Handlingar till sammanträde med Styrelsen för folkhögskolorna 27 september 2016
ÄRENDE 1
1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2016-09-20 Diarienummer FHSK 97-2016 Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: 076-7754840 E-post: anders.ahlstrom@vgregion.se Till styrelsen för folkhögskolorna Delårsrapport augusti 2016 Förslag till beslut 1. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att anta delårsrapporten för augusti 2016. 2. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att punkten justeras omedelbart. Sammanfattning av ärendet Enligt de direktiv som Västra Götalandsregionen fastställt ska folkhögskolestyrelsen göra en delårsrapport per augusti 2016. Rapporten föredras styrelsen vid styrelsemötet. Beredning Underlaget till rapporten är framtagen av medarbetare på Folkhögskolekansliet under september 2016. Bilagor Dnr FHSK 97-2016 Delårsrapport augusti 2016 Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Förvaltningschef Besluten skickas till Folkhögskoleförvaltningen Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se
Delårsrapport augusti 2016 Dnr FHSK 97-2016 1. Sammanfattning Verksamhet Verksamheten i förvaltningen fortgår i allt väsentligt med det kursutbud som planerats. Under 2016 har ett utökat antal deltagarveckor från staten möjliggjorts och alltså en ökad volym. Ökningen ser vi har skett på vissa enheter medan andra enheter inte lyckats med rekryterinmg av deltagare i den omfattning statsbidragets ökning möjliggjort. Folkhögskolestyrelsens arbete med insatser för intern kompetensutveckling i Västra Götalandsregionen ökar, framförallt för medarbetar i språkutveckling. Förvaltningen arbetar aktivt med de möjligheter som migrationen ger vårt samhälle. Personal Personalen är skolornas viktigaste resurs. Arbetet med att utveckla personalens möjligheter att göra ett gott arbete fortsätter. Förvaltningen ser att sjuktalen för tidigare uppmärksammade grupper minskar. Förvaltningen arbetar aktivt med att undersöka orsaker och sätta in relevanta åtgärder för att minska sjuktalen under 2016. Ekonomi Ekonomin för folkhögskolorna är ansträngd. Prognosen för detta år är ett nollresultat. En dialog med beställarnämnd pågår för att genomlysa möjligheter och behov under 2016 och för framtiden. Arbetet med att effektivisera och finna lösningar fortgår. En genomlysning av folkhögskoleförvaltningens ekonomi har gjorts och resultatet visar behov inom två områden: - Deltagare i behov av stöd - Ett strukturellt underskott beroende av egna upparbetade intäkter.
2. En starkare region med fortsatt satsning på kollektivtrafiken 2.1 Prioriterade mål Skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska Antalet unga (18-24 år) som inte har avslutade gymnasiet och som inte studerar har styrelsen arbete omfattat. 1. Folkhögskolorna har under 2016 fortsatt ge unga utanför arbetsmarknaden en möjlighet att finna en väg in i studier eller arbetsmarknad genom: - Studiemotiverande folkhögskolekurser (SMF) där deltagare som anvisats från arbetsförmedlingen fått en 13 veckors studiemotiverande kurs på folkhögskola - VIA projektets arbete med unga som ger dem en anställning under 12 månader i någon av Västra Götalandsregionens verksamheter och samtidigt möjlighet till lärande på folkhögskola. 2. Folkhögskolorna har fortsatt arbetet med att bjuda deltagare utan fullständig gymnasieutbildning på allmän kurs möjlighet till gymnasiebehörighet och en väg in till högskola eller universitet. 3. Folkhögskolorna har fortsatt arbetet med individens hälsa för de deltagare som studerar vid någon av folkhögskolorna. 2.2 Fokusområden Bryta utanförskap och segregation och stärka kopplingen mellan utbildning och arbetsliv Folkhögskolorna har fortsatt arbetat, genom statens mål och syften, aktivt med att stötta alla individer mot ett liv som - ger alla möjlighet att tillsammans med andra öka sin kunskap och bildning för personlig utveckling och delaktighet i samhället - stärker och utvecklar demokratin - gör det möjligt för en ökad mångfald människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen - höjer bildnings- och utbildningsnivån i samhället - breddar intresset för och öka delaktigheten i kulturlivet Folkhögskolorna har fortsatt detta arbete under 2016 genom att: Folkhögskolorna ger möjlighet för komplettering av gymnasiekompetens såväl som grundskolekompetens på alla enheter. Fem av förvaltningens folkhögskolor har internat. Billströmska folkhögskolan utvecklar inom sitt särskilda uppdrag metoder och förhållningssätt för att göra internatet till en tydlig pedagogisk resurs. Alla folkhögskolor har i uppdrag att utveckla lärandemetoder. En av dessa inriktningar är
flexibelt lärande. En ny kurs på Dalslands folkhögskola Människor på flykt kommer att ha delar av kursen förlagd utanför skola i de områden där flyktingar befinner sig. Hantverkstraditionen och möjligheten att utöva estetiska aktiviteter är en viktig del av folkhögskolornas sätt att möta lärandet hos deltagare på kurser. Förvaltningen arbetar för att utveckla och förnya dessa estetiska lärandeformer och på samma gång bevara den tradition hantverket har. Under 2016 startas en ny kurs i stenhantverk på Grebbestads folkhögskola, därigenom breddar förvaltningen hantverksutbildningarna i regionen ytterligare. Den mångkulturella möjligheten till lärande och fördjupade synsätt har fortsatt varit en del av arbetet 2016. Med öppnandet av en filial till Vara folkhögskola i Mariestad samt bevarandet och utvecklandet av kurser i några av Göteborgs stadsdelar utvecklas den interkulturella pedagogiken ytterligare. Den stora mängden flyktingar till Sverige under 2015 leder till att flertalet folkhögskolor öppnat sina internat och andra lokaler för flyktingar. Mötet mellan deltagare och flyktingar blir 2016 ytterligare möjligheter till utveckling och lärande. Förvaltningen satsar under 2016 på att utveckla hälsoarbetet både för egen personal och för deltagare. Personalen utmanas i arbetet med sin egen syn på hälsa genom att ges möjlighet att delta i förvaltningsgemensamma övningar. Deltagargruppen som är heterogen i synen och hanteringen av sin egen hälsa ges möjligheter i form av gemensamma aktiviteter, enskilda råd och samtal och möjlighet att nyttja skolornas gymnastiksalar och annan utrustning.
3. Ett kraftfullt miljöarbete 3.1 Prioriterade mål Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Andelen ekologiska livsmedel i egna verksamheter har styrelsen arbetat vidare med. Under 2016 har arbetet fortsatt för att öka andelen ekologiska livsmedel. 3.2 Fokusområden Minska verksamhetens avfallsmängder och verka för cirkulära affärsmodeller samt skärpta miljökrav vid upphandlingar Genom förvaltningens arbete med framtagande av gemensamt miljöledningssystem arbetar vi vidare med att minska verksamhetens avfallsmängd. Miljöledningssystemet planeras fattas beslut om i december. Miljöfrågor och bildning av individer att göra kloka val kopplat till framtidens klimatutmaningar ligger inom folkhögskolornas verksamhetsområde. En kurs med inriktning mot park och trädgård på Fristads folkhögskola som präglas av ansvar för miljö och klimat startades under 2016.
4. Ett kulturliv som engagerar 4.1 Prioriterade mål Deltagandet i kulturlivet ska öka Andelen barn- och ungdomsbesök till kulturinstitutioner har verksamheten arbetat vidare med. - Genom samarbeten med kulturskolor - Genom föreställningar och workshops för unga i samarbeten med Kultur i Väst - Genom dansworkshop med Göteborgs Operan - Genom fortbildning av pedagoger tillsammans med Västarvet och samverkan med filmpedagoger - Genom deltagande i projektet "kultur och folkbildning" - Genom utbyte med Vara konsterhus - Genom besök på våra museer Samverkansprojekt mellan kulturinstitutioner och civilsamhälle för att vidga deltagandet i kulturlivet har vidareutvecklats - Genom filmproduktion som sker samverkan med filmbryggan i Göteborg - Genom språkkaféer på olika platser - Genom korta kurser för en mängd olika organisationer - Genom att öppna folkhögskolornas lokaler för studieförbund, föreningsliv och kulturaktörer - Genom samverkan med Konstnärers kollektivverkstäder - Genom samverkan med bildningsaktörer i Tyskland och Norge - Genom samarbete med lokala kulturaktörer såsom körer, hantverkare, musiker och konstnärer - Genom samverkan med Rädda barnen och Räddningsmissionen Göteborg i skapandet av en ny kurs "Människor på flykt" Samverkan mellan kommuner och regionsägda folkhögskolor har vidareutvecklats - Genom samarbeten runt enskilda deltagare - Genom gemensamma föreläsningar, musik-och teaterföreställningar - Genom samorganisation till att skapa sociala företag - Genom SYV nätverk - Genom uppdragsutbildningar inom språk, måltid, lokalvård - Genom filialverksamhet i framförallt Biskopsgården och Mariestad - Genom att ge studiemotiverande folkhögskolekurser - Genom medverkan i kompetensplattformsdialoger på olika nivå - Genom samverkan kring ensamkommande flyktingbarn - Genom att driva SFI undervisning Antal unika deltagare i kurser på folkhögskolor. 1325 st
Förvaltningen fortsätter sitt arbete med en mängd nätverk på kommunal, delregional, regional, nationell och internationell nivå. Nätverken sträcker sig över kommunala vuxenutbildningsförvaltningar, SYV-nätverk, bildningsförbund, studieförbund, civilsamhällets små och stora aktörer. Viktiga aktörer för att nå ut med resurserna i kommuner är (förutom kommunen) arbetsförmedling och försäkringskassa. Arbete med att utveckla dessa samarbeten pågår, bland annat genom det projekt som förvaltningen driver tillsammans med regional utvecklingsnämnd och personalstrategiska i Västra Götalandsregionen. Folkhögskolorna har under flera år arbetat med möjligheten att utöka verksamheten i Västra Götalands kommuner. Under 2016 permanentas Vara Folkhögskolas filial i Mariestad samtidigt bevaras och utvecklas verksamheterna i Trollhättan, Göteborgs stad Västra och norra Hisingen. I ett flertal kommuner bedriver folkhögskolorna uppdragsutbildning inom en rad områden. Inom ramen för SFI (svenska för invandrare) har tre av folkhögskolorna verksamhet på statens och kommunens uppdrag. Kommuner runt om i landet väljer att placera deltagare vid våra folkhögskolor som ett led i deltagarens kommunala utbildningsplan och får då stöd för studierna av hemkommunen. 4.2 Fokusområden Utveckla samverkan mellan regionens kulturverksamheter och civilsamhället/det fria kulturlivet Folkhögskolorna har under en lång tid verkat som mötesplatser och katalysatorer för civilsamhällets aktörer i deras arbete. Under 2016 har folkhögskolorna fortsätta detta arbete genom att: Driva samverkanskurser exempelvis; - Utbildning inom Hjärt- och lungräddning - Ledarutbildning för SISU idrottsutbildarna - Utbildning för medlemmar i Svenska service och Siganlserviceförbundet - Utbildning för deltagare med Afasi - Kurser tillsammans med studieförbund Medverka i arbetsgrupper - Tillsammans med arbetsförmedling - Tillsammans med försäkringskassa - Tillsammans med kommuner - Tillsammans med Studieförbund - Genom kompetensplattformsarbete i kommuner och delregioner Anordna konserter i samverkan - Women in Jazz med Kultur i Väst - Tjörns Visfestival - Grebbestads folkmusikfestival
- I samverkan med andra folkhögskolor Anordna utställningar i samverkan - Genom projekt finansierat av folkhälsokommittén - Genom egna utställningar som alla är välkomna att besöka - Genom en liten filmfestival Öppna skolans lokaler för civilsamhällets aktörer bland andra: - OCD förbund - Sommarläger för nätverket för ovanliga kromosomförändringar - Språkkafeer - SPF - PRO - SISU - Kvällskurser genom studieförbund - Lokala föreningar i folkhögskolornas närområden - Idrottsföreningar Stärka barns och ungas möjligheter att delta i kulturlivet Folkhögskolorna har under en lång tid arbetat med deltagarnas möjligheter att uppleva eller själva utöva olika kulturformer. Under 2016 har folkhögskolorna fortsätta detta arbete genom att: - erbjuda konserter, utställningar, teater, författarmöten, dansföreställningar och museibesök - ge deltagare möjlighet att prova på olika konstnärliga uttryck såsom bildkonst, textil, musik och olika former av hantverk Folkhögskolorna fortsätter med det kursutbud som skolorna haft under de senaste åren med några få förändringar. Fristads folkhögskola startar en kurs inom park och trädgård för att bredda utbudet, vidareprofilera skolan miljöprofil och ge nya grupper möjlighet till folkbildning. Vara folkhögskola permanentar sin filial i Mariestad för att individer i den delen av regionen ska få möjlighet till folkhögskolestudier. Grebbestads folkhögskola startar en stenhantverksutbildning för att bredda hantverksutbildningsutbudet samt ge fler en chans till folkhögskolestudier. Dalslands folkhögskola startar, i samarbete med rädda barnen nationellt, en kurs som heter människor på flykt för att svara upp mot det behov som finns i samhället av denna typ av arbetskraft. Samtidigt ökar och utvecklas kompetensen i förvaltningen (och regionen) kring dessa frågor. Fortsätta att bevaka antagningar så att deltagarna på kurser som skolorna har speglar samhället i övrigt och samtidigt ger de i störst behov av bildning möjlighet till detta. Fortsätta arbeta med begreppet interkulturell pedagogik så att det blir känt och förankrat bland alla folkhögskolor.
6. En attraktivare arbetsgivare 6.1 Prioriterade mål Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Andelen av samtliga månadsanställda som haft utvecklingssamtal med sin chef ska öka. Under 2015 har andelen varit 98%. Under 2016 är målet 100%. Utvecklingssamtalen sker under hösten 2016. Därför finns inget underlag att presentera i denna rapport Andelen av samtliga månadsanställda för vilka individuella kompetensutvecklingsplaner upprättats ska öka. Under 2015 har andelen varit 45%. Under 2016 är målet 100%. Kompetensutvecklingsplanerna upprättas vid utvecklingssamtalen som sker under hösten 2016. Därför finns inget underlag att presentera i denna rapport. Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Andel chefer med 10-35 underställda medarbetare omfattar styrelsens ansvarsområde. Andelen chefer som ligger inom normalen för antalet underställda medarbetare under 2015 är 80%. Just nu är andelen 86%, målet är 100%. Hållbart medarbetarengagemang (HME) enligt medarbetarenkäten omfattar styrelsens ansvarsområde. HME mäts inom tre områden motivation, ledarskap och styrning. I enkäten som besvarades 2013 hade folkhögskolorna 85,8 på motivation, 79,9 på ledarskap och 81,1 på styrning. Vi ser i resultatet på medarbetarenkäten 2015 att förvaltningens resultat förbättrats inom alla tre områdena. Ingen ny mätning har gjorts under 2016. Sjukfrånvaron i procent av ordinarie tid omfattar styrelsens ansvarsområde. Under 2015 (augustirapport) hade folkhögskoleförvaltningen 6,3% sjukfrånvaro av ordinarie arbetstid. Sjukfrånvaron har under tiden fram till september 2016 varit 5,6% av ordinarie arbetstid. Målsättningen för 2016 är att den ska fortsätta att minska. 6.2 Fokusområden Satsa på ledarskap Under 2016 har ledarutbildningar fortsatt med framför allt en satsning på "hälsofrämjande arbetsplats" samt för de ledare som önskar möjlighet till handledning. "Hälsofrämjande arbetsplats" är en utbildning som har till syfte att stärka de hälsofrämjande värdena hos individ såväl som organisation. Utbildningen har som mål att
göra våra ledare till förebilder för hela verksamheten i det sätt chefen verkar hälsofrämjande. Regelbundna ledningsmöten som varierar plats och mötesform utvecklar och utmanar ledare i förvaltningen till reflektion och eftertanke. Stimulera uppgiftsväxling och nya arbetssätt Folkhögskolorna fortsätter att utmanas av de samhällsförändringar som sker. Invandringen under 2015 leder till utvecklingsmöjligheter parallellt med regeringen satsar på nya yrkesutbildningar på folkhögskolorna. Dessa båda utmaningar leder 2016 till arbete med att utveckla arbetssätt och för några individer, inom och utom organisationen, möjligheter till uppgiftsväxling. Förvaltningen har fått i uppdrag att fortsätta utvecklingen av VIA-projektet under ytterligare tre år. VIA-projektet är ett projekt som anställer unga långt från arbetsmarknaden i någon av Västra Götalandsregionens förvaltningar. Inom projektet utmanas folkhögskolorna och regionens förvaltningar på olika sätt. Inte minst genom de tankar och idéer som de anställda ungdomarna bär med sig in i sin anställning. Utveckla modellen för lönekarriär och kompetensutveckling Under 2016 har folkhögskoleförvaltningen beviljats stöd för att göra det möjligt för fem individer att kompetensutvecklas inom svenska som andraspråk (SvA) under två år. Eftersom medel beviljats kommer fem individer att starta sin utbildning under hösten. Detta är ett led i att säkerställa kompetensförsörjningen för folkhögskolorna i framtiden. Systematisera arbetsmiljöarbetet, breddinföra goda exempel och pröva arbetstidsmodeller Folkhögskolorna har sedan 2014 ett samverkansavtal. Arbetsmiljöorganisationen sattes under hösten 2015 i verket. Utvecklingen av det systematiska arbetsmiljöarbetet sker parallellt med en verksamhetsanalys som har till uppgift att genomlysa verksamhetens behov av arbetskraft över året. Under hösten 2016 förs ett samtal om nya möjliga arbetstidsmodeller med respektive fackförbund. Målet för dessa diskussioner är att finna arbetstidsmodeller som stöder den verksamhet folkhögskolorna bedriver på bästa sätt och samtidigt skapa tydlighet kring de olika förutsättningar och villkor som råder för olika yrkesgrupper i förvaltningen. Utveckla ett målmedvetet, strukturerat och hälsofrämjande arbete för minskad sjukfrånvaro Under 2016 går kanslipersonal på Folkhögskolekansliet och ledningsgrupp en utbildning genom Hälsan & arbetslivet kallad "hälsofrämjande arbetsplats". Denna utbildning tror vi leder till ett mer målmedvetet och strukturerat hälsofrämjande arbete som in sin tur medverkar till minskad sjukfrånvaro och bättre arbetskvalité och arbetsresultat. Administrativ personal på folkhögskolorna har getts möjligheter till handledning under hösten 2016 för att ytterligare stötta den positiva utveckling som finns bland administrativ personal.
6.5 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid per personalgrupp och kön 2016-08 Kvinnor Män Totalt Rehabilitering och förebyggande 0,4% 0,4% Utbildning, kultur och fritid 5,5% 2,7% 4,4% Teknik, hantverkare 3,6% 2,8% 2,9% Kök, städ, tvätt 12,7% 0,0% 11,8% Administration 5,1% 4,4% 4,9% Totalt 7,1% 2,9% 5,6% Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid 2016-08 2015-08 Kvinnor 7,1% 7,6% Män 2,9% 3,6% Totalt 5,6% 6,3% Andel långtidssjukfrånvaro 2016-08 2015-08 Andel Andel Kvinnor 65,0% 71,6% Män 50,8% 53,5% Totalt 62,5% 68,0% Analys/kommentarer: Vi ser att sjukfrånvaron nu har börjat minska för både män och kvinnor i förvaltningen Vi ser att sjuktalen för administration fortsätter att minskar, detta kan kopplas till att beslut om omorganisation för denna grupp är klart och att insatser för gruppen börjar få effekt. Vi ser att sjuktalen för gruppen kök, städ, tvätt fortsatt är hög, samtidigt ser vi att ökningen kan härledas till enskilda långtidssjukskrivningar som i ringa omfattning beror av arbetsförhållanden. Vi fortsätter att arbeta med Hälsan & Arbetslivet för att minska administrationens sjuktal. Sjuktalen för hantverkargruppen kan kopplas till individer.
6.6 Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys Statistik för förvaltningen. Antal anställningar Aktuell månad innevarande år Aktuell månad föregående år Antal Andel Antal Andel Rehabilitering och förebyggande 1 0,3% 2 0,7% Utbildning, kultur och fritid 169 56,1% 156 51,5% Teknik, hantverkare 18 6,0% 20 6,6% Kök, städ, tvätt 58 19,3% 66 21,8% Administration 55 18,3% 59 19,5% Totalt 201 100,0% 303 100,0% Folkhögskoleförvaltningen står inför utmaningar kopplat till samhällsutvecklingen inom två områden. Dessa är; deltagare i behov av stöd och kompetens inom svenska som andraspråk För att komma tillrätta med obalanser i kompetens inom dessa områden har förvaltningen sökt stöd för att fortbilda egen personal. Personalutskottet beviljade under våren 2016 medel för att fortbilda pedagoger inom svenska som andraspråk. Vi ser positivt på denna möjlighet. I personalstatistiken ovan ser vi att personalstyrkan är stabil. Vi ser också att administrativa resurser succesivt förs över till pedagogiska resurser. Vi ser fortsatt ett behov av att utveckla arbetet med deltagare i behov av stöd beroende av att deltagarna på våra skolor i allt högre grad är i behov av kurativt, specialpedagogiskt och psykologiskt stöd. Förvaltningen står inför en volymökning kopplat till regeringens satsningar på folkhögskola under 2016 och 2017. Detta kommer att leda till personalkostnadsökningar som finns budgeterade under 2016. Mertid och övertid Aug 2015 Aug 2016 Mertid 1 533,35 1 935,59 Enkel övertid 567,61 394,23 Huvudgrupp Kval övertid 1 172,27 1 097,44 Summa 3 273,23 3 427,26 Vi ser att mertid har gått upp under perioden medan enkel och kvalificerad övertid har gått ner. Förändringarna är förhållandevis små. Den ökningen av tid för administrativ personal som vi tidigare prognostiserade ser vi idag inte samma behov av då omorganisationen för administrativ personal är i en annan fas. Den ökning av meritd vi ser är koncentrerad till pedagogisk personal och kan härledas till den ökade volym av uppdrag förvaltningen har haft under 2016.
OB-tillägg 2015 2016 2220 OB-tillägg kväll 5 043 6 216 2221 OB-tillägg natt 4 774 3 895 Folkhögskolor 2222 OB-tillägg helg 90 883 62 880 2223 OB-tillägg storhelg 5 362 3 541 2225 OB helg natt 728 647 4031 OB-tillägg 106 790 77 180 Här ser vi stora förändringar från föregående år. Förändringen kopplat till helg kan knytas till minskad beläggning på några av skolorna under helger som leder till att servicepersonalens OB-tillägg minskar.
9. En budget i balans 9.1 Ekonomiskt resultat Folkhögskoleförvaltningen prognostiserar ett nollresultat för budgetår 2016. Förvaltningen prognostiserar att omsätta 187 mkr vilket kommer att underskrida budgeten med ca 4,5 mkr med anledning av yrkeskurserna som uteblev i år och lägre volym på extra platser och SMF-kurser på fyra av de sex skolorna. Därutöver var söktrycket också ganska lågt för höstterminen som resulterar i färre deltagare än det har förväntats. Statsbidraget som utgör 48 procent av intäktsbudgeten blir 5,2 mkr lägre än budgeterat. Skolornas övriga intäkter, där det redovisas, bland annat, projekt-, uppdragsutbildnings-, flyktingboende och SFI-intäkter visar däremot ett överskott på 470 tkr trots att en del av de insatser som skolorna har planerat vid budgetjustering inte blivit av. Verksamheten har anpassat sina kostnader till den volym som bedrivs och håller både personal- och övriga kostnader lägre än budgeterat med 2,7 och 1,8 mkr respektive. Förvaltningen tog över två anställningar från Agnesbergs folkhögskola, som övergick den 1/1 2016 till annan huvudman. För hela 2016 kommer detta att bli en total kostnad på över 0,5 mkr. Under 2016 har språkutveckling i Svenska utvecklas i folkhögskoleförvaltningen där nu 8 språklärare anställda, varav 6 anställts i år. SR05 Sammanställning RR Utförare Tillväxt o Utveckling 830 Styrelsen för folkhögskolorna Resultaträkning Periodens utfall Helårsresultat Utfall BudgetUtfall Förändring Prognos Budget Utfall Avvikelse Förändring t.o.m. t.o.m. t.o.m. utfall/ per t.o.m. t.o.m. prognos/ prognos/ Utfall samt 1608 1608 1508 Utfall 1608 1612 1512 budget utfall helårsbedömning mnkr mnkr mnkr % mnkr mnkr mnkr mnkr % Statsbidrag 59,5 63,2 57,7 3,0% 90,1 94,7 89,6-4,7 0,5% Erhållna bidrag 43,4 42,1 42,2 2,8% 65,6 63,1 65,8 2,5-0,3% Övriga intäkter 19,6 22,3 20,3-3,2% 31,5 34,8 31,2-3,3 1,0% Verksamhetens 122,5 127,6120,2 1,9% 187,2 192,7 186,6-5,4 0,3% intäkter Personalkostnader -81,0-83,6-80,1 1,2% -126,6-129,8-124,9 3,2 1,3% Övriga kostnader -40,5-39,8-38,2 6,1% -59,2-61,5-59,6 2,3-0,7% Avskrivningar -1,0-0,9-1,0-3,9% -1,4-1,3-1,6 0,0-9,8%
Verksamhetens kostnader - 122,5-124,3-119,3 2,7% -187,2-192,7-186,1 5,6 0,6% Finansiella intäkter/kostnader m.m. Obeskattade reserver -0,1 0,,0-0,1 0,,0-0,1 0,,,,,,,0 Resultat -0,1 3,3 0,9 0,,,6 0,1 9.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans Vi prognostiserar med ett noll-resultat. 9.3 Eget kapital Det egna kapitalet vid årets början var 3,7 mkr. Vi planerar inte använda detta under året. 9.4 Investeringar
10. Bokslutsdokument och noter Bokslutsdokument RR KF BR Styrelsen för folkhögskolorna Not Utfall Utfall Resultaträkning 1608 1508 Verksamhetens intäkter 1 122 476 120 176 Verksamhetens kostnader 2-121 534-118 252 Avskrivningar och nedskrivningar 4-1 003-1 044 Verksamhetens nettokostnader -61 880 Finansnetto 5-57 -3 Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut Erhållna/lämnade regionbidrag Obeskattade reserver (bolagen) Årets resultat -118 877 Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys 1608 1508 Löpande verksamhet Årets resultat -118 877 Investeringsbidrag Avskrivningar 4 1 003 1 044 Utrangeringar/nedskrivningar Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar Avsättningar Obeskattade reserver (bolagen) Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital 885 1 921 Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar -1 957-7 146 Ökning+/minskning- av kortfristiga skulder 6 111 17 431 Kassaflöde från löpande verksamhet 5 039 12 206 Förändring av redovisningsprincip
Förändring av eget kapital 0 5 263 Investeringsverksamhet Investeringar 7-764 -97 Momsjustering vid överlåtelse Anläggningstillgångar överfört mellan enheter Försäljningar anläggningstillgångar Aktier och andelar Kassaflöde från investeringsverksamheten -764-97 Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar Ökning+/minskning- av långfristiga skulder -114 531 Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner -400-1 700 Justering för årets aktiverade investeringsbidrag Förändring aktiekapital Kassaflöde från finansieringsverksamheten -514-1 169 ÅRETS KASSAFLÖDE 3 761 16 203 Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar 6 476 0 10 236 9 767 Kontroll av årets kassaflöde 3 760 9 767 Differens -1-6 436 Not Utfall Utfall Balansräkning 1608 1512 Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar - byggnader och mark 10 1 816 1 954 - maskiner och inventarier 11 3 700 3 800 - pågående investeringar Finansiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar 5 516 5 754
Omsättningstillgångar Förråd Kortfristiga fordringar 15 9 517 7 560 Kortfristiga placeringar Likvida medel 10 236 6 476 Summa omsättningstillgångar 19 753 14 036 Summa tillgångar 25 269 19 790 Eget kapital Eget kapital 4 122 0 Bokslutsdispositioner -400-1 700 Årets resultat -118 559 Summa eget kapital 3 604 4 122 Avsättningar Skulder Långfristiga skulder 18 348 462 Kortfristiga skulder 19 21 317 15 206 Summa skulder 21 665 15 668 Summa eget kapital, avsättningar och skulder 25 269 19 790 Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning. 830 Styrelsen för folkhögskolorna Noter, tkr 1. Verksamhetens intäkter 1608 1508 Patientavgifter med mera Såld vård internt Såld vård externt Försäljning material, varor och tjänster, internt 1 599 1 969 Försäljning material, varor och tjänster, externt 10 109 9 663
Hyresintäkter 6 484 6 294 Statsbidrag 59 466 57 707 Investeringsbidrag Övriga bidrag, internt 40 355 40 435 Övriga bidrag, externt 3 043 1 782 Biljettintäkter Övriga intäkter, internt 65 124 Övriga intäkter, externt 1 355 2 202 Totalt 122 476 120 176 2. Verksamhetens kostnader 1608 1508 Personalkostnader 81 014 874 Bemanningsföretag 198 0 Köpt vård internt Köpt vård externt Läkemedel Lämnade bidrag, internt Lämnade bidrag, externt 28 8 Lokalkostnader, internt 16 073 15 235 Lokalkostnader, externt 5 840 6 426 Verksamhetsanknutna tjänster, internt 606 184 Verksamhetsanknutna tjänster, externt 2 616 2 047 Material och varor, internt 1 004 998 Material och varor,externt 7 216 6 803 Övriga tjänster, internt 2 299 2 036 Övriga tjänster, externt 681 690 Övriga kostnader, internt 917 686 Övriga kostnader, externt 3 042 3 065 Totalt 121 534 118 252 3. Personalkostnader, detaljer 1608 1508 Löner 55 539 54 862 Övriga personalkostnader 1 517 1 634 Sociala avgifter 23 958 23 578 Pensionskostnader Totalt 81 014 874 4. Avskrivningar och nedskrivningar 1608 1508 Avskrivningar Immateriella
anläggningstillgångar Byggnader och markanläggningar 139 139 Maskiner och inventarier 864 905 Fiansiell leasing maskiner och inventarier Totalt 1 003 1 044 Nedskrivningar Immateriella anläggningstillgångar Byggnader och markanläggningar Maskiner och inventarier Totalt Totalt avskrivningar och nedskrivningar 1 003 1 044 5. Finansnetto 1608 1508 Finansiella intäkter Ränteintäkter, internt 0 9 Ränteintäkter, externt 5 14 Övriga finansiella intäkter, internt Övriga finansiella intäkter, externt 2 0 Totalt 7 23 Finansiella kostnader Räntekostnader, internt 8 15 Räntekostnader, externt 3 1 Övriga finansiella kostnader, internt Övriga finansiella kostnader, externt 53 10 Totalt 64 26 Totalt finansnetto -57-3 6. Reavinster och reaförluster sålda 1608 1508 anläggningstillgångar Reavinster fastigheter Reavinster inventarier Momsjustering vid reavinst Totalt
Reaförluster fastigheter Reaförluster inventarier Momsjustering vid reaförlust Totalt Netto reavinster/- förluster 7. Investering i anläggningstillgångar 1608 1508 Årets investering i immateriella anläggningstillgångar Årets investering i byggnader och mark Årets investering i maskiner och inventarier 764 97 Årets investering, finansiell leasing maskiner och inventarier Årets pågående investering Totalt 764 97 8. Försäljning anläggningstillgångar 1608 1508 Försäljning byggnader och mark Försäljning maskiner och inventarier Totalt 9. Immateriella anläggningstillgångar inklusive medicintekniska 1608 1512 informationssystem Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade anläggningstillgångar
Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigeringar avskrivningar och nedskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde 10. Byggnader och mark 1608 1512 Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 6 277 6 277 Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 6 277 6 277 Ackumulerade avskrivningar Vid årets början 4 322 4 112 Årets avskrivning och nedskrivning 139 209 Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigering avskrivningar och nedskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar 4 461 4 321 Utgående restvärde 1 816 1 956 11. Maskiner och inventarier Ackumulerade anskaffningsvärden 1608 1512
Vid årets början 31 826 32 170 Nyanskaffningar 764 877 Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar -78-75 Korrigering anskaffningsvärde -321-1 146 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 32 191 31 826 Ackumulerade avskrivningar Vid årets början 28 026 27 896 Årets avskrivning och nedskrivning 863 1 349 Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar -78-75 Korrigering avskrivningar och nedskrivningar -321-1 144 Utgående ackumulerade avskrivningar 28 490 28 026 Utgående restvärde 3 701 3 800 12. Finansiell leasing 1608 1512 Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigering avskrivningar och nedskrivningar
Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde 13. Pågående investeringar 1608 1512 Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 14. Finansiella anläggningstillgångar 1608 1512 Aktier och andelar Långfristiga fordringar, internt Långfristiga fordringar, externt Totalt 15. Kortfristiga fordringar 1608 1512 Kundfordringar, internt Kundfordringar, externt 2 747 1 708 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, internt 449 1 016 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, externt 3 554 3 161 Övriga fordringar, internt 98 0 Övriga fordringar, externt 2 669 1 675 Totalt 9 517 7 560 16. Kortfristiga placeringar 1608 1512 Kortfristiga placeringar Totalt IngåendeÅrets Årets Återfört IanspråktagetUtgåend
ej e 17. Övriga avsättningar värde avsättning avsättningutnyttjatunder året värde Ange på raderna vad avsättningarna avser Totalt 18. Långfristiga skulder 1608 1512 Långfristig skuld, investeringsbidrag Övriga långfristiga skulder, internt 348 462 Övriga långfristiga skulder, externt Totalt 348 462 19. Kortfristiga skulder 1608 1512 Leverantörsskulder, internt 36 24 Leverantörsskulder, externt 4 444 4 960 Semesterskuld 2 838 5 148 Löner, jour, beredskap, övertid 631 709 Arbetsgivaravgifter, källskatt, F-skatt 1 514 2 554 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, internt Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, 11 251 1 401 externt Övriga kortfristiga skulder, internt 309 60 Övriga kortfristiga skulder, externt 294 350 Totalt 21 317 15 206 20. Övriga ansvars- och borgensförbindelser 1608 1512 Ange i text vad ansvarsoch borgensförbindelserna avser (noten avser hel- och delägda bolag) Totalt Analyslänkar
11. Tillkommande rapportering 11.1 Påverkan till följd av den rådande flyktingsituationen Förvaltningens arbete påverkas till stor del av den rådande flyktingsituationen. Arbetet kan sammanfattas inom tre områden: 1. Arbetet direkt med fortbildning av flyktingar främst genom svenska som andraspråk: - I arbetet med deltagare på skolorna - Genom skolornas SFI-undervisning - Genom de projekt som förvaltningen driver tillsammans med koncernstab HR och Arbetsförmedlingen - Genom regeringens satsning på etableringskurser på folkhögskolorna 2. Arbetet med fortbildning av människor som arbetar med flyktingmottagande - I arbetet med starta en ettårig kurs på Dalslands folkhögskola tillsammans med Rädda barnen och Göteborgs räddningsmission som syftar till att 25 deltagare blir "integrationspedagoger" 3. Arbetet med att ha flyktingar boende på skolornas internat - Genom att öppna skolornas boendemöjlighet för människor på flykt - Genom att parallellt med boendet skapa möjlighet för lärande av de som bor
12. Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Under våren har följande områden fokuserats på i förvaltning och i våra folkhögskolor: Kontaktytor med romska organisationer i Rumänien, som tidigare byggts upp, har utvecklats vidare för att stötta romer i Rumänien genom att nyttja folkbildningens kompetenser inom olika områden Samtal och dialog med kulturnämnden har fortgått angående folkhögskolornas uppdrag från KN och dess finansiering under 2016 och framåt Flera av folkhögskolorna har initierat samtal om folkbildning och folkhögskolans arbete med allmän kurs. I detta samtal ligger förväntan om att vidareutveckla folkhögskolornas pedagogiska arbete. Uppbyggnad och utveckling av nya kurser på tre av folkhögskolorna pågår En projektansökan om fortsatt arbete med projekt VIA tas fram och beviljats av regional utvecklingsnämnd Gemensamt lönekriteriearbete har slutförts under våren 2016 Deltagarinflytande i förvaltningen diskuteras för att utveckla deltagarnas möjlighet att vara en del av folkhögskolornas utveckling Implementering av folkhögskolornas gemensamma digitala system SchoolSoft fortgår Beslut om förändrad administrativ organisation är beslutad och införd den 1 mars 2016
ÄRENDE 2
1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2016-09-20 Diarienummer FHSK 98-2016 Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: 076-7754840 E-post: anders.ahlstrom@vgregion.se Till styrelsen för folkhögskolorna Deltagarinflytande i folkhögskoleförvaltningen Förslag till beslut 1. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att anta den föreslagna planen för deltagarinflytande i folkhögskoleförvaltningen. Sammanfattning av ärendet Folkbildningsrådet är satt att fördela statsbidrag till folkhögskolor i Sverige. I de villkor som utgör grunden för att en folkhögskola ska få statsbidrag står det: Folkhögskolan ska ha organiserade former för studerandeinflytande Förutom statsbidragsvillkoret vill förvaltningen att folkhögskolornas deltagare ska veta vilka möjligheter de har att påverka verksamheten. Planen som föreslås tydliggör det arbete som folkhögskolorna under lång tid till stora delar arbetar efter. Beredning Underlaget till rapporten är framtagen av ledningsgrupp och i samtal med representanter för styrelsen. Planen är samverkad den 19 september där kurslängden för de som omfattades av planen justerades något. Bilagor Dnr FHSK 98-2016 Deltagarinflytande i folkhögskoleförvaltningen Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Förvaltningschef Besluten skickas till Folkhögskoleförvaltningen Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se
1 (2) Deltagarinflytande i folkhögskoleförvaltningen Datum 2016-09-20 Diarienummer FHSK 98-2016 Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: 076-7754840 E-post: anders.ahlstrom@vgregion.se Till folkhögskolestyrelsen Plan för deltagarinflytande i folkhögskoleförvaltningen. Bakgrund Folkbildningsrådet är satt att fördela statsbidrag till folkhögskolor i Sverige. I de villkor som utgör grunden för att en folkhögskola ska få statsbidrag står det: Folkhögskolan ska ha organiserade former för studerandeinflytande Förutom statsbidragsvillkoret vill förvaltningen att folkhögskolornas deltagare ska veta vilka möjligheter de har att påverka verksamheten. Plan för deltagande i arbetet med sina egna studier I planeringen av en deltagares studier ges deltagaren möjlighet att utforma sina studier efter de önskemål deltagaren har. Detta görs tillsammans med pedagog och till viss del med skolans SYV. I detta arbete läggs stor vikt vid att den studerande får klart för sig vilka olika vägval som finns och dess konsekvenser. Samtal om kursens och studiernas utformning pågår löpande under studietiden. Varje studerande har en ansvarig person att vända sig till. Plan för deltagande i arbetet vid respektive kurs Varje studerandegrupp som omfattar en kurs längre än 12 veckor har möjlighet att under planerad tid och i organiserad form framföra synpunkter till kursledningen. Denna form av inflytande sker i klassråd. Plan för deltagande i arbetet på respektive folkhögskola På varje folkhögskola ges deltagarna möjlighet att utse representanter till ett kursråd. Detta kursråd ges möjlighet att: på planerad till mötas föra fram synpunkter till skolledning delta i olika forum för dialog kring de studerandes studiesituation utse två representanter till förvaltningens deltagarråd delta på styrelsemöten då de är förlagda till folkhögskolan Denna form av inflytande kallas kursråd Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se
Datum 2106-09-20 2 (2) Plan för deltagande i arbetet på förvaltningsnivå I folkhögskoleförvaltningen bildas ett deltagarråd som består av två representanter för varje folkhögskola. Detta deltagarråd ges möjlighet att: på planerad till mötas föra fram synpunkter till förvaltningsledning och styrelse delta i olika forum för dialog kring de studerandes studiesituation på förvaltningsnivå utbyta erfarenheter mellan skolornas arbete för och med deltagare Denna form av inflytande kallas deltagarråd Plan för deltagande vid styrelsemöten Det kursråd som finns på den folkhögskola där styrelsemötet är förlagt har möjlighet att delta vid styrelsemötet. Handlingar inför mötet skickas till den skola där mötet äger rum och förmedlas till kursrådet Förvaltningschef träffar kursrådet innan styrelsemötet och går igenom agendan för mötet. Kommunikation/utbildning Deltagarna från de sex regionfolkhögskolorna erbjuds en kommunikationsplattform där de kan kommunicera med varandra inför och efter styrelsemöten. Deltagarrådsrepresentanter ges möjlighet att delta vid fortbildning för uppdraget. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se
ÄRENDE 3
1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2016-09-20 Diarienummer FHSK 99-2016 Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: 076-7754840 E-post: anders.ahlstrom@vgregion.se Till styrelsen för folkhögskolorna Styrelsens instruktion till förvaltningschef Förslag till beslut 1. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att anta styrelsens instruktion till förvaltningschef Sammanfattning av ärendet Regiondirektören utser förvaltningschefer efter samråd med berörda nämnder och styrelser. Detta ansvar är delegerat från regionstyrelsen. Förvaltningschefen har ansvar för de arbetsuppgifter som beskrivs i instruktionen. Koppling till andra styrande dokument Reglementet beskriver politisk styrning och ansvar och har därmed också en viktig funktion i att spegla styrning och ansvar på förvaltningssidan. En del av ansvaret som förvaltningschef är delegerat från styrelsen eller nämnden och innebär att den politiska nivån har lämnat över frågor till förvaltningsnivån genom beslutad delegeringsordning. Båda dessa dokument är därför viktiga att beakta i relation till instruktionen. Beredning Underlaget är framtagen av medarbetare på Västra Götalandsregionens koncernstab och anpassat till folkhögskolornas förvaltningschef av medarbetare på Folkhögskolekansliet under september 2016. Instruktionen är samverkad 19 september 2016 utan kommentarer. Bilagor Dnr FHSK 99-2016 Instruktion förvaltningschef folkhögskoleförvaltningen Dnr FHSK 7 2015 Delegationsordning folkhögskolor Dnr RS 691-2012 Reglemente för styrelsen för folkhögskolor Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Förvaltningschef Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se
2 (2) Besluten skickas till Folkhögskoleförvaltningen Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se
1 (2) Datum 2016-09-12 Diarienummer FHSK 99-2016 Instruktion för folkhögskoleförvaltningens förvaltningschef i Västra Götalandsregionen Regiondirektören utser förvaltningschefer efter samråd med berörda nämnder och styrelser. Detta ansvar är delegerat från regionstyrelsen. Förvaltningschefen har ansvar för de arbetsuppgifter som beskrivs nedan. Koppling till andra styrande dokument Reglementet beskriver politisk styrning och ansvar och har därmed också en viktig funktion i att spegla styrning och ansvar på förvaltningssidan. En del av ansvaret som förvaltningschef är delegerat från styrelsen eller nämnden och innebär att den politiska nivån har lämnat över frågor till förvaltningsnivån genom beslutad delegeringsordning. Båda dessa dokument är därför viktiga att beakta i relation till instruktionen. Förvaltningschefens arbetsuppgifter: Ansvara gentemot nämnden/styrelsen för att politiska beslut genomförs och följs upp Säkerställa att beslut som är fattade på delegering återrapporteras på ett korrekt sätt till nämnden/styrelsen Se till att månads- delårs- och årsrapporteringar färdigställs i tid till utskick till nämnden/styrelsen och att dessa håller god kvalitet Se till att ärenden som går upp för beslut till nämnden/styrelsen är tillräckligt beredda, korrekta och läsvänliga Se till att nämnden/styrelsen får tillgång till ärendena i god tid innan sammanträdet Se till att nämnden/styrelsen är väl informerad om verksamhetsområdet genom löpande information på nämndens sammanträden Informera nämnden/styrelsen om uppkomna tvister av betydelse samt avvikelser från ordinarie verksamhet När nämnden/styrelsen efterfrågar det, ge sin åsikt tillkänna ifråga om beslutsärendenas bakgrund, beredning och finansiering I förekommande fall upplysa nämnden/styrelsen om dess skyldigheter gentemot andra nämnder och styrelser samt regionfullmäktige Ta initiativ till utveckling av arbetsformerna mellan nämnden/styrelsen och förvaltningen Se till att de anställdas arbetsmiljö har en tillfredsställande utformning och att linjeansvaret är tydligt inom förvaltningen Se till att nämndens/styrelsens skyldigheter uppfylls vad gäller information och förhandling enligt lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se
2016-09-12, dnr FHSK 99-2016 2 (2) Medverka i samordningen av Västra Götalandsregionens verksamheter genom att delta i koncerngemensamt arbete Ansvara för att förvaltningens löpande arbete är ändamålsenligt och effektivt och följer Västra Götalandsregionens styrande dokument Vid behov anpassa förvaltningens organisation för att säkerställa ändamålsenlighet och effektivitet Se till att arbetet med intern kontroll genomförs enligt beslutade styrdokument Se till att säkerhets- och miljöarbetet genomförs enligt beslutade styrdokument Ansvara för förvaltningens interna och externa kommunikation och för att kommunicera nämnden/styrelsens beslut Denna instruktion gäller från och med den 1 november 2016.
DELEGERINGSORDNING - Folkhögskoleförvaltningen 2015-01-01 Status Förslag Diarienummer FHSK 7-2015 Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del. Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument Ärenden som är så brådskande att de inte kan inte kan vänta till nästa sammanträde nämnd/styrelse Ordförande nej Vice ordf. är ersättare KomL 6 Kap 36 Uppdrag till nämndens ledamöter om deltagande i kurser och konferenser, studiebesök nämnd/styrelse Ordförande nej Vice ordf. är ersättare Utse attestanter och utanordnare ekonomi förvaltningschef ja Attest och utanordningsreglemente Sälja eller ge bort lös egendom ekonomi förvaltningschef ja < 1 prisbasbelopp SICAB har uppdraget att för VGR:s räkning samordna det internationella biståndet av utrustning och material, RS 317/2009 Avskrivning/nedskrivning av fordringar ekonomi förvaltningschef ja < 1 prisbasbelopp Ta emot gåva ekonomi förvaltningschef ja Samråd med juridiska vid tveksamhet och/eller > 3 basbelopp Träffa och säga upp upphandlings- inköpsavtal (exkl ITavtal)när detta inte är en uppgift för servicenämnden ekonomi förvaltningschef ja Inom regler för inköp- och upphandling Träffa och säga upp serviceavtal (exkl IT-avtal) ekonomi förvaltningschef ja Inom regler för inköp- och upphandling Träffa och säga upp tjänsteavtal (exkl IT-avtal) ekonomi förvaltningschef ja Inom regler för inköp- och upphandling. Försäljning av tjänst ekonomi förvaltningschef ja Träffa och säga upp hyresavtal för lokaler fastighet förvaltningschef ja Beslut att inte lämna ut allmän handling kansli förvaltningschef ja med en årshyra på högst 1 mkr eller med en kontraktstid på högst 4 år, annars nämnd/styrelse Samråd ska också ske med Västfastigheter. För administrativa lokaler gäller särskilda regler. Beslut avser exempelvis avslag, förbehåll eller omprövning av beslut RSK 98-2001 Riktlinjer vid gåva. Beakta Socialstyrelsens riktlinjer för gåvor till personal inom hälso- och sjukvård Klargör att besluten avser avtal med extern part RS 19 juni 2012, 137 Avvisande av överklagande som kommit in för sent kansli förvaltningschef nej Utse personuppgiftsombud kansli förvaltningschef nej Anmäls till Datainspektionen Personuppgiftslagen (PUL) 3 Beslut med anledning av nämndens personuppgiftsansvar kansli förvaltningschef ja Till exempel biträdesavtal Personuppgiftslagen (PUL) Fastställa arkivorganisation kansli förvaltningschef nej Utse arkivansvarig och arkivredogörare Arkivlag och arkivreglemente Anställning av personal HR/personal förvaltningschef ja För avstängning gäller bestämmelserna i 10, mom. 2-7 AB. Tillfällig avstängning enligt 10 mom. 1 AB är inte betrakta som ett delegationsbeslut utan som ren verkställighet inom ramen Avstängning från tjänst, avsked och uppsägning utan egen begäran HR/personal förvaltningschef ja för varje chefs rätt att leda och fördela arbetet. Disciplinär åtgärd HR/personal förvaltningschef ja 11 AB Fastställa organisation för arbetsmiljöarbetet HR/personal förvaltningschef nej Arbetsmiljölagen (1977:1160) OSL 6 Kap Utse säkerhetsansvarig/säkerhetsfunktion verksamhet förvaltningschef nej Riktlinjer för informationssäkerhet fastställd av regionstyrelsen 2009-06-23 1 / 2
Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del. Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument Disciplinär åtgärd deltagare verksamhet rektor ja Avstängning av deltagare från internat verksamhet rektor ja Avstängning av deltagare från undervisning verksamhet Ordförande ja Uppstart av nya kurser verksamhet rektor nej kortare än 15 dagar 2 / 2
1 (6) Reglemente Diarienummer RS 691-2012 Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den 24 november 2015, 204 Reglemente för styrelsen för folkhögskolorna Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Kulturens ledning och styrning Västra Götalandsregionens verksamhet inom kulturområdet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen ansvarar för det övergripande samrådet med länets kommuner, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, miljönämnden och kollektivtrafiknämnden inom området hållbar utveckling. Samrådet sker inom beredningen för hållbar utveckling. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Kulturnämnden är Västra Götalandsregionens ledande kulturpolitiska organ. Nämnden arbetar utifrån de mål, uppdrag och riktlinjer som fullmäktige beslutar. Nämnden är systemägare för den samlade regionfinansierade kulturen. Rollen som systemägare innebär ett ansvar för att invånarna ges möjlighet till deltagande och upplevelser inom ett demokratiskt kulturliv. Rollen innebär även ett ansvar att bidra till goda förutsättningar för skapande verksamhet. Kulturnämnden ska genom uppdrag ange inriktning och ekonomiska förutsättningar för de kulturverksamheter som Västra Götalandsregionen ansvarar för eller bidrar till. I kulturnämndens ansvar ingår även folkbildningsverksamhet. Kulturnämnden har också det övergripande ansvaret för genomförande av nationella uppdrag inom kulturområdet. Arbetet sker i enlighet med de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se