STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 02 Februari 2010 DNR 361-04/2010 Granskningspromemoria 2009 AB FAMILJEBOSTÄDER (KONCERNEN)
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande...1 2 Redogörelse för granskningsresultatet...1 2.1 Särskild granskning... 1 2.1.1 Riskhantering...1 2.1.2 Bolagets tillämpning av stadens gemensamma styrsystem ILS...3 2.2 Basgranskning... 4 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll...4 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser...4 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag...6
STADSREVISIONEN 1(7) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 14 maj 2009. Vid planeringsmöte den 9 juni 2009 avseende Familjebostäder informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag som givits revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av internkontroll granskningen och granskningen av delårsbokslutet rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 15 oktober 2009. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter för bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte äger rum den 18 februari 2010. Årets granskning har bl a omfattat uppföljning av bolagets internkontrollarbete under år 2009. Granskningen har även omfattat hur bolaget arbetar med att identifiera och hantera verksamhetsrisker. Även bolagets arbete med om ILS fungerar på ett ändamålsenligt sätt enligt fullmäktiges direktiv har granskats. Bolaget har faktakontrollerat granskningspromemorian. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Riskhantering Revisionskontoret har granskat Familjebostäders hantering av verksamhetsrisker. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget arbetar med riskhanteringen på ett systematiskt sätt. Iakttagelser Bolaget har tagit fram krishanteringsplaner både på central nivå och på distriktsnivå. Bolaget har inte något övergripande dokument för säkerhetsarbetet. Ett antal styrande dokument i form av policys och riktlinjer finns dock, till exempel brandskyddspolicy, alkohol och drogpolicy samt policy för trygghet och säkerhet för anställda. Vid bolaget finns en tjänsteman som har till uppgift att samordna det samlade säkerhetsarbetet. Säkerhetssamordnaren sitter i bolagets ledningsgrupp och
STADSREVISIONEN 2(7) rapporterar direkt till VD. Säkerhetssamordnaren har enbart ansvar för brand, hot, våld och trygghet. Det finns därmed ingen tjänsteman på bolaget som har ett totalt ansvar för säkerhetsarbetet. Vid bolaget finns en central krisledningsgrupp som består av 13 personer med olika kompetenser och ute på distrikten finns lokala krishanteringsgrupper. En krisledningsövning genomfördes under 2008 med hjälp av kriskonsult. De iakttagelser som då gjordes är nu inarbetade i krishanteringsplanerna. Bolaget genomförde en övergripande riskinventering under december 2007. I detta arbete var hela den verkställande ledningen samt informatörer och IT-chef involverade (totalt 14 personer). Riskinventeringen genomfördes genom en skattning av sannolikhet och konsekvens för olika typer av händelser som kan drabba verksamheten. Under våren 2008 presenterades resultatet av den övergripande riskinventeringen för den verkställande ledningen. Bolaget har inget separat IT-system för incidentrapportering. Däremot finns rutiner för att rapportera incidenter. Till exempel rapporteras händelser som rör fastigheterna vid bränder och hot mot personal, till säkerhetssamordnaren på en särskild blankett. Uppföljningen av dessa incidenter sker manuellt. Bränder rapporteras till S:t Erik Försäkring och hot till arbetsmiljökommittén. Övriga incidenter ska rapporteras till närmaste chef eller till säkerhetssamordnaren. Närmaste chef rapporterar vidare till säkerhetssamordnaren som rapporterar incidenter av allvarlig natur till den verkställande ledningen. Säkerhetssamordnaren har påbörjat ett arbete med att besöka samtliga brandskyddsansvariga för att kontrollera att brandskyddskontroller har genomförts och att dessa är dokumenterade. Säkerhetssamordnaren räknar med att detta arbete är slutfört under våren 2010. Det pågår för närvarande ett arbete inom bolaget med att ta fram en handlingsplan för riskhanteringsarbete. Detta arbete beräknas vara klart under våren 2010. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontoret arbetar bolaget med sin riskhantering på ett systematiskt sätt. Bolaget har rutiner för incidentrapportering. Bolaget har däremot ingen person som har ett totalt ansvar för säkerhetsarbetet. Revisionskontoret rekommenderar att säkerhetssamordnarens ansvarsområde utökas till att ha som uppdrag att ansvara för bolagets totala säkerhetsarbete.
STADSREVISIONEN 3(7) 2.1.2 Bolagets tillämpning av stadens gemensamma styrsystem ILS Stadens system för integrerad ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi (ILS) baseras på målstyrning. I enlighet med koncernstyrelsens beslut 2001-04-10 ska de övergripande ramarna och begreppen inom ILS även användas av stadens bolag. Sedan 2003 har stadens bolag arbetat i ett webbaserat program för ILS, ILS-webb, framtaget av Stockholms Stadshus AB. Under år 2008 har ILS-webb vidareutvecklats som uppföljningssystem för att gälla hela kommunkoncernen. Här anges fullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdet, ägardirektiv samt bolagens mål för verksamhetsområdet. Vidare anges indikatorer och aktiviteter kopplade till mål och ägardirektiv. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget använder ILS i enlighet med gällande riktlinjer. Iakttagelser Bolaget utgår från fullmäktiges inriktningsmål och ägardirektiv i sin verksamhetsplanering. Bolaget rapporterar utfallet för de kommungemensamma och bolagsspecifika målen i ILS. De mål som inte är direkt kopplade till ägardirektiven finns inte med. Bolaget har fem interna mål för styrning och uppföljning av verksamheten. Denna styrning och uppföljning sker manuellt i form av exceldokument, och sker i samband med tertialrapporterna och bokslutet. Denna redovisning sker enbart för ledningsgruppen, inte för styrelsen. Styrelsen tar enbart del av VD-kommentarer och ekonomisk uppföljning vid de tertialvisa uppföljningarna. Vid tertialuppföljningarna sker även en uppföljning i ILS-webb. Bolaget använder ILS som ett rapporteringsverktyg till koncernstyrelsen och ser ILS som ett sätt att kommunicera med ägaren. Bolaget följer direktiven från koncernledningen att inom ramen för ILS rapportera de koncerngemensamma målen och att sätta mål eller aktiviteter för ägardirektiven. Bolaget har inte bilagt ILS-rapporteringen till budgeten eller till tertialrapporterna. I samband med årsredovisningen redovisas i ett särskilt ärende en bokslutsrapport där en ILS-rapport redovisas i bilageform. Bolaget har i enlighet med moderbolagets anvisningar rapporterat de KFindikatorer där bolaget varit särskilt utpekat.
STADSREVISIONEN 4(7) Bolaget utreder för närvarande om att införa ett IT-baserat uppföljningssystem. Bolaget har varit i kontakt med andra bolag som använder ILS-webb som uppföljningsverktyg. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolagets tillämpning av ILS (inklusive ILS-webb) följer direktiven från moderbolaget Stockholms Stadshus AB. Bolaget har i relativt stor utsträckning lagt in mål, indikatorer och aktiviteter i ILS-webb. Bolaget borde enligt revisionskontorets mening redovisa för styrelsen de ILSrapporter som skickas in till Stockholms Stadshus AB. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Bolagets internkontroll granskas med fokus på den risk- och väsentlighetsanalys som ska ligga till grund för internkontrollplanen. Bolagets styrelse kommer vid sammanträdet i mars 2010 att anta en internkontrollplan för år 2010 och vid samma tidpunkt avrapporteras resultatet av bolagets internkontrollgranskningar under år 2009. Alla kontroller enligt planen är ännu inte helt genomförda utan arbetet med att sammanställa resultatet av granskningarna pågår enligt uppgift från bolaget. För de granskningar som redan är avslutade har endast smärre brister noterats. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontoret kan konstatera att bolaget har ett fungerande internkontrollarbete och att granskningar pågår enligt internkontrollplanen. 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2009 och bolagets prognoser över resultat och investeringar.
STADSREVISIONEN 5(7) Resultat efter finansnetto 2009, mnkr KFs Justerad Prognos Prognos Bokslut budget budget T 1 T 2 175 38-18 0 2 Bolagets avkastningskrav enligt kommunfullmäktiges budget uppgick till 175 mnkr. Efter att kommunfullmäktige i mars 2009 beslutat att revidera budgeten med anledning av Stimulans för Stockholm uppgår bolagets resultatkrav till 38 mnkr. Tertialrapport 1 och 2 I tertialrapport 1 prognostiserar bolaget ett resultat på -18 mnkr exklusive reavinster och i tertialrapport 2 prognostiserar bolaget med ett nollresultat exklusive reavinster. Avvikelsen mot budget förklaras av tidigareläggning av vissa åtgärder inom ramen för Stimulans för Stockholm. Bokslut Resultatet efter finansnetto exklusive reavinster uppgår till 2 mnkr. Resultatet avviker därmed från fullmäktiges krav på 38 mnkr för bolaget. Den huvudsakliga förklaringen till resultatet är ökade kostnader på grund av tidigarelagda åtgärder inom ramen för Stimulans för Stockholm samt ökade förvaltningskostnader beroende på förvärvade fastigheter från AB Svenska Bostäder. Investeringar 2009, mnkr Justerad Prognos Prognos Bokslut budget T 1 T 2 1 548 1 810 2 068 1 755 Efter att kommunfullmäktige i mars 2009 beslutat att revidera budgeten med anledning av Stimulans för Stockholm uppgår bolagets investeringsbudget till 1 548 mnkr. Bokslut Bolagets investeringar uppgår till 1 755 mnkr, vilket är 207 mnkr högre än budgeterad volym. Orsaken till avvikelsen beror på ökad nyproduktion, stambyten samt bredbandsutbyggnad där övertagandet från AB Svenska Bostäder har inverkat.
STADSREVISIONEN 6(7) Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontoret bedömer att bolagets prognossäkerhet är tillfredsställande. Kontoret bedömer vidare att bolagets prognossäkerhet avseende investeringar är i stort tillfredsställande. Fullmäktiges resultatkrav har inte uppnåtts. Nöjaktig förklaring finns till avvikelsen mot resultatkravet. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Revisionskontoret har följt upp hur bolaget har arbetat med några av de direktiv och uppdrag som fullmäktige har lämnat till bolaget. Nyproduktion Bolagets uppdrag för år 2009 var att påbörja byggandet av 750 lägenheter. Under året påbörjades byggandet av 647 lägenheter vilket innebär att nyproduktionsmålet för året inte har uppnåtts. För år 2010 beräknas byggstart ske för 422 lägenheter. Bolaget beräknar att antalet nyproducerade lägenheter under mandatperioden blir 1 731 vilket är under målet på 2 150 lägenheter. Detta betyder att utan förvärv av pågående externa byggnadsprojekt så kommer målet inte att uppnås. Olaga andrahandsuthyrning Bolaget har sedan 2007 en person anställd på huvudkontoret samt sedan 2008 en person anställd (inhyrd) på bolagets kontor i nordväst som arbetar med att upptäcka och komma tillrätta med olaga andrahandsuthyrningar. Bolagets målsättning var att under 2009 utreda 450 ärenden. Det totala antalet utredningar för året har ännu inte sammanställts men uppskattas till ungefär 350. Totalt har ca 150 lägenheter friställts för uthyrning under året. Avsikten med att inrätta en tjänst på huvudkontoret var att förstärka bolagets kontroll. Även personalen på distriktskontoren ska arbeta med att kontrollera och förebygga olaga uthyrning. Den centralt placerade tjänstemannen besöker regelbundet distriktskontoren för att sprida kunskap och svara på frågor. En checklista för att ha gemensamma rutiner inom bolaget har tagits fram under året och denna har spridits inom bolaget. På checklistan finns bl a uppgifter om vilka källor man kan använda sig av för att söka information vid en misstänkt olaga uthyrning.
STADSREVISIONEN 7(7) Investeringar i ytterstaden Ett av bolagets övergripande mål är att i all verksamhet agera för en långsiktigt hållbar stadsutveckling såväl socialt som miljömässigt. Bolaget har större delen av sitt bestånd i närförort och ytterstad vilket gör att merparten av de investeringar och upprustning i beståndet som genomförs bidrar till att stärka ytterstaden. Stimulans för Stockholm har till viss del tidigarelagt bolagets investeringar, vilket särskilt gynnat områden med stora upprustningsbehov. Bolaget avsatte under 2009 drygt 26 mnkr i en särskild förortssatsning varav ungefär 7 mnkr gick till Rinkeby och Tenstas medverkan i Järvalyftet. Exempel på aktiviteter inom ramen för Järvalyftet är läxhjälp på Rinkebyskolan, sommarjobb för ungdomar, utökad bevakning av olaga andrahandsuthyrning, trygghetsbesiktningar och påföljande åtgärder, samarbete i Fastighetsägarföreningen och utvecklingen av Rinkebystråket. Försäljning av fastigheter till bostadsrättsföreningar 1 485 lägenheter såldes till bostadsrättföreningar under 2009, varav 19 % låg i ytterförort. Under 2009 har endast ett fåtal ansökningar om ombildning inkommit till bolaget. Totalt har hittills under mandatperioden 176 föreningar skickat in intresseanmälningar motsvarande 9 070 lägenheter. Bolagets prognos för mandatperioden 2007-2010 är att 4 700 lägenheter kommer att säljas varav knappt 40 % finns i ytterstaden. Under 2009 har samordningen mellan de tre bostadsbolagen inneburit att kontrollpunkterna i processen är mer likställda. Hur bolagens kontroller i värderingsfasen ska dokumenteras avgörs ytterst av moderbolaget Stockholms Stadshus AB som är beställare av värderingarna. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolaget arbetar aktivt med de uppdrag och direktiv som har beslutats av fullmäktige och koncernstyrelsen. Nästan samtliga uppdrag är påbörjade och ingår i verksamheternas löpande arbete. Lars-Erik Örsing Bitr. stadsrevisor Örjan Palmqvist Revisor