Frågor och svar: Vårdval Halland öppen specialiserad vård

Frågor och svar: Vårdval Halland öppen specialiserad vård Om vårdepisoder Figur 1. Exempel på patient som vårdas inom en vårdepisod, exempelvis ljusbehandling, men som också får vård som ligger utanför Vårdval Halland, exempelvis för hjärtsvikt. I bilden visas flödet utifrån patientens perspektiv. Vad är en vårdepisod? Med en vårdepisod menas en patients samtliga kontakter, gällande ett specifikt hälsoproblem, med en leverantörs vårdresurser under en avgränsad tid. Vårdepisoden kan bestå av ett enda besök, men också av flera besök under flera månader. Vad menas med vårdepisodtyp? Region Halland har fastställt vårdepisodtyper för de specialiteter som ingår i vårdvalet för öppen specialiserad vård. I beslutet ingår bland annat en översiktlig beskrivning av vilken vård som ska ingå i respektive vårdepisodtyp, hur många besök som ska ingå och hur lång tid episoden normalt pågår. Vårdepisodtyperna har utvecklats i ett samarbete mellan befintliga vårdverksamheter och Regionkontoret. De kommer fortsätta att utvecklas i de obligatoriska samrådsgrupper som alla utförare i vårdvalet regelbundet kallas till. Vad är skillnaden mellan begreppen vårdepisod och vårdepisodtyp? När begreppet vårdepisod används så syftar det på den följd av besök som en enskild patient verkligen har haft. Detta till skillnad från begreppet vårdepisodtyp, som syftar på de typer som är fastställda av Region Halland. Exempel: Patienten hade en vårdepisod av vårdepisodtypen 1007 Bensår. 1

Hur vårdepisoder ersätts Hur sätts riktpriset för varje vårdepisodtyp? Riktpriset för en viss vårdepisodtyp sätts utifrån det standardantal besök, utförande yrkesgrupper och vårdinnehåll som ingår i just den vårdepisodtypen. Figur 2. Utbetalningar i Vårdval Halland specialiserad öppenvård. Blå fyrkanter representerar besök. I figuren är standardlängden för aktuell vårdepisodtyp satt till 3. Det betyder att utbetalningen sker under 3 månader med 1/3 av ersättningen varje månad. Den enskilda vårdepisodens faktiska längd påverkar alltså inte antalet utbetalningar. Hur sker utbetalningen? Utbetalningen sker med lika andelar under den tidsperiod som angivits för varje vårdepisodtyp, med start den månad som det första besöket i vårdepisoden äger rum. Exempel. I februari registreras det första besöket i en vårdepisod med vårdepisodtypen 1109 Fördjupad psykologutredning. Den fastställda tidsperioden är 2 månader. Utbetalning kommer därför ske med halva beloppet för februari månad och andra halvan för mars månad. Utbetalningen sker alltid under fastställd tidsperiod, i detta fall två månader, oavsett om det sista besöket i vårdepisoden gjordes redan under den första månaden eller kanske inte förrän den tredje månaden. Vad är Vårdval Finans (Vv Finans)? Vårdval Finans är det webbaserade system som laddas med besök som sker hos utförare i vårdvalet för öppen specialiserad vård. Varje månad laddas besök som registrerats till och med den sista dagen i föregående månad. Besök som genomförts men som inte hunnit registreras laddas istället efterföljande månad. Systemet identifierar vårdepisoderna och lägger upp utbetalningsplaner som skickas vidare till ekonomisystemet Agresso för utbetalning. Var kan jag se hur stor ersättning jag kommer få? Varje utförare får behörighet att logga in direkt i Vv Finans genom webben. Vv Finans använder stark autentisering med SITHS-kort. I Vv Finans kan varje utförare få detaljerade rapporter över vilka vårdepisoder som systemet identifierat och vilken ersättning som kommer utbetalas. Utförare kan endast se de egna vårdepisoderna och inte konkurrenternas. Därutöver kommer det att utvecklas sammanställningar på mer övergripande nivå. Sådana sammanställningar blir tillgängliga för alla utförare. 2

Hur vårdepisoder registreras Vad menas med vårdepisodstatus? Med vårdepisodstatus menas ordningsföljden av besöken i en vårdepisod. Det första besöket märks alltid med N Ny vårdepisod. Det är denna flagga som startar kedjan av utbetalningar. Efterföljande besök märks med P Pågående vårdepisod. Det sista besöket märks med S Slutförd vårdepisod. Det finns även en kod A Avbruten vårdepisod. Underleverantörer använder dock alltid kod V Vårdavtal. Figur 3. Vårdepisodstatus. Varför nya sökord i journalsystemet? De journalsystem som finns på den svenska marknaden har ofta inte inbyggda funktioner för att hantera vårdepisoder. I de flesta journalsystem finns dock möjligheten att använda sökord, vilket gör att det ändå går att åstadkomma en enkel uppföljning av vårdepisoder. Region Halland har beslutat att införa två nya sökord i journalsystemet VAS för detta ändamål. Utförare som inte har VAS ansvarar själva för att implementera en egen lösning som klarar att leverera vårdepisodtyp och vårdepisodstatus för varje besök till Region Halland. Vilken data behövs för att utbetalningen ska fungera? Vårdepisodtyp anger vilken ersättning som ska utbetalas för respektive vårdepisod. Vårdepisodstatus används för att räkna ut hur många vårdepisoder av varje vårdepisodtyp som har ägt rum. Det används också för att beräkna eventuella avdrag från ersättningen på grund av tidigt avbrutna vårdepisoder. Utöver detta krävs registrering av ytterligare variabler som finns angivna i ett särskilt dokument, den så kallade filspecifikationen. Dessa variabler krävs för att kvalitetssäkra data, identifiera felregistreringar, men också för att kunna göra uppföljningar för att utveckla vårdvalsmodellen och dess vårdepisodtyper. Hur gör jag för att starta en vårdepisod? En vårdepisod startas alltid genom att ange vårdepisodstatus=n Ny vårdepisod för det första besöket i vårdepisoden. Detta gäller alltid, det vill säga även för att starta en vårdepisod som endast innehåller 1 besök. Det är viktigt att första besöket har denna registrering eftersom det gör att Vv Finans identifierar att en ny vårdepisod ska startas och att utbetalning ska göras ett antal månader framöver. Det sker ingen utbetalning om denna registrering saknas. 3

Ska jag inleda med att registrera med vårdepisodtypen Enstaka läkarbesök? Nej. Det första besöket i en vårdepisod, ofta ett läkarbesök för att ställa diagnos och besluta om behandling, ingår i varje vårdepisodtyp. Vårdepisodtyperna med namn som Enstaka läkarbesök, Enstaka sjuksköterskebesök etc, ska endast användas om det inte finns någon längre vårdepisodtyp. Figur 4. Rätt registrering av vårdepisodtyp. Använd inte vårdepisodtyperna för enstaka besök för att inleda en vårdepisod. Hur registrerar jag återbesök? Besök efter det första besöket identifieras genom att ange vårdepisodstatus=p Pågående vårdepisod. Är det sista besöket i vårdepisoden ska den istället registreras som slutförd. Hur registrerar jag att en vårdepisod är slutförd? Det sista besöket i en vårdepisod identifieras genom att ange vårdepisodstatus=s Slutförd vårdepisod. Detta gäller dock under förutsättning att vårdepisoden avslutas enligt plan. I annat fall ska vårdepisoden avbrytas genom att ange vårdepisodstatus=a Avbruten vårdepisod. Observera att vårdepisodtyper som endast innehåller 1 besök inte ska slutföras eller avbrytas, utan detta ordnas automatiskt i Vv Finans. Vad händer om en vårdepisod inte slutförs eller avbryts? En vårdepisod som inte har något besök med vårdepisodstatus=s Slutförd vårdepisod eller vårdepisodstatus=a Avbruten vårdepisod kommer efter en viss tid ändå att avslutas automatiskt av Vv Finans. Olika tider gäller för varje vårdepisodtyp, men är generellt sett c:a 2-3 månader efter att respektive vårdepisodtyps utbetalningsperiod har passerats. Detta automatiska avslut görs för att det ska bli möjligt att inom rimlig tid kunna följa upp avslutade vårdepisoder. Hur gör jag för att avbryta en vårdepisod i förtid? Ibland kan en vårdepisod behöva avbrytas tidigare än planerat. Det kan exempelvis bero på att patienten väljer en annan utförare. Om avbrottet är känt vid ett besöks slut så registreras detta som vanligt genom att ange vårdepisodstatus=a Avbruten vårdepisod. Om avbrottet blir känt först efter ett besök ska vårdepisodstatus för det besöket ändras i efterhand. Det sista besöket i vårdepisoden kommer alltså att få ändrad vårdepisodstatus. Vv Finans identifierar denna ändring genom att det finns en ny registrering på ett besök som har samma unika vårdkontaktsnummer (vårdkontaktid) som ett besök som tidigare har laddats in i systemet. 4

Hur gör jag om patienten vill avbryta behandling? Registrera vårdepisodstatus=a Avbruten vårdepisod. Hur gör jag om patienten behöver sjukhusets resurser under pågående vårdepisod? Det beror på hur lång denna period förväntas vara och hur många besök som återstår av vårdepisoden enligt behandlaren. Enstaka besök inom sjukhusets specialistvård eller någon veckas slutenvård bör inte påverka vårdepisoden och därmed inte kräva någon särskild åtgärd. Vid längre sjukhusvistelser kan det vara lämpligare att avsluta vårdepisoden för att senare eventuellt påbörja en ny vårdepisod. Sker det under första halvan av vårdepisoden ska den avbrytas med vårdepisodstatus=a Avbruten vårdepisod. Sker det under andra halvan av vårdepisoden ska den istället registreras som slutförd med vårdepisodstatus=s Slutförd vårdepisod. Vårdepisoder som pågår under lång tid, exempelvis årsvisa vårdepisoder inom vuxenpsykiatrin, ska normalt inte avbrytas eller slutföras i förtid på grund av att patienten behöver sjukhusets resurser. Tänk också på att vårdepisoder avslutas automatiskt i Vv Finans efter viss tid. Hur registrerar jag medverkande vid ett besök? En del besök kan vara teambesök, där patienten träffar flera behandlare samtidigt. Registrera detta som vanligt, till exempel att varje medverkande yrkeskategori gör en registrering på besöket. Vårdepisodtyp och vårdepisodstatus ska dock endast registreras en gång totalt för ett besök. Figur 5. Det är inte tillåtet för en utförare att starta flera vårdepisoder av samma typ under samma tid för en och samma patient. Kan en patient vara i flera vårdepisoder samtidigt? Det är inte tillåtet för en utförare att starta flera vårdepisoder av samma typ under samma tid för en och samma patient. Däremot går det att skapa flera samtidiga vårdepisoder av olika typ. När en vårdepisod är slutförd går det att starta en ny vårdepisod av samma typ om patientens vårdbehov kvarstår. Hur gör jag om patienten började vårdas före 1/1-2014? Registrera som om patienten påbörjade en ny vårdepisod, dvs ange vårdepisodstatus=n Ny vårdepisod. Ersättningen kommer reduceras automatiskt om antal besök understiger det fastställda minsta antalet besök för respektive vårdepisodtyp. 5

Praktiska svårigheter att följa vårdepisoder, särskilt långa vårdepisoder Vad är en lång vårdepisod? Vissa vårdepisodtyper sträcker sig över flera månader och upp till ett år. Några av dem avser behandling eller uppföljning av patienter med kroniska sjukdomar. Om patientens vårdbehov kvarstår efter avsedd tidsperiod ska vårdepisoden registreras som slutförd och en ny vårdepisod startas. På det sättet identifieras att ersättning för ny period ska betalas ut. Vårdepisodtyper som löper på 12 månader avslutas alltid automatiskt efter denna tid, men en ny vårdepisod behöver startas för att ersättningen ska fortsätta utbetalas. Figur 6. Exempel på hur vårdpersonalen kan följa en enskild patients vårdepisoder direkt i journalsystemet. Våepty=vårdepisodtyp. Våepst=vårdepisodstatus. Hur kan jag som medarbetare få reda på var patienten är i vårdepisoden? För utförare som har journalsystemet VAS finns möjlighet för behandlaren att se en sammanställning av den aktuelle patientens vårdepisoder. Funktionen nås via mallarna JO2, JO3 och AN27. Det går där att se vilka vårdepisodtyper och vårdepisodstatus som registrerats för en patient och datum för besöken. Liknande möjligheter kan finnas i andra journalsystem. Hur kan jag som chef, controller eller utvecklare följa vårdepisodernas utveckling? I webbapplikationen Vv Finans finns möjlighet för utföraren att följa de egna patienternas vårdepisoder genom färdiga månadsrapporter. Det går exempelvis att se vilka patienter som har vårdepisoder som är på väg att närma sig slutet på avsedd tidsperiod. Det går också att se hur många besök en patient har gjort i vårdepisod jämfört med standardantalet besök för den vårdepisodtypen. Vv Finans är främst avsedd för utförarens månatliga ekonomiska uppföljning och inte för användning i den dagliga vården. För utförare med journalsystemet VAS finns möjlighet att skapa egna rapporter i Business Objects. På så sätt går det att direkt få vissa sammanställningar av utförd vård utan den eftersläpning i tid som finns i Vv Finans. Det förs även diskussioner om att göra informationen från Vv Finans tillgänglig via Business Objects, så att utförare inte bara kan ta del av färdiga rapporter utan även skapa egna. 6

Särskilda regler för underleverantörer Vad är en underleverantör? En underleverantör utför vård på beställning av en utförare i Vårdval Halland Specialiserad Öppenvård. Utföraren kallas i denna text för huvudleverantör. Vårdvalet innebär att patienten väljer huvudleverantör för vårdepisoden. Huvudleverantören har sedan möjlighet att erbjuda vården i samarbete med underleverantörer. Kan en underleverantör starta en vårdepisod? Nej. En vårdepisod kan endast startas och normalt sett endast slutföras eller avbrytas av huvudleverantören. Vem får vårdepisodersättningen? Huvudleverantören får hela vårdepisodersättningen från Region Halland och det är denne som har det medicinska ansvaret att samordna vården inom vårdepisoden. Underleverantören får fakturera utföraren utifrån de avtal som i förhand upprättats mellan parterna själva. Hur registrerar jag besök utförda som underleverantör? Underleverantören ska registrera besöket och leverera in detta till Vårdval Finans enligt samma regelverk som gäller för huvudleverantören. Det innebär bland annat att registrera vårdepisodtyp och vårdepisodstatus för varje besök. Det finns dock en skillnad. Besök som genomförs som underleverantörsbesök ska alltid registreras med vårdepisodstatus=v Vårdavtal. På detta sätt kan en utförare som agerar som både huvudleverantör och underleverantör följa upp de vårdepisoder som utförs för egen räkning och de som utförs för annans räkning. Exempel. HudH har avtal om viss specialtyp av ljusbehandling med SkinU. En patient går det inledande läkarbesöket samt 4 ljusbehandlingar hos HudH. Sedan 5 specialbehandlingar hos SkinU, för att sedan återvända till HudH för 4 ljusbehandlingar och 1 avslutande läkarbesök hos HudH. Besöken registreras hos HudH som vårdepisodstatus N-P-P-P-P, hos SkinU som V-V-V-V-V, och tillbaka hos HudH som P-P-P-P-S. I Vårdval Halland kommer episoden att kunna följas i sin helhet som N-P-P- P-P-V-V-V-V-V-P-P-P-P-S. Till vilken vårdepisod räknas besöken hos underleverantören? Besöken hos underleverantören tillgodoräknas huvudleverantörens vårdepisoder. Det betyder att antalet besök per vårdepisod innefattar även besök hos underleverantör. Så länge summan av huvudleverantörens och underleverantörens besök minst uppgår till det minsta antalet besök för respektive vårdepisodtyp, så kommer huvudleverantören att få full ersättning för vårdepisoden. 7