Sammanträdesdatum 1 (7) Plats och Tid Sjöliden 18.00 20.00 Beslutande Christoffer Nathanson, ordf Birgitta Schöllin Johan Broms Jenny Danielsson Britt-Marie Rasmussen Anne-Marie Wahlberg Andersson Eva Ekenberger Camilla Lien Kyrkoherde Hans Gårdh Ersättare Fritz Mannich Per-Olov Johansson Föredragande Åhörare Olivier Guillard /Kanslichef Ulf Boström / Kyrkogårdsföreståndare Hampus Befrits / Församlingspedagog 18.00 18.45 Utses att justera Eva Ekenberger och Camilla Lien Justeringens Plats och tid Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Sjöliden Tisdag den 5 maj 2015 Annika Ludvigsson Christoffer Nathanson Eva Ekenberger Camilla Lien Paragrafer 20-32 Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kyrkorådet Sammanträdesdatum 2015-04-28 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2015-05-06 Datum för nedtagand Pastorsexpeditionen, Sjöliden e 2015-05-27
Sammanträdesdatum 2 (7) Underskrift /Annika Ludvigsson/ KYRKORÅDET Innehåll 20 Sammanträdets öppnande... 3 21 Upprop och dagordning... 3 22 Val av ledamot att justera protokollet och tidpunkt för detta... 3 23 Gambiaresa... 3 24 - Miljödiplomering... 3 25 - Rapporter... 4 26 Verksamhetsberättelse och Årsredovisning 2014... 5 27 Sjölidens kapell... 5 28 Lokalt kollektivt avtal timbank ( info från PU)... 6 29 Kulturgravar... 6 30 Ansökan verksamhetsbidrag Stockholmsstift 2016... 7 31 Övriga frågor... 7 32 Avslutning... 7
Sammanträdesdatum 3 (7) 20 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. 21 Upprop och dagordning Ordförande förrättade upprop och dagordningen godkändes med tillägg av en punkt under rapporter Arbetsgrupp medlemmar. 22 Val av ledamot att justera protokollet och tidpunkt för detta Kyrkorådet beslutar: utse Eva Ekenberger och Camilla Lien för justering av protokoll, samt justering sker Tisdag 5 maj 2015. 23 Gambiaresa Hampus Befrits, Församlingspedagog i Värmdö Församling berättar att Värmdö Församlings ungdomsverksamhet, sju personer (ungdomar över 18 år) och en ledare planerar en resa till Gambia under januari 2016. Syftet med resan är det internationella projektet, utbytesmöjligheter och att byta erfarenheter. Ungdomarna kommer gå en ledarutbildning Våga vilja leda samt arbeta med globala frågor. Efter hemkomsten kommer erfarenheter och resultat av resan att spridas via föresläsningar på skolor, församlingar och föreningar på Värmdö och Stockholmsområdet. Budget för resan är 135 tkr. Deltagarna betalar en del själva och församlingen ska söka olika bidrag (Sensus, stiftelser, m.m.). Omfördelning från budget 2015 kan täcka en stor del av resans kostnader. Kyrkorådet beslutar enligt Arbetsutskottets förslag; godkänna planeringen av Gambiaresan. 24 - Miljödiplomering Hampus Befrits, Församlingspedagog i Värmdö Församling presenterar förslaget om Miljödiplomering enligt Svenska Kyrkans modell. Värmdö Församling har under de senaste åren gjort många stora insatser för att minska vår miljöpåverkan. Många av insatserna visar redan resultat i minskade kostnader. Svenska kyrkans miljödiplomering innebär en systematisering av miljöarbetet genom att lägga till en funktion i den befintliga arbetsstrukturen. Kyrkorådet diskuterar frågan. starta arbetet för miljödiplomering enligt Svenska kyrkans modell.
Sammanträdesdatum 4 (7) 25 - Rapporter Kyrkoherdens rapport; Församlingsinstruktionen är godkänd av Stockholms stift och gäller till 2019. Presidiekonferensen har ägt rum där temat var Kyrka och samhälle Kyrkogårdsföreståndarens rapport: Inför sommaren 2015 kommer en trädgårdsmästare säsongsanställas under sex månader, en säsongsanställs under tre månader samt tre sommaranställda genom samarbete med Värmdö Kommun. Arbetet med kompostering fortsätter. Rapport om ekonomi: Kanslichefen presenterade ekonomisk uppföljning mars 2015. En kvartalsuppföljning av 2015 års budget har gjorts. Inom Församlingsverksamhet och begravningsverksamhet visar utfallet inga större avvikelser. Prognosen visar en högre positivt resultat än budgeterat. Inom stiftorganisationen föreslås utdelning av prästlönetillgångar bli betydligt högre än budgeterat. Församlingen har budgeterat 557 tkr och den föreslagna utdelningen är 1 799 tkr. Beslutet tas av stiftsfullmäktige i maj/juni 2015. Administrativa ärenden Betalningssystemet Swish är klart och det kommer finnas tre nummer, Försäljning, Gåvor och Kollektera. Uppstart sker vid Valborgsfirandet på Sjöliden. GAS, Gemensamt administrativt stöd där Värmdö Församlings huvudinriktning är att nyttja de gemensamma systemen i egen regi. Ett första möte har ägt rum mellan Värmdö Församling och Stockholms stift för genomförande analysen. 40% av församlingar har svarat positivt till stiftet avseende GAS varav 10 stycken är intresserade att knytta sig till en gemensam servicebyrå för lönehantering och ekonomi som utreds av stiftet. Arbetsgrupp medlemmar Arbetsgruppen som arbetar med ambassadörskap kommer närvara vid Valborgsfirandet på Sjöliden där man kommer berätta om att vara medlem i Svenska kyrkan och vad Värmdö Församling erbjuder i sina verksamheter. Kyrkorådet beslutar: godkänna rapporterna.
Sammanträdesdatum 5 (7) 26 Verksamhetsberättelse och Årsredovisning 2014 Kanslichefen presenterade Årsredovisningen 2014. Rapportering från revisionen avseende räkenskapsåret 2014 är att de allmänt bedömer att Värmdö Församling har ordning i räkenskaperna och håller en hög kvalitét. Verksamhetsberättelsen 2014 presenterades och skall finnas tillgänglig i Värmdö kyrka och Sjöliden. Kyrkorådet beslutar enligt Arbetsutskottets förslag; Verksamhetsberättelsen och årsredovisning 2014 godkänns av Kyrkorådets ledamöter med omedelbart justerat, samt Kyrkorådet föreslår Kyrkofullmäktige att anta verksamhetsberättelsen och årsredovisning 2014. 27 Sjölidens kapell Kanslichefen berättar att verksamhetsgrupperna samt ledamöterna i Kyrkofullmäktige har fått möjlighet att lämna förslag och synpunkter till utformning av nytt Sjölidens kapell I det stadiet finns det en stor samsyn till att det är bättre att bygga om eller bygga nytt än att lappa och laga kapellet. Viss reservation finns från vissa ledamöter som vill se hur detta kan finansieras. En offert är framtagen för arkitekttjänst av skiss, 18 tkr. Kyrkorådet diskuterar frågan. uppdra åt en arbetsgrupp bestående av Kyrkoherde Hans Gårdh, Kanslichef Olivier Guillard, Förtroendevalda Johans Broms, Britt-Marie Rasmussen och Carl Erik Roos att arbeta fram en långsiktig ekonomisk prognos och att Kanslichefen är sammankallande, samt Kyrkorådet uppdrar åt förvaltningen att beställa en skiss och en ekonomisk kalkyl för nybyggnation av kapellet alternativt ombyggnation av kapellet enligt den offert som presenterades idag, samt återkoppling sker till Kyrkorådets arbetsutskott, samt återkoppling sker till Kyrkorådet den 8 september.
Sammanträdesdatum 6 (7) 28 Lokalt kollektivt avtal timbank ( info från PU) Kanslichefen berättar att man ser över tjänster som inte har oreglerad arbetstid. Intentionen är att ge personal möjlighet att ha inflytande över sin egen arbetstid genom att erbjuda flextid. Ett första möte med arbetsgruppen har ägt rum och enskilda samtal pågår. En facklig förhandling kan ske i maj 2015. godkänna informationen. 29 Kulturgravar Kyrkogårdsföreståndaren Ulf Boström presenterar ett förslag till beslut för Handlingsplan beslut av kulturgravar Värmdö kyrkogård Som grund till beslut finns ett antal underlag varav följande: - Handbok för kulturhistorisk inventering, bevarande och återanvändning av gravordningar 2007 Ett avsnitt om Övervägande för olika åtgärder, kap 6 är särskilt intressant. - Kyrkogårdens kulturhistoriska miljö Arbetsgivarorganisation. - Tyréns gravvårdsinventering 2011. - Underlag från arbetsgrupper med stark lokal förankring på uppdrag av Kyrkogårdsutskott. Arbetsgrupper varav den senaste bestod av Britt-Marie Skoglund och Johan Edholm har gått igenom grundligt Tyréns utredning ur olika aspekter (lokala förutsättningar, specifika skärgårdsnamn med mera). I stort sett finns det en väl samstämmighet mellan arbetsgruppers prioritering om kulturgravar och Tyréns utredning. Därför förslås att Tyréns kategorisering blir gällande för beslut om vilka gravar registreras som kulturgravar i tre kategorier beroende på om de betraktas som kulturhistoriskt mycket värdefulla gravvårdar (får inte upplåtas) eller kulturhistoriskt värdefulla gravvårdar (får upplåtas) och om de har gravrättsinnehavare eller inte. Kyrkorådet besluta enligt Kyrkogårdsutskottets förslag; anta handlingsplan enligt förslag 2014 04 15, Tyréns gravvårdsinventering blir gällande för beslut om kulturgravar, samt vid framtida frågor delegeras beslut om enskilda kulturgravar ( kategori 2 B) till Kyrkogårdsutskottet.
Sammanträdesdatum 7 (7) 30 Ansökan verksamhetsbidrag Stockholmsstift 2016 Kyrkoherden berättar om möjlighet att söka verksamhetsbidrag för Skärgårdskyrka av Stockholms stift för 2016. Verksamhetsbidraget täcker en del personalkostnader till vägkyrka och sommarverksamheter i Värmdö kyrka. ge förvaltningen i uppdrag att ansöka om verksamhetsbidrag för 2016. 31 Övriga frågor Minneslunden Kyrkogårdsföreståndaren berättar om ett förbättringsprojekt av Värmdö kyrkogårds minneslund, med syfte att förbättra tillgängligheten och renovera området. Länsstyrelsen är positiv till förbättring och har bett att församlingen skickar en skiss över vad som tänker göras. För helhetskänslan av förbättringsarbetet kommer en arkitekt kontaktas. Kyrkorådet diskuterar frågan. arbetet med projekteringen fortsätter i Kyrkogårdsutskottet, samt tacka för informationen. 32 Avslutning Kyrkorådets ordförande avslutade sammanträdet och tackade ledamöterna. Mötet avslutades kl.20.00