Kommunstyrelsen 20 december 2017 1 (17) Plats och tid: Kommunstyrelsens sammanträdesrum kl. 13.35-16.45 Ajournering kl. 14.57-15.18, 15.54-16.10, 16.22-16.32 Beslutande: Ersättare: Per Gruvberger (S), ordförande Christer Olsson (M) Torbjörn Parling (S) ej 121 Henrik Forsberg (S) 121 Marina Isaksson (S) Gisela Nyquist (-) Olle Engström (S) Filip Dahlöv (M) Anders Nilsson (V) Peter Johansson (C) Åsa Hååkman Felth (S) Jomark Polintan (S) ej 121 Christel Iversen (V) 121 Britt-Marie Wall (S) ej 121, Henric Forsberg (S), Christel Iversen (V), Ulf Söhrman (M) Övriga deltagande: Inge Nilsson-Piehl, förvaltningschef 122 Jan-Erik Andrén, förvaltningschef 122, 123 Helena Sköld-Lövgren, upphandlingschef 123 Mikael Kilhagen, IT-chef 123 Catrin Marsell, sekreterare Claes Hultgren, kommunchef Utses att justera: Christer Olsson Justeringens plats och tid: Kommunkansliet den 2 januari 2018 Underskrifter: Sekreterare Catrin Marsell Paragrafer 116-126 Ordförande Per Gruvberger Justerande Christer Olsson Organ: Kommunstyrelsen : 20 december 2017 ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Anslagsdatum: 2 januari 2018 Datum för anslagets nedtagande: 24 januari 2018 Förvaringsplats: Kommunstyrelsens kansli Underskrift: Annika Jansson
Kommunstyrelsen 20 december 2017 2 Kommunstyrelsens teknikutskott 6 november 2017 10 Ks 116 Tu 95 Dnr 2017/226 Renhållningstaxa 2018 Renhållningschefen Malin Andersson meddelar i tjänsteskrivelse 31 oktober 2017 att flerfamiljshusägare och verksamheter betalar för sina matavfallskärl och bestämmer själva hur många kärl de behöver. I villaabonnemang ingår det bruna matavfallskärlet dvs ett brunt kärl per grönt kärl. Detta föreslås gälla även för flerfamiljshus och verksamheter, dvs att ett matavfallskärl ingår per grönt brännbart kärl. Vill abonnenten sedan ha ytterligare matavfallskärl så betalar de per kärl enligt gällande renhållningstaxa. Av olika anledningar händer det att slamtömning ej kan ske vid abonnent trots föregående avisering. Kunden får inför tömning ett brev som anger period då tömning kommer ske. Om detta inte passar kan kunden återkomma till kundservice och få ändrad period eller exakt datum för tömning. Om kunden inte reagerar på aviseringen händer det att slambilen åker dit utan att kunna utföra tömning. Det kan vara på grund av en låst vägbom, ett låst brunnslock, oplogade vägar eller annat. Förvaltningen föreslår att för dessa tillfällen införa en bomkörningsavgift på 350 kr (inkl moms). I övrigt inga ändringar i text eller avgifter gällande renhållning. Teknikutskottet föreslås besluta att införa föreslagen ändring i renhållningstaxan att gälla från och med 1 januari 2018. Teknikutskottet beslutar enligt förvaltningens förslag. Marina Isaksson yrkar återremiss för att säkerställa rutiner för avisering och kvittens vid slamtömning. Ordförande ställer förslaget om återremiss under proposition och finner att det vunnit bifall. Beslutsexp: Renhålln. att återremittera ärendet för vidare beredning för att säkerställa rutiner för avisering och kvittens vid slamtömning.
Kommunstyrelsen 20 december 2017 3 Kommunstyrelsens teknikutskott 4 december 2017 6 Ks 117 Tu 102 Dnr 2017/245 VA-avtal med Barilla Sverige AB Inge Nilsson Piehl, teknisk chef och VA-chefen Krister Karlsson meddelar i tjänsteskrivelse 29 november att då nuvarande VA-avtal mellan Barilla Sverige AB och Filipstads kommun går ut 2017-12-31, har parterna blivit överens om nytt VA-avtal för perioden 2018-01-01 till 2018-12-31. Parterna är också överens om att förhandla fram ett nytt VA-avtal för därefter kommande period. Mellan parterna Filipstads kommun, såsom huvudman för den allmänna VA anläggningen och Barilla Sverige AB, har avtal träffats gällande leverans av dricksvatten och omhändertagande av sanitärt avloppsvatten- och processgenererat avloppsvatten vid kommunens avloppsreningsverk. Det nya avtalet för perioden 2018-01-01 till 2018-12-31 innebär en höjning av den fasta vattenavgiften med 4 % analogt med höjning för övriga VA- abonnenter i Filipstad 2018. Teknikutskottet föreslås besluta Att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna föreliggande förslag till VA- avtal mellan Filipstads kommun och Barilla Sverige AB. Teknikutskottet beslutar att godkänna föreliggande förslag till VA-avtal mellan Filipstads kommun och Barilla Sverige AB. Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att godkänna föreliggande förslag till VA-avtal mellan Filipstads kommun och Barilla Sverige AB.
Kommunstyrelsen 20 december 2017 4 Ks 118 Dnr 2017/3 Redovisning av medelsplacering, lån och likviditetsställning Ekonomienheten redovisar den förteckning över placeringar, lån och likviditetsställning som upprättats för perioden 22 november-13 december 2017. Under föredragningen konstateras att kassan nu är starkare än tidigare då fordringarna på Migrationsverket minskat. Detta har bland annat sin grund i att ersättningssystemet delvis ändrats till schablonersättningar. att med godkännande lägga redovisningen till handlingarna. _
Kommunstyrelsen 20 december 2017 5 Kommunstyrelsens arbetsutskott 4 december 2017 3 Au 84 Ks 119 Dnr 2017/251 Riktlinjer vid hot, hat och allvarliga trakasserier mot förtroendevalda Kanslichefen Catrin Marsell och säkerhetssamordnaren Michael Björklund skriver i tjänsteskrivelse 30 november 2017 att Filipstads kommun är en politiskt styrd organisation och har därmed ett särskilt ansvar att skydda och bejaka de demokratiska värden som organisationen vilar på. Hot och våld riktat mot förtroendevalda samt mot offentliga sammanträden innebär ett allvarligt hot mot dessa grundläggande principer och den demokratiska beslutsprocessen riskerar att störas. Detta kan leda till att politiker tvekar inför beslut, blir påverkade i sitt beslutsfattande, hoppar av sina uppdrag eller väljer att inte engagera sig i vissa politiska frågor. Det kan även försvåra rekryteringen av nya politiker samt påverka hur tillgängliga de förtroendevalda blir gentemot medborgarna. Sveriges kommuner och landsting (SKL) inbjöd under hösten 2016 Sveriges kommuner att delta i ett gemensamt utvecklingsarbete för att förebygga och hantera hot och hat som riktas mot förtroendevalda, Filipstads kommun fick efter ansökan möjligheten att ingå i projektet som startade i januari 2017. För Filipstads del har två förtroendevalda och tre tjänstepersoner ingått i själva projektet. Inom ramen för projektet har en enkät skickats ut till samtliga förtroendevalda i kommunfullmäktige för att kartlägga de händelser som har inträffats samt fånga upp vilka insatser inom området som efterfrågas. Enkäten gav en bra lägesbild vilka negativa händelser som hade drabbats de förtroendevalda samt visade att de förtroendevalda hade en liten eller igen kunskap om vilket stöd man kunde få från polisen och kommunen. Förslag till upprättade riktlinjer har nu tagits fram. Riktlinjerna innehåller även tre bilagor, mall för incidentrapportering, checklista när en förtroendevald stalkas (hotas) och en checklista vid offentliga möten och sammanträden. Även en form av mandatårshjul, har upprättats med inplanerade aktiviteter och utbildningar under en mandatperiod. Dessa får ses som arbetsmaterial som kan behövas uppdateras och revideras under jämna mellanrum och kräver i sig inga politiska beslut.
Kommunstyrelsen 20 december 2017 6 Kommunstyrelsens arbetsutskott 4 december 2017 4 Det material som tagits fram under projektet har skickats till SKL, som har publicerat materialet på deras hemsida samt en intervju med några av kommunens deltagare i projektet. Kommunen har även presenterat resultatet av sitt arbete vid politikerdagarna som genomfördes den 14 16 november 2017 i Göteborg. Förslag till beslut Att anta upprättade riktlinjer Hot, hat och allvarliga trakasserier mot förtroendevalda. Kanslichef Catrin Marsell presenterar ärendet och besvarar frågor i anslutning härtill. Redaktionella ändringar diskuteras. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att anta riktlinjer Hot, hat och allvarliga trakasserier mot förtroendevalda Säkerhetssamordnare Michael Björklund presenterar ärendet och besvarar frågor i anslutning härtill. att anta riktlinjer Hot, hat och allvarliga trakasserier mot förtroendevalda
Kommunstyrelsen 20 december 2017 7 Kommunstyrelsens arbetsutskott 4 december 2017 5 Ks 120 Au 85 Dnr 2017/252 Instruktion till kommundirektören Kanslichefen Catrin Marsell meddelar i tjänsteskrivelse 30 november 2017 att en ny Kommunallag (SFS 2017:725) träder i kraft från och med 1 januari 2018. I denna lag föreskrivs att kommunen ska utse en direktör. Vidare ska Styrelsen i en instruktion fastställa hur direktören ska leda förvaltningen. Instruktionen ska också fastställa direktörens övriga uppgifter. Kommunchefen har den ledande ställningen bland kommunens anställda. I Filipstads kommun tituleras kommundirektören kommunchef. Förvaltningen har upprättat ett förslag på instruktion till kommundirektören. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att fastställa instruktion till kommundirektören Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att fastställa instruktion till kommundirektören. att fastställa instruktion till kommundirektören.
Kommunstyrelsen 20 december 2017 8 Ks 121 Dnr 2017/257 Överenskommelse Folkets Hus Filipstad Kommunchefen meddelar i tjänsteskrivelse 13 december 2017 att Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 6 november 2017 bland annat att uppdra åt kommunchefen att uppta diskussion med Folkets Hus Filipstad om framtida inriktning, organisation, och ekonomiska förutsättningar för att driva verksamheten vidare. Vidare beslutade arbetsutskottet att föreslaget hyresavtal skulle justeras för att förbättra Vuxen/SFI- utbildningens förutsättningar att använda lokalerna dagtid. Beslutet var en följd av en längre process som handlat om Folketshusföreningens minskade intäkter som blivit en följd av begränsningen i lokaluthyrning dagtid. Samtidigt som det uppstod konflikter mellan Folketshusföreningen och SFI/vuxenutbildningen om möjligheten att få disponera utbildningslokaler dagtid för uthyrning. Folketshusföreningens ekonomi har under 2017 blivit mer och mer ansträngd vilket lett till beslut om extra likviditetstillskott. Sedan arbetsutskottets beslut i november har folketshusföreningens framtida ekonomiska förutsättningar utvärderats. Resultatet av utvärderingen pekar på att föreningen måste göra ytterligare åtgärder runt 200 tkr för att om möjligt få ett balanserat resultat. Utvecklingen är osäker då förslaget till överenskommelse om nyttjande av lokaler (tidigare hyresförslag) innebär ytterligare begränsning i uthyrning av lokaler dagtid. Beräkning förutsätter vidare att nuvarande verksamhetsbidrag ligger kvar på dagens nivå. Den ekonomiska bristen kan antingen lösas genom att personalstyrkan reduceras eller att föreningen åtar sig fler uppgifter i fastigheten. Bedömning är vidare att det inte finns någon möjlighet att betala kommunens hyresfordran för 2017. Skulden föreslås därför avskrivas i 2017 års bokslut. Kostnad ca 194 000 kronor. Förslag till beslut Att godkänna förslag till överenskommelse om nyttjande av lokaler, Folkets hus Filipstad samt Att hyresskuld för 2017 på 194 033 kronor avskrivs i 2017 års bokslut.
Kommunstyrelsen 20 december 2017 9 Kommunchef Claes Hultgren presenterar ärendet och besvarar frågor i anslutning härtill. att godkänna förslag till överenskommelse om nyttjande av lokaler, Folkets hus Filipstad med förändringen att kommunen ej hyresfritt disponerar biografsalongen att till bokslutsberedningen föreslå att hyresskuld för 2017 på 194 033 kronor avskrivs i 2017 års bokslut samt att till Kommunstyrelsen i mars redovisas genomförda åtgärder och därefter tas ställning till 2018 års verksamhetsbidrag Torbjörn Parling, Britt-Marie Wall och Jomark Polintan meddelar jäv. De lämnar rummet och deltar ej i föredragning eller beslut.
Kommunstyrelsen 20 december 2017 10 Kommunstyrelsen 29 november 2017 13 Ks 122 Ks 112 Dnr 2017/242 Utökning av förskoleplatser Behovet av förskoleplatser är stort i Filipstads kommun. Antalet födda barn i Filipstads tätort fortsätter att öka. Utredning av antalet födda och placerade barn i tätorten visar ett utvecklingsbehov av förskoleavdelningar för åren 2018-2024. Antalet födda barn är fler än antalet möjliga platser inom Filipstads tätort. Antalet barn i kö är 29 barn i november 2017, med placering 8 januari 2018 för 13 av dessa. Resterande barn ska placeras från februari till april 2018.. Barn- och utbildningsnämnden beslutade vid sammanträdet 7 november 2017, 83, att föreslå kommunstyrelsen besluta att behovet av förskoleplatser löses genom att hyra in tillfälliga lokaler med placering i anslutning till förskolan Storbron att bevilja tilläggsanslag för hyra av förskolelokaler, personal samt driftskostnader, totalt, 4 mkr (1mkr hyra och 3 mkr i driftskostnader) att kommunstyrelsen ger teknikutskottet i uppdrag att skyndsamt beräkna och bistå barn- och utbildningsnämnden med färdigställandet av tillfälliga lokaler i enlighet med förslag. Förvaltningschefen Jan-Erik Andrén meddelar i tjänsteskrivelse 20 november 2017 (bilaga) att beslut 2017-11-07 i Barn- och utbildningsnämnden innebär att förvaltningschefen skyndsamt ska arbeta fram förslag till lösningar från 2018-01-01. Förslagen till beslut kompletterar BUN:s beslut Förslag till beslut att genom anpassning av inne- och utemiljön vid lärcenter tillskapa två extra förskoleavdelningar att anpassningen skyndsamt utreds av teknik- och service för kostnadsberäkning att lokalerna kan tas i anspråk under januari 2018.
Kommunstyrelsen 20 december 2017 11 Kommunstyrelsen 29 november 2017 14 Förvaltningschefen Jan-Erik Andrén presenterar ärendet och redogör för den aktuella situationen. I samband med presentationen besvaras även frågor. Kommunstyrelsens ordförande Per Gruvberger konstaterar att förvaltningschefen för BUF har ett uppdrag från BUN att tillsammans med förskolechefen presentera förslag till lösning för de barn som har garantiplats från januari 2018. Förslaget ska redovisas BUN i december. att uppdra till förvaltningschefen för Barn- och utbildningsförvaltningen att i samarbete med tekniska chefen ta fram förslag på ytterligare förskoleavdelningar i Lärcentret att parallellt med det arbetet se på möjlighet att snabbt öppna förskoleavdelning i annan kommunal lokal Beslutsexp. FC BUF Teknisk chef att rapport om arbetet lämnas till kommunstyrelsens sammanträde i december. Förvaltningschef Jan-Erik Andrén och teknisk chef Inge Nilsson Piehl redogör i gemensam tjänsteskrivelse inkommen till kansliet 20 december för förutsättningarna. Härvid beskrivs barnomsorgskön och utveckling av förskoleplatser 2016-2017 vilka ökats med sammanlagt 74 platser i Filipstads kommun. Vidare beskrivs förslag till såväl kortsiktig som långsiktig lösning. De kortsiktiga lösningarna beskrivs i etapp 1 och etapp 2, vilka även kostnadsberäknats avseende både investering och drift. I samband med föredragningen besvaras även frågor. Förslag till beslut att ur fastighetsenhetens investeringsram anslå 225 000 kronor för etapp 1 att ur kommunstyrelsens tillgängliga medel 2018 anslå till barn- och utbildningsnämnden 1 375 000kronor för utökade driftkostnader, etapp 1. att ur kommunstyrelsens tillgängliga medel 2018 anslå till tekniska kontoret 289 000 kronor för utökade driftkostnader, etapp 1. att uppdra åt tekniska kontoret att projektera etapp 2 för att möjliggöra ett ev. investeringsbeslut under februari månad samt
Kommunstyrelsen 20 december 2017 12 Kommunstyrelsen 29 november 2017 14 att beslut om en varaktig lösning kan fattas först då skolutredningen fastställt förutsättningarna för en ny grundskola. Beslutsexp: BUF EK Fast. att bifalla föreliggande förslag.
Kommunstyrelsen 20 december 2017 13 Kommunstyrelsens arbetsutskott 6 november 2017 5 Ks 123 Au 71 Dnr 2017/230 Finansiering konsultstöd vid upphandling Förvaltningschefen för barn- och utbildning, Jan-Erik Andrén meddelar i tjänsteskrivelse 31 oktober 2017 att avtalet för verksamhetssystemet ProCapita går ut och nytt verksamhetsstöd behöver upphandlas. Systemet omfattar både socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen. Komplexiteten i och upphandlingen av nytt system gör att vi behöver konsultstöd i upphandlingsprocessen. En samlad bedömning av upphandlingsenheten uppskattar kostnaden till 300 tkr. Förslag till beslut Att föreslå arbetsutskottet besluta föreslå kommunstyrelsen att tillskjuta medel om 300 tkr för upphandlingsstöd. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att återremittera ärendet till förvaltningen för ytterligare beredning. Bland annat ska belysas förutsättningar för gemensam upphandling med flera kommuner, vilken ekonomisk effekt som kan förväntas samt möjlighet att ej gå ut i upphandling nu. Förvaltningschefen Jan-Erik Andrén återkommer i ärendet och skriver följande i tjänsteskrivelse 13 december 2017: Kommunstyrelsens arbetsutskott ställde följande frågeställningar: Måste vi upphandla verksamhetssystemet? Lagen om offentlig upphandling (LOU) styr oss till upphandling av verksamhetssystem. De verksamhetssystem kommunen idag använder sig av är inte upphandlade enligt LOU. Om kommunen inte går ut med en upphandling riskerar kommunen upphandlingsskadeavgift. Upphandlingsskadeavgiften som konkurrensverket kan avkräva en kommun kan uppgå till 10% av kontraktets värde. Dessutom finns då risk att övriga potentiella leverantörer som kan leverera verksamhetssystem kan begära skadestånd. Enligt kommunens upphandlingsmanual så ska allt över 10 000kr konkurrensutsättas och konkurrensverket har satt 100 000kr som gräns där det ska dokumenteras skriftligt.
Kommunstyrelsen 20 december 2017 14 Varför upphandlar vi inte i samverkan med andra kommuner? En upphandling av verksamhetssystem föregås av ett omfattande analysarbete i den egna verksamheten som tar stora resurser i anspråk. Samarbete med andra kommuner innebär, att vi behöver göra ett gemensamt analysarbete. Därefter komma fram till ett enhetligt arbetssätt för att sedan kunna göra en upphandling i samverkan. Vi bedömer att detta är både resurs och kostnadskrävande. Vad är den förväntade ekonomiska effekten? Förvaltningarna uppskattar att den ökade kostnaden (konsulttid och egna resurser) för att göra en gemensam upphandling, vida överstiger den ev. minskade systemkostnaden som en samverkan kan ge. Förvaltningarna har ett gemensamt akut behov att få ett nytt avtal på plats så att vi kan utveckla och modernisera vårt IT-stöd Kommunstyrelsen föreslås besluta att tillskjuta medel, 300 000 kr, för upphandlingsstöd. Förvaltningschef Jan-Erik Andrén, upphandlingschef Helena Sköld Lövgren och IT chef Mikael Kilhage presenterar ärendet och besvarar frågor i anslutning härtill. att anslå 300 tkr ur kommunstyrelsens tillgängliga medel för upphandlingsstöd Beslutsexp: BUF Inköp EK
Kommunstyrelsen 20 december 2017 15 Beslutsexp: EK Ks 124 Dnr 2017/258 Attestanter och ersättare för 2018 Ekonomienheten överlämnar förslag till attestanter och ersättare för kommunstyrelsens arbetsutskotts förvaltningar enligt attest- och utanordningsreglemente. Förslaget har upprättats i samråd med respektive enhet och berörd enskild befattningshavare. Ekonomienheten föreslår liksom tidigare att intagande av nya beslutsattestanter, nya konton och löpande revideringar i övrigt beslutas av förvaltningschef, varvid sådana beslut ska rapporteras på delegationslistorna. I de fall nya beslutsattestanter och ersättare tillkommer ska signaturprov lämnas på attestlistan. Förslag till beslut Att fastställa ekonomienhetens förslag till attestanter och ersättare för 2018. att fastställa ekonomienhetens förslag till attestanter och ersättare för 2018.
Kommunstyrelsen 20 december 2017 16 Ks 125 Anmälningsärenden 1. Delegation Ekonomienheten dnr 2017/243 2. Delegation kanslichefen dnr 2017/80 3. Undertecknat samverkansavtal 2018 mellan Friskvården i Värmland och Filipstads kommun 4. Länsstyrelsen - Beslut om förlängning av projekttid gällande naturvårdsprojektet Cykelbana i Filipstads kommun 5. Digitalisering genom samverkan att med godkännande lägga anmälningsärendena till handlingarna.
Kommunstyrelsen 20 december 2017 17 Beslutsexp: KC, KSO Ks 126 Dnr 2017/265 Remissvar kommunal avtalssamverkan Kommunchef Claes Hultgren informerar om SOU 2017:77 Kommunal avtalssamverkan och det remissvar Karlstads kommun kommer inge. Filipstads kommun är inte remissinstans men kan givetvis lämna ett svar ändå. Kommunchefen föreslår ett svar som ger stöd till Karlstads svar. att uppdra till kommunchefen och kommunstyrelsens ordförande att svara på remissen. Redovisning av svaret sker vid kommunstyrelsens nästa sammanträde. _