens namn). Välj en så smal beskrivning som möjligt. Om uppsatsen tar upp olika ämnen väljer du flera ämnesklassifikationer för att täcka upp alla relevanta aspekter. Listan på sidan redovisar de vanligast förekommande ämnesklassifikationerna som har använts vid din institution/avdelning (OBS om ingen avhandling har registrerats i ditt ämne saknas listan). Se dem som förslag men välj inte någon av dessa slentrianmässigt. Genom att klicka på Add classification kan du klicka dig igenom en ämneshierarki och se samtliga ämnesalternativ. De termer som är länkade (de blå) leder till smalare ämnesklassningar. Titta på vilka alternativ som finns innan du bestämmer dig. 6. Uppladdning av uppsatsfilerna Här laddar du upp filen med din uppsats. I huvudsak ska enbart pdffiler laddas upp. Kontakta ansvarig person för Xerxes på din institution om du är osäker på vad som gäller för just dig. Via knappen Bläddra letar du upp aktuell fil. I fältet Describe file namnger du länken (till exempel med huvudtiteln på uppsatsen) som kommer att leda till filen när den publiceras. Klicka därefter på Upload new document. Generellt sätt ska du bara ladda upp ett dokument. I undantagsfall kan du låta eventuella bilagor vara egna dokument. Det är då viktigt att du namnger dem på ett relevant sätt. Om du redan laddat upp en fil kan du ersätta den med en nyare version genom Manage versions. Om du laddar upp en ny fil kommer den att ersätta den gamla och få ett nytt versionsnummer (1.2, 1.3, etc.). Genom alternativet Delete file kan du ta bort uppladdade filer.
När uppladdningen är klar går du vidare med Next-pilen. 7. Redigera inläggningen eller skicka in den för publicering När uppladdningen av filer är klar kommer du tillbaka till startsidan. Där kan du nu se din registrering av uppsatsen samt tre alternativ (edit, delete och submit) som du kan välja mellan. Om du är klar med registreringen klickar du på submit. Uppsatsen kommer då att skickas för granskning vid din institution och därefter bli publicerad. Din rätt att redigera registreringen upphör därmed. Du får en bekräftelse på att din uppsats är submitted via din StiL-adress samt ett nytt e-postmeddelande, när registreringen är granskad och publicerad. Vill du arbeta vidare med beskrivningen eller ladda upp fler filer kan du välja alternativet edit. Du kan också logga ut ur Xerxes och återkomma för att redigera inläggningen vid ett senare tillfälle. Även eventuella medförfattare kan, om de är korrekt inlagda, logga in och redigera registreringen. Genom alternativet delete raderar du hela registreringen samt de uppladdade filerna ur Xerxes. ÄNDRA DIN PERSONINFORMATION När du är inloggad i Xerxes kan du via länken Edit your account redigera din personinformation. Härifrån kan du ändra din e-postadress, samt för- och efternamn. Är informationen felaktig bör du dock i första hand kontakta Student i Lund för att korrigera uppgifterna där. KONTAKTUPPGIFTER Frågor om publicering av uppsatser i Xerxes bör i första hand ställas till ansvarig person på respektive institution. Vid behov kan du även kontakta Xerxes-gruppen via e-post. E-post: xerxes-admin@munin.lub.lu.se