Granskningspromemoria 2013 Skolfastigheter i Stockholm AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 7, 2014 Dnr 3.1.2-8/2014 2014-02-04
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2013 Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Dnr 3.1.2-8/2014 Hemsida: www.stockholm.se/revision
Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Underhållsplanering 1 Program för delaktighet för personer med funktions-hinder 3 Grundläggande granskning 4 Bolagets arbete med internkontroll 4 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 5 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 6
1 (7) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 22 maj 2013. Vid planeringsmöte den 12 juni 2013 avseende SISAB, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han gett revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2013-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 2 oktober 2013, där också bolagets ledning deltog. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 4 februari 2014. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Maria Assarsson. Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Underhållsplanering Revisionskontoret har genomfört en granskning av hur bolaget planerar, genomför och följer upp sitt underhåll av fastigheter. Planering av underhållet sker inom bolagets två fastighetsavdelningar (norr och söder). Inom varje avdelning finns sedan verksamheten fördelad på tre förvaltningsområden. Totalt förvaltar bolaget 220 skolor och 386 förskolor. Enligt det ramavtal som bolaget har med staden, framgår att det ska finnas en långsiktig underhållsplan för varje objekt och mer detaljerad för kommande tre år. Denna plan ska, efter dialog med hyresgästen, revideras löpande. Planen ska gås igenom årligen med hyresgästen. Den totala nivån på underhållsbudgeten styrs av ramavta-
2 (7) let, dvs. bolaget får ett underhållsbelopp per kvm som årligen räknas upp med index och läggs på hyran. Bolaget har en planering för det långtidsplanerade underhållet (LPU) som sträcker sig 20 år framåt och ska spegla fastighetens underhålls- och nyinvesteringsbehov. Bolaget har ett stödsystem (VITEC) för sin underhållsplanering. Enligt bolagets rutiner är det respektive förvaltare som ansvarar för att budget, inventeringar och genomförda underhållsåtgärder läggs in löpande i systemet. Förvaltarna har också gjort inspektioner av riskkonstruktioner som t ex grunder och tak. Bolaget har under året sett över sin planeringsprocess för att förbättra dialogen med hyresgästerna. Fr.o.m. år 2013 upprättar bolaget områdesplaner per förvaltningsområde som underlag för strategisk samverkan med kund. År 2014 ska även en fastighetsplan per större fastighet upprättas för dialog med kund. Bolagets totala ram för underhållsinsatser år 2013 uppgick till 419 mnkr, vilket motsvarar en underhållskostnad på 246 kr/m2. Ytterligare 20 mnkr har tillskjutits genom Stimulans för Stockholm år 2013. Bolaget rapporterar tertialvis till styrelsen prognoser över planerat underhåll per objekt. Under året har rapporteringen till styrelsen utökats. Områdesvisa planer redovisades till styrelsen i samband med tertial 2 2013 och i budget 2014. Omprioriteringar inom underhållet sker under året, vilket beror på att hänsyn tas till förändringar vad gäller t ex förändringar i planering av om- och tillbyggnader i lokalerna. Enligt bolaget är det svårt att definiera vad som är eftersatt underhåll. Om t ex kunden aviserar att man kommer att förändra utnyttjandet av lokalerna, får underhållet avvakta. En stor utmaning för bolaget är dock underhållet av ventilationsanläggningarna och om anläggningarna ska uppfylla dagens myndighetskrav. Det finns regelverk för klassificering av vad som ska bokföras som kostnad respektive investering. Bolaget arbetar med hur den nya redovisningsstandarden (K3), som gäller för år 2014, kommer att påverka gränsen för aktivering av underhåll. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget arbetar på ett tillfredsställande sätt med planering, genomförande och uppföljning av underhållet av sina fastigheter och an-
3 (7) läggningar. Arbetet är långsiktigt och det finns rutiner för att hålla fastighetsinformationen aktuell. Bolaget har strategier för prioriteringar av underhållet i dialog med kund. Revisionskontoret rekommenderar dock att styrelsen involveras genom att låta den anta en underhållsstrategi som underlag för prioriteringar. Strategin kan också innehålla former för samverkan med kund. Program för delaktighet för personer med funktionshinder Fullmäktige antog år 2011 ett reviderat program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning. Enligt budget 2013 ska nämnder och bolagsstyrelser i sina verksamhetsplaner besluta om vilka tre relevanta aktiviteter per delmål de ska prioritera för att bidra till att målen i stadens program uppfylls. Revisionskontoret har granskat hur bolaget arbetar med det nya programmet och bidrar till måluppfyllelse. I budget 2013 har bolaget valt ut två av sju mål i programmet och till dessa formulerat en indikator och en aktivitet, enligt följande: - Mål 1: Alla ska kunna förflytta sig, vistas i och använda Stockholms stads inne- och utemiljö. Bolagets indikator är andelen skolor som genomfört tillgänglighetsbesiktningar. Målet har satts till 100 %. - Mål 2: Alla ska kunna få information och kommunicera utifrån sina förutsättningar. Bolagets aktivitet är att göra den tilltänkta Kundportalen så tillgänglig som möjligt för alla. Bolaget redovisar uppföljningen i ILS. Målet 100 % tillgänglighetsinventeringar inom skolan har uppnåtts. Aktiviteten angående Kundportalen sträcker sig till årsskiftet 2014/2015. Mål, indikator och aktivitet är desamma i budget 2014. Samtidigt med beslutet om stadens funktionshinderspolitiska mål, beslöts att stadens råd för funktionshinderspolitiska frågor (FH-råd) aktivt skulle medverka till att förverkliga stadens mål, vid framtagande av aktiviteter, uppföljning och resultat. Bolaget har inte något eget FH-råd, utan deltar vid utbildningsnämndens FH-råd. Arbetet med tillgänglighetsinventeringar inom skolan har varit uppe i rådet. Vid uppföljning av bolagets arbete med tillgänglighetsinventeringar så framkom att bolaget också tagit fram åtgärdsprogram per fastighet. Huruvida åtgärderna har genomförts redovisas inte samlat. Är det en högre nivå på tillgänglighetsanpassning krävs först en be-
4 (7) ställning från kund för att kunna genomföra åtgärden. Den allmänna uppfattningen är att tillgänglighetsåtgärderna har kommit längre inom gymnasieskolan än inom grundskolorna. Några generella tillgänglighetsinventeringar har inte gjorts inom förskolorna. För dessa fastigheter utförs inventeringen i samband med planering av andra åtgärder. I bolagets kvalitetssystem för byggprocessen finns tillgänglighetsaspekten med för varje skede i processen. Här finns projektanvisningar med referensmaterial och goda exempel på tillgänglighetslösningar. Bolagets arbete med tillgänglighet i byggprocessen har presenterats för utbildningsnämndens FH-råd. För att öka medarbetarnas kunskap kring tillgänglighetsfrågor anordnar bolaget också internutbildning var 4:e år. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Den sammanfattande bedömningen är att bolaget kan utveckla sitt arbete utifrån fullmäktiges nya program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning och se över aktiviteter utifrån de mål som är relevanta för bolaget. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolaget har policy och riktlinjer för intern kontroll som reviderats 2012-11-21. Styrelsen antog en internkontrollplan för år 2013. Iakttagelser Bolagets risk- och väsentlighetsanalys som grund för internkontrollplanen bygger på Deloittes analys från 2007 och risker som kommer fram i RSA-arbetet. Under 2013 har modellen med revisionsteam införts. Teamet har granskat hur Wikells kalkylprogram använts som ligger till grund för ramavtalet. Granskningen visade att det behövs mer utbildningsinsatser. Övriga granskningsområden har varit leverantörsfakturor, upphandling, energieffektivisering, löneutbetalningar, arbetsmiljörutiner, representation, mutor/korruption/förmåner, moms, hyresprocessen och aktivering av projekt. Resultatet från halvårsuppföljningen visar inte på några större avvikelser. De samlade resultaten från genomförd granskning rapporteras till styrelsen i mars 2014.
5 (7) Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget arbetar enligt fastställd policy och plan för år 2013. Enligt revisionskontoret kan dock bolaget förtydliga och dokumentera sin risk- och väsentlighetsanalys över bolagets väsentliga processer som grund för internkontrollplanen. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl. a. kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2013 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolagets måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Resultat efter finansnetto (mnkr) 1 KF:s budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut - 20-20 - 20-29 Bolaget har ett resultatkrav på -20 mnkr, vilket inkluderar bidrag genom Stimulans för Stockholm med 20 mnkr. Utfallet för år 2013 blev 9 mnkr över budget, vilket motsvarar 0,4 % av bolagets omsättning. Investeringar (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut 830 831 772 727 Avvikelse mellan bokslut och budget (-103 mnkr eller -12,4%), beror på tidsförskjutningar i projekten. Behovet av nya och ombyggda skollokaler är stort framöver. Det är därför oroande att avvikelsen år så stor. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts och för bolagen finns ägardirektiv. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommun- 1 Exklusive realisationsvinst/-förlust
6 (7) fullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator och aktiviteter kopplade till bolagets ägardirektiv, om mål och aktiviteter följs upp systematiskt och redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 20 indikatorer och av ägardirektiv från fullmäktige, indikatorer från Stadshus AB och egna indikatorer. För samtliga indikatorer har bolaget formulerat egna årsmål och till ägardirektiven årsmål eller aktiviteter. Årsmålen redovisas i ILSwebb samt i styrelsens budget. Bolaget följer upp målen i samband med tertialrapporteringen och i bokslutet. Måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Bolaget har under året fortsatt sitt arbete med att integrera bolagets interna måldokument med ILS. Av fullmäktiges 20 indikatorer redovisar bolaget måluppfyllelse för 15. God måluppfyllelse redovisas för indikatorer kopplade till energi för såväl KF:s indikatorer som egna. Fyra av KF:s indikatorer har delvist uppfyllts, dvs. andel elbilar och andel fastigheter i staden som har radonhalt under riktvärdet och andelen förskole- och skollokaler med godkänd OVK. Målet avseende andel miljöbränsle i stadens miljöbilar har inte uppfyllts. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget har i huvudsak bidragit till att uppfylla ägarens resultatkrav och bidragit till att fullmäktiges indikatorer och därmed målen uppnås. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Uppfyllelsen av ägardirektiven ingår i bolagets ILS-rapportering. Där det inte finns indikatorer som mäter måluppfyllelsen har bolaget formulerat aktiviteter. Revisionskontoret har särskilt följt upp följande ägardirektiv:
7 (7) - Arbeta kontinuerligt med åtgärder för en tryggare miljö i och omkring förskolan och skolan genom bl.a. fortsatt förebyggande åtgärder mot bränder, klotter och annan skadegörelse - Delta i planeringen för att klara utbyggnaden av förskolor och grundskolor för ett växande Stockholm. Bolaget arbetar aktivt med sitt skadeförebyggande arbete inom ramen för arbetet med risk- och sårbarhet (RSA). S:t Erik försäkring beställde under 2013 en revision av nämnder och bolags RSAarbete och SISAB fick goda resultat i den revisionen. Bolaget har minskat antal skadehändelser (glaskross och klotter) i jämförelse med föregående år, trots upploppen med skadegörelse i flera ytterstadsstadsdelar under året. Bolaget har analyserat sin krisledningsorganisation i samband med upploppen och bolagets krisledningsorganisation klarade arbetet bra. När det gäller bolagets deltagandande i planering för ett växande Stockholm, har revisionskontoret gjort en fördjupad granskning föregående år. Revisionskontoret konstaterade då att det är angeläget att ledningen för utbildningsförvaltningen och bolaget får till stånd en fungerande samverkan i de tidiga skeendena av processen för att säkerställa effektiva processer i de senare delarna. Bolaget har under 2013 sett över former för samverkan. Revisionskontoret har fortsatt att granska stadens styrning av lokalförsörjningen, där SISAB med flera nämnder har ingått. Bolagsstyrelsen kommer att få yttra sig över rapporten under våren 2014. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget sammantaget arbetar aktivt med kommunfullmäktiges mål och uppdrag.