2013-02-20 1 (16) Plats och tid Kommunkontoret, sammanträdesrum A, onsdag den 20 februari, kl. 9.00 12.45. Ajournering mellan 10.10-10.30 Beslutande Ledamöter Jan-Åke Lindgren (S), ordförande Carina Nordqvist (S), vice ordförande Eilert Isaksson (M) Lena Westling (C) Tjänstgörande ersättare Ulla Mortimer (M) ersättare för Anna-Greta Söderlund (S) Siver Karlsson (S) ersättare för Henry Johansson (KD) Monica Hansson (C) ersättare för Deisy Hellsén (C) Övriga närvarande Ersättare Ingrid Olsson (C) Tjänstemän Anette Forsblom Socialchef Urban Sundström Verksamhetschef 15-16 Monica Liljemark Verksamhetschef 22 Maria Hedström Sekreterare Övriga Torun Eliasson Arbetsterapeut 18 Elvy Woxberg Avgiftshandläggare 19 Justering Justerare Lena Westling Plats och tid Kommunkontoret onsdag den 27 februari 2012, kl. 10.00 Justerade paragrafer 14-25
2013-02-20 2 (16) Underskrifter Sekreterare Maria Hedström Ordförande Jan-Åke Lindgren Justerare Lena Westling Anslag på kommunens officiella anslagstavla i Ovanåkers kommun har haft sammanträde den 20 februari 2013. Protokollet har justerats, d v s godkänts. Protokollet finns på socialförvaltningen och på kommunens webbplats www.ovanaker.se. Överklagande Anslaget sätts upp på anslagstavlan den 27 februari och tas ned den 14 mars 2013. Under den tiden har du möjlighet att överklaga besluten. Hur man överklagar, se särskild information på anslagstavlan och på kommunens webbplats www.ovanaker.se. Behöver du hjälp, kontakta kommunsekreteraren... Maria Hedström s sekreterare Tfn 0271-571 15 maria.hedstrom@ovanaker.se
2013-02-20 3 (16) Sn 14 Godkännande av dagordningen Beslut godkänner dagordningen. Beslutsunderlag Kallelse 12 februari 2013
2013-02-20 4 (16) Sn 15 Dnr 2012. 061 041 Bokslut/ Förvaltningsberättelse 2012 Beslut beslutar att godkänna bokslut/förvaltningsberättelse för 2012 och överlämna den till kommunstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Förvaltningschef redogör för förvaltningsberättelse och socialnämndens inriktningsmål 2012. Socialförvaltningen har god måluppfyllelse inom alla perspektiv förutom målet att minska antalet individer som är i behov av försörjningsstöd. Ekonomiska utfallet januari december visar ett överskott på 2 204 tkr i förhållande till budget varav cirka 1 942 är budgetmedel som inte har använts till nya LSS verksamheten där två personer flyttat in, samt ny dagligverksamhet som inte har kommit igång ännu. Nämnd och stab + 880 tkr Återhållsamhet vad gäller kostnader samt föräldraledighet som inte ersatts. Individ och familjeomsorgen 1 452 tkr. Socialnämndes ram har tidigare förstärkts med 3500 tkr för ökade kostnader för försörjningsstöd. 2012 minskades detta med 1 500 tkr till 2 000 tkr. I förhållande till ram visar försörjningsstödet på ett ytterligare underskott om ca 3 000 tkr då kostnaderna fortsatte att öka. Orsak är bland annat lägre ersättning från andra socialförsäkringar som ger individer rätt till försörjningsstöd, samt de nyanlända som bott här mer än två år och inte kommit ut i annan försörjning. Socialnämndes ram förstärktes med 2 000 tkr för särkskilt placeringsärende detta har fortgått enligt plan, samt ramförstärkning på 750 tkr för boende för skolgång på annan ort (DOM) Tack vare återhållsamhet vad gäller kostnader exempelvis föräldraledigheter ersatts endast till viss del, så dämpas underskottet på IFO. Omvårdnadsenheten + 1 588 tkr Ramförstärkning 1 200 t kr för ökad nattbemanning Backa samt särskilt boende Gyllengården där fem av åtta lägenheter är klara. Handikappomsorgen + 2 513 tkr Ramförstärkning 3 200 tkr för LSS-boende om fem lägenheter, samt 500 tkr för dagligverksamhet. Boendet har delvis kommit igång där två flyttat in. Dagliga verksamheten inte har startat. Detta är den största orsaken till överskottet. Beslutsunderlag Skrivelserna förvaltningsberättelse, styrkort samt måluppfyllelse januaridecember 2012 Förvaltningschef Anette Forsblom SKICKAS TILL För handläggning: Kf
2013-02-20 5 (16) Sn 16 Dnr 2012. 118 041 Budget 2013 med förslag till anpassningsåtgärder för budget i balans Beslut beslutar att anta förslaget om anpassningsåtgärder för budget i balans 2013 med ändringar och tillägg på punkten 1 i övergripande handlingsplan, daterad 2013-02-09. Lena Westling (C) och Monica Hansson (C) deltar inte i beslutet på grund av för sent inkomna handlingar. Sammanfattning av ärendet har gett socialförvaltningen i uppdrag att komma med förslag om planer och åtgärder för budget i balans 2013, och att redovisa dessa förslag vid socialnämnden senast februari. Förutsättningarna för budget 2013, anpassningsbehovet var 4 213tkr. Detta skulle ske via minskade timvikarie/kostnader i hela förvaltningen, mallar har tagits fram som stöd till personalbemanning vid lediga lägenheter. Budget beräknas utifrån personaltäthet på 0,71 personal/lägenhet (när alla lägenheter är uthyrda) mallen visar faktisk personaltäthet detta skall användas som ett underlag för personalbemanning. Mallar håller på att tas fram för att visa personalbemanning i förhållande till kundtimmar i hemtjänst, samt genom datastöd och fler bilar bättre personalplanering av insatserna i hemtjänsten. Vid budgetberedning äskade socialnämnden medel för volymförändringar och ökade kostnader i verksamheten. Ej erhållna äskanden uppgick till 1 438 vilket ökade på anpassningsbehovet. meddelade i samband med budgetberedningen, om äskande inte kunde medgivas krävdes ytterligare åtgärder för att minska kostnaden. Ramarna 2013 fastställdes för respektive nämnd och budgetberedningen förtydligade att budgetramen avser den volym som respektive nämnd ska bedriva verksamhet för 2013. Vid genomgång av de ekonomiska utfallet för verksamheten 2012, konstateras att det totala anpassningsbehovet för att nå budgetram 2013 är ca 7 700 t.kr främst orsakat av att försörjningsstödet ökade ytterligare. har i uppdrag att vid kommunstyrelsens sammanträde den 9 april, för senare redovisning vid kommunfullmäktige den 10 juni, 2013 lämna en redovisning av fullgjorda åtgärder och planer för att nå beslutad ram 2013.
2013-02-20 6 (16) Sn 16 fortsättning Ärendet har under de senaste fem åren genomfört många förändringar för att möta brukarnas behov i ett tidigare skede och på ett bättre sätt. Syftet med förändringarna har även varit att få en kostnadseffektivare organisation. Detta arbete pågår ständigt och kan orsaka viss förändringströtthet hos personal, detta kan förlänga processerna. 2013 har socialförvaltningen ett anpassningskrav om 7 756 tkr. Den plan som tidigare fanns att anpassningarna skulle genomföras via minskade timvikarier i hela förvaltningen samt att använde de mallar som håller på att tas fram för att visa personalbemanning i förhållande till kundtimmar i hemtjänst kommer inte att räcka, därför läggs nu ytterligare förslag till anpassningar som finns beskrivna i en övergripande handlingsplan där varje moment kräver en plan för att verkställas. Förslaget som ligger är en fortsatt satsning på tidiga insatser och omvandling av vissa särskilda boenden till närboende gör att mindre resurser räcker till att hjälpa och stödja fler. Förslaget innebär att antalet särskilda boenden för äldre uppgår till 121 lägenheter, och antalet lägenheter i närboende uppgår till 40 st. Målet med de föreslagna åtgärderna är att organisationen är utformad så att den kan verkställa bistånd enligt 4 kap. 1 SoL, (hemtjänst, särskilt boende mm), till en lägre kostnad än idag. Det är omfattande anpassningar som genomförts under några år så det är inte möjligt att hyvla i verksamheten. Beslutsunderlag Övergripande handlingsplan, daterad 2013-02-09 Omvärldsanalys- Kundperspektivet daterad 2013-02-15 Budget 2013 med förslag till anpassningar Konsekvensanalys vid verksamhetsförändringar, brukarperspektiv Tjänsteskrivelse från Anette Forsblom daterad, 2013-02-14
2013-02-20 7 (16) Sn 17 Dnr 2012. 118 041 Kostnadsökningar och äskanden inför budget 2014 Beslut beslutar att anta förslaget om äskanden och kostnadsökning inför budget 2014 Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige ska besluta om nämndernas ramar 29 april 2013. Detta ska föregås av en budgetberedning som äger rum torsdag den 14 mars Inför budgetberedningen behöver respektive nämnd fatta beslut om hur mycket beräknas som kostnadsökningar för 2014, samt om det finns beräkningar om tilläggsyrkanden äskanden. Gällande kostnadsökningar hänvisas till den princip som kommunfullmäktige har fastställt. En vägledande princip är att kostnadsökningar som sker i den befintliga verksamheten ska beräknas med den nya nivån på kostnaden. Ökade volymförändringar i verksamheten ska bedömas som tilläggsyrkanden. Kostnadsökningar som genererar lägre kostnader i andra delar av den kommunala verksamheten skall samordnas med dessa förändringar innan bedömning om kostnadsökning har skett. Ramarna 2013 är fastställd för respektive nämnd och avser den volym som respektive nämnd ska bedriva verksamhet för 2013. Äskanden ska därför endast framläggas om det finns betydande volymförändringar eller ny verksamhet mellan 2013 och 2014. Ny verksamhet får äskas om den nya verksamheten beslutats av annan part än nämnd. Glöm inte bort att volymminskningar ska lyftas på samma sätt som volymökningar. Ärendet Kostnadsökningar i verksamheten Löneökningar en uppräkning om 3 % ger 5 745 tkr. Uppräknas 2 % kapitaltjänst, hyror, bilar och drivmedel, skatt försäkringar uppräkning om ger 811 tkr. Verksamhetsresor, kostnad per boende och äldre mat 238 tkr. Försörjningsstöd ökning riksnorm 1,5 % gör 153 t.kr. Ökande löner för kontaktpersoner 61 tkr. samt ökade kostnader placerade 32 t.kr. totalt kostnadsökningar inklusive löneökningar 6 645 tkr. Äskande för 2014 försörjningsstöd flykting 2 660 tkr. den ökade volymen räknas på mottagna 9 hushåll 2011 och 24 hushåll 2012 och att dessa efter två år kommer över på försörjningsstöd. Försörjningsstöd övriga 311 tkr.
2013-02-20 8 (16) Sn 17 fortsättning Den ökade volymen 3,5 % räknas på summan av den ökande volym som skett de senaste tre åren. Ökade behov av insatser i verksamhet på hemort för 5-7 personer som avslutat skolgång 900 tkr totalt äskande 3 871 tkr. I detta underlag har inte hemsjukvårdens eventuella kostnadsökning eller tilläggsyrkanden hanterats då det är svårt att sia om den ekonomiska utvecklingen. Kommunen har i dagarna övertagit hemsjukvården varför det behövs drivas under 2013 för att se hur det utvecklas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Anette Forsblom daterad 2013-02-14 SKICKAS TILL För handläggning: Budgetberedningen För kännedom:
2013-02-20 9 (16) Sn 18 Dnr 2011. 068 730 Redovisning av stimulansbidrag för insatser inom vård och omsorg om äldre personer information Torun Eliasson redovisar från de olika projekten som genomförts med stimulansmedel. Rehabilitering: Projekt vardagsrehabilitering Rutiner runt förebyggande insatser, teamträffar Rutiner runt fortbildning och handledning av omvårdnadspersonal rehabombud på varje enhet All omvårdnadspersonal på särskilt boende samt i hemtjänsten har fått fortbildning i att arbeta med ett vardagsrehabiliterande arbetssätt Kost och nutrition: Fortbildning i kost och nutrition för omvårdnadspersonal och leg. personal Fortbildning i munhälsa för all omvårdnadspersonal och leg. personal Framtagen handbok Pannkaksboken som finns på intranätet. Demensvård: Bildande av tvärprofessionellt demensteam. Handlingsprogram vid beteendestörningar samt förebyggande handlingsprogram vid flytt till särskilt boende Fortbildning för demensteamet i lösningsfokuserat arbete samt fördjupning i demenskunskap 18 demensombud, tre sjuksköterskor, två arbetsterapeuter och en sjukgymnast utbildats till BPSD-administratörer Fortbildning riktat till samtlig personal i demenskunskap Läkemedelsgenomgångar: Varje person över 65 år i särskilt boende samt i ordinärt boende får varje år minst en läkemedelsgenomgång Strukturerad genomgång med kontaktpersonal, läkare och sjuksköterska Förberedande formulär eller läkarbesök inför genomgången Social innehållet: Fortbildning i Praktisk Professionell Planering av dagen för omvårdnadspersonal på särskilt boende Dagliga aktiviteter skall planeras in i genomförandeplanen av kontaktpersonal. Genomförandeplaner, kontaktmannaskap och levnadsberättelse måste fungera. Förbyggande insatser: Förebyggande hembesök för personer över 75 år av anhörigstödjare Uppföljningsbesök erbjuds tackar för denna information
2013-02-20 10 (16) Sn 19 Dnr 2013. 014 700 Handbok taxor och avgifter information Avgiftshandläggare Elvy Woxberg redogör för handboken för avgiftshantering. Syftet med handboken är att dels klargöra de olika begreppen som förekommer inom avgiftshanteringen dels att gå igenom vad som ligger till grund för avgiftsdebiteringen, inkomst- och kostnadsberäkningen. Kommunens avgiftssystem och dess tillämpningsregler för avgifter inom vård och omsorg styrs av flera olika lagar och förordningar enligt nedan: SoL Socialtjänstlagen HSL Hälso- och sjukvårdslagen LSS Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade KL Kommunallagen IL Inkomstskattelagen I Ovanåker har kommunfullmäktige beslutat om en avgiftsmodell som är grundad på beräknad uppskattad tidsåtgång uppdelad på 5 nivåer samt övriga förslag på fasta avgifter som gäller fr. o. m den 1 februari 2006. Avgiften grundar sig på den totala insatstiden (serviceinsatser och personlig omvårdnad)indelad i tidsnivåer vilket gör att avgiftsmodellen inte blir inaktuell lika fort. Nya avgiftsbeslut görs först när brukaren hamnar i en lägre eller högre tidsnivå. Definitioner på tjänster samt schablontider har tagits fram inom äldre omsorgen och ligger till grund för nivåerna. Syftet med att dela in avgifterna i nivåer baserade på antal beslutade insatser var bl.a följande: Att få ett gemensamt taxesystem som är möjligt att tillämpa inom samtliga enheter inom äldre- och handikappomsorgen Brukaren betalar utifrån sitt hjälpbehov. Mindre antal insatser, lägre kostnad. Ökade antal insatser, högre kostnad. tackar för denna information
2013-02-20 11 (16) Sn 20 Information från socialförvaltningen Förvaltningschef Anette Forsblom informerar: Att det är i dagsläget 4 stycken som väntar på särskilt boende och det finns 14 lediga lägenheter. Verksamhetschef Urban Sundström lämnar ut det skriftliga svaret innehållande riskanalys och med planerade och pågående åtgärder angående den skriftliga begäran om åtgärd enligt arbetsmiljölagen gällande hemtjänsten i Alfta och Edsbyn från Kommunal Gävleborg. Detta svar som skrivits är Kommunal nöjd med och det kommer att bli en uppföljning senare. Det har skrivits ett brev till Ovanåkers politiker från hemtjänsten i Ovanåker angående planeringsverktyget LapsCare, socialnämnden diskuterade detta brev och kom överens om Anette tar med sig detta brev till enhetscheferna på hemtjänsten som tillsammans med verksamhetschef får återkoppla till fack och personal.
2013-02-20 12 (16) Sn 21 Dnr 2011. 021 770 Hemsjukvården- information Länets kommuner tar över ansvaret för primärvårdens hemsjukvård. Förändringen sker den 1 februari 2013. I och med överföringen av landstingets hemsjukvårdsansvar kommer kommunerna i framtiden att ansvara för all planerad hemsjukvård för personer över 18 år, oavsett boendeform. Länets tio kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige har tagit beslut om att hemsjukvården förs över från primärvården till kommunerna. Det här är en patientreform, den ska skapa förutsättningar att minska antalet vårdkontakter för patienten och ska alltså underlätta för de patienter som är inskrivna i hemsjukvården och ge dem kontinuitet i sina vårdkontakter. Vad är hemsjukvård? Hemsjukvård är när patienter som inte kan ta sig till en hälsocentral och är inskrivna i hemsjukvården får besök i hemmet av vårdgivaren som kan vara sjuksköterska, arbetsterapeut eller sjukgymnast. För att räknas som hemsjukvård ska vårdinsatserna planeras och ges under minst två veckor till de som är över 18 år. Kriterier för hemsjukvård Insatserna räknas som hälso- och sjukvård Insatserna ska ges under minst två veckor Patienten kan inte ta sig till hälsocentralen Patienten är över 18 år Vård- och omsorgsplanering ska upprättas före insättande av insatser Avtalet gällande Hemsjukvård mellan kommunerna och Landstinget i Gävleborg är nu klart. Det har bildats en tvärprofessionell arbetsgrupp som ska se till att vi har samma syn på hemsjukvårdsuppdraget och ger samma budskap om hur vi arbetar med hemsjukvården i kommunen och om det behövs ta fram bra rutiner. Det är ca 120 personer som blivit överförd till hemsjukvården. tackar för denna information
2013-02-20 13 (16) Sn 22 Dnr 2013. 012 130 Revisionsrapport om integration och mångfald Beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att inrätta en politisk styrgrupp Sammanfattning av ärendet På uppdrag av Ovanåkers kommuns revisorer har KPMG genomfört en granskning av integration och mångfald Granskningen hade syftet att ge en bild av var kommunen befinner sig med ambitionen att integrera kommunmedborgare som har sina rötter i andra länder och kulturer ett annat syfte var att granska vad kommunen gör för att anpassa och planera verksamheter och serviceutbud samt hur myndighetsutövning sker mot bakgrund av olika kulturers specifika behov och krav samt skiftande språkkunskaper. Ärende Ovanåker har haft en flyktingmottagning sen 2006. Enligt nuvarande överenskommelse tar kommunen emot 30-40 flyktingar varje år och totalt sen 2006 har 294 nyanlända kommit till kommunen. Av dessa har 82 lämnat kommunen. Integrationsenheten under Individ-och familjeomsorgen under är ansvariga för integrationsarbetet i kommunen. En styrgrupp finns på tjänstemannanivå vars syfte är att ha en gemensam syn och struktur på integrationsarbetet i hela kommunen. Styrgruppen är ansvarig för fördelning av de medel som erhålls från staten Kommunen har inga antagna politiska mål eller andra styrdokument som anger kommunens intentioner med flyktingmottagande Rekommendationer efter granskningen är sammanfattningsvis att kommunfullmäktige bör ta initiativ till att utforma mål med integrationsarbetet i Ovanåkers kommun Beslutsunderlag Granskning av integration och mångfald revisionsrapport. Tjänsteskrivelse från Anette Forsblom SKICKAS TILL För handläggning: Ks För kännedom:
2013-02-20 14 (16) Sn 23 Dnr 2011.045 700 Socialstyrelsen Rapportering av ej verkställda beslut och avbrott enligt 9 och rapportering enligt 28 F g Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS samt enl. 16 kap. 6 f och 6g SoL - sekretess Beslut lämnar rapporter till socialstyrelsen, revisionen och kommunfullmäktige. Bakgrund har att var tredje månad rapportera ej verkställda, bifallsbeslut inom SoL till socialstyrelsen, kommunfullmäktige och kommunrevisionen. Socialstyrelsen har möjlighet att initiera beslut om sanktionsavgift hos Förvaltningsrätten om kommunen inte verkställer besluten inom skälig tid. Inget rapporteringstilfälle idag. SKICKAS TILL För handläggning: Socialstyrelsen, revisionen, kommunfullmäktige För kännedom: Kaisa Nilsson
2013-02-20 15 (16) Sn 24 Delegeringsbeslut har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän enligt en av socialnämnden antagen delegeringsordning. Besluten skall redovisas till socialnämnden. Redovisningen innebär inte att socialnämnden får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det socialnämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Handlingar Delegeringsbeslut: Beslut om försörjningsstöd (sekretess) Beslut enligt Socialtjänstlagen och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (sekretess) Tillsvidareanställningar Ledighetsansökningar
2013-02-20 16 (16) Sn 25 Meddelanden Handlingar A: Protokoll Samverkansträff Handikappomsorgen, daterad 2013-02-07 B: Protokoll Mbl 19 och 11 Anpassningsåtgärder för budget i balans 2013, daterad 2013-02-12