Risker och kontrollåtgärder vid Stockholms universitet Inom universitetets process för intern styrning och kontroll har ett femtiotal risker identiferats i riskanalysarbetet. Fyra riskområden värderades till hög risk och tjugoen riskområden värderades till medel risk. Här framgår exempel på hur universitetet arbetar med olika åtgärder för att begränsa hög- och medelriskerna. Innehållsförteckning/översikt över hög- och medelrisker Risk nr Risk Beskrivning av risken och bakgrund till värderingen Exempel på åtgärder som vidtas för att begränsa risken Riskvärdering 1. Forskning och utbildning "All forskning vid universitetet ska eftersträva att vara nationellt ledande och internationellt framstående." "Utbildningarna ska fortlöpande följas upp och prövas strategiskt i en sträva att uppnå högsta kvalitet och att tillgodose samhällets behov." 1.1.3 Ej tillräckligt systematiskt kvalitetsarbete inom utbildningen 1.1.4 Lågt ersättningsbelopp per helårsstudent och helårsprestation 1.1.5 Avhopp från studier under pågående utbildning Risk för att universitetets kvalitetsarbete på utbildningssidan inte är tillräckligt systematiskt. Exempelvis finns risk för brister i kvalitetssäkring, bl a avsaknad av processer, skriftliga rutiner. Även risk för avsaknad av krav på uppföljning. Risken kan i förlängningen leda till förlust av examensrätt. Risk för att såväl nationella som internationella studenter samt gästforskare väljer bort Stockholms universitet som lärosäte p g a svårigheter att få bostad. Risk att studenter i allt för hög utsträckning hoppar av studierna under pågående utbildning. Avhopp från studierna och låg genomströmning kan leda till sämre examensfrekvens och i förlängningen till minskade intäkter, negativ påverkan på utbildningskvaliteten mm. * Inrättande av Rebus, d v s rektors beredning för utbildningsutvärdering och system för kvalitetssäkring (Strategi 2015- * Central kvalitetsfunktion med operativt ansvar att samordna det universitetsgemensamma arbetet med kvalitetsfrågor * Förstärkt fokus på kvalitetsarbete och kvalitetshöjande projekt på områdesnivån * Utveckla och dokumentera universitetets kvalitetssäkringssystem för utbildning (Strategi 2015- * Via budgetunderlaget, som lämnas till regeringen årligen, framför universitetet förslag, bl a avseende finansiering * Kartlägg och analysa orsakerna till genomströmningsproblematiken. Fördjupad diskussion om vilka lösningarna kan vara. (Strategi 2015- * Utveckling av indikatorer för att förbättra möjligheterna till att kartlägga och följa upp genomströmningen. 1.1.6 Svag koppling mellan ämnen och ämnesdidaktik Svag koppling mellan ämnen och ämnesdidaktik kan påverka kvaliteten i utbildningen för lärarstudenter negativt. * Stärka samordningen mellan ämnen och ämnesdidaktik genom att t ex initiera samarbeten mellan ämnesdidaktiker och ämnesrepresentanter inom lärarutbildningarna (Strategi 2015-1.1.8 Svårigheter att få studentbostad och gästforskarbostad Risk för att såväl nationella som internationella studenter samt gästforskare väljer bort Stockholms universitet som lärosäte p g a svårigheter att få bostad. * Housing Office - bostadsservice till inresande internationella utbytesstudenter och gästforskare * Strategisk bostadsförsörjningsplan ska upprättas (Strategi 2015- * Styrdokument för bostadsuthyrningsverksamheten ska upprättas 1
1. 2. Forskning Rekrytering och och utbildning kompetensutveckling "Stockholms universitet strävar efter att rekrytera de skickligaste lärarna och forskarna." "Rekrytering av chefer och ledare, såväl akademiska som administrativa, ska ägnas stor omsorg." 2.1.1 Svårigheter att attrahera, rekrytera och behålla bland annat excellenta forskare och lärare/forskare inom ämnen där det råder brist på viss kompetens 2.1.2 Svårigheter att försörja organisationen med goda akademiska ledare Svårigheter att tillgodose kompetensförsörjningsbehoven, exempelvis när det gäller excellenta forskare och lärare/forskare inom ämnen där det råder brist på viss kompetens, vilket kan medföra risker för forskningens och utbildningens kvalitet och utveckling på sikt. Svårigheter att försörja organisationen med akademiska ledare med god ledningskompetens, kan medföra risk för verksamhetens kontinuitet och utveckling. * Arbeta för att skapa vetenskapliga miljöer av hög internationell kvalitet, vilket ger förutsättning för en hög attraktionskraft * Attraktiva anställnings- och arbetsvillkor samt attraktiv arbetsmiljö * Akademisk karriärstege med möjlighet till befordran * Utveckla och bevaka rekryteringar till akademiska ledare på olika nivåer (Strategi 2015- * Forskningsstöd till akademiska ledare för att underlätta återgång till forskningen efter avslutad mandatperiod 2.1.4 Beroende av administrativ nyckelkompetens medför risk för sårbarhet i verksamhet, ITsystem mm Beroende av administrativ nyckelkompetens medför risk för sårbarhet i IT-system, forsknings- och utbildningsverksamhet mm. * Organisatorisk översyn såtillvida att enskilda institutioner ska vara tillräckligt stora för att inte vara sårbara, bl a vad gäller nyckelkompetenser 3. Internationell och nationell samverkan "Internationell samverkan inom forskningen, driven av forskarna, utgör en grundläggande del av universitetets verksamhet och är en förutsättning för att nå excellens. Inom utbildningen ska internationaliseringen öka." 3.1.1 Få in- och utresande studenter Risk att allt för få av universitetets studenter deltar i internationella studentutbyten samt risk att universitetet inte lyckas attrahera tillräckligt många internationella studenter till utbildningar, särskild risk gällande studenter från utomeuropeiska länder till följd av införandet av studieavgifter för dessa studenter. Därmed kan universitetet gå miste om internationaliseringsmöjligheter samt intellektuellt och forskningsmässigt utbyte. * Internationell studentrekrytering genom riktade marknadsföringsaktiviteter mm * Informationsinsatser i syfte att inspirera universitetets studenter till utbytesstudier * Uppmuntra studenter att förlägga en del av utbildningen vid utländskt lärosäte genom att presentera kurspaket som passar in i universitetets program. (Strategi 2015- * Se över och utveckla stödet vid mottagande av internationella studenter (Strategi 2015-3.1.5 Brister i avsändartydlighet vid kommunikation samt låg kännedom om universitetet Risk att universitetets namn inte lyfts fram vid kommunikation, t ex vid exponering i media och vid internationella forskningskonferenser. Detta kan leda till att universitetet och dess verksamhet inte blir känd i omvärlden och kan påverka universitetets varumärke och position negativt. Låg kännedom om universitetet som arbetsplats kan även få negativa konsekvenser vid rekrytering. * Ny stödorganisation för samverkan och kommunikation, Samverkansavdelningen, etablerades under 2015 * Kommunikationsplattform och kommunikationskoncept * Varumärkesmätningar mm 2
3.1.7 Forskning Negativa och händelser utbildning och negativ publicering skadar förtroendet för universitetet och dess utbildning och forskning Risk för att förtroendet för universitetet och dess utbildning och * Universitetets regelbok - här finns besluts- och delegationsordningar, forskning skadas genom negativa händelser och negativ publicering, styrdokument, riktlinjer och andra beslut sammanställda, vilka bland exempelvis vetenskaplig ohederlighet, negativ exponering av annat syftar till att verksamhet och ärenden ska hanteras på ett korrekt kurs/lärare/utbildning. Det kan även medföra förtroendeskada om sätt och därmed begränsa exponeringen för olika typer av regelverk och riktlinjer ej efterlevs, t ex inom känsliga områden såsom förtroendeskadliga risker. myndighetsutövning, representation, konsultarvoden och affärstransaktioner mellan SU och SU-anställd eller dennes bolag. 4. Förvaltning och verksamhetsstöd "Universitetsförvaltningen ska dels skapa och upprätthålla de bästa förutsättningarna för kärnverksamheten, dels säkerställa 4.1 Organisation " starka institutionsledningar och institutioner av tillräcklig storlek för att frihet ska finnas att omprioritera och ta initiativ inom forskning och utbildning." 4.1.1 Alltför små organisatoriska enheter Risk att alltför små organisatoriska enheter gör enheterna * Samgåenden av institutioner inom både det naturvetenskapliga verksamhetsmässigt och ekonomiskt sårbara och därigenom ger sämre området och det humanistisk-samhällsvetenskapliga området utvecklingsmöjligheter. Även svårigheter att upprätthålla och utveckla * Förstärkt stöd till institutioner vid institutionssamgåenden. En önskad administrativ kompetens på varje enhet i takt med att samordnare har utsett som ska samordna förvaltningens stöd till komplexiteten i de administrativa uppgifterna ökar. Även risk för institutionerna vid samgåenden. Även andra stödjande åtgärder pågår oförmåga/ovilja att avveckla delar av verksamheter, t ex inriktningar såsom framtagande av checklistor, utbildningspaket mm. (Strategi 2015- av liten strategisk betydelse. 4.2 Lokaler "Tillräcklig tillgång till välplanerade lokaler är av central betydelse för universitetets fortsatta utveckling och för att kunna erbjuda en god fysisk arbetsmiljö." 4.2.1 Ej tillräckligt med ändamålsenliga lokaler i Frescatiområdet rättssäkerhet, transparens och effektiv resursanvändning i universitetets myndighetsutövning." Risk att universitetet inte får tillgång till tillräckligt med ändamålsenliga lokaler i Frescatiområdet (flexibla lär- och kontorsmiljöer), vilket kan medföra begränsningar när det gäller tillväxt och utveckling av universitetets utbildning, forskning och övriga verksamhet. * Tillbyggnader och ombyggnader * Nybyggnation av lokaler i Albano. Detaljplan för Albano beslutad. Byggstart inleddes 30 november 2015. Inflyttning beräknas ske från 2019. * Förhyrning av paviljonger * Ny fastighetsavdelning inrättad. Fastighetschef har rekryterats. *Långsiktig lokalförsörjningsplan ska upprättas (Strategi 2015- *Utredning om och utveckling av framtidens lärandemiljöer (Strategi 2015-4.2.2 Ineffektiv styrning och samordning av lokalförsörjningsprojekt Risk för att lokalförsörjningsprojekt inte styrs och samordnas på ett effektivt sätt. I takt med en mer komplex lokalförsörjningssituation och en ökad mängd lokalprojekt som genomförs i olika delar av verksamheten ställs högre krav på styrning och samordning. Vid organisatoriska förändringar, t ex samgåenden av institutioner, ställs krav på samlokalisering inom rimlig tidsram. Det finns även risk att universitetets lokaler inte används på ett effektivt sätt. * Universitetets arbete med lokalförsörjningsfrågor har särskilt utretts mot bakgrund av att de strategiska aspekterna av förvaltning, byggnation och drift av lokaler har ökat i betydelse för universitetet. Utredningen resulterade i ett antal beslut om åtgärder. Åtgärder som vidtagits hittills är bl a inrättande av en ny fastighetsavdelning samt rekrytering av en fastighetschef. * Översyn av processer för styrning och samordning av lokalprojekt samt framtagande av IT-stöd för administration av lokaler. 3
4.3 1. Forskning Arbets- och och studiemiljö utbildning "Universitetet ska verka för jämlikhet, jämställdhet och likabehandling i en god arbetsmiljö med ett inkluderande synsätt." "En attraktiv studiemiljö ska erbjudas alla studenter." 4.3.1 Brister i den psykosociala arbetsoch studiemiljön, t ex inom områdena delaktighet, inflytande över arbetssituation, studentinflytande, studentmedverkan, samverkan, ledarskap Brister i den psykosociala miljön t ex kopplat till studentinflytande, inflytande över arbetssituationen, samverkan mellan chef/medarbetare och lärare/student, likabehandling samt ledarskap medför risk för ohälsa och försämrade arbets- och studieprestationer vilket i förlängningen påverkar arbets- och studieeffektivitet och kvalitet i verksamheten negativt. Överträdelser av arbetsmiljölag/ -förordning kan leda till skadeståndsanspråk. * Inrättande av ett centralt råd för arbetsmiljö och lika villkor med representation av såväl universitetsledning som kärnverksamhet * Arbetsmiljöpolicy * Handlingsplan och riktlinjer för arbetsmiljöarbetet vid Stockholms universitet 2014-2015 * Policy och riktlinjer för studentinflytande * Förstärka bevakningen av samt stimulera att studentrepresentanter utses till olika organ (Strategi 2015-4.3.3 Risk för bristande jämställdhet, jämlikhet och likabehandling och/eller bristande efterlevnad av lag och regelverk kopplade till dessa områden Risk att universitetet inte uppfyller krav på jämställdhet, jämlikhet och likabehandling enligt internt uppsatta mål och/eller enligt gällande lag och regelverk. Brott mot diskrimineringslagen kan leda till krav på diskrimineringsersättning. 4.5 IT "Så stor enhetlighet som möjligt ska eftersträvas när det gäller grundläggande teknisk infrastruktur inom universitetet." 4.5.1 Bristande samordning av ITverksamheten, t ex unika, lokala arbetssätt avseende IT-stöd, medför risk för försämrad effektivitet och att IT-utvecklingens möjligheter ej tas tillvara Bristande samordning av rutiner och arbetssätt mm påverkar effektivitet och kostnadseffektivitet negativt samt motverkar skalfördelar. Även risk för att möjligheter inom IT-området inte tas tillvara, vilket medför risk att universitetet går miste om effektivitetsmöjligheter, möjligheter till kvalitetshöjning och förbättrat resursutnyttjande. * Ett centralt Råd för arbetsmiljö och lika villkor med representation av såväl universitetsledning som kärnverksamheten har inrättats * Jämställdhetsplan samt Plan för lika rättigheter och möjligheter * Jämställdhetssatsning för att öka antalet kvinnliga professorer * Uppföljning av jämställdhetssatsningen i syfte att säkerställa att universitetet når jämställdhetsmålet avseende kvinnliga professorer (Strategi 2015- * Rektorsråd för IT har utsetts från 2015. Rektorsrådet har ett uppdrag att stärka kopplingen mellan IT-avdelningen och kärnverksamheten. En IT-samordningsgrupp med representanter från kärnverksamheten som ska vara med och kravställa kring IT och fungera som förankringsinstans för IT-avdelningen kommer att tillsättas. 4.5.2 Bristande IT-styrning och bristande beställarkompetens och kravställning avseende IT-tjänster Risk för brister i den strategiska styrningen av IT-verksamheten (strategiska nivån) samt brister i beställarkompetens i processen när IT-system köps in, byggs upp och implementeras (operativa nivån), t ex brister i kravställning från verksamheten eller verksamhetsförståelse från t ex IT-avdelningens sida kring verksamhetens faktiska IT-behov. Båda medför risk för brister i effektivitet och resursutnyttjande. * Implementera en modell som säkerställer kärnverksamhetens insyn och delaktighet i förvaltningen av de universitetsgemensamma ITsystemen, liksom dess inflytande över IT-strategiska vägval. (Strategi 2015- * Rektorsråd för IT har utsetts från 2015. * En IT-strategisk styrgrupp har etablerats. 4.5.4 Brister i informationssäkerhet Risk för brister i informationssäkerheten, främst på lokal nivå, vad avser sekretess, tillgänglighet, riktighet, spårbarhet, behörighetsadministration, backuprutiner mm. Kan exempelvis leda till förlust av skyddsvärd forskningsinformation/-resultat, studieresultat, utbildningsdokumentation mm vilket kan medföra * Införande av ett gemensamt ledningssystem för informationssäkerhet (LIS) * Etablering av en universitetsgemensam informationssäkerhetsfunktion inom IT-avdelningen * Beredning av en ny informationssäkerhetspolicy pågår förtroendeskada, försämrad konkurrenskraft och att externa parter inte * Ett antal verksamhetsanalyser, inklusive risk- och sårbarhetsanalyser, vill samarbeta. har genomförts 4
4.7 1. Forskning Övrig förvaltning och utbildning och verksamhetsstöd 4.7.1 Bristande tillämpning av styrdokument internt inom universitetet Risk för bristande kunskap om och tillämpning av styrdokument, t ex besluts- och delegationsordningar, verksamhetsplan, handlingsplaner, interna regler och riktlinjer. * Regelbok tillgänglig för medarbetarna via universitetets webbplats * Information kring förändringar i styrdokument och regelverk * Introduktionsutbildningar, informationsmöten mm 4.7.2 Brister i myndighetsutövning Risk att anställda som fattar beslut som innebär myndighetsutövning mot enskilda/studenter saknar erforderlig kunskap om gällande * Regelbok tillgänglig för medarbetarna via universitetets webbplats * Besluts- och delegationsordningar regelverk, t ex om rättssäkerhetsfrågor vid antagning, examination och * Handbok i att handlägga ärenden - syftar till att ge stöd och tillgodoräknanden eller om allmänna handlingars offentlighet, vilket kan innebära risk för brister i myndighetsutövningen. vägledning till personer som arbetar med ärendehandläggning och/eller som fattar beslut som innebär myndighetsutövning * Riktlinjer för handläggning av disciplinärenden mot studenter 4.7.3 Otillräcklig informationsspridning Komplex, decentraliserad organisation medför risk att informationsspridning och kommunikation blir ineffektiv, tidskrävande och dyr. Utebliven intern kommunikation kan t ex leda till förseningar av implementering av beslut. * Universitetets webbplats för medarbetare är en väsentlig kanal för intern informationsspridning * Universitetsnytt och andra informationsaktiviteter/-utskick till olika målgrupper (även på engelska) 4.7.7 Risk för oegentligheter Risk för ekonomiska oegentligheter t ex förskingring, mutor/bestickning, bedrägerier, inköp av varor och tjänster utan koppling till verksamheten, utbetalning till ändamål som inte hör ihop med verksamheten. Medför risk för ekonomiska förluster samt förtroendeskada. * Riktlinjer avseende misstänkta ekonomiska oegentligheter, vilka syftar till att ge medarbetare och studenter stöd i det fall en situation med misstänkta eller konstaterade oegentligheter uppkommer. * Riktlinjer för att förhindra mutor, vilka syftar till att klargöra reglerna kring mutor och ge vägledning för att förhindra mutor vid universitetet. 4.7.4 Förändrad resurstilldelningsmodell för statsanslag/externa medel till utbildning och forskning Risk för förändringar i resurstilldelnings-modellen för statsanslag till utbildning och forskning eller att externa finansiärer ändrar inriktning för vilka ändamål bidrag ges till. Sådana förändringar kan medföra risk för försämrad resurstillgång och påverka verksam-heten och utbildnings- och forskningskvaliteten negativt. Risken för omfördelning från basanslag till projektbidrag på forskningssidan är ett exempel. Ett annat är osäkerheten kring finansieringen av det sameuropeiska forskningsinfrastruktur-projektet ESS vilket kan medföra ekonomiska konsekvenser för lärosätena inom sektorn. * Myndighetsdialog, budgetunderlag, remissyttranden, debattillfällen mm. 4.7.9 Ineffektiva och icke affärsmässiga inköp genomförs vilket medför risk för bristande efterlevnad av LOU Den långt drivna decentraliseringen av inköp medför risk för att ineffektiva och icke-affärsmässiga inköp genomförs, risk att avrop ej sker från befintliga ramavtal, risk för brister i samordningen av inköp och fel i upphandlingsprocesser (p g a komplexa upphandlingsförfaranden) mm, vilket i förlängningen kan leda till bristande efterlevnad av LOU mfl samt förtroendeskadande överprövningar/skadestånd. * Skapa en effektiv centraliserad men verksamhetsnära inköps- och upphandlingsfunktion (Strategi 2015- * Inköpssektionen - en ny centraliserad organisation för inköp/upphandling etablerades från 1 juli 2015. * Tillsättning av en avtalscontroller. * Förstärkt uppföljning av inköps- och upphandlingsverksamheten. * Upphandling av ett nytt upphandlingssystem med tillhörande avtalsdatabas pågår. 5