1(14) UPPHANDLINGSPOLICY samt regler och anvisningar för upphandlingsverksamheten i Surahammars kommun
2(14) Innehållsförteckning: Allmän information sid. 3 Upphandlingspolicy sid. 4 Upphandling sid. 6 Regler och anvisningar sid. 6 Definitioner sid. 6 Beloppsgränser och delegationsbeslut sid. 7 Tröskelvärden sid. 9 Handläggningsrutin vid förenklad upphandling sid. 9 Handläggningsrutin vid direktupphandling sid. 10 Surahammar kommuns kommersiella villkor sid. 11 Miljö sid. 11 Facklig information och förhandling sid. 12 Leverantörskontroll sid. 12 AVROP FRÅN RAMAVTAL sid. 12 Varumottagning sid. 13 Fakturakontroll sid. 13 Köpråd Leasing och hyrköp sid. 14 Planera inköpen sid. 14 Regler för privatköp sid. 14 Försäljning av begagnad utrustning sid. 14
3(14) Allmän information Surahammar kommuns upphandlingspolicy samt regler och anvisningar för upphandlingsverksamheten är framtagna för att kommunen ska ha gemensamma riktlinjer inom hela organisationen samt att klara ansvarsregler ska finnas. Kommunen som juridisk person betraktas i lagens mening som en upphandlande enhet. Kommunen har en central inköpsenhet med professionell upphandlingskompetens för att ge råd och aktivt stöd till beställande och upphandlande verksamheter i den kommunala organisationen. Inköpsenheten har en viktig samordnande uppgift och upphandlar gemensamma ramavtal för hela organisationen. Eftersom kommunen fortfarande har ett begränsat antal ramavtal, är det viktigt att inköpsgruppen tar initiativ till att fler ramavtal sluts. Kommunen gör även gemensamma upphandlingar med andra kommuner, vilket är till fördel för vår kommun, genom att det på så sätt upphandlas större volymer. Ramavtalen återfinns på kommunens intranät Vid upphandling - kontrollera tänk om på det att: finns ramavtal för den vara/tjänst du - Kontrollera tänker om det köpa. finns ramavtal för den vara/tjänst du tänker - kontrollera köpa. Ramavtal om värdet finns på under din upphandling (G.) Förteckning kommer över att gällande ligga Inköpsavtal under eller år över 2002. tröskelvärdena - Kontrollera - kontrollera om värdet beloppsgränserna på din upphandling för direktupphandling kommer att ligga under - göra eller affärer över tröskelvärdena, enbart med seriösa beloppsgränserna företag för direktupphandling - spara alla dokument se sid. 7 som rör upphandlingen - Gör - affärer kontakta enbart alltid med inköpsfunktionen seriösa företag vid större inköp - Spara alla dokument som rör upphandlingen - Kontakta alltid inköpsenheten vid större inköp eller vid tveksamhet Har du frågor kontakta Inköpsansvarig: Owe Johansson, tfn.. (3)9122
4(14) Upphandlingspolicy Mål Surahammars kommun skall ha en väl fungerande och effektiv inköpsorganisation samt verka för en samverkan inom hela kommunkoncernen för att tillvarata de ekonomiska fördelar som stora inköpsvolymer kan ge. Surahammars kommuns anskaffningsverksamhet skall tillgodose behovet av varor och tjänster till lägsta möjliga totalkostnad. Den centrala inköpsenheten ska ge råd och stöd till beställande och upphandlande enheter i kommunens organisation samt verka för att effektivisera upphandlingen genom IT-tekniken. Lagar och regler vid offentlig upphandling All upphandling skall ske i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU) samt de övriga lagar och regler som gäller vid offentlig upphandling. Ansvar Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att LOU samt antagna regler och anvisningar för upphandling efterlevs. Kommungemensamma upphandlingar och större komplicerade verksamhetsspecifika upphandlingar och ramavtal samordnas av inköpsenheten Ansvaret för enklare verksamhetsspecifika upphandlingar har respektive verksamhet. Respektive verksamhetschef ansvarar för att upphandling sker enligt gällande lagar och kommunens policy och riktlinjer. Upphandling Upphandling ska göras affärsmässigt, i konkurrens och på ett objektivt sätt. Ramavtal ska tecknas i så stor utsträckning som möjligt för att underlätta och effektivisera inköpen. Har ramavtal tecknats ska inköp ske via dessa avtal.
5(14) Upphandlande enheter ska följa förutom gällande lagar och regler, de regler och anvisningar för upphandlingsverksamheten, som utarbetats för Surahammars kommun. Miljö Kommunen skall använda en miljöanpassad upphandling. Produkter som innehåller förbjudna ämnen ska inte köpas in. Produkter med starka miljö- och hälsoskadliga effekter ska inte köpas in. Vid utvärdering av anbud ska produkter, som kan bedömas vara minst skadliga för miljö och människor i första hand väljas. Andra aspekter får vägas in i upphandlingen såsom funktion, kvalitet, pris mm. EKU-delegationens verktyg för miljöanpassad upphandling ska användas som hjälpmedel vid all upphandling. ( Delegationen för ekologiskt hållbar upphandling) Se vidare kommersiella villkor sid. 11. Etik Kommunen som köpare ska uppträda på ett affärsetiskt och korrekt sätt mot sina anbudsgivare och leverantörer. Seriösa företag Kommunen ska endast anlita företag som är seriösa och som är solida och kompetenta samt fullgör sina skyldigheter gentemot samhället vad avser skatter och avgifter.
6(14) Regler och anvisningar För upphandling i Surahammars kommun Upphandling All upphandling skall ske enligt Lagen om offentlig upphandling ( LOU ), kommunens upphandlingspolicy samt övriga lagar och regler som gäller vid offentlig upphandling. Lagen om offentlig upphandling är tvingande och kräver att reglerna följs. Om så ej sker finns ekonomiska sanktionsmöjligheter mot kommunen. Nämnden för offentlig upphandling (NOU ) är en statlig myndighet som har som uppgift att utöva tillsyn över att gällande lagar och regler efterlevs. Definitioner Upphandling - köp, leasing, hyra, eller hyrköp av varor, byggentreprenader eller tjänster. Upphandlande enhet statliga, kommunala och andra myndigheter, kommunala bolag m m. Upphandling över tröskelvärdena Öppen upphandling alla leverantörer får lämna anbud. Selektiv upphandling vissa leverantörer inbjuds att lämna anbud. Förhandlad upphandling vissa leverantörer inbjuds att lämna anbud och förhandling upptas. Upphandling under tröskelvärdena Förenklad upphandling alla leverantörer får lämna anbud och förhandlingar kan upptas. Urvalsupphandling upphandling där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud och den upphandlande enheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud. Direktupphandling upphandling alltid med skriftliga anbud. Ramavtal Ramavtal avtal som ingås med en eller flera leverantörer i syfte att fastställa samtliga villkor för avrop som görs under en viss period.
7(14) Beloppsgränser och delegationsbeslut Vid nedanstående beloppsgränser ( 1 basbelopp = 38.600 sek ) gäller följande förutsatt att ramavtal saknas: Varor Fakturavärde exkl. moms Typ av upphandling Upphandlingssätt Beslut 0 ½ basbelopp Direktupphandling Anbudsinfordran se sid.10 Dokumentation se sid 10 ½ - 2 basbelopp Direktupphandling Minst två anbudsgivare frågas; muntliga eller skriftliga anbud. Dokumentation se sid. 10. 2-5 basbelopp Direktupphandling Minst tre anbudsgivare frågas. Alltid skriftliga anbud. Budgetansvarig Budgetansvarig Budgetansvarig och/eller inköpsansvarig Över 5 basbelopp men under 200.000 euro Förenklad upp handling eller urvalsupphandling Annonsera i publikt databassystem samt på hemsidan*. Skriftlig förfrågan; skriftliga anbud. Administreras av eller upphandlas i samråd med inköpsfunktionen. Verksamhetschef och/eller inköpsansvarig Över 200.000 euro Öppen upphandling i vissa fall selektiv eller förhandlad upphandling Annonseras i Official Journal, publik databas samt på hemsidan *. Skriftlig förfrågan, skriftliga anbud. Administreras av eller upphandlas i samråd med inköpsfunktionen. Nämnd
8(14) Tjänster och byggentreprenader Fakturavärde exkl. Typ av upphandling Upphandlingssätt Beslut moms 0 ½ basbelopp Direktupphandling Anbudsinfordran se sid.10 Budgetansvarig Dokumentation se sid.10 ½ - 2 basbelopp Direktupphandling Minst två anbudsgivare frågas; muntliga eller skriftliga anbud. Dokumentation se sid. 10. Budgetansvarig 2-5 basbelopp Direktupphandling Minst tre anbudsgivare frågas. Alltid skriftliga anbud. Budgetansvarig och/eller inköpsansvarig Över 5 basbelopp men under 200.000 euro ( tjänster)/ Under 5.000.000 euro (byggentreprenader) Förenklad upp handling eller urvalsupphandling Annonsera i publikt databassystem samt på hemsidan *. Skriftlig förfrågan, skriftliga anbud. Administreras av eller upphandlas i samråd med inköpsfunktionen. Byggentreprenader handlägges av berörd nämnd. Verksamhets - chef och/eller inköpsansvarig Över 200.000 euro (tjänster)/ över 5.000.000 euro (byggentreprenader) Öppen upphandling i vissa fall selektiv eller förhandlad upphandling Annonseras i Official Journal, publik databas samt på hemsidan *. Skriftlig förfrågan, skriftliga anbud. Administreras av eller upphandlas i samråd med inköpsfunktionen. Byggentreprenader handlägges av berörd nämnd. Nämnd * Annonsering i publik ( allmänt tillgänglig ) databas samt på kommunens hemsida görs av inköpsenheten. Respektive nämnd får delegera beslutanderätten samt utfärda anvisningar och riktlinjer inom sitt eget ansvarsområde.
9(14) Tröskelvärden (exkl. moms) Varor och tjänster: 200.000 euro = 1.741.000 sek Förhandsannonsering skall ske vid tröskelvärden 750.000 euro = 6.530.000 sek. Byggentreprenader: 5.000.000 euro = 43.534.000 sek. Förhandsannonsering skall ske vid tröskelvärde 5.000.000 euro. Regeringen beslutar om tröskelvärdena, ovanstående gäller från och med 1 januari 2002.Vid beräkning av tröskelvärdena ska, om det gäller avtal, hela avtalets löptid samt optioner och förlängningsklausuler räknas in. En upphandling får inte delas upp i syfte att kringgå bestämmelserna i Lagen om offentlig upphandling. För upphandling som görs av en upphandlande enhet för sådan av enheten bedriven verksamhet inom vatten-, energi-, transport-, och telekommunikationsområdena gäller andra tröskelvärden Handläggningsrutin vid förenklad upphandling Följande handlingar upprättas vid upphandling: 1. Anbudsinbjudan (med kravspecifikation, kommersiella villkor och administrativa bestämmelser). 2. Sändlista (sekretess) 3. Anbudsprotokoll 4. Anbudssammanställning med anbudsbedömning 5. Beslutshandling/ Tilldelningsbeslut 6. Beställning / avtal Anbudsinbjudan skall vara skriftlig. Det är inte tillåtet att efterfråga ett visst märke eller fabrikat. Det är endast tillåtet om angivande av visst fabrikat endast ska ses som en vägledning om vad som efterfrågas. Detta ska då anges i förfrågningsunderlaget. Sista dag samt anvisningar för avlämnande av anbud ska anges. Anbudstid skall vara skälig (ca 4 veckor). Giltighetstid för anbud ska anges (datum). Upphandlingen ska annonseras i publik databas samt på kommunens hemsida ( kontakta inköpsenheten). Kopia på annonsen får skickas till utvalda leverantörer. Anbud skall vara skriftliga. Telefax godtas ej. Särskilda regler gäller för elektronisk överföring (e- post) av anbud. Anbudsprotokoll skall upprättas. Två personer ska närvara vid anbudsöppningen. Varje upphandlingsärende omfattas av sekretess tills avtal slutits eller ärendet avslutats på annat sätt. Skatte- och registreringskontroll ska genomföras.
10(14) Kvalificering ( Bedöma om företaget är kvalificerade enligt uppställda krav) Anbudsutvärdering ska ske utifrån i förfrågningsunderlaget angivna urvalskriterier (kan vara pris, driftskostnader, miljökriterier, leveranstid, kvalitetsrelaterade kriterier såsom utförande service m m). Kriterierna ska om möjligt rangordnas, vilket enligt NOU s tolkning i de flesta fall torde vara möjligt. Vid anbudsvärderingen ska även kriterierna viktas, d v s vilken vikt som tillmäts respektive kriterie. Prövning av anbud får inte göras mot andra kriterier än de som funnits med i anbudsinbjudan Anbud som inte uppfyller ställda krav får inte antas. Anbud som inkommer för sent får inte tas upp till prövning. Beslutsdokument ska finnas. Tilldelningsbesked skall lämnas till alla ej antagna anbudsgivare. Skriftligt avtal/beställning träffas med antagen leverantör. Ärendet ska alltid dokumenteras och förvaras hos den upphandlande Nämnden. Inköpsenheten kan vara behjälplig med råd och anvisningar etc. Handläggningsrutin vid Direktupphandling Upphandlingen skall alltid dokumenteras hos ansvarig Nämnd. Direktupphandling får endast göras om ramavtal saknas eller om synnerliga skäl föreligger. Samråd med inköpsenheten. Se 6 kap 22 LOU SFS 2002:594 Köpet kan göras genom muntlig förfrågan och muntligt anbud, som alltid skall bekräftas skriftligen för att undvika missförstånd om priser, villkor mm. Upprepade direktupphandlingar av samma vara / tjänst är inte tillåtet. I förekommande fall ska respektive verksamhet ta initiativ till att ramavtal tecknas. I de fall 1 kap 28 inte är tillämplig skall den upphandlande enheten, när beslut om leverantör och anbud fattats, underrätta anbudsgivarna detta snarast möjligt.
11(14) Surahammars kommuns kommersiella villkor Betalningsvillkor: Administrativa avgifter Dröjsmålsräntor: Referens: Fakturor: Fakturor betalas 30 dagar efter det att vi har mottagit fakturan (ankomstdatum) och godkänt varan / prestationen. Vi accepterar ej att order-, expeditions faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter påförs oss. De kommer att frånräknas före utbetalningen Kommunens grundläggande princip är att betala fakturor i rätt tid. Utöver dröjsmålsränta enligt räntelagen 1975:635 utgår inget skadestånd eller annan ersättning med anledning av försenad betalning. Det är ett krav att referens i form av beställningsnummer/ rekvisitionsnummer eller om dessa saknas, beställare samt leveransadress klart framgår på fakturan. Fakturakontrollen inom kommunen är centraliserad Rätt adress: Surahammars kommun Box 203 735 23 Surahammar Leverantörens momsredovisnings nummer ska anges på fakturor. Miljö De kriterier som finns i verktyget för miljöanpassad Upphandling ska användas (EKU- delegationen). Om färdiga kriterier finns såsom Svanen, EU - blomman, Falken etc., kan hänvisning ske till dessa. Kemiska produkter ska vara märkta enligt kemikalieinspektionens föreskrifter om klassificering och märkning av kemiska produkter och Allmänna råd. Varuinformationsblad ska krävas för kemiska produkter. Innehållsdeklarationer ska krävas för livsmedel.
12(14) Facklig information och förhandling All upphandling, där egenregiverksamhet berörs, förhandlas med berörd personalorganisation. Formerna för förhandling kan variera, t ex MBL förhandling, samverkansgrupp, arbetsplatsträffar. Leverantörskontroll Innan leverantör anlitas ska kontroll göras: att leverantören innehar F skattesedel är registrerad för moms, arbetsgivaravgifter och preliminär A- skatt är registrerad med organisationsnummer ( om sådan skyldighet föreligger). att leverantören inte har obetalda skulder. blanketten företagsupplysningar ska fyllas i av leverantören dessutom ska blankett RSV 4820 (Begäran om upplysningar vid upphandling). Skall fyllas i av leverantören och bifogas anbudet. Surahammars kommun har ett previsionsavtal med Skattemyndigheten, informationen (finns på inköpsenheten) angående avtalet skall alltid bifogas förfrågningsunderlaget. AVROP FRÅN RAMAVTAL Avrop från ramavtal är ingen upphandling. Tecknade ramavtal är redan upphandlade i enligt med LOU och kan avropas till obegränsade belopp inom ramen för respektive avropares budgetansvar. Har ramavtal tecknats ska avrop ske via dessa avtal. Avvikelser från detta kan medföra skadeståndskrav från aktuell leverantör. En beställningsblankett/rekvisition ska användas för olika inköp, t ex avrop mot ramavtal. Blanketten finns sedan tidigare. Skriftliga beställningar ska eftersträvas. Dessa faxas eller skickas per post till leverantören. Beställningsblanketter/ rekvisitioner skall förvaras på betryggande sätt så att de inte kommer i orätta händer. Om telefonbeställning sker ska rekvisitions nummer och namn på beställaren anges till leverantör, som ska märka följesedlar och fakturor. Beställningsblankett bör ändå fyllas i, men originalet kastas istället för att skickas till leverantör.
13(14) Vid telefonbeställning skall särskilt poängteras att Surahammars kommun ska stå överst på fakturaadressen. Kopior sparas efter egen bedömning. VARUMOTTAGNING När varor anländer ska fraktsedel kontrolleras innan underskrift sker. Kontrollera att antalet kolli stämmer samt att emballaget inte är skadat (okulärbesiktning). Om avvikelser finns ska detta antecknas på fraktsedeln innan påskrift sker (t ex kolli saknas eller kolli skadat). Leveranser ska sedan snarast möjligt packas upp och kontrolleras mot följesedel och beställningskopia. Om innehållet är skadat eller om antalet inte stämmer, kontakta omgående leverantören. Om transportskada föreligger ska detta anmälas senast inom 8 dagar från leveransdatum till transportföretaget. Följesedel förvaras bakom beställningskopia. FAKTURAKONTROLL Fakturan skall efter ankomstregistreras enligt kommunens anvisningar och kontrolleras att den stämmer mot beställda och levererade varor. Pris, eventuell fraktkostnad eller andra avgifter ska kontrolleras att de stämmer. Därefter konteras fakturan och betalas. Se kommunens kommersiella villkor. Beakta kommunens rutiner för upplägg av leverantörer i leverantörsreskontran. Om fel finns på fakturan och överenskommelse om kreditfaktura träffats, ska ändå fakturan betalas. Särskild bevakning av kreditfakturan får då göras.
14(14) Köpråd Leasing och hyrköp Leasing och hyrköp av fordon, maskiner och inventarier är i de flesta fall en dålig affär för kommunen jämfört med direkt förvärv. Vid anskaffningen av personbilar är dock leasingalternativet det mest ekonomiska. Inför leasing/hyrköp kontaktas alltid Inköpsenheten. Planera inköpen Alltför små och impulsiva köp ger merkostnader (expeditionskostnader m m). Onödigt stora köp ger lagrings- och räntekostnader. Planerade köp bör eftersträvas. Regler för privatköp Det är ej tillåtet att beställa varor för eget bruk i kommunens namn. Det är heller inte tillåtet att köpa varor eller tjänster från privatpersoner eller genom annons i t.ex. Gula tidningen. Vid inköp för kommunens räkning är det ej tillåtet att använda privata bonus-/medlemskort t.ex. Med Mera, ICA etc. FÖRSÄLJNING AV BEGAGNAD (UTRANGERAD) UTRUSTNING I första hand ska inbyte ske av bef. utrustning till leverantören. Inför försäljning av begagnad utrustning kontakta Inköpsenheten.