Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsgivarutskott i Falkenberg FALKENBERG 2014-02-12 Faissnbfi kommun K );-utiunl ijkontaret 2014-02- 2 6 12 Dnr Dpi.ö'l Granskning av anställdas bisysslor Arbetsg ivarutskottet beslutar att som svar på revisionens rapport överlämna skrivelse enligt bilaga. (Bilaga 12/2014) Beslutsunderlag På uppdrag av revisorerna i har granskat Kommunstyrelsens system för att följa upp de anställdas bisysslor. Granskningen tar sin utgångspunkt i de regler som finns i lagen om offentlig anställning (LOA) samt de allmänna bestämmelser (AB) som finns inom kollektivavtalsområdet. Efter genomförd granskning är bedömningen att kommunen inte har ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Bedömningen baseras på Vid granskningstidpunkten pågick det ett arbete med att ta fram kommungemensamma riktlinjer kring bisyssla Det fanns vid granskningstidpunkten ingen kommungemensam rutin för hur information kring bisyssla skall förmedlas till de anställda De anställda i kommunen har i många fall endast en begränsad kunskap om de regler avseende bisyssla som återfinns i LOA samt AB alternativt den egna förvaltningens riktlinjer I revisonsrapporten har också en förfrågan gjorts hos Bolagsverket om anställda som är registrerade i företag enligt handels- och föreningsregistret och/eller aktiebolagsregistret. Av utredningen framgår att det förekommer 453 träffar, fördelade på 324 personer, där anställda i har engagemang i företag eller föreningar. 87 av dessa företag har någon gång under 2012 och 2013 sålt varor eller tjänster till kommunen. Huruvida de identifierade träffarna är att betrakta som bisyssla och i så fall skulle vara förtroendeskadliga, arbetshindrande eller konkurrerande har inte analyserats inom ramen för granskningen. Däremot poängteras vikten av uppföljning och kontroll. Vid protokollet Peter Axelsson Protokollet justerat 2014-02-14 och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Beslutet expedieras till: 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se vvww.falkenberg.se
2014-02-12 Yttrande (ARGUS 12/2014) Falkenbergs Kommun System för rutiner att följa upp anställdas bisysslor På uppdrag av revisorerna i har granskat Kommunstyrelsens system för att följa upp de anställdas bisysslor. Granskningen tar sin utgångspunkt i de regler som finns i lagen om offentlig anställning (LOA) samt de allmänna bestämmelser (AB) som finns inom kollektivavtalsområdet. Efter genomförd granskning är bedömningen att kommunen inte har ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Bedömningen baseras på Vid granskningstidpunkten pågick det ett arbete med att ta fram kommungemensamma riktlinjer kring bisyssla Det fanns vid granskningstidpunkten ingen kommungemensam rutin för hur information kring bisyssla skall förmedlas till de anställda De anställda i kommunen har i många fall endast en begränsad kunskap om de regler avseende bisyssla som återfinns i LOA samt AB alternativt den egna förvaltningens riktlinjer Hittills har kommunen följt det regelverk som följer av LOA, Allmänna Bestämmelser(AB) och framförallt "Kommentar till Allmänna Bestämmelser". Antalet fall som aktualiserats under ett 30-tal år har stannat under 10. Förmodligen har behovet av riktlinjer, och framförallt information och undersökning av frekvensen av förekomsten av riktlinjer, ökat betydligt under senare år. Kommunen har dock haft som grund att man ser positivt på bisysslor, men att dessa måste skötas inom ramen för regelverket; de får inte var förtroendeskadliga, arbetshindrande eller konkurrerande. I tre fall har verksamhetsspecifika riktlinjer tagits fram: Statsbyggnadskontoret, Kost och städ samt vid Individ och Familjeomsorgen. I ett fåtal fall har bisysslan förbjudets eller korrigerats inom gällande regler. De riktlinjer som nu tagits fram innehåller en tydlig rutin för hur bisysslor skall rapporteras, hur de ska utredas och vem som fattar beslut. Information om riktlinjerna kommer att ges årligen vid en Arbetsplatsträff och i samband med introduktion av ny medarbetare. Ärendet kommer också att tas upp i samband med de årliga medarbetarsamtalen. Tanken är då att de som innehar en bisyssla kommer att vid senare tillfälle kontaktas för utredning och beskrivning på särskild blankett, varefter beslut tas. Information kommer därtill att ges i samband med olika arbetsledarträffar. En "populärversion" av riktlinjerna kommer att tas fram.
I revisonsrapporten har också Revisionen gjort en förfrågan hos Bolagsverket om anställda som är registrerade i företag enligt handels- och föreningsregistret och/eller aktiebolagsregistret. Av utredningen framgår att det förekommer 453 träffar, fördelade på 324 personer, där anställda i har engagemang i företag eller föreningar. 87 av dessa företag har någon gång under 2012 och 2013 sålt varor eller tjänster till kommunen. Huruvida de identifierade träffarna är att betrakta som bisyssla och i så fall skulle vara förtroendeskadliga, arbetshindrande eller konkurrerande har inte analyserats inom ramen för granskningen. Däremot poängteras vikten av uppföljning och kontroll. Kommunen genomför f.n. en utredning i varje enskilt fall huruvida uppdraget är att betrakta som bisyssla och om den i så fall skulle vara förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande. I flera fall kan konstateras att uppdraget är en följd av anställningen och därmed ingen bisyssla. Utredningarna genomförs på enhetschefsnivå, men där förvaltningschef beslutar i det fall det blir aktuellt att förbjuda bisysslan. Utredningarna skall vara klara i så god tid att rapport kan lämnas i mars månad. Med hänvisning till ovanstående kan konstateras att kommunen på ett mer aktivt sätt kommer att, genom information och fastlagda rutiner, arbeta för att förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter. Arbetsgivarenheten, dag som ovan Peter Axelsson Personalchef
f r Qs kommun Valda revisorer Datum 2013-12-19 Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige - för kännedom System och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor På uppdrag av revisorerna i har granskat Kommunstyrelsens system och rutiner för att följa upp de anställdas bisysslor (rapport bifogas). Granskningen tar sin utgångspunkt i de regler om anställdas bisysslor som finns i lagen om offentlig anställning (LOA) samt de allmänna bestämmelser (AB) som finns inom kollektivavtalsområdet. Efter genomförd granskning är vår revisionella bedömning att kommunen inte har ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Vid granskningstidpunkten pågick det ett arbete med att ta fram kommungemensamma riktlinjer kring bisysslor. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen kommungemensam rutin för hur information kring bisysslor ska förmedlas till de anställda. De anställda i kommunen har i många fall endast en begränsad kunskap om de regler avseende bisysslor som återfinns i LOA samt AB alternativt den egna förvaltningens riktlinjer. Vi önskar Kommunstyrelsens kommentarer i anledning av vår granskning senast 2014-04-30. Lars<junnar Stranaling Per-Olof J
www.pwc.se Koninwnlcdnirigskonforet 2013-12- 2 0 Revisionsrapport S~ Dpi Lars Edgren, Sofia Blixtberg Granskning av anställdas bisysslor pwc
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning i 2. Inledning 2 2.1. Revisionsfråga och kontrollmål 2 2.2. Metod och avgränsning 2 3. Bisysslor 4 4. Granskningsiakttagelser 5 4.1. Ändamålsenliga och förankrade riktlinjer 5 4.1.1. Bedömning 5 4.2. Bisysslor hos kommunens anställda 5 4.2.1. Bedömning 6 4.3. Köp av varor och tjänster 6 4.3.1. Bedömning 7 5. Revisionell bedömning 8
i. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i har gett i uppdrag att granska anställdas bisysslor. Granskningen tar sin utgångspunkt i de regler om anställdas bisysslor som finns i lagen om offentlig anställning (LOA) samt de allmänna bestämmelser (AB) som finns inom kollektivavtalsområdet. Granskningen ska besvara revisionsfrågan: Har kommunen ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Efter genomförd granskning är vår revisionella bedömning att kommunen inte har ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Vid granskningstidpunkten pågick det ett arbete med att ta fram kommungemensamma riktlinjer kring bisysslor. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen kommungemensam rutin för hur information kring bisysslor ska förmedlas till de anställda. De anställda i kommunen har i många fall endast en begränsad kunskap om de regler avseende bisysslor som återfinns i LOA samt AB alternativt den egna förvaltningens riktlinjer. 1 av 8
2. Inledning Regler om offentliganställdas bisysslor finns i allmänna bestämmelser (AB) och Lagen om offentlig anställning (LOA). I regelverken framgår det att arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagaren att utöva en bisyssla om denna kan anses vara ett hinder för arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärendet eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Som grundprincip gäller att bisyssla är tillåten. Kommunens medarbetare fåt dock inte utöva bisyssla som är förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande. Medarbetare ska enligt regelverket på begäran anmäla bisyssla och lämna uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor. 2.1. Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunen ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? För att kunna besvara den övergripande revisionsfrågan har följande kontrollmål utarbetats: Regelverk för bisysslor finns Regelverken för anställdas bisysslor efterlevs 2.2. Metod och avgränsning Granskningen genomförs genom att en förfrågan görs hos Bolagsverket om anställda som är registrerade i kommunens personalregister, finns registrerade som funktionärer i företag enligt handels- och föreningsregistret och/eller aktiebolagsregistret. Förfrågan görs hos kommunens förvaltningschefer om deras kännedom om bisysslor bland de anställda. Uppgifter från Bolagsverkets register analyseras mot kommunens leverantörsregister och vid behov leverantörsreskontra. Information om granskningen lämnas till kommunens personombud. Bedömning görs mot de regler om bisysslor som finns i Allmänna bestämmelser (AB) och Lagen om offentlig anställning (LOA) samt kommunens egna riktlinjer om anställdas bisysslor. Projektet avgränsas till att följa upp de anställda inom kommunen som har ett engagemang i företag eller organisationer som är registrerade i Bolagsverkets handels- och föreningsregister samt aktiebolagsregister. Ett avgränsat urval av intervjuer görs utifrån förfrågning hos ansvariga inom kommunen. 2 av 8
Inom ramen för granskningen har intervjuer genomförts med miljö- och hälsoskyddschefen, socialchefen, personalchefen, samt chefen för kultur- och fritidsförvaltningen. Vi har även haft kontakt med kommunchefen, verksamhetschefen för kost- & städ samt chefen för barn- och utbildningsförvaltningen. Rapporten har sakgranskats av de intervjuade. 3 av 8
3. Bisysslor I Lagen om Offentlig Anställning (LOA) återfinns regler kring anställdas bisysslor. Under rubriken Bisysslor återfinns följande paragrafer: 7 En arbetstagare får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. 7 a Arbetsgivaren skall på lämpligt sätt informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. Lag (2001:1016). 7 b En arbetstagare skall på arbetsgivarens begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren skall kunna bedöma arbetstagarens bisysslor. Lag (2001:1016). 7 c En arbetsgivare skall besluta att en arbetstagare som har eller avser att åta sig en bisyssla som inte är förenlig med 7 skall upphöra med eller inte åta sig bisysslan. Beslutet skall vara skriftligt och innehålla en motivering. Lag (2001:1016). Arbetsgivar- och arbetstagarparterna har på det primär- och landstingskommunala området träffat ett centralt kollektivavtal (AB). I detta avtal finns det regler om anställdas bisysslor som främst berör de arbetshindrande och konkurrerande bisysslorna. Arbetsgivaren får således förbjuda en bisyssla om arbetsgivaren finner att bisysslan är: Förtroendeskadlig (LOA 7) Arbetshindrande (AB 8) Konkurrerande (AB 8) 4 av 8
4. Granskningsiakttagelser 4.1. Ändamålsenliga och förankrade riktlinjer Vid granskningstidpunkten pågick det ett arbete med att ta fram kommungemensamma riktlinjer kring bisysslor. Inom Stadbyggnadskontoret, Kostoch städservice, Miljö- & Hälsoskydd samt Individ och Familjeomsorgen har förvaltningsspecifika riktlinjer eller personalinformation kring bisysslor utarbetats. Övriga verksamheter saknade vid granskningstidpunkten riktlinjer för bisyssla. Enligt intervjusvaren har information kring bisysslor förmedlats på arbetsplatsträffar inom några verksamheter. Frågan om bisyssla tas, enligt intervjusvaren, ibland upp vid nyanställning samt medarbetarsamtal. Dock fanns det vid intervjutillfället ingen kommungemensam rutin för hur information kring bisysslor ska förmedlas till de anställda. Enligt flertalet av de intervjuade har medarbetarna i den egna förvaltningen en begränsad kunskap kring de regler avseende bisysslor som återfinns i LOA samt AB alternativt den egna förvaltningens riktlinjer. 4.1.1. Bedömning Det pågående arbetet med att ta fram kommungemensamma riktlinjer kring bisysslor bedömer vi som positivt. Det är dock viktigt att de nya riktlinjerna förankras i samtliga verksamheter. Vi rekommenderar att frågan om eventuell bisyssla aktualiseras vid nyanställning samt medarbetarsamtal. Genom att frågan alltid tas upp vid nyanställning och medarbetarsamtal säkerställs det att alla medarbetare får kännedom om kommunens riktlinjer kring bisysslor. Frågan om eventuell bisyssla kan med fördel inkluderas i de mallar/checklistor som används vid nyanställning samt medarbetarsamtal. 4.2. Bisysslor hos kommunens anställda För att få en uppfattning om omfattningen av de anställdas bisysslor har en fil, med uppgifter om hel- och deltidsanställda personer inom, översänts till Bolagsverket för sökning i deras register. Syftet med denna sökning var att ta fram uppgifter om anställdas bisysslor i form av engagemang i företag eller alternativt föreningar. Grundfilen till Bolagsverket innehöll uppgifter om 3124 hel- och deltidsanställda i. I grundfilen förekom vissa personer flera gånger på grund av uppdrag i fler än en förvaltning eller på grund av olika anställningsformer. Den förteckning som erhölls från Bolagsverket innehöll 453 träffar där anställda i har engagemang i företag eller föreningar. En person kan i vissa fall ha funktioner i flera företag. Även enskilda företag eller föreningar kan förekomma flera gånger då olika personer har engagemang i samma företag. Efter eliminering av engagemang i bostadsrättsföreningar återstod 423 träffar. 5 av 8
Bolagsverkets träffar har sedan sammanförts med uppgifter om hel- och deltidsanställda personer i uppdelat per förvaltning. Vid sammanföringen av dessa uppgifter blev det 489 träffar. Anledningen till att antalet träffar är högre i den sammanförda filen än i filen som erhölls från bolagsverket är att personer med fler än en anställningsform förekommer flera gånger och att vissa personer har fler än ett engagemang. Engagemang i bostadsrättsföreningar eliminerades återigen i den sammanförda filen, och det återstod sammanlagt 456 träffar. I tabellen nedan visas träffarna fördelade på respektive förvaltning. Vi vill poängtera att nedanstående sammanställning enbart syftar till att ge en översiktlig bild av de anställdas engagemang i företag och föreningar. Underlaget är tänkt att fungera som en utgångspunkt i det fortsatta arbetet inom respektive förvaltning. Vi vill uppmärksamma läsaren på att även godkända bisysslor återfinns i tabellen. I Tabell 1 redovisas antalet hel-och deltidsanställda personer inom Falkenbergs kommun per respektive förvaltning samt antalet personer per förvaltning som har ett engagemang i föreningar och företag. Förvaltning Anställda Antalet träffar Andel % Barn och utbildningsförvaltning 1495 225 14,9% Förvaltningschefer 5 3 60,0% Kommunstyrelsens förvaltning 350 48 13,7% Kultur och Fritidsförvaltning 115 12 10,4% Miljö och hälsoskyddsförvaltning 23 7 30,4% Socialförvaltningen 1136 161 14,2% Totalt 3124 456 Resultatet från registeranalysen har översänts och kommunicerats med berörda förvaltningschefer. 4.2.1. Bedömning Registeranalysen visar att det i finns ett stort antal anställda som har engagemang i företag eller föreningar. Några av förvaltningscheferna har vid uppföljningen av registeranalysens resultat angivit att det inom deras verksamhet förekom anställda med bisysslor som inte tidigare var kända av de ansvariga. Huruvida de identifierade bisysslorna är att betrakta som förtroendeskadliga, arbetshindrande eller konkurrerande har dock inte analyserats inom ramen för granskningen. 4.3. Köp av varor och tjänster Bolagsverkets sammanställning över de företag, där anställda i Falkenbergs kommun har ett engagemang, har samkörts mot kommunens leverantörsregister. Återigen har träffarna avseende engagemang i bostadsrättsföreningar eliminerats. Samkörningen visar att det i kommunens leverantörsregister återfinns 87 företag eller föreningar där anställda inom kommunen har ett engagemang och där 6 av 8
organisationen någon gång har sålt varor eller tjänster till kommunen. Nämnas bör att inte alla 87 organisationer har sålt varor eller tjänster till kommunen under perioden 2012 och 2013. Av dessa 87 företag eller föreningar har 45 stycken sålt varor och tjänster till kommunen under 2012. Under 2013 har 39 företag alternativt föreningar sålt varor eller tjänster till kommunen. Vi vill än en gång poängtera att nedanstående sammanställning enbart syftar till att ge en översiktlig bild. Underlaget är tänkt att fungera som en utgångspunkt i det fortsatta arbetet inom respektive förvaltning. I Tabell 2 redovisas antal företag där anställda inom har ett engagemang och som förekom i kommunens leverantörsregister. I tabellen redovisas oclcsä hur många av dessa företag eller föreningar som under 2012 och 2013 har sålt varor eller tjänster till kommunen. Förvaltning Antal i Försäljning till Försäljning till leverantörs re kommunen 2012 2 kommunen 2013 3 gister 1 Barn och 46 26 18 utbildningsförvaltning Förvaltningschefer 2 0 1 Kommunstyrelsens 14 5 7 förvaltning Kultur och 1 1 0 Fritidsförvaltning Miljö och 3 3 3 hälsoskyddsförvaltn ing Socialförvaltningen 21 10 10 Totalt 87 45 39 4.3.1. Bedömning Registeranalysen visar att det i kommunens leverantörsregister återfinns organisationer där anställda har engagemang. Huruvida de identifierade bisysslorna är att betrakta som förtroendeskadliga, arbetshindrande eller konkurrerande har inte analyserats inom ramen för granskningen. Framhållas bör att bisysslorna kan vara godkända. Vi vill poängtera vikten av att kommunen följer upp och kontrollerar att ovanstående engagemang är förenliga med kommunens riktlinjer. 1 Det totala antalet företag som förekommer i kommunens leverantörsregister. 2 Antalet företag alternativt föreningar där kommunanställda har ett engagemang och som har sålt varor eller tjänster till kommunen under 2012 3 Antalet företag alternativt föreningar där kommunanställda har ett engagemang och som har sålt varor eller tjänster till kommunen under 2013 7 av 8
5 Revisionell bedömning Vår sammanfattande bedömning efter genomförd granskning är att kommunen inte har andamalsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. 2013-12-19 Lars Edgren Projektledare Fredrik Carlsson Uppdragsledare 8 av 8