Protokoll 2009/10-1 Styrelsemöte för Sverigeunionen av Soroptimistklubbar (organisationsnummer 878001-3192) Plats: Campus Varberg Tid: 28 november 2009 Närvarande: Ulrike Kylberg, Maria Malmborg Sandberg, Anita Westerström, Stina Fjelkner- Modig, Elisabet Nord, Berit Bensryd, Mihaela Aquelius, Ursula Hellberg, Helgun Mattsson, och Mai Terras 1. Mötets öppnande Ulrike hälsade samtliga deltagare välkomna till Varberg och till styrelsemötet. 2. Godkännande av dagordning Ordförande presenterade dagens agenda. Under punkt 15 föreslogs att vi tar upp vilka styrelsemedlemmar och funktionärer som ska bjudas in till unionsmötet på Sverigeunionens bekostnad. Följande övriga frågor föreslogs Sierra Leone-kort, arkivering av dokument i Göteborg, funktionärslista, SI-styrelsemöte i Hilleröd, SKL och utredningsgruppen Stop Trafficking samt information om unionsmötet år 2011. Beslut: Agendan godkändes med de föreslagna tilläggen. 3. Val av justerare Beslut: Anita Westerström valdes till justerare. 4. Protokoll från styrelsemöte 20090822 Protokollet är godkänt, justerat och utsänt till 30-gruppen. 5 Ekonomi Elisabet informerade om bokslutet för verksamhetsåret 2008-09. Det blev ett underskott på -33 343 kr. (Bokslutet bifogas). Protokoll från styrelsemöte 2009-11-28 1
Elisabet redogjorde också för det ekonomiska läget för nuvarande verksamhetsår. Förmodligen blir det ett underskott även i år prognos för helår på drygt 30 000 kr. Landssekreterarens kostnader kommer framöver att ingå i redovisningen för konto Styrelsemöten och AU. Sverigeunionens kapital är i stor utsträckning bundet i räntefondskonto, vilket medför att de likvida medlen är begränsade. Elisabet vill därför få möjlighet att ta ut medel från räntefondkontot då det behövs. För att stärka Soroptimas ekonomi har möjligheten att ta in annonser diskuterats. Elisabet har undersökt vilka skatteregler som gäller vid annonsintäkter och informerade om att vid inkomst av annonsering är vi skyldiga att betala reklamskatt. Det medför att vi då måste deklarera, vilket vi inte behöver göra under nuvarande förhållande. (Sverigeunionen av Soroptimistklubbar är befriade från deklaration till och med år 2013). Elisabet föreslog att kostnaderna för AU-möte, styrelsemöte och presentation av hemsida som sker 27-28 november 2009 förs på projektet som är beviljat av Ungdomsstyrelsen. Budgeten för årets unionsmöte presenterades. Deltagarekostnaderna blir höga och Ulrike föreslog att festmiddagen subventioneras med 200 kr/deltagare (av överskottsmedel från tidigare unionsmöten). Vid diskussionerna kom ett förslag om att deltagareavgiften för årsmötet skulle subventioneras. Beslut: Styrelsen beslöt att i enlighet med förslagen från AU - att Elisabet får rättigheter att ta ut medel från räntefondskonto då likviditeten så erfordrar. - att Soroptima/hemsida pga reklamskattereglerna inte tar in annonser - att kostnaderna för AU-möte, styrelsemöte och presentation av hemsida (27-28 november 2009) förs på projektet som är beviljat av Ungdomsstyrelsen. Vidare beslöt styrelsen att deltagareavgiften för årsmötet skulle subventioneras med 200 kr/deltagare. 6. Hemsida Mai Terras informerade om att hon och Elisabet Storck presenterade den nya hemsida för AU den 27 november 2009. De har tillsammans med de två andra i webgruppen gjort ett fantastiskt jobb och Ulrike framförde ett stort tack till dem från hela Sverigeunionen av Soroptimistklubbar. Alla medlemmar har nu tillgång hemsidan och har möjlighet att snabbt få tillgång till aktuell information. Beslut: Styrelsen beslutade - att Presidentbreven skickas direkt till alla medlemmar som har e-post - att protokollen från styrelsemötena för Sverigeunionen av Soroptimistklubbar läggs ut på hemsidan - att formuläret för reseersättning läggs ut på hemsidan - att den grafiska logotypen för organisationen läggs ut som mall för Wordrespektive Power point-dokument och att alla uppmanas att använda dem - att Mai skickar brev till klubbarnas webmostrar med aktuell information och ber dem lägga in plusgiro/bankgirokonto på sina klubbsidor. Protokoll från styrelsemöte 2009-11-28 2
7. Soroptima Ulrike informerade om att redaktören för Soroptima har fått en förfrågan från organisationen Kvinna till Kvinna om de kunde få ha en pluggannons i Soroptima. Det bör finnas ett ömsesidigt intresse att sprida information om de organisationer vi samarbetar med. Beslut: Ulrike kontaktar Päivi och meddelar henne att vi är beredda att ta in en pluggannons från dem under förutsättning att de tar in en från oss i någon av deras trycksaker. 8. Butik Vanja hade inför mötet skickat en förteckning över vad som fanns i lager i butiken 2009-09-30. Totalt sett har försäljningen gått ner något. Tygkassen håller på att ta slut och Vanja har för avsikt att ta fram en ny. Beslut: Elisabet skickar ett mejl till Vanja och framför önskemålen om att den nya kassen bör vara i ekologisk bomull och att Vanja tar kontakt med Mai för att få rätt underlag till tryck av logotyp. 9. Landssekreterare Helgun informerade om att hon nu fått in verksamhetsberättelser från alla klubbar. Den genomsnittliga närvarofrekvensen vid klubbmöten var - liksom förra året 67 %. De flesta klubbarna har redovisat hjälpverksamhet genom olika projekt, stipendier, bidrag till kvinnojourer, barnbyar etc. Totalt har klubbarna bidraget med 744 075 SEK. Helgun berättade att hon av föregående landssekreterare hade fått information om att hon hade ett avtal med styrelsen angående ersättning. Beslut: Helgun (sammankallande), Ursula och Maria fick i uppdrag - att utarbeta ett förslag till ny mall för rapportering av klubbarnas verksamhet - att vid unionsmötet i Båstad redovisa förslaget - att koma med förslag till PFR och ge några goda exempel. Anita skickar ut medlemsredovisningen till extension. Landsekreteraren ska framöver ha ersättning enligt samma regler som övriga medlemmar i Sverigeunionen av Soroptimistklubbar. 10. Årsberättelse och bokslut för verksamhetsåret 2008-09 Stina presenterade det utsända förslaget till verksamhetsberättelse. Ulrike kommer att skriva några rader om våra nätverksorganisationer. Helgun har fått klubbarnas verksamhetsberättelser och gjort sammanställning över närvaro och hjälpverksamhet. Därigenom kan verksamhetsberättelsen för Sverigeunionen kompletteras med dessa uppgifter. Beslut: Styrelsen beslöt att godkänna verksamhetsberättelsen med ovannämnda kompletteringar. Protokoll från styrelsemöte 2009-11-28 3
11. Presidentutbildning hösten 2009 Ulrike och Anita informerade om presidentutbildningen som skedde i Stockholm 21-22 november. Totalt deltog 45 personer och 27 klubbar var representerade. Hög aktivitetsnivå och engagemang präglade utbildningen. En artikel om utbildningen kommer i Soroptima. Målsättningen är att kunna genomföra en presidentutbildning även 2010 och en ny ansökan om organisationsbidrag kommer att skickar in. 12. Ansökningar för anslag - organisationsmedel för 2010 Berit har varit huvudansvarig för ansökan av organisationsmedel. Ansökan är inskickad och ska kompletteras med en kopia av unionens verksamhetsberättelsen för år 2008-09 senast 2009-12-07. - projektmedel 2010 (sista ansökningsdag 2 feb 2010) Anita och Berit förbereder projektansökan. 13. Mentorprogram Ulrike deltog i oktober i ett möte i Berlin om ett mentorsprogram med deltagare från Tyskland, Luxemburg, Belgien och Sverige. Information från mötet finns i Ulrikes presidentbrev oktober 2009. Ulrike delade ut material om programmet och protokoll från mötet i Berlin och bad styrelsen att per mejl komma med förslag och synpunkter på om hur Sverigeunionen skulle kunna delta. Beslut: Styrelsen återkommer med synpunkter och förslag per mejl till Ulrike senast 2009-12-22. 14. Handbok lägesrapport för omarbetning Ann-Christine Söderlund och Lena Källström håller på att omarbeta handboken och den ska vara klar till unionsmötet 2010. 15. Unionsmöte 2010 - program och budget Styrelsen diskuterade och bestämde vilka styrelsemedlemmar och funktionärer som får delta i unionsmötet på Sverigeunionens bekostnad. Förslag till program efter årsmötesförhandlingarna är tipsrunda eller workshops. Ulrike är inte informerad om Båstadsgruppens arbete beträffande program i samband med unionsmötet. Hon kommer att kontakta Båstadgruppen snarast och informerar därefter Anita, Maria och guvernörerna hur det ser ut. - förslag till propositioner 1. Koordinatorsfunktionen omorganisering i enlighet med federationen 2. Mentorprogram 3. Funktioner i Sverigeunionen - utvärdering Protokoll från styrelsemöte 2009-11-28 4
Beslut: Program och budget Ulrike kontaktar Båstadklubben för att få information om vilka programplaner de har och vidarebefordrar informationen till Anita, Maria och guvernörerna. Följande styrelsemedlemmar och funktionärer i Sverigeunionen av Soroptimistklubbar får delta i unionsmöte på unionens bekostnad: president, 1:e vice president, 2:e vice president, sekreterare, kassör, ledamot, suppleant, 2 guvernörer, butiksansvarig, landssekreterare, Soroptimaredaktör, webbredaktör (sammankallande), unionskoordinatorer, extension, 1 revisor, stipendiekommittén (1 person vart annat år) samt valberedning (sammankallande). Propositioner Ursula (sammankallande), Maria och Ulrike gör ett förlag till proposition om koordinatorfunktionens omorganisering. Ulrike skriver ett förslag till proposition om mentorprogram. Michaela skriver ett förslag till proposition angående utvärdering av de olika funktionerna i organisationen av Sverigeunionen av Soroptimistklubbar. 16. Övriga frågor - Unionsmöte 2011 Sista helgen i april 2011 är det Påsk. Anita förslog därför att unionsmötet ska hållas den 8-10 april 2011. Beslut: Unionsmötet 2011 hålls 8-10 april. - Sierra Leone-kort Butiken har fått en förfrågan om de kunde sälja kort till förmån för Sierra Leone-projektet. Beslut: Styrelsen beslöt att Sierra Leone-kort inte ska säljas via butiken. Stina informerar Vanja om beslutet. - Arkivering av dokument vid Kvinnohistoriska samlingarna, Göteborgs Universitet. Beslut: Följande ska arkiveras: President-, sekreterare-, och kassörspärmar arkiveras efter två år. Fram till dess förvaras dokumenten hos presidenten, sekreteraren respektive kassören. Verksamhetsberättelserna från klubbarna och Soroptima arkiveras via Landsekreterare vid verksamhetsårets slut. - SI-styrelsemöte Kirstin Sveder deltog i SI-styrelsemöte i Hilleröd, Danmark som representant för Sverigeunionen. Rapport från mötet kommer att läggas ut på hemsidan. - Sveriges Kvinnolobby (SKL) Ulrike informerade om att systrar från Stockholmsklubbar har deltagit i möte som arrangerades av SKL under hösten i Stockholm. Protokoll från styrelsemöte 2009-11-28 5
- utredningsgruppen Stop Trafficking Ulrike informerade om att gruppen har fått material och att de arbetar med målsättningen att vara klar vid årsskiftet 2009/10. 17. Nästa möte Beslut: Nästa möte blir den 6 februari 2010 kl. 11.00 16.00 hos Maria i Lund 18. Mötets avslutande Ulrike avslutade mötet med att tacka alla för givande och konstruktiva diskussioner. Landskrona 2009-12-16 Ulrike Kylberg Unionspresident Stina Fjelkner-Modig Unionssekreterare Justeras: Anita Westerström Protokoll från styrelsemöte 2009-11-28 6