Kallelse Kommunstyrelsen Tisdagen den 9 oktober 2018
KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Datum 2018-10-02 Kommunstyrelsen Plats: Kommunkontoret, Tjädern, Hammarstrand Tid: Tisdagen den 9 oktober, kl. 08.00 Information 1. Ekonomi. 2. Ks ordförande, oppositionsråd, ansvariga politiker för verksamhetsområden. 3. Kommunchef. 4. Kvalitetsrapport Skola/förskola, Maria Renvall, förvaltningschef 5. Praktisk arbetslivsorientering PRAO, Tommy Johannesson, verksamhetschef Beslut Val av justerare. Ks 87 Ändring i skolskjutsreglementet Ks 88 Delårsbokslut och prognos Ks 89 Förslag till ny renhållningsavgift Ks 90 Beslut om lokal ANDT-plan och CAN-undersökning 2019 Ks 91 Revidering av författningssamling, Avgifter och Hyror för kommunens lokaler Ks 92 Upprustning av lokal för arbetsmarknadspolitisk verksamhet Ks 93 Svar på revisionsrapport Granskning av offentlig struktur Ks 94 Fastställande av dokumenthanteringsplaner Ks 95 Individärende sekretessbelagt Ks 96 Tilläggsäskande budget 2019, Studie- och yrkesvägledare Ks 97 Budgetförslag 2019 Ks 98 Svar på revisionsrapport Granskning av styrning och uppföljning inom Individ- och familjeomsorgen KALLELSEN SKICKAS TILL ERSÄTTARNA FÖR KÄNNEDOM
KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Datum 2018-10-02 Ks 99 Bevakningslista Ks 100 Anmälan av delegationsbeslut Ks 101 Meddelanden Ks 102 Valärende Särskilda bilagor Tänk på barnchecken (Kf 6/97) Jonas Andersson ordförande KALLELSEN SKICKAS TILL ERSÄTTARNA FÖR KÄNNEDOM
Kommunstyrelsen 2018-10-09 1 Ks 87 Dnr 2017/777 Ändringar i skolskjutsreglementet Bakgrund Skolskjutsreglementet behöver ses över, då kommunen har gjort strukturella förändringar inom skolan och att Trafikverket har åtgärdat ett farligt vägavsnitt. Trafikverket gör bedömningen att åtgärderna uppfyller kraven på en säker väg och hänvisar även till ett föräldraansvar. Bygg- och miljökontoret anser i sitt yttrande att RV 87 vid Pålgårdskorsningen räknas som farlig väg. Underlag för beslut Skolskjutsreglemente i Ragunda kommun, bilaga 1. Särskilt farliga vägar med hänsyn till barnens ålder, bilaga 2. Yttrande från Trafikverket, bilaga 3. Yttrande från Bygg- och miljökontoret, bilaga 4. Ärendet har diskuterats i BoU utskottet 2018-05-30 och 2018-09-06 Bedömning Enligt SFS 1970:340 - gäller följande; Skolskjutsning ska när det gäller tidsplaner och färdvägar ordnas så att kraven på trafiksäkerheten tillgodoses. Om närmaste lämpliga skolväg bedöms som särskilt farlig med hänsyn till barnens ålder kan fri skolskjuts beviljas utan hänsyn till avstånd. Detta sker efter en individuell bedömning. Förslag till beslut Att Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att anta ändringar i Skolskjutsreglementet samt anta ändringar i bilaga 1, enligt tjänstemannaförslag. Beslutet ska tillställas beredande tjänsteman. Beredande tjänsteman Maria Renvall Förvaltningschef BoU
Kommunstyrelsen 2018-10-09 2 Ks 88 Delårsbokslut 2018-08-31 och prognos helår Ragunda kommun Föreligger delårsbokslut per augusti 2018 och prognos per 2018-12-31. Underlag till beslut Delårsrapport augusti 2018 och prognos per 2018-12-31, bilaga 5. Förslag till beslut Godkänna delårsbokslut och prognos. Föreslå Kommunfullmäktige att fastställa delårsbokslut och prognos. Beredande tjänsteman Jenny Kriström, ekonomichef
Kommunstyrelsen 2018-10-09 3 Ks 89 Dnr 2018/636 Förslag till ny renhållningsavgift från 2019-01-01. Bakgrund Kommunen ska täcka kostnaderna för renhållningsverksamheten enligt självkostnadsprincipen genom att ta ut avgift för den renhållning som kommunen är skyldig att utföra enligt Miljöbalken. Den avgiftsskyldige är fastighetsägare/hushåll där hushållsavfall uppstår och avgiften ska betalas till kommunen. Enligt beslut i kommunfullmäktige Kf 19dnr 2004/161-459, ska renhållningen vara självfinansierad, dvs intäkterna ska motsvara kostnaderna. Enligt kap 27 miljöbalken är det kommunfullmäktige som ska anta ny taxa. Renhållningstaxan består av två delar, grundavgift och tömningsavgift. Grundavgiften ska täcka kostnader bl.a. administration, licenser och drift av ÅVC. Tömningsavgiften ska täcka kostnader för insamling av hushållsavfall och efterkommande behandling. Höjning av grundavgift beror på ökade kostnader för bl.a, administration och licenser. Höjda tömningsavgifter beror på ökade entreprenadkostnader för insamling av hushållsavafall och förbränning. Underlag för beslut För att erhålla full kostnadstäckning föreslås att grundavgiften höjs med ca 1% och tömningsavgiften med ca 1 %. I nedanstående priser är moms inkluderad. För att erhålla full kostnadstäckning för gångavstånd föreslås att avgiften höjs till 39 kr för hämtning av kärl 1,5-10 meter. I nedanstående priser är moms inkluderad Bilaga Förslag till renhållningsavgifter 2019-01-01, bilaga 6. Förslag till beslut Samhällsbyggnadsutskottet beslutar att kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige anta ny renhållningsavgift från 2019-01-01. SBU 56 2018-09-06.
Kommunstyrelsen 2018-10-09 4 Ks 90 Dnr 2018/633 Beslut om lokal ANDT-plan och CAN-undersökning 2019. Bakgrund Ragunda kommun har fått vissa medel från Länsstyrelsen för att återuppta samordningen av det alkohol- och drogförebyggande arbetet. Medlen har nyttjats till att låta vår ungdomscoach med andt-samordningsuppdrag genomföra en kartläggning gällande andt-användandet bland unga, i syfte att med det resultatet i beaktande arbeta fram en plan för fortsatt andtsamordnande arbete (vilket nu gjorts). En av planens insatser kräver separat beslut. Samtliga länskommuner har fått frågan från regionen om att delta i 2019 års upplaga av Centralförbundet för alkohol- och narkotikaupplysnings (CAN) riksundersökning av skolungdomars alkohol-, narkotika och tobaksvanor i Sverige. För regionens del har denna enkät brukat genomföras vart fjärde år, 2015 när enkäten senast genomfördes var Ragunda den enda kommun som inte deltog. Enkätundersökningen genomförs lokalt i varje kommun men regionen leder i samverkan med deltagande kommuner ett övergripande analysarbete. Genom vår ungdomscoach bedöms vi ha resurser att åter igen kunna genomföra enkäten inklusive den länsövergripande analysen. Redan 2018 har delar av enkäten genomförts som en del i det kartläggningsarbete som ligger till grund för vår andt-plan. Underlag för beslut ANDT-plan för Ragunda kommun, bilaga 7. Bilaga med CAN-förfrågan från Region Jämtland Härjedalen, bilaga 8. Beredande tjänsteman Elin Dahlin, enhetschef Förslag till beslut Samhällsbyggnadsutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta om att föreslå fullmäktige att anta lokal ANDT-plan samt att delta i CAN 2019 inklusive länsgemensam analysdel. SBU 55 2018-09-06
Kommunstyrelsen 2018-10-09 5 Ks 91 Dnr 2002/234 206 Revidering av Avgifter och Hyror för kommunens lokaler. Bakgrund Inom Ragunda kommuns lokalbestånd finns såväl lokaler som är direkt avsedd för allmänheten men även de som i första hand är avsedda för de kommunala verksamheterna. Kommunen vill verka för optimalt nyttjande av samtliga lokaler. Därför ges möjlighet att hyra lokaler av kommunen. Lokaler avsedda för kommunal verksamhet (skola, vård, kök o.s.v.) upplåtes enbart för uthyrning då verksamheterna inte nyttjar dem. Kostnader uppkomna i samband med detta debiteras de som hyr. Föreningar för barn och ungdomar har möjlighet att hyra lokaler för sin ordinarie verksamhet utan att debiteras för hyreskostnader. Verksamhet i samband med läger eller dylikt debiteras. Med Barn och ungdomar menas ålderskategorier upp till och med 20 års ålder. Övriga föreningar, företag och privatpersoner ska betala avgift för att hyra lokaler. Dagens författningssamling gällande avgifter och hyror för kommunens lokaler är sedan 2002, och behöver revideras främst då lokaler tillkommit och andra försvunnit samt för att förtydliga rutiner och kostnader kring vår uthyrning. Underlag för beslut Bifogad bilaga Reviderade avgifter och Hyror 2018, bilaga 9. Beredande tjänstemän Therese Östlin Dahlgren, förvaltare Anna-Märta Johansson, näringslivs- och landsbygdsutvecklare Förslag till beslut Samhällsbyggnadsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att anta den reviderade författningssamlingen gällande avgifter och hyror för kommunens lokaler.
Kommunstyrelsen 2018-10-09 6 Ks 92 Dnr 2018/622 Upprustning av lokal för arbetsmarknadspolitisk verksamhet Bakgrund Baserat på KS 2018/266 gällande utveckling av arbetsmarknadsenheten med tillkomst av gamla integrationsenheten och ett större mottagande av individer för arbetsmarknadspolitiska åtgärder i kommunal regi har frågan nu utretts vidare. Hösten 2018 väntas upp till sex nya grupper med en tillhörande bredd av enklare arbetsuppgifter/sysslor starta upp och som ett led i detta behövs en lokal för 1, yttre och inre skötsel av kommunens leasingbilar och 2, en lokal för upprustning av möbler och enklare snickerier. Vi har nu fastnat för den lokal i Bispgården där del av teknisk personal idag huserar (Åsen 1:136) och som KS enligt beslut 2017/513 lagt fram som förslag till försäljning. I byggnaden finns dock viss IT-relaterad teknik (inklusive reservkraft för att inte riskera driftsstopp) som förser delar av Bispgårdens såväl kommunala som privata fastigheter med IT, vilket oavsett alternativ kommer kräva resurser för att flytta detta inför en eventuell försäljning. Förslaget är att fastigheten undantas från försäljning och istället rustas upp och energieffektiviseras för att möjliggöra arbetsmarknadspolitiskt arbete inom ramen för AMI- arbetsmarknad och integrations uppdrag. Mer konkreta förslag är att tilläggsisolera verkstads- och tvättutrymmen samt komplettera värmesystemet med luft-luftvärmepumpar. Även ventilationen i snickerilokalen behöver ses över med tanke på arbetsmiljön. Beredande tjänstemän Rolf Ivansen, förvaltningschef Elin Dahlin, enhetschef Förslag till beslut Samhällsbyggnadsutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen besluta om att undanta fastigheten Åsen 1:136 från tidigare beslutad försäljningslista och istället avsätta medel från investeringsbudgeten för upprustning av lokalen samt energibesparande åtgärder.
Kommunstyrelsen 2018-10-09 7 Ks 93 Dnr: 2017/1066-007 Svar på Granskning av styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen Ärendet KPMG har av de förtroendevalda revisorerna fått i uppdrag att översiktligt granska kommunens rutiner för upprätthållande av god offentlig struktur. Granskningen har resulterat i ett antal rekommendationer till kommunstyrelsen. Underlag för beslut Tjänsteskrivelse, bilaga 10. Bygg- och miljönämndens beslut, bilaga 11. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att: 1. Godkänna förvaltningens svar på revisionsrapporten Granskning av styrdokument 2. Överlämna svaret till revisorerna Beredande tjänstemän Göran Hansson, enhetschef Bygg- och miljökontoret Carina Landin, chef kommunikationsenheten.
Kommunstyrelsen 2018-10-09 8 Ks 94 Fastställande av dokumenthanteringsplaner Bakgrund Dokumenthanteringsplanerna är nog det viktigaste verktyget verksamheterna har när det gäller arkivarbete. De antas av kommunstyrelsen och i dessa kan vi enkelt utläsa vilken information som ska bevaras och vilken som ska gallras, och hur lång tid som ska gå innan gallring får genomföras. Det framgår också i vilket system informationen förvaras och hur pappershandlingar hanteras tills dess att de gallras eller förs över till ett arkiv. Genom att följa dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut underlättar vi för de framtida arkivanvändarna att förstå varför viss information är gallrad och hur de ska återsöka den som är bevarad. Dokumenthanteringsplanerna ska ses över och revideras årligen. Bilagor Dokumenthanteringsplan, Barn- och utbildningsförvaltningen, bilaga 12. Dokumenthanteringsplan, Kommunledningsförvaltningen, bilaga 13. Dokumenthanteringsplan, Samhällsbyggnadsförvaltningen, bilaga 14. Dokumenthanteringsplan, Stöd- och omsorgsförvaltningen, bilaga 15. Förslag till beslut Kommunstyrelsen upphäver den tidigare och antar de reviderade dokumenthanteringsplanerna. - att Förvaltningarna årligen reviderar sin dokumenthanteringsplan och kansliet sammanställer. - att stickprov görs och tillförs den årliga kvalitetsuppföljningen som kommunchef gör. Beredande tjänsteman Carina Landin, chef Kommunikationsenheten Kopia till Elisabeth Carlander Blom, Rolf Ivansen, Håkan Littzell, Maria Renvall
Kommunstyrelsen 2018-10-09 9 KS 95 Individärende sekretessbelagt Ärendet föredras vid sittande bord.
Kommunstyrelsen 2018-10-09 10 Ks 96 Tilläggsäskande budget 2019 gällande Studie- och yrkesvägledare (SYV). Bakgrund Skolans uppdrag gällande studie- och yrkesvägledning har utökats. Syftet med SYV-arbetet är att ge eleverna kunskaper och färdigheter som underlag inför fortsatta studier och yrkesval. Från 1 augusti 2018 skärptes skollagen för nyanlända elever i åk. 7-9. Anledningen är att nyanlända elever i större utsträckning än övriga elever inte når målen i grundskolan och kommer därför inte vidare i utbildningssystemet. Därför ska det upprättas en individuell plan för studierna där det framgår vilka mål eleven har för sin fortsatta utbildning efter grundskolan. Planeringen görs i samverkan med SYV och lärare, där SYV:s uppdrag är att samordna elevens mål utifrån fortsatta studier. Från läsåret 18/19 har även skolans ansvar för praktisk arbetslivsorientering, prao. Huvudmannen är ansvarig för att prao anordnas och ska försäkra sig om att prao-platserna följer en planering utifrån elevens plan och mål för fortsattstudier och yrkesliv och att prao-platserna uppfyller arbetsmiljölagens krav. Se separat tjänstemannainformation om praktisk arbetslivsorientering. Den arbetstid som idag är avsatt i skolorna täcker endast arbetet med elevernas val i åk. 9 till gymnasiet. Därför föreslås att utöka SYVorganisationen med 80 % studie- och yrkesvägledare till en heltid för att klara av skollagens krav. Tjänsten föreslås organiseras i elevhälsan för att vara en kugge i det förebyggande elevhälsoarbetet. Förslag till beslut Att utöka studie- och yrkesvägledartjänsten från 0,2 till 1,0 tjänst med placering i elevhälsan. Kostnaden beräknas till 424,0 tkr. Beredande tjänsteman Tommy Johannesson, verksamhetschef för Elevhälsan
Kommunstyrelsen 2018-10-09 11 Ks 97 Budgetförslag 2019 Partierna har att inkomma med förslag till budget 2019.
Kommunstyrelsen 2018-10-09 12 Ks 98 Svar på revisionsrapport Granskning av styrning och uppföljning, Individ- och familjeomsorgen. Bakgrund KPMG har på uppdrag av Ragunda kommuns revisorer granskat styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2017. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsens styrning och uppföljning av individ- och familjeomsorgsverksamheten är ändamålsenlig och att det finns tillfredsställande intern kontroll. Den sammanfattande bedömningen är att vissa åtgärder för att utveckla verksamheten pågår eller planeras, men att främst uppföljning av verksamheten är bristfällig och behöver utvecklas. Underlag för beslut Årshjul tillika verksamhetsplan/tids och aktivitetsplan som tydliggör individ- och familjeomsorgens, IFOs, arbetet med egenkontroll, budgetmål- och verksamhetsplanering samt uppföljning inom dessa områden. Årshjulet inkluderar även individ och familjeomsorgens arbete med det påbörjade arbetet av genomgång och revidering av verksamhetens rutiner och riktlinjer. Bilagor Rutin, skriftligt förtydligande till Årshjul och verksamhetsplan, bilaga 16. Tabell för interna och externa sammarbetspartners, bilaga 17. Rutin för insatser, bilaga 18. Förslag till beslut Ärendet är kommunicerat och redovisat i sociala utskottet. Sociala utskottet föreslår kommunstyrelsen att: Individ och familjeomsorgen har åtgärdat de påtalade bristerna, samt har en plan för fortsatt arbete med riktlinjer och rutiner utifrån KPMGs rapport: Granskning av styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen Dnr: 2017/1066-007. Beredande tjänstemän Elisabeth Carlander Blom, Förvaltningschef Stöd och Omsorg Gun Valli, IFO chef
Kommunstyrelsen 2018-10-09 13 Ks 99 Bevakningslista Kommunstyrelsen har att göra ändringar i bevakningslistan. Bilaga.
Kommunstyrelsen 2018-10-09 14 Ks 100 Anmälan av delegationsbeslut. 1. Individ- och familjeomsorgen SU 41-48 2. Samhällsbyggnadsutskottet: Dnr 2018/401 Dnr 2018/197 805 Dnr 2018/577
Kommunstyrelsen 2018-10-09 15 Ks 101 Meddelanden. Svar på Skolinspektionens beslut om att överlämna ärende. Samförvaltade stiftelser. Rapport sammanställd. Exekutiv auktion, fastighet i Stugun. Ärenden från Bygg-och miljönämnden Bygg- och miljönämndens verksamhetsprognos för januari-juli 2018
Kommunstyrelsen 2018-10-09 16 Ks 102 Valärende Kommunstyrelsen har att utse ny ledamot i ServaNet.
Kommunstyrelsen 2018-10-09 17 BEVAKNINGSLISTA 2018 Paragraf Ärende Åtgärd Ansvar Klart Ks 57/12 Fastighetsrapport inkl. gräsytor Återrapportering Samhällsbyggnadsförvaltningen Redovisas till Ks 2 ggr/år Ks 7/14 Avgifter o Taxor Vård- och omsorg Årlig uppföljning Sociala utskottet Jan 19 samt Kostenheten Ks 8/14 Riktlinjer, rutiner, nivå Årlig uppföljning Sociala utskottet Jan 19 Anhörigbidrag Ks 24/17 Kompetensförsörjning Återrapportering Kommunchef Maj 19 Ks 65/17 Framtidens politiska styrning Återrapportering KS ordförande Rapporteras vid varje KS Ks 66/17 Reviderade ägardirektiv RetAB Redovisning Kommunchef Okt 18 Ks 71/18 Processen kring flytt av elever från Järåskolan Återrapportering Samhällsbyggnadsförv. Barn- och utbildningsförv Rapporteras vid varje KS