Granskningspromemoria SISAB

Granskningspromemoria 2017 SISAB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 7, 2018 Dnr: 3.1.2-7/2018

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivits i nämnder och bolag. Stadsrevisionen i Stockholm stad granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för bolagsstyrelser sammanfattar stadsrevisionen det gångna årets granskningar och bedömningar av verksamheten. Granskningar som genomförs under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på stadsrevisionens hemsida, www.stockholm.se/revision. De kan också beställas från revisionskontoret, revision.rvk@stockholm.se. Granskningspromemoria 2017 SISAB Nr: 7, 2018 Dnr: 3.1.2-7/2018 www.stockholm.se/revision

Innehåll 1. Planering och genomförande... 1 2. Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Intern kontroll... 1 2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat... 5 3. Uppföljning av tidigare års granskningar... 11 Bilagor Bilaga 1 Uppföljning av lämnade rekommendationer... 12

1 (12) 1. Planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte i april 2017. Under året har följande möten genomförts: Vid planeringsmöte i maj informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings-PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2017-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat att granska verksamhet och intern kontroll samt pröva om verksamheten bedrivits enligt fullmäktiges uppdrag och mål samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet har varit Tomasz Czarnik vid revisionskontoret. 2. Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Intern kontroll I detta avsnitt redovisas om bolagets arbete med den interna kontrollen är aktiv och ändamålsenlig, d.v.s. förebygger, upptäcker och åtgärdar. Vidare om arbetet är strukturerat och integrerat i organisationen, i system och det löpande arbetet samt om bolaget utvärderar och följer upp det interna kontrollsystemet/-arbetet. Den samlade bedömningen, grundad på årets granskning, är att bolagets styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten varit tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedömning redovisas nedan. Av redovisningen framgår att inga väsentliga brister har noterats.

2 (12) 2.1.1 Bolagets arbete med internkontroll Bolaget har en policy för arbetet med intern kontroll som har reviderats 2014-11-25. VD har också fastställt riktlinjer 2013-11-26 för intern kontroll som närmare beskriver bolagets kontrollsystem. Riktlinjerna har reviderats och antagits i styrelsen i november 2015. Styrelsen har antagit en internkontrollplan för 2017. Iakttagelser Med stöd av internt granskningsprogram har granskning av bolagets interna kontroll genomförts. Av denna granskning har bl.a. framkommit att bolaget har en årlig och strukturerad riskbedömning som fångar upp väsentliga risker. Granskningar har genomförts enligt internkontrollplanen. Vidare har bolaget tillräckliga kontrollaktiviteter och den interna kontrollen följs upp systematiskt och regelbundet. Bolaget anlitar en konsult som utgör ett stöd i riskanalysprocessen. En genomgång av bolagets alla processer och workshop med bolagets ledningsgrupp har genomförts. Efter genomgången har några fokusområden identifierats, bl.a. driva projekt och hyra ut fastigheter. Kontrollmatriser har tagits fram för områdena under 2017. Dessa består av väsentliga kontrollpunkter/nyckelkontroller. Matrisen är en självutvärdering och redovisas till ledningsgruppen vid två tillfällen per år. En uppföljning av matrisen kommer enligt uppgift att ske i årsbokslutet. Arbetet med revisionsteam har fortsatt under 2017. Revisonsteamet har granskat en process under våren. Resultatet av denna granskning rapporterades till ledningsgruppen i mars. Övriga granskningsområden har bl.a. varit ekonomi, personal och driva projekt. Uppföljning av planen genomförs vid två tillfällen per år, juni och december. Genomförda kontroller för första halvåret sammanställs i en rapport som redovisas för ledningsgruppen. Resultatet från halvårsuppföljningen visade inte på några större avvikelser. De samlade resultaten från genomförd granskning rapporteras till styrelsen i mars 2018. Ett utvecklingsområde som har noterats under årets granskning av den interna kontrollen är att bolaget med fördel kan involvera fler medarbetare/enheter i samband med exempelvis riskanalysarbetet. Detta kan skapa en ökad delaktighet, förståelse och kunskap om internkontrollarbetet i hela organisationen.

3 (12) Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets granskning av bolagets process för intern kontroll visar att den ger förutsättningar för en kontroll som är aktiv och ändamålsenlig. Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat och integrerat i organisation, system och det löpande arbetet. 2.1.1 Direktupphandling En granskning har genomförts med syftet att bedöma om bolaget har en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att LOU och stadens riktlinjer för direktupphandling följs. Iakttagelser SISAB:s upphandlingsenhet ombildades till en fristående upphandlingsavdelning i början av 2017. På avdelningen arbetar upphandlare, upphandlingscontroller, jurist samt administratör. Samtlig upphandling genomförs av upphandlingsavdelningen enligt intervjuade. Direktupphandlingar genomförs i hela organisationen. Upphandlingscontrollern har bl.a. i uppdrag att säkerställa att det inte redan finns ett befintligt ramavtal avseende de varor och tjänster som direktupphandlingarna avser. Bolaget tillämpar Agresso för att skapa ordning på avtal, offerter, beställningar och övriga dokument med anledning av direktupphandling. SISAB började använda Agresso i maj 2017. Det har enligt uppgift varit problematiskt att föra över uppgifterna från det tidigare inköpssystemet. Stadens mall eller riktlinjerna var vid granskningstillfället inte kommunicerade och de fanns inte på SISAB:s intranät. Bolaget har dock tagit fram egna riktlinjer för direktupphandling som till viss del avviker från stadens riktlinjer, bl.a. när det gäller att även granskningar över 30 tkr bör konkurrensutsättas. Dessa finns tillgängliga på bolagets intranät. Av riktlinjerna framgår att beställaren vid direktupphandling ska begära in offerter/anbud från flera tänkbara leverantörer samt göra prisjämförelser och andra påkallade undersökningar. Någon annonsering inför direktupphandlingar genomfördes dock inte vid granskningstillfället. Enligt intervjuade behöver rutinerna förstärkas vad gäller direktupphandling, det behövs ett utökat utbyte med andra avdelningar och rutinerna behöver informeras till nyanställd personal i samband med introduktion.

4 (12) Samtliga medarbetare har tillgång till systemstödet i Agresso och kan erhålla information om omfattningen av SISAB:s samtliga direktupphandlingar samt totalt belopp som direktupphandlas. Bolaget arbetar aktivt med att samordna samtliga direktupphandlingar inom samma område och skapar ramavtal för de områdena där det finns ett behov. Vilka som får upphandla och vilka beloppsgränser som finns framgår av dokumentet Beloppsramar för attest- och beställningsrätt som är antagen av bolagets VD och återfinns på bolagets intranät. Avtal vid genomförda direktupphandlingar upprättades inte vid granskningstillfället enligt intervjuade. Den beställning som upprättas mot leverantör, där hänvisning görs till offerten, betraktas som avtal. Seriositetsprövning av tilltänkt leverantör vid direktupphandling görs av ekonomiavdelningen. En verifierande granskning har genomförts genom att tio direktupphandlingar på över 100 kr har granskats. För fyra av dessa saknades offerter i inköpssystemet och för resterande hade endast en offert efterfrågats. Något motiv till varför endast en leverantör tillfrågats fanns inte dokumenterat. För samtliga direktupphandlingar fanns beställningar dokumenterade. Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets sammanfattande bedömning är att bolaget inte har en tillräcklig intern kontroll för att säkerställa att riktlinjerna för direktupphandling samt LOU efterlevs. Bl.a. finns brister när det gäller att ta in mer än en offert samt när det gäller kraven på dokumentation. Bolaget har dock rutiner för att samordna direktupphandlingar och för att säkerställa att beloppsgränsen för direktupphandling inte överskrids. Revisionskontoret rekommenderar att bolaget säkerställer att stadens riktlinjer för direktupphandling antas och efterlevs samt att stadens dokumentationsmall tillämpas. Vidare att bolaget inför rutiner som säkerställer att anbud från minst tre leverantörer begärs in vid direktupphandlingar. Revisionskontoret har noterat att SISAB vidtagit åtgärder under 2017. Bland annat har stadens riktlinjer för direktupphandling antagits av SISAB:s styrelse. En mer omfattande uppföljning av genomförda åtgärder genomförs 2018.

5 (12) 2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat I detta avsnitt redovisas en granskning av om bolagets resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer, gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen avser såväl genomförandet som resultatet av verksamheten. Sammantaget bedöms att bolaget har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att det ekonomiska utfallet ligger i nivå med budget och att det verksamhetsmässiga resultatet är förenligt med kommunfullmäktiges mål och ägardirektiv. 2.2.1 Bolagets ekonomiska resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto samt investeringsutfall. Av nedanstående framgår kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2017 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till 0 mnkr. Resultat efter finansnetto (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut 0 0 0 38,0 Förändringen jämfört med budget beror på att intäkterna blev 91 mnkr högre än budgeterat som främst beror på att höga nyinvesteringsnivåer har resulterat i hyrestillägg. På kostnadssidan blev bl.a. avskrivningarna 36 mnkr högre än budget, vilket beror på de höga investeringsnivåerna de senaste åren. Jämfört med prognosen i tertialrapport 2 redovisas en avvikelse på 38,0 mnkr. Investeringar (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut 2 204,0 2 031,0 1 810,0 1821,0

6 (12) Förändringen jämfört med budget beror främst på förseningar i projekten, bl.a. gällande Bobergsskolan, Vasa Real och Rödabergsskolan. Revisionskontorets bedömning Ovanstående sammanställning visar att prognossäkerheten vad gäller resultat efter finansnetto har varit bristfällig under året. Bolagets avkastningskrav har uppnåtts. 2.2.2 Bolagets verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat om verksamheten bedrivits enligt fullmäktiges uppdrag och mål samt ägardirektiv. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 26 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 20 indikatorer och 20 ägardirektiv från fullmäktige. Därtill har bolagsstyrelsen tagit fram sex egna mål. För flera av bolagsstyrelsens mål finns tillhörande indikatorer. För samtliga indikatorer har bolaget formulerat egna årsmål och till ägardirektiven årsmål och/eller aktiviteter. Årsmålen och aktiviteterna redovisas i ILS-webb samt i styrelsens budget. Bolaget följer upp målen i samband med tertialrapporteringen och i bokslutet. Måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Av fullmäktiges 20 indikatorer redovisar bolaget god måluppfyllelse för bl.a. indikatorerna vad gäller andel genomförda åtgärder inom ramen för risk- och sårbarhetsanalys, årlig energiproduktion

7 (12) baserad på solenergi och sjukfrånvaro. Fyra av kommunfullmäktiges indikatorer har delvis uppfyllts, exempelvis andel ventilationssystem med godkänd OVK och antal bokade timmar i skolidrottshallar utanför skoltid. Revisionskontorets bedömning Bolagets resultat för 2017 bedöms i allt väsentligt förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Uppföljningen av ägardirektiven ingår i ILS-rapporteringen. Bolaget har formulerat aktiviteter och i vissa fall indikatorer till ägardirektiven. Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetar med fullmäktiges ägardirektiv samt dessutom särskilt granskat följande ägardirektiv: Arbeta aktivt för att tillgodose en god inomhus- och utomhusmiljö avseende ljud och luftkvalitet. Verka för lägre byggkostnader vid nyproduktion och ombyggnation av pedagogiska lokaler. Iakttagelser Arbeta aktivt för att tillgodose en god inomhus- och utomhusmiljö avseende ljud och luftkvalitet Under 2017 har SISAB bl.a. genomfört följande åtgärder för att tillgodose en god inomhus- och utomhusmiljö avseende ljud och luftkvalitet. SISAB har 2562 ventilationssystem där tillsyn och skötsel av systemen övervakas av visualiseringssystem FASIT. I de skolor som SISAB förvaltar byts filtren en gång per år och förskolor två gånger per år. I byggnader placerade i områden med höga partikelhalter ökas bytesfrekvensen till minst två gånger per år. Under året har det utförts 527 obligatoriska ventilationskontroller (OVK). Efter utförda kontroller har det utförts ca 5000 åtgärder för att tillgodose en god inomhusmiljö avseende luft och ljud. SISAB övervakar och styr 95 procent av ventilationsanläggningarna via driftövervakningssystemet SisabOnLine (SOL) i realtid. I systemet övervakas bl.a. luftflöden, temperaturer och drifttider.

8 (12) Övervakningen genererar minskade fel och felanmälningar samt en upplevd god inomhusmiljö. Verka för lägre byggkostnader vid nyproduktion och ombyggnation av pedagogiska lokaler Under 2017 har SISAB bl.a. genomfört följande åtgärder för att verka för lägre byggkostnader vid nyproduktion och ombyggnad av pedagogiska lokaler. SISAB har initierat en samarbetsgrupp med olika kommunala och privata byggherrar från Storstockholm i syfte att följa kostnader och innehåll för om möjligt hitta bra lösningar som är kostnadseffektiva. I samband med detta tog SISAB initiativ till projektet Kärnhuset. Syftet med utredningen är att utreda och redovisa alla de kostnader som åligger SISAB i ett projekt. Syftet är även att påvisa vilken kostnadspåverkan ägardirektiv, speciella kundkrav, SISAB:s projekteringsanvisningar (SISAB:s samlade erfarenheter som långsiktig fastighetsägare) samt vad de tomtspecifika förutsättningarna medför vid ett projektgenomförande. Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets samlade bedömning är att bolaget arbetar aktivt med att genomföra ägarens direktiv. 2.2.3 SISAB:s utökade uppdrag En granskning har genomförts som syftar till att bedöma om SISAB arbetar aktivt med det utökade uppdraget som innebär att bolaget tar en ledande roll i planeringsarbetet och särskilt tar ansvar för att söka lokaler och markanvisningar. I samband med granskningen har en intervju genomförts med avdelningschefen för fastighetsutvecklingsavdelningen. Iakttagelser Enligt intervjuad har SISAB under en tid önskat ett utökat uppdrag i budget som innebär att bolaget får en mer ledande roll i planeringsarbetet och ansvar för att söka lokaler och markanvisningar. Anledningen till att SISAB välkomnat uppdraget är att det tidigare funnits en otydlighet vad gäller förvaltningarnas och bolagets rollfördelning i planeringsarbetet avseende lokalförsörjningen av förskolor och skolor. Det utökade uppdraget har gjort denna rollfördelning tydligare.

9 (12) För att göra det möjligt att uppfylla det utökade uppdraget i budget inrättade SISAB den 1 januari 2017 en fastighetsutvecklingsavdelning. Avdelningens huvudsakliga uppgift är att fokusera på och aktivt arbeta med det utökade uppdraget. Avdelningen består av en avdelningschef och tre fastighetsutvecklare. SISAB:s utökade uppdrag kan exemplifieras genom den problematiska situation som uppstått i Mariehäll. I området har flera bostadsprojekt framskjutits i väntan på att förskolor och skolor ska etableras i området vilket varit en särskilt stor utmaning. SISAB har aktivt förhandlat med AB Stockholmshem för att göra det möjligt att tillskapa de elevplatserna som krävs i området. I praktiken handlar det om att elevplatser etableras med hjälp av paviljonger på mark där rivning av byggnader föreslås. Förhandlingen möjliggör temporära elevplatser som kan tillskapas på kort tid. Samtidigt driver SISAB ett aktivt arbete för att lösa situationen mer långsiktigt i området. Det är väsentligt att de lösningar som avdelningen föreslår är smarta och strategiska. Enligt intervjuad är en av SISAB:s styrkor att se helheten och möjligheter när det finns behov av förskola eller skola. Exempelvis kan avdelningen beställa lokalanalyser för att få en uppfattning och underlag om hur det förhåller sig i ett visst område för att kunna finna den bästa möjliga lösningen. För övrigt har bolaget en stor påverkan och mandat att genomföra och driva frågor som är kopplade till det utökade uppdraget. Enligt intervjuad kommer rollfördelningen bli tydligare i och med en utökad samverkan med utbildningsförvaltningen. Ett exempel på hur samverkan kan ske är att SISAB ska genomföra en workshop med utbildningsförvaltningens ledning. Ambitionen är att utveckla samverkan med utbildningsförvaltningen. Enligt intervjuad arbetar avdelningen aktivt med att upprätthålla och bygga upp ett kontaktnät med andra bolag och förvaltningar inom staden. Vidare sker dialog med externa företag som äger flera byggnader i staden. Detta uppges vara väsentligt för att fullfölja uppdraget i budgeten. Vidare deltar representanter för avdelningen vid olika mässor för att nätverka med aktörer inom byggbranschen. Avdelningens uppdrag följs exempelvis upp i form av månadsrapporter som rapporteras till den verkställande direktören. Vidare utgör uppdraget en aktivitet och följs upp inom ramen för ILS. Avdelningens arbete framgår också i VD-kommentarerna i samband med tertial 2 och bokslut. Vidare kan information om avdelningens

10 (12) uppdrag ges i samband med styrelsemöten och när kontakt sker med skolroteln. Enligt intervjuad kan kommunfullmäktiges framtida maxgräns om 400 000 kr per elevplats vid tillskapandet av skollokaler utgöra ett hinder för att fullfölja det utökade uppdraget. 1 Bolaget har framfört de problem som beloppsgränsen medför inom ramen för SAMS 2 som kommer lyfta upp problemet med Stadshus AB och till SAMS styrgrupp. För övrigt har det nya uppdraget inneburit att bolaget har fått en tydligare roll i SAMS. Revisionskontorets bedömning Stadsrevisionen bedömer sammantaget att SISAB arbetar aktivt med det utökade uppdraget som innebär att bolaget ska ta en ledande roll i planeringsarbetet och tar särskilt ansvar för att söka lokaler och markanvisningar. 2.2.4 Föreningslivets tillgång till lokaler En granskning har genomförts för att bedöma om stadens arbete med att tillgängliggöra lokaler för föreningslivet och civilsamhället är ändamålsenligt. Granskningen har omfattat idrottsnämnden, kulturnämnden, utbildningsnämnden och SISAB. Granskningen visar att det pågår ett aktivt arbete kring tillgängliggörande av lokaler. Bolaget samverkar för att genomföra kommunfullmäktiges uppdrag. I stadens budget för 2017 anges att idrottsnämnden, utbildningsnämnden och SISAB i samverkan ska tillgängliggöra minst fem skolidrottshallar under året. Granskningen visar att detta uppdrag genomförts. Budgeten anger även att kulturnämnden, utbildningsnämnden och SISAB tillsammans ska tillgängliggöra minst en ny skollokal som inte är skolidrottshall per stadsdelsnämndsområde under 2017. Detta har dock inte genomförts helt under året, bl.a. på grund av oklarheter kring finansiering av investeringar och utredning för tillgängliggörande av lokaler. Revisionskontorets bedömning Revisionskontoret bedömer sammanfattningsvis att bolaget aktivt deltar i stadens arbete med att tillgängliggöra lokaler för föreningslivet och civilsamhället. 1 Beloppet återfinns i kommande samverkansavtal som ersätter dagens ramavtal och som fullmäktige förväntas fatta beslut om i början av 2018. 2 Samordnad grundskoleplanering i Stockholm

11 (12) 3. Uppföljning av tidigare års granskningar Tidigare års granskning av bolagets verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Revisionskontoret gör årligen en uppföljning och bedömning av hur bolaget har beaktat rekommendationerna, se bilaga 1. Uppföljning visar att bolaget i huvudsak har beaktat revisionens rekommendationer.

12 (12) Bilaga 1 Uppföljning av lämnade rekommendationer Åtgärdat Granskningsår Rekommendation Ja Delvis Nej Kommentar Följs upp 2017 Direktupphandling Revisionskontoret rekommenderar att bolaget säkerställer att stadens riktlinjer för direktupphandling antas och efterlevs samt att stadens dokumentationsmall tillämpas. Vidare att bolaget inför rutiner som säkerställer att anbud från minst tre leverantörer begärs in vid direktupphandlingar. 2018