Leveransdokument Välgörenhetskonsert Sofia Nordström Jan Nylén Billy Jonsson Matheus Henriksson Christofer Wållberg
Introduktion I denna rapport kommer vårt arbete med att finna band, lokaler och sponsorer beskrivas. Det kommer även tas fram ett marknadsföringsförslag. Eftersom att vår slutinlämning kommer att bestå av en projektplan med ett antal förslag på hur man kan sätta ihop en konsert i Umeå till förmån för Läkare Utan Gränser. Detta dokument kommer att bestå av de valmöjligheter en anordnare av en välgörenhetskonsert i Umeå har. Kriterier Eftersom att vi räknar med att de band och lokaler vi anser vara av intresse har vissa krav, samt att beställarna har krav på dem, som behöver uppfyllas för att konserten ska kunna genomföras. Så presenterar vi beställarnas, samt möjliga krav från band och dem vi ska hyra lokal av nedan. Band Gällande band är det intressanta för oss huruvida bandet i fråga kan tänka sig att spela utan kompensation på konserten, eller om de vill ha betalt. Det är också av intresse om bandet kan tänkas dra minst 100 personer då det var ett av de mål som var definierade i kravspecifikationen som tillhandahölls av beställargruppen. Vidare är vi intresserade av vad bandet själva säger att de har för krav och vad de väntar sig av en eventuell konsert. Det kan röra sig om marknadsföring, en vilja att göra något åt situationen i Västafrika, etc. Och vi kommer i dokumentet att representera dessa förväntningar (se tabell 1) så att de kan tas med i beräkningen vid ett eventuellt bokande. Tabell 1: Information kring aktuella band Band Kostnad Utrustning Transport/Övrigt Marrakech 0 Kr Bandet har egen utrustning. Moloken 0 Kr Bandet har egen utrustning. Last Run 0 Kr Bandet har egen utrustning. Bandet sköter transport själva. Alla intäkter ska gå till välgörenhet. Bandet sköter transport själva. Alla intäkter ska gå till välgörenhet. Bandet sköter transport själva. Vi sköter marknadsföring.
Lokaler Eftersom det är svårt att säga exakt hur konserten kommer att se ut och vilka resurser som kommer finnas vid genomförandet av konserten kommer vi att försöka ha ett brett utbud av lokaler som eventet kan tänkas hållas på. Eventuella kostnader kommer att specificeras och antalet platser i lokalen likaså. Det kan även tänkas vara intressant att veta om lokalen har serveringstillstånd och om det i sådana fall behövs säkerhet och så vidare. Huruvida lokalen har eget ljudsystem och ljudtekniker kommer också att tas upp (se tabell 2 för aktuella lokaler). Tabell 2: Information kring aktuella lokaler Kårhuset Ljusgården Verket Kostnad 0 Kr 127kr/h 0 Kr Antal platser ca. 100 ca. 100 Max 150 Utskänkningstillstång Ja Nej Nej, arrangör måste ansöka. Säkerhet Beroende på tid Nej Arrangörens ansvar Ljud Lokalen står för ljud och ljus samt mixerbord. StarAudio PA, ljusrigg, mikrofoner, ett trumset samt två gitarrlådor och en baslåda. Även cymbaler och virveltrumma finns. Övrigt Lokalen kan ställa upp med personal. Länk till kontrakt. http://verketumea.se/ wp content/uploads/ 2014/02/Kontrakt r% C3%B6rande aktivite ter p%c3%a5 Verke t 2014 02.pdf
Kanaler Eftersom att vi vill att så många som möjligt kommer att delta vid ett eventuellt evenemang så är det av yttersta vikt att så många som möjligt blir medvetna om evenemanget. Det är också viktigt att människor blir engagerade i den vision vi har och inser vikten av arbetet som läkare utan gränser gör. Med detta i åtanke gör vi nedan en sammanställning av kanaler genom vilka evenemangs anordnarna kan nå ut till allmänheten. Vi har valt att ha en stor bredd på dessa kanaler för att kunna nå ett så brett underlag som möjligt. Facebook Ett facebook evenemang kan skapas där band och lokal presenteras. Inbjudan till evenemanget sker utefter målgrupp. Där kan man även lägga upp en länk där man direkt kan skänka pengar till läkare utan gränser. Affischering Det finns totalt 35 affischerings tavlor i Umeå kommun där man har möjlighet att kostnadsfritt informera om evenemang. Även på Umeå universitet finns tavlor avsedda för detta. På Umeå kommuns hemsida finns även ett digitalt affischerings alternativ. TV och Radio Lokal TV och radio har kontaktats men utan framgång. Tidningar Man kan annonsera i VK och VF detta kostar dock och kräver då sponsring. Alternativt att någon av tidningarna skulle vara intresserad av att göra ett reportage om konserten och på så sätt skulle man nå ut till en stor publik.
Sponsorer De sponsorer som i dagsläget kan tänka sig att ställa upp är Umeå energi, Bostaden och Dohi. Listan kan komma att utökas eftersom att svar inte har inkommit från alla tillfrågade ännu. Tabell 3. Sponsorer Sponsor Dohi Bostaden Umeå energi ICA Maxi Kan tänka sig att sponsra med lokaler i Utopia. Dock inga pengar. Ställer som krav att deras hyresgäster ska vinna på att de sponsrar. T.ex. ett rabatterat pris på biljetter. Krävs även en formell ansökan som finns tillgänglig på deras hemsida. Skulle kunna bidra med pengar till hyra av: lokaler, band och musikutrustning. Kan ställa upp med sponsring om man är ute i väldigt god tid innan. Diskussion I arbetet med att hitta aktörer som är villiga att ställa upp på en eventuell konsert har resultaten varit förvåningsvärt goda. Framförallt band och lokaler har på det stora hela varit positiva till att engagera sig i konserten. Den främsta anledningen till detta har enligt utsaga varit att det är ett välgörenhetsevengemang det rör sig om. I och med att de enda som går med vinst på konserten är läkare utan gränser har band och lokaler kunnat tänka sig att deltaga utan ersättning. När det gäller sponsring har vi också hittat en del företag som kan tänka sig att bidra med olika saker till evenemanget. Det har dock funnits vissa krav gällande bidrag i och med att det är svårt att skänka pengar direkt eftersom inkomstskattelagen säger att för att ett bidrag inte skall räknas som gåva måste den som håller i evenemanget genomföra en motprestation som motsvarar marknadsvärdet av bidraget från den som sponsrar. Vilket självklart kan ställa till med problem. Svårigheten med att få pengar direkt gör att de lokaler som inte kunde ställa upp gratis blir svårare att hålla konserten i, eftersom att ingen budget finns att tillgå. Om någon av dessa lokaler är påtänkta måste ett avtalsförslag lämnas och marknadsvärdet av en motprestation från sponsortagaren bestämmas av någon med adekvat kunskap i ämnet.