ÅRSRAPPORT FÖR VERKSAMHETSÅRET 2006

GÖTEBORGS UNIVERSITET 2007-01-25 Internrevisionen Dnr B 5 5/06 Lena Danielsson Styrelsen vid Göteborgs universitet ÅRSRAPPORT FÖR VERKSAMHETSÅRET 2006 INLEDNING Internrevision vid Göteborgs universitet bedrivs enligt internrevisionsförordningen gällande statliga myndigheter. Det innebär bl.a. att en rapportering av väsentliga iakttagelser skall ske till styrelsen. Under året har internrevisionens arbete utförts av tre medarbetare varav en nyanställd, där 50% av den tjänsten utförs i samverkan med Fiskeriverket. Utöver de insatser som genomförts av internrevisionen, har revisionsfirman Ernst & Young anlitats för granskning av rutiner för lokalanvändning samt fördjupad granskning avseende bla Centrum för pediatrisk tillväxtforskning. VÄSENTLIGA IAKTTAGELSER Internrevisionen har genomfört sitt uppdrag i enlighet med revisionsplanen för år 2006 som beslutades av universitetsstyrelsen i februari. Nedan redovisas ett sammandrag av de granskningsinsatser som genomförts under året. Granskning av tillämpning av regelverket avseende ekonomi- och personaladministrativa rutiner Syfte och omfattning Syftet med granskningarna har varit att få underlag för bedömning om den interna styrningen och kontrollen är tillfredsställande och redovisningen rättvisande, framförallt med avseende på ekonomiadministrativa och vissa personaladministrativa rutiner. Internrevisionen har under året avslutat särskilda granskningar vid tre ansvarsställen; en centrumbildning avseende Centrum för pediatrisk tillväxtforskning inom Sahlgrenska akademin, institutionen för idéhistoria och vetenskapsteori inom humanistiska fakulteten samt humanistiska fakultetskansliet. Dessutom pågår f.n. granskningar som löper mellan år 2006-2007, avseende representationskostnader vid olika institutioner. 1

Iakttagelser och påpekanden samt förslag till åtgärder Vid samtliga granskade ansvarsställen påträffades allvarliga brister i rutinerna. Nedan ges en sammanfattning av de väsentliga iakttagelser som framkommit: Centrumbildning vid Sahlgrenska akademin Granskningen av centrumbildningen följde på internrevisionens granskning av detta ansvarsställe i slutet av 2005. Revisionsrapporten, daterad i början av januari 2006, visade på allvarliga missförhållanden och en fördjupad granskning inleddes, efter en intern utredning som genomfördes av bl.a. rektors kansli. Den interna utredningen resulterade i en anmälan till Statens ansvarsnämnd mot den förra föreståndaren vid centrumbildningen. Statens ansvarsnämnd beslutade i juni 2006 om disciplinpåföljd för den tidigare föreståndaren. Mot bakgrund av omständigheter och oklarheter som framkom under genomförd internrevision och efterföljande utredning, fanns anledning att genomföra kompletterande och fördjupade granskningsåtgärder. De fördjupade granskningsinsatserna avsåg främst samarbetet och ekonomiska transaktioner mellan centrumbildningen och ett forskningscentrum vid University of Hong Kong. Särskilt frågan om s.k. delikatessjäv, enligt Förvaltningslagens 11 skulle utredas. Den kompletterande utredningen genomfördes av revisionsbyrån Ernst & Young AB och avrapporterades till universitetsledningen i september. I slutsatserna framgick att samarbetet mellan centrumbildningen och forskningscentret vid University of Hong Kong, inte var reglerat i något formellt avtal. Revisorerna från Ernst & Young kunde inte klarlägga det ekonomiska och vetenskapliga värdet av det som levererats från University of Hong Kong. Det kan ha förelegat jäv enligt Förvaltningslagens 11. Någon formell anmälan från föreståndaren om bisyssla eller dokumentation som påvisar ett eventuellt jävsförhållande har inte gått att återfinna. Institution vid humanistiska fakulteten Internrevisionen blev uppmärksammad på att det vid en institution vid humanistiska fakulteten, kunde ha använts medel för lärarutbildning på ett felaktigt sätt. Pengarna skulle ha kommit från UFL (Utbildnings- och forskningsnämnden för lärarutbildning) och via humanistiska fakultetskansliet överförts till institutionen. Vid institutionen skulle en del av pengarna ha förts över till en externfinansierad verksamhet, det s.k. Millenieprojektet. Internrevisionen beslöt att genomföra en fördjupad granskning av institutionen och då särskilt av Millenieprojektet. Socialdepartementet hade beviljat en professor och dennes doktorand 2 mnkr för ett kunskapsprojekt inför millennieskiftet. Projekttiden skulle vara 1 mars 1999 tom 31 mars 2001 och målet skulle vara dels en bok, om olika arter av kunskap i dagens värld, dels en specialstudie i form av en doktorsavhandling om begreppet humankapital, dess ursprung, dess funktion i ekonomisk teori och i allmän debatt. Projektet avslutades inte i redovisningen efter projekttidens slut, utan avslutades där först under våren 2005. Efter projekttidens slut fanns drygt 400 tkr kvar i oförbrukade medel. Någon redogörelse till bidragsgivaren hur medlen använts, kunde inte internrevisionen finna. Till detta verksamhetsprojekt överfördes, med början i december 2001, sammanlagt närmare 500 tkr från grundutbildningsmedel. Det mesta kom från UFL och avsåg lärarutbildningen. Dessa medel 2

användes sedan till utrustning (datorer, projektor, videokamera), arvoden, översättning av avhandling, böcker och resor inklusive stora mängder utrikes traktamenten. Internrevisionen var kritisk till överföringarna av grundutbildningsmedel och särskilt viss användning av dessa. I synnerhet att ca 60 tkr utbetalades i utrikes traktamenten under hösten 2004, till den f.d. doktoranden (som hade disputerat i juni 2002) och som var på ett personligt stipendium i USA läsåret 2004/05. Den f.d. doktoranden var nu anställd som utbildningsledare vid humanistiska fakultetskansliet och var delvis tjänstledig därifrån under sin vistelse i USA. Humanistiska fakultetskansliet I samband med granskningen av Millenieprojektet granskades delar av personaladministrationen vid humanistiska fakultetskansliet. Internrevisionen fann en mängd brister kopplade till utbildningsledaren. Det gällde tjänstledighetsavdrag, mertids- och övertidsersättningar. Även arbetsfördelningen gällande lärarutbildningsuppdragen från kansliet till institutionerna kritiserades i revisionsrapporten. Granskning av leverantörsutbetalningar På uppdrag av internrevisionen har en granskning av gjorda leverantörsutbetalningar för åren 2000-2004 genomförts av revisionsföretaget PRG Schultz, som använt ett egenutvecklat granskningsprogram. Revisionsföretaget har för den 5-åriga granskningsperioden haft 540.000 transaktioner till ett samlat värde av 16,8 mdr kronor att gå igenom. Resultatet visade på ca 1,5 mkr i felaktigheter gällande momshantering, dubbelbetalningar, outnyttjade kreditnotor och ej avdragna rabatter. Av detta belopp berodde 1,0 mkr på felaktig momshantering av en enda otydlig faktura. De felaktiga beloppen har till största delen kunnat återvinnas. Granskningsresultatet visade att 99,9911 procent av transaktionerna och 99,9915 procent av transaktionerna värde är korrekt hanterade för den granskade perioden, enligt den använda analysmetoden som dock bara kan granska vissa aspekter. Göteborgs universitet ligger över genomsnittet gällande korrekt hanterade leverantörsfakturor under de granskade åren. De brister som påvisats kommer främst att åtgärdas genom kontrollinsatser, ökad utbildning samt införande av elektronisk fakturahantering, enligt ekonomiavdelningen. Granskning av representationskostnader En granskning av representationskostnader, samt kostnader inom angränsande områden, pågår f.n. inom internrevisionen. Granskningen som löper mellan år 2006-2007 är ännu ej avslutad, men redan nu kan konstateras brister vad gäller följsamhet mot fastställda beloppsgränser, bristande redovisning av syfte och deltagares namn och organisationstillhörighet, samt felaktiga momsavdrag gällande intern och extern representation. Ett särskilt problem är att beloppsgränser/regler finns fastställda gällande representation, men några liknande riktlinjer och regler finns inte när det gäller konferenskostnader och liknande aktiviteter. Genom detta ökar risken för att vistelse i exklusiva miljöer, med därtill hörande kostnader för mat och dryck, felaktigt bokförs som konferenser istället för representation. 3

Granskning av rutiner för lokalanvändning Syfte, metod och omfattning I samarbete med revisionsbyrån Ernst & Young AB granskades rutiner för lokalanvändning. Granskningen har genomförts i syfte att ur perspektivet styrnings- och samordningsuppgiften övergripande granska universitetets rutiner för effektiv lokalanvändning. Målet med granskningen är att ge förslag på eventuella förbättringar i rutinerna för att stärka den interna styrningen och kontrollen. Uppdraget har inneburit besök vid fastighetsavdelningen och två fakulteter för att diskutera lokalfrågor med utgångspunkt i uppdragets syfte. Iakttagelser samt förslag till åtgärder En faktor som påverkar omfattningen avseende behovet av lokaler är hur effektivt lokalerna används. I en omvärld som ställer allt högre krav på effektiv användning av myndigheters resurser blir den interna styrningen och kontrollen av verksamheten allt viktigare. Bland de risker som kan iakttas vad gäller lokalanvändningen är exempelvis att en svag styrning kan ge ojämnt och lågt utnyttjande, att otillräcklig analys av nyttjandet kan ge en felaktig bild av lokalbehoven, att bristande intern kommunikation om behov gör att förändringar i behov inte uppmärksammas. Av nedanstående punkter framgår våra rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen vad gäller lokaler. Göteborgs universitet bör genomföra förbättringar avseende rutinerna för lokalanvändning genom: -Att överväga en gemensam internprissättningsmodell beträffande lokaler för hela universitetet. -Att göra en samlad översyn av möjligheterna till gemensamt lokalutnyttjande av bla undervisningslokaler över interna organisatoriska gränser. -Att utforma en strukturerad rutin för riskbedömningar avseende lokaler. En del i detta arbete är att göra riskerna och konsekvenserna mer kända i organisationen. -Att samlat för universitetet utarbeta rutiner för att kunna kartlägga effektiviteten i nyttjandet av lokalerna. -Att överväga att ha ett gemensamt bokningssystem för undervisningslokaler som är tillgängligt för alla fakulteter. -Att styrelsen ställer upp mål för lokalkostnaderna såväl på lång som kort sikt. -Att universitetet gör jämförelser med andra universitet och organisationer för att utbyta erfarenheter och få nya infallsvinklar kring hur effektiviteten i lokalanvändningen kan bli ännu bättre. -Att universitetet tar fram och implementerar en internkontrollplan avseende lokaler. 4

Granskning av ledningens system för intern styrning och kontroll Syfte, inriktning, metod och omfattning Intern styrning och kontroll är en process, där såväl ledning som all personal samverkar för att med rimlig grad av säkerhet nå följande mål: -En ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet -Tillförlitlig intern rapportering och information om verksamheten -Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer etc. Granskningens syfte har varit att bedöma om ledningens system för intern styrning och kontroll är tillräckligt, säkerställer en effektiv förvaltning och tillförlitlig drift samt tryggar att de fastställda målen enligt ovan uppfylls och följs. Granskningen syftar också till att belysa kunskapen om och deltagandet i arbetet med den interna styrningen och kontrollen. För att kunna utvärdera om en verksamhet har ett system för intern styrning och kontroll har vi tagit vår utgångspunkt i COSO-modellen som utgör ett regel- och ramverk för att värdera kvaliteten på verksamhetens system för intern styrning och kontroll. Gemensamma förvaltningen, samtliga fakulteter samt ett urval av institutioner har ingått i granskningen. Iakttagelser samt förslag till åtgärder I en miljö med mycket decentraliserat beslutsfattande krävs en god intern styrning och kontroll. Administrationen med avseende på bl.a. ekonomi, personal, lokaler och IT-frågor kan inte präglas av den frihet som utmärker forskning och utbildning. Inom Göteborgs universitet har begreppet intern styrning och kontroll inte klart definierats utan avgränsats till att avse ekonomiadministrationen. Det finns inte heller några regler och riktlinjer för hur arbetet med den interna styrningen och kontrollen ska bedrivas med avseende på ansvar och uppföljning. Internrevisionen kan också konstatera att verksamhetsstyrning och uppföljning behöver utvecklas vilket innebär att fokus också hamnar på andra områden än ekonomi. Dokumenterade risk- och väsentlighetsanalyser eller omvärldsanalyser för att kartlägga, analysera och hantera befintliga risker förekommer endast i liten utsträckning. Eftersom det inte görs några risk- och väsentlighetsanalyser är det svårt att få en bild över om de kontrollaktiviteter och åtgärder som vidtas är tillräckliga för att hantera de risker som finns. Nedan följer de viktigaste rekommendationerna avseende ledningens system för intern styrning och kontroll: -Internrevisionen vill särskilt poängtera att begreppet intern styrning och kontroll är ett vidare begrepp än den tidigare snävt tolkade definitionen och avser särskilt en ändamålsenlig och effektiv verksamhet. -Styrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern styrning och kontroll. Styrelsen bör därför tillse att det finns ett ramverk kring intern styrning och kontroll vilket bl.a. innebär att utarbeta regler, där syfte, organisation, ansvar samt styrning och uppföljning klargörs. -Koordinering av aktiviteterna avseende intern styrning och kontroll bör ske. Förslagsvis bör rektor tydliggöra var i organisationen ansvaret bör ligga för att ge råd och stöd samt samordna arbetet. 5

-Tillämpningsanvisningar, verktyg och metoder kring arbetet med intern styrning och kontroll bör utarbetas och utbildningsinsatser bör genomföras i detta sammanhang. -För att bättre kunna styra och följa upp verksamheten bör styrmodellen fokusera på fler områden än ekonomi såsom kvalitet i processerna, studentfokus och medarbetarfokus. -En risk- och väsentlighetsanalys samt omvärldsanalys bör upprättas och dokumenteras på olika nivåer i organisationen för att säkerställa att de risker som finns hanteras på rätt sätt. -Analyserna bör åtföljas av dokumenterade internkontrollplaner/åtgärder för att minska dessa risker. -En dokumenterad uppföljning bör ske av att åtgärder som vidtagits fått önskad effekt. Utöver de interna kraven i organisationen att ha en verksamhet med god intern styrning och kontroll, har det i juni 2006 presenterats ett förslag till förordning om intern styrning och kontroll vid statliga myndigheter. Om förslaget blir förordning kommer detta att i hög grad påverka universitetets utformning av den interna styrningen och kontrollen. Granskning av samverkan och samordning mellan gemensamma förvaltningen och fakultetskanslier avseende administrativ verksamhet Bakgrund Vår utgångspunkt i granskningen har varit att försöka klargöra vad som är viktigt för samverkan och samordning avseende den administrativa verksamheten sett ur ett organisatoriskt helhetsperspektiv. Vi grundar vår granskning bla på våra erfarenheter från och jämförelser med andra organisationer, att vissa myndighetsutövande processer kräver ett samordnat ansvar. För att kunna värdera om den administrativa verksamheten har tillräcklig intern styrning och kontroll har vi tagit vår utgångspunkt i COSO-modellen. Enligt detta synsätt innebär en god intern miljö att skapa en kultur och ett regelverk där samtliga i organisationen är medvetna om vilka spelregler som gäller samt att ansvar och befogenheter är klart definierade och kommunicerade. Syfte, inriktning, metod och genomförande Granskningens syfte har varit att kartlägga följande aspekter: -Vilka styrdokument finns som klargör hur arbetet skall fungera mellan gemensamma förvaltningen och fakultetskanslierna? -I vilka dokument framgår ansvar och befogenheter inom gemensamma förvaltningen och mellan gemensamma förvaltningen och fakultetskanslierna? -Är administrationen inom universitetet effektivt utformad? -Hur sker ledning, styrning och uppföljning inom den gemensamma förvaltningen samt gentemot fakultetskanslierna? -Vilken inställning har man till samverkan/samordning inom gemensamma förvaltningen och ur fakultetskansliernas synvinkel? -Hur sker kommunikation och information? -Effektiviseringsmöjligheter administrativ utveckling? 6

Granskningen har genomförts genom kartläggning och insamling av dokument. Intervjuer har skett med förvaltningschefen, avdelningscheferna inom gemensamma förvaltningen, ett urval av kanslichefer på fakultetskanslierna samt en representant från en personalorganisation. Kortfattad verksamhetsbeskrivning, historik och utveckling Den administrativa verksamheten inom Göteborgs universitet bedrivs dels av fakultetskanslierna och institutionsadministrationen samt dels av gemensamma förvaltningen. Fakultetsnämnderna och dekanerna har en långtgående delegation, vilket innebär att de har det samlade ansvaret för verksamheten inom sitt fakultetsområde som även innefattar den administrativa verksamheten. Gemensamma förvaltningen har som uppgift att skapa goda förutsättningar för universitetets utbildning, forskning och samverkan med samhälle och näringsliv enligt den verksamhetsidé som tagits fram. Detta innebär att gemensamma förvaltningen skall förenkla, undanröja hinder, anvisa lösningar, stödja och ge service samtidigt som den har ett särskilt ansvar för att universitetet uppfyller de krav som gäller en statlig myndighet. Gemensamma förvaltningen skall vidare utgöra ett strategiskt och administrativt stöd för universitetets ledning och ledningsorgan. Förvaltningschefen har av rektor ett uppdrag att verka för en effektiv och samordnad administration inom hela universitetet. Sett ur ett historiskt perspektiv över de senaste två à tre åren har en positiv utveckling skett i vissa avseenden. Exempelvis har uppdragsstyrningen gentemot avdelningarna vid gemensamma förvaltningen förbättrats och det pågår ett arbete med att se över delegationsordningen. Regelbundna möten mellan förvaltningschefen, avdelningscheferna och kanslicheferna har införts i syfte att förbättra samverkan och samordning. Vidare pågår gemensamma utvecklingsprojekt för att åstadkomma effektiviseringar. Sammanfattning av de väsentligaste rekommendationerna som framkommit i rapporten: Uppdrag, roller och mandat Förvaltningschefens och gemensamma förvaltningens roll är otydlig, vilket kan leda till att den administrativa verksamheten inte blir tillräckligt effektiv och samordnad. Detta beror i huvudsak på fakultetsnämndernas och dekanernas långtgående delegation avseende den administrativa verksamheten, vilket innebär att mandatet för förvaltningschefen och avdelningscheferna att styra de universitetsgemensamma administrativa stödprocesserna genom alla led i organisationen försvåras. Detta kan ses som ett strukturellt problem och kan innebära att effektiviseringar blir svårare att genomföra. Rektor bör ytterligare tydliggöra förvaltningschefens/avdelningschefernas mandat vad gäller styrning, samordning och organisering av dessa stödprocesser. Ledning, styrning och uppföljning Den administrativa verksamheten behöver utveckla en tydligare mål- och resultatstyrning samt ett kvalitetssystem/kvalitetsutvecklingsprogram. Personalpolitiska riktlinjer och en gemensam arbetsgivarpolitik bör upprättas för universitetet som helhet, vilket kommer att motverka risk för att anställda ej behandlas på likartat sätt inom myndigheten och stärka den interna styrningen och kontrollen. Verksamhetsstyrningens olika faser (planera, genomföra, följa upp, utvärdera och förbättra) och den styrmodell som ledningen använder för att styra verksamheten bör tydliggöras och kommuniceras i organisationen. 7

Ansvar och befogenheter Ansvar och befogenheter är inte klart definierade inom personal, IT-området och fastighetsområdet vilket skapar osäkerhet i organisationen. Som exempel kan nämnas att personaldirektören inte har mandat att styra de personaladministrativa processerna genom alla led. Både IT-utskottets och IT-direktörens ansvar och befogenheter bör klargöras. Detsamma gäller fastighetsdirektörens ansvar och befogenheter. Delegationsordning bör snarast utarbetas för avdelningscheferna vid gemensamma förvaltningen. Organisation Det bör utredas huruvida det är mer effektivt med en ökad grad av centraliserade administrativa enheter med mer specialistkompetens och huruvida det är mer effektivt med färre, men större fakultetskanslier samt var i organisationen olika uppgifter bäst kan utföras. Effektiv administration administrativ utveckling För att i ökad utsträckning kunna effektivisera administrationen behöver de administrativa processerna hållas samman på ett mer strategiskt sätt genom hela linjen. Uppföljning av projektet administrativ utveckling- frigör 50 mkr för utbildning och forskning är enligt internrevisionen allmänt hållen och bör utvecklas. Övriga insatser Kvalitetsarbete Internrevisionen har under det gångna året utarbetat ett kvalitetssystem/ kvalitetsprogram samt en handbok för styrning, uppföljning och kvalitetssäkring av enhetens arbete. Deltagande i nätverk och projekt Internrevisionen har följt utvecklingen av NEKST - projektet och administrationen av EUprojekt, samt medverkat i referensgrupper. Vidare har nätverk utvecklats tillsammans med internrevisorer vid andra statliga myndigheter och lärosäten. FÖRSLAG TILL BESLUT Styrelsen för Göteborgs universitet beslutar att fastställa internrevisionens årsrapport avseende verksamhetsåret 2006. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Lena Danielsson Revisionschef 8