Älvsala Nya Tomtägareförening Kallelse och dagordning till ordinarie föreningsstämma Medlemmarna i Älvsala Nya Tomtägareförening kallas härmed till ordinarie föreningsstämma Lördagen den 22 april 2017 kl. 14.00-16.00 Plats: Värmdö Bygdegård, Skärgårdsvägen 291 Avprickning sker från klockan 13.30, medtag legitimation och/ eller fullmakt. Möteshandlingarna hålls tillgängliga på www.alvsala.se från och med fredag 31 mars. Mötet inleds med en kort information om aktuella frågor. Dagordning 1. Stämmans öppnande 2. Val av ordförande för stämman 3. Val av sekreterare för stämman 4. Val av två justerare (tillika rösträknare) 5. Fastställande av dagordning 6. Fråga om stämman utlysts i behörig ordning 7. Upprättande av röstlängd 8. Verksamhetsberättelse för 2016 9. Fastställande av resultat- och balansräkning och disposition av årets resultat 10. Revisionsberättelse och fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 11. Fastställande av budget, avgifter och verksamhetsplan för verksamhetsåret 2017 12. Inkomna ärenden och motioner 13. Fastställande av arvoden för styrelseledamöter och revisorer 14. Val av styrelseledamöter, ordförande och suppleanter 15. Val av revisorer och revisorssuppleanter 16. Val av valberedning 17. Val av övriga funktionärer a. Ledamöter i båtsektionen b. Tillsynsmän för vattenverk och pumpar c. Ansvarig för grannsamverkan 18. Tid och plats för protokolljustering 19. Stämman avslutas 20. Övriga ärenden
Älvsala Nya Tomtägareförening (inklusive Båtsektionen) Styrelsens förslag till Budget och årsavgift för 2017, preliminär budget för 2018 och 2019 samt Verksamhetsplan för 2017 Bakgrund Under 2016 har föreningens ekonomi varit relativt god, men en stor investering i ett fluoridfilter har påverkat likviditeten, och gjort att ingen ytterligare fondering för framtida underhåll har kunnat göras. Kostnaderna för sommarvattnet kommer att vara fortsatt stora under de närmaste åren, och Tomtägareföreningen behöver ha reserver för att klara dessa kostnader. Båtsektionen har nu betalat av sin skuld till ÄNT, men har kvar en skuld till Vägföreningen avseende brygglånet. Såväl Tomtägareföreningen som Båtsektionen har behov av att fondera medel för framtida reparationer och underhåll. Styrelsen föreslår därför en höjning av avgiften i Tomtägareföreningen, med 300 kr medan Båtsektionen behålls oförändrad under 2017. Förslag till årsavgift för 2017: Tomtägareföreningen: Båtsektionen: Förslag till Budget 1 600 kr. 2 000 kr. Observera att budget för 2018 och 2019 är preliminära och kommer att revideras till ordinarie stämma nästa år baserat på utfall 2017. Tanken är att varje år redovisa en rullande treårsbudget. Utfall Utfall Budget Budget Budget Budget Inkomster 2015 2016 2016 2017 2018 2019 Tomt Båt Totalt Tomt Båt Totalt Totalt Tomt Båt Totalt Medlemsavgifter 331 200 331 200 330 900 330 900 331 200 416 000 416 000 416 000 416 000 Båtplatsavgifter 368 000 368 000 355 700 355 700 380 000 323 000 323 000 323 000 323 000 Övriga ink 8 511 26 100 34 611 13 360 1 999 15 359 15 000 15 000 15 000 15 000 15 000 Båtupptagn/sjösättn 54 900 54 900 61 176 61 176 70 000 75 000 75 000 75 000 75 000 Adm avgift ÄVF 53 937 53 937 50 000 50 000 50 000 50 000 Summa 339 711 449 000 788 711 398 197 418 875 817 072 796 200 481 000 398 000 879 000 879 000 879 000 Utgifter El 44 943 44 943 49 146 49 146 40 000 50 000 50 000 50 000 50 000 Sommarvatten 48 821 48 821 53 580 53 580 50 000 55 000 55 000 50 000 50 000 Administration 60 232 60 232 86 013 86 013 30 000 60 000 60 000 60 000 60 000 Båtsekt. del av adm -25 000 25 000 0-55 000 55 000 0 0-50 000 50 000 0 0 0 Försäkring 17 748 18 176 35 924 18 312 18 313 36 625 36 000 18 500 18 500 37 000 37 000 37 000 Löner och arvoden 34 238 34 238 124 990 124 990 92 675 125 000 125 000 125 000 125 000 Underhåll 62 807 62 807 41 978 9 250 51 228 80 000 40 000 40 000 80 000 80 000 80 000 Konsulttjänster 49 113 49 113 29 200 5 263 34 463 62 000 10 000 10 000 20 000 20 000 20 000 Båtupptagn/sjösättn 35 621 35 621 74 231 74 231 75 000 75 000 75 000 75 000 Skogsvård 0 50 000 50 000 50 000 50 000 Avskrivning 91 150 91 150 9 600 91 150 100 750 91 150 30 000 91 150 121 150 80 000 30 000 Ränta lån bryggor 34 541 34 541 5 379 5 379 6 500 5 000 5 000 4 000 2 000 Övriga kostnader 8 385 8 385 138 317 6 099 144 416 195 500 60 000 60 000 60 000 60 000 Summa 301 287 204 488 505 775 496 136 264 685 760 821 683 825 448 500 289 650 738 150 691 000 639 000 Resultat 38 424 244 512 282 936-97 939 154 190 56 251 112 375 32 500 108 350 140 850 188 000 240 000 Avsättn till rep & uh -50 000 0-50 000-50 000-50 000-50 000-100 000 Res e bokslutsdisp 38 424 244 512 232 936-97 939 154 190 56 251 62 375 32 500 58 350 90 850 138 000 140 000 Båtsekt avbetaln. till ÄNT 208 026 104 013
Förslag till Verksamhetsplan för 2017 Inledning Inför 2017 behövs utrymme för reparation och underhåll av sommarvatten, där oförutsedda kostnader kan bli ett problem. Utöver det ska skogsvården påbörjas, och brister i lekplatserna åtgärdas. Sommarvatten Styrelsen, med hjälp av Henry Olsson, kommer att prioritera vattenfrågan även under 2017. Pumphusens underhåll är centralt för att de ska hålla fram tills kommunalt vatten kommer till området. Grundvattennivåerna är fortsatt mycket låga, efter den nederbördsfattiga hösten och vintern, vilket innebär att sparsamhet med vatten gäller för samtliga medlemmar. Styrelsen önskar också påminna dels om risken för saltvatteninträngning, dels om att medlemmar är skyldiga att beställa vatten från externa leverantörer för att fylla pooler och badtunnor. Hamnen båtsektionen Inspektion av bryggornas förankringar har gjorts under 2016. Visst reparationsbehov har identifierats. I och med att föreningen fick avslag på ansökan om LOVA-bidrag från Länsstyrelsen kommer ingen mobil båttvätt att köpas in. Utredningen om hamnens framtida organisation fortsätter under 2017. Fixardagar i hamnen kommer vanligt att arrangeras under sommarmånaderna, förutsatt att tillräckligt antal engagerade medlemmar finns Kommunikationsfrågor Styrelsen fortsätter att hålla medlemmarna löpande informerade, främst via ÄNT:s anslagstavla vid fotbollsplanen samt via e-post och webbplatsen, www.alvsala.se. Facebook används som en kompletterande kommunikationskanal gentemot medlemmarna (facebook.com/alvsala samt facebook.com/alvsalahamn). Dock publiceras sådan information som alla medlemmar behöver nås av aldrig enbart på Facebook. Det är viktigt att anmäla ny e- postadress till föreningen. De medlemmar som saknar e-postadress får nödvändig information via vanlig post. Ägarbyte meddelas via formulär på hemsidan. Styrelsen nås i första hand via e-post kontakt@alvsala.se. Vid akuta frågor går det att kontakta styrelsen på telefonnummer som finns på anslagstavlorna. Telefonnummer till vattenansvarig finns på webbplatsen. Badstranden Det finns återigen ett behov av att fylla på med mer sand. Det kommer att ske på städdagen den 6 maj. Styrelsen har även budgeterat för någon form av lekutrustning som kommer att installeras under 2017. Provtagning kommer att göras på badvattnet i Älvsalaviken även under 2017. Provtagningen kommer att ske enligt Havs-och vattenmyndighetens vägledning för provtagning, och utföras av vattenansvarig i föreningen. Städ- och fixardagar Städ- och fixardagarna bygger på frivilliga insatser och är viktiga för ordning och trivsel i området. Efter arbetets slut bjuder föreningen på korv och dryck vid hamnen. Årets första städdag kommer att ägnas åt påfyllning av sand på badstranden, slyröjning samt röjning av diken och vägrenar efter Vattenfalls ledningsröjning. Smedjan Även under 2017 kommer en Holken-toa att placeras vid Smedjan under sommarmånaderna. Såväl Styrelsen och dess arbetsgrupper som Historiegruppen brukar ha sina möten i huset. Medlemmarna uppmuntras att använda Smedjan för mindre sammankomster, barnkalas etc, dock inte fester med alkohol. Mejla till kontakt@alvsala.se om du är intresserad av att hyra huset.
Skogs- och markvård En skogsvårdsplan togs fram under 2016 och nödvändiga åtgärder i våra skogar håller nu på att prioriteras. Det har budgeterats för att utföra en del av dessa åtgärder under 2017. KL Gräv AB kommer även under 2017 att ha uppdrag att klippa gräset på fotbollsplanen och badplatsen. Medlemmarna uppmanas att hålla diken och vägrenar vid den egna tomten fria från sly och större träd. Var särskilt observanta på träd som håller på att växa upp i el- eller teleledningar. Det är dock inte tillåtet för medlemmar att fälla träd på föreningens mark utan tillstånd från styrelsen. För att få sådant tillstånd krävs motorsågskörkort, samt bedömning av aktuella träd. Midsommar Styrelsen efterlyser frivilliga till midsommargruppen, som ordnar midsommarstång och firande på fotbollsplanen på midsommarafton. Viktiga datum 2017: Sjösättning Städdag Midsommarfirande Sommarmöte 29-30 april 6 maj 24 juni 1 juli
Motion inkommen 15 februari 2017 från Gunnar Bogaeus Hej! Mitt förslag är att man ska betala bryggplats efter hur mycket brygga man utnyttjar. Jag tycker att det är fel att de som har de mindre bryggplatserna ska sponsra de med större platser. Samt att det vid differentierade avgifter även finns ett incitament för att vilja byta plats. Som det är i dag så behåller många sina platser då det inte lönar sig att byta. Någon röstning om detta tror jag inte heller på då det finns fler större platser, så är utgången av en röstning redan på förhand given, utan detta bör vara något som båtsektionen kan besluta om. Detta medför även att båtsektionen får in mera pengar att använda till förbättringar av bryggor mm. Jag har hört rykten om att man inte har velat differentiera priserna för att det skulle vara krångligt att fakturera. Detta tycker jag låter som en alldeles för enkel bortförklaring, det blir endast första gången som det måste ändras sedan ligger ju avgiften kvar för aktuell fastighet. Nedan ett exempel på förslag till avgift: Bryggplats Avgift 2 meter ==> 2000 kr/år 2,5 meter ==> 2500 kr/år 3,0 meter ==> 3000 kr/år Med vänlig hälsning, Gunnar Bogaeus Styrelsens svar på Gunnar Bogaeus motion: Då en arbetsgrupp, på uppdrag av styrelsen för Älvsala Nya Tomtägareförening, för närvarande genomför en utredning kring hamnens framtida organisation, är det styrelsens åsikt att Gunnar Bogaeus förslag ovan bör tas om hand inom ramen för denna utredning. Det är med nuvarande system fullt möjligt fakturera olika avgifter, men styrelsen vill inte föregripa utredningen genom att göra några principiella förändringar i nuläget. Mer information om hur utredningen fortskrider kommer att lämnas på stämman. Styrelsen anser därmed motionen besvarad.